Brukerhåndbok for fakturatjenesten Versjon

Transkript

1 Brukerhåndbok for fakturatjenesten Versjon Side 1 av 34

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING OMFANG - PRODUKTBESKRIVELSE HÅNDBOKEN OG IMPLEMENTASJONSGUIDE FORRETNINGSMODELL OG BANKNETTVERKET BEGREPSDEFINISJONER ADRESSERINGSBEGREPER FOR BEDRIFTER FAKTURAFORMATENE KONTROLL MOT FORMAT SCHEMA VEDLEGG VALIDERING OG DUPLIKATKONTROLL AV FAKTURAFIL Kontroll av filnavn Kontroll på fakturanivå KVITTERINGER Nivå 1 kvittering Nivå 2 kvittering Nivå 3 kvittering Kvittering for EHF AKSESSPUNKT AKSESSPUNKT/PEPPOL INFRASTRUKTUR AVVIKSHÅNDTERING FUNKSJONER I FAKTURATJENESTEN INNLOGGING Innlogging direkte til fakturatjenesten (url) Innlogging via Nettbank bedrift ADMINISTRASJON Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten VALG AV ORGANISASJON INNGÅENDE FAKTURAFIL TIL FAKTURAMOTTAKER Motta efaktura fil Motta efaktura Bedrift i Nettbank bedrift VELKOMSTSIDEN I NETTBANKEN MED MOTTATTE FAKTURAER Skjermbilde ved inngang Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling UTGÅENDE FAKTURAFIL FRA FAKTURAUTSTEDER Send fakturafil Alternativ filforsendelse: Registrering av en enkeltfaktura Se sendte enkeltfaktura SØK BEDRIFTER (HENT AVTALER) ARKIV FILKOMMUNIKASJON DIREKTE TIL NETS TILKNYTTEDE TJENESTER I FAKTURATJENESTEN LANGTIDSARKIV FAKTURAPRINT FAKTURASKANNING Behandling av faktura Skanning HVORDAN KOMME I GANG MED FAKTURATJENESTEN IMPLEMENTERINGSPROSESS AVTALEINNGÅELSE Side 2 av 34

3 9.3 REGISTRERING AV AVTALEN FAKTURAHOTELL OG VISNING AV FAKTURADETALJER TEST TEST AV FAKTURAFIL TEST AV FAKTURAPRINT TEST AV FAKTURASKANNING PRODUKSJON DRIFTSMØNSTER KUNDESERVICE AVSLUTNING AV TJENESTEN Side 3 av 34

4 1 Innledning SpareBank1 satser betydelig på utvikling av effektive løsninger for næringslivet. For fakturahåndtering er det etablert flere, fleksible løsninger for å kunne møte bedriftenes behov. Fakturatjenesten gjør det mulig for en bedrift å sende elektroniske fakturaer til sine kunder og/eller motta fakturaer elektronisk fra sine leverandører. Generelt kan fakturaer sender og mottas elektronisk i standardisert format, tilnærmet uavhengig av hvilket format avsender og/eller mottaker benytter. Tjenesten tilfredsstiller offentlige, kjente norske krav til standarder og bokføringsprinsipper. SpareBank 1 tilbyr ulike varianter av kommunikasjon og løsninger for fakturatjenester. Det er etablert en egen portal med fakturatjenester som kan benyttes frittstående. Samtidig er samme portal integrert i Nettbank bedrift under fanen Fakturatjenester. Integrasjonen betyr at kundene slipper flere pålogginger. Bedrifter kan også etablere direkte kommunikasjon mellom egne interne systemer og bankenes leverandør Nets. Dette er spesielt praktisk for bedrifter som har egne fakturaflytløsninger (mottak, attestasjon og anvisning) og filforsendelsessystemer, som normalt er integrert mot kundereskontro og regnskap. 1.1 Omfang - produktbeskrivelse Tjenesten er åpen for utveksling av elektroniske fakturaer mellom bedrifter på tvers av bankforbindelse. Oversikt over hvilke bedrifter som benytter efaktura B2B kan lastes ned fra bankenes felles nettside - elektroniskfaktura.com eller hentes via bankens fakturatjeneste. Faktura sendes også automatisk til utstedere som er tilknyttet aksesspunkt, se eget punkt om dette. Mottak av faktura sendt fra aksesspunkt avtales med banken. Det er mulig å kombinere fakturatjenester med Fakturaskanning og Fakturaprint. Bedriften får automatisk tilgang til sine mottatte og sendte fakturaer i et arkiv med arkivperiode på 16 måneder, men det kan også tegnes avtale om Langtidsarkiv i 10 år. Fakturaprint er automatisk tilknyttet webfakturaløsningen Lag og send enkeltfaktura. Den enkelte faktura vil da bli sendt elektronisk til mottakere som kan motta elektronisk og vil gå til print og postal utsendelse for andre fakturamottakere. Unntak her gjelder faktura som utsteder i EHF formatet (valg mottakertype statlig) dette valget gir ingen print av faktura. Fakturaportalen har et enkelt webgrensesnitt og hjelpetekster er lagt inn i spørsmålstegnet øverst til høyre i hvert skjermbilde. Hvordan bedriften kommer i gang med efaktura B2B er beskrevet i kap. 9. Side 4 av 34

5 1.2 Håndboken og implementasjonsguide Denne håndboken er gjeldende for alle bedrifter som avtaler en fakturatjeneste med SpareBank 1 og som bruker tjenestene. En del informasjon gjelder direkte for efaktura Privat (B2C) og har sammenheng med at en bedrift kan sende en fakturafil som splittes hos bankens leverandør til de ulike elementene efaktura B2B, efaktura B2C og print. Håndboken er både en kortfattet produktbeskrivelse av SpareBank1 s fakturatjenester samt løsningsbeskrivelser for bl.a. kommunikasjon og validering. Det nevnes også ulike tilleggsopsjoner som en bedrift kan velge å ta i bruk. BSK implementasjonsguide for e2b efaktura format v.3.3 er et supplement til denne brukerhåndboken og finnes på BSK implementasjonsguide gir også en del veiledende retningslinjer for bruk av format og for utveksling. SpareBank 1 benytter Nets som samarbeidspartner og leverandør for SpareBank1- bankenes fakturatjenester. Det betyr at de tilknyttede tjenestene som print, fakturaskanning og langtidsarkiv, utføres av Nets på vegne av banken. Disse tjenestene faktureres kunden direkte fra Nets på vegne av banken. 1.3 Forretningsmodell og banknettverket Banker med konsesjon i Norge har etablert felles grunnlag for efaktura som kundetjeneste. Dette omfatter både faktura fra bedrift til privatpersoner (B2C) og mellom bedrifter (B2B). Den operasjonelle infrastrukturen som bankene har felles, er avtaledatabaser og koblingspunkt med definerte standarder på utveksling og formater. BSK (Bankenes standardiseringskontor) ivaretar standardiseringsarbeidet på vegne av alle bankene, se også downloads under I bankenes samarbeid, som ofte benevnes banknettverket, er det også en felles nettside samt at det for efaktura Privat (B2C) brukes nettsiden Bankene tilbyr ulike varianter av fakturatjenester, som både kan være integrert i portaler, nettbanker og med direkte forsendelser. Bankenes forretningsmodell vises med modellen under: Side 5 av 34

6 Dette innbærer at kunder med en avtale om efaktura B2B kan sende og/eller motta efaktura til/fra bedriftskunder som har en avtale om tjenesten med en samarbeidsbank. En fakturamottaker med avtale om tjenesten vil automatisk kunne motta efaktura fra alle fakturautstedere tilknyttet løsningen og kan ikke reservere seg fra å motta efaktura fra utvalgte leverandører. Likeså kan en fakturautsteder sende efaktura til alle fakturamottakere knyttet mot løsningen. Banken har også aksesspunkt som er knyttet til tjenestene. Dette kommer i tillegg til fakturaformidling mellom bankene. Det medfører at en fakturautsteder automatisk får rutet sine fakturaer til mottakere henholdsvis knyttet til en bank eller aksesspunkter. Banken regulerer ikke det kommersielle forholdet mellom leverandør og kunde. Banken forutsetter at utveksling av elektronisk faktura avtales direkte mellom partene. 2 Begrepsdefinisjoner efaktura Privat efaktura B2B efaktura En faktura Fakturautsteder Fakturamottaker Forbruker Fakturaarkiv Fakturahotell Arkiv Enett/GIS Aksesspunkt Eksisterende bankfelles efaktura tjeneste, som benyttes av bedrifter og privatpersoner. Benevnes ofte som efaktura B2C. efaktura tjeneste i Norge, som benyttes av bedrifter ved utveksling av elektroniske fakturaer. En elektronisk faktura Manuell registrering av en elektronisk enkeltfaktura i SpareBank1 s kundeportal (webfaktura) En bedrift er knyttet opp mot bankens efaktura tjeneste, der bedriften sender inn elektroniske fakturaer til bankens efaktura B2B/B2C tjeneste for videre distribusjon (både elektronisk og på papir). En bedrift som er knyttet opp mot bankens efaktura B2B tjeneste, og som ønsker å motta fakturaer elektronisk fra sine leverandører. En privatkunde som i dag mottar fakturaer fra bedrifter/organisasjoner/offentlige institusjoner. En tjeneste som håndterer elektronisk mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer. Hovedfunksjon til fakturaarkivet er å arkivere fakturahistorikken for fakturautsteder og fakturamottaker, og gjøre denne tilgjengelig ved hjelp av søke- og filtreringsfunksjoner Arkiv av faktura og samtidig en tjeneste som håndterer elektronisk mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer. En tjeneste som både er obligatorisk og fritt tilgjengelig korttidsarkiv samt 10 års langtidsarkiv av faktura i pdf-format. filpostkasse i Nets Aksesspunkt er en transportformidler av filer fra en utsteder til en mottaker. Aksesspunktet må innordne seg etter Side 6 av 34

7 retningslinjene gitt av EU-prosjektet PEPPOL og den regionale myndighet (DIFI). SMP SML Dokument (type) PEPPOL BIS Service Metadata Provider, adresseregister for å finne hvilket aksesspunkt en mottaker tilhører. I Norge kalles registeret ELMA og utvikles og driftes av DIFI. Service Metadata Locator, europeisk tjeneste for å finne hvilken tjeneste provider en bestemt mottaker har. Utvikles og driftes av EU Dokumenter som kan formidles i infrastrukturen. Under denne avtalen er det tilrettelagt for EHF-faktura, kreditnota og purring, samt PEPPOL BIS-faktura. Format basert på UBL 2.0 definert av CEN. Benyttes av utenlandske utstedere. 3 Adresseringsbegreper for bedrifter For å sikre utvekslingen av fakturaer mellom fakturautsteder og mottaker, kreves at begge parter er registrert i bankenes avtalebase. Bankene har sidestilt efakturaid og organisasjonsnummer som adresseringsbegrep. efakturaid vil bli benyttet for utveksling mellom bankene. efakturaid: efaktura Id består av BIC nummer (Bank Identier Code) IBAN nummer (International Bank Account Number) Organisasjonsnummer: Staten krever adressering med organisasjonsnummer og dette må alltid oppgis med faktura til statlig mottaker (organisasjonsnummer oppgis i PartyID som et alternativ til efakturaid(bic-iban)). 4 Fakturaformatene efaktura B2B tjenesten har implementert støtte for følgende standard fakturaformater: e2b versjon 3.2 e2b versjon 3.3 med bransjetillegg EHF, statens format for faktura og kreditnota Agressoformat for efaktura B2C. I tillegg er det muligheter for kundetilpassede formater. For fakturautsteder Side 7 av 34

8 Som fakturautsteder må bedriften velge hvilket av disse filformatene som bedriften skal benytte. Dette er et viktig punkt som fakturautsteder må avklare med sin programvareleverandør. Uansett hvilket format som velges, vil utsteder kunne sende inn sine fakturaer elektronisk på fil for validering og distribusjon til bedriftens fakturamottakere. For fakturamottaker Fakturamottakere velger hvilket filformat som skal benyttes for å håndtere mottak av elektroniske fakturaer. Dette må stemme med det (de) formater som bedriftens programvareleverandør har tilrettelagt, for hvis bedriften skal benytte integrerte løsninger. For bedrifter som er både fakturautsteder/-mottaker For disse bedriftene gjelder det samme som beskrevet ovenfor. Bedriften velger selv hvilket format de ønsker å sende ut/motta elektroniske fakturaer på. Bedriften kan ha ulike format for henholdsvis utgående og innkommende fakturaer. Stylesheet Banknettverket har etablert et standard stylesheet som kan brukes som visningsmal. Dette kan benyttes for faktura formidlet i e2b-formatet og kan får direkte fra banken eller lastes ned fra elektroniskfaktura.com. I visningsmalen vil alle felter fra xml en (fakturafilen) bli presentert for mottaker. En fakturautsteder kan henvise til denne visningsmalen i sin fakturafil for å tydeliggjøre en visningsmulighet for alle mottakere. For EHF er det definert et eget stylesheet, som finnes på Difi s hjemmeside. 4.1 Kontroll mot format schema Alle filer som kommer inn til bankens leverandør Nets og som distribueres fra Nets, sjekkes mot sitt formats schema. Det oppfordres til å laste ned siste versjon av implementeringsguide før implementeringsarbeidet starter. Utsteders filer skal være testet ok mot schema før fil kan sendes inn til test. Dette kan også inngå som del av test- og implementeringsprosessen. 4.2 Vedlegg Det er mulighet for fakturautsteder å sende vedlegg til faktura som distribueres til fakturamottaker i avtalt format mellom bedrifter tilknyttet banker i Nets. Vedleggsalternativer i løsningen er: faktura med tilhørende vedleggsformat embedded, dvs. innbakt i fakturafil url med lenke til arkiv pdf fra arkiv(gjelder kun fakturamottaker og krever egen avtale) Vedlegg blir viruskontrollert og avvist dersom virus oppdages. Fakturaen vil bli behandlet selv om vedlegg avvises. Vedlegget kan ha maks størrelse på 200MB. Detaljer om bruk av vedlegg er ytterligere beskrevet i vedleggsappendix til bankenes felles implementasjonsguide, som kan lastes ned fra eller Side 8 av 34

9 4.3 Validering og duplikatkontroll av fakturafil Validering og duplikatkontroll har en viktig funksjon for å sikre kvaliteten på distribusjon av fakturaer. Disse funksjonene er implementert i efaktura B2B på fakturanivå. Fakturautsteder vil kun motta feilmeldinger dersom feil avdekkes under validering og duplikatkontroll. Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om duplikatkontroll kun innenfor ett kalenderår. Alle innsendte fakturaer vil dermed bare bli sjekket for duplikat mot fakturaer fra samme år. Duplikatkontroll kan avvike for tredjepart når det gjelder å utstede like fakturanummer-serier pr klient. Se kap. 4,4 for mer informasjon om kvitteringsmeldinger Kontroll av filnavn Når en fakturautsteder sender inn en fakturafil til efaktura B2B tjenesten, så vil denne kontrolleres på filnavn. Dersom utsteder har sendt inn en fil pålydende samme navn som en tidligere innsendt fil, vil den nye filen avvises. Det genereres en kvitteringsfil som gjøres tilgjengelig for fakturautsteder og som refererer til opprinnelig mottatt filnavn. Kvitteringer er tilgjengelig i 25 virkedager. Oppbygging av filnavn avtales ved test Kontroll på fakturanivå Duplikat kontrollen på fakturanivå baserer seg på at 5 spesifikke felter i fakturaen valideres. Disse er: Fakturautsteders organisasjonsnummer fakturautsteders IBAN Fakturanummer Fakturatype Fakturastatus (original, purring, kopi, kreditnota eller efaktura m/avtalegiro) Forutsatt at man finner en eksisterende faktura (fra første kjøring) med lik org.nr. og fakturanr., så er den kontrollerte faktura et duplikat når den er: En vanlig faktura som ikke er en kopi. En kreditnota som ikke er en kopi. En purring og første eksisterende faktura er en kreditnota. Faktura som er merket med kopi eller test vil ikke bli behandlet som et duplikat. Dersom duplikatkontrollen avdekker feil, vil fakturafilen avvises, kvitteringsmelding genereres og gjøres tilgjengelig for fakturautsteder i bankens kundeportal. Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om duplikatkontroll innenfor ett kalenderår, se eget felt i avtaleskjema. Side 9 av 34

10 4.4 Kvitteringer Alle kvitteringene fra en mottatt fakturafil, vil bli samlet og returnert i en samlet kvitteringsfil. Hvis bankens leverandør Nets mottar 2 filer fra samme utsteder vil denne dermed motta 2 kvitteringsfiler selv om disse to filene er sendt inn til Nets nesten samtidig. Det vil kun sendes én feilkvittering per faktura, men denne kan inneholde flere meldinger avhengig av hva som er validert feil. Feilene sorteres i følgende hierarki: 1. Validering 1: skjemavalidering. Er det en skjemafeil, vil de 2 neste valideringene ikke gjennomføres. Da vil altså kun skjemafeilen rapporteres. 2. Validering 2: Mandatory felter og noe validering av innhold i felter. Er det feil på validering 2 vil alle feil på validering 2 rapporteres. Validering 3 vil ikke gjennomføres. 3. Validering 3: Utsjekk avtaler. Er det feil på denne valideringen, vil den relevante meldingen angis. Er det flere feil knyttet til avtale vil alle disse gis. Hierarkiet innebærer at hvis det finnes en feil på validering 1 og 3 vil kun feilen på det høyeste nivået oppdages. Hvis det imidlertid finnes flere feil i validering 1, vil alle disse bli rapportert. Forsendelsesrapport: I tillegg til xml-kvittering er det mulig å motta en forsendelsesrapport pr e-post. Den vil ha en referanse til innsendt fakturafil, oppsummere behandling av fakturaene og ev inneholde et vedlegg i excel over avviste fakturaer. Bedriften oppgir på Registreringsskjema for elektronisk fakturatjeneste hvem som skal motta rapporten. Eksempel på tekst i e-post: -----Original Message----- From: noreply@bbs.no [mailto:noreply@bbs.no] Sent: 8. september :24 To: post@bedriften.no Subject: Filforsendelse (ref 1_677511) Forsendelse Rapport Forsendelseid, deres ref: Forsendelseid, vår ref: Innlest dato/tid: :26 Antall fakturaer totalt: 1 Kanal B2B Antall fakturaer til denne kanalen 1 Antall godkjente fakturaer: 0 Antall avviste fakturaer: 1 Antall efaktura B2B videresendt til annen utvekslingssentral: 0 Eventuelle avviste fakturaer er spesifisert med feilårsak i vedlagt excel fil. Ved antall linjer over vil rapporten fordeles over flere arkfaner Side 10 av 34

11 4.4.1 Nivå 1 kvittering Formatene har definert 2.nivå-kvitteringer, dvs. kvittering pr faktura. Kvitteringen er en bekreftelse på at forsendelsen/filen er mottatt og at mottaker har overtatt ansvaret for forsendelsen/filen. På bakgrunn av dette er det definert en generell 1. nivå kvittering som benyttes for alle formater og filer som er sendt inn via enett/gis. Filer som sender inn via bankens kundeportal, vil pt ikke få noen 1. Nivå kvittering. Kvitteringen bekrefter at fakturafilen er mottatt og vil bli behandlet i henhold til den avtalen som er inngått med utsteder. Det sendes 1 kvittering pr mottatt fil. Kvitteringen sendes umiddelbart etter at filen er mottatt og lest i mottakssystemet for efaktura B2B. Kvitteringen vil utebli hvis en teknisk feil har oppstått mellom fakturautsteder/datamottaker og enett/gis, slik at bankens leverandør Nets ikke har mottatt filen eller hvis det oppstår en feil mellom enett/gis og mottakssystemet for efaktura B2B. Det anbefales at bedriften har et program eller en rutine for å kontrollere at antall kvitteringer mottatt er lik antall filer avsendt. Kvitteringen inneholder følgende element: interchangeid. En verdi som settes i Nets. FileName. Filnavnet som filen har når mottakssystemet for efaktura B2B får denne. size. Antall bytes receivedtime. Dato og klokkeslett som mottakssystemet for efaktura B2B mottok denne sender. enett brukernavn Nivå 2 kvittering Fakturautsteder eller dennes dataavsender får alltid kvittering og må sjekke om denne kun bekrefter at mottatte fakturaer er ok eller om det er en kvittering som har en feilmelding. Kvitteringsløsningen tar utgangspunkt i standard dokumentasjon av kvitteringsløsning for e2b 3.3 se Løsningen totalt sett er beskrevet i standard dokumentasjonen. Beskrivelsen under begrenser seg til spesifikke valg bankene gjennom BSK har gjort i forholdt til den generelle løsningen. Oppbygging: I hht dokumentasjonen for e2b 3.3 kan en kvittering bestå av en Utveksling (interchange) Konvolutt (envelope) Kvitteringsmelding (ApplicationResponse) kvittering (DocumentResponse) Bankenes løsning benytter ikke konvolutt, Kvitteringsfilen inneholder en o utveksling o kvitteringsmelding som angir antall kvitteringsdokumenter o Kvittering pr innsendt faktura som angir om fakturaen er validert ok eller ikke. ntallet er lik antall fakturaer som ble mottatt i filen. Side 11 av 34

12 Hvis bankens leverandør Nets ikke kan lese filen og dermed verken kan telle antall fakturaer i filen eller validere disse, vil kvitteringen bestå av en kvitteringsmelding og en kvittering. I kvitteringsmeldingen vil antall fakturaer bli oppgitt til 1. Kvitteringen vil inneholde en kvittering, men vil ikke angi mottaker, avsender eller fakturanummer. Navnet på fila inn vil bli angitt som referanse til hva som det kvitteres for Nivå 3 kvittering Hvis fakturaen går til en bank som har en annen teknisk leverandør enn utstederbanken, vil fakturautsteder først få en 2.nivå kvittering som sier at fakturaen er ok behandlet her og sendt videre. Da vil responskoden være 02. Når så fakturaen er ferdig validert hos mottaker-sentralen og utstederbanken har fått kvittering, vil denne videresendes til utsteder i en kvittering med samme oppbygging som beskrevet i kap (response code 01 eller 99). Hvis fakturaen er validert feil, vil feilteksten være identisk med den utstederbanken har fått fra mottakersentralen Kvittering for EHF Difi har pr juni 2012 ikke innført kvittering på innsendt EHF fakturafil. Banken har derfor valgt å innføre en kvittering for å kvalitetssikre filutvekslingen med fakturautsteder eller dennes dataavsender. Kvittering på EHF formatet er basert på UBL 2.0 og kvitteringen er også hentet fra dette formatet. Det sendes kvittering for både avviste og godkjente dokumenter. Det benyttes verdier hentet fra ResponseCode i BII CodeList, som er et vedlegg til EHF implementeringsveilederen fra Difi: DocumentTypeCode:1 Document approved DocumentTypeCode:2 Document rejected DocumentTypeCode:3 Document ID already exists Tagget i fil: <ResponseCode xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasiccomponents- 2">3</ResponseCode> <Description xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasiccomponents- 2">Document ID already exists</description> <Description> vil inneholde Document rejected: + avvisningstekst. Disse avvisningstekstene kan brukes for alle formater de er ikke EHF spesifikke. Avvisningstekster oppgis fra Nets i testfasen. Fakturaen kvitteringen gjelder identifiseres ved <cac:documentreference> <cbc:id>tosl108</cbc:id>, som er fakturanummeret. For dokumenter som sendes til aksesspunkt vil det ikke kvitteres etter distribusjon fra Nets da det ikke er innført kvitteringer mellom aksesspunkt, som gjør det mulig å forfølge dokumentet til endepunktet. Side 12 av 34

13 5 Aksesspunkt 5.1 Aksesspunkt/PEPPOL infrastruktur Et aksesspunkt er en formidler av elektroniske dokumenter, og kan sammenlignes med et elektronisk postkontor. Utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer må selv inngå avtale med aksesspunktene. Nets er aksesspunkt på vegne av SpareBank 1 og vil sende og motta dokumenter i PEPPOL infrastruktur. Det tilbys ikke testing med mottaker i PEPPOL infrastruktur. Slik fungerer det: 1. Leverandøren sender elektronisk faktura på EHF til aksesspunkt 1, som leverandøren har avtale med. 2. Aksesspunkt 1 slår opp i registeret over fakturamottakere og finner ut at mottakeren av fakturaen har avtale med aksesspunkt Aksesspunkt A sender faktura til aksesspunkt 2 4. Aksesspunkt B sender faktura elektronisk til kjøper. Illustrasjon: 5.2 Avvikshåndtering Infrastrukturen har i prinsippet ingen negative kvitteringer, slik at alt som mottas må godtas og formidles videre til mottakers postkasse. Mottakere som er registrert i ELMA (SMP) må kunne håndtere både BIS og EHF format, dvs faktura både fra utsteder utenfor(bis) og innenfor Norge(EHF). En faktura i BIS format vil kunne avvike fra påkrevde felter i EHF, men må likevel kunne mottas til behandling. Side 13 av 34

14 I PEPPOL infrastruktur er det ikke tillatt for mottakers aksesspunkt å avvise mottatt dokument. Bankens aksesspunkt vil distribuere mottatt dokument i avtalt postkasse til mottaker, som må behandle dokumentet manuelt eller ta kontakt med utsteder. Endringer av opplysninger i ELMA, f.eks. ny dokumenttype, varsles Banken via e-post til bankens e-post adresse. Alle eksisterende kunder i B2B må inngå spesifikk avtale om å motta fra PEPPOL. Banken sørger for innmelding i ELMA. Dersom mottakers aksesspunkt er nede vil Bankens aksesspunkt sende dokumentet en gang pr time i tre påfølgende døgn, og vil deretter kvittere og settes til status avvist dersom dokumentet ikke kan formidles. Dersom ELMA(statens offentlig mottakerregister for efaktura Bedrift) ikke er tilgjengelig, vil kvittering for mottatt forsendelse sendes først når ELMA er tilgjengelig igjen. Mer informasjon om Difi, Aksesspunkt og e-faktura krav kan hentes fra Side 14 av 34

15 6 Funksjoner i fakturatjenesten Fakturatjenestene inneholder funksjonalitet for å sende eller motta fakturafil, lage og sende enkeltfaktura, mottak av enkeltfaktura i nettbanken, tilgang til arkiv og administrasjon av brukere. Detaljer for hver funksjon er spesifisert i kap.9. Fakturatjenesten i portalen/valg fakturatjenesten i nettbank bedrift har følgende hovedmeny: Administrasjon o Roller og rettighetskontroll/styring Inngående faktura på fil og enkeltvis i nettbank bedrift o Skanning er en tilleggstjeneste av inngående fakturaer. Skannende fakturaer vil også komme som inngående fakturaer. Med fakturaskanning sendes papirfakturaer fra avsender til bankens underleverandør Nets, og bedriften mottar alle fakturaer elektronisk. Utgående faktura på fil og enkeltvis o Mulighet for å sende med vedlegg o Print er en tilleggstjeneste i tilknytning til utgående faktura. Print som utkanal vil fremkomme under arkiv. Når fakturamottaker ikke har avtale om mottak av elektronisk faktura kan tjenesten fakturaprint benyttes for å oppnå full effekt av tjenesten Søkemulighet for å finne mottakere og leverandører Arkiv o Obligatorisk 16 måneders arkiv i 16 måneder fritt tilgjengelig o Valgfritt 10 års elektronisk fakturaarkiv for inngående og utgående fakturaer i hht regnskapslovgivning (tilleggstjeneste) Fakturaportalen kan leveres som en frittstående modul. I tillegg er fakturaportalen integrert i Nettbank bedrift, slik at alle bedriftskunder i Sparebank 1 enkelt har tilgang til fakturatjenesten. Bedriften avtaler hvilke tjenester som er aktuelle for sin virksomhet, se mer om avtaleinngåelse i kap. 9. Administrasjonsmodulen og det elektroniske korttidsarkivet, kan ikke velges bort. Identifisering, tilgang og rettigheter styres ved bruk av BankID. Alle fakturaer sendes kryptert. Løsningen kan håndtere alle inn- og utgående faktura for bedriften samt et elektronisk fakturaarkiv. Med bruk av tjenestene skanning og print, kan fakturahåndteringen bli helt elektronisk for bedriften fra første dag. Side 15 av 34

16 6.1 Innlogging Alle brukere må ha en godkjent BankID for å kunne logge seg inn i fakturatjenesten. Både PersonBankID og AnsattBankID kan brukes. Bedriften må ha en administrator som koordinerer innmelding og vedlikehold av brukertilgang. Det er to muligheter for innlogging til tjenesten, enten ved at bedriften har fått tilgang til en url med fakturatjenesten eller direkte gjennom menyvalg i nettbank bedrift Innlogging direkte til fakturatjenesten (url) Adresse til innlogging (url en) oppgis i test av Nets Innlogging via Nettbank bedrift Bildet under viser flik med Fakturatjenester i nettbankens menylinje, der kunden kan gå inn blant annet for å lage og sende fakturaer enkeltvis samt benytte øvrige fakturatjenester som arkivet. Samtidig viser tjenesten Motta efaktura bedrift, der bedrifter kan motta fakturaer enkeltvis samt benytte betalingsfunksjonaliteten i nettbanken. Først velges Fakturatjenesten fra nettbanken: Side 16 av 34

17 Etter innlogging fremkommer forside for fakturatjenesten i nytt bilde. Forsiden viser hvilke bedrifter brukeren har tilgang til. Eksempel skjermbilde Fakturatjenester : 6.2 Administrasjon Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten Bedriftens administrator går inn under Administrasjon for å gi både seg selv og andre nødvendige rettigheter. Administrasjonsansvarlig i bedriften må meldes inn som overordnet administrator. Navn, e-post og personnummer påføres bankens avtaleog registreringsskjema. Rollene i fakturatjenesten er innsyn, registrer, admin og sperret. En bruker kan inneha flere roller å ha tilgang til å registrere faktura på vegne av flere bedrifter. Alle brukere må ha en gyldig BankID. Eksempel skjermbilde Roller og rettigheter : Side 17 av 34

18 6.3 Valg av organisasjon Dersom bruker har tilgang til flere bedrifter vil det i første bilde fremkomme en oversikt over alle tilgjengelige bedrifter. For behandling av fakturafil, registrering av enkeltfaktura eller spørring i arkiv må man velge bedrift for å komme videre. Etter at fakturafil er behandlet kan faktura bli avvist i efaktura mottakssystem. Avviste fakturaer vil bli listet opp på denne forsiden og må behandles på nytt. Eksempel skjermbilde velg organisasjon : Side 18 av 34

19 6.4 Inngående fakturafil til fakturamottaker Motta efaktura fil Inngående faktura inneholder en oversikt over fakturafiler som ligger klare til nedlasting. Filene sorteres etter dato der nyeste dato ligger øverst. Fakturamottaker velger hvilken fil som skal lastes ned og filen blir merket etter at den er hentet/lastet ned. Fakturamottaker er selv ansvarlig for videre behandling og lagring av filer i sitt interne system. Kopi av fakturafil kan sendes til tredjepart/regnskapskontor om bedriften ønsker det. Mottaker påføres bankens avtale- og registreringsskjema. Fakturafilene er tilgjengelige i fakturatjenesten i 25 virkedager. Backup av filene kan bestilles i inntil 30 virkedager etter utleggelsesdato. Eksempel skjermbilde Hent fakturafil : Motta efaktura Bedrift i Nettbank bedrift Bedriften kan også motta alle sine fakturaer elektronisk i nettbank bedrift. Der vises fakturaene enkeltvis og de kan også direkte betales via denne funksjonen. 6.5 Velkomstsiden i nettbanken med mottatte fakturaer Side 19 av 34

20 6.5.1 Skjermbilde ved inngang Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling Side 20 av 34

21 6.6 Utgående fakturafil fra fakturautsteder Utgående faktura inneholder en funksjon for å sende fakturafil. Ved innsendelse av fakturafil foretas en duplikatkontroll. Se nærmere beskrivelse i kap Kvitteringsfiler sendes kun ved feilsituasjoner og det betyr at man aktivt må følge opp dette i fakturatjenesten. Kvitteringsfiler er beskrevet kap 5,4. Under menyvalg utgående faktura finnes funksjonalitet for: Send fakturafil Lag og send en enkeltfaktura Se sendte enkeltfaktura Hent avtaler (Søk opp bedrifter som kan sende og motta elektronisk faktura) Send fakturafil Bedriften velger filtype/format, henter fil fra eget område og klikker på send fakturafil. Fakturafil blir kontrollert mot avtaleregister som sjekker bedriftens avtale med banken samtidig som det skjer en kontroll av om avsender har tillatelse til å sende fil på vegne av bedriften. Det returneres en kvitteringsfil bare hvis fakturafil inneholder feil og kvitteringene må hentes ut for korrigering av feil og ev resending av fakturafil. I tillegg foretas kontroll av filnavn og duplikatkontroll på den enkelte faktura. Se nærmere beskrivelse i kap Eksempel skjermbilde Send fakturafil : Alternativ filforsendelse: Dersom bedriften har direkte oppkobling mot Nets via enett/gis fra før kan løsningen gjenbrukes for efaktura B2B. Ta kontakt med banken for nærmere informasjon, se også kap. 7. Side 21 av 34

22 6.6.3 Registrering av en enkeltfaktura Alle bedrifter registrert med nettbank bedrift, gis fri tilgang til denne tjenesten gjennom nettbanken. Alternativt kan bedrifter gis tilgang til fakturatjenesten gjennom portalen via en url. Bedriften benytter tjenesten til å lage og sende fakturaer enkeltvis. Fakturaer kan sendes til bedrifter, offentlige kunder og til privatkunder. Alle privatkunder vil i dag motta fakturaene som printede fakturaer i vanlig post. Denne tjenesten er et alternativ for bedrifter som ikke har mulighet til å sende fakturafiler eller som ikke har oppdatert programvare for å sende fakturaer for eksempel til statlig virksomhet i EHF-formatet. Fakturaen vil bli sendt elektronisk til fakturamottaker dersom denne har avtale om elektronisk mottak med sin bank, alternativt vil fakturaen bli printet og sendt fakturamottaker pr post. Faktura kan lages både i norsk og utenlandsk valuta. Avtalen etableres automatisk første gang bedriften registrerer og sender en faktura dvs. ved første gangs bruk. Priser for tjenesten står i bankens prisliste og er en del av avtaleaksepten. Fakturamottaker kan lagres i et eget mottakerregister og informasjon om mottaker vil vises automatisk i skjermbildet neste gang man velger å lage en faktura til kjent mottaker. Det er også mulig å mellomlagre siste påbegynte faktura ved å klikke på Lagre påbegynt faktura. Senere hentes faktura opp igjen ved å klikke på Hent sist påbegynt faktura og man fortsetter registreringen. Utfylling av artikler står nærmere beskrevet i hjelpeteksten. Faktura til staten Lag og send enkeltfaktura er tilpasset krav til staten og påkrevde felter vil fremkomme i fakturamal ved valg mottakertype statlig. Eksempel på skjermbilde lag og send en faktura til statlig mottaker: Side 22 av 34

23 Eksempel på skjermbilde lag og send en faktura til bedrift: Utfylling til bedrifter vil i tillegg til lovfestede felter foreløpig kreve informasjon om mottakers efakturaid, som er sammensatt at feltene BIC og IBAN (løsning er per januar 2012 ikke oppdatert med organisasjonsnummer som adressering). Når bedriften velger å sende en faktura til en privatperson, vil fakturamalen endres slik at feltene for mottakers BIC og IBAN bortfaller og feltet for organisasjonsnr endres til kundenr.. Når feltene er utfylt velger man Neste steg og får opp et nytt skjermbilde som viser den fakturaen man har laget. Ved feil i utfylling vil en feilmelding gi beskrivelse av hvilket felt som er feil eller mangler informasjon. Informasjonen verifiseres av bruker og bekreftes ved å klikke på Send faktura. Side 23 av 34

24 Eksempel: Se sendte enkeltfaktura Etter registrering av enkeltfaktura kan man hente ut en oversikt over sendte faktura. Fakturaen legges ut fortløpende fra nyeste dato og kan ikke søkes på i dette bildet. Detaljert søk på faktura gjøres i arkiv. Dette skjermbilde brukes også dersom man vil sende kopi, purring eller kreditnota på tidligere sendt faktura. Eksempel skjermbilde Se sendte fakturaer :: Dersom man ønsker å lage en kopi eller purring av tidligere sendt faktura klikker man på Kopi eller Purring og informasjon om faktura kommer frem i et nytt skjermbilde. For kopi av faktura kan ikke innhold endres, men ved purring kan man legge til et purregebyr om ønskelig. Ved ønske om å lage kreditnota går man til Se sendte enkeltfaktura, finner ønsket faktura og klikker på Ny Enkeltfaktura og velger fakturatype kreditnota. Side 24 av 34

25 6.7 Søk bedrifter (hent avtaler) Det er etablert en funksjon for å søke opp andre bedrifter som kan sende og motta elektroniske fakturaer. Denne funksjonen står foreløpig under Utgående faktura under valget Hent avtaler. Det er mulig å laste ned lister i regneark. Det er mulig å søke på navn eller organisasjonsnummer. Tilsvarende oversikter finnes på nettsiden og kan også lastes ned derfra. Eksempel på skjermbilde hent avtaler : 6.8 Arkiv Fakturautsteder og fakturamottaker har mulighet for å se sine sendte og mottatte fakturaer ved bruk av arkivtjenesten. Hver enkelt faktura vil automatisk bli lagret i 16 måneder. Det er mulig å velge fakturahotell i pdf-format eller html-format etter avtale med banken. Tjenesten støtter 16 måneders arkiv for: Inngående faktura Utgående faktura Søkekriteriene er en oversikt over alle fakturaer, der siste sendte faktura ligger øverst i oversikten. Det gis muligheter for søk i detaljer på forfallsdato, fakturadato, KID, fakturanummer, efaktura referanse, utsteders referanse, mottakers IBAN og fakturatype. Eksempel på søkekriterier i arkiv: Side 25 av 34

26 Banken tilbyr langtidsarkiv der fakturaene lages i pdf-format i 10 år i pdf-format. Se nærmere beskrivelse i kap Korttidsarkiv og langtidsarkivet er identisk med de samme søkekriterier. Det er kun lagringstiden som endres. Det kan ta noe lengre tid for å hente opp langtidslagrede fakturaer. Eksempel på arkiv for utgående faktura: Side 26 av 34