Halden videregående skole - samling i sentrum. Investeringsbeslutning og leieavtale

Transkript

1 Saksnr.: 2018/7017 Løpenr.: /2018 Klassering: 614 Saksbehandler: Bengt Herlitz Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Opplæringskomiteen Fylkesutvalget Fylkestinget Halden videregående skole - samling i sentrum. Investeringsbeslutning og leieavtale Vedlegg Ingen. Fylkesordførerens forslag til innstilling 1. For samling av Halden videregående skole i sentrum legges alternativ 2c til grunn. 2. Gjennomført forenklet skisseprosjekt legges til grunn for arbeidet med optimalisering og utarbeidelse av forprosjekt med en byggeprosjektramme på kr 295 mill eks. mva. 3. Fylkesrådmannen får fullmakt til å sluttforhandle leieavtalen mellom Porsnes Utvikling AS og fylkeskommunen basert på en årlig leiekostnad på inntil kr 16 mill. Fylkesordførerens behandling Ingen endring. Sarpsborg, 7. november 2018 Ole Haabeth fylkesordfører Fylkesrådmannens anbefaling 1. For samling av Halden videregående skole i sentrum legges alternativ 2c til grunn. 2. Gjennomført forenklet skisseprosjekt legges til grunn for arbeidet med optimalisering og utarbeidelse av forprosjekt med en byggeprosjektramme på kr 295 mill eks. mva. 3. Fylkesrådmannen får fullmakt til å sluttforhandle leieavtalen mellom Porsnes Utvikling AS og fylkeskommunen basert på en årlig leiekostnad på inntil kr 16 mill.

2 Sarpsborg, 2. november 2018 Anne Skau fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør Bakgrunn for saken Fylkestinget gjorde under sak 8/2018 følgende vedtak: 1. Fylkesrådmannen får i oppdrag å arbeide videre med bygningsmessig løsning for samling av Halden vgs. i sentrum der Musikk, dans og drama, Restaurant og matfag og forsterket/tilrettelagt avdeling plasseres på Porsnes. Det utarbeides et forprosjekt for bygningsløsning på dagens skoletomt. Utnyttelse av dagens lokaler for Teknikk og industriell produksjon og Elektro utredes. Dersom det ikke er arealer nok til å huse Restaurant og matfag, musikk, dans og drama, tilrettelagt avdeling og utvidelse av HO-lokalene i de fraflyttede teknikk og industriell produksjon og Elektrolokalene, så bes det om at forprosjektet også utreder rivning av «vaktmesterboligen» og alternativ utnyttelse av disse arealene. Det engasjeres et arkitektfirma for å utarbeide forprosjekt for byggeløsning på dagens tomt. Mulighetsstudie med oppdaterte kostnadsoverslag legges frem med sikte på politisk behandling i april 2018 med sikte på igangsetting av prosjektet i Bygg og anleggsfag, Teknikk og industriell produksjon og Elektrofag etableres i lokaler på naboeiendommen til Norske Skog. Fylkesrådmannen får i oppdrag å fremforhandle kontrakt hvor Østfold fylkeskommune primært ønsker å erverve eiendommen, med tanke på å sikre en best mulig forutsigbarhet og langsiktighet for skoletilbudet. Dersom et kjøp ikke lar seg gjennomføre fremforhandles en leieavtale over 35 år med Porsnes utvikling AS. Avtalen fremlegges for politisk behandling så snart den er klar, med sikte på politisk behandling i april Mulighetsstudie med oppdatert kostnadsoverslag for en samlet utbygging på Porsnes, med alle utdanningsprogram samlet på egen tomt utarbeides også og legges frem med sikte på politisk behandling i april 2018 i samme sak. Fylkestinget gjorde under sak 2018/7017 følgende vedtak: 1. Fylkestinget gir fylkesrådmannen i oppgave å arbeide videre med alternativ 2b med sikte på å fremme et skisseprosjekt som grunnlag for investeringsbeslutning i desember Rammeavtalen med Porsnes Utvikling AS godkjennes og endelig leieavtale legges frem for godkjenning så snart denne foreligger. 2

3 Fylkesrådmannen har etter dette utarbeidet et forenklet skisseprosjekt med anbefalt løsning og budsjettramme, samt gjennomført videre forhandlinger med Porsnes Utvikling AS (PUAS). Resultatet av dette arbeidet legges fram i denne saken. Fakta videre arbeide med alternativ 2b Alternativ 2b. innebærer en delt løsning mellom å bygge på egen tomt for utdanningsprogrammene Restaurant/matfag, Musikk/dans/drama samt Særskilt tilrettelagt opplæring. Samtidig inngås det en leiekontrakt med PUAS for Bygg/anleggsteknikk, Teknikk- og Industriell Produksjon samt Elektro i bygg som er plassert i umiddelbar nærhet på området til Norske Skog. Byggløsning for alternativ 2b, jfr skissen ovenfor, har vært utgangspunkt for det arbeid som har foregått siden fylkestingets vedtak 20. juni. Alternativet forutsetter at en del av nåværende blokk B (tidligere vaktmesterbolig) rives og erstattes med nybygg 1. Videre er det forutsatt at nåværende blokk C rives. Bygningene som rives er lite rasjonelle og arealeffektive og vanskelig å utnytte til de nye utdanningsprogrammene. Nybygg 1 er tenkt å inneholde Musikk/dans/drama, Restaurant/matfag, Særskilt tilrettelagt opplæring samt lærerarbeidsplasser. Nåværende blokk D (Elektro) bygges om for å plassere ekstra teoriareal til Idrettsfag, Studiespesialisering, Påbygg og lærerarbeidsplasser. Da tiden for prosjektforberedelse har vært kort er det ikke gjennomført en anbudskonkurranse for å få på plass arkitekt- og prosjekteringsgruppe. I stedet har man valgt å bruke gjeldende rammeavtaler for arkitekt og prosjekteringsgruppe for å kunne utvikle et forenklet skisseprosjekt, dvs et volumstudie. Konseptet er ikke et ferdig produkt som kan prosjekteres videre i detalj men viser hvordan en slik løsning kan fremstå opp mot eksisterende skolebygninger. Følgende arbeider er gjennomført etter fylkestingets juni-vedtak: Geoteknisk undersøkelse Miljørapport eksisterende bygg Tilstandsvurdering tekniske anlegg eksisterende bygg Brukermøter med skolen og videre bearbeiding av rom- og funksjonsprogram Skissert mulig planløsning (volumstudie) for alternativ 2 b. med forenklet skisseprosjekt. Forhandlingsmøter med PUAS vedr. leieavtale hos Norske Skog. Usikkerhetsanalyse for prosjektet 3

4 Kalkyler for prosjektbudsjett. Preanalyse BREEAM NOR -miljøsertifiseringssystemet som også brukes for andre planlagte prosjekter (St. Olav og Frederik II). Innledet dialog med Halden kommune vedr. regulering Basert på ovennevnte aktiviteter og utredninger er det blitt gjennomført en usikkerhetsanalyse som fremholder at prosjektet er svært komplisert og en bekymring for at beslutninger tas på et umodent beslutningsgrunnlag. Følgende usikkerheter er identifisert: Vanskelige grunnforhold. Det er usikker lengde til fjell og usikkerheter knyttet til fundamentering på eksisterende bygg. Viktig å sørge for integrering av eksisterende skole i drift under anleggsgjennomføringen og få til en god integrering mellom hovedbygning og leieobjektet. Ad regulering i forhold til byggehøyder og naboer (gammel trehusbebyggelse) og vern av Porsnesbakken: Nybygget krever fire etasjer for å få på plass de aktuelle utdanningsprogrammene. Dette vil medføre at høyden vil bli ca. 2 m. over dagens bygningshøyde, noe som er i strid med gjeldende reguleringsbestemmelser. For å få vedtatt en ny reguleringsplan i kommunen med nye reguleringsbestemmelser som regulerer bl a høyder på bygninger tar det vanligvis 1-1 ½ år. Optimalisering av løsning mht. logistikk og organisering for bygningsmassen for eksisterende skole. Henting og avlevering av funksjonshemmede elever til forsterket avdeling samt matvaretransport til Restaurant og Matvarefag vil by på utfordringer med foreslått plassering av planlagt tilbygg. Flytting av investeringsmidler fra eget bygg Porsnes over til leid bygg hos PUAS. Kostnaden blir fordelt over en lang leieperiode. Det kan være andre plasseringer på tomten til Porsnes som kan gi lavere investeringskostnader Forhandlinger om leieavtale Det er siden juni 2018 arbeidet intenst med å fremforhandle en leieavtale med PUAS for leie av 1. og 2. etasje i bygg som ligger vis a vis Porsnes på Norske Skog sin eiendom. Det er i de tidligere fasene i forhandlingene uttrykt ønske om mulig kjøp av bygget i tråd med fylkestingets tidligere føringer i saken. Salg av aktuell eiendom er ikke aktuell for PUAS og man har derfor konsentrert seg om å utarbeide en leieavtale med 35 års varighet. Det er også lagt inn i avtalen en opsjon med mulighet til forlengelse med år. Utgangspunktet for inngåelse av leieavtalen har vært den inngåtte rammeavtalen med en tilbudt kvm pris på kr. 1850,- eks. mva der leveransen innebærer et basisbygg. 4

5 I løpet av prosessen har utleier beskrevet hva som ligger i deres tilbudte leveranse og hva som Østfold fylkeskommune selv må dekke av kostnader for tilpasning til skolens behov. Tilbudt løsning inneholder strøm frem til bygning, kapitalkostnaden for samtlige elektriske installasjoner må derfor legges inn som en investeringskostnad for fylkeskommunen. Tilpasningskostnader fra grunnpakken opp til de spesifikke særkravene for de aktuelle yrkesfagene er ikke beskrevet eller planlagt og de må dekkes av leietaker. Investeringene for etablering av de forskjellige utdanningsprogrammene kan enten betales som engangskostnad eller som et tillegg til leien over et antall år. For beregning av kostnader for hva som skal med av utstyr og inventar har en benyttet seg av erfaringstall fra andre tilsvarende skoler som er bygget de senere årene i andre fylkeskommuner. Det foreligger ikke noen kostnadsanslag fra utleiers side over tilpasningskostnader for fylkeskommunen, noe som gir et usikkert kostnadsbilde. Man må regne med en god del kostbart utstyr og inventar som må etableres i de leide lokalene, noe som det er tatt høyde for i kostnadsberegningen. Utgangspunkt for tilbudet i rammeavtalen fra PUAS var en mulighetsstudie med en planløsning der brukere i begrenset grad har vært involvert. Siden junimøte i fylkestinget er det gjennomført en formell prosess der brukergrupper fra skolen sammen med programmeringsarkitekt har arbeidet for å få frem et rom og funksjonsprogram. Dette vil danne grunnlaget for den endelige planløsningen i de leide lokalene. Det er ikke foretatt noen prosjektering fra utleiers side knyttet til leieobjektet siden juni. Det aktuelle bygget er en «tung» industribygning der to av fire fasader har dagslys. Å få revet de lavere industribygningene mellom utleiebygget og administrasjonsbygget til Saugbrugs for å få etablert en tredje fasade mot nord har vært et vesentlig moment for å få til et funksjonelt bygg med tilstrekkelig mengde dagslys. Dekning av kostnadene for dette tiltaket har vært et av de uavklarte momentene i avtalen som det har vært forhandlet om med PUAS. Utleier har i sluttforhandlingene for leieavtalen gitt beskjed om at disse bygningene, som ligger i tilslutning nord for utleieobjektet, vil bli revet som en del av prosjektet. I tillegg til at bygningen blir betydelig bedre egnet til undervisningsformål vil det også frigjøre areal til eventuelle fremtidige etableringer i området. Slik den fremforhandlede leieavtalen nå foreligger, innebærer det at det er knyttet usikkerhet til omfang av kostnader for Østfold fylkeskommune for tilrettelegging for de tre tunge 5

6 yrkesfaglige utdanningsprogrammene i det tiltenkte leieobjektet. Dette skyldes at det ikke foreligger noe prosjektgrunnlag basert på f.eks et skisse/forprosjekt, men kun en planskisse med en enkel beskrivelse av levert standard fra utleiers side. Tilleggskostnader for å tilpasse arealene til de ulike utdanningsprogram må dekkes av fylkeskommunen i henhold til et endringsregime, regulert av leieavtalen. For at planløsningen og funksjonen skal bli så god som mulig for leieobjektet bør industribygget ved siden av rives for å få inn dagslys mot nord. Mulighet for ny alternativ løsning: 2 c Tiden frem til å få frem et beslutningsgrunnlag for det forenklede skisseprosjektet har vært begrenset. Derfor har prosessen med brukere for å utarbeide rom -og funksjonsprogram foregått parallelt med den øvrige planlegging. I forbindelse med skisseprosjektet er det gjennomført en grundig brukermedvirkningsprosess lik den som er gjennomført i St. Olav- og Frederik II-prosjektene. Det er Opplæringsavdelingen ved hjelp av rådgivere som har stått for dette arbeidet. I denne prosessen er det kommet tydelig frem at både Opplæringsavdelingen og elever, ansatte og skolens ledelse er bekymret for at det legges opp til en løsning hvor man kun får gutte-dominerte utdanningsprogram i det leide bygget. På denne bakgrunn har fylkesrådmannen valgt å også vurdere et alternativ der leiearealet utvides med ytterligere en etasje i bygget til Porsnes Utvikling AS som kan inneholde Musikk/dans/drama og eventuelt Helse/oppvekstfag. Dette alternativet kan kalles 2 c jfr benevnelsene i saken fra juni. Dette løsningsalternativet (leie av 3 etasje av PUAS) for Musikk/dans/drama og eventuelt Helse/oppvekstfag) har noen fordeler og noen ulemper: Fordeler Vesentlig bedre kombinert løsning; fra «gutteskole» i det opprinnelige alternativet til en mer heterogen avdeling med både yrkesfaglige og studieforberedende utdanningsprogram og således større sosial, kulturell og faglig diversitet. Hele bygget tas i bruk og dette gir mulighet for tilrettelegging for en felles sosial arena på tvers av fag og elevgrupper (begrenset mulighet for dette i den tidligere foreslåtte løsning). Herre i eget hus i den forstand at det ikke kommer inn andre leietagere i etasjen over skolen. Mindre omfattende byggeprosjekt på Porsnes samt mulighet for bedre intern logistikk, bedre pedagogiske løsninger og tilpasninger for de utdanningsprogrammene (Resaurant/matfag og forsterket avdeling) som skal flyttes hit fra Risum. Ved redusert størrelse på prosjektet på egen tomt vil det bli mindre risiko for at dagens reguleringsplan og reguleringsbestemmelser i forhold til krav til bl. a byggehøyder må behandles på nytt. Dette er en prosess som normalt innebærer 1-1 ½ års kommunal behandlingstid Ulemper Høyere total leiesum enn tidligere forutsatt 6

7 Større avdeling i leieobjektet gir større preg av todelt skole Et av utbyggingsalternativene på egen tomt forutsetter at leide arealer er ferdigstilte før prosjektet kan igangsettes. Økonomisk sammenligning Det er gjennomført usikkerhetsanalyse i regi av konsulentfirmaet OPAK sammen med prosjekteringsteam samt andre involverte parter. I en slik analyse prøver en å finne alle kostnadsdrivende usikkerheter knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Kostnadsberegningen er gjennomført i tråd med metodikken som brukes i store offentlige investeringsprosjekter. P50 er den verdien som prosjektet bør kunne gjennomføres etter der det er like stor sannsynlighet for at kostnaden blir høyere som at den blir lavere. Et prosjekteringsteam har gjennomført kostnadsberegningene og det er lagt inn usikkerhetsmargin i analysen. Kostnader for utstyr og inventar er basert på erfaring fra andre tilsvarende prosjekter i andre fylker. Alle summer i mill. kr. eks. mva Leie hos PUAS PUAS P50 Inventar + utstyr PUAS Nybygg Porsnes Porsnes P50 Inventar + utstyr Porsnes Renter og avdrag Leiekostnad Sum investering Årskostnad 2b BA/TP/EL ,7 RM/MD/ STO ,3 308,4 19,6 10,8 30,4 2c BA/TP/ EL/ MD/HO ,8 RM/STO ,8 294,4 18,7 15,7 34,4 Felles forutsetninger: Avdragstid 35 år, satt lik med leiekontrakten. Rentesats 3,5%. For samtlige alternativer kommer driftskostnadene på Risum og Norlux på til sammen rundt kr 7-8 mill som fratrekk på årskostnadene. I juni-saken var kostnadsanslagene basert på en «forenklet mulighetsstudie», mens de nå baseres på et «forenklet skisseprosjekt». Dette innebærer fortsatt stor usikkerhet, men kostnadsbildet for prosjektene er endret. Kostnads-drivende forhold for på Porsnes og hos PUAS i forhold til de tidligere anslagene er knyttet til følgende: Tidligere anslag var basert på grunnkalkyle som hadde et lavere sikkerhetsnivå i forhold til kostnader enn P50 som nå er etablert. Kostnader til elektriske anlegg var ikke fullt ut beregnet i tidligere kostnadsanslag, dette er nå gjort. Kostnader for inventar og utstyr er mer omfattende enn tidligere antatt ut fra erfaringer i tilsvarende bygg En avsetning for usikkerhet til nivå P85 (dvs at det er 85% sannsynlighet for at prosjektet holder seg innenfor tildelt ramme) vil kreve en usikkerhetsavsetning på kr 30 mill for alternativ 2b. Årskostnaden for alternativ 2b er oppjustert med ca kr 8 mill fra saken i juni. Differansen mellom alternativ 2b og 2 c er kr 4 mill per år. 7

8 Basert på kostnadsberegningene i usikkerhetsanalysen viser alternativ 2b en noe lavere samlet årskostnad enn dersom man også leier 3. etasje hos PUAS. Differansen kan bli redusert dersom man klarer å redusere prosjektets omfang på Porsnes. Pedagogisk vil det bli en bedre løsning for skolen både i forhold til situasjonen for HO og helheten på Porsnes med mulighet for flere møterom, undervisningsrom der Helse/oppvekst nå er plassert i A-byggets 3. etasje. I de leide lokalene hos PUAS vil også sammensetningen mellom gutter og jenter bli mer blandet enn ved alternativ 2b. Fylkesrådmannens vurdering og anbefaling Samlingen av Halden vgs i sentrum innebærer mer enn bare en ren flytting av tilbudene på Risum til sentrum. Fem utdanningsprogram kan få nye læringsarenaer og utstyr, og samlingen gir nye og gode muligheter for tverrfaglig arbeid og opplæring på yrkesfagene Bygg/anleggsteknikk, Elektrofag og Teknikk/industriell produksjon. Det har vært en krevende prosess å arbeide frem et konsept med en god kombinasjon av ombygging av Porsnes i egen regi med tilpasning av arealer i leid bygg med privat eier der både økonomiske og skolefaglige hensyn blir godt ivaretatt. Det er fortsatt uavklarte forhold knyttet til omfanget av investeringsbehov, og den fremforhandlede leieavtalen som nå foreligger innebærer at det fortsatt er usikkerhet om omfanget av kostnader for tilrettelegging av de yrkesfaglige utdanningsprogrammene i det tiltenkte leieobjektet. Dette skyldes at det ikke foreligger et forprosjekt, men kun en planskisse med en enkel beskrivelse av levert basis-standard fra utleiers side. Tilleggskostnader for å tilpasse arealene til de ulike utdanningsprogrammene må dekkes av fylkeskommunen i henhold til et endringsregime, regulert av leieavtalen. Saken beskriver en løsning i tråd med fylkestingets løsning alt 2b fra juni tidligere i år, samt en utvidet leieløsning der også Musikk/dans/drama og Helse/oppvekst tas inn i leieobjektet for å få en bedre elevsammensetting her og redusere investeringsbehovet på hovedanlegget. Ved å flytte studietilbudet også for Helse og Oppvekst vil arealer frigjøres på skolen til andre funksjoner som det ellers måtte bygges nytt for, som kontorer for lærere og møterom etc. Samtidig vil noe av den økonomiske gevinsten med en slik løsning bli redusert ved at det også blir en del tilretteleggingskostnader i det leide objektet i 3. etasje hos PUAS. I valget mellom de to alternativene 2b og 2c vil fylkesrådmannen vektlegge at sistnevnte har de beste skolefaglige løsningene og at det er en viss risiko for at 2b kan ta lenger tid å realisere dersom det oppstår reguleringsmessige problemstillinger på Porsnes. Økonomisk sett er årskostnaden noe høyere for 2c, men det finnes også muligheter i det videre arbeid med optimalisering av bygningsmessige plasseringer og planløsninger for å redusere utgiftene og også gi bedre bygningsmessige løsninger for Restaurant/matfag, Særskilt tilpasset Opplæring og lærerarbeidsplasser på Porsnes. Dersom konseptet blir godkjent vil det være nødvendig å optimalisere prosjektet frem mot et forprosjekt. En optimaliseringsfase vil foregå etter at det er utlyst konkurranse for arkitekt og 8

9 prosjekteringsgruppe. I kostnadsanslagene tas det forbehold om at det ligger flere større usikkerheter. Med det som bakgrunn anbefaler fylkesrådmannen følgende: 1. For samling av Halden vgs i sentrum legges alternativ 2c til grunn. 2. Gjennomført forenklet skisseprosjekt legges til grunn for arbeidet med optimalisering og utarbeidelse av forprosjekt med en byggeprosjektramme på kr 295 mill eks. mva. 3. Fylkesrådmannen får fullmakt til å sluttforhandle leieavtalen mellom Porsnes Utvikling AS og fylkeskommunen basert på en årlig leiekostnad på inntil kr 15,7 mill. 9