Tre alternativer og flere anbefalinger

Transkript

1 1 Schafteløkken Rapport til Frogner menighetsråds møte Tre alternativer og flere anbefalinger Rapport fra en arbeidsgruppe oppnevnt av Frogner menighetsråd

2 2 Forord Arbeidsgruppen takker for oppdraget og oversender gruppens rapport til menighetsrådets møte I kap. 5-7 presenteres innholdet i og argumentene for tre mulige løsningsmodeller: Alternativ A: Aksjeselskap Alterantiv B: Fortsette Alternativ C: Salg Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger presenteres i kap. 2. Arbeidsgruppen presenteres nærmere i kap.1. Utgangspunkt, bakgrunn for rapporten og oversikt over dagens situasjon med hensyn til utleie, avtaler og sentrale premisser, presenteres i kap Oslo 12. november 2014 Bjørn Bråthen Elin Cappelen Øystein Hauge Bjørn Kleppe Tellef Raustøl

3 3 Innholdsfortegnelse 1.Arbeidsgruppen, s.5 2.Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger, s.6 3.Bakgrunn, s.7 Utgangspunkt Muggsopp i utenpåliggende trappehus skapte framdrift Foreløpig avtale med Frogner seniorsenter Ny daglig leder 4. Dagens situasjon, s.11 Faste leietagere og leiesatser Leietagere enkeltarrangementer og leiesatser Leieavtale barnehage og leiepris Leieavtale leilighet og leiepris Leieavtale Frogner seniorsenter og leiepris Allmennyttige formål og reguleringsbestemmelser Panteobligasjoner Oslo kommune Frogner menighets bruk av Frogner Menighets Hus Kontrakt for renholdstjenester 5. Alternativ A: Aksjeselskap, s.18 Ny organisasjonsform Framdrift etablering Framdrift rehabilitering Boligen Alternativ retning og innhold

4 4 6. Alternativ B: Forsette, s.23 Introduksjon Nye priser Stort engasjement for økt utleie Erfaringstall og forventninger Bruke Kfio`s rammeavtale Økonomi Frogner menighets hus begrenset inntektskilde Barnehage og Frogner Seniorsenter gir også svært begrenset inntjening Utleie- ingen kjernevirksomhet for en menighet Økte pensjonsforpliktelser 7. Alternativ C. Salg, s.31 Økonomi Boligen i hovedhuset Premisser og framdrift Vedlegg, s.34 Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Arbeidsgruppens mandat Befaring Fredriksborg Idedugnad

5 5 1.Arbeidsgruppen På det ekstraordinære menighetsrådsmøte om Schafteløkken 6.mai 2014, fikk menighetsrådets arbeidsutvalg fullmakt til å etablere en arbeidsgruppe. Den ble bedt om å: - Gjennomgå Schafteløkkens økonomiske situasjon og - Utarbeide en begrunnet strategisk plan som gir Schafteløkken et økonomisk handlingsrom for å ivareta bygningsmassen og for å kunne videreutvikle stedet. Frogner menighetsråd fattet på sitt møte (sak 40/14) flg. vedtak: Menighetsrådet gir sin tilslutning til mandatet, slik det er beskrevet i protokoll fra menighetsrådsmøte MR er enige med AU at Schafteløkken må sees på som en helhet og ikke som tre forskjellige bygg. Menighetsrådet nedsetter en arbeidsgruppe bestående av Tellef Raustøl, Elin Cappelen, Bjørn Bråthen, Øystein Hauge og Bjørn Kleppe. Arbeidsgruppens leder og sekretær er Tellef Raustøl. Den økonomiske rammen for arbeidsgruppen er på kroner + mva, som dekker både møteforberedelser og møtegodtgjørelse. Arbeidsgruppen skal ha tre møter høsten 2014 på to timer pr. møte fra kl på Schafteløkken. Arbeidsgruppen er fri til å tilknytte seg referansepersoner. Raustøl vil også rapportere til menighetsrådet om arbeidet i løpet av høsten Det er ønskelig at arbeidsgruppen integrerer menighetsperspektivet i sitt arbeid. Arbeidsgruppens rapport framlegges på menighetsrådsmøte den Arbeidsgruppen har hatt slik sammensetning: Rolle Navn Kompetanse Leder og sekretær Tellef Raustøl Organisasjonssosiolog, arbeider med eiendomsutvikling og helsetjenester. Selvstendig næringsdrivende. Leder i Frogner menighetsråd Medlem Elin Cappelen Salg- og markedsføring Har lang erfaring med Schafteløkken. Har vært leid inn til ulike arrangementer. Ansatt i Steen & Strøm Bjørn Kleppe Kantor og organist i Frogner menighet Øystein Hauge Bjørn Bråthen Eiendomsutvikling, omstrukturering, etablering, drift og vedlikehold. Ansatt i NCM Development AS Privatpraktiserende advokat i advokatfellesskap med andre advokater. Har hatt mange advokatoppdrag for ulike kirkelige oppdragsgivere

6 6 Arbeidsgruppen har hatt følgende møter: Introduksjonsmøte i juni 2014 Tre arbeidsmøter høsten 2014; , og På initiativ fra Elin Cappelen er det gjennomført en befaring til Fredriksborg ( ) og en idedugnad ( ). Arbeidsgruppens mandat følger vedlagt se vedlegg 1. Informasjon fra befaringen og idedugnaden følger vedlagt se vedlegg 2 og Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger For nærmere informasjon om innholdet i og argumentene for de tre alternativene, se kap Her presenteres arbeidsgruppens samlede vurderinger og anbefalinger. Alternativ A: Aksjeselskap innebærer at Frogner menighetsråd frikobles fra driftsansvaret og oppgavene knyttet til Schafteløkken. Menighetsrådet blir generalforsamling for aksjeselskapet som bl.a. må gi aksjeselskapets styre et mandat for eiendomsutvikling, forvaltning og drift. Gitt at menighetsrådet eier alle aksjene, så er ansvaret for eiendomsutvikling, forvaltning og drift overført til aksjeselskapet. Det må settes sammen et styre for aksjeselskapet med relevant kompetanse. Menighetsrådsmedlemmer har ved flere anledninger, i tilknytning til oppfølgningen av tilstandsrapporten, uttrykt at menighetsrådet ikke har tilstrekkelig kompetanse til å forvalte en slik eiendom. Flere av rådets medlemmer har sagt at det ikke er rådets primære oppgave å forvalte, drifte og utvikle eiendommer. Noen har også gitt signalisert at salg av eiendommen bør være en mulighet. Styret i aksjeselskapet må settes sammen av personer som har nødvendig og tilstrekkelig kompetanse innen økonomi, eiendomsforvaltning, selskapsformer, kirke, salg, offentlig privat samarbeid o.s.v. På den måten vil styret i et nyoppnevnt AS ivareta den kompetansen og eiendomsfaglige og økonomiske innsikt som menighetsrådet selv har ment at de har manglet. Schafteløkken blir på den måten tilført nødvendig kompetanse. Ansvaret for den videre utvikling av eiendommen blir også overført til aksjeselskapet. Oppfølgningen av alternativ A forutsetter betydelig faglig og prosessuelt arbeid før aksjeselskapet kan etableres. Langsiktige leieavtaler skal forhandles fram, lån skaffes, framdriftsplan for rehabilitering og økonomi konkretiseres. Samarbeidsavtaler med entreprenører inngås. Arbeidet med å få tilstrekkelig leieinntekter fra 2017 slik det beskrives i kap. 5 krever også et betydelig arbeid. Arbeidsgruppen mener at en mulig løsning kan være at alternativ A kan, om ønskelig, sees i sammenheng med alternativ C: Salg. Først etableres et aksjeselskap slik det er redegjort for i kap. 5. Premisser for og sannsynlighetene for et mulig salg blir en oppgave for aksjeselskapet. Hvis menighetsrådet velger å gå for alt A er det et omfattende faglig og prosessuelt arbeid som må gjøres. Da kan døren fortsatt være åpen for salg hvis aksjeselskapet og aksjonærene finner det naturlig. Alternativ A synes å være det mest åpne alternativet som trolig skaper et stort og relevant handlingsrom. Men arbeidet med å få alternativet etablert er betydelig.

7 7 Aksjeselskapet må ta konkret tak i framdrift og finansiering av det nødvendige rehabiliteringsbehovet slik det er beskrevet i avsnittet om «Framdrift rehabilitering» i kap.5. Avslutningsvis skisseres alternative bruksområder. Alternativ B: Handler om at menighetsrådet skal fortsette arbeidet med å ha ansvar for eiendommene på Schafteløkkens ulike eiendommer, både Frogner menighets hjem, barnehagen og seniorsenteret. Det innebærer at Frogner menighetsråd ikke frikobles fra ansvaret og oppgavene knyttet til Schafteløkken. I kap.5 og i særlig grad under pkt. om «Økonomi», begrunner arbeidsgruppen hvorfor dette alternativet synes lite realistisk. Effekten av de omtalte rammeplanene er for eksempel ikke kjent. Arbeidsgruppen stiller seg også spørrende til om utleie og eiendomsdrift bør være en del av Frogner menighets kjernevirksomhet. Arbeidsgruppen vet at mange leietagere har vært leietagere lenge. Flere har sin identitet knyttet til stedet. At Schafteløkken har et særskilte relevant utleiekonsept er arbeidsgruppen godt kjent med. Lokalet blir stilt til leietagers egen disposisjon med muligheter til å ta med seg serveringshjelp, mat og drikke. En av forutsetningene for en ev fortsettelse må være at ressurspersoner med tilstrekkelig tid og kompetanse kan framskaffes. Gitt alternativ B, så mener arbeidsgruppen at Frogner menighetsråd umiddelbart bør nedsette et forhandlingsutvalg som inngår en ny leieavtale med barnehagen og justerer avtalen med eldresenteret på basis av de prosesser og avtaler som er gjort i løpet av Ikke minst er det viktig å få leietagerne selv til å ta økonomisk ansvar for de såkalte fellesutgifter som Frogner menighet har betalt over lengre tid. Viser bl.a. til tabell 7 i kap.5 For å bidra til å styrke Frogner menighets økonomi allerede fra årsskiftet 2015 foreslår arbeidsgruppen at leien for boligen i 3.etg i Frogner Menighets Hus indeksreguleres fra Ut fra en ensidig økonomisk vurdering synes alternativ C «Salg» å være den mest optimale løsningen. Sannsynligheten for å få tilstrekkelig inntjening for å kunne gjennomføre det påtrengende vedlikeholdsetterslep og behov, er svært usikkert. Alt. «C Salg» inneholder premisser og framdrift gitt at menighetsrådet velger denne løsningen. 3. Bakgrunn Utgangspunkt I de siste årene har eiers oppfølgning av Schafteløkken ikke vært tilfredsstillende. Leieinntekter er ikke justert. Vedlagte rapport viser at heller ikke forvaltning, drift og vedlikehold er fulgt opp. I følge protokoller fra eiendomsstyret for Schafteløkken fra 2007 til 2009 er det utført en rekke vedlikeholdsoppgaver, først og fremst internt og på uteanlegget. Diverse vedlikeholdsplaner er utformet og ulike tiltak gjennomført. Protokollene gir også klart inntrykk av at det er nevnte eiendomsstyre som har hatt hånd om økonomien både på Frogner Menighets Hus, Frogner seniorsenter, barnehagen og Kirkestuen. Budsjetter er vedtatt og regnskap godkjent. I mai 2013 mottok Frogner menighetsråd den bestilte tilstandsrapport om Schafteløkken fra Hjellnes Consult AS. Høsten 2013 og vinteren 2014 ble rapporten gjennomgått og forsøkt fulgt opp av menighetens økonomi/eiendomsutvalg. Rapporten med diverse relevante dokumenter kan oversendes ved henvendelse til menighetskontoret.

8 8 Muggsopp i utenpåliggende trappehus skapte framdrift På bakgrunn av vedlagte mail fra sokneprest Paul Nome i mars 2014 ble det mer bevegelse i arbeidet med å følge opp behovene i tilstandsrapporten. Til Eiendomsstyret/Schafteløkken. Med dette formidler jeg videre en varsling jeg mottok i går fra Lise Høst, om at det er påvist sopp i kjøkkenoppgangen på Schafteløkken. Torill som jobber mye på kjøkkenet der sier til Lise at hun får helseproblemer av dette (bl.a. neseblødning). Forekomsten av sopp som følge av dårlig inneklima der korresponderer med opplysningen fra tilstandsrapporten som ble fremlagt i MR-møtet , se vedlegg side 14: «I trappesjakt mot øst ble det under tilstandsbefaringen observert misfarging i form av svertesopp og malingsflassing. Årsaken til skadene er høyst sannsynlig en kombinasjon av lekkasje fra balkong og fuktig inneluft som har kondensert på kalde flater i trappesjakten. Svertesopp er fremtredende i overgang vegg/vegg/himling, hvor det tydelig er kuldebroproblematikk. Svertesopp eller fargeskadesopp er sopp som kan gi varig misfarging av bygningsmaterialer, men som ikke fører til råte. Svertesoppen lever på den organiske malingsoverflaten i de omtalte områdene. Denne typen sopp er ikke nødvendigvis skadelig for det byggtekniske annet enn for malingen, men er skjemmende estetisk. Denne svertesoppen er ikke helseskadelig.det antas at trappesjakten ikke er isolert, slik at varm og fuktig inneluft, også spesielt fra kjøkkenet som ligger tilstøtende mot trappesjakten, vil kondensere på de kalde flatene i trappesjakten på vinterstid. Det er tydelig at varm luft har steget opp i trappesjakten,og kondensert på vegger og himling. Tiltak for å få bukt med svertesoppen vil være å isolere sjakten, eller lufte sjakten tilstrekkelig, slik at den varme innelufta blir luftet ut. Det bør kontrolleres at balkongdekket på toppen av trappesjakten er tett mot nedbør» Selv om det står i rapporten at «Denne svertesoppen er ikke helseskadelig.» ber jeg Eiendomsutvalget se nærmere på dette problemet.» Analyse av muggsoppen ble bestilt. Rapport fra Mycoteam forelå i midten av april Menighetsrådets medlemmer har tidligere fått oversendt rapporten. Forslag til vedlikeholdsplan ble bestilt fra Hjellnes Consult as. På bakgrunn av tilstandsrapporten fra Hjellnes Consult as over de tre bygningene på Schafteløkken, ble det i møte med menighetsrådsleder gjort følgende prioriteringer: 1.Sopp utenpåliggende trapperom i menighetshus 2.Fasade menighetshus(vinduer/dører/trefasade) 3.Lekkasje i tak barnehage. Hjellnes Consult as framla forslag til kostnandsoverslag, framdrift og timeestimat. I mars og april 2014 var det en omfattende mailutveksling mellom rådets medlemmer om at Schafteløkken i sin helhet, bør tas opp som egen sak på et menighetsrådsmøte. Ekstraordinært møte om Schafteløkken ble avholdt 6.mai Menighetsrådets rolle som eier av Schafteløkken ble kommentert på ulike måter. Synspunktet om salg ble på nytt fremmet. Samtidig ble menighetsrådets rolle som eier av eiendommer også sterkt aktualisert ved at sjansene for å leie ut Kastanjestuen til Naprapatlandalaget AS var en svært aktuell mulighet. Mange kritiske og spørrende kommentarer til slik utleie ble framført. Også diakonatets styre reagerte sterkt på at en slik mulighet ble fremmet.

9 9 Naprapatlandslaget trakk seg imidlertid fra samtalene, ikke på bakgrunn av kommentarer fra ulike deler av menigheten, men på grunn av at de ble bedt om å øke staben i Bjørvika. Hjellnes Consult as ble på denne bakgrunn bedt om å finne fram til en leverandør som kunne ordne opp i sopp-problemet. I slutten av mai 2014 avtalte menighetsrådsleder følgende oppdrag med Hjellnes Consult as: Tiltak mot sopp iverksettes umiddelbart. Jeg setter opp en kort kravspesifikasjon som jeg oversender til 3 kvalifiserte entreprenører for prising. Når prisene mottas, snakker vi sammen, og innstiller entreprenør. Arbeidene skal være ferdige før Sankt Hans, 23. juli. Vi har ikke spesielt god tid, så jeg har utsendelse av kravspesifikasjon som høyeste prioritet. Kravspesifikasjonen vil omfatte fjerning av soppvekst, ny puss der puss er skadet etter soppvekst og fjerning, avfukter inkl. installasjon. Overflatebehandling i form av ny maling medtas ikke (mail pr fra Hjellnes Consult as til menighetsrådsleder) Intensjonen var å få renovert soppen før sommerferien. Men det lot seg dessverre ikke gjøre. Årsakene til at soppsaneringen ikke ble utført før sommerferien var flere: - Tidsrammen var smal, og arbeidene måtte gjennomføres før Sankt Hans. I byggebransjen er sommerferien «hellig», og det var så godt som ingen som ville gi tilbud så tett opp mot ferien, når også utførelsen var før ferien. - En entreprenør ga tilbud. Da arbeidene skulle settes i gang, viste det seg at entreprenør allikevel ikke hadde anledning til på gjennomføre arbeidene før det gitte tidspunktet, som var forutsetningene for å gi tilbud på jobben. Ekstraordinært menighetsrådsmøte ble avholdt Det ble gjort følgende vedtak: Menighetsrådet vedtok å gjennomføre saneringen av soppen i trappeoppgangen på Schafteløkken så snart som mulig. Denne økningen i budsjettet blir innarbeidet i revideringen av menighetens budsjett for 2014 på MR møte 22 oktober Menighetsforvalter fikk i oppgave å bekrefte et av tilbudene og sette i gang prosessen ble det inngått avtale med firmaet Abelson Bygg & Vedlikehold AS. Avtalen går ut på at Abelson skal sanere soppvekst, rehabilitere overflater i form av pussreparasjoner og maling av innsiden av trapperommet. I tillegg installeres avfukter, for å holde trapperommet tørt, og på den måten forhindre ny soppvekst. Foreløpig avtale med Frogner seniorsenter I møte fikk arbeidsutvalget fullmakt til å gå i forhandlinger med Frogner seniorsenter for å finne fram til en nyttig løsning for begge parter. Målet var at menigheten skulle få redusert sine utgifter i budsjettavdeling Intensjonen var også å få framforhandlet en ny leieavtale som skulle ivareta både Frogner menighet og seniorsenterets interesser. Forhandlingsutvalg: Erik Kyvik Hauge og Tellef Raustøl. Viser til møte mellom Åsmund Berner og Kjersti Engh fra Seniorsenteret på Zahlkasserer Schafts plass 3 og Erik Kyvik Hauge og Tellef Raustøl fra Frogner menighet, fra kl til kl Frogner menighet bekrefter at

10 10 1. Leiekontrakten mellom Frogner menighet og Nasjonalforeningen for Folkehelsen, Oslo Fylkeshelselag av 2009 fra til forlenges til Inntil kr som stiftelsen investerer i drenering og nye trapper, kompenseres/dekkes inn i forbindelse med rehabiliteringsplanen for hele Schafteløkken. 3. Kommentarer til vedlikehold av heis og justering av husleie i forhold til konsumprisindeks vurderes i sammenheng med den helhetlige gjennomgang av bygningene på Schafteløkken som Frogner menighet nå setter i gang. 4. Prosjektgruppa for gjennomgangen av Schafteløkken kommer tilbake til innholdet i kontrakten Frogner menighet Erik Kyvik Hauge medlem i menighetsrådet Tellef Raustøl leder av menighetsrådet På denne bakgrunn fattet styret i Frogner eldrestiftelse følgende vedtak på sitt styremøte Isolering av verandaer Menighetsrådet har gitt sin tillatelse til isolering og restaurering av verandaene på seniorsenteret. Aasmund Berner bekrefter tilbud fra Alexander Dingstad i firmaet Balkong & Fasade, forutsatt at arbeidet er sluttført innen utgangen av august. Viser til tilbud datert Berner har fått utvidet gyldigheten til Dreneringsarbeider, trapp og adkomst Det er store problemer med fuktinntrenging i kjelleren særlig ved regnvær. Trappene til verandaene er råtne og adkomsten ved hovedinngangen kan være meget glatt om vinteren. Stiftelsens styre har innhentet tilbud på utvendige arbeider: i hovedsak bestående av drenering, nye trapper og gangbro til hovedinngangen. Styret viser til møte mellom menighetsrådet og seniorsenteret. Til stede var leder av menighetsrådet Tellef Raustøl og medlem Erik Kyvik Hauge, fra seniorsenteret møtte Aasmund Berner og Kjersti Engh. Referat fra dette møtet er gitt fra Frogner menighet og lyder: «Inntil kr som stiftelsen investerer i drenering og nye trapper, kompenseres/dekkes inn i forbindelse med rehabiliteringsplanen for hele Schafteløkken.» Med dette forstår Stiftelsens styre at utlegg inntil kr ,- vil bli refundert. På denne bakgrunn vil Stiftelsen

11 11 umiddelbart tegne kontrakt om arbeidets igangsettelse. Dette for å opprettholde eiendommens verdi og sikre god og trygg adkomst. Ny daglig leder Daglig leder av Schafteløkken Anne Sofie Franche hadde sin siste arbeidsdag for å bli pensjonist. På grunn av avklaringsprosessene som er satt i gang med Schafteløkken, ønsket menighetsrådet i første omgang å finne fram til en daglig leder på Schafteløkken for en overgangssituasjon fra til Menighetsrådets leder arbeidet i mai og juni 2014 med å finne fram til en person som kunne ivareta denne funksjonen. I juni 2014 ble det skrevet avtale med Marika Desirê Andresen fra og med I slutten av august, like før hun skulle begynne, viste det seg at hun allikevel ikke kunne tiltre. Menighetsforvalter tok tak i den akutte situasjon og ivaretok rollen som daglig leder på Schafteløkken, i tillegg til jobben som menighetsforvalter, fra 1.9 til Fra da av ble Inger Elisabeth Solem engasjert som daglig leder i 60 % stilling for Schafteløkken fram til På menighetsrådets møte ble arbeidsavtalen med henne forlenget fram til Dagens situasjon Faste leietagere og leiesatser Flere av leietagerne forteller at de har en sterk tilknytning til Schafteløkken. De har vært leietagere over flere år. Noen leietagere forteller at å være leietager på Schafteløkken er en del av foreningens identitet. Nedenfor følger en oversikt over hvem som pr.d.d. er faste leietagere på Schafteløkken. Oslo Filatelistklubb Leier mandag i periodene, se under. Har leiet her i ca. 20 år. Fra ca. 20. januar og ut mai fra ca. 20 aug. og ut november Får kontrakt pr. halvår kr 1.200,- pr gang - storsal Anslått inntekt pr. år kr Oslo Vest Rotary klubb Leier onsdag i periodene, se under. Har leiet i ca. 15 år. Fra ca. 8. jan til 15. juni fra 15. aug. til 15. des. Får kontrakt pr halvår kr 1.150,- pr gang. storsal Anslått inntekt pr. år kr

12 12 Frogner gruppen AA Kjøkkenansvarlig har nøkkel og kommer først til møtene Møter hver onsdag hele året, selv på helligdager. Kl kl Har ikke kontrakt betaler kr 1.200,- pr mnd. Betaler inn den 1. i hver mnd. Bruker helst røde sal, men kan flytte gruppen til mindre rom ved behov. Anslått inntekt pr. år: kr Norsk-Russisk kultursenter Leier ca. en gang pr. mnd. (ca. 8 ganger i året) kr 1.800,- pr gang. Har kontrakt betaler pr. gang - storsal Anslått inntekt pr. år kr Viseklubben Evert Taubes Venner Møte en gang pr mnd. (ca. 8 i året) kr 1.150,- pr gang Har møter onsdager rett etter Rotary fra kl Kontrakt pr halvår Anslått inntekt pr. år: Norsk Malt Whisky lag Møte en gang pr mnd. Ca. 9 i året) kr 1.300,- pr gang Har møter onsdager rett etter Rotary fra kl Kontrakt pr halvår Leier en fredag i januar til Burns Supper Har fått kontrakt for 23. jan kr 8.000,- Anslått inntekt: kr x9= kr F. ad.müller Söhne AB Järnåkravägen3, SE Lund, Sverige Faktura. Kommer fra Tyskland og lager glassøyne til pasienter Er her 1 uke vår, april og 2 uker i oktober vært her i 12 år leie kr ,- De får kontrakt for alle tre ukene. Har stoler og utstyr på loftet hos oss mellom hver gang de er her.

13 13 De benytter gass/varme til forming av glassøyne. Har selv med egne brannsikre tepper til bordene. Vi legger inn branntepper og brannsprayboks når de kommer. Alt skal settes klart til de kommer med ferdige rom. Leier møterom til kontor og speiderrom til venterom. Vi kan disponere venterommet om kvelden etter kl når de er her, men da må vi sette rommet tilbake til venterom før kl neste morgen når de første pasientene kommer. Inntekt pr. år: kr Munnskjenkene Er her ca. 6 ganger pr år. Bestiller pr gang storsal kr 2.600,- pr gang Anslått inntekt pr. år: kr Institutt for kinesiologi v/kari Weium (75 år) Lundgaardsveien Elverum mobil Vanligvis har hun møterom fra torsdag til søndag. Noen ganger ønskes den røde sal. Leie møterom kr 700,- pr dag. Rød sal kr 1.200,- pr dag. Faktura sendes pr mnd. før hun skal leie, dette da det ofte kan bli endringer. De er veldig få vanligvis. Anslått inntekt: kr Hellinger institutt i Norge as Byttet navn til: Institutt for konstellasjoner og flergenerasjonelt Traumearbeid Hun betaler: røde sal pr dag kr 1.300,- - pr kveld fra kl kr 1.200,- Møterom kr 1.000,- - Speiderrom kr 700,- alt pr gang Storsal kr 3.100,- pr dag i helgene fredag til søndag Hun leier en god del. Kontrakt sendes på helger i storsal ellers får hun faktura i forkant av at hun leier. Det kan ofte bli endringer på henne. Hun har satt opp datoer for hele Ønsker også å sette opp datoer for Anslått inntekt pr. år: kr

14 14 Oslo Inner Wheel Leier Storsal En gang i måneden. Kr pr. gang Anslått inntekt pr. år: kr Læseforeningen for quinder 8 ganger pr. år a kr pr. gang Anslått inntekt Kr Den franske vinklubb 8 ganger pr. år. Kr pr gang Anslått inntekt: ca. kr Norsk Selskab for Orientalsk Keramikk Leier jevnlig Røde Sal Christiania Champagneklubb Betaler pr gang i storsal torsdager etter avtale. Leietagere enkeltarrangementer og leiesatser Enkeltarrangementer er: 40,50, 60, 70 og 75 års feiringer/markeringer Julebord Familiefester Seminarer/sommerfester/julebord Konfirmasjon Bryllup Dr. middag Daglig leder ved Schafteløkken viser til at det ved fastsettelse av priser/ved kontraktsinngåelse blir tatt hensyn til: Antall leietimer/døgn Eventuell ekstra tid til å disponere rom i forbindelse med forberedelse/opprydding Type arrangement (idealistisk/kommersielt/fest) Antall mennesker (slitasje) få mange

15 15 Om det har skjedd en avbestilling og om rommet er booket kort tid før bruk (da skal det faktisk stå igjen et depositum fra første leietaker) Prismønsteret på utleie har vært slik: STORSAL: Hel helg (fredag-søndag): Fredag: Lørdag: Søndag: Seminar dagtid: Selskap kveld, ukedager: RØD SAL MØTEROM SPEIDERROM 800 Leieavtale barnehagen og leiepris 27. april 2004 inngikk styret for Schafteløkken v/styreleder Ole Daniel Bruun følgende husleieavtale med Frogner Menighets Barnehage Schafteløkken: Årlig betaler barnehagen NOK i leie for den bygningen som disponeres av barnehagen. I husleien inngår følgende tjenester: -Kommunale avgifter -Husleieforsikring -Utvendig vedlikehold -Vaktmestertjenste -Årlig vedlikeholdsservice for brannvarslingsanlegget -Årlig vedlikeholdsservice for ventilasjonsanlegget. Utgifter til elektrisk kraft, lys, oppvarming, renhold o.l. skal barnehagen selv dekke. Indre vedlikehold bekostes av barnehagen Avtalen gjelder inntil videre.

16 16 Avtalen legger opp til at Frogner menighet, som eier, skal betale det som i eiendomssammenheng kalles fellesutgifter her kommunale avgifter, forsikring, vedlikehold, vaktmester samt årlig vedlikeholdsservice på de to nevnte anleggende. Verken leieprisen eller avtalen er justert siden I følge menighetens regnskap for 2013 har barnehagen betalt kr i leie. Barnehagens innvendige leke- og oppholdsareal er 125,4 m2. Med garderober, trapper, toaletter og kjøkken blir arealet til sammen 205 m2 Leieavtale leilighet og leiepris Frogner menighet har inngått leiekontrakt for bolig med Bjørn Kleppe to ganger fra Første gang fra med opphør uten oppsigelse I 2007 ble leieavtalen gjort om til en leieavtale som tjenestebolig uten tidsbegrensning. Av særlige bestemmelser som menighetsrådet må være oppmerksom på er at «Leiligheten er en tjenesteleilighet». Leiesum har hele tiden vært kr pr. måned. I alt kr pr. år. Leieavtale Frogner seniorsenter og leiepris Leiekontrakt for lokaler i eiendommen Zahlkasserer Schafts plass 3 mellom Frogner menighet og Nasjonalforeningen for Folkehelsen, Oslo Fylkeshelselag ble inngått i Dato på avtalen mangler. Leien utgjør, ifølge kontrakten, kr pr. år. Leieprisen er indeksregulert. I følge Frogner menighets regnskap for 2013 er kr innbetalt i husleie. Frogner seniorsenter leier fast ut til: Kiwanis, Lions, Bridge/Kløverdame, NA, AA, Frogner Bygdøy Arbeiderparti I tillegg leier de ut til barnedåp, jubileer, konfirmasjoner o.s.v. Frogner seniorsenter har levert arbeidsgruppen en list over nødvendig vedlikehold pr. mars 2014 Allmennyttige formål og reguleringsbestemmelser I følge reguleringsplan er Solheimsgata 2 B og 2 C regulert til: -Spesialområde/bevaring/tomt for allmennyttig formål (barnehage og eldresenter) -Område for allmennyttig formål (menighetshus) Barnehage, eldresenter og menighetshus er her kun eksempler på virksomheter som kan få inn under begrepet allmennyttige formål Begrepet går igjen i flere lover, forskrifter m.v. Det gis i liten grad noen enhetlig definisjon av begrepet. Begrepet var tatt inn i den forrige Plan og bygningslov 25. I denne forbindelse ble det i forarbeidene skilt mellom hvem som eier bygningene. Det er således større mulighet for at en virksomhet blir

17 17 ansett å ha et allmennyttig formål når det eies av en virksomhet som selv har et slikt formål. En menighet slik som i dette tilfelle, er et godt eksempel på en slik virksomhet. Utgangspunkt for hva som er allmennyttig formål vil være om den virksomheten som drives er åpen for allmenheten, om den er til beste for allmenheten og om den har et allmennyttig siktemål. Under allmennyttige formål regnes inn private sykehus, aldershjem, barnehager mv. Andre eksempler på åpenbart allmennyttige formål er rekreasjons-, idretts- og fritidstiltak og forskning. Ved nærmere gjennomgang av kommentarer til den gamle bygningsloven defineres allmennyttig formål som «private organisasjoner, stiftelser m.v. som driver virksomhet av almen samfunnsmesssig karakter». I tillegg må virksomheten være «åpen for en større uspesifisert brukerkrets». Eksempel kan være velhus, barnehage, sykehjem, mv. Det neste spørsmål som kan reises er om næringsdrift kan komme inn under begrepet allmennyttig forhold. Spørsmålet må nok besvares med et ja, til en viss grad. Både velhus og private barnehager vil drives næringsvirksomhet. Forutsetningen må nok være at virksomheten som drives i seg selv har et allmennyttig formål og er åpen for alle grupper. Det må derfor antas at også legekontorer, fysioterapivirksomhet og annen privat helsevirksomhet vil kunne komme inn under begrepet når de leier lokaler av for eksempel en allmennyttig virksomhet som en menighet. Det er vanskelig å fremkomme noen nærmere definisjon av begrepet allmennyttig formål. En virksomhet må vurderes opp mot de retningslinjer som er nevnt foran og en må deretter gjøre en konkret vurdering i det enkelte tilfelle (Kilde: Notat vedr. begrepet «Almennyttige formål» fra advokat Bjørn Braathen av 15.sept.2014) Reguleringsbestemmelser for reguleringsplan for Solheimsgate 2 B og 2 C viser krav til hvordan eksisterende bygninger skal ivaretas (Reguleringsplan for Schafteløkken S av kan oversendes ved henvendelse til menighetskontoret) Panteobligasjoner Oslo kommune I følge brev av innehar Oslo kommune følgende panterettigheter på Frogner kommune: Menighetshuset Menighetshuset I alt kr Det var i perioden at Frogner menighet tok opp to lån ett på og ett på Lånene ble i 1998 nedbetalt i sin helhet av Oslo kommune. Etter nedbetaling av lånene fra Oslo kommunes side fikk kommunen tiltransportert panteobligasjonene. Det ble inngått en låneavtale mellom menigheten og kommunen som er utformet slik at Oslo kommune anså sin dekning av lånene som et lån til Frogner menighet. Lånet skulle være rente- og avdragsfritt, men slik at menigheten ved salg av eiendommene skulle tilbakebetale lånet i sin helhet til Oslo kommune. Oslo kommunes pant i eiendommen forfaller ved et eventuelt salg. Frogner menighets bruk av Frogner Menighets Hus I følge menighetsforvalter bruker Frogner menighets hovedhuset i svært begrenset grad bl.a. til Hellig Tre Kongers Fest, ungdomsarrangement i tilknytning til trosopplæringsreformen, konfirmantundervisning og til enkelte særskilte arrangementer som for eksempel avskjeden for sokneprest Nome.

18 18 Kontrakt for renholdstjenester inngikk Frogner Menighets Hus, Schafteløkken kontrakt om renholdstjenester med Renholds Stolthet org.nr Kr pr.måned eks, mva. Oppstart Prøvetid 3 måneder. 5.Alternativ A: Aksjeselskap Ny organisasjonsform Det bør etableres et eget aksjeselskap som Frogner sokn i utgangspunktet eier 100% av aksjene. I aksjeselskapet legges hele eiendommen Schafteløkken; både Frogner Menighets Hus, Barnehagen og Frogner seniorsenter, samt forvaltning, drift og vedlikehold. Hele eiendommen transporteres inn i et aksjeselskap. Men det kan også tenkes at Frogner menighet bare eier en prosentvis andel av aksjene i det nye selskapet. Det er viktig å holde mulighetene opp for at også andre personer/virksomheter kan kjøpe aksjer i det nye selskapet. Stemmeretten på generalforsamlingen fordeles etter antall aksjonærer som den enkelte aksjonær eier. Aksjeselskapet ledes av et styre som velges av generalforsamlingen. Hvis Frogner sokn eier 100% av aksjene er Frogner menighetsråd generalforsamling. Hvis det er flere aksjonærer består generalforsamlingen av personer som har stemmetyngde etter antall aksjer som de eier. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltning, drift, vedlikehold, økonomi og personell. Styret tilsetter daglig leder. For å etablere et AS skal den (ev Frogner menighet) eller de (Frogner menighet og andre aksjonærer) som tegner aksjer i selskapet (stifterne), opprette et stiftelsesdokument. Dokumentet skal bl.a. inneholde selskapets vedtekter. Minstekrav til vedtektene er: Selskapets foretaksnavn Opplysninger om hvor selskapet skal ha sin forretningsadresse Selskapets virksomhet Aksjekapitalens størrelse Aksjenes pålydende Dersom selskapet ved sin virksomhet ikke skal ha til formål å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte, kan vedtektene inneholde bestemmelser om anvendelse av overskudd og av formuen ved oppløsning. Et slikt formål kan evt. bli aktuelt hvis Frogner menighetsråd gir sin tilslutning til dette alternativet. Vedtektene må også beskrive sammensetningen av styret. Et mulighet kan være at det blir et styre på fem medlemmer. 3 oppnevnt av Frogner menighet samt 2 profesjonelle styremedlemmer.

19 19 Generalforsamlingen som består av aksjonærene, velger styret. Arbeidsgruppen har kontakt med personer som har sagt at de kan ha interesse av å delta i et slikt styre. Aksjelovens 5-5 fastslår at generalforsamlingen skal behandle årsregnskap, årsberetningen, utdeling av utbytte, samt andre saker som følger av aksjeloven eller vedtektene, som for eksempel valg av styre. Hvilke saker som skal behandles på generalforsamlingen vil således i betydelig grad styres av hva som følger av vedtektene. Disse sakene vil naturlig avgrenses mot styrets fullmakter etter aksjeloven. I lovens 6-12 fremgår det at det er styret som skal forestå forvaltningen av selskapet, herunder bl.a. fastsette budsjett, sørge for forsvarlig organisering av virksomheten og holde oppsyn med selskapet økonomiske stilling. Eierrådigheten forvaltes således også i betydelig grad av styret. Derfor har eierne plass i styret. Bakgrunnen for at de fleste danner et aksjeselskap i stedet for å lage en stiftelse er at aksjeselskapsformen er langt mer fleksibel og enklere å endre, f.eks. både mht. formål og eierskap. Et AS vil slik skape et større og friere handlingsrom for menighetsrådet. Stiftelser omfattes av stiftelsesloven. Loven fastslår bl.a. at den som oppretter stiftelsen ikke lenger har rådighet over formuesverdiene etter stiftelsen er gjennomført. Videre er det også vanskelig å få opphevet/avviklet stiftelsen. Likeledes snevrer loven inn og vanskeliggjør eventuelle endringer man ønsker å gjøre i forhold til stiftelsen, som for eksempel sammenslåing med annet rettssubjekt, oppdeling av stiftelsen eller frigivelse av båndlagt eiendom i stiftelsen. Stiftelsestilsynet er tillagt tilsynet med stiftelsene og kontrollerer disse. Tilsynet overprøver også stiftelsesstyrets vedtak i de forhold som er nevnt foran. Organisasjonsformen AS er en egen juridisk enhet, og anbefales for Frogner menighetsråd hvis de ønsker å redusere ansvaret for og risikoen ved å drive eiendomsforvaltning og næring. Forutsetningen for en slik modell er at det velges styremedlemmer som har tilstrekkelig og nødvendig kompetanse innen jus, økonomi, eiendomsforvaltning, organisering og kirke. På denne måten vil styret i aksjeselskapet bestå av styremedlemmer som innehar den kompetansen som Frogner menighetsråd i dag opplever at de mangler. Ved å velge en aksjeselskapsmodell er ikke lenger Frogner menighetsråd ansvarlig dersom aksjeselskapet f.eks. skulle få økonomiske problemer med den videre utvikling, rehabilitering og drift av Schafteløkken. Hvis det nye aksjeselskapet velger på et senere tidspunkt å selge Schafteløkken, bør de skattemessige forhold avklares nærmere. Framdrift etablering Gitt at menighetsrådet ønsker å gå videre med dette alternativet så bør det nedsettes en arbeidsgruppe eller leie inn ekstern kompetanse som kan utarbeide stiftelsesdokumenter. Stiftelsesdokumentet skal inneholde: Selskapets vedtekter Stifternes navn eller firma, adresse og fødselsnummer eller organisasjonsnummer Antall aksjer som tegnes av hver av stifterne Det beløp som skal betales for hver aksjer Tidspunktet for når aksjekapitalen senest skal innbetales. Aksjekapitalen må være innbetalt før selskapet registreres i foretaksregisteret Oversikt over hvem som skal sitte i styret, og hvem som eventuelt er revisor dersom selskapet skal revideres. Når disse dokumentene foreligger ferdig og menighetsrådet begrunnelse for å velge en slik løsningsmodell er konkretisert og utformet, kan denne løsningen legges fram for menighetsmøtet.

20 20 Formelt sett er det ikke nødvendig, men det kan være strategisk lurt å forankre en slik løsning i et menighetsmøte. Menighetsmøtets oppgaver i lovens 11 inneholder ikke forhold som økonomi, låneopptak og valg av organisasjonsmodeller. Menighetsmøtet har derfor ingen avgjørelsesmyndighet. Ved å gjøre en grundig forberedelse ivaretar menighetsrådets krav til saklig forberedelse, slik 4 i regler om formene for menighetsmøtets virksomhet forutsetter. Framdrift rehabilitering Når aksjeselskapet er etablert bør aksjeselskapet etablere en prosjektutviklingsperiode hvor det lages en konkret framdriftsplan for den sårt tiltrengte og nødvendige rehabilitering av både Frogner menighets Hjem, barnehagen og Frogner seniorsenter. Langsiktige leieavtaler fra og med 2016 forhandles fram. Kontrakter signeres. Eksisterende langtidsleieavtaler på Frogner Menighets Hjem, barnehagen og Frogner seniorsenter sies opp. Kortere kontrakter f.eks. ett-årige kontrakter inngås. En slik framdriftsplan gir aksjeselskapet muligheter til å vurdere hvilke av langtidsleietagerne på Frogner Menighets Hjem de ønsker å inngå nye avtaler med. Oversikten over faste leietagere (se kap.4) viser at Frogner menighets hjem leier lokaler til et konglomerat av ulike leietagere. Det er ikke sikkert at aksjeselskapet mener at alle nåværende faste leietagere er like relevante for å være leietager videre framover. Henvendelsen fra Instiutt for konstellasjoner og flergenerasjonelt traumearbeid 1, om å leie hele eller deler av andre etasje i Frogner menighets hjem på fast basis, må også avklares. De viser også til muligheten for å kjøpe andre etasje i Frogner Menighets Hjem. De langsiktige leieavtalen må sikre at leieinntektene fra og med 2017 blir på kr. 4 mill. pr. år. Det er nødvendig for å ta opp et lån slik premissene for det beskrives i det følgende. Antatt lånebeløp for å få eiendommen opp på nivå for salg eller ny utleie mener arbeidsgruppen bør ligge på NOK ,-. + mva. Ved et slikt lån vil det være mulig å få Schafteløkkens tre ulike eiendommer opp på et tilstrekkelig attraktivt nivå for videre utleie. Potensielle kjøpere arbeidsgruppen har vært i kontakt med har gitt klare tilbakemeldinger om at det er behov for flere millioner for å få et tilfredsstillende resultat. Et slikt beløp vil kunne ivareta rehabiliteringsbehovet som Hjellnes Consult as har dokumentert både på Frogner Menighets hjem, barnehagen og seniorsenteret. Etter å ha vært på befaring i hovedbygget mener arbeidsgruppen at rehabiliteringsbehovet på hovedbygget nok betyr kr pr m2 og vil kunne inneholde følgende: Alle flater med nytt belegg 1.000m2 over 3 plan. Alle flater ifm vegger og tak males/rehabiliteres. Romprogram vurderes nye foldevegger for fleksibilitet i utleie. Nye vinduer/dører/ Varme/ventilasjon/varmegjenvinning Opprusting trapper og ganger Nye møbler Innredning av salonger Nytt kjøkken tilberedning produksjonskjøkken Hjemmesider og datautstyr driftskontor. Aksjeselskapet bør etter arbeidsgruppens vurdering ta opp et lån på kr. 10 mill. 1 Brev av til Eiendomsstyret Frogner menighet