Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Dato: Torsdag Tidspunkt: Kl. 09:00 3/07. Kommunestyret Kommunestyresalen

Transkript

1 Møteinnkalling 3/07 Utvalg: Møtested: Kommunestyret Kommunestyresalen Dato: Torsdag Tidspunkt: Kl. 09:00 Forfall meldes på tlf til formannskapssekretær Svanhild Moen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 019/07 Opprettelse av ny stillingen i renholdstjenesten PS 020/07 Revidering av forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen PS 021/07 Revidering av "Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet " - sluttbehandling PS 022/07 Eventuell videreføring av Kompetanseforum Vest-Finnmark PS 023/07 Godkjenning av Kommunikasjonsplan PS 024/07 Fremtidig eiendomsforvaltning i Hammerfest kommune - Overordnede prinsipper og organisatoriske modeller PS 025/07 Kontrollutvalgets sekretariat - etablering av interkommunalt selskap (IKS) PS 026/07 Tvangsmulkt Redrum AS PS 027/07 Medlemskap i Vest-Finnmark regionråd PS 028/07 Samlokalisering av Helsetjenester i Strandparken 1 Unntatt offenlighet PS 029/07 Godkjenning av protokoll De offentlige saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus, Storgata kommunehus - servicekontoret, Hammerfest, Akkarfjord og Kårhamn bibliotek, postkontorene i distriktet samt kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Kristine Jørstad Bock ordfører

2 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Ada Lind Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: 4 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 012/07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Ingen Saksdokumenter ikke vedlagt: Ingen Sak: Opprettelse av nye stillinger i renholdstjenesten I. Saken gjelder: Grunnet utvidet areal og endret bruk av kommunens bygningsmasse er det behov for utvidet renhold. Dette betyr opprettelse av nye stillinger for å dekke utvidet renholdstjeneste. II. Sakens bakgrunn og fakta: Elvetun barnehage avdeling Blåsten, friluftsbarnehagen, ble startet opp høsten 2005 som et prøveprosjekt og vedtatt gjort permanent fra høsten Her er det behov for renhold tilsvarende 34% stilling, opprettelse av ny stilling Radioen barnehage er vedtatt utbygd og er planlagt igangsatt høsten Her er det behov for å utvide renholdsstillingen med 30% fra 40% til 70%, opprettelse av ny stilling. Fuglenes skole har startet opp kveldsutleie til ulike aktører og dette utløser behov for renhold og det krever opprettelse av ny 50% stilling. Hammerfest kino har utvidet driften til å omfatte bruk av lokalene i helgene, fredag/lørdag/søndag, noe som medfører behov for ytterligere renhold tilsvarende 16% ny stilling. Flytting av ulike kommunale tjenester til Veienbygget; PP-tjenesten, barnevernstjenesten, parkering, renholdstjenesten. I forhold til dette er det behov for å opprette ny renholdsstilling tilsvarende 40% stilling Kultur- og idrettssektoren flytting til nye lokaler (gamle Husbanken), behov for å opprette 30% stilling som renhold. Breilia skole ombygging og utviding av areal samt renhold kveldsutleie, behov for ny 100% stilling. Vi er nå kjent med at Breilia skole ikke tas i bruk før i 2008 og denne vil bli fremmet i budsjett Fjordtun skole ombygging og utviding av areal, behov for ny 50% stilling fra og med Til sammen utgjør dette 3,5 årsverk. Det har de siste årene vært gjennomført utstrakt omdisponeringer av stillinger og personell da tjenestens areal gradvis har økt siden tjenesten startet opp som avdeling/virksomhet. Renholdstjenesten har det siste året også brukt vikarstillingene til å dekke opp deler av denne økningen for å se om det var mulig å dekke noe av dette via ytterligere omdisponeringer. Imidlertid er situasjonen nå slik at det ikke er mulig å ivareta tjenestens arealer på en fornuftig måte uten årsverksøkning.

3 Sektoren foreslår at det på denne bakgrunn vedtas opprettelse av 2 årsverk med umiddelbar virkning og 0,5 årsverk med virkning fra Sektoren vil fremme nytt årsverk på Breilia skole i forbindelse med budsjett Tjenesten legger til grunn at gjennomsnittlig årlig brutto kostnad pr. årsverk med kr , og det vil si en årlig brutto kostnad på kr For 2007 vil kostnaden være kr Sektoren forslår at kostnaden innarbeides i budsjettreguleringssak i forbindelse med behandlingen av 1. tertial. III. Rådmannens vurdering: Rådmannen slutter seg til ovenstående og vil foreslå at kommunestyret vedtar å opprette til sammen 2,5 årsverk til kommunens renholdstjeneste, med 2 årsverk umiddelbart og 0,5 årsverk fra Kostnadsmessig dekning tas opp gjennom budsjettreguleringssak ved behandlingen av 1. tertial. Når det gjelder Breilia skole fremmes denne saken i budsjett 2008 Rådmannen vil for framtid at kostnad både i forhold til renholds- og vaktmestertjenester må tas med i et nytt tiltaks totale kostnad når tiltak fremmes. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyret vedtar å opprette 2 årsverk i renholdstjenesten med umiddelbar virkning og med den fordeling saksframlegget viser. Videre vedtar kommunestyret å opprette 0,5 årsverk i renholdstjenesten med virkning fra Kommunestyret ber om kostnadsmessig dekning innarbeides i budsjettreguleringssak i forbindelse med behandling av 1. tertial. Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Torbjørn Næss Sektorleder Behandling i Formannskapet : Som innstillingen enstemmig vedtak. Vedtak i Formannskapet : Hammerfest kommunestyret vedtar å opprette 2 årsverk i renholdstjenesten med umiddelbar virkning og med den fordeling saksframlegget viser. Videre vedtar kommunestyret å opprette 0,5 årsverk i renholdstjenesten med virkning fra Kommunestyret ber om kostnadsmessig dekning innarbeides i budsjettreguleringssak i forbindelse med behandling av 1. tertial.

4 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Gerd Hagen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: x Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: 005 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 033/07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Forslag til reviderte forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen. Saksdokumenter ikke vedlagt: Tidligere forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen av 3. mars Sak: Revidering av forskrift for bruk av Hammerfest kommunes våpen I. Saken gjelder: Hammerfest kommunes våpen ble sist revidert i Forskrifter for bruk av kommunes våpen er fra 3. mars Som følge av nevnte revisjon av våpenet er det behov for å revidere forskriftene. II. Sakens bakgrunn og fakta: Hammerfest kommunes våpen ble revidert sist i 2001 som følge av at daværende versjon av våpenet fra 1989 ikke var godkjent av rettighetshaver Ole Valles etterkommere. Våpenet av 2001 er nå godkjent av rettighetshavers etterkommere. De gjeldende forskrifter for bruk av våpenet var vedtatt i kommunestyret 3. mars Innholdsmessig er ikke dette en forskrift etter Forvaltningslovens bestemmelser, men betegnelsen Forskrift er brukt i denne sammenheng. Når vi nå gjør en mindre revidering av tidligere vedtatt forskrift velger vi og fortsette å bruke betegnelsen Forskrift. De paragrafer som er endret, som følge av revidert våpen, er: Ny 2 Rettighetshaver: Opphavsrettighetene i h.h. til Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. av 12. mai. Nr er nå delt mellom rettighetshaver Ole Valles etterkommere og Arvid Sveen, kunstner og heraldiker som foresto siste revisjon. Som følge av en ny paragraf ( 2) forskyves øvrige paragrafer med et nr. Ny 4 Bruk av våpenskjold: har samme innhold som tidligere 3, men med nytt tillegg: Isbjørnen kan ikke speilvendes i forhold til originalen.

5 Ny 8 Våpenets utforming og utførelse: har samme innhold som tidligere 7, men med tillegg av.digitalt. For øvrig er fjernet.. vevd, brodert. Ny 9 Diverse: Dette er en helt ny paragraf om bemyndigelse knyttet til håndheving av forskriftene, eksempelvis eksterne søkere som lag og foreninger. III. Rådmannens vurdering: Som følge av revisjon, delt opphavsrett og behov for mindre justeringer av de gamle forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen fremmes revidert forslag til forskrifter. Rådmannen ser det som viktig at kommunen har en ryddig forvaltning av kommunens viktigste identitetsmerke. Alle steder hvor kommunevåpenet brukes, skal det behandles med respekt og gis en fremtredende plass. Kommunevåpenet er for kommunen det samme som riksvåpenet er for landet. Denne sammenligningen kan være nyttig å ta frem når man er i tvil om anvendelsen. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyret vedtar revidert forskrift for bruk av Hammerfest kommunes våpen. Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Kai Gunnar Dahl Sektorleders underskrift Behandling i Formannskapet : Som innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet : Hammerfest kommunestyret vedtar revidert forskrift for bruk av Hammerfest kommunes våpen.

6 Forskrifter for bruk av Hammerfest Kommunes Våpen Vedtatt av kommunestyret Definisjon Hammerfest Kommunes våpen, fastsatt ved Kongelig Resolusjon den 16. desember 1938 er: En sølv isbjørn på rød bunn. Kronen er å betrakte som en del av våpenet. Hammerfest Kommunes flagg er med isbjørn i sølv, alternativt hvitt, på rød bunn, i rektangulær form i forholdet 16:22. Til dekorativ bruk kan våpenet utformes som vimpel eller hengende banner. 2. Rettighetshaver Som følge av flere revisjoner, sist i 2001, er opphavsrettighetene delt mellom rettighetshaver Ole Valles etterkommere og Arvid Sveen, kunstner og heraldiker. Det vises forøvrig til Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. av 12. mai. Nr Generelle bestemmelser om bruk Hammerfest Kommune eier våpenet i enhver form og har bruksretten. Bruken, formene og deres kvalitet bestemmes og kontrolleres av formannskapet. Som hovedregel kan våpenet bare brukes av administrasjonen og institusjoner under utøvelse av kommunal myndighet og til dekorasjon. Bruk av våpenet på suvenirer for salg er ikke tillatt uten særskilt tillatelse. Våpenet må ikke brukes slik at det kan oppfattes som privat kjennetegn. Private kjennetegn må heller ikke sammenstilles med våpenet. 4. Bruk av våpenskjold Våpenskjold skal brukes med sine farger med mindre særskilt tillatelse foreligger, dog kan isbjørn brukes i hvit farge. Isbjørnen kan ikke speilvendes i forhold til orginalen. Våpenskjoldet kan brukes som eiermerke på bygninger, biler og andre gjenstander. Våpenskjoldet i farger kan etter nærmere bestemmelse brukes til jakkemerke m.v.. 5. Bruk av kommuneflagg

7 Flagget kan heises når kommunestyret har møter og ellers etter nærmere bestemmelser. 6. Bruk av våpenet i faner, vimpler m.v. Våpenet kan utføres som bordflagg, tverrskåret eller i vimpelform, til bruk som dekorasjon ved kommunale tilstelninger. Til dekorativ bruk kan flagget utformes som hengende banner etter nærmere bestemmelse. 7. Bruk av våpen i stempel og segl Våpenet kan brukes uten skjoldinnfatning, med etatens eller institusjonens navn i en innskriftsring langs kanten. Segl kan fremstilles som oblatsegl til bruk på dokumenter, til lukking av konvolutter og lignende. 8. Våpenets utforming og utførelse Våpenet kan gjengis i ulike typer, teknikker og materialer, for eksempel digitalt, plastisk i flatestil, tegnet, malt eller gravert. Enhver utføring av våpenet må følge de tekniske og heraldiske kvalitetsnormer med riktig fargekoder, former og proporsjoner. 9. Diverse Rådmann, eller den hun bemyndiger, gis myndighet til å avgjøre og godkjenne søknader om bruk av våpenet på suvenirer, klubbmerker/faner og lignende. Søknader skal ha vedlagt forslag til objektet hvor våpenet foreslås brukt. **************************************

8 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Svein Tore Paulsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: 143 C20 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 007/07 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /07 Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet 2007 til 2018 sluttbehandling Tilstandsrapport idretts- og friluftsanlegg i Hammerfest kommune - revidert juli Handlingsplan Brev fra Indrefjord Idrettslag datert 12.mars Saksdokumenter ikke vedlagt: Dokumenter i saksmappe PS 050/06 Sak: Revidering av "Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet " - sluttbehandling I. Saken gjelder: Revidering av kommunedelplan skal foregå hvert 4. år. Sist revidert i februar 2005, men pga. at nye kostnadskrevende større anlegg skal inn i planen, er det et krav om at den må revideres igjen i hht. plan- og bygningsloven 20-5, selv om den ble revidert i februar II. Sakens bakgrunn og fakta: Bakgrunn Det er et krav fra Kultur- og kirkedepartementet om at alle kommuner må ha en tematisk kommunedelplan, bl.a. som grunnlag for tildeling av spillemidler til idrett-, nærmiljø- og friluftslivsanlegg. Planarbeidet er et offentlig ansvar og skal sikre en bred gjennomføring av planprosessen etter bestemmelsene i Plan- og bygningsloven. Den gjeldende anleggsplan for Hammerfest kommune ble godkjent i kommunestyret 10. februar Den kortsiktige delen, handlingsprogrammet, ble rullert av Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning, siste gang den 21. november I forbindelse med at planen nå blir revidert har vi fulgt veiledningen fra kulturdepartementet hvor bl.a fysisk aktivitet som et tema er innlemmet i planen Styret for Kultur,Omsorg og Undervisning vedtok i møte at forslag til revidering av Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet skulle legge ut på offentlig ettersyn. Frist for tilbakemelding var

9 Høring/merknader. I utleggingsperioden er det innkommet 9 innspill/merknader. Anlegg/nærmiljøanlegg som det ikke er økonomisk dekning for i perioden er oppført på uprioritert liste. Disse vil bli overført til prioritert liste ved den årlige rulleringen dersom det blir avsatt penger til formålet. Skolemiljøutvalget v/fjordtun skole, brev datert Utendørs scene, ballbinge på myra v/breidablikkvannet, håndballbane, mini alpinanlegg, badebrygge med båthus, lyssetting av Breidablikkbanen og områder rundt vannet, utstyr til islegging, hoppbakker. Vurdering: Anlegg/nærmiljøanlegg blir oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Skolemiljøutvalget v/reindalen skole, brev udatert. Ballbinge v/reindalen skole m/lys, aktivitetsløype/hinderløype, avsette område til skøytebane. Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Skolemiljøutvalget v/akkarfjord skole Ballbinge fra uprioritert liste til prioritert, innspill til pkt. 4.2 i den tematiske delen. Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Skolemiljøutvalget v/baksalen skole Ballbinge, sykkelstativ, manglende vedlikh. av lekeapparater og underlag til disse. Vurdering: Ballbinge v/baksalen skole er ikke et prioritert prosjekt. Ballplassen v/skolen rehabiliteres. Innspill til den verbale delen tatt inn i planen. Fylkesmanne i Finnmark, brev datert Universell utforming som premiss for kommunens planlegging etter plan- og bygningsloven og som rettesnor for egne virksomhet, bl.a. i forbindelse med rehabilitering og opparbeiding av friluftsområder m.m., sikre viktige friluftsområder i sine arealplaner, registrere barnetråkk, kartlegging av barn og unges bruk av utearealene som barn selv gjør, sikre disse i reguleringsplaner. Vurdering: Har tatt innpillene til etterretning, nødvendig tekst blir tatt inn på de respektive plasser i den tematiske delen Hammerfest turnforening. Verbale endringer i temadelen pkt. 4.5 og 5. Turnhall flyttes fra uprioritert til prioritert liste Vurdering: Verbale endringer blir tatt med i den temadelen under pkt. 4.5 og 5. Turnhall oppført på uprioritert liste i påvente av midler for realisering. Hammerfest skiklubb. Ski-skytteranlegg inn på prioritert liste, utvidelse av løypetrase ved Reindalen skianlegg, trase for rulleski Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Hammerfest kommune, plan og utvikling. Etablere natursti i Jansvannet og Nissenskogen, natur- og kultursti på Nordre Sørøya, utarbeidelse av turhefte med beskrivelse av turer for ytre Vest-Finnmark og Kvalsund

10 kommune, remerking av turløyper på Kvaløya, oppføringa av turhytter, nye informasjonsskilt for Kvaløya, utsetting av trimkasser. Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering Hammerfest idrettsråd. Saldert budsjett gjennom å unnlate å vedlikeholde idrettsanleggene, strid med spillemidlene å ikke vedlikeholde anleggene, midler til vedlikehold må ikke gå på bekostning av nødvendige midler til ny anlegg, understreker at forholdsmessig blir fotballen tilført betydelig større investeringer enn medlemstall og oppslutning tilsier, realisering av turnhall, tilførsel av midler til Reindalen skianlegg og anlegg for skiskyting, på sikt tilknytning avløyper i Turiparken og Reindalen. Vurdering: Verbale delen tas til etterretning. Konkrete anlegg oppføres på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. III. Rådmannens vurdering: Det er ikke gjort noen vesentlige endringer i forhold til handlingsprogrammet som ble framlagt i høringsutkastet, med unntak av at klubbhus på Breidablikk er tatt ut med den bakgrunn i at det ikke er gitt tilbakemelding om gjennomføring av prosjektet. Nye anlegg er dagsturhytte v/gamvikvann på Sørøya og elektroniske skiver til 100m banen i Blåbærdalen. Av 9 anlegg hvor det søkes spillemidler for i 2007 er 7 av dem gjentakelser fra tidligere år. Anlegg hvor det er gitt 1. gangs tildeling av midler er prioritert. De øvrige er i prioritert rekkefølge. Hammerfest kommune har et stort etterslep på spillemidler til ordinære anlegg / rehabiliteringsanlegg. Som eksempel kan nevnes at vi i 2005 hadde første tildeling av midler til flerbrukshallen. Siste tildeling vil bli i 2007, og da har vi fått ut hele søknadsbeløpet på 11,6 mill. kroner. Fra anlegget ble ferdigstilt i 2003 er det gått 5 år. For å synliggjøre takten for tildeling av spillemidler, samt hvilket år spillemidlene kan bli tildelt, er dette lagt inn i handlingsprogrammet. Anlegg som ikke er forhåndsgodkjent eller ikke har skaffet finansiering, er ikke tatt med i handlingsprogrammet, men oppført på uprioritert liste. Så snart det foreligger forhåndsgodkjenning og finansiering vil disse anlegg komme inn på prioritert liste. Dette er en anbefaling fra fylkeskommunen, og som også er sammenfallende med Kulturdepartementets veileder. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Med hjemmel i plan og bygningsloven 20-5 vedtar kommunestyret revidering av Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet for perioden , samt handlingsprogrammet med prioriteringer for perioden Hammerfest, den

11 Dagny Haga Rådmann Kaj Gunnar Dahl Sektorleder Kultur og idrett Behandling i Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning : Trygve Paulsen fremmet på vegne av AP følende tilleggsforslag: Henviser til Tilstandsrapport for kommunale anlegg og ber administrasjonen utarbeide en tidsplan for om hvordan en skal gjennomføre en rehabilitering av anleggene nevnt i rappporten. Tiltaksperiode Administrasjon innarbeider midler til prosjektet i forbindelse med budsjettreguleringen i juni måned. Bente Orvik fremmet på vegne av SV følgende forslag: Etter innspill fra et åpent møte om idrett i Hammerfest, fikk vi sterke tilbakemeldinger på at en turnhall og et skiskytteranlegg var høyt oppe på ønskelista til de som driver med dette. Begge idrettsgrenene aktiviserer veldig mange barn / unge. Vi ber om at dette taes med i budsjettdebatten. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt SV s forslag - 3 stemmer for og 5 stemmer mot. AP s tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning : Med hjemmel i plan og bygningsloven 20-5 vedtar kommunestyret revidering av Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet for perioden , samt handlingsprogrammet med prioriteringer for perioden Henviser til Tilstandsrapport for kommunale anlegg og ber administrasjonen utarbeide en tidsplan for om hvordan en skal gjennomføre en rehabilitering av anleggene nevnt i rappporten. Tiltaksperiode Administrasjon innarbeider midler til prosjektet i forbindelse med budsjettreguleringen i juni måned. Behandling i Formannskapet : Jarle Edvardsen fremmet på vegne av AP følgende forslag: Saken utsettes. Votering: Forslaget vedtas mot en stemme.

12 Vedtak i Formannskapet : Saken utsettes. Behandling i Kommunestyret : Saken utsettes. Vedtak i Kommunestyret : Saken utsettes. Behandling i Styret for Miljø og Utvikling : SV v/reidar Johansen fremmet følgende forslag til vedtak: Styret for MU viser til de forslag som er fremmet. Styret for MU ber om at prosjekt turnhall og skiskytteranlegg i Reindalen raskest mulig kommer opp på prioritert liste. Det forutsettes fulgt opp i budsjettreguleringa i juni Votering: Forslaget fra Reidar Johansen falt med 8 mot 1 stemme Det ble deretter votert over rådmannens forslag til vedtak: Rådmannens innstilling - enstemmig vedtatt Brev datert 12. mars 2007 fra Indrefjord idrettslag vedr. tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet følger saken i den videre behandling. Vedtak i Styret for Miljø og Utvikling : Med hjemmel i plan og bygningsloven 20-5 vedtar kommunestyret revidering av Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet for perioden , samt handlingsprogrammet med prioriteringer for perioden Behandling i Formannskapet : SV v/reidar Johansen fremmet følgende forslag til vedtak: Styret for MU viser til de forslag som er fremmet. Styret for MU ber om at prosjekt turnhall og skiskytteranlegg i Reindalen raskest mulig kommer opp på prioritert liste. Det forutsettes fulgt opp i budsjettreguleringa i juni AP v/john Wahl fremmet følgende forslag til vedtak: Siste setning etter med: budsjettforslaget for Votering: Vedtaket i KOU/med endring fra AP v/john Wahl - enstemmig vedtatt. Forslaget fra SV v/reidar Johansen falt med 1 stemme for og 8 stemmer mot. Brev datert 12. mars 2007 fra Indrefjord idrettslag vedr. tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet følger saken i den videre behandling.

13 Vedtak i Formannskapet : Med hjemmel i plan og bygningsloven 20-5 vedtar kommunestyret revidering av Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet for perioden , samt handlingsprogrammet med prioriteringer for perioden Henviser til Tilstandsrapport for kommunale anlegg og ber administrasjonen utarbeide en tidsplan for om hvordan en skal gjennomføre en rehabilitering av anleggene nevnt i rappporten. Tiltaksperiode Administrasjon innarbeider midler til prosjektet i forbindelse med budsjettet for 2008.

14 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Randi D. Danielsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 005/07 Arbeidsmiljøutvalget /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Eventuell videreføring av Kompetanseforum vest- Finnmark Statistikk over deltakere Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Eventuell videreføring av Kompetanseforum Vest-Finnmark I. Saken gjelder: Vest Finnmark Kompetanseforum ble opprettet våren 2004 av Vest - Finnmark regionråd. Kompetanseforumets prosjektperiode er nå over og vi ønsker en videreføring av prosjektet i 3 år til. II. Sakens bakgrunn og fakta: Vest - Finnmark Regionråd opprettet i 2004 Vest - Finnmark Kompetanseforum(VFKF) som et 3- årig prosjekt som skulle bidra til å heve den generelle kompetansen til medarbeiderne i medlemskommunene. Kommunene hadde tidligere svært gode erfaringer fra skole og barnehagesektoren med å lage felles kompetanseutvikling gjennom RSK (Regionalt samarbeidskontor). Vi har i løpet av disse 3 årene fått gjennomført mye opplæring, men ser utfordringer knyttet til det å klare å uarbeide gode søknader som kan gi oss videre finansiering. Personalansvarlige i den enkelte kommune har sittet i styret og i tillegg har vi vært organisert med et arbeidsutvalg bestående av kommunene Hammerfest, Alta og Kvalsund. Vi har i løpet av prosjektperioden gitt både fagkurs og hatt spesielt fokus på lederutvikling. I tillegg har vi gitt tilbud til medarbeiderne våre om lederstudium som er et samarbeid med Høyskolen i Finnmark. Økonomi: Hammerfest har til nå betalt kr pr. år i deltakeravgift. For øvrig skal vi søke å få prosjektmidler fra andre eks. KS, skjønnsmidler, departement osv. III. Rådmannens vurdering: Vi ser at denne formen for organisering og samarbeid har fungert godt i prosjektperioden. Dette har ført til at vi har gitt opplæring til våre medarbeidere samtidig som det gir mulighet for at nettverk og nye læringsarenaer dannes. I tillegg har tilbudene vært organisert på en slik måte at de har vært kostnadsbesparende.

15 Om vi skulle organisert denne opplæringen på egenhånd eller reist til f. eks. Alta for å delta på opplæring, hadde kostnadene vært langt høyere enn det vi opplever i dag. Det er viktig at både RSK og KFVF søker å samhandle slik at vi kan dra nytte av de stordriftsfordelene som dette medfører. IV. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre vedtar å videreføre Kompetanseforum Vest- Finnmark(KFVF) i ytterligere 3 år. 2. Finansiering søkes oppnådd gjennom nye skjønnsmidler fra Fylkesmannen, gjennom KS prosjekter, samt gjennom deltakerbetaling. Medlemskommunene betaler en årlig kontingent iht. innbyggertall. 3. Det skal legges vekt på å videreutvikle samarbeid og samhandling mellom KFVF og RSK med sikte på å utvikle stordriftsfordelene samt dra veksler på erfaring og kunnskap i de to organisasjonene Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Randi Danielsen Personalsjef Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Vedtak: Som innstillingen enstemmig vedtatt Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : 1. Hammerfest kommunestyre vedtar å videreføre Kompetanseforum Vest- Finnmark(KFVF) i ytterligere 3 år. 2. Finansiering søkes oppnådd gjennom nye skjønnsmidler fra Fylkesmannen, gjennom KS prosjekter, samt gjennom deltakerbetaling. Medlemskommunene betaler en årlig kontingent iht. innbyggertall. 3. Det skal legges vekt på å videreutvikle samarbeid og samhandling mellom KFVF og RSK med sikte på å utvikle stordriftsfordelene samt dra veksler på erfaring og kunnskap i de to organisasjonene Behandling i Formannskapet : Som innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet : 1. Hammerfest kommunestyre vedtar å videreføre Kompetanseforum Vest- Finnmark(KFVF) i ytterligere 3 år. 2. Finansiering søkes oppnådd gjennom nye skjønnsmidler fra Fylkesmannen, gjennom KS prosjekter, samt gjennom deltakerbetaling. Medlemskommunene betaler en årlig kontingent iht. innbyggertall.

16 3. Det skal legges vekt på å videreutvikle samarbeid og samhandling mellom KFVF og RSK med sikte på å utvikle stordriftsfordelene samt dra veksler på erfaring og kunnskap i de to organisasjonene

17 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Kjartan Mikalsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 020/07 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Kommunikasjonsplan Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Godkjenning av Kommunikasjonsplan I. Saken gjelder: Kommunikasjonsplan Hammerfest kommune ønsker å planlegge det fremtidige kommunikasjonsarbeidet i kommunen. Dette vil gjøre det mulig å identifisere grunnleggende utfordringer og planlegge hvordan disse kan løses. Manglende planlegging vanskeliggjør langsiktig videreutvikling. II. Sakens bakgrunn og fakta: Planen klargjør eksterne og interne kommunikasjonsmål for Hammerfest kommune, og peker på kommunens kommunikasjonsutfordringer i planperioden, og hvordan disse kan løses. Et sentralt punkt i planen er å etablere ulike kommunikasjonsprinsipper i organisasjonen. Derfor er det i planen en vurdering om hvorfor informasjon bør betraktes som et strategisk virkemiddel på linje med andre strategiske virkemidler som personell og økonomi, og hvor ansvaret for kommunikasjonen er plassert i organisasjonen. I planen er det en kort gjennomgang av strategiske kommunikasjonsutfordringer for Hammerfest kommune. Selve strategidelen (med planlagte tiltak) er i hovedsak delt i tre deler; den interne kommunikasjonen i kommunen, den eksterne kommunikasjonen og hvordan Hammerfest kommune kan forbedre sitt aktive mediearbeid. Samtidig blir temaer som informasjon i forbindelse med kommunevalget 2007 og grunnarbeid for påstartet omdømmebygging behandlet i denne delen. III. Rådmannens vurdering: Kommunikasjonsplan må sees på som et prioritert arbeidsdokument for kommunikasjonsarbeidet i perioden. Samtidig skal ikke dette hindre at sentrale adhocutfordringer blir behandlet og løst når de oppstår.

18 Planperiodens lengde har vært et sentralt punkt i arbeidet med planen. Da dette er kommunens første kommunikasjonsplan er det utarbeidet en praktisk plan med kort evalueringshorrisont. Dette vil sikre det nødvendige fokuset på måloppnåelse. Innspill har ført til at denne perioden er ut Det anbefales uansett at planen og gjennomførte tiltak evalueres ved utgangen av Planen er utarbeidet etter innspill fra toppledergruppen om kommunens styrker og utfordringer. Det har også vært arrangert et møte hvor toppledergruppen, ordfører og varaordfører, samt politiske gruppeledere i formannskapet var invitert for å gi sitt syn på kommunikasjonsrollene i organisasjonen. Hovedprinsippene i planen har i en tidlig fase også blitt presentert for kommunens Stor-ledergruppe. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyre vedtar Kommunikasjonsplan Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Kjartan Mikalsen Informasjonsleder Behandling i Styret for Miljø og Utvikling : Det fremkom et ønske om å gjøre noe med navnet eller tittelen på planen, f. eks. Informasjons- og Kommunikasjonsplan. Det legges frem en sak fra administrasjonen til formannskapet med estimerte kostnader på videooverføring av Kommunestyremøter på internett. Vedtak: Som innstillingen enst. vedtatt Vedtak i Styret for Miljø og Utvikling : Hammerfest kommunestyre vedtar Kommunikasjonsplan Behandling i Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning : Som innstillingen enstemmig vedatt. Vedtak i Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning : Hammerfest kommunestyre vedtar Kommunikasjonsplan Behandling i Formannskapet : Informasjonslederen fremmet forslag om endring i tittel: Informasjon- og kommunikasjonsplan

19 Administrasjonen bes forberede en sak til formannskapet om bruk av internettoverføring av kommunestyremøter. Som innstillingen med endring av tittel enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet : Hammerfest kommunestyre vedtar Informasjon- og kommunikasjonsplan

20 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Per Hanasand, Kjartan Mikalsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 012/07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Uttalelse fra Fagforbundet 2 Uttalelse fra Hammerfest Eiendom KF Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Fremtidig eiendomsforvaltning i Hammerfest kommune - Overordnede prinsipper og organisatoriske modeller I. Saken gjelder: I saken redegjør rådmannen for ulike målsettinger, prinsipper og forslag til løsninger i forhold til fremtidig organisering av kommunens totale eiendomsforvaltning. Rådmannen anbefaler at administrasjonen i det videre arbeidet utreder konsekvenser og muligheter med en løsning hvor den strategiske forvaltning og den operative driften deles i to enheter. Den ene som en stabsenhet til rådmannen og den andre som del av sektor for Teknisk drift. Dette er et organiseringsarbeidet som må koordineres med omleggingen av Vaktmester og vedlikeholdstjenesten. Rådmannen ønsker også å starte arbeidet med å få lagt grunnlaget for en fremtidig eierskapsmelding i kommunen. For å få belyst de ulike aspektene i saken er saken omfattende. Dette gjør at det er hensiktsmessig å starte med en innholdsfortegnelse. Den finner du på neste side.

21 Innhold Saken gjelder:...feil! Bokmerke er ikke definert. Innhold Sakens bakgrunn og fakta:...feil! Bokmerke er ikke definert. Hvorfor en slik sak:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Dagens ansvarsfordeling... Feil! Bokmerke er ikke definert. Rådmannens vurdering:...feil! Bokmerke er ikke definert. Hovedutfordring:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Styrket fokus... Feil! Bokmerke er ikke definert. Eiendom som salderingspost... Feil! Bokmerke er ikke definert. Hvilke eiendommer og tjenester bør inngå i vurderingen: Feil! Bokmerke er ikke definert. Stab for byggeprosjekter... Feil! Bokmerke er ikke definert. Valg av organisasjonsform og tilknytning:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Målsettinger og prinsipper for arbeidet:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Eier Forvalter Bruker... Feil! Bokmerke er ikke definert. Eierrollen:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Behovet for eierstrategi/eiermelding... Feil! Bokmerke er ikke definert. Brukerrollen:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Forvalterrollen:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Delt ansvar FU og DV... Feil! Bokmerke er ikke definert. Mulige organiseringsformer:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Dagens organisering:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 1... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 2... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 3... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 4... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 5... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 6... Feil! Bokmerke er ikke definert. Alternativ modell 7... Feil! Bokmerke er ikke definert. Oppsummering og konkusjon:... Feil! Bokmerke er ikke definert. Rådmannens forslag til vedtak:...feil! Bokmerke er ikke definert.

22 II. Sakens bakgrunn og fakta: Hvorfor en slik sak: Kommunestyrets vedtok den følgende: Kommunestyret ber administrasjonen vurdere hvordan den totale eiendomsforvaltningen skal ivaretas i fremtiden, eventuelt en felles organisering av kommunens totale bygningsmasse gjennom Hammerfest eiendom KF. Dette oppdraget har av ulike grunner ikke blitt fremmet for politiske behandling så raskt som ønskelig. Administrasjonen innledet på formannskapsmøte den 15.juni 2006 om hvordan bestillingen kunne forstås og hvordan administrasjonen kunne håndtere saken videre. Formannskapet ønsket i første omgang å få seg forelagt en prinsipiell sak med ulike alternativer til fremtidig organisering. På denne bakgrunn ville en så kunne angi en mer konkret retning på det videre arbeidet. Saken har derfor ikke til hensikt å inneholde vurderinger av de grensedragningene innad i en driftsenhet eller kontraktsforholdene mellom for eksempel eiendomsforvalter og bruker. Denne saken vil omhandle ulike problemstillinger ved de tre rollene innenfor eiendomsforvaltningen: eier, forvalter og bruker, med hovedvekt på forvalterrollen. Saken vil videre omhandle organisatorisk plassering av ansvaret for de fire forvalterrollene: forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Eier Forvalter Bruker Oppgaver FDVU Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling I tillegg til den beskrevne politiske forventningen om at eiendomsforvaltningen blir vurdert er det en klar forventning internt i organisasjonen om at oppgaver og ansvar må bli gjennomgått og klargjort. Mange opplever et betydelig sprik mellom egne forventninger og det dagens eiendomsforvaltning er i stand til å kunne tilby. Figur 1 Rollene innenfor I denne saken er hensikten å danne grunnlaget for en politisk beslutning om hvilke målsettinger, prinsipper og grep en skal legge til grunn for det videre arbeidet med å optimalisere eiendomsforvaltningen i Hammerfest kommune. Saken må følges opp med en konkretisering av de ulike problemstillingene og en breiere involvering av aktørene innenfor virksomhetsområdene.

23 Dagens ansvarsfordeling Forvaltningen av kommunale bygg og boliger er i dag delt mellom Sektor for Teknisk drift og Hammerfest Eiendom KF. Hammerfest Eiendom KF tar seg i hovedsak av trygde- og omsorgsboligene, samt en del andre bygg hvor kommunen opptrer som leietaker. KF-et sin bygningsmasse utgjør ca m2. Selskapet har to ansatte og forvalter i boliger, 1 dagsenter, 5 kontorbygg og 1 ungdomshus. I tillegg kommer bygg vedtatt finansiert i økonomiplanen for Selskapet har følgende formålsparagraf: Kommunestyret Selskapets virksomhet er å kjøpe, selge, leie/utleie, bygge, utvikle og forvalte eiendommer for Hammerfest kommune og annet som naturlig hører inn under forannevnte virksomhet. Hammerfest Eiendom KF (FDVU) Rådmannen Sektor Teknisk drift (FDVU) Selskapet står for forvaltningen av eiendommene, oppretter leiekontrakter og beregner husleie. Fakturering og innkreving av leie blir utført av kommunens økonomiavdeling. Vaktmestertjeneste blir i det alt vesentlige levert av kommunen. Vedlikehold blir utført ved innkjøp fra både kommunen og næringslivet. Sektor for Teknisk drift forvalter den resterende del av eiendomsmassen, herunder skoler, barnehager, institusjoner, administrasjonsbygg mv. Total bygningsmasse for Teknisk drift utgjør ca m2. Sektoren har en egen virksomhet for Vaktmester og vedlikehold. Ansvar for uteanleggene ligger også til sektoren gjennom enheten Park. Ansvar: Trygde- og omsorgsboligene Andre bygg hvor kommunen leier Bygningsmasse: ca m2. To ansatte Forvalter i 2006: 163 boliger 1 dagsenter 5 kontorbygg 1 ungdomshus. Nærmere opplysninger om de to enhetenes ansvar og drift fremkommer av deres respektive årsmeldinger. Ansvar: Resterende eiendomsmasse. Skoler Barnehager Institusjoner Boliger Adm. bygg mv. Bygningsmasse: ca m2. Virksomheter: Vaktmester og vedlikehold Renhold Park (ansvar for uteanlegg) Figur 2 Dagens ansvarsfordeling i Samlet nyanskaffelsesverdi for den totale kommunale bygningsmassen antas å ligge på ca. 2 mrd. nok.

24 III. Rådmannens vurdering: Hovedutfordring: Uten at det foretatt en evaluering av Hammerfest kommune sin totale eiendomsforvaltning mener rådmannen at det er grunn til å anta at dagens organisering ikke er optimal. Bestillingen fra kommunestyret indikerer også en slik antakelse. Eiendomsforvaltning har en sentral posisjon i kommunens tjenestetilbud. Mange, både internt og eksternt, blir direkte berørt av nivået på tjenesten. Tilbakemeldingene er gjerne at leveringsdyktigheten til tjenesteleverandørene innenfor drift og vedlikehold (DV) ikke er god nok, og at de opplever dårlig kommunalt vedlikehold. Eksternt er fokuset også på at kommunen i liten grad ivaretar egne verdier, og at den økonomiske oversikten og styringen av nye og eksisterende bygg ikke er tilfredsstillende. Et sentralt spørsmål er dermed om vi bør få mer ut av de midlene vi anvender til eiendomsforvaltning. Alt dette er gode grunner til å vurdere dagens organisering. Samtidig med dette må man se på om kommunens to eiendomsforvaltere, Hammerfest eiendom KF og Sektor for Teknisk drift, har ulike rammebetingelser og muligheter for å kunne yte gode tjenester, og om brukeren har et bevisst forhold til hvilket tilbud de kan forvente. Styrket fokus Det er vanlig å dele oppgavene innen eiendomsforvaltning i de fire fokusområdene, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Drift og vedlikehold (DV) har de fleste en felles forståelse hva innebærer. Dette er oppgaver som ligger til en eller flere klart definerte driftsenheter, vanligvis en vaktmester- og vedlikeholdsavdeling. Hva som ligger i forvaltning og utvikling (FU) er for mange mer uklart. Avgrensningene behandles i et senere avsnitt der eiendomsforvalterrollen blir mer utdypet. Når forvaltning og utvikling samt drift og vedlikehold legges under felles ledelse er det ofte drifts- og vedlikeholdsoppgavene som blir prioritert. Det er en naturlig prioritering når ressursene ikke strekker til. Nedprioritering av strategiske og overordnede oppgaver får som regel ikke synlige konsekvenser på kort sikt. Hovedutfordringen i organiseringen av eiendomsforvaltningen er altså å få til et klarere skille mellom det strategiske og overordnede arbeidet som forvalter og utvikler (FU) og de rene driftsoppgavene gjennom drift og vedlikehold (DV). Dette vil sikre større fokus på forvaltnings- og Forvalter Dagens situasjon FDVU-oppgaver Sektor Teknisk drift Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Hammerfest Eiendom KF Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Ønsket situasjon FDVU-oppgaver Oppgaver FU Forvaltning Utvikling Oppgaver DV Drift Vedlikehold Figur 3 Hovedutfordringen i organiseringen er å få et klarere skille mellom strategisk og

25 utviklingsoppgaver, og vil samtidig, etter rådmannens vurdering, føre til at det blir mulig for kommunen å utnytte de forbedringsmuligheter vi har innenfor drift og vedlikehold. For at dette hovedmåles skal kunne nås har kommunen behov for en enhetlig styring og oversikt over den totale bygningsmassen, samtidig som vi må vi profesjonalisere driftsorganisasjonen. Vi har mange muligheter for å gjøre nye organisatoriske og faglige grep. De fleste av landets kommuner prøver ut ulike tilnærminger for å oppnå best mulig forvaltning av de store verdiene kommunene besitter på eiendomsområdet. Eiendom som salderingspost Offentlig eiendomsforvaltning er inne i en sterk omstillingsprosess. Eiendomsforvaltere opplever å bli stilt overfor strengere krav til effektivitet og kvalitet på tjenester og selve bygningsmassen. Rådmannen opplever dette fokuset som riktig og viktig. Betydelige menneskelige og materielle verdier befinner seg i denne tjenesten. Vi må til enhver tid kunne sannsynliggjøre at vi utnytter ressursene på en best mulig måte. Erfaring viser at midler til eiendomsforvaltning lett blir en salderingspost. Det er imidlertid også en erfaring at en ved å skille hele eller deler av eiendomsforvaltningen ut i Kommunalt Foretak (KF) eller annen selvstendig enhet lettere kan hindre at så kan skje. Det er en oppfatning at Hammerfest Eiendom KF på grunn av sin organisering har ryddigere og mer forutsigbare rammebetingelser enn tilsvarende virksomhet tillagt Teknisk drift. Uansett hva man bestemmer seg for organisatorisk vil det være den totale ressurstilgangen innenfor området som vil være mest avgjørende for kvaliteten på bygningsmassen og de brukerrelaterte tjenestene som ytes. Dette er et prioriteringsspørsmål som må avklares av kommunestyret i den årlige økonomiplanen, og som er vanskelig å få synliggjort i dagens modell. Hvilke eiendommer og tjenester bør inngå i vurderingen: Denne saken omhandler kommunal fast eiendom i form av bygninger med tilhørende grunnarealer. Når det gjelder skoler og barnehager er utearealer viktig for brukerne. Slike arealer vil også utgjøre en naturlig del av saken. Andre kategorier av fast eiendom, som infrastrukturanlegg, veier, parker og lignende defineres i denne sammenheng ikke innenfor eiendomsforvaltning. Følgende kommunale tjenester og organisatoriske enheter vil kunne omfattes av utredningen: Vaktmestertjenesten Vedlikehold Renhold Svømme og idrettshaller Utealegg til kommunale bygg Stab for byggeprosjekter Hammerfest Eiendom KF

26 Avgrensningene om hvilke enheter som skal omfattes av en omlegging må man komme tilbake til senere i arbeidet.

27 Stab for byggeprosjekter Det er nødvendig at det foretas en avgrensning i forhold til nybygg og større rehabiliteringer som utføres i regi av Stab for byggeprosjekter og hvordan det etterfølgende ansvaret vil være for enheten(e) som har ansvaret for den løpende eiendomsforvaltningen. Byggeprosjekter Eiendomsdrift Et naturlig løp vil være at Stab for byggeprosjekter utfører de bestillingene kommunestyret beslutter og deretter overleverer et ferdigstilt bygg til eiendomsenheten. Samarbeidet dem i mellom må formaliseres for å sikre at driftsmessige hensyn ivaretas under planleggingen av nybygg og rehabiliteringer. Spørsmålet som samtidig må vurderes i et slik løp er om Stab for byggeprosjekter og enheten for eiendomsforvaltningen bør inngå i samme enhet. Dette er noe som bør være sentralt i valget av organisasjonsform. Når og hvordan skjer overføringen fra byggeprosjekt og over til eiendomsdrift Figur 4 Nødvendig formalisering mellom byggeprosjekter og eiendomsforvaltningen. Valg av organisasjonsform og tilknytning: I utgangspunktet kan en se flere mulige måter å organisere den kommunale eiendomsforvaltningen på: En eller flere selvstendige virksomheter i Sektor for Teknisk drift Stabsenhet Kommunalt Foretak for hele eller deler av virksomheten Eget A/S som ren utførerenhet gjennom et driftsselskap Valg av organisasjonsform vil i stor grad avhenge av hvilken modell en tror er best egnet til å nå de målsettingene som er satt. Rådmannen ser for seg at flere alternativer kan føre oss til målet. Alle organisasjonsformene har sine sterke og svake sider. Rådmannen har valgt ikke å gå grundig inn i alternativer som ikke anses som aktuelle i vår kommune. Dette gjelder blant annet muligheten til å benytte aksjeselskap. De mest nærliggende modellene finner en innenfor dagens løsning med eget kommunalt foretak (KF) og/eller kommunal virksomhet. Rådmannen legger til grunn at en er kjent med de formelle og praktiske ulikhetene i en modell bygget på et KF og/eller kommunal virksomhet.

28 Målsettinger og prinsipper for arbeidet: Rådmannen foreslår at følgende hovedmålsettinger legges til grunn for det videre arbeidet: Eiendomsforvaltningen skal ha en hensiktsmessig organisering. Kostnadseffektiv tjenesteproduksjon bygget på sammenligninger og brukermålinger. Tjenestenivå vedtatt av kommunestyret i den årlige økonomiplanbehandlingen. Effektiv arealutnyttelse og verdibevarende vedlikehold. Det skal foreligge et rasjonelt system for planlegging og styring. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Utover hovedmålsettingene er det nødvendig å ta stilling til hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for å nå disse målsettingene. De konkrete tiltakene må en komme tilbake til i en senere sak. Følgende prinsipper benyttes i den videre utredningen og legges til grunn så langt de passer: 1. FU-ansvar på ett sted for å få en helhetlig planlegging. 2. Skille FU-ansvar og DV-ansvar for å sikre fokus på begge oppgavene. 3. Muliggjøre motpart forhold mellom FU og DV. Tanken er kjent fra skillet mellom bestiller og utfører, og kan føre til klarere ansvarsforhold og økt økonomisk effektivitet. I tillegg arbeides det med at rollene som eier, forvalter og bruker klargjøres og benyttes til å definere ansvar og oppgaver, og at man konkluderer med at forvalterrollen inneholder funksjonene forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling (FDVU). I noen grad skilles det mellom oppgaver i forhold til om de er av strategisk eller operativ art. Bestiller utførermodellen legges ikke til grunn for arbeidet, men vil i noen sammenhenger bli vist til på prinsipielt grunnlag. Eier Forvalter Bruker Organiseringen av eiendomsforvaltningen i Hammerfest kommune bør etter rådmannens Eier Kommunestyret oppfatning ta utgangspunkt i det prinsipielle skillet mellom rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommene. Disse rollene har Forvalter ulike funksjoner, interesser og ansvar i Eiendomsavdeling forhold til eiendommene. Den vanligste modellen for kommunale bygninger er at kommunestyret ivaretar den strategiske Brukere Eierrollen. En eiendomsavdeling ivaretar Sektorene/Virksomhetene Forvalterrollen (FDVU) gjennom en taktisk/operativ rolle. De enkelte sektorene/virksomhetene ivaretar Brukerrollen. I denne saken er hovedfokuset på Forvalterrollen og ansvaret for FDVU. Enkelte hovedutfordringer knyttet til eierrollen og brukerrollen omtales innledningsvis. Hovedfokus

29

30 Eierrollen: Med et eierperspektiv er kommunens forvaltning av egen bygningsmasse gjenstand for varierende interesse fra det politiske nivå. Brukerperspektivet er oftere representert ved at eierne opptrer som talsmenn for brukerinteresser. Foreldre, foresatte og kommunens egne ansatte har også oftest brukerperspektivet i sitt engasjement. Eierrollen omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommenes kreditorer, leverandører av varer og tjenester, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til lov og avtale. Kommunestyret i Hammerfest ivaretar i siste instans eierrollen for kommunale bygg, også de eiendommene Hammerfest eiendom KF forvalter eller kjøper. Når KF-et kjøper eller selger eiendommer gjøres dette på kommunens vegne. Kommunestyret utøver overfor selskapet sin eierposisjon gjennom generalforsamlingen. I praksis skjer dette ved økonomiplan- og årsrapportbehandlingen. Leverandører Kreditorer Eieransvar Naboer Offentlige myndigheter Eierrollen for andre kommunale eiendommer utøves hovedsakelig gjennom økonomiplanen og fortløpende kommunestyrevedtak. Figur 5 Eieransvaret til Det er etter rådmannens oppfatning ikke nødvendig å foreslå vesentlige endringer i utøvelsen av eierrollen. Alt eierskap av kommunale eiendommer er hos oss samlet i kommunestyret. Det er likevel grunn til å forvente en økende bevissthet omkring ansvar og oppgaver som følger av eierrollen. Det foreslås i denne saken ingen endringer i forhold til at det formelle eieransvaret for all bygningsmasse fortsatt skal tilligge kommunestyret. Behovet for eierstrategi/eiermelding Mange kommuner har fått utarbeidet en egen eierstrategi for kommunens totale eierinteresser og/eller innenfor konkrete områder som eiendomsforvaltningen. De samme hensynene som ligger bak regjeringens eierskapmelding synliggjør også behovet for en slik kommunal eiermelding. Dette vil særlig være aktuelt i forhold til de betydelige verdiene kommunen besitter gjennom deltakelse i ulike A/S, IKS og KF. Styremedlemmer i et KF må blant annet ha klart for seg hvilke forventninger kommunestyret har til selskapet. Rådmannen foreslår at det utarbeides en eierstrategi/eiermelding for vår kommune. Brukerrollen: Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, herunder rektor, styrer, virksomhetsleder, ansatte, elever, foresatte, men også av sentral sektoradministrasjon og