Nye Frederik II vgs - avtale med Fredrikstad kommune om erverv, utvikling og gjennomføring av plan- og designkonkurranse

Transkript

1 Saksnr.: 2017/10032 Løpenr.: /2018 Klassering: 614 Saksbehandler: Egil Frode Olsen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget Nye Frederik II vgs - avtale med Fredrikstad kommune om erverv, utvikling og gjennomføring av plan- og designkonkurranse Vedlegg: 1 Samarbeidsavtale Fylkesordførerens forslag til vedtak 1. Avtale med Fredrikstad kommune om erverv og utvikling av eiendommer på FMV Vest i Fredrikstad godkjennes. 2. Fylkesrådmannen gis fullmakt til signering. 3. Det gjennomføres en felles plan- og designkonkurranse på eiendom 1, 2 og 3 med Fredrikstad kommune. 4. XX utnevnes som medlem av juryen. Fylkesordførerens behandling Ingen endring. Sarpsborg, 12. desember 2018 Ole Haabeth Fylkesordfører Fylkesrådmannens anbefaling 1. Avtale med Fredrikstad kommune om erverv og utvikling av eiendommer på FMV Vest i Fredrikstad godkjennes. 2. Fylkesrådmannen gis fullmakt til signering. 3. Det gjennomføres en felles plan- og designkonkurranse på eiendom 1,2 og 3 med Fredrikstad kommune.

2 4. XX utnevnes som medlem av juryen. Sarpsborg, 12. desember 2018 Anne Skau fylkesrådmann Hans Jørgen Gade fylkesdirektør Bakgrunn for saken Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune har som kjent vedtatt å bygge henholdsvis ny Frederik II vgs med idrettshall og Arena Fredrikstad på eiendommer fylkeskommunen og Fredikstad kommune har kjøpt i fellesskap av Værste AS. I kjøpekontraktene er eiendommene fordelt på hhv eiendom 1 (Fredrikstad kommune), eiendom 2 (Østfold fylkeskommune) og eiendom 3 (Østfold fylkeskommune). Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune planlegger å lyse ut en felles plan- og designkonkurranse for å få vurdert hva som er optimal utnyttelse av tomteområdet for begge prosjektene uavhengig av eiendom 1, 2 og 3. Dette er kommunisert bredt både internt i fylkeskommunen (politisk og administrativt) og eksternt (markedskonferanser o.l.). Det er også et krav i kommuneplanens arealdel til felles planlegging og en anbefaling i delprosjekt FMV Vest om felles arkitektkonkurranse. Det pågår et tett samarbeid mellom prosjektledelsen i fylkeskommunen og Fredrikstad kommune i reguleringsplanarbeid og utarbeidelse av konkurransegrunnlag til en felles planog designkonkurranse. Avtalen mellom Østfold fylkeskommune og Fredrikstad kommune I forlengelse av kjøpekontraktene med Værste, har fylkeskommunen og Fredrikstad kommune utarbeidet et utkast til avtale som tar for seg kostnadsfordeling og ansvarsforhold mellom partene for reguleringsplanarbeid og gjennomføring av en felles plan- og designkonkurranse. Plasseringen av bygningene i vinnerkonseptet i plan- og designkonkurransen vil legge føringer for detaljreguleringsplanen og fastsettelse av endelige eiendomsgrenser. Avtalen mellom fylkeskommunen og Fredrikstad kommune regulerer partenes forpliktelser og rettigheter dersom det blir en annen arealfordeling enn i avtalene med Værste AS. En eventuell differanse blir et mellomværende mellom Fredrikstad kommune og Østfold fylkeskommune. Dersom Fredrikstad kommune og Østfold fylkeskommune, som følge av reguleringsplanen og i tråd med avtalene, må erverve eiendom som overstiger 34 daa, skal den av partene som får tillagt ytterligere areal til sitt område betale for dette tilleggsareal direkte til Værste og i tråd med avtalene. 2

3 Om plan- og designkonkurransen Formålet med konkurransen er å få frem det beste konseptet for skole, idrettshall, ishall og utearealer. Prosjekteringsgruppene vil stå fritt til å plassere de tre byggene hvor som helst på eiendom 1, 2 og 3. Det er imidlertid lagt inn en forutsetning om at Arena Fredrikstad skal kunne utføres uavhengig av fylkeskommunens bygg. Plan- og designkonkurransen skal sikre en felles arkitektur, harmonisert uttrykk og helhetlig materialbruk for bygningsvolumene, samt en god logistikk på tomten. Den skal tilpasse seg den bymessige utviklingen i nærområdet. Løsningsforslaget bør gi mest mulig synergier mellom de ulike funksjonene og høy kvalitet på utearealene. Fokusområdene for prosjektet er i konkurransegrunnlaget definert som «Framtidens skole», «Prosjektets tilpasning til omgivelsene» og «Klima og miljø». Fokusområdene er nærmere beskrevet som utdrag fra teksten under viser: «Den nye Frederik II videregående skole skal uttrykke fremtidens skole og både byggene og uteområdene skal være godt egnet for læring, sosialisering og samhandling. Skoleanlegget skal legge til rette for at ulike undervisnings- og læringsmetoder kan tas i bruk, og det skal finnes sosiale arenaer som fremmer relasjoner, rekreasjon, og motivasjon.» «Oppdragsgiver har store ambisjoner om at Frederik II videregående skole skal bli et SMART læringsbygg. Bygget i seg selv skal være et læremiddel i flest mulig fag, kommunisere med brukerne og gi økt forståelse for samspillet mellom bygget, byggets funksjoner og brukerne.» «Det søkes en innovativ og funksjonell skole med effektiv arealutnyttelse og med synergier mellom byggene. Byggene skal tilrettelegges for utleie for å gi lokalsamfunnet muligheter til kulturelle aktiviteter og opplevelser.» «Byggene skal være gode og fremtidsrettede når det gjelder klima, miljø og energiløsning. Skolebygget skal sertifiseres til BREEAM-NOR nivå Excellent og det finnes spesifikke krav til bl.a. innemiljø, energibehov, energiforsyning, materialbruk og avfallshåndtering.» «Østfold fylkeskommune ønsker utstrakt bruk av limtre/massivtre i sine byggeprosjekter. Det søkes et godt integrert energidesign for hele livsløpet til byggene og et lavt CO2 fotavtrykk samt en fossilfri byggeplass. Energiforbruket skal være på passivhusnivå.» «Byggene skal være tilpasningsdyktige og tilrettelagt slik at de uten store kostnader skal kunne endre planløsning, bygges ut og seksjoneres slik at de er egnet for kjernevirksomheten i hele livsløpet.» 3

4 Konkurransegrunnlaget inneholder en rekke vedlegg, inkludert skolens areal- og funksjonsprogram, idrettshallens og ishallens rom- og funksjonsprogram og fylkeskommunens prosjekterings- og byggeanvisninger. Den endelige vinneren av plan- og designkonkurransen skal gjennomføre en optimaliseringsfase og forprosjekt for skole og idrettshall sammen med Østfold fylkeskommune. Dette vil danne grunnlag for en totalentreprisekonkurranse. For Fredrikstad kommune vil det være en opsjon på å benytte den vinnende prosjekteringsgruppen i den videre prosjekteringen etter gjennomført plan- og designkonkurranse. Dersom Fredrikstad kommune ikke utøver opsjonen, vil videre prosjektering av ishallen bli avklart i en egen konkurranse i regi av Fredrikstad kommune. Uansett skal det være mulig at Arena Fredrikstad kan oppføres separat. Juryens rolle Juryen skal i størst mulig grad forsøke å enes om en vinner, evt flere vinnere som det gjennomføres en forhandling med. Vinnerforslaget/-ene skal være det som anses å ha størst mulighet for å utvikle et godt konsept. Bedømmelseskriteriene til juryen er delt i fem hovedkategorier: Velfungerende bygg Smarte og fremtidsrettede bygg Arkitektur og tilpasning til omgivelsene Klima og miljø Økonomi og gjennomførbarhet Disse bedømmelseskriteriene er konkretisert nærmere i underpunkter (de gjengis ikke her). Juryen vil komme med forbedringspunkter for hvordan prosjektet/-ene skal utvikles videre i kommende faser (optimalisering, forprosjekt og detaljprosjekt). Juryens beslutning om hvem som er vinner(ne) i plan- og designkonkurransen er bindende for oppdragsgiver. Juryens mandat gjelder primært fram til ferdig juryert plan- og designkonkurranse og signert juryrapport. Dersom oppdragsgiver har behov for at juryen utdyper sine vurderinger, kan de konsultere juryen i løpet av evalueringsfasen. Juryens arbeid vil gå over ca. seks uker med 4-5 møter og mellomarbeid i omtrent en måned og deretter to uker til å skrive rapport. Arbeidet vil antakelig pågå i løpet av perioden juni august/september Forbehold i avtalen og i konkurransegrunnlaget I avtalen og i konkurransegrunnlaget vil det legges opp til at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering, eller manglende politisk godkjenning. Det vil også være et forbehold om at oppdragsgiver vil kunne fravike juryens innstilling om videre arbeid dersom vinnerutkastet ikke lar seg gjennomføre innenfor fastsatte økonomiske 4

5 rammer. Det samme gjelder dersom det oppstår uenigheter om vesentlige forhold ved engasjement, samarbeid og honorar. Juryens sammensetning Forskriften til loven om offentlige anskaffelser (LOA) sier: «Juryen skal utelukkende bestå av fysiske personer som er uavhengige av deltakerne i konkurransen. Dersom oppdragsgiveren krever at deltakerne har særskilte faglige kvalifikasjoner, skal minst en tredjedel av medlemmene i juryen ha tilsvarende kvalifikasjoner.» Veilederen utdyper: «I tillegg til at juryen skal være uavhengig av konkurransedeltakerne, skal juryen være uavhengig i sine beslutninger og uttalelser. Den skal foreta selvstendige faglige vurderinger, basert på de kriteriene som er oppgitt i kunngjøringen. Det er kun disse kriteriene som er relevante. Juryen skal altså ikke ta hensyn til øvrige føringer fra oppdragsgiver eller andre.» Norske arkitekters landsforbund sitt råd basert på erfaringer med en rekke gjennomførte konkurranser er at juryen ikke bør bestå av mer enn 9 medlemmer. Siden begge parter (fylkeskommunen og Fredrikstad kommune) vil representeres i juryen med representanter fra ulike avdelinger og loven om offentlige anskaffelser stiller krav til faglige kvalifikasjoner som delvis må dekkes med eksterne jurymedlemmer, er det en utfordring å holde seg under det anbefalte taket på antall jurymedlemmer. Det vil derfor være behov for å prioritere litt annerledes fra Østfold fylkeskommune sin side sammenliknet med konkurransen for St Olav vgs. Anbefalt sammensetning av juryen er 3 eksterne fagpersoner, 3 medlemmer utnevnt av Fredrikstad kommune og 4 medlemmer utnevnt av fylkeskommunen. Bakgrunnen for at fylkeskommunen bør ha flere medlemmer er en større andel i prosjektet (større tomteareal og bygningsmasse, større kostnadsbidrag i konkurransen og forpliktelsen til å bruke vinnende prosjekteringsgruppe i videre arbeid). De eksterne fagpersonene vil mest sannsynlig være én arkitekt, én landskapsarkitekt og én rådgiver innen energi/klima/miljø. Fra fylkeskommunen er forslaget én representant fra eiendomsseksjonen, én representant fra opplæringsavdelingen og én representant fra skolen. I tillegg kommer en representant fra politisk nivå slik det ble gjort for St Olav vgs, og fylkesrådmannen ber derfor at det utnevnes en representant fra fylkesutvalget som har funksjonen som plan- og byggekomite i fylkeskommunen. Fylkesrådmannens vurdering Fylkesrådmannen mener at det bør gjennomføres en felles plan- og designkonkurranse med Fredrikstad kommune hvor prosjekteringsgruppene står fritt til å plassere byggene på de tre eiendommene. Fylkesrådmannen anbefaler derfor at avtalen med Fredrikstad kommune godkjennes slik den ligger og at fylkesrådmannen gis fullmakt til signering. Fylkesrådmannen ber også om at det utpekes en representant fra politisk nivå til å sitte i juryen. 5

6 6