SAMEIET STUDIO H KVITFJELL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2016

Transkript

1 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2016

2 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 12. april 2016 kl i Thon Hotel Vika Atrium Munkedamsveien 45, 0250 OSLO Følgende saker skal behandles: 1. Konstituering Registrering av møtedeltagere og godkjenning av fullmakter Valg av møteleder og møtereferent Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av en sameier til å underskrive protokollen sammen med møteleder 2. Styrets beretning for Årsregnskap og revisjonsberetning for Fastsettelse av styrets honorar for Budsjettforslag for 2016, fastsettelse av fellesutgifter. 6. Forslag om ny vedtektsbestemmelse. Vedtak krever kvalifisert flertall. 7. Valg av styre. I etterkant av årsmøtet åpnes det for beboermøte der saker som ikke angår sameiemøtet kan diskuteres. En av sakene som ønskes tatt opp er status på fjerning av søylene i den innerste delen av garasjen. Andre saker kan også taes opp. Oslo, 15. mars 2016 For styret i Sameiet Studio H Kvitfjell ENQVIST EIENDOM AS Erling Wrangell Forretningsfører Vedlagt følger: Styrets beretning for 2015 Årsregnskap 2015 og budsjett 2016 Forslag om ny vedtektsbestemmelse om elektronisk kommunikasjon. Fullmaktsskjema Ordinært sameiermøte

3 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL 1 STYRET Styret har i perioden bestått av: STYRETS BERETNING FOR 2015 Styreleder Henrik Engelschiøn valgt for 2 år i 2014 Styremedlem Eivind Furuseth valgt for 2 år i 2014 Styremedlem Arne Inglingstad valgt for 2 år i 2014 Styremedlem Rolf Iver Hagemoen valgt for 2 år i 2015 Styremedlem Trude Stokstad valgt for 2 år i 2015 Varamedlem Geir Arnhoff valgt for 2 år i 2014 Varamedlem Per Espen Aaby valgt for 2 år i 2014 Sameiet skal ha et styre som skal bestå av en leder og 4 andre medlemmer som velges av sameiermøtet. Medlemmene skal velges slik at både nærings- og boligseksjoner er representert i styret. Styrets medlemmer (inkl. styreleder) velges av sameiermøtet for to år av gangen og varamedlemmer for et år, med mindre en kortere eller lengre tjenestetid vedtas av det sameiermøtet som foretar valget. Styrets leder velges særskilt av sameiermøtet. 2 GENERELT OM SAMEIET Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i samsvar med kontrakt utført av Enqvist Eiendomsdrift AS. Vår kontaktperson hos forretningsfører er Erling Wrangell. Sameiets revisor er BDO v/statsautorisert revisor Sven Aarvold. Eiendommen Sameiet Studio H Kvitfjell er et registrert boligsameie i Ringebu kommune. I følge oppdelingsbegjæring tinglyst består sameiet av 48 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for seksjonseierne. Selskapet fester tomten, gnr 104, bnr 130 i Ringebu kommune. Selskapet tilstreber lik fordeling mellom kjønnene i de styrende organer. Selskapet har ingen ansatte. Arbeidsmiljøet i styret er godt. Styret har ikke kjennskap til at virksomheten forurenser det ytre miljøet utover det som er vanlig for tilsvarende boligselskaper 2 Ordinært sameiermøte 2016

4 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL Forsikring Bygningsmassen er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenr Den enkelte sameier bør ha egen hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis selskapets forsikring skal benyttes, må sameier straks melde skaden til forsikringsselskapet og til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved Kgl.res. 6 desember 1996 med virkning fra 1 januar Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollvirksomhet. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved byggeanleggsarbeid, lekeplasser og med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt slik tolkning: Boligselskapet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier, og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Brannsikringsutstyr I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslukningsapparat eller brannslange i alle boligene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er til stede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, må eier sørge for at det byttes omgående. Batteriene i brannvarsleren bør byttes en gang i året. Brannslukningsapparatet skal gjennomgå kontroll hvert 5. år, og leveres på service hvert 10. år. Ligningsoppgave for 2015 Oppgave over pliktig andel av sameiets inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld i henhold til den enkelte sameierbrøk, ble sendt til sameierne i februar EIERSKIFTER Det var 4 eierskifter i løpet av 2015 Seksjon Kjøper/re Overtakelse 12 Bjørn Erik Østgård Ann Laila Ellingsen Helge Offigstad Anne-Karin Ebne 31.1 Ordinært sameiermøte

5 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL 4 STYRETS ARBEID Styrets arbeid 2015 har vært omfattende. Det er avholdt fem ordinære styremøter og ett ekstraordinært styremøte i tillegg til sameiermøtet 12. april Det er i tillegg løpende kontakt mellom styremedlemmene utenfor styremøtene. Av saker i 2015 nevnes: Reparasjon og installasjon av varmekabler i nedløpsrør, og installasjon av ovn i tavlerom. Nedløpsrørene ble reparert av Kvitfjell Vaktmesterservice AS og installasjon av varmekabler samt installering av ovn i tavlerom ble utført av Horten Elektriske AS. Oppdraget ble gjennomført innenfor budsjett. Sikring ved arbeid på tak. Kvitfjell Vaktmesterservice AS monterte sikringsliner på takene. Oppdraget ble gjennomført innenfor budsjett. Årlig ettersyn av tak. Brauta Steinindustrier tok befaring på taket før sommeren og skiftet defekte skiferstein. Oppdraget ble gjennomført innenfor budsjett. Feiing og spyling av garasjeanlegg. Gjennomført på ettersommeren av Kvitfjell Vaktmesterservice AS. Oppdraget ble gjennomført innenfor budsjett. Beisning av panel. Næringsdelens 1. etasje er beiset. Etter nærmere vurderinger og befaring besluttet styret at resterende bygningsmasse kunne vente med beisning til 2016 eller Skilting av rasfare og oppsetting av gjerde på baksiden av byggene mot alpinanlegget. Gjerdet er ikke permanent og tas ned når faren for snøras fra taket er borte. Fjerning av heftelse på bygningsmassen. BN Bank hadde tinglyst en heftelse på Kr på bygningene i forbindelse med konkursen. Styret fikk bekreftet at denne er fjernet og grunnbok oppdatert. Medlem i Huseiernes Landsforbund (HL). Sameiet er nå medlem i HL med de fordeler dette medfører. Reparasjon av reduksjonsventil. Ventilen deles med de nybygde hyttene nærmest Studio H og sørger for at vanntrykket holdes på et nivå som ikke medfører skade på varmtvannstanker etc. Rørlegger ble tilkalt og ventil skiftet. Det er ikke rapportert om skader fra noen seksjoner. Ny vaktmester for sameiet. Styret besluttet å skifte vaktmester fra Kvitfjell Vaktmesterservice AS ved Thor Myhrmoen til Fåvang Vaktmesterselskap AS ved Edvard Lindalen. Ny vaktmester startet pr. 1. desember Årlig kontroll av brannsikring for bygningsmassen. Gjennomført med brannvesenet og Hedegren Security. Omprogrammering av alarmsentral med korrekte nummer for ny vaktmester. 4 Ordinært sameiermøte 2016

6 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL Skøytebane utenfor B-blokken. Dette var et populært tiltak 2014/2015-sesongen og ble besluttet videreført i 2015/2016-sesongen. Klage på gjentatte strømbrudd. Styret kontaktet Gudbrandsdal Energi (GE) og klaget på at strømtilførselen syntes ustabil og med mange avbrudd. GE innrømmet at de hadde hatt et uvanlig høyt antall avbrudd. Et av avbruddene var utenfor GEs kontroll. Selskapet har iverksatt skogrydding for bedre å sikre energiforsyningen. For 2016 er følgende vedlikeholdsprosjekter planlagt/igangsatt: Beisning av panel på hovedbygningene. Næringsdelen ble beiset i 2015, og styret har satt av midler til beisning av resterende del av bygningsmassen i Styret estimerer kostnad til kr inkl. mva. Årlig ettersyn av tak, feiing/spyling av garasjeanlegg, årskontroll av brannsikring inngår nå som en fast årlig post i budsjettet og rapporteres heretter ikke som vedlikeholdsprosjekter. Styret har satt av Kr til uforutsette vedlikeholdsarbeider. Sameiets økonomi Regnskap og budsjetter er en del av denne presentasjonen. Sameiets økonomi for 2015 er bra, og regnskapet viser et noe større overskudd enn budsjettert. 5 KOMMENTARER TIL REGNSKAPET Generelt Resultatregnskapet for 2015 viser et overskudd på kr ,- mot et budsjettert overskudd på kr ,-. Differansen skyldes i hovedsak at hovedbyggene ikke ble beiset i 2015 (kun næringsdelen). Styret foreslår at årets resultat stort kr. kr ,- overføres egenkapitalen. Regnskap og beretning gir en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av sameiets virksomhet og stilling. Regnskapet er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Restanse fellesutgifter Det var 4 980,- i restanser på fellesutgifter ved årsskiftet. Purring blir foretatt ca. den 20. hver måned og styret får kopi av purrelistene. Ordinært sameiermøte

7 SAMEIET STUDIO H KVITFJELL 6 BUDSJETT 2016 I samarbeid med forretningsfører har styret utarbeidet budsjett for sameiet for 2016 som vedlegges innkallingen. For nærmere detaljer viser vi til vedlagte spesifiserte oversikt. Oslo, 15. mars, 2016 Henrik Kiær Engelschiøn Styreleder Eivind Furuseth Rolf Iver M. Hagemoen Arne Inglingstad Trude Stokstad Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem 6 Ordinært sameiermøte 2016

8 Resultatregnskap Sameiet Studio H Kvitfjell Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Note Driftsinntekt. og driftskostn. Fellesutgifter Andre inntekter Sum driftsinntekter Styrehonorar/arb.avg Festeavgift Vedlikehold Driftskostnader Honorarer Forsikring Andre kostnader Sum driftskostnad Driftsresultat Finansinntk. og finanskostn. Finansinntekter Netto finansresultat Årets resultat Overføringer Overført annen egenkapital Sum overføringer Sam eiet Studio H Kvitfjell Org.nr

9 Balanse Sameiet Studio H Kvitfjell Note Kortsiktig gjeld Forskudd fra kunder Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld EIENDELER Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l. Sum omløpsmidler 7 8 Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital 9 Gjeld Sum egenkapital og gjeld OSLO, / Styret for Sameiet Studio H Kvitfjell Henrik Kiær Engelschiøn Styrets leder Eivind Furuseth Styremedlem Rolf Iver Mytting Hagemoen Styremedlem 8 Sam e ie t Studio H Kvitfje ll Arne Reidar Inglingstad Styremedlem Trude Stokstad Styremedlem Org.nr

10 Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt Regnskapet er utarbeidet i overenstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk i Norge. Regnskapet bygger på historisk kost-prinsippet. Inntekter er inntektsført når de er opptjent. Kostnader sammenstilles med og kostnadsføres med tilhørende inntekt. Regnskapet er satt opp basert på fortsatt drift. Vurderingsregler Kortsiktige fordringer/gjeld er vurdert til laveste/høyeste av pålydende og virkelig verdi. Selskapet har ingen ansatte og har dermed ikke plikt til å etablere OTP-ordning. Det er ikke gitt lån til ansatte eller styremedlemmer. Note 2 Vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Vedlikehold Bygg Vedlikehold Løypenett Vedlikehold Ski-Heis Vedl. nøkler, låser, skilt Vedlikehold VVS Vedlikehold elektro Lyspærer, lysrør etc Brannsikkerhet, sprinkling Diverse vedlikehold Sum Note 3 Driftskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Strøm fellesanlegg Snebrøyting, strøing, m.m Strøing, snørydding Snørydding svalgang, Skøytebane Vaktmestertjenester Porto Km.godtgjørelse Bompenger Kabel-TV Sum

11 Note 4 Honorarer Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Revisjon Forretningsførsel Ekstraarbeid Konsulenttjenester Sum Note 5 Andre kostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Kontingenter Styreutgifter Diverse omkostninger Diverse kostnader Sum Note 6 Finansinntekter Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Renteinntekter kunder Bankrenter Andre Finansinntekter Sum Note 7 Andre fordringer Regnskap Regnskap Andre fordringer Forskuddsbet. kostnader Sum Note 8 bank Regnskap Regnskap Dnb Sum Note 9 Egenkapital Regnskap Regnskap Annen egenkapital Årets resultat Egenkapital

12 11

13 12

14 Sak 4 Ny vedtektsbestemmelse om elektronisk kommunikasjon Styret foreslår å ta inn en ny bestemmelse i vedtektene for å kunne kommunisere med sameierne. Dette vil spare sameiet for porto- og trykkekostnader, og det er mer miljøvennlig. Det foreslås følgende ordlyd: 20 Kommunikasjon mellom Sameiet og sameiere Kommunikasjon mellom Sameiet og sameiere kan skje elektronisk (epost / beboerportal / på annen måte) Det er sameiers ansvar at forretningsfører og styre til enhver tid har korrekte personopplysninger, adresse og annen kontaktinformasjon. Dersom sameieren ønsker å motta innkallinger pr. brevpost, må dette meddeles skriftlig til forretningsfører/styre. 13