Digitalisering av fakturaprosessen

Transkript

1 Digitalisering av fakturaprosessen Kristin Christophersen, Systemansvarlig UBW, Lillehammer kommune Odd Egil Orøy, Prinsipal og Produktsjef Multikanal, EVRY

2 Multikanal Digitalisering av hele verdikjeden

3 Digitalisering av hele verdikjeden Alle kunder settes som digitale mottagere Integrerte og automatiserte prosesser Samme UBW fakturavisning i alle kanaler Flytter kompleksitet og vask mot registre/kanaler ut til Multikanal Effektiv avvikshåndtering ved automatisk omruting Kvitteringer gir status i UBW Kontinuerlig økning av andel digitale mottakere reduserer kostnadene fortløpende Enklere å ta i bruk nye distribusjonskanaler Stor-drifts fordel på print og porto-optimalisering

4 Digitalisering Digitale postkasser, Aksesspunkt og Mobile løsninger Andelen som kan motta og betale i en digital verdikjede vokser betydelig Ca. 1,7 million på digitale postkasser Ca. 2,7 millioner på betalings apper Difi og KS ønsker at privatpersoner skal motta dokumenter i de digitale postkassene, Digipost og eboks, mens virksomheter skal bruke AltInn og Aksesspunkt Bankene ser for seg at mottaker skal motta og betale faktura med betalings app

5 Kontinuerlig digitalisering

6 Tidlig fokus på kontinuerlig digitalisering Kommunene Gausdal, Lillehammer og Øyer har felles økonomienhet og hadde følgende fremtidens krav i 2013: «Vi ønsker en samarbeidspartner som kan motta våre faktura og lønnsslipper, påta seg å kontrollere hvilke mottakere som kan motta disse digitalt på ulike formater og kanaler, og distribuere dokumentene digitalt, og til print for det som ikke kan leveres digitalt» Initiale kanalønsker: efaktura til nettbank EHF faktura Faktura og lønnsslipper til Digipost Lønnsslipper på epost Faktura og lønnsslipper til print og postlegging Vi ønsker at vår samarbeidspartner skal bistå Fellesenhet økonomi i å utvikle en strategi for å redusere kostnadene bl.a. ved å få flere over på elektronisk faktura

7 Kontinuerlig digitalisering Kontinuerlig finne flere digitale mottaker ved hver distribusjon (uten å gjøre systemendringer) Utvide med nye digitale kanaler Betydelig kostnadsreduksjon Multikanal dokumentdistribusjon for Lillehammer kommune Februar 2015 Februar 2016 Februar 2017 Avtalegiro 17 % 15 % 15 % efaktura 31 % 36 % 41 % Digipost 1 % 4 % 11 % Print 51 % 45 % 34 % Vipps - - Testing (0,1%) 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Utvikling per kanal Avtalegiro efaktura Digipost Print Vipps Februar 2015 Februar 2016 Februar 2017

8 Erfaringer og fremtidsønsker

9 Erfaringer Produksjon og support Stabil produksjon etter M3 oppgradering i 2015 Kontinuerlige forbedringer i leveranseapparatet/support Digitalisering og endringshåndtering Enkel og effektiv faktura- og lønnskjøring Kontinuerlig digitalisering uten å gjøre systemmessige endringer Etablere nye utkanaler uten endringer i UBW som Vipps faktura

10 Fremtidsønsker Kontinuerlig forbedring Ønsker ny funksjonalitet tilgjengelig kontinuerlig Unngå store «oppgraderings-prosjekter» og enkelt å ta i bruk ny funksjonalitet Integrert støtte for alle dokumenttyper til kunder og ansatte Purring og rentenota Sammenstilling til arbeidstaker Ligningsoppgave pass og stell av barn Rapport for selvstendig næringsdrivende Enklere vedleggshåndtering i salgsordre for web løsning Forenkling og kontroll Ønsker at Multikanal ivaretar foretrukket forsendelses-metode for alle utkanaler Styre forsendelse i MK, også for efaktura og avtalegiro Ønsker bedre oversikt over kvitteringer og status Bedre integrering mellom Track&Trace og UBW Mer av Invoice Robotics i fakturaprosessen F.eks. kombinere Multikanal og IntellAgent

11 Mobile utkanaler

12 Mobile utkanaler Anvender Multikanal til å håndtere vask og integrasjon med Vipps faktura Anvender samme fakturahotell for efaktura og Vipps faktura slik at mottaker kan se faktura spesifikasjonen

13 Forsendelsesstyring i Multikanal Prøve digitale kanaler først hva har mottaker valgt? Fakturautsteder kan prioritere Kompleksiteten håndteres av Multikanal

14 Vipps blir førstevalget til norske banker Over 100 sparebanker i Norge inngår samarbeid med DNB om å ta i bruk og videreutvikle DNBs betalingstjeneste Vipps DNB Sparebank1-Alliansen (15 Sparebank 1 banker og Sparebanken Hedmark) Eika-Alliansen (77 lokale banker) 15 selvstendige sparebanker (Sparebanken Vest, Sparebanken Øst, Sparebanken Sogn og Fjordane, Fana Sparebank, Helgeland Sparebank, Sparebanken Sør, Haugesund Sparebank, Etne Sparebank, Voss Sparebank, Lillesands Sparebank, Søgne og Greipstad Sparebank, Flekkefjord Sparebank, Spareskillingsbanken, Luster Sparebank, Skudenes og Aakra Sparebank) Sparebanken Møre

15 Erfaringer med regningsbetaling i Vipps Over 90% av forbrukere er meget positive Forbruker blir en bedre betaler Varsel i Vipps Redusert betalingsoppfølging Likviditetsforbedring Forfallsdato? Videre mulighetsbilde? Delbetaling eller utsette betaling

16 Digitale fordeler

17 Digipost faktura DNB kunder aktivert siden februar 2017 Integrasjon mellom digital postkasse og nettbank: 1. Send faktura til mottakers digitale postkasse 2. Fakturaen legges inn i mottakers nettbank* * Gjelder også for kunder som ikke har efaktura og Avtalegiro

18 Digipost til nettbank

19 Multikanal - Digitale fordeler Ny funksjonalitet som etableres i Multikanal er tilgjengelig for alle F.eks. støtte for vask og ruting til Vipps faktura eller tilrettelegging av betalingskrav for Digipost faktura til nettbank Fakturautsteder kan i Multikanal prioritere forsendelse mellom ulike utkanaler F.eks. 1. efaktura, 2. Vipps, 3. Digipost, 4. eboks, 4. Print Multikanal sjekker hvor mottaker er i valgt rekkefølge Multikanal kombinert med IntellAgent gir automatisering og starten på Invoice Robotics i fakturaprosessen

20 Multikanal - Utvidelse av funksjonalitet Støtte for flere dokumenttyper vurderes fortløpende og det jobbes med å få på plass utvidet funksjonalitet i 2017 CU26 Bekreftelse purring (i arbeid) CU07 Rentenota bekreftelse (i arbeid) FNE02 Varsel ERP Innfordring (i arbeid) HN6007 Sammenstilling til arbeidstaker UIN07 Ligningsoppgave pass og stell av barn Forbedret vedleggsfunksjonalitet

21 Hva skjer fremover Nye muligheter

22 Internasjonale aktører vil trolig ta en rolle

23 Vipps vennebetaling til 360 graders betaling

24 Vipps kommer med ytterligere forenkling

25 MOBILE MOBILE