SAMEIET STUDIO H KVITFJELL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2017

Transkript

1 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2017

2 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 24. april 2017 kl Hos Enqvist Eiendomsdrift AS, Kongehellegate 3 Konstituering Registrering av møtedeltagere og godkjenning av fullmakter Valg av møteleder og møtereferent Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av en sameier til å underskrive protokollen sammen med møteleder Følgende saker skal behandles: 1. Styrets beretning for Årsregnskap og revisjonsberetning for Fastsettelse av styrets honorar for Budsjettforslag for 2017, fastsettelse av fellesutgifter. 5. Orientering om forstudie for lading av el-bil. Styret orienterer om alternativer for lading av El-bil på Studio H, estimerte kostnader for den enkelte andelseier som ønsker å være med og videre fremdrift. Formålet er å ha klart ladestasjon(er) for El-bil til sesongstart 2017/ Valg av styre. Oslo, 3. april 2017 For styret i Sameiet Studio H Kvitfjell ENQVIST EIENDOM AS Erling Wrangell Forretningsfører Vedlagt følger: Styrets beretning for 2016 Årsregnskap 2016 og budsjett 2017 Fullmaktsskjema Ordinært sameiermøte 2017

3 1 STYRET Styret har i perioden bestått av: STYRETS BERETNING FOR 2016 Styreleder Henrik Engelschiøn valgt for 2 år i 2016 Styremedlem Ole Kristian Furuseth valgt for 2 år i 2016 Styremedlem Arne Inglingstad valgt for 2 år i 2016 Styremedlem Rolf Iver Hagemoen valgt for 2 år i 2015 Styremedlem Trude Stokstad valgt for 2 år i 2015 Varamedlem Geir Arnhoff valgt for 1 år i 2016 Varamedlem Per Espen Aaby valgt for 1 år i 2016 Sameiet skal ha et styre som skal bestå av en leder og 4 andre medlemmer som velges av sameiermøtet. Medlemmene skal velges slik at både nærings- og boligseksjoner er representert i styret. Styrets medlemmer (inkl. styreleder) velges av sameiermøtet for to år av gangen og varamedlemmer for et år, med mindre en kortere eller lengre tjenestetid vedtas av det sameiermøtet som foretar valget. Styrets leder velges særskilt av sameiermøtet. 2 GENERELT OM SAMEIET Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i samsvar med kontrakt utført av Enqvist Eiendomsdrift AS. Vår kontaktperson hos forretningsfører er Erling Wrangell. Sameiets revisor er BDO v/statsautorisert revisor Sven Aarvold. Eiendommen Sameiet Studio H Kvitfjell er et registrert boligsameie i Ringebu kommune. I følge oppdelingsbegjæring tinglyst består sameiet av 48 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for seksjonseierne. Selskapet fester tomten, gnr 104, bnr 130 i Ringebu kommune. Selskapet tilstreber lik fordeling mellom kjønnene i de styrende organer. Selskapet har ingen ansatte. Arbeidsmiljøet i styret er godt. Styret har ikke kjennskap til at virksomheten forurenser det ytre miljøet utover det som er vanlig for tilsvarende boligselskaper 1

4 Forsikring Bygningsmassen er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenr Den enkelte sameier bør ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis selskapets forsikring skal benyttes, må sameier straks melde skaden til forsikringsselskapet og til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved Kgl.res. 6 desember 1996 med virkning fra 1 januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollvirksomhet. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved byggeanleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt slik tolkning: Boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier, og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Brannsikringsutstyr I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslukningsapparat eller brannslange i alle boligene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, må eier sørge for at det byttes omgående. Batteriene i brannvarsleren bør byttes en gang i året. Brannslukningsapparatet skal gjennomgå kontroll hvert 5. år, og leveres på service hvert 10. år. Ligningsoppgave for 2016 Oppgave over pliktig andel av sameiets inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld i henhold til den enkelte sameierbrøk, ble sendt til sameierne i februar EIERSKIFTER Det var 1 eierskifte i løpet av 2016 Seksjon Kjøper Overtakelse 7 Flaterud, Tore 9.4 2

5 4 STYRETS ARBEID Det er avholdt fire ordinære styremøter og ett ekstraordinært styremøte i tillegg til sameiermøtet 14. april Det er i tillegg løpende kontakt mellom styremedlemmene utenfor styremøtene. Av saker i 2016 nevnes: Vannlekkasje i taket i næringsdelen ny platting. Det ble oppdaget en større vannlekkasje i taket i næringsdelen. Dette faller innunder sameiets ansvar og har blitt reparert. Årsaken til lekkasjen var at det flate taket ikke drenerte vannet godt nok av, og det samlet seg større vannmengder som ble liggende på taket etter nedbør. Taket ble planert ut og det ble lagt en membran for å tette ytterligere. For å beskytte membranen ble det bygget en platting av tre oppå. Plattingen er robust og kan fritt benyttes av beboerne. Totale kostnader ble kr og var ikke budsjettert for i 2016 og ble dekket inn fra egenkapital og overskudd. Ny kollektivavtale med Eidsiva Bredbånd. Styret har inngått ny kollektivavtale med Eidsiva på TV og Internett. Den nye avtalen inkluderer en dobling av hastigheten til 10MB/s. Vedlikehold av låser. Låsen på leilighetenes inngangsdører har blitt vedlikeholdt og smurt opp av leverandør. Smøring med CRC bør gjøres ca. hver 6. måned, og styret anbefaler at hver seksjonseier smører låsen med jevne mellomrom. Vaktmester tar en årlig oppsmøring av låsen på samtlige leiligheter. Skifte av strømmålere. Samtlige strømmålere har blitt skiftet og antenner for kommunikasjon mellom strømanleggene oppmontert under svalgangene. Alle målere er i teknisk rom i garasjen og det var ikke nødvendig med tilgang til leilighetene for å gjennomføre målerskiftet. Skifte av strømmålere har ingen økonomisk konsekvens for sameiet. Utredning av alternative løsninger for lading av Elbil på Studio H. Styret har vært i kontakt med GE, Alpinco og flere andre aktører/interessenter. Det foreligger ikke noen konklusjon p.t. og det arbeides med å se på ulike løsninger. Styret forventer å kunne komme med en anbefaling til sameierne på noen alternativer i løpet av Forsterkende søyler og fundamenter støpt på hjørnene under svalgangen. Hjørnene på svalgangene i 1. etg. (begge blokkene) har bøyd seg ned mot bakken under. Søylene er støpt for å hindre ytterligere nedbøying. Ettersyn av skifertak. Brauta Steinindustri ble i høst engasjert til å gå over taket for å fjerne løs skifer og legge på nye plater etter behov. Dette er å betrakte som årlig ettersyn og oppdraget ble gjennomført innenfor budsjett. Oppsetting av gjerde på baksiden av byggene mot alpinanlegget. Gjerdet er ikke permanent og tas ned når faren for snøras fra taket er borte. Årlig kontroll av brannsikring for bygningsmassen. Gjennomført med brannvesenet og Hedegren Security. 3

6 Skøytebane utenfor B-blokken. Dette var et populært tiltak 2015/2016-sesongen og ble besluttet videreført i 2016/2017-sesongen. For 2017/2018 er følgende vedlikeholdsprosjekter planlagt/igangsatt: Oppsett av gjerde langs betongdekket mellom blokkene. Legge jord og så gress på fotballbanen. Innkjøp av to parkbenker m/bord til «terrassen» på næringsdelens tak. Styret har satt av Kr til uforutsette vedlikeholdsarbeider. 5 KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Generelt Resultatregnskapet for 2016 viser et underskudd på kr ,- mot et budsjettert overskudd på kr ,-. Differansen skyldes i hovedsak lekkasjeskaden på taket. Styret foreslår at årets resultat stort kr ,- overføres egenkapitalen. Regnskap og beretning gir en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av sameiets virksomhet og stilling. Regnskapet er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Restanse fellesutgifter Det var ingen restanser på fellesutgifter ved årsskiftet. Purring blir foretatt ca. den 20. hver måned. 4

7 6 BUDSJETT 2017 I samarbeid med forretningsfører har styret utarbeidet budsjett for sameiet for 2016 som vedlegges innkallingen. For nærmere detaljer viser vi til vedlagte spesifiserte oversikt. Oslo, 9. mars,

8 Resultatregnskap Sameiet Studio H Kvitfjell Driftsinntekt. og driftskostn. Fellesutgifter Andre inntekter Sum driftsinntekter Note Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Personalkostnader Festeavgift Vedlikehold Driftskostnader Honorarer Forsikring Andre kostnader Sum driftskostnad Driftsresultat Finansinntk. og finanskostn. Finansinntekter Netto finansresultat Årets resultat Overføringer Overført annen egenkapital Sum overføringer Sam eiet Studio H Kvitfjell Org.nr

9 Balanse Sameiet Studio H Kvitfjell EIENDELER Note Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Kortsiktig gjeld Forskudd fra kunder Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld 0 0 Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Sam eiet Studio H Kvitfjell Org.nr

10 Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt Regnskapet er utarbeidet i overenstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk i Norge. Regnskapet bygger på historisk kost-prinsippet. Inntekter er inntektsført når de er opptjent. Kostnader sammenstilles med og kostnadsføres med tilhørende inntekt. Regnskapet er satt opp basert på fortsatt drift. Vurderingsregler Kortsiktige fordringer/gjeld er vurdert til laveste/høyeste av pålydende og virkelig verdi. Selskapet har ingen ansatte med over 75% stilling og har dermed ikke plikt til å etablere OTP-ordning. Det er ikke gitt lån til ansatte eller styremedlemmer. Note 2 Vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Vedlikehold Bygg Vedlikehold Løypenett Vedlikehold Ski-Heis Vedl. nøkler, låser, skilt Vedlikehold VVS Vedlikehold elektro Brannsikkerhet, sprinkling Diverse vedlikehold Sum Note 3 Driftskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Strøm fellesanlegg Snebrøyting, strøing, m.m Strøing, snørydding Snørydding svalgang, Skøytebane Vaktmestertjenester Porto Km.godtgjørelse Bompenger Kabel-TV Sum

11 Note 4 Honorarer Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Revisjon Forretningsførsel Ekstraarbeid Konsulenttjenester Sum Note 5 Andre kostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Kontingenter Styreutgifter Diverse omkostninger Diverse kostnader Øreavrunding Sum Note 6 Finansinntekter Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Renteinntekter kunder Bankrenter Andre Finansinntekter Sum Note 7 Andre fordringer Regnskap Regnskap Forskuddsbet. kostnader Sum Note 8 Kasse/bank Regnskap Regnskap Dnb Sum Note 9 Egenkapital Regnskap Regnskap Annen egenkapital Årets resultat Annen egenkapital Egenkapital

12 IBDO BDO AS Munkedamsveien 45 Postboks 1704 Vika 0121 Oslo Uavhengig revisors beretning Til sameiermøtet i Sameiet Studio H Kvitfjell Uttalelse om revisjonen av årsregnskapet Konklusjon Vi har revidert Sameiet Studio H Kvitfjells årsregnskap som består av balanse per 31. desember 2016, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen og noter til årsregnskapet, herunder et sammendrag av viktige regnskapsprinsipper. Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av sameiets finansielle stilling per 31. desember 2016, og av dets resultater for regnskapsåret avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Grunnlag for konklusjonen Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder de internasjonale revisjonsstandardene International Standards on Auditing (ISA ene). Våre oppgaver og plikter i henhold til disse standardene er beskrevet i Revisors oppgaver og plikter ved revisjon av årsregnskapet. Vi er uavhengige av sameiet slik det kreves i lov og forskrift, og har oppfylt våre øvrige etiske plikter i samsvar med disse kravene. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Øvrig informasjon Ledelsen er ansvarlig for øvrig informasjon. Øvrig informasjon består av årsberetningen og budsjettallene, men inkluderer ikke årsregnskapet og revisjonsberetningen. Vår uttalelse om revisjonen av årsregnskapet dekker ikke øvrig informasjon, og vi attesterer ikke den øvrige informasjonen. I forbindelse med revisjonen av årsregnskapet er det vår oppgave å lese øvrig informasjon med det formål å vurdere hvorvidt det foreligger vesentlig inkonsistens mellom øvrig informasjon og årsregnskapet, kunnskap vi har opparbeidet oss under revisjonen, eller hvorvidt den tilsynelatende inneholder vesentlig feilinformasjon. Dersom vi konkluderer med at den øvrige informasjonen inneholder vesentlig feilinformasjon er vi pålagt å rapportere det. Vi har ingenting å rapportere i så henseende. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret (ledelsen) er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet i samsvar med lov og forskrifter, herunder for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen er også ansvarlig for slik intern kontroll som den finner nødvendig for å kunne utarbeide et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Uavhengig revisors beretning 2016 Sameiet Studio H Kvitfjell - Side 1 av 3

13

14