Ordinært årsmøte 2019 Tid: 18. mars 2019, klokken Registrering fra Kolben Kulturhus Strandliveien 1, Kolbotn

Transkript

1 Ordinært årsmøte 2019 Tid: 18. mars 2019, klokken Sted: Registrering fra Kolben Kulturhus Strandliveien 1, Kolbotn

2 INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE I BOLIGSAMEIET KOLBOTN HAGE Tid: 18. mars 2019, kl Registrering fra Sted: Kolben Kulturhus Strandliveien 1, Kolbotn Konstituering Registrering av møtedeltakere og godkjenning av fullmakter Valg av møteleder og møtereferent Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av 1 sameier til å underskrive protokollen sammen med møteleder Følgende saker skal behandles 1. Styrets rapport for Årsregnskap og revisjonsberetning for Fastsettelse av styrets honorar for Budsjett Valg Oslo, for styret i Boligsameiet Kolbotn Hage Marius Rise Forretningsfører ENQVIST EIENDOMSDRIFT AS Vedlegg: Årsrapport for side 2-4 Årsregnskap 2018 og budsjett side 5-10 Revisjonsberetning side Vedlegg til sak 5... side 13 Fullmaktsskjema vedlegges ved utsendelse av innkalling. 1

3 STYRETS ÅRSRAPPORT FOR STYRET Styret har i perioden bestått av: Styreleder: Erik Enger valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Tron Nystad valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Torunn Fridell valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Arnljot Flaate valgt for 1 år til 2019 Styremedlem: Terez Hollo-Klausen valgt for 1 år til 2019 Varamedlem: Marilyn Håland valgt for 2 år til 2020 Varamedlem: John Erik Tønnessen valgt for 2 år til 2020 Styremedlemmer og varamedlemmer er valgt på konstituerende årsmøte avholdt 4. desember Tjenestetiden første året varer til ordinært årsmøte GENERELT OM SAMEIET Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i samsvar med kontrakt utført av Enqvist Eiendomsdrift AS. Vår kontaktperson hos forretningsfører er Marius Rise. Sameiets revisor er HCA Revisjon AS. Eiendommen Boligsameiet Kolbotn Hage er et registrert boligsameie i Oppegård Kommune. Ifølge innsendt oppdelingsbegjæring består sameiet av 121 boligseksjoner. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for seksjonseierne. Selskapet eier tomten, gnr 40, bnr 269 i Oppegård Kommune. Forsikring Bygningsmassen er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring med forsikringsnr Den enkelte seksjonseier må ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis selskapets forsikring skal benyttes, må seksjonseier straks melde skaden til Gjensidige på tlf og til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved Kgl.res. 6 desember 1996 med virkning fra 1 januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollvirksomhet. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved byggeanleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt slik tolkning. Boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre 2

4 eier, og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Brannsikringsutstyr I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokkingsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Det er installert røykvarslere (minst to i hver leilighet) samt sprinklerhoder i hvert rom. Alle leiligheter er utstyrt med brannslokkingsapparat (pulverapparat). Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, må eier sørge for at det byttes omgående. Ligningsoppgave for 2018 Oppgave over pliktig andel av sameiets inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld i henhold til den enkelte sameierbrøk, ble sendt samtlige seksjonseiere i februar I selvangivelsen for 2018, må hver enkelt påse at ligningsverdi av bolig er korrekt registrert. Boligens ligningsverdi kan beregnes i Skatteetatens boligkalkulator. 3. EIERSKIFTER Det har vært 13 eierskifter i STYRETS ARBEID Styret har fra oppstart i 2017 og frem til ordinært årsmøte avholdt totalt 19 styremøter og sendt ut 22 informasjonsskriv samt en rekke meldinger. Varemedlemmene har deltatt på samtlige styremøter og for øvrig tatt aktivt del i styrets arbeid. Styrets arbeid har blant annet omfattet: - Aktiviteter knyttet til planlegging og informasjon i forbindelse med innflytting i 4 bygg - Engasjert vaktmesterselskap som forestår vask av fellesarealer, snøbrøyting, strøing samt vanning mv av plener på uteområder - En rekke befaringer i forbindelse med overtagelse av fellesområder ute og inne - Oppfølging mot entreprenør og utbygger i forbindelse med utbedring av påpekte feil og mangler. Dette arbeidet pågår fortsatt og det gjenstår også arbeider og utbedring av feil og mangler som skal utføres i første halvår Gjennomført prosess knyttet til valg av produkter for utvendig solskjerming. - Administrert bestilling og oppsett av skilter til postkasser og dører - Gjennomført prosess knyttet til porttelefoner for å utnytte den teknologi som ligger i dette systemet (blir implementert i mars 2019) - Gjennomført prosess knyttet til klage på vedtak om utbygging av Kolbotn Skole, herunder engasjert advokat til å bistå sameiet - Sammen med naboer stilt oss bak skriv til Oppegård Kommune når det gjelder parkeringsareal, bygghøyder og grønne lunger i vårt nærområde - Gjennomført to ekstraordinære årsmøter med fastsettelse av beboerreglement samt vedtak for anskaffelse av møbler etc. til felles takterrasser og Villa Breskeskjær samt vedtak om ekstra sikringstiltak i boligsameiet - Opprettelse og oppfølging av komiteer for arbeid med Villa Breskeskjær, Sikringstiltak og garasjeanlegg/uteområder - Håndtert et betydelig antall forespørsler fra beboerne - Kontakt og melding av skader til Gjensidige Forsikringsselskap i forbindelse med innbrudd og skader i fellesarealer og leiligheter samt befaring og besiktigelse av skader - Inngått driftsavtaler med en rekke leverandører som gjelder våre tekniske anlegg - Arbeid med opprettelse og introduksjon av nettside 3

5 - Avholdt 14 kurs med beboerne om brannsikkerhet - Vi har hatt en rekke frivillige som har jobbet med garasjeanlegg, sikringstiltak samt møblering og utrusting av Villa Breskeskjær, herunder med forslag til regler for utleie og prisstruktur for utleie - Styret har satt meget stor pris på det arbeid som har vært utført av alle de som har jobbet i de ulike komiteene. Dette har sikret en god fremdrift i alle prosjekter 5. KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Generelt Resultatregnskapet for 2018 viser et overskudd på kr mot et budsjettert overskudd på kr For øvrig vises til spesifikasjon i regnskapet og noter. Styret foreslår at årets resultat stort kr overføres til annen egenkapital. Forutsetningen for fortsatt drift er tilstede, og regnskapet er satt opp under den forutsetning. Restanse andel felleskostnader Ved årsskiftet var det kr i restanser på andel felleskostnader. Forskuddsbetalt andel felleskostnader var på kr Purring blir foretatt ca. den 20 hver måned og styret har til enhver tid tilgang til oversikt restanser i styreportalen. 6. BUDSJETT 2019 Styret har utarbeidet budsjett for sameiet for 2019 som vedlegges innkallingen. Budsjettet forutsetter ingen endring av andel felleskostnader i Kabel-TV faktureres i henhold til faktisk kostnad. For nærmere detaljer viser vi til spesifikasjoner i regnskap og noter. *** Oppegård, 7. mars

6 Resultatregnskap Boligsameiet Kolbotn Hage Note Driftsinntekt. og driftskostn. Andel felleskostnader 2a Andre inntekter 2b Sum driftsinntekter Personalkostnader Kommunale avgifter Vedlikehold Driftskostnader Honorarer Forsikring Andre kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntk. og finanskostn. Finansinntekter Finanskostnader Netto finansresultat Årets resultat Overføringer Overført annen egenkapital Sum overføringer Boligsam eiet Kolbotn Hage Org.nr

7 Balanse Boligsameiet Kolbotn Hage Note EIENDELER lnv. ansk. Villa Breskeskjær Sum anleggsmidler Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Kortsiktig gjeld Forskudd fra kunder Le\ randørgjeld Påløpte kostnader Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Boligsameiet Kolbotn Hage Org.nr

8 Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt Regnskapet er utarbeidet i overenstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk i Norge. Regnskapet bygger på historisk kost-prinsippet. Inntekter er inntektsført når de er opptjent. Kostnader sammenstilles med og kostnadsføres med tilhørende inntekt. Aktiverte driftsmidler avskrives over forventet økonomisk levetid. Regnskapsåret 2018 er sameiets første driftsår og regnskapet gjenspeiler 11 måneders drift. Regnskapet er satt opp basert på fortsatt drift. Vurderingsregler Kortsiktige fordringer/gjeld er vurdert til laveste/høyeste av pålydende og virkelig verdi. Note 2a Andel felleskostnader Ved fordeling av felleskostnader benytter man eierbrøk som er bruttoareal for leilighet multiplisert med 10. For en leilighet med et bruttoareal på 99 kvadratmeter benyttes en eierbrøk på 990. Total eierbrøk utgjør Felleskostnader for 2017 er beregnet basert på stipulerte /budsjetterte kostnader. Felleskostnadene fremkommer som følger for en ordinær måned (etter overtagelse av alle leiligheter): - Alle ordinære driftskostnader er fordelt etter eierbrøk - Andel renovasjon er fordelt etter eierbrøk - Parkering er fordelt med 150 per plass - Fjernvarme er fordelt etter eierbrøk - Kabel-TV er fordelt md 299 på hver - Samlet inntekt per måned som faktureres seksjonseierne For 2018 er felleskostnader fakturert fra og med dato for overtagelse av leiligheter. Note 2b Andre inntekter Andel renovasjon Parkering Fjernvarme Likviditetstilskudd Kabel-TV Ekstra boder Andre inntekter Viderefakt. kostnader Kapitalinnkalling Viderefakt. elbiler - forbruk Sum

9 Note 3 Personalkostnader Styrehonorar Arbeidsgiveravgift Sum Selskapet har ingen ansatte og har ikke plikt til å etablere OTP-ordning. Det er ikke gitt lån til ansatte eller styremedlemmer. Note 4 Vedlikehold Vedlikehold bygning utv Innkj. til Villa (aktiveres) Innkjøp til takterr Vedlikehold utearealer, Vedlikehold bygning innv Vedl. Villa Breskeskjær Vedlikehold og drift heis Vedl. nøkler, låser, skilt Vedlikehold garasjeport Vedlikehold VVS Egenandel forsikring Vedlikehold elektro Vedlikehold garasjeanlegg Vedlikehold ladeanlegg Vedlikehold ventilasjon Vedlikehold sikringstiltak Brannsikkerhet, sprinkling Vedlikehold Vedlikehold vei Diverse vedlikehold Sum *For ytterligere informasjon om kostnader til Villa Breskeskjær henvises det til note 10. Note 5 Driftskostnader Strøm fellesanlegg Strøm elbilladere Fjernvarme Renhold Matteleie Annen renovasjon Snebrøyting, strøing, m.m Vaktmestertjenester Porto Kabel-TV Sum

10 Note 6 Honorarer Revisjon Forretningsførsel Ekstraarbeid Honorar juridisk bistand Sum Revisors honorar gjelder i sin helhet revisjon av årsregnskap. Note 7 Andre kostnader Styre- og årsmøter Dugnader, Tilstelninger Bankomkostninger Diverse kostnader Øreavrunding Sum Note 8 Finansinntekter Bankrenter Sum Note 9 Finanskostnader Renter leverandører Sum Note 10 Investeringer og anskaffelser Villa Breskeskjær Anskaffelseskost Tilgang Avgang Anskaffelseskost Akkum. avskrivninger Årets avskrivninger 0 0 Balanseført verdi Anskaffelsen gjelder investeringer og anskaffelser til Villa Breskeskjær, som er en frittstående villa på sameiets fellesareal. Investeringen i 2018 gjelder inventar, i 2019 er det planlagt ytterligere investeringer på inntil kr , jfr. Protokoll fra ekstraordinært årsmøte Aktiverte driftsmidler avskrives lineært over forventet økonomisk levetid, fra og med

11 Note 11 Andre fordringer Ref bilag Gjelder KHH (vid.fakt 2019) 958 Dobbeltbetaling, ref (ref bilag Reg Brreg) Viderefakturert skilt, nøkler, fjernkontr. i Refusjon fra Get Ref bnr Gjelder KHH - Viderefakt Sum fordringer Forskuddsbetalt forsikring (periodisert kostnad) Lei til Get forskuddsbetalt (periodisert kostnad Abb. Brannalarm - periodisert kostnad Sum andre fordringer Note 12 Endring egenkapital Egenkapital Tilført fra årets resultat Egenkapital I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. Regnskapet er satt opp under forutsetningen om fortsatt drift. Note 13 Påløpte kostnader Fjernvarme desember Leie av Kolben Kulturhus (faktura kommer 2019) Bistand med nabovarsel (faktura bokført 2019) Strømforbruk, nettleie 2018, fakturert i Avsatt egenandel forsikring - innbrudd Sum påløpte kostnader

12 11

13 12

14 VEDLEGG TIL SAK 5 Styret har i perioden bestått av Styreleder: Erik Enger valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Tron Nystad valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Torunn Fridell valgt for 2 år til 2020 Styremedlem: Arnljot Flaate valgt for 1 år til 2019 Styremedlem: Terez Hollo-Klausen valgt for 1 år til 2019 Varamedlem: Marilyn Håland valgt for 2 år til 2020 Varamedlem: John Erik Tønnessen valgt for 2 år til 2020 Styremedlem Terez Hollo-Klausen er på valg og stiller ikke til gjenvalg. Styremedlem Arnljot Flaate er på valg og stiller til gjenvalg. Bjørg Bjøntegaard har sagt ja til å stille til valg som styremedlem. Torunn Gløtta har sagt ja til å stille til valg som styremedlem. Nye kandidater vil gi en kort presentasjon av seg selv på ordinært årsmøte. *** 13

15