Møteinnkalling styremøte nr 6/13

Transkript

1 Thomas Sjøvold Kari Agnor Halvor Glenne Nina Ramberg Gudmund Nyrud Renate Berner styreleder nestleder ansattes representant Dato: 31.mai 2013 Møteinnkalling styremøte nr 6/13 Sted: Kveldroveien 4, Vinterbro Dato: 13.juni 2013 kl Saksliste: 17/13 Leieavtale Kveldroveien 4 (Saken unntas offentligheten etter følgende paragraf: 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.) 18/13 Budsjett /13 Vikariat daglig leder 20/13 Kommunikasjonsstrategi Orienteringssaker: Kretsløp Follo Renovasjonsavtalen Forfall meldes på tlf: 05660/post@folloren.no Thomas Sjøvold Styreleder 1

2 17/13 Leieavtale Kveldroveien 4 Saken unntas offentligheten etter følgende paragraf: 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. Vedlegg: 1/17/13 Leieavtale Kveldroveien 4 - Notat om alternative løsninger Forslag til vedtak: Styret gir daglig leder i oppdrag i å legge fram konkrete alternativer til styremøte i august /13 Budsjett 2014 Vedlegg: 1/18/13 Driftsbudsjett 2/18/13 Driftsregnskap /18/13 Investeringsbudsjett 4/18/13 Driftsbudsjett Bedrift/Næringskunder 5/18/13 Investeringsbudsjett Kretsløp Follo Forslag til vedtak: Styret tar budsjettforslaget til orientering og vil foreta endelig vedtak sammen med økonomiplanen under samlet behandling i styremøte i august Saksutredning: Budsjett for 2014 er utarbeidet med de kjente rammebetingelsene som gjelder som langsiktige inngåtte avtaler, offentlige reguleringer osv. Follo-Rådet har lagt visse føringer for utarbeidelsen av økonomiplanen for interkommunale selskaper i Follo. Noen av disse føringene som gir økte kostnader er lønnskostnadene som skal budsjetteres med lønn per pluss en reserve på 4% for lønnsoppgjør Pensjonskostnadene skal budsjetteres med opplysninger fra pensjonsleverandøren. Follo Ren har også estimert en befolkningsvekst som gir ca. 900 nye abonnenter i budsjettperioden. Regnskapet for 2012 viste netto kostnader på kr 82,8 millioner, budsjett for 2013 er på kr 79,4 millioner og budsjett for 2014 er på kr 80,5 millioner. Det er foretatt en del praktiske tilpassninger i nytt budsjett mellom avdelingene slik at endringer i driftsbudsjettet på avdelingene må vurderes sammen med detaljert informasjon som er gitt senere i dokumentet. En større engangskostnad i budsjettet på totalt kr 2,8 millioner er tatt med for å bidra med en reduksjon av mengden av farlig avfall som kastes i restavfallet. I korthet går dette ut på å utlevere 2

3 en rød boks (ca liter) til alle abonnenter for oppsamling av farlig avfall og EE-avfall som batterier, lyspærer, småelektronikk osv. Når den røde boksen er full, leveres/tømmes den gratis på en av gjenvinningsstasjonene. Kostnaden fordeles på innkjøp kr 1,8 millioner og henholdsvis kr 0,25 millioner på informasjon og kr 0,75 millioner til distribusjon ved å benytte lokale foreninger for personlig levering på dørene. Personalkostnadene øker mer enn normal lønnsøkning som begrunnes med strengere krav fra Fylkesmannen på mottakskontroll på gjenvinningsstasjonene som kan løses med ekstrahjelp i perioder, en utvidelse på 0,5 årsverk på servicetorget på grunn av merarbeid med beholderadministrasjon og gebyrføring og 0,6 årsverk på en person som skal utvikle og følge opp næringsavfall på bedriftsmarkedet. Avskrivningene har økt med ca. kr 1 million på grunn av låneopptak på beholdere. Finansinntekten er redusert med kr 2,2 millioner på grunn av tilbakeføring av tidligere overskudd på kr 36 millioner til kommunene. Under vises resultatregnskapet som føres etter regnskapslovens prinsipper. Budsjett 2014 viser et overskudd på kr som er overskuddet fra næringskundene. FOLLO REN IKS Total Regnskap Budsjett Budsjett Resultatregnskap DRIFTSINNTEKTER Sum Pliktig Salgsinntekter Sum Andre Salgsinntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER Sum Varekost Sum Personalkostnader Sum Avskrivninger Sum Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER OG KOSTNADER Sum Finansinntekter Sum Andre Finansinntekter Sum Finanskostnader Sum Andre Finanskostnader SUM FINANS SUM EKSTRAORDINÆR POSTER ÅRSRESULTAT

4 Under vises driftsbudsjettet per avdeling der eventuelle inntekter er ført mot kostnadene på avdelingen. Dette gir en netto kostnadsoversikt som igjen danner grunnlaget for driftstilskuddet fra kommunene. Driftsbudsjett 2014 Avdeling Regn 2012 Bud 2013 Bud Renovasjon Returpunkt Teigen Oppegård Bølstad Kompost Drift Administrasjon Økonomi Personal Informasjon og IKT Innkjøp Daglig leder Kretsløp Follo Bygg Kretsløp Follo - Beholderutrulling Sum Driftstilskudd fra kommunene Sum Bedrift/Næringskunder: Inntekter Kostnader Årsresultat - Overskudd

5 Avdelingsvise kommentarer til budsjettet: Avd.101 Renovasjon: Totalt er budsjettet på avdeling 101 Renovasjon på kr inkludert en indeksregulering på 2,02 %. Dette er kr 1 278, eller 6,2 % høyere enn i 2013 budsjettet. I dette ligger også en noe høyere kostnad ved at innhenting av papir har gått fra grøftekant til beholderinnsamling. I 2014 budsjettet er alle kommunene over på den nye henteordningen, bort sett fra antikvarisk område i Frogn. Merkostnaden for denne typen renovasjon i Frogn øker fra kr 397 til kr 1082 pr abonnent. Til sammen gir dette en merkostnad på kr for de 618 abonnentene dette gjelder. Fra 2014 innføres en ordning med innsamling av batterier og småelektronikk på husstandsnivå med en rødboks. Denne ordningen vil koste kr 750 for distribusjon til husstandene, kr 250 til informasjon og kr 1,8 millioner i innkjøp. Det er viktig for at denne type avfall sorteres ut av husholdningsavfallet før det når det kommende anlegget i Vestby. Det er innført en tilleggstjeneste (gangtillegg) i den nye renovasjonsordningen for de abonnentene som vil ha beholderen plassert lengre enn 7 meter fra grøftekanten. Abonnentene skal ha innrapportert gangavstander ut over dette, men etter befaringer ser vi at dette sannsynligvis er sterkt underrapportert. I budsjettet er gebyrinntektene derfor justert opp med en faktor på 7 i forhold til det som er innrapportert fram til nå. Samlet gebyr for alle kommuner blir etter dette kr 654. Det er fortsatt noe forbruk av svarte avfallsekker, og vi regner med behov for nytt innkjøp i 2014 på kr 80. Vi ser at salget av grønne sekker forventes å gå ned etter innføringen av ny renovasjonsløsning, og budsjetteres med en inntekt på kr 400, mot kr 720 i Merkostnadene forbundet med tidkrevende beholderbytte, reparasjoner og oppmåling av gangavstand er lagt inn under renovasjonsbudsjettet. Slik det ser ut i dag, må vi forvente tilsvarende en fulltids stilling til dette arbeidet. I tillegg kommer kostnadene til drift av bil. Nivået på byttinger og nye abonnenter som genererer en utkjøring av beholder er på på årsbasis. Dette nivået forventes å gå noe ned etter hvert. Avd.102 Returpunkter: Antall returpunkter vil gradvis over flere år bli færre på grunn av nye systemer for innsamling av papir og plast. Men det vil ikke være mulig å få stor effekt kostnadsmessig da vi fremdeles må ha returpunkter for glass- og metallemballasje, klær, en del papircontainere og ganske mange containere for plast fram til anlegget i Vestby er klart. Generelt vil inntektene fra salg av fraksjonene være usikker, da markedsprisene for tiden viser en synkende tendens for flere av de store fraksjonene slik som metall, plast og papir. Personalkostnadene med å holde returpunktene ryddige samt vedlikehold av mye gammelt utstyr er budsjettert med kr 1 285, tilsvarende 2 stillinger. Ettersynet av returpunktene på Nesodden og Nordre Frogn utføres av personalet på Teigen. Personalkostnadene forbundet med dette tilsvarer ca en 25 % stilling, og er ikke tatt ut av budsjettet på Teigen. Drift av bilen som brukes på Teigen er lagt inn i budsjettet for returpunktene. Leasingavtalene for to av bilene går ut i 2013, slik at leasingkostnadene reduseres fra kr 250 i 2013 budsjettet til kr 138 i Det forventes en nedgang i mengden innsamlet papir og plast på returpunktene. Dette avspeiles i budsjettet med en reduksjon i utgiftene til kjøp av tjenester i forbindelse med behandling av avfall med kr

6 Generelt om Gjenvinningsstasjonene: Gjenvinningsstasjonene går med store tap og når hovedregelen i forurensningsloven sier at forurenser skal betale så må brukerbetalingen reguleres jevnlig for at subsidieringen ikke skal bli for stor. Follo Rens gjenvinningsstasjoner hadde tilsyn fra Fylkesmannen i Fylkesmannen påpeker at bemanningen på stasjonene må være tilstrekkelige til å gi kundene individuell veiledning, og utføre god kontroll på sorteringen. Følgene av de strengere kravene vi ble pålagt, er at vi må opp med bemanningen. Vi ble også pålagt å tilrettelegge for ytterligere sortering av byggavfall og tungmasser. Dette medfører at det må opparbeides nye arealer på Teigen og på Bølstad slik at dette lar seg gjennomføre i praksis. Disse utgiftene vil i hovedsak dekkes inn i 2013 budsjettet. Dette forutsetter godkjenning av planene fra Fylkesmannen i år. Ved at tungmassene fremover sorteres i ikke-forurensede og forurensede masser, vil vi spare kr 308,- til transport og behandling pluss kr 280,- pr tonn i sluttbehandlingsavgift for de ikke forurensede massene. Arealene som opparbeides ved å benytte disse massene legger til rette for fremtidig bruk til ytterligere sortering av kommende fraksjoner, hageavfall, kompost fra Vestbyanlegget og til lagring av containere og utstyr. Priser for levering på gjenvinningsstasjonene er uforandret i 2014 etter at nye priser ble innført i januar Prisliste på Follo Rens Privatkunder Næringskunder Gjenvinningsstasjoner 2014 Pris* Pris* Personbil kr 60 kr 250 Personbil med henger kr 120 kr 800 Varebil og pickup kr 120 kr 800 Varebil og pickup med henger kr 250 kr Mindre lastebil -3,5 tonn kr 250 kr Større lastebil -7,5 tonn kr 500 kr Traktor med henger kr *Det er gratis å levere papir, papp, metall, EE-avfall, bildekk, glass, plast, klær, sko, farlig avfall og hageavfall (ikke store røtter og stubber). Generelt viser det seg at økningen av kunder og avfallsmenger på stasjonene forstetter, og at dette genererer behov for større vedlikehold og til en viss grad ekstra personale på de mest benyttede stasjonene. Avd.104 Teigen gjenvinningsstasjon: Trenden fra 2012 med nedgang i tonnasje ved Teigen ser ut til å ha snudd til en svak oppgang i Personalet på Teigen utfører nå arbeidet med vedlikehold og rydding av returpunktene på Nesodden og i Frogn. Personalet utfører i tillegg beholderskifte og gangavstandsmåling for det samme området. Personalet har nå også ansvaret for vask, reparasjon, vedlikehold og lagerhold av beholderne for alle kommunene. Lønnskostnadene er tilbakeført til Teigen fra returpunktbudsjettet. Kostnader til ekstrahjelp og vikarer er på samme nivå som for 2013, mens det er lagt inn en kostnad tilsvarende 0,5 årsverk for å etterkomme fylkesmannens krav om økt bemanning på rampa med oppfølging og veiledning av besøkende på stasjonen. 6

7 For å utnytte arealet hensiktsmessig med bedre tilgang for kunder til nye utsorteringsplasser for inerte masser og hageavfall legges kr 400 til omlegging av vei, asfaltering og ny bom. Det er lagt inn kr 60 til nye PDA er for å tilfredsstille kravet om å kunne betale med bankkort med chip. Avd.105 Oppegård gjenvinningsstasjon: Tonnasjen ved Oppegård gjenvinningsstasjon økte med 14,2 % i 2012, og trenden ser ut til å fortsette. Vi ser at prosjektet med ombygging av Oppegård gjenvinningsstasjon blir forsinket, og legger derfor opp til normal drift også i Stasjonen har alt for lav kapasitet med dårlige vilkår både for kunder og ansatte. En sterk økning av besøkende de siste årene gjør at situasjonen på enkelte dager er kritisk både når det gjelder muligheten for effektiv drift og for sikkerheten på stasjonen. Vi ser til tider lange køer helt ut i rundkjøringen og ned over veien mot Myrvoll. Dette skaper store trafikale problemer i området. Kostnader til ekstrahjelp og vikarer er på samme nivå som for 2013, mens det er lagt inn en kostnad tilsvarende et årsverk for å etterkomme fylkesmannens krav om økt bemanning på rampa med oppfølging og veiledning av besøkende på stasjonen. Det er lagt inn kr 60 til nye PDA er for å tilfredsstille kravet om å kunne betale med bankkort med chip. Avd.106 Bølstad gjenvinningsstasjon: Tonnasjen ved Oppegård gjenvinningsstasjon økte med 9,8 % i 2012, og trenden med økende volum ser ut til å fortsette. Kostnader til ekstrahjelp og vikarer er på samme nivå som for 2013, mens det er lagt inn en kostnad tilsvarende et årsverk for å etterkomme fylkesmannens krav om økt bemanning på rampa med oppfølging og veiledning av besøkende på stasjonen. Dekkene på hjullasteren er slitt, og må byttes i Dette blir en kostnad på ca kr 100. Det er lagt inn kr 60 til nye PDA er for å tilfredsstille kravet om å kunne betale med bankkort med chip. Avd.107 Kompostanlegg: Avtalen med kompostering er avviklet i Avd. 110 Drift: Lønn til prosjektleder for beholderutrulling og nedgravde løsninger er overført til konto for næring 60% og 40% Kretsløp Follo. For øvrig er det mindre endringer mot 2013 budsjettet. Konto for lisenser og software er satt til 0, og kostnadene er overført til avdeling 114 Informasjon og IKT. Det er budsjettert med plukkanalyse for restavfall fra husholdningene. Dette er kostnadsberegnet til kr 100. Avd. 111 Administrasjon: Det er tilkommet en rekke nye oppgaver etter nye henteordninger på restavfall og papir hjemme hos abonnentene ble innført. Særlig er det en økning i kundehenvendelser og håndtering av beholderbytter som har stabilisert seg på et høyt nivå. Alle henvendelser kommer nå til servicetorget i motsetning til tidligere da det var opprettet et eget call-senter gjennom beholderutrullingen. 7

8 I forbindelse med at Follo Ren har overtatt oppgaven med å lage gebyrgrunnlag for renovasjonsgebyret til hver enkelt kommune, er det behov for å øke bemanning for å sikre at vi har nok ressurser til å få denne arbeidsoppgaven utført på en forsvarlig og kvalitetsmessig god måte. Det er i den forbindelse budsjettert med økt stillingsprosenten til en kundekonsulent på servicetorget med 40%. Videre skal det økes ytterligere 10% slik at stillingen til sammen blir 100% fra De siste 10% skal forbeholdes næring, og håndtering av en økende kundemasse. Ved å innføre en 100% stilling vil også behovet for innleid vikar ved sykdom og ferier minke, slik at denne budsjettposten er redusert. Alle poster som gjelder IT, telefoni og lisenser er flyttet over til avdelig 114. Ansvarsområdet for bestilling og oppfølging ligger under denne avdelingen, og det er da naturlig at budsjettpostene også følger med til denne avdelingen. I forbindelse med at vår faste vaskemedarbeider med 20% stilling har blitt pensjonist, har vi inngått avtale med et eksternt vaskebyrå. Kostnaden vil bli det samme som tidligere, Avd. 112 Økonomi: Denne avdelingen er budsjettert uten spesielle endringer fra tidligere bortsett fra at det er lagt til rentekostnader på 1,2 mill vedrørende låneopptak Kretsløp Follo. Avd. 113 Personal: Denne avdelingen er budsjettert med normal aktivitet. Større endringer som er gjort i forhold til 2013 er forsikringspremie (yrkesreise/ yrkesskade / yrkessykdom via Gjensidige), som i 2014 er ført i sin helhet på personalavdelingen og ikke har blitt fordelt avdelingsvis. Premien har tidligere blitt fordelt på konto 7500 og 5920 og er nå slått sammen på konto Avd. 114 Informasjon og IKT: Både kommunikasjon og IT er nå samlet under en avdeling med navn 114 Informasjon og IKT. Grunnen til økningen på avdeling 114 er i hovedsak på grunn av flytting av budsjettposter som tidligere har ligget inne på avdeling 111 Administrasjon og noen mindre budsjettposter på enkelte andre avdelinger som nå er samlet. Her ligger felles IT utgifter og ulike kommunikasjonsaktiviteter. Det er en mindre økning på leie, lisenser og serviceavtaler på grunn av flere brukere på våre datasystemer. I tillegg har en total revidering av Office-lisenser bidratt til en mindre økning. Det meste av innkjøp av IT-utstyr er nå samlet på IKT avdelingen, og denne posten har nå blitt økt. På drift av IT er det beregnet utgifter til leie/leasing av ny telefonsentral og nødvendig oppgradering/endring av kopi/stormaskin i tillegg til drift/supporthenvendelser på IT. I forbindelse med planlagt flytting av Komtek server til Ski kommune er det også tatt høyde for noen utgifter i den forbindelse. Under de ulike kommunikasjonsaktivitetene (7300, 7310, 7320, 7330 og 7340 og 7345) er det tatt høyde for samme aktivitetsnivå som 2013 med noen mindre justeringer. Det er også tatt høyde for ytterligere satsning på SMS tjenester, da vi ser at denne kanalen er en veldig effektiv måte å nå ut til utvalgte innbyggere på kort tid. På kommunikasjonsaktiviteter er det også tatt høyde for opptil tre utgivelser av informasjonsmagasin og tømmekalender. På grunn av økning av størrelse på informasjonsbrosjyrer til alle husstander økes også 7340 Trykk/produksjon og 7345 Distribusjon. 8

9 Avd. 116 Innkjøp: Det er budsjettert med normal aktivitet uten vesentlige endringer. Avdeling 117 Daglig leder: Budsjettet reduseres med kr på konto for konsulenttjenester og kr på annonsering på grunn av mindre behov i Totalt er kostnadene på avdeling 117 redusert med 10% til en kostnad for 2014 på kr Avd. 120 Kretsløp Follo Bygg: Kostnadene vedrørende denne avdelingen føres i investeringsbudsjett da de ikke er driftsrelatert. Avd. 121 Kretsløp Follo Beholderutrulling: Denne avdelingen er avviklet i Avd. 150 Bedrift/Næringskunder: Avdeling 150 bedrift består av to områder, mottak av avfall på våre gjenvinningsstasjoner og renovasjon. Renovasjonstjenestene vi tilbyr er tømming og behandling av samme type avfall som husholdningsavfall og papir. For 2014 prøver vi ut en forsiktig utvidelse av bedriftsvirksomheten. Lønnskostnader er budsjettert med endring av eksisterende engasjementstilling og interne ressurser, totalt vil dette utgjøre ca 80 % stilling. Det er budsjettert med en 60% engasjementsstilling som markedsbearbeider som skal utføre oppsøkende kundekontakt og drive generell markedsføring. Ved oppsøkende virksomhet for renovasjonstjenester vil man kunne sjekke ut behovet og mulighetene for ytterligere utvidelse. En engasjementstilling burde være på 2-3 år før man virkelig kan se resultater. Deretter må man enten ansette i fast stilling, eller avslutte renovasjonstjenester for bedrifter. Kundeveileder vil være tilknyttet servicetorget og være behjelpelig med enkel kundeveiledning/kundebehandling og tilrettelegging for inn- og utlevering av beholdere og utstyr og er stipulert til 10% stilling. Fakturering av bedriftskunder vil fortsatt utføres av controller og vil utgjøre 10%. I budsjettet for 2014 er det kalkulert med en forsiktig økning av ca 50 kunder, hvor man tenker økning på ca 80 beholdere. Det er budsjettert med intern leie av bil fra avdeling 110 Drift og bruk av privatbil med kilometergodtgjørelse for kundebesøk og befaringer. Det er behov for et enkelt kunderegister for bedriftskundene. I dag har vi kun et eget excelsystem som er sårbart og dekker ikke alle behov for informasjon og statistikker. Faktureringen utføres i vårt godt gjennom eksisterende økonomisystem. Det er budsjettert en liten andel for husleie i forhold til kostnader for kontor og lager. Avfall fra bedrifter som skal inn i sorteringsanlegget må sjekkes ofte. Man må ha hyppige sorteringsanalyser siden vi kun kan håndtere husholdningsavfall i sorteringsanlegget. Hvis avfallet er av annen art må det kjøres egen renovasjonsbil og alt må gå til forbrenning. Derfor er det budsjettert med sorteringsanalyser på næringsavfall for Ellers er det andre små drifts- og administrative kostnader lagt inn på denne avdelingen. 9

10 Resultatet for avd.150 Bedrift/Næringskunder er budsjettert med et positivt resultat på kr Follo Ren vil føre et nøyaktig avdelingsregnskap for denne avdelingen slik at kryssubsidiering ikke forekommer og at selvkostregimet følges. Dette overskuddet vil bli rapportert inn til skattemyndighetene for normal selskapsbeskatning. Investeringsbudsjett: Det er behov for nye fasiliteter for mottak og lagring av farlig avfall på de tre gjenvinningsstasjonene. Dagens avfallsbuer tilfredsstiller ikke HMS kravene til arbeidsmiljø. Det er satt av kr 1,25 millioner for dette på Bølstad og Teigen. Et tidsriktig mottak vil bli bygget i forbindelse med den nye planlagte stasjonen på Oppegård senere. Alle tre stasjonene har store problemer med tyver som plukker verdifullt avfall om natten. Nye låsbare store containere for oppbevaring av elektronisk avfall vil koste kr 480. Samtidig vil det løse forpliktelsen med å oppbevare denne type avfall tørt. Bølstad gjenvinningsstasjon har i dag borevann som er forurenset. Dette filtreres og renses, men er av en kvalitet som ikke kan brukes som drikkevann eller dusjvann. Det er lagt opp til en kostnad på kr 250 for å tilknytte seg til kommunalt vann. Det vil da også sikre brannberedskapen på stasjonen og mulighetene for å spyle områdene. Det er lagt inn kr 3,4 millioner for å oppgradere returpunktene med nedgravde avfallsbrønner. Dette vil skje i samarbeide med kommunene når det gjelder plassering og omfang. Et eget investeringsbudsjett for Kretsløp Follo med nytt sorterings- og biogassanlegg og administrasjonsbygg følger som vedlegg. 10

11 19/13 Vikariat daglig leder Forslag til vedtak: Styret vedtar anbefalingen som er gitt i saken. Sak: Vikariatet til daglig leder går ut den Det må nå vurderes om stillingen skal lyses ut og en vanlig ansettesesprosess gjennomføres, eller om nåværende daglig leder går over i fast stilling uten ekstern utlysning. Bakgrunn til vurderingen: I offentlig sektor gjelder en ulovfestet «føring» om utlysning av ledige stillinger som følge av kvalifikasjonsprinsippet (Særavtalen kap 1, 2.2). Verken Hovedavtalen eller tariffavtalen har ellers bestemmelser som innebærer en absolutt plikt til utlysning. Mange kommunale arbeidsgivere har i egne reglement, avtaler eller retningslinjer om plikt til utlysing. I KS personalhåndbok KAP 3 er kravene til offentlig utlysning av stillinger i kommunen beskrevet slik: Stillinger som politiske organ har tilsettingsmyndighet for bør utlyses offentlig. Det er normalt styret i et IKS som tilsetter daglig leder. Siden styret i Follo Ren IKS ikke er å regne som et politisk organ kan denne anbefalingen sees bort fra i vårt tilfelle. Et viktig moment i vurderingen er også om vikariatet i utgangspunktet ble utlyst offentlig, i konkurranse med andre og en reell vurdering om kandidaten har tilstrekkelig legitimitet i organisasjonen som øverste leder, både ved ansettelsestidspunktet og senere og i tøffe tider, har funnet sted. Siden daglig leder ble tilsatt etter en offentlig konkurranse og det ellers ikke er noen lov- eller tariffestede regler om ny utlysning, kan vikariatet i utgangspunktet gjøres om til fast stilling. Men selv om Follo Ren IKS er i sin fulle rett til å unnta stillingen som daglig leder fra offentlig utlysning, bør det allikevel vurderes nøye av styret hvorvidt det allikevel bør gjøres. Dette mest av alt for å være forberedt på evt. reaksjoner fra offentligheten (og internt), dersom stillingen ikke blir utlyst. Det hersker nok en allmenn oppfatning om at denne type stillinger må lyses ut, og at dette prinsippet er til det beste for bedriften. Ikke å lyse ut stillingen vil dermed kunne medføre negativ oppmerksomhet på Follo Ren. Ved offentlig utlysning må vikariatets innehaver konkurrere på lik linje med andre kandidater om stillingen og har ingen fortrinnsrett. Anbefaling: Stillingen til daglig leder lyses ut på våre nettsider samt i lokalavis. Styret gir fullmakt til gjennomføring av ansettelsesprosessen til Styreleder Thomas Sjøvold, Nestleder Kari Agnor og Personalkonsulent Daniela Focke-Wenzel. Vanlig tilsettingsprosess gjennomføres på stillingen Daniela Focke-Wenzel Personalkonsulent, Follo Ren IKS 11

12 20/13 Kommunikasjonsstrategi Forslag til vedtak: Styret vedtar punkt 8 i kommunikasjonsstrategien. Saksutredning: I styremøte 5/13 vedtok styret kommunikasjonsstrategien med unntak av punkt 8. Det er derfor utarbeidet et nytt punkt 8 Ansvar og roller: 8. Ansvar og Roller 8.1 Daglig leder Daglig leder har det øverste ansvaret for all kommunikasjon fra Follo Ren IKS. Daglig leder har ansvar for at kommunikasjonsstrategien settes ut i livet og at kommunikasjon brukes som et strategisk virkemiddel i selskapet. Daglig leder kan delegere ansvar for deler av kommunikasjonen til kommunikasjonssjef og øvrig ledelse i selskapet. Daglig leder er kontaktperson for media. 8.2 Kommunikasjonssjef Ansvar for den overordnede, strategiske kommunikasjonsplanleggingen i selskapet og for å holde kommunikasjonsstrategien oppdatert. Skal styre, veilede og tilrettelegge for god kommunikasjon både internt og eksternt i selskapet. Ansvar for å håndtere kontakt med alle typer media i tråd med retningslinjer i kommunikasjonsstrategien og den delegering som til enhver tid gjøres fra daglig leder. Aktivt bidra til å styrke kommunikasjonen fra de ulike avdelingene og være en ressurs for ledere i forhold til kommunikasjon. Planlegge kommunikasjonstiltak som bidrar til videreutvikling av selskapets omdømme. Gi råd om målgrupper, brukerbehov, samt valg av kommunikasjonstiltak og kanaler. Daglig mediehåndtering og medieovervåkning. Daglig oppdatering og vedlikehold av informasjon på selskapet nettsider. Produksjon og bearbeidelse av tekster for nett og andre publikasjoner. Kvalitetssikring og koordinering av alle publikasjoner. Ansvar for at selskapets visuelle profil. Gjennomføring og oppdatering av mediaplan og mediaberedskapsplan. 8.3 Ledere Ledere skal informere sine medarbeidere om saker som angår sin avdeling og den enkelte ansatt. Det skal legges vekt på å skape forståelse for bakgrunnen for beslutninger som er fattet. Ansvar for at informasjon som legges ut på intranett og/eller sendes ut på felles e-post blir mottatt av egne ansatte. Oppfølging av kommunikasjonsvirksomheten i sin avdeling. Skal sikre at kommunikasjonsstrategien er kjent av sine medarbeidere. Skal involvere kommunikasjonssjefen ved større prosjekter, hendelser og aktiviteter som kan medføre kommunikasjonsbehov og utfordringer. All kommunikasjon med media skal avklares med kommunikasjonssjef eller daglig leder.. 12

13 8.4 Ansatte Alle ansatte har ansvar for å etterleve kommunikasjonsstrategien og følge vedtatte retningslinjer og rutiner for kommunikasjon. Ansatte har et selvstendig ansvar for å holde seg informert om egen virksomhet og ansvarsområde. Den enkelte ansatte har ansvar for å holde seg oppdatert på informasjon formidlet fra sin egen leder og via e-post og intranett. Ansatte har også ansvar for å informere egen ledelse om forhold som har betydning for driften av selskapet. Ansatte skal kommunisere med kunder og samarbeidspartnere i tråd med den stilling de innehar. All kommunikasjon med media skal avklares med kommunikasjonssjef eller daglig leder. 13