Spørsmål og svar til « Anskaffelse av fakturadistribusjon for Fjellinjen AS» Fra

Transkript

1 Spørsmål og svar til « Anskaffelse av fakturadistribusjon for Fjellinjen AS» Fra Som potensiell leverandør til Fjellinjen, har vi behov for ytterligere avklaringer/svar på spørsmål: Fjellinjen etterspør utførelsen av en tjeneste. Fra leverandørens side er dette en mer eller mindre standardisert tjeneste som også ytes en rekke andre aktører. Avtaleutkastet Fjellinjen ønsker å anvende er ment brukt til leveranse av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare. Flere av bestemmelsene i avtalen passer forholdsvis dårlig på en standardisert fakturadistribusjonstjeneste. Selv om disse bestemmelsene ikke nødvendigvis vil bli overholdt i sin bokstav i kontraktsperioden, anser leverandøren det mest ryddig å fjerne bestemmelsene forut for kontraktsinngåelsen. På bakgrunn av dette, og med henvisning til spørsmål 6 (Spørsmål og svar 30. juni 2014) ønsker vi at Fjellinjen i spørsmålsrunden tar stilling til strykning av enkelte punkter i avtalen. På bakgrunn av Fjellinjens respons kan det utarbeides et oppdatert Bilag 8. Spørsmål 1: Kan punkt strykes? Tjenesten er etablert, og en dokumentplan virker unødig. Spørsmål 2: Kan punkt strykes? Se spørsmål 1. Begge disse punktene antas ivaretatt av pkt Spørsmål 3: Kan punkt strykes? Forespørselen gjelder en tjeneste. Denne skal ikke kunne overføres til en annen leverandør. Spørsmål 4: Kan punkt strykes? I ordinær drift vil det være SLAen som er relevant i forhold til å monitorere tjenestekvaliteten. Systemet angitt i punkt egner seg ikke i en ren tjenesteleveranse. Spørsmål 5: Kan punkt strykes? Så lenge leverandøren oppfyller kravene til tjenesten anser vi det ikke relevant hvordan tjenesten produseres i de bakenforliggende systemene hos leverandøren. Punktet oppfattes som irrelevant i denne sammenhengen. Spørsmål 6: Kan punkt strykes? Leverandøren vil gi en løsningsspesifikasjon i Bilag 2. Ut over dette gis det ikke driftsdokumentasjon, da dette for den standardiserte tjenesten er et internt anliggende hos leverandøren.

2 2 Spørsmål 7: Kan punkt strykes? Spørsmål 8: kan punkt strykes? Spørsmål 9: Kan strykes? Spørsmål 10: Kan punkt 4.2 strykes? Det vises i denne sammenheng til pkt 4.3. Det er ikke naturlig å skille mellom etableringsfase og drift i dette tilfellet. Svar: Spørsmålene 1-10 referer alle til "ren tjeneste leveranse". Vi har i dag en leveranse som består av tjenester og implementering av kundetilpasninger. Det er ikke aktuelt å stryke disse avtalepunktene. Spørsmål 11: Kan punkt 4.5 strykes? Tjenesten kan ikke overføres til en tredjepart eller kundens egen organisasjon. Spørsmål 12: Kan punkt 4.6 strykes? Punktet er ikke relevant. Spørsmål 13: Kan punkt 4.8 strykes? Tjenesten kan ikke overdras som angitt. Svar: Spørsmålene Vi oppfatter at dette er en leveranse av tjenester og implementering av kundetilpasninger, oppfatter derfor dette som relevant. Implementering kan tenkes beholdt og tjenesten deles. Spørsmål 14: Vi viser til spm 2 (Spørsmål og svar 30. juni 2014). Kan Fjellinjen bekrefte at maksimal kompensasjon for hele avtalen, uansett type hendelse eller antall hendelser ikke skal overstige NOK per år? Spørsmål 15: Det er fremdeles uklart hva som er leveringskravet når det gjelder print, ref spm 5 (Spørsmål og svar 30. juni 2014). Kan Fjellinjen akseptere følgende endringer til Bilag 5? Punkt 3 erstattes med: «Fakturafiler opptil skal behandles innenfor fristene angitt i Tabell 1. Standardisert prisavslag utløses dersom behandlingstid ikke overholdes. Dersom det oppstår forsinkelser for flere tjenester vil prisavslag bli utløst for den tjenesten hvor prisavslaget blir størst, og ikke for hver enkelt tjeneste.» Punkt 3.1 første avsnitt erstattes med: «Fakturafiler med opptil faturaer levert til Leverandøren innen klokken 12 (24-timers klokke) skal sendes ut senest påfølgende virkedag som B-post.», Tekst i Tabell 1, T-1.1 erstattes med: «Fakturafiler med opptil faturaer levert til Leverandøren innen klokken 12 (24-timers klokke) skal sendes ut senest påfølgende virkedag som B-post.»

3 Spørsmål 16: Når det gjelder produksjonstid av efaktura B2B og B2C gjør vi oppmerksom på at det ikke er vanlig at bank godkjenner mottatte filer. Det er derfor ikke mulig å måle produksjonstiden som Fjellinjen angir i Bilag 5 punkt 3.1. For efaktura B2B kan dessuten andre enn banker være mottakere. Kan Fjellinjen akseptere at teksten i punkt 3.1 annet avsnitt endres til følgende: «Produksjonstid efaktura B2C og B2B regnes som tiden det tar fra fakturafil har blitt oversendt fra Oppdragsgiver til Leveranøren har oversendt filen til mottakende bank/annen mottaker, med forbehold om feil hos mottakende bank/mottaker eller feil som skyldes Oppdragsgiver. Årsak til feil må dokumenteres av Leverandør.» Svar: Spørsmålene 14 16: Vi oppfatter dette som forhandling av en eventuell avtale. Spørsmålene blir derfor ikke besvart. 3 Konkurransegrunnlag Fjellinjen etterspør print og utsendelse på papir. Vi har sett at det er farge på alle vedlagte eksempler, men vi finner ikke noen informasjon vedrørende krav for farge eller svart hvit print. Hvilke krav har dere i forhold til svart hvitt og farge? Svar: Våre fakturaer er vedlagt utlysningen. Ønsker dere pris inkludert porto eller ønsker dere å bruke innlevering via eget kundenummer hos Posten? Svar: Vi henviser til utlysningen, der vi ber om pris inkludert porto. Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon 2.1 Veiledning til utfylling av tabeller I konkurransegrunnlaget er det kun vedlagt pdf-er. Er det mulig å få dokumentene også i wordformat, slik at det blir enklere å fylle i tabellene, eller er det tenkt at leverandørene lager egne svars dokumenter? Svar: Ja, dette blir ettersendt på forespørsel i word- format. K-1.3 Krav til splitting av fakturafil til ulike distribusjonskanaler Vi finner ikke noe eksempel av fakturafil i ebrev-format i dokumentasjonen. Er det mulig å få dette tilsendt? Svar: Nei, dette vil bli oversendt ved implementering K og K Vi tolker det som at disse begge omhandler EHF-formatet. Er det riktig oppfattet? Og i tilfelle er dette ett «Skal» eller ett «Bør» krav? Svar: Ja, dette er EHF-formatet og det er et "Bør" krav. Behovet for å sende EHF til virksomheter kan også gjøres via banken, derfor "bør" og ikke "skal. K Digital fakturadistribusjon til utlandet Er digital fakturering noe som er i bruk i dag? Finnes det noen volumtall for antall fakturaer for respektive land? Svar: Ja, volumtall sendes for siste 6 måneder.

4 4 Bilag 3 Teknisk plattform 3.2 Fakturafil (ebrev) Vi mottar gjerne mer inngående informasjon om filstruktur samt EPL-kode spesifikasjoner. Svar: Se vedlagt tabell av EPL koder. Forøvrig benyttes Postens standard filformat. 3.5 Mobilapplikasjon Vi mottar gjerne mer inngående informasjon om mobilapplikasjon. Svar: Dette grensesnittet må levere mobilapplikasjonen med information om fakturaer, passeringer samt betalingsstatus. Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser 3 Priser I både Konkurransegrunnlag og Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon er det en rekke tjenester som skal tilbys: Avtalegiro (Konkurransegrunnlag c og Bilag c.) Digipost (Konkurransegrunnlag d og Bilag d.) eboks (Konkurransegrunnlag e Bilag e.) epost (Konkurransegrunnlag f Bilag f.) Papir (Konkurransegrunnlag g Bilag g.) Digital fakturadistribusjon utlandet (Bilag 1 K ) - Opsjoner Vi finner ikke noen steder å fulle i priser av ovenstående tjener i Bilag 7. Er dette riktig? Svar: Se korrigert Bilag 7 av I Tabell 1 etterspør dere pris per efaktura både ved benyttelse av Oppdragsgivers bankforbindelse og dersom Oppdragsgivers bankforbindelse ikke benyttes. Hva vi er kjent med er det ikke mulig å sende efaktura B2C uten å benytte egen bankforbindelse og tilhørende avtale. Fint om vi kan få litt utdypende informasjon rund dette punktet. Svar: Tanken her er å åpne for alternativer, der hvor slike muligheter er kjent av andre (og ikke av oss). Vi bruker per i dag "Oppdragsgivers bankforbindelse". 3.3 Priser for arkivering I Bilag 1 Kravspesifikasjon er lagringstid satt til 12 mnd. men i Tabell 3 priser for arkivering står det 24 måned. Hvilken lagringstid ønskes? Svar: Intensjonen er 12 måneder, det er feil der hvor det står 24 måneder. 3.5 Priser på opsjoner Priser for opsjoner i Tabell 5 og 6 er tidligere i dokumentasjonen definert som skal krav (Konkurransegrunnlag d-e Bilag d-e.). Er faktura distribuer som epost og sikker digital postdistribusjon opsjoner på tilleggstjenester eller er disse «skal» krav? Svar: Vi ønsker at tilbyder oppfatter dette som "Skal" krav, men er kjent med at dette kan begrense antall tilbydere og ønsker derfor svar, også om dette ikke kan innfris.

5 5 Vi har tatt det av spørsmål 5 og deres svar. (Spørsmål og svar til « Anskaffelse av fakturadistribusjon for Fjellinjen AS») Vi skjønner likevel ikke hvorfor en produksjonstid på 3 timer for papir (T-1.1) og 24 timer for efaktura B2C, efaktura B2B og Arkiv (T-2.1) er viktig. Dere skriver også at «Dersom produksjonstiden overstiger tre timer vil fakturafilen bli levert for sent og fakturaene vil bli en eller flere dager forsinket avhengig av hvilken dag fakturafilen ble mottatt. Hvordan henger dette sammen.» Det vil da også utløse en konvensjonalbot. Det som vi er vant til å forholde oss til er et klokkeslett er når fakturafilen er overlevert fra kunde i sin helhet. I dette tilfelle kl med > Og når levring til distribusjonskanal f eks Posten Norge, formidling til Nettbank, e-post etc. Hvor lang tid som brukes på prosessering, print, konvoluttering, utsendelse til elektroniske kanaler etc. er noe som håndteres av leverandør. Eventuelle forsinkelser og konvensjonalbøter reguleres og avtalen. Vi ønsker en presisering av tidspunkter for når vi har mottatt fakturafilen i sin helhet og frister for leveranse til de ulike distribusjonskanalene som dere har etterspurt. Slik at det ikke er noen misforståelser og vi kan vurdere svar ut fra det. Gjerne i tabellform. Svar: Fjellinjen vil normalt levere fakturafiler innen 12:00. Ny leverandør kan derfor legge dette tidspunkt til grunn. Årsaken til at tid for prosessering av digitale fakturaer er lenger enn papir er at kundens forfallsdato og tid fra faktura mottatt til betalingsfrist bør være mest mulig lik. Les: Papir må produseres på kortere tid. Fire spørsmål mottatt Ønsker dere å ha en direkte avtale med Digipost og e-boks eller skal disse avtalene være gjennom Leverandør? Svar: Avtaler gjennom leverandør. Bilag 7, punkt 3.4 tabell 4: Er det samsvar mellom de to postene Utland pris per brev (ett ark tosidig print, A-post) og Hasteleveranse utland Tillegg i pris per brev, skal leveres påfølgende dag? Kan det være en skrivefeil her, slik at førstnevnte heller skal være Utland pris per brev (ett ark tosidig print, B- post) Svar: Takk for informasjonen! Linjen «Hasteleveranse utland» kan fjernes fra Bilag 7 punkt 3:4 tabell 4 Er det mulig å få tilsendt produksjonsvolumer for de siste 12 måneder, fordelt per dag og distribusjonskanal? Opplysningene vil bli brukt for å se på produksjonsmønster evt. topper og på hvordan vi kan optimalisere vår produksjon, slik at Fjellinjen får gode betingelser. Svar: En oversikt over produksjonsvolumet for perioden januar juni 2014 er nå vedlagt på Doffin. Avtalen punkt 8.5: Prisendringer. Priser fastsatt av tredjepart skal være låst i 1 år fra kontraktssignering. Erfaringsmessig vil Posten Norge øke sine priser fra nyttår. Vil portopriser være unntak fra regelen? Hvis ikke vil tilbyderne måtte kalkulere inn neste års antatte prisøkninger allerede nå. Svar: Vi ønsker at leverandørs nåværende portotakster legges til grunn. Endres disse fra nyttår skal endringen da dokumenteres og fremlegges i driftsmøte.