Innkalling til ordinært sameiermøte 2011

Transkript

1 Innkalling til ordinært sameiermøte 2011 Ordinært sameiermøte i Sjølyststranda Garasjesameie, avholdes onsdag , kl i Styrerommet U2. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to seksjonseiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 5 styremedlemmer for 1 år Oslo, Styret i Sjølyststranda Garasjesameie Reidar Knudsen/s/ Tore Strand/s/ Leila Lilja/s/ Bernt Nordby Skøien/s/ Hans P Bjerring/s/ Bente Gjerstad/s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Side Sjølyststranda Garasjesameie TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Reidar Knudsen A7 - Karenslyst Plass Styremedlem Bente Gjerstad A4 - Bestumkilen Styremedlem Hans P. Bjerring A6 - Sjølystgården Styremedlem Tore Strand A5 - Sjølystpromenaden Styremedlem Bernt Nordby Skøien A3 - Hoffselva Styremedlem Leila Lilja A1 - Skøyentorget GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 6 styremedlemmer er det 2 kvinner og 4 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet omfatter eiendommen gnr 303 bnr 2 i Oslo som inneholder et garasjeanlegg i en egen fradelt eiendom under bakkenivå innenfor Sjølyststranda. Eiendommen inneholder i tillegg boder, tekniske rom og anlegg for bebyggelsen i utbyggingsprosjektet Sjølyststranda Sameiet er et ideelt sameie hvor ingen av sameierne eier noen spesiell del av sameiets eiendom, men hvor sameierene iht. vedtektene er tildelt spesielle rettigheter og plikter til forskjellige deler av sameiet. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø utover det som må anses normalt for et garasjesameie. Sameiet består av 7 sameiere med sameieandel og sameiebrøk som fordeler seg som følger: Sameiere Eiendom Bygg Sameierbrøk Bestumkilen Boligsameie, gnr. 3, bnr. 640 A4 2038/18805 Karenslyst Plass Boligsameie, gnr. 3, bnr. 643 A7 4238/18805 Sjølystgården Boligsameie, gnr. 3, bnr. 642 A6 1827/18805 Sjølystpromenaden Boligsameie, gnr. 3, bnr. 641 A5 2078/18805 Skøyentorget Eierseksjonssameie, gnr. 3, bnr. 638 A1 3277/18805 Hoffselva Boligsameie, gnr. 3, bnr. 639 A3 2344/18805 Sjølyststranda Parkering AS, org. nr: /18805

3 Side Sjølyststranda Garasjesameie Skøyentorget borettslag eier en samleseksjon bolig i Skøyentorget Eierseksjonssameie og er indirekte representert i garasjesameiet gjennom styret i sitt eierseksjonssameie. Eiendommen har pr 1. juni p-plasser for bil og 37 p-plasser for motorsykkel. De som har ervervet bruksrett til disse p-plassene, og som ikke er sameiere iht. 2, skal få tinglyst sin bruksrett. Bruksrett til p-plasser Retten til bruk av parkeringsplasser er knyttet til en eierseksjon eller borettsandel gjennom en tinglyst erklæring på eiendommen gnr. 303, bnr. 2. Dette betyr at det er den som til enhver tid er eier av eierseksjonen eller borettsandelen som har rett til bruk av parkeringsplassen. De ulike parkeringsplassene er tildelt bruksrettshaver ved kjøp. Det er styret i sameiet ved forretningsfører som fører en bruksplan med fordelingen. Denne anses som et vedlegg til vedtektene. Internt bytte skal derfor meddeles styret og forretningsfører. Disposisjonsrett over p-plasser (salg og utleie) Tinglyst bruksrett til p-plass følger leiligheten ved salg. Hvis man likevel ønsker å selge bruksrett til p-plass til en annen, kan den ikke overføres til andre enn eier av eierseksjon eller borettslagsandel i et av boligselskapene på Sjølyststranda. Slikt eierskifte er ikke gyldig, og kan ikke tinglyses, uten at det først foreligger godkjenning fra sameiets styre. Styret står fritt mht å nekte eierskifte. Overdragelse skjer ved at det tinglyses en ny erklæring hvor bruksretten overdras til ny bruksrettshaver. Erklæringen fås ved henvendelse til styret eller forretningsfører og må undertegnes av styret før tinglysing. Der hvor bod er plassert i bakkant av en p-plass, skal p-plass og bod alltid disponeres av samme rettighetshaver. Eierskifte av slik p-plass kan derfor ikke gjennomføres uten at bruksrett til boden følger med. Eierskifte av slik bruksrett kan ikke foretas uten at rettighetshaver påviser at den bolig som rettigheten har tilhørt disponerer bod i samsvar med offentlige krav også etter at eierskiftet er gjennomført. Parkeringsplassene kan leies eller lånes ut til beboere på Sjølyststranda uten styrets behandling eller samtykke. En parkeringsplass i garasjeanlegget kan leies eller lånes ut til andre enn til beboere på Sjølyststranda etter følgende retningslinjer; Ønske om utleie/utlån for mer enn 1 måned av gangen skal på forhånd skriftlig varsles til sameiets styre Styret skal til enhver tid føre lister over dem som har meldt fra til styret ønske om å leie hhv leie ut parkeringsplass Beboere på Sjølyststranda som står på listen som føres av Styret, skal ha fortrinnsrett til leie/lån på ellers like vilkår når utleie skjer for perioder ut over 1 måned av gangen. Bruk at fortrinnsretten forutsetter at styret gjør fortrinnsretten gjeldende innen 14 dager fra mottakelse av skriftlig varsel om utleie/utlån. Ved en leietakers/låners gjentatte mislighold av sine rettigheter og plikter i forhold til sameiet, har sameiets styre rett til å kreve oppsigelse av leie-/låneforholdet Ved utleie/utlån er utleier ansvarlig overfor sameiet for utleverte nøkler og solidarisk ansvarlig med låntaker/leietaker for dennes skadeforvoldelse på sameiets eller andre sameieres eiendom i garasjeanlegget.

4 Side Sjølyststranda Garasjesameie VAKTMESTERTJENESTE Vaktmester ISS ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring med polisenummer LP Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks E-post forsikring@obos.no Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT Sameiet får levert kraft til fellesanlegg fra Hafslund.

5 Side Sjølyststranda Garasjesameie

6 Side Sjølyststranda Garasjesameie BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for SGS har pr negativ egenkapital. Styret har vedtatt å bedre dette ved 20% økning av felleskostnadene fra Et forventet årsresultat 2011 vil være på kr ,-. Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak innkrevning av tilskudd fra Transnova til opprinnelig SGS fra SDS. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket var kostnader til opprettelse av El- ladepunkt i garasjen kr ,-. Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til balansen, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 Side Sjølyststranda Garasjesameie KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr ,05% fra kr til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill KOMMUNALE AVGIFTER Renovasjonsavgiften øker med 38%. Ingen økning av de øvrige avgiftene. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR 2011 (Budsjett) Til orientering for sameiermøtet har styret satt opp en oversikt over beregnede driftinntekter og driftkostnader i Tallene er vist som egen kolonne lengst til høyre for resultatoppstillingen. Budsjettet viser et forventet driftsresultat på kr ,- og et forventet årsresultat på kr ,-. Oversikten er basert på 20% økning av felleskostnader fra I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, I styret for Sjølyststranda Garasjesameie Reidar Knudsen/s/ Tore Strand/s/ Leila Lilja/s/ Bernt Nordby Skøien/s/ Hans P Bjerring/s/ Bente Gjerstad/s/

8 8 Sjølyststranda Garasjesameie Tlf: Fax: Org.nr MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien Oslo Til årsmøte i Sjølyststranda Garasjesameie REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Sjølyststranda Garasjesameie, som består av balanse per 31. desember 2010, resultatregnskap som viser et underskudd på kr ,-, for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av forretningsfører er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Sjølyststranda Garasjesameie per 31. desember 2010 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge

9 9 Sjølyststranda Garasjesameie Presisering Uten at det har betydning for konklusjonen i avsnittet over, vil vi presisere at sameiet har negativ egenkapital og negativ arbeidskapital. Viser i den forbindelse til omtale i styrets årsberetning. Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon», mener vi at forretningsfører har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 24. februar 2011 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor

10 Side Sjølyststranda Garasjesameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Energi Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Fra opptjent egenkapital Udekket tap

11 Side Sjølyststranda Garasjesameie BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR SJØLYSTSTRANDA GARASJESAMEIE REIDAR KNUDSEN/s/ TORE STRAND/s/ LEILA LILJA/s/ BERNT NORDBY SKØIEN/s/ HANS P BJERRING/s/ BENTE GJERSTAD

12 Side Sjølyststranda Garasjesameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Teknisk rom SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Refusjon fra Sjølyststranda Drift (Tilskudd fra Transnova) Portåpnere Tilskudd til parkering av el. Biler av Veidekke SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr ,-. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr 7 520,- og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR

13 Side Sjølyststranda Garasjesameie NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger (hovedsakelig Lefdal ladepunkter) Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg -869 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Drift/vedlikehold garasjeanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 ENERGI Elektrisk energi SUM ENERGI NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Driftsmateriell -239 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester (feiing) Andre fremmede tjenester (vakthold securitas) Trykksaker -488 Andre kontorkostnader -735 Porto Gaver -384 Bankgebyr Konstaterte tap SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 120 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 300 SUM FINANSINNTEKTER 420 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskudd Purregebyr SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, betalte fakturaer som vedrører Kostnadsføring og utbetaling vil skje i 2011.