CreditInform AS Kundesenter Brukermanual. Market Select. CreditInform AS e-post: kundesenter@creditinform.

Transkript

1 Brukermanual Market Select CreditInform AS

2 INNLEDNING 3 INSTALLASJON 4 PÅLOGGING 5 FIRMAOPPSLAG 6 MARKEDSUTVELGELSE 8 GENERELT OM MARKEDSUTVALG 8 SELEKTERINGSKRITERIER 9 LISTE 11 RAPPORT 12 MENYVALG 13 DATAEKSPORT 15 IMPORT TIL MS EXCEL 18 BREVFLETTING I MS WORD 21 ETIKETTFLETTING I WORD

3 INNLEDNING Market Select oppdateres daglig og gir grunnlag for økt effektivitet i salgs- og markedsføringsarbeid. Verktøyet er basert på ny og hurtig web-teknologi. Market Select gir deg adresser til næringslivet og store deler av offentlig sektor. Det inneholder aktive foretak i foretaksregisteret, inklusive kontaktpersoner og avdelingskontorer. Verktøyet kan benyttes til ulike formål som for eksempel: Firmaoppslag - detaljer om hvert enkelt foretak: Firmanavn, adresser, telefonnummer, faksnummer, bransjer, kontaktpersoner, regnskap for siste 3 år, etableringsår, registrert dato og foretaksnummer. Dersom du skulle ha behov for veiledning når du benytter løsningen, er du velkommen til å kontakte vårt kundesenter på telefon , eller på e-post kundesenter@creditinform.no Vi gjør oppmerksom på at rapporter og selekteringskriterier kan avvike noe fra denne beskrivelsen, avhengig av hvilken versjon av Market Select du benytter. Hvilken versjon du har fremkommer øverst til høyre i vinduet. 3

4 INSTALLASJON Market Select skal ikke installeres på din maskin. Man bør allikevel være oppmerksom på enkelte forhold i forbindelse med oppsett i nettleseren som skal benyttes. Som standard er nettleseren innstilt til å tillate ActiveX komponenter og plug-ins. Dersom dette ikke er tilfelle skal man under verktøymenyen velge Alternativer for Internett og deretter velge Sikkerhet. Markér ikonet [Internett] og trykk på knappen [Egendefinert nivå]. Følgende dialogboks vil fremkomme: Her skal følgende punkter være aktive: Bruk skript på ActiveX-kontroller som er klarert for skripting. Kjør ActiveX-kontroller og pluginmoduler. I tillegg må Last ned signerte ActiveXkontroller være innstilt på [Spør] eller [Aktiver]. Når denne sjekken er utført, kan man starte Market Select. 4

5 PÅLOGGING Når du starter løsningen vil du få beskjed om å logge deg på. Brukernavn og passord får du ved å henvende deg til CreditInform AS. Ved førstegangs pålogging må du endre passordet du har mottatt til et personlig. Legg inn brukernavn og førstegangspassord og klikk på [Nytt Passord]. Det dukker da opp et nytt bilde som ber deg om å gjenta brukernavn og førstegangspassordet. I de to nederste feltene skal det legges inn et personlig passord som blir lagret på ditt brukernavn. Når du har gjort dette klikker du på [Ok]. Du vil da havne tilbake i det første påloggingsbildet. Her er brukernavnet og ditt nye passord overført fra forrige bilde, så du kan bare klikke [Ok]. Du vil også kunne lagre brukernavn/passord ved å krysse av for dette, slik at du slipper å taste dette hver gang du benytter løsningen. 5

6 FIRMAOPPSLAG Firmaoppslag benyttes når man skal fremhente opplysninger om et bestemt foretak. Søkekriteriene i firmaoppslag er som følger: Firmanavn Adresse Postnummer Kontaktperson Telefon Telefaks Foretaksnummer Under firmaoppslag har man ytterligere funksjoner til rådighet: Delnavn: Dersom denne funksjonen er avkrysset vil du kunne gjøre delnavnsøk. Eksempelvis vil du ved søk på "norsk" få opp listen med foretak hvor "norsk" er en del av foretakets navn, uavhengig av hvor i firmanavnet dette er plassert. Dersom funksjonen ikke er avkrysset vil du ved søk på "norsk" få opp en liste med foretak som starter på "norsk..." Maks. antall: Her angis det maksimale antallet virksomheter du ønsker skal fremkomme på trefflisten. Programmessig er det satt en øvre grense på

7 For å gjøre søk på et enkelt foretak, tast deler eller hele firmanavnet inn i feltet for [Navn]. Deretter klikkes [Søk]. Du vil da få opp en treffliste med de foretak som tilfredsstiller dine søkekriterier. Vær oppmerksom på at du kan kombinere flere søkekriterier, f.eks. ved å taste inn både foretakets navn samt postnummer før du klikker [Søk] Velg deretter det eller de foretak du ønsker ytterligere opplysninger om, ved å dobbeltklikke på linjen til de aktuelle foretak slik at de blir markert med et symbol til venstre for foretakets navn. Dersom du ønsker mer informasjon om flere selskaper som ligger under hverandre i trefflisten, kan du holde nede Space-tasten. Du vil da markere samtlige selskaper nedover på listen inntil du slipper tasten. For å innhente flere opplysninger om de foretak som er valgt, klikk arkfanen for [Rapport]. Dersom du har valgt flere foretak fra trefflisten, har du også mulighet til å hente frem disse ved å velge arkfanen [Liste]. Her vil du også kunne sortere foretakene på en rekke ulike kriterier, samt skrive ut ringelister, oversiktslister mm. Ved å klikke [Slett] vil dine søkekriterier bli slettet, slik at du kan gjøre nye søk på samme eller andre kriterier. Ved å klikke [Nullstill] vil hele søket inklusive trefflisten bli slettet. Følgende regler finnes for søkekriteriene: Navn: Adresse: Post nr.: Person: Telefon: Telefaks: Foretaksnr.: Ingen Ingen 4 sifre Inntastes som etternavn fornavn mellomnavn Må være numeriske tegn Må være numeriske tegn Må være numeriske tegn 7

8 MARKEDSUTVELGELSE Markedsutvelgelse benyttes når man skal søke frem grupper av foretak med felles kjennetegn. Søkingen er uunnværlig, dersom man ønsker å henvende seg til en spesiell gruppe foretak. Antallet forskjellige søkemuligheter varierer med versjonen av Market Select man har. De ulike søkekriteriene er beskrevet nedenfor. Det er viktig at man kombinerer søkekriteriene slik at man oppnår en mer målrettet markedsføring. Generelt om markedsutvalg Når man går inn på de ulike kriteriene, vil man få enkelte valg som går igjen på alle søkekriteriene. Disse valgene er: [Utvid] Dersom du markerer [Utvid] vil du for eksempel kunne velge ut flere bransjer eller et fylke sammen med flere kommuner. [Redusér] Dersom [Redusér] er aktivert vil utvalget ditt reduseres med de kriteriene du setter. Eksempelvis kan du redusere utvalget til kun å bestå av bedrifter med under 10 ansatte. [Ekskludér] Dersom du ønsker å utelate visse grupper foretak i utvalget, markeres [Ekskludér]. Dette gjelder for eksempel om man ønsker alle foretak i et fylke, unntatt de som har mellom 5 og 10 ansatte. 8

9 Selekteringskriterier Geografi: Postnummer: Ved en utvelgelse etter postnummer, skal man taste inn en minimum og en maksimumsverdi. Dersom minimumsverdien er lik maksimumsverdien er det kun foretak som ligger på dette postnummeret som fremkommer i utvalget. Sted: Ved søk på stedsnavn vil resultatet være de foretak som har det gjeldende stedsnavn i adressen. Kommune: Ved søk på kommune søker man på den gjeldende kommunes navn. Det er mulig å velge flere kommuner i det samme søketrinnet. Fylke: Søk på fylker fungerer som ved søk på kommuner. Bransje: Bransjeoversikt: Utvelgelse ved hjelp av en hierarkisk bransjeoversikt. Ved å dobbeltklikke på et element på listen, (eller trykke Space når valgbar'en er på ønsket felt), endres antall bransjer. Man kan arbeide seg videre i listen ved å trykke på "+", da vil undergruppene fremkomme. Et "+" betyr at gruppen består av en eller flere undergrupper. Søkeord - Kode: Utvelgelse, søk på bransjekoder direkte, eller ord i bransjeteksten. Antall ansatte: Antall ansatte: Søk på antall ansatte skjer ved å taste inn minimumsverdi og maksimumsverdi før søket gjennomføres. Kommunikasjon: Telefon: Firmaenes telefonområde kan benyttes som søkekriterium i en markedsutvelgelse. Søket kan blant annet være aktuelt dersom man lager telemarketinglister og kun ønsker et utvalg med foretak som har oppgitt telefonnummer. Telefaks: Samme funksjonalitet som ved søk på telefonområde. E-post: Tar kun med foretak med registrert e-postadresse. Web: Tar kun med foretak med registrert web-adresse. Kontaktpersoner: Privat: Her vil man kunne velge ut foretak som inneholder opplysninger om en eller flere bestemte kontaktpersoner, kategorisert innenfor privat sektor. Styre: Her vil man kunne velge ut foretak som inneholder en eller flere bestemte kontaktpersonkategorier innenfor styreverv. Offentlig: Her vil man kunne velge ut foretak/institusjoner som inneholder opplysninger om en eller flere bestemte kontaktpersoner kategorisert innenfor offentlig sektor. Regnskapsposter: Resultatregnskap: Ved å velge de ulike selekteringskriteriene under resultatregnskapet, vil man kunne selektere på foretak som ligger innenfor de intervaller det søkes på, innenfor regnskapspostene som søkes. Balanseregnskap eiendeler: Ved å velge de ulike selekteringskriteriene under balanseregnskapet, vil man kunne selektere på foretak som ligger innenfor de intervaller det søkes på, innenfor de regnskapsposter som søkes. Balanseregnskap: Ved å velge de ulike selekteringskriteriene under balanseregnskapet, vil man kunne selektere på foretak som ligger innenfor de intervaller det søkes på, innenfor de regnskapsposter som søkes. Endring Resultatregnskap: Ved å velge de ulike selekteringskriteriene under endring resultatregnskap, vil man kunne selektere på foretak som ligger innenfor de endringsintervaller det søkes på, innenfor regnskapspostene som søkes. Her kan man f.eks. gjøre søk på foretak som har hatt en viss vekst i driftsinntektene. Endring Balanseregnskap: Ved å velge de ulike selekteringskriteriene under endring balanseregnskap, vil man kunne selektere på foretak som ligger innenfor de endringsintervaller det søkes på, innenfor de regnskapsposter som søkes. 9

10 Nøkkeltall Likviditetsgrad: Sier noe om bedriftens evne til å betale kortsiktig gjeld. Soliditet: Faktor som viser hvor stor del av foretaket som er finansiert med egenkapital. Gjeldsgrad: Viser summen av kortsiktig og langsiktig gjeld sett i forhold til egenkapitalen. Resultatgrad: Angir hvor stor del av hver salgskrone som blir igjen til dekning av renter og overskudd. Totalkapitalrentabilitet: Viser resultatet på bedriftens normale aktivitet i form av avkastning målt i % før rentekostnader, ekstraordinære kostnader/inntekter samt skatt. Rentedekningsgrad: Forteller hvor mange ganger resultatet (før fradrag for finanskostnader) dekker finanskostnader. Diverse Foretaksform: Her kan man gjøre søk på bestemte foretaksformer som f.eks. aksjeselskap. Man kan også søke frem alle offentlige virksomheter dersom man velger ut foretaksformen Offentlig. Etableringsår: Her kan man gjøre søk på foretak som har etablert seg innenfor gitte årstall. Bank: Under Bank kan man velge ut en målgruppe basert på hvilken bankforbindelse foretaket er registrert med. Revisor: Under Revisor kan man velge ut en målgruppe basert på hvilken revisorforbindelse foretaket er registrert med. Registrert dato: Her kan man søke frem foretak som er registrert i foretaksregisteret innenfor gitte tidsintervaller. Man kan f.eks. søke frem hvilke foretak som er registrert siste måned. Ratingklasse: Ved å benytte ratingklasse som et søkekriterium, kan du sikre deg at målgruppen du velger er kredittverdig, basert på den informasjonen som foreligger i CreditInform sine databaser. 10

11 LISTE "Listen" viser resultatet eller resultatene av den utvelgelse som enten er gjort i firmaoppslag eller i markedsutvalget. Ofte kan listen benyttes til en videre utvelgelse av virksomheter fra et større søk, da man kan ekskludere enkelte virksomheter som ikke passer inn i utvalget. Ved å dobbeltklikke på et av foretakene i listen vil det aktuelle foretaket fremvises i rapporten. Ekskludere foretak fra listen kan gjøres ved å markere foretaket for deretter å benytte "delete" tasten. Foretaket vil da bli utelatt fra utvalget Sortering: bestemmer i hvilken sorteringsorden listen vises. Dette kan være nyttig hvis man ønsker å sortere utvalget etter driftsinntekter og dermed få en prioritetsliste over potensielle kunder. Man kan sortere på følgende kriterier i stigende eller synkende orden: Firmanavn Postnummer Sted Kommune Fylke Antall ansatte Telefon Sum Driftsinntekter Driftsresultat Ordinært resultat før skatt Sum egenkapital Ratingklasse Det er alltid kolonne fire sorteringen retter seg etter og som dynamisk skiftes ut avhengig av hvilket kriterium man har valgt å sortere etter. Listen viser foretakene i grupper av 25 og neste gruppe velges i Quickbaren under resultatlisten. 11

12 RAPPORT I fanen "Rapport" fremkommer en rapport inneholdende kontaktinformasjon, bransjeinformasjon samt regnskaper mm. for de utvalg man har valgt under "Firmaoppslag" eller "Markedsutvalg". Dersom du ønsker å hente frem dybdeinformasjon fra flere enn det aktive foretaket, kan du benytte [Neste] og [Forrige] knappene nederst til høyre i vinduet. 12

13 Følgende opplysninger kan være tilgjengelig (avhengig av versjon): Foretaksinformasjon Kontaktpersoner Regnskapsposter Navn Besøksadresse Postnr./sted Postadresse Postnr./sted Fylke/kommune Etableringsår Foretaksform Antall ansatte Telefonnr Telefaksnr Web E-post Foretaksnr Registrert dato Eiere Datterselskaper Revisor Bankforbindelse Bransjer Daglig leder Markedsføring Salg Økonomi Innkjøp IT Styreformann Styre Poster fra resultatregnskapet Poster fra balanseregnskapet Nøkkeltall I rapportene vil enkelte informasjonselementer være markert som linker. Ved eksempelvis å klikke på foretakets web-adresse, vil et nytt vindu åpnes, og foretakets hjemmeside fremkomme. Klikker du på foretakets e-postadresse, vil ditt e-postprogram generere en ny e-post. Dersom man klikker på disse, vil foretaksrapporten for det aktuelle foretaket/avdelingskontoret fremkomme. MENYVALG Fil Nullstill: Nullstiller ditt utvalg. Hent lagret søk: Ved bruk av dette menyvalget, kan du hente et eksisterende utvalg dersom dette er lagret. Lagre søk: Ved å lagre søket kan du senere hente opp dette, ved å benytte [Hent lagret søk]. Hent kunder: Denne funksjonaliteten kan du benytte dersom du har et eksisterende kunderegister, hvor du har lagret foretaksnummer på de ulike forekomstene. Ved å importere foretaksnumrene fra din kundedatabase til Market Select som en ren txt-fil, kan du f.eks. påføre ytterligere informasjon i en eksport. Ekskludér kunder: Dersom du ønsker å gjennomføre en kampanje rettet mot nye potensielle kunder, kan du gjøre et ordinært markedsutvalg, og deretter ekskludere egne kunder, dersom du har registrert foretaksnummer på objektene. Foretaksnumrene må da importeres som en ren txt-fil inn i Market Select. Kombinér kunder: Dersom du har gjort et ordinært markedsutvalg, og ønsker å finne de forekomstene som både er i ditt definerte markedsutvalg, og f.eks. i din kundedatabase kan du benytte [Kombiner kunder]. Dette forutsetter at du har foretaksnumrene til dine kunder tilgjengelig i et rent txt-format. Skriv ut liste: Med dette menyvalget kan du skrive ut oversiktslister med de foretak du har i ditt markedsutvalg. Du vil da skrive ut de foretak du har under [Liste]. Skriv ut rapport: Ved å benytte dette menyvalget vil du kunne skrive ut de rapportene du har i ditt markedsutvalg. Du vil kunne skrive ut enten den aktive rapporten, eller alle rapportene i utvalget. Eksportér: Ved å benytte dette menyvalget vil du ha muligheten til å kunne eksportere en rekke dataelementer fra løsningen. Dette vil beskrives nærmere under kapittel 9. Avslutt: For å avslutte løsningen kan du benytte dette menyvalget. 13

14 Vis Firmaoppslag: Tar deg til firmaoppslag hvor du kan søke frem opplysninger om et enkelt foretak Markedsutvalg: Tar deg til markedsutvalget hvor du kan gjøre søk basert på en rekke selekteringskriterier Liste: Tar deg til listefunksjonen der du kan se hvilke foretak som er i din målgruppe Rapport: Tar deg til rapportfunksjonen, hvor du kan se dybdeinformasjon over de foretak som ligger i din målgruppe Verktøy Innstillinger: Dersom du velger [Max.treff] samt [Delnavnsøk], og ønsker at dette skal være foretrukne innstillinger, kan du velge [Verktøy] og [Innstillinger] Hjelp Hjelp: Her finner du oppdaterte hjelpefiler som beskriver funksjonaliteten til løsningen Om Market Select: Her finner du blant annet informasjon om versjonsnummer, telefonnummer til kundesenteret mv 14

15 DATAEKSPORT Du kan med enkle tastetrykk eksportere en mengde data fra Market Select. Du kan eksportere dataene til ulike separerte tekstfiler, slik at du kan benytte dataene i forbindelse med flettebrev, import i CRM-systemer mv. Nedenfor finner du en trinn for trinn veiviser på hvordan dette enkelt kan gjøres. Start med å gjøre utvalget du ønsker eksportert, enten fra [Firmaoppslag] eller fra [Markedsutvalg]. Velg deretter [Fil] og [Eksportér]. NB! Det er viktig at du benytter filmenyen som tilhører Market Select, og ikke filmenyen som tilhører din nettleser. 15

16 Du får da opp et nytt vindu hvor du kan velge eksportformat. Du kan i tillegg velge om du vil ha med overskriftsrad for de ulike feltene i eksportfilen. Klikk så [Valg av datafelter]. Et nytt vindu vil da åpnes. Her har du muligheten til å velge ut hvilke data du ønsker i din eksportfil. Du kan enten velge ett og ett datafelt, eller benytte deg av de definerte malene for [Telefonliste], [DM-liste] eller [Full eksport]. Når valgene er gjort, klikk [OK]. Du får da opp vinduet hvor du valgte feltskilletegn. Klikk [Lagre som]. 16

17 Velg hvor du ønsker å lagre filen, velg et passende filnavn, og klikk [Lagre]. Nedlastingen vil nå starte. 17

18 IMPORT TIL MS EXCEL 1. Åpne Excel. 2. Velg [Fil] og [Åpne]. 3. Velg [Tekstfiler] under [Filtype:], klikk på filen du eksporterte fra Market Select og velg [Åpne]. 4. Du får nå opp en Tekstimportveiviser som består av 3 trinn. Klikk [Neste] i første trinn. 18

19 5. I andre trinn vil du se at informasjonselementene blir fordelt i kolonner. Klikk [Neste]. 6. I tredje trinn må postnummer-kolonnen endres fra kolonnedataformat [standard] til [tekst]. NB! Dersom du ikke endrer kolonnedataformatet til tekst, vil den første nullen i alle postnummer i Oslo forsvinne. Når dette er gjort, klikk [Fullfør]. 19

20 7. Adresselistene dine kan nå sorteres og bearbeides videre i Excel-arket. NB! Husk å markere hele regnearket dersom du skal sortere adresselistene. Dersom du sorterer informasjonen uten å markere hele regnearket, vil kun den kolonnen som du ønsker å sortere på bli sortert. Husk å lagre filen som en Excel-fil. 20

21 BREVFLETTING I MS WORD 1. Hent opp brevet du ønsker å flette til utskrift. 2. Velg [Verktøy] og [Flett utskrift]. 3. Deretter velger du [Opprett] og [Standardbrev]. 4. Klikk på knappen [Aktivt vindu]. 21

22 5. Velg så [Hent data] og [Åpne datakilde]. 6. Velg [Tekstfiler] under [Filtype:], klikk på filen du eksporterte fra Market Select og velg [Åpne]. 7. For å kunne sette inn flettefeltene i Word-dokumentet velger du [Redigér hoveddokument]. 8. Du får nå opp en ny verktøylinje i Word hvor du velger Sett inn flettefelt. Du vil få opp en flervalgsliste, der du setter inn de feltene du ønsker å ha med i utsendelsen. (F.eks: kontaktperson, navn, adresse, postnummer, poststed). For å kontrollere at flettefeltet er i orden, kan du trykke på knappen merket [«ABC»]. Husk å merke alle etiketter og adresser med Kilde: CreditInform AS tlf

23 9. Velg [Verktøy], [Flett utskrift] og [Flett]. 10. Du kan nå flette til et nytt dokument. Klikk [Flett]. 11. Flettedokumentet er nå klart til å skrives ut. Dersom du har scannet inn din signatur, eller hvis dokumentet inneholder bilder, anbefales det å flette direkte til utskrift. 23

24 ETIKETTFLETTING I WORD 1. Åpne et nytt dokument i Word. 2. Velg [Verktøy] og [Flett utskrift]. 3. Deretter velger du [Opprett] og [Adresseetiketter]. 4. Klikk på knappen [Aktivt vindu]. 5. Velg så [Hent data] og [Åpne datakilde]. 24

25 6. Velg [Tekstfiler] under [Filtype:], klikk på filen du eksporterte fra Market Select og velg [Åpne]. 7. Klikk [Hoveddokumentoppsett] som tar deg til [Etikettalternativer]. 8. I neste trinn velger du det etikettformatet som dine etiketter har. Dersom du har en av standardetikettene som ligger under [Etikettprodukter], velger du det. (For eksempel Avery A4 and A5.) Velg også [Produktnummer] i tabellen nederst til venstre. (For eksempel L7560 Adresse.) Dersom du har et annet format, velg [Andre] og registrer det nye formatet. Velg gjerne [Detaljer] for å sjekke at antall og mål stemmer. Trykk [OK]. 25

26 9. I neste vindu bestemmer du hvordan du ønsker at etiketten skal se ut. Klikk [Sett inn flettefelt], og velg rekkefølgen fra denne listen; for eksempel: Firma, Daglig leder, Navn, Postadresse, Postnr., Sted. NB! Merk at hver gang du velger et felt, så kommer du tilbake til [Eksempeletikett], og at du må velge linjeskift slik at du får feltene under hverandre. Klikk [Sett inn flettefelt] mellom hvert valgte felt. Når det gjelder Postnr. og Sted så settes disse feltene ved siden av hverandre med et mellomrom, mellom faste felter (for eksempel kildemerking) kan dette tastes direkte inn i eksempeletiketten. Når alle felter er valgt, trykk [OK]. Høyreklikk på teksten for å minske skriftstørrelsen. 10. I vinduet [Flett utskrift] klikker du [Flett] (Trinn 3.) Et nytt vindu åpnes. Klikk [Flett] igjen. 11. Etikettene er nå klare til å skrives ut. 26