Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 9:00 2/07. Kommunestyret Kommunestyresalen

Transkript

1 Møteinnkalling 2/07 Utvalg: Møtested: Kommunestyret Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 9:00 Forfall meldes på tlf til formannskapssekretær Svanhild Moen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Temadag ( ca ): Fremtidens omsorgstjenester (Utsatt fra ) Arvid Ekremsvik fra RO- senteret vil innlede til debatt. I neste kommunestyremøte kommer pleie- og omsorgsplan til behandling. Temadagen er en forberedelse til diskusjon av denne planen. Saksnr Innhold PS 008/07 Forslag til forskrift for bruk av piggtråd i gjerde i Hammerfest kommune PS 009/07 Overføring av Håja barnehage til vertskommunen Hammerfest PS 010/07 Fremtidig eiendomsforvaltning i Hammerfest kommune Overordnede prinsipper og organisatoriske modeller PS 011/07 Revidering av "Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet " - sluttbehandling PS 012/07 Kunstgress, Breidablikk PS 013/07 Vedr. invitasjon til å bli med i kvaliteteskommunearbeidet PS 014/07 Registrering av verv og økonomiske interesser i Styrevervregisteret PS 015/07 Diverse referatsaker PS 016/07 Godkjenning av protokoll De offentlige saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus, Storgata kommunehus - servicekontoret, Hammerfest, Akkarfjord og Kårhamn bibliotek, postkontorene i distriktet samt kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Kristine Jørstad Bock ordfører

2 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Tom Eirik Ness Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 05/ Arkivnr.: Q86 &00 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 008/07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Forslag til forskrift om forbud mot bruk av piggtråd i gjerde i Hammerfest kommune Høringsuttalelse fra Mattilsynet mottatt Høringsuttalelse fra Statoil ASA mottatt Høringsuttalelse fra Fylkesmannen i Finnmark v/landbruksavdelingen mottatt Forslag til forskrift om bruk av piggtråd i gjerde fra Kvalsund landbrukskontor mottatt Saksdokumenter ikke vedlagt: Tidligere høringsuttalelse fra Mattilsynet mottatt (gjentatt i høringsuttalelsen fra Mattilsynet mottatt ) Sak: Forslag til forskrift om forbud mot bruk av piggtråd i gjerde i Hammerfest kommune I. Saken gjelder: Med hjemmel i lov av 20. desember 1974 om dyrevern 29 tredje ledd samt lov av 5. mai 1961 om grannegjerder er kommunen gitt myndighet til å regulere bruken av piggtråd i forskriftsform. I denne saken foreslår rådmannen en egen forskrift om forbud mot bruk av piggtråd i gjerde i Hammerfest kommune. II. Sakens bakgrunn og fakta: Formålet med forskriften er å hindre skade på mennesker og dyr ved bruk av piggtråd i Hammerfest kommune. Piggtråd utgjør en fare for mennesker, bufe, tamrein og vilt og er til stor sjenanse for omgivelsene. (Kvalsund kommune vedtok egen forskrift om forbud mot bruk av piggtråd i gjerde i 2006.) Det er allerede over 70 kommuner i Norge som har vedtatt egen forskrift for bruk av piggtråd i gjerde. Saken har tidligere vært til behandling i Hammerfest kommune v/styret for Miljø- og utvikling den Etter nærmere undersøkelser viste det seg at vedtaket i MU styret var ugyldig fordi det kun er kommunestyret som er gitt myndighet av staten til å vedta egen forskrift om bruk av piggtråd i gjerder Forslaget til forskrift har vært sendt på høring til Mattilsynet, Fylkesmannen og Statoil. Det har vært annonsert i Finnmark Dagblad og har vært lagt ut til offentlig innsyn/høring på Servicekontoret i perioden Følgende høringsinstanser har uttalt seg: Statoil ASA, Mattilsynet og Fylkesmannen i Finnmark v/landbruksavdelingen. Landbrukskontoret i Kvalsund har tidligere utformet forslag til forskrift som følger vedlagt.

3 III. Rådmannens vurdering: Høringsinstansenes bemerkninger er i korthet: Statoil ASA presiserer at det er nødvendig med piggtråd for å ivareta kravet om en tilfredsstillende sikring av Hammerfest LNG og ønsker at forskriften endres slik at dette behovet kan ivaretas. Mattilsynet ved distriktskontoret i Hammerfest er positive til forslaget til forskrift og er fornøyde med at hjemmelen til forskriften nå er inntatt i forskriften. I Mattilsynets uttalelse av er det bemerket at dyrevernloven kun åpner for at kommunene kan innføre et forbud mot bruk av piggtråd i utmark og/eller mellom utmark og innmark. Fylkesmannen i Finnmark bemerker at når det gjelder inngjerding av innmark for å redusere konflikt mellom rein og bufe, finnes det i dag tilskuddsordninger som jordbrukerne kan benytte seg av for å erstatte sauenetting og piggtråd med høy reinnetting. I forhold til mennesker og vilt er piggtråd lite positivt. Spesielt utgjør nedfalte gjerder med piggtråd en risiko for skader. Kommunen bør derfor avveie de næringsmessige fordelene og de helse- og miljømessige ulempene mot hverandre, før endelig forskrift blir fastsatt. I forhold til forvaltningsloven må kommunen på selvstendig grunnlag ta stilling til utredningsplikten, forhåndsvarsling og uttalelser fra interesserte. Fylkesmannen mener at aktive jordbrukere er en faggruppe som særlig berøres og som bør gis anledning til å uttale seg. Når det gjelder selve forskriftsteksten bemerker fylkesmannen at det bør vurderes om forskriftens tittel bør endres slik at det kommer bedre frem at kommunen ønsker å forby bruk av piggtråd i gjerder. Det bør tas med formålsparagraf og dispensasjonsadgang. Fylkesmannen ber også kommunen vurdere en bestemmelse i forskriften som stimulerer til levering av gammel piggtråd til kommunalt avfallsanlegg. Dette kan eksempelvis være gebyrfritt mottak av gammel piggtråd innen en gitt tidsfrist. Det bør stå i forskriften hvem som er tilsynsmyndighet og kommunen bør vurdere en straffebestemmelse i forskriften. I forslaget til forskriftstekst var opprinnelig frist til å fjerne eksisterende piggtråd satt til utgangen av Fylkesmannen synes dette er en rimelig frist for små private eiendommer, men ber kommunen vurdere en lengre overgangstid for aktive jordbrukere med mye piggtråd rundt innmarka. Endring av forskriften: Etter høringsperiodens utløp er forskriften igjen endret for å imøtekomme høringsinstansens innspill. Ordlyden er endret slik at formålet med forskriften gjenspeiles bedre. Hjemmelsgrunnlag er oppgitt. Det er inntatt formålsbestemmelse og dispensasjonsadgang. Det opplyses hvem som er tilsynsmyndighet og er gitt egen bestemmelse som viser til straffeadgangen. Frist for fjerning av piggtråd var i utgangspunktet satt til ett år, men er nå forlenget til utgangen av Dermed vil gårdsbrukere få i underkant av to år på seg til å fjerne piggtråd i gjerder. Kortere tidsfrist er benyttet blant annet i Verdal kommune. Også andre kommuner med vesentlig større utbredelse av landbruksvirksomhet har satt forholdsvis korte frister. Det antas at fristen som er satt til utgangen av 2008 ikke vil være et stort problem for gårdsbrukerne i kommunen og det vises i den anledning til uttalelse fra Mattilsynet i brev av : Det er få aktive gårdsbruk i kommunen, og piggtråd er brukt

4 i svært liten grad i kommunen. Forbudet mot bruken av piggtråd vil derfor ha minimale konsekvenser for næringsutøvere i kommunen. Når det gjelder spørsmålet om kommunen i forskrift kan pålegge fjerning av eksisterende piggtrådgjerder, opplyser Christine Holman i Landbruks- og matdepartementet at dette har vært diskutert tidligere og sier at dyrevernloven 29 tredje ledd er hjemmel for at forskriften skal gis tilbakevirkende kraft når det gjelder piggtrådgjerder. Ordlyden i 29 tredje ledd er: Utan hinder av føresegna i 2. leden kan kommunestyret, gjennom vedtekt stadfest av departementet, setja forbod mot bruk av piggtråd i gjerde. Forbodet kan gjelda heile kommunen eller deler av denne, gjeldande for utmark og/eller mellom utmark og innmark. Det er nettopp ordlyden bruk av piggtråd som gir hjemmel for fjerning. Når det ikke er lov til å bruke piggtråd, medfører dette at også eksisterende piggtrådgjerder må fjernes. Departementet opplyser videre at forbudet mot bruk av piggtråd i gjerder kan gjelde hele kommunen og ikke kun i utmark og/eller mellom utmark og innmark slik Mattilsynet har bemerket. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar Forskrift om forbud mot bruk av piggtråd i gjerder i Hammerfest kommune. Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Sektorleders underskrift

5 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Grethe Nissen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: A10 &61 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 006/07 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Brev av fra Helse Finnmark vedr. overtagelse av Håja barnehage oppfølging av styrevedtak. Saksdokumenter ikke vedlagt: Kommunestyresak 54/06, , Overføring av Håja barnehage til vertskommunen Hammerfest Kommunestyresak 06/57 Overføring av Håja barnehage til vertskommunen Hammerfest Brev av fra Helse Finnmark HF gjeldende overføring av barnehagene i Helse Finnmark til vertskommunene. Brev av fra Helse Finnmark HF gjeldende overtakelse av Håja barnehage. Sak: Overføring av Håja barnehage til vertskommunen Hammerfest I. Saken gjelder: Saken om overføring av Håja barnehage til Hammerfest kommune ble behandlet i Hammerfest kommunestyre henholdsvis og Saken fremmes for tredje gang som følge av ny henvendelse fra Helse Finnmark, jfr. vedlagte brev av II. Sakens bakgrunn og fakta: ble saken fremmet for politisk behandling med innstilling om full overtakelse av Håja barnehage fra Kommunestyret vedtok at administrasjonen skulle fremlegge en ny sak hvor en så på konsekvensen av 3 alternativer, deriblant gradvis overtakelse ble saken fremmet på nytt med følgende innstilling: 1. Hammerfest kommune tilbyr å overta Håja barnehage fra Helse Finnmark HF , og yter et ekstra driftstilskudd til barnehagen på kr ,- pr. år i 2007 og Ekstra driftstilskudd inkluderer ordinært driftstilskudd i hht forskrift om økonomisk likeverdig behandling. Overtakelsen forutsetter at bygninger, inventar og eiendom overtas vederlagsfritt. 2. Driftstilskuddet innlemmes i økonomiplan for

6 Innstillingen ble vedtatt, og saken ble presentert for Helse Finnmark i møte Hammerfest kommune mottok brev fra Helse Finnmark av hvor det redegjøres for styret i Helse Finnmarks vedtak vedr. saken. Det fremgår her at styret har vedtatt å avvikle barnehagetilbudet som følge av den økonomiske situasjonen Helse Finnmark er i, og at vedtaket bygger på en forventning om at vertskommunen er i stand til å overta driften. Det redegjøres videre for at virksomhetsovertakelsen skjer med en motytelse som innebærer at Hammerfest kommune overtar foretakets eiendom /bygning med en antatt verdi på 9 millioner kroner. På bakgrunn av dette ber administrerende direktør Hammerfest kommune vurdere overtakelsestidspunkt på nytt, fortrinnsvis sommeren 2007, evt. årsskiftet 2007/2008, hvilket vil forhindre at Helse Finnmark blir tvunget til evt. å avvikle Håja barnehage. III. Rådmannens vurdering: På bakgrunn av tidligere fremlagte vurderinger og vedtak, samt vedtak i Helse Finnmark, vurderer rådmannen at Hammerfest kommune likevel overtar Håja barnehage fra Vurderingen bygger på at Hammerfest kommune trenger å sikre kontinuerlig drift av alle eksisterende barnehageplasser i kommunen. En imøtekommer også Helse Finnmark begrunnelse om en vanskelig økonomisk situasjon og det faktum at Hammerfest er vertskommune for helseforetaket. Full driftsovertakelse medfører driftskostnader på ca. 1,3 mill.. Beregningen baserer seg på budsjett IV. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommune tilbyr å overta Håja barnehage fra Helse Finnmark HF Overtakelsen forutsetter at bygninger, inventar og eiendom overtas vederlagsfritt. 2. Driftstilskuddet innlemmes i økonomiplan for Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Grethe Nissen Sektorleder for barnehage

7 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Per Hanasand, Kjartan Mikalsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 012/07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Uttalelse fra Fagforbundet 2 Uttalelse fra Hammerfest Eiendom KF Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Fremtidig eiendomsforvaltning i Hammerfest kommune - Overordnede prinsipper og organisatoriske modeller I. Saken gjelder: I saken redegjør rådmannen for ulike målsettinger, prinsipper og forslag til løsninger i forhold til fremtidig organisering av kommunens totale eiendomsforvaltning. Rådmannen anbefaler at administrasjonen i det videre arbeidet utreder konsekvenser og muligheter med en løsning hvor den strategiske forvaltning og den operative driften deles i to enheter. Den ene som en stabsenhet til rådmannen og den andre som del av sektor for Teknisk drift. Dette er et organiseringsarbeidet som må koordineres med omleggingen av Vaktmester og vedlikeholdstjenesten. Rådmannen ønsker også å starte arbeidet med å få lagt grunnlaget for en fremtidig eierskapsmelding i kommunen. For å få belyst de ulike aspektene i saken er saken omfattende. Dette gjør at det er hensiktsmessig å starte med en innholdsfortegnelse. Den finner du på neste side.

8 Innhold Saken gjelder: 1 Innhold 2 Sakens bakgrunn og fakta: 3 Hvorfor en slik sak: 3 Dagens ansvarsfordeling 4 Rådmannens vurdering: 5 Hovedutfordring: 5 Styrket fokus 5 Eiendom som salderingspost 6 Hvilke eiendommer og tjenester bør inngå i vurderingen: 6 Stab for byggeprosjekter 7 Valg av organisasjonsform og tilknytning: 7 Målsettinger og prinsipper for arbeidet: 8 Eier Forvalter Bruker 8 Eierrollen: 9 Behovet for eierstrategi/eiermelding 9 Brukerrollen: 9 Forvalterrollen: 10 Delt ansvar FU og DV 11 Mulige organiseringsformer: 12 Dagens organisering: 12 Alternativ modell 1 13 Alternativ modell 2 14 Alternativ modell 3 15 Alternativ modell 4 16 Alternativ modell 5 17 Alternativ modell 6 18 Alternativ modell 7 19 Oppsummering og konkusjon: 20 Rådmannens forslag til vedtak: 22

9 II. Sakens bakgrunn og fakta: Hvorfor en slik sak: Kommunestyrets vedtok den følgende: Kommunestyret ber administrasjonen vurdere hvordan den totale eiendomsforvaltningen skal ivaretas i fremtiden, eventuelt en felles organisering av kommunens totale bygningsmasse gjennom Hammerfest eiendom KF. Dette oppdraget har av ulike grunner ikke blitt fremmet for politiske behandling så raskt som ønskelig. Administrasjonen innledet på formannskapsmøte den 15.juni 2006 om hvordan bestillingen kunne forstås og hvordan administrasjonen kunne håndtere saken videre. Formannskapet ønsket i første omgang å få seg forelagt en prinsipiell sak med ulike alternativer til fremtidig organisering. På denne bakgrunn ville en så kunne angi en mer konkret retning på det videre arbeidet. Saken har derfor ikke til hensikt å inneholde vurderinger av de grensedragningene innad i en driftsenhet eller kontraktsforholdene mellom for eksempel eiendomsforvalter og bruker. Denne saken vil omhandle ulike problemstillinger ved de tre rollene innenfor eiendomsforvaltningen: eier, forvalter og bruker, med hovedvekt på forvalterrollen. Saken vil videre omhandle organisatorisk plassering av ansvaret for de fire forvalterrollene: forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Eier Forvalter Bruker Oppgaver FDVU Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling I tillegg til den beskrevne politiske forventningen om at eiendomsforvaltningen blir vurdert er det en klar forventning internt i organisasjonen om at oppgaver og ansvar må bli gjennomgått og klargjort. Mange opplever et betydelig sprik mellom egne forventninger og det dagens eiendomsforvaltning er i stand til å kunne tilby. Figur 1 Rollene innenfor I denne saken er hensikten å danne grunnlaget for en politisk beslutning om hvilke målsettinger, prinsipper og grep en skal legge til grunn for det videre arbeidet med å optimalisere eiendomsforvaltningen i Hammerfest kommune. Saken må følges opp med en konkretisering av de ulike problemstillingene og en breiere involvering av aktørene innenfor virksomhetsområdene.

10 Dagens ansvarsfordeling Forvaltningen av kommunale bygg og boliger er i dag delt mellom Sektor for Teknisk drift og Hammerfest Eiendom KF. Hammerfest Eiendom KF tar seg i hovedsak av trygde- og omsorgsboligene, samt en del andre bygg hvor kommunen opptrer som leietaker. KF-et sin bygningsmasse utgjør ca m2. Selskapet har to ansatte og forvalter i boliger, 1 dagsenter, 5 kontorbygg og 1 ungdomshus. I tillegg kommer bygg vedtatt finansiert i økonomiplanen for Selskapet har følgende formålsparagraf: Kommunestyret Selskapets virksomhet er å kjøpe, selge, leie/utleie, bygge, utvikle og forvalte eiendommer for Hammerfest kommune og annet som naturlig hører inn under forannevnte virksomhet. Hammerfest Eiendom KF (FDVU) Rådmannen Sektor Teknisk drift (FDVU) Selskapet står for forvaltningen av eiendommene, oppretter leiekontrakter og beregner husleie. Fakturering og innkreving av leie blir utført av kommunens økonomiavdeling. Vaktmestertjeneste blir i det alt vesentlige levert av kommunen. Vedlikehold blir utført ved innkjøp fra både kommunen og næringslivet. Sektor for Teknisk drift forvalter den resterende del av eiendomsmassen, herunder skoler, barnehager, institusjoner, administrasjonsbygg mv. Total bygningsmasse for Teknisk drift utgjør ca m2. Sektoren har en egen virksomhet for Vaktmester og vedlikehold. Ansvar for uteanleggene ligger også til sektoren gjennom enheten Park. Ansvar: Trygde- og omsorgsboligene Andre bygg hvor kommunen leier Bygningsmasse: ca m2. To ansatte Forvalter i 2006: 163 boliger 1 dagsenter 5 kontorbygg 1 ungdomshus. Nærmere opplysninger om de to enhetenes ansvar og drift fremkommer av deres respektive årsmeldinger. Ansvar: Resterende eiendomsmasse. Skoler Barnehager Institusjoner Boliger Adm. bygg mv. Bygningsmasse: ca m2. Virksomheter: Vaktmester og vedlikehold Renhold Park (ansvar for uteanlegg) Figur 2 Dagens ansvarsfordeling i Samlet nyanskaffelsesverdi for den totale kommunale bygningsmassen antas å ligge på ca. 2 mrd. nok.

11 III. Rådmannens vurdering: Hovedutfordring: Uten at det foretatt en evaluering av Hammerfest kommune sin totale eiendomsforvaltning mener rådmannen at det er grunn til å anta at dagens organisering ikke er optimal. Bestillingen fra kommunestyret indikerer også en slik antakelse. Eiendomsforvaltning har en sentral posisjon i kommunens tjenestetilbud. Mange, både internt og eksternt, blir direkte berørt av nivået på tjenesten. Tilbakemeldingene er gjerne at leveringsdyktigheten til tjenesteleverandørene innenfor drift og vedlikehold (DV) ikke er god nok, og at de opplever dårlig kommunalt vedlikehold. Eksternt er fokuset også på at kommunen i liten grad ivaretar egne verdier, og at den økonomiske oversikten og styringen av nye og eksisterende bygg ikke er tilfredsstillende. Et sentralt spørsmål er dermed om vi bør få mer ut av de midlene vi anvender til eiendomsforvaltning. Alt dette er gode grunner til å vurdere dagens organisering. Samtidig med dette må man se på om kommunens to eiendomsforvaltere, Hammerfest eiendom KF og Sektor for Teknisk drift, har ulike rammebetingelser og muligheter for å kunne yte gode tjenester, og om brukeren har et bevisst forhold til hvilket tilbud de kan forvente. Styrket fokus Det er vanlig å dele oppgavene innen eiendomsforvaltning i de fire fokusområdene, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Drift og vedlikehold (DV) har de fleste en felles forståelse hva innebærer. Dette er oppgaver som ligger til en eller flere klart definerte driftsenheter, vanligvis en vaktmester- og vedlikeholdsavdeling. Hva som ligger i forvaltning og utvikling (FU) er for mange mer uklart. Avgrensningene behandles i et senere avsnitt der eiendomsforvalterrollen blir mer utdypet. Når forvaltning og utvikling samt drift og vedlikehold legges under felles ledelse er det ofte drifts- og vedlikeholdsoppgavene som blir prioritert. Det er en naturlig prioritering når ressursene ikke strekker til. Nedprioritering av strategiske og overordnede oppgaver får som regel ikke synlige konsekvenser på kort sikt. Hovedutfordringen i organiseringen av eiendomsforvaltningen er altså å få til et klarere skille mellom det strategiske og overordnede arbeidet som forvalter og utvikler (FU) og de rene driftsoppgavene gjennom drift og vedlikehold (DV). Dette vil sikre større fokus på forvaltnings- og Forvalter Dagens situasjon FDVU-oppgaver Sektor Teknisk drift Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Hammerfest Eiendom KF Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Ønsket situasjon FDVU-oppgaver Oppgaver FU Forvaltning Utvikling Oppgaver DV Drift Vedlikehold Figur 3 Hovedutfordringen i organiseringen er å få et klarere skille mellom strategisk og

12 utviklingsoppgaver, og vil samtidig, etter rådmannens vurdering, føre til at det blir mulig for kommunen å utnytte de forbedringsmuligheter vi har innenfor drift og vedlikehold. For at dette hovedmåles skal kunne nås har kommunen behov for en enhetlig styring og oversikt over den totale bygningsmassen, samtidig som vi må vi profesjonalisere driftsorganisasjonen. Vi har mange muligheter for å gjøre nye organisatoriske og faglige grep. De fleste av landets kommuner prøver ut ulike tilnærminger for å oppnå best mulig forvaltning av de store verdiene kommunene besitter på eiendomsområdet. Eiendom som salderingspost Offentlig eiendomsforvaltning er inne i en sterk omstillingsprosess. Eiendomsforvaltere opplever å bli stilt overfor strengere krav til effektivitet og kvalitet på tjenester og selve bygningsmassen. Rådmannen opplever dette fokuset som riktig og viktig. Betydelige menneskelige og materielle verdier befinner seg i denne tjenesten. Vi må til enhver tid kunne sannsynliggjøre at vi utnytter ressursene på en best mulig måte. Erfaring viser at midler til eiendomsforvaltning lett blir en salderingspost. Det er imidlertid også en erfaring at en ved å skille hele eller deler av eiendomsforvaltningen ut i Kommunalt Foretak (KF) eller annen selvstendig enhet lettere kan hindre at så kan skje. Det er en oppfatning at Hammerfest Eiendom KF på grunn av sin organisering har ryddigere og mer forutsigbare rammebetingelser enn tilsvarende virksomhet tillagt Teknisk drift. Uansett hva man bestemmer seg for organisatorisk vil det være den totale ressurstilgangen innenfor området som vil være mest avgjørende for kvaliteten på bygningsmassen og de brukerrelaterte tjenestene som ytes. Dette er et prioriteringsspørsmål som må avklares av kommunestyret i den årlige økonomiplanen, og som er vanskelig å få synliggjort i dagens modell. Hvilke eiendommer og tjenester bør inngå i vurderingen: Denne saken omhandler kommunal fast eiendom i form av bygninger med tilhørende grunnarealer. Når det gjelder skoler og barnehager er utearealer viktig for brukerne. Slike arealer vil også utgjøre en naturlig del av saken. Andre kategorier av fast eiendom, som infrastrukturanlegg, veier, parker og lignende defineres i denne sammenheng ikke innenfor eiendomsforvaltning. Følgende kommunale tjenester og organisatoriske enheter vil kunne omfattes av utredningen: Vaktmestertjenesten Vedlikehold Renhold Svømme og idrettshaller Utealegg til kommunale bygg Stab for byggeprosjekter Hammerfest Eiendom KF

13 Avgrensningene om hvilke enheter som skal omfattes av en omlegging må man komme tilbake til senere i arbeidet.

14 Stab for byggeprosjekter Det er nødvendig at det foretas en avgrensning i forhold til nybygg og større rehabiliteringer som utføres i regi av Stab for byggeprosjekter og hvordan det etterfølgende ansvaret vil være for enheten(e) som har ansvaret for den løpende eiendomsforvaltningen. Byggeprosjekter Eiendomsdrift Et naturlig løp vil være at Stab for byggeprosjekter utfører de bestillingene kommunestyret beslutter og deretter overleverer et ferdigstilt bygg til eiendomsenheten. Samarbeidet dem i mellom må formaliseres for å sikre at driftsmessige hensyn ivaretas under planleggingen av nybygg og rehabiliteringer. Spørsmålet som samtidig må vurderes i et slik løp er om Stab for byggeprosjekter og enheten for eiendomsforvaltningen bør inngå i samme enhet. Dette er noe som bør være sentralt i valget av organisasjonsform. Når og hvordan skjer overføringen fra byggeprosjekt og over til eiendomsdrift Figur 4 Nødvendig formalisering mellom byggeprosjekter og eiendomsforvaltningen. Valg av organisasjonsform og tilknytning: I utgangspunktet kan en se flere mulige måter å organisere den kommunale eiendomsforvaltningen på: En eller flere selvstendige virksomheter i Sektor for Teknisk drift Stabsenhet Kommunalt Foretak for hele eller deler av virksomheten Eget A/S som ren utførerenhet gjennom et driftsselskap Valg av organisasjonsform vil i stor grad avhenge av hvilken modell en tror er best egnet til å nå de målsettingene som er satt. Rådmannen ser for seg at flere alternativer kan føre oss til målet. Alle organisasjonsformene har sine sterke og svake sider. Rådmannen har valgt ikke å gå grundig inn i alternativer som ikke anses som aktuelle i vår kommune. Dette gjelder blant annet muligheten til å benytte aksjeselskap. De mest nærliggende modellene finner en innenfor dagens løsning med eget kommunalt foretak (KF) og/eller kommunal virksomhet. Rådmannen legger til grunn at en er kjent med de formelle og praktiske ulikhetene i en modell bygget på et KF og/eller kommunal virksomhet.

15 Målsettinger og prinsipper for arbeidet: Rådmannen foreslår at følgende hovedmålsettinger legges til grunn for det videre arbeidet: Eiendomsforvaltningen skal ha en hensiktsmessig organisering. Kostnadseffektiv tjenesteproduksjon bygget på sammenligninger og brukermålinger. Tjenestenivå vedtatt av kommunestyret i den årlige økonomiplanbehandlingen. Effektiv arealutnyttelse og verdibevarende vedlikehold. Det skal foreligge et rasjonelt system for planlegging og styring. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Utover hovedmålsettingene er det nødvendig å ta stilling til hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for å nå disse målsettingene. De konkrete tiltakene må en komme tilbake til i en senere sak. Følgende prinsipper benyttes i den videre utredningen og legges til grunn så langt de passer: 1. FU-ansvar på ett sted for å få en helhetlig planlegging. 2. Skille FU-ansvar og DV-ansvar for å sikre fokus på begge oppgavene. 3. Muliggjøre motpart forhold mellom FU og DV. Tanken er kjent fra skillet mellom bestiller og utfører, og kan føre til klarere ansvarsforhold og økt økonomisk effektivitet. I tillegg arbeides det med at rollene som eier, forvalter og bruker klargjøres og benyttes til å definere ansvar og oppgaver, og at man konkluderer med at forvalterrollen inneholder funksjonene forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling (FDVU). I noen grad skilles det mellom oppgaver i forhold til om de er av strategisk eller operativ art. Bestiller utførermodellen legges ikke til grunn for arbeidet, men vil i noen sammenhenger bli vist til på prinsipielt grunnlag. Eier Forvalter Bruker Organiseringen av eiendomsforvaltningen i Hammerfest kommune bør etter rådmannens Eier Kommunestyret oppfatning ta utgangspunkt i det prinsipielle skillet mellom rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommene. Disse rollene har Forvalter ulike funksjoner, interesser og ansvar i Eiendomsavdeling forhold til eiendommene. Den vanligste modellen for kommunale bygninger er at kommunestyret ivaretar den strategiske Brukere Eierrollen. En eiendomsavdeling ivaretar Sektorene/Virksomhetene Forvalterrollen (FDVU) gjennom en taktisk/operativ rolle. De enkelte sektorene/virksomhetene ivaretar Brukerrollen. I denne saken er hovedfokuset på Forvalterrollen og ansvaret for FDVU. Enkelte hovedutfordringer knyttet til eierrollen og brukerrollen omtales innledningsvis. Hovedfokus

16

17 Eierrollen: Med et eierperspektiv er kommunens forvaltning av egen bygningsmasse gjenstand for varierende interesse fra det politiske nivå. Brukerperspektivet er oftere representert ved at eierne opptrer som talsmenn for brukerinteresser. Foreldre, foresatte og kommunens egne ansatte har også oftest brukerperspektivet i sitt engasjement. Eierrollen omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommenes kreditorer, leverandører av varer og tjenester, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til lov og avtale. Kommunestyret i Hammerfest ivaretar i siste instans eierrollen for kommunale bygg, også de eiendommene Hammerfest eiendom KF forvalter eller kjøper. Når KF-et kjøper eller selger eiendommer gjøres dette på kommunens vegne. Kommunestyret utøver overfor selskapet sin eierposisjon gjennom generalforsamlingen. I praksis skjer dette ved økonomiplan- og årsrapportbehandlingen. Leverandører Kreditorer Eieransvar Naboer Offentlige myndigheter Eierrollen for andre kommunale eiendommer utøves hovedsakelig gjennom økonomiplanen og fortløpende kommunestyrevedtak. Figur 5 Eieransvaret til Det er etter rådmannens oppfatning ikke nødvendig å foreslå vesentlige endringer i utøvelsen av eierrollen. Alt eierskap av kommunale eiendommer er hos oss samlet i kommunestyret. Det er likevel grunn til å forvente en økende bevissthet omkring ansvar og oppgaver som følger av eierrollen. Det foreslås i denne saken ingen endringer i forhold til at det formelle eieransvaret for all bygningsmasse fortsatt skal tilligge kommunestyret. Behovet for eierstrategi/eiermelding Mange kommuner har fått utarbeidet en egen eierstrategi for kommunens totale eierinteresser og/eller innenfor konkrete områder som eiendomsforvaltningen. De samme hensynene som ligger bak regjeringens eierskapmelding synliggjør også behovet for en slik kommunal eiermelding. Dette vil særlig være aktuelt i forhold til de betydelige verdiene kommunen besitter gjennom deltakelse i ulike A/S, IKS og KF. Styremedlemmer i et KF må blant annet ha klart for seg hvilke forventninger kommunestyret har til selskapet. Rådmannen foreslår at det utarbeides en eierstrategi/eiermelding for vår kommune. Brukerrollen: Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, herunder rektor, styrer, virksomhetsleder, ansatte, elever, foresatte, men også av sentral sektoradministrasjon og

18 kommunestyret som ansvarlig for tilbudet. Kommunestyret vil derfor måtte kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet strategisk nivå. Når kommunen har ansvaret for brukervirksomheten er det erfaringsmessig en tilbøyelighet til at interessen og oppmerksomheten rettes mot brukervirksomheten, og at oppgaver og ansvar som er knyttet til eierskapet blir lavere prioritert. Dette går gjerne særlig utover vedlikeholdet av eiendommen og i neste omgang primærbrukeren som får et dårligere vedlikeholdt bygg. Siktemålet i vårt arbeid må være å få til økt forståelse for sammenhengen og skillet mellom de ulike rollene. Den nye rutinen for kommunale byggeprosjekter kan være et godt eksempel på viktigheten av at roller og ansvar er definert og fornuftig plassert. Det har med ulikt fokus å gjøre, men også kompetanse for å kunne ivareta en gitt rolle. Vi må få på plass klarere avtaler enn i dag mellom bruker og forvalter. Utfordringen knyttet til tjenestenivået skal ikke ligge mellom bruker og forvalter i den daglige driften, men mellom bruker og eier. Brukeren må gjennom kommunikasjon få en god forståelse av tjenester som lokaliteter, størrelser, husleie og vedlikehold, og prisen på de ulike tjenestene. Avtaler mellom brukeren og eieren må sette nivået på tjenesten og eieren må ta ansvaret for dette. Utfordringer til tjenestenivået skal ligge her! Eier Kommunestyret Forvalter Eiendomsavdeling Utfordringer til tjenestenivået skal ikke ligge her! Brukere Sektorene/Virksomhetene Figur 6 Utfordringen knyttet til tjenestenivået skal plasseres mellom de rette aktørene. For at dette skal fungere forutsettes det at forvalter utøver sin virksomhet på en kostnadseffektiv og avklart måte. Her ligger nok en av de store utfordringene i den fremtidige organiseringen så vel som i den nåværende. Rådmannen har grunn til å tro at dette er avklaringer som kan kommuniseres bedre enn i dag. Under er det beskrevet mer om det pågående arbeidet Sektor for Teknisk drift har nettopp med dette for øyet. Rådmannen ser klare sammenhenger mellom denne saken og det nevnte arbeidet og vil sørge for at arbeidet blir koordinert. Forvalterrollen: Mange kommuner har fortsatt en desentralisert eiendomsforvaltning der ansvar for FDVU

19 er tillagt den enkelte sektor/avdeling eller bygg. Trenden har imidlertid lenge vært å sentralisere FDVU-funksjonene. Det gir blant annet et klarere skille mellom forvalter og bruker, stordriftsfordeler samt økt profesjonalitet og bedre kompetanse hos utførerne. Enkelte brukere vil oppfatte en sentralisering som negativ fordi de fratas råderetten over drift- og vedlikeholdspersonalet og ansvaret for eiendomsforvaltningen. En utfordring i en sentral organisasjonsmodell er dermed å opprettholde tilstrekkelig nærhet til brukerne. Hammerfest kommune har sentralisert tjenesten og har derfor opplevd noen av de samme utfordringene. Det foregår nå et arbeid i Teknisk drift som tar sikte på å spesialisere ulike funksjoner med et klarere ansvar for visse type oppgaver, klarere ansvarsplassering i forhold til de enkelte bygg og faste personer til brukerstyrte tjenester på de enkelte byggene. Dette arbeidet pågår parallelt med at rådmannen fremmer denne saken om de overordnede prinsippene for kommunal eiendomsforvaltning. Det er viktig at en før konklusjoner trekkes ser arbeidet i sammenheng. Delt ansvar FU og DV Det finnes ulike former for en sentralisert kommunal eiendomsforvaltning. Mange har en felles organisatorisk eiendomsenhet med et totalt ansvar for FDVU. Andre har skilt ansvaret for FDVU i to organisatoriske enheter, hvor en har ansvaret for FU (forvaltning og utvikling) og en annen har ansvaret for DV (drift og vedlikehold). Begge disse variantene kan kombineres med ulike kommunale organiseringer og/eller selskapsdannelser som KF og AS. Til forvaltning og utvikling (FU) ligger viktige oppgaver som: Målformulering og strategiarbeid Bruksendring, arealbehov, ombygging Finansiering og økonomistyring Administrasjon Skatter og avgifter Oppfølging av avtaler, kontrakter, forsikring, service, leieforhold Endrede markedsvilkår, oppgradering Bruk av ulike støtteordninger HMS, brann Ansvaret for slike oppgaver bør etter rådmannens oppfatning nå samles på en hånd. Dette vil muliggjøre at disse viktige oppgavene får et større fokus enn det tilfellet er i dag og at fokuset og ansvaret ligger ett sted i kommunen. Til drift og vedlikehold (DV) ligger blant annet følgende oppgaver: Tilsyn og overvåking (varme, ventilasjon) Renhold Energiforsyning Løpende vedlikehold Akutt vedlikehold Tilstandsbasert vedlikehold

20 Ansvaret for disse oppgavene ligger i dag i hovedsak hos virksomhetene Vaktmester- og vedlikehold og Renhold i sektoren Teknisk drift. Dette ansvaret bør videreføres under en samlet ledelse.

21 Mulige organiseringsformer: Dagens organisering: Kommunestyret Hammerfest Eiendom KF (FDVU) Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift (FDVU) Kjøp av DV-tjenester Virksomhet Renhold Virksomhet Vaktmester og vedlikehold Privat tjenestetilbyder Kjøp av DV-tjenester FDVU Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Utvikling En konkret utfordring i Hammerfest kommune er at dagens organisering legger FU-ansvaret i to ulike organisasjoner: Hammerfest eiendom KF og sektor for Teknisk drift. Samtidig har Teknisk drift også i stor grad ansvaret for DV for begge enhetenes bygg (vedlikehold tilligger Teknisk drift for rene kommunale bygg og er i stor grad er konkurranseutsatt for KF-ets del.) I tillegg til at Hammerfest eiendom har et totalansvar for FDVU for egne bygg opptrer selskapet også som byggherre i flere av sine prosjekter. Det er en oppgave som i kommunen nå er blitt plassert i en egen Stab for byggeprosjekter. Etter rådmannens oppfatning bør også den totale byggherrefunksjonen samles i kun en 1 kommunal enhet. Det kan vanskelig forsvares at en kommune på vår størrelse skal ha to kompetansemiljøer på dette området. Etter rådmannens oppfatning er denne flerdelte løsningen uhensiktsmessig, selv om man hver for seg kan si at de to enhetene utnytter sine ressurser på en god måte. Det kan hevdes at de to organisasjonene har ulike rammebetingelser og dermed muligheter for å kunne lykkes. Kommunen har med denne løsningen ikke en felles enhet med ansvar for å tenke overordnet og langsiktig. I dag går for eksempel noen bestillinger på arealbehov til KF-et og andre til Teknisk drift. Noen interne brukerenheter har til og med fått ansvaret for å kartlegge markedet og forhandle priser. Dette vanskeliggjør muligheten for å ha en totaloversikt og tydelig ansvarsplassering.

22 Alternativ modell 1 Kommunestyret Hammerfest Eiendom KF (FU) Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift (DV) Kjøp av DV-tjenester Virksomhet Renhold Virksomhet Vaktmester og vedlikehold Privat tjenestetilbyder FU Forvaltning og Utvikling DV Drift og Vedlikehold Her legges alt ansvar for forvaltning og utvikling (FU) til Hammerfest Eiendom KF. Det kan en velge å gjøre ved at kommunestyret står som formell eier av samtlige kommunale bygg og at KF-et ivaretar eierollen gjennom sitt totalansvar for FU. Enheten må i en slik modell styrkes i forhold til dagens bemanning. Drift og vedlikehold (DV) legges i denne modellen under en samlet ledelse og til dagens Teknisk drift. Man får da et rendyrket utfører- og driftsansvar i Teknisk drift samtidig som man ikke har noe forvaltnings- og utviklingsansvar. Faren for at driftsoppgaver tar fokuset fra de mer langsiktige oppgavene vil i en slik modell være mindre enn om det totale FDVUansvaret lå ett sted, jfr. dagens modell. I en slik modell kan man tenke seg at KF-et blir tilført de totale midlene til FDVU og at Teknisk drift får betalt etter avtale og utførte drifts- og vedlikeholdsoppdrag. For å sikre at KF-et benytter Teknisk drift sin DV-enheter lages det en avtale om i hvilken rekkefølge oppdrag skal gå til Teknisk drift eller til ekstern leverandør. Bruken av eksterne leverandører er ikke et ukjent element i dagens modell heller. Man må imidlertid unngå å komme i en situasjon hvor Teknisk drift sitter på ressurser og ansatte som ikke får oppdrag. Dette kan sikres gjennom avtaler. I denne modellen vil man i stor grad kunne synliggjøre hva eiendomsdrift koster, ved at husleien skal betales til en ekstern enhet. Inntektene til enheten kan også være med å sikre at vedlikeholdet ivaretas på en ordentlig måte. Spørsmål om internfakturering kan man ha ulike

23 modeller for å unngå. Det sentrale blir i første omgang å få synliggjort kostnader og kostnadssted. Alternativ modell 2 Kommunestyret Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Stabsavdeling Eiendom (FU) Mulighet for samordning. Virksomhet Renhold Sektor (DV) Teknisk drift Virksomhet Vaktmester og vedlikehold Kjøp av DV-tjenester FU Forvaltning og Utvikling DV Drift og Vedlikehold Privat tjenestetilbyder I denne modellen oppnår man også å skille mellom ansvaret for forvaltning og utvikling (FU) og drift og vedlikehold (DV). DV blir liggende i Sektor for Teknisk drift som i dag og som i modell 1. Forskjellen blir at FU- ansvaret legges i en stabsavdeling til rådmannen og ikke i et eget KF. Man oppnår å få et rendyrket driftsmiljø i teknisk sektor, og samtidig et FU-ansvar med klart definerte roller, men i ulike deler av organisasjonen. Modellen innbærer at KF-et legges ned og at ressursene der inngår i stabsavdelingen. Modellen synliggjør tydeligere rådmannens totalansvar for den kommunale eiendomsforvaltningen. I modell 1 har rådmannen en mer perifer rolle overfor KF-et og rollen som forvalter og utvikler. Det følger av KF-et sin direkte underordning av kommunestyret. Rådmannen har overfor et KF kun mulighet til utsettende veto ved å be om at foretaket ikke iverksetter et tiltak før kommunestyret har fått seg forelagt tiltaket og mulige konsekvenser. I modell 2 er det ikke tvil om rådmannens totalansvar. Et viktig spørsmål i modell 2 er om Stabsavdeling Byggeprosjekter og Stabsavdeling Eiendom bør utgjøre en felles stabsenhet. Der kan finnes mange gode grunner for en slik løsning. Dette spørsmålet kan løses dersom modell 2 blir valgt og er mindre aktuelt dersom modell 1 velges. Dersom denne modellen velges anbefaler sektorleder for Teknisk drift at begge disse fagmiljøene samlokaliseres med Sektor for Teknisk drift.

24 Forholdene omtalt under modell 1 knyttet til; å legge de økonomiske midlene ett sted, pålegge kjøp hos intern utfører og synliggjøring av kostnader på rett kostnadssted kan alle ivaretas også i denne modellen.

25 Alternativ modell 3 Kommunestyret Hammerfest Eiendomsdrift KF (DV) Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Stabsavdeling Eiendom (FU) Mulighet for samordning. Sektor Teknisk drift Privat tjenestetilbyder Kjøp av DV-tjenester FU Forvaltning og Utvikling DV Drift og Vedlikehold I denne modellen har en valgt å legge det totale ansvaret for FU til en stabsenhet til rådmannen, enten alene eller sammen med Stab for Byggeprosjekter. En konsekvens av det er at dagens FU-oppgaver, for sin del av bygningsmassen, går ut av KF-et. Det vil være naturlig å avvikle Hammerfest eiendom KF i sin nåværende form. Det legges videre opp til at drifts- og vedlikeholdsoppgavene, herunder renhold (DV) tas ut av Sektor for Teknisk drift og legges til et eget KF som et rent driftsselskap, Hammerfest Eiendomsdrift KF. Mange kommuner har de senere årene etablert ulike KF. Tenkningen bak etableringene er forskjellig, men mange mener at KF-er egner seg bedre som selskapsform for rene driftsoppgaver enn oppgaver som krever sterk politisk og administrativ styring og kontroll, altså mer strategiske oppgaver. Med en slik logikk skulle FU-oppgaver ligge i kommuneorganisasjonen og DV-oppgaver egne seg bedre for et KF. Denne modellen bygger på en slik tankegang. Modellen er mer krevende en de to foregående ved at mange flere personer vil være praktisk berørt av en slik modell. Rådmannens rolle i forhold til et slikt nytt driftsselskap vil også kunne medføre utfordringer i den daglige driften og muligheten til å samordne ulike tiltak.

26 Alternativ modell 4 Kommunestyret Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift (FDVU) Virksomhet Renhold (DV) Virksomhet Vaktmester og vedlikehold (DV) Virksomhet Eiendom (FU) Privat tjenestetilbyder Kjøp av DV-tjenester FDVU Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Utvikling I denne modellen etablerer man et totalansvar for FDVU under dagens Teknisk drift, men med den endring at Forvaltning og Utvikling blir en egen organisatorisk enhet utenfor det rene driftsmiljøet. Ved at Eiendom blir egen enhet unngår man at FU-arbeidet nedprioriteres i en travel hverdag. Dagens Hammerfest Eiendom KF vil da kunne legges ned i sin nåværende form og utgjøre den beskrevne Eiendomsenheten. Det vil måtte foretas tilpasninger i bemanningen av en slik enhet. Fordelen med å legge alle FDVU-oppgavene under en felles ledelse er at miljøene hver for seg kan være små og sårbare og at en gjennom en slik organisering kan benytte de totale ressursene mer fleksibelt. Faren er som tidligere nevnt at ressurser flyttes fra FU til DV. Sektorleder for Teknisk drift anbefaler denne modellen med begrunnelsen at fagmiljøene er så små at de bør samles. Dersom en går for en slik modell og likevel beholder Hammerfest Eiendom KF med dagens oppgaver har en ved denne modellen ikke oppnådd målsettingen om et samlet FU-ansvar for kommunens totale bygningsmasse. I denne modellen er prinsippet om et motpart forhold mellom FU og DV organisatorisk ivaretatt ved at enhetene ligger i ulike virksomheter. Spørsmålet er om det rent praktisk vil være ivaretatt når enhetene ligger lokalisert innenfor samme sektor. Sektoren vil få et totalansvar som kan føre til at forhandlinger mellom bestiller og utfører kan bli problematisk.

27 Alternativ modell 5 Kommunestyret Hammerfest Eiendom KF (FU) (FDVU) Rådmannen Avdeling Renhold (DV) Avdeling Vaktmester og vedlikehold (DV) Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift Kjøp av DV-tjenester Privat tjenestetilbyder FDVU Forvaltning, Drift, Vedlikehold og Utvikling I denne modellen samler man alle oppgavene til dagens Hammerfest Eiendom KF og Teknisk drift i et nytt Hammerfest Eiendom KF. Selskapet beholder altså dagens ansvar og oppgaver og tilføres de driftsenhetene i Teknisk drift som naturlig hører hjemme i et felles driftsmiljø. Modellen løser ikke utfordringen med å få til et skille mellom FU i forhold til DV. Hvilke enheter utover Vaktmester og vedlikehold som i en slik modell eventuelt skal følge med fra Teknisk drift er en problemstilling som en må komme tilbake til. I dette eksempelet er Renhold vist som alternative muligheter. Spørsmålet krever imidlertid en egen og grundigere vurdering. I denne modellen er prinsippet om et motpart forhold mellom FU og DV i liten grad ivaretatt. Her er DV-enhetene underlagt FU-enheten, og forhandlinger mellom bestiller og utfører vil ikke være tilstede.

28 Alternativ modell 6 Kommunestyret Hammerfest Eiendomsdrift KF (DV) Rådmannen Stabsavdeling Byggeprosjekt Sektor Teknisk drift Virksomhet Eiendom (FU) Kjøp av DV-tjenester Privat tjenestetilbyder FU Forvaltning og Utvikling DV Drift og Vedlikehold Modellen er lik modell 3 med den forskjellen at FU er lagt til Sektor for Tekniske tjenester og ikke som en egen stabsenhet hos rådmannen. Det vises til argumentasjonen under modell 3. En konsekvens av denne modellen i forhold til modell 3 er at en ikke oppnår samordningsmuligheten med Stab for Byggeprosjekter.

29 Alternativ modell 7 Kommunestyret Hammerfest Eiendom KF (FU) Hammerfest Eiendomsdrift KF (DV) Rådmannen Kjøp av DV-tjenester Sektor Teknisk drift Stabsavdeling Byggeprosjekt Privat tjenestetilbyder FU Forvaltning og Utvikling DV Drift og Vedlikehold I denne modellen oppretter man ett eget KF for FU og ett KF for DV. Dette kan gjøres ved at man opprettholder dagens Hammerfest Eiendom KF og at disse overtar dagens FU-oppgaver fra Sektor for Teknisk drift. Hammerfest Eiendomsdrift KF må da etableres som et nytt driftsselskap. Dette kan gjennomføres ved at dagens ressurser og bemanning i Sektor for Teknisk drift tilhørende vaktmester- og vedlikehold og renhold inngår i det nye selskapet. Ordningen er nok noe ressurskrevende styringsmessig. En vil også møte problemstillinger i forhold til administrative ressurser og stab/støttetjenester.

30 Oppsummering og konkusjon: Som ønsket er dette en prinsipiell sak med ulike alternativer til fremtidig organisering. Saken skal gi nok grunnlag til å kunne angi en mer konkret retning i det videre arbeidet. I saken klargjøres eier-, forvalter- og brukerrollene, og disse benyttes til å definere ansvar og oppgaver. Samtidig konkluderes det med at med at forvalterrollen inneholder funksjonene forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling (FDVU). I dag ivaretas eierrollen av kommunestyret, og rådmannens foreslår ikke vesentlige endringer i utøvelsen, men det forventes en økende bevissthet omkring ansvar og oppgaver knyttet til rollen. Brukerrollen er klar, og er i all hovedsak virksomhetene. Dette betyr også at kommunestyret må kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet strategisk nivå. Dette er et viktig skille ettersom denne dobbeltrollen erfaringsmessig fører til at interessen og oppmerksomheten rettes mot brukerrollen, noe som på sikt kan føre til dårligere vedlikehold. Å klargjøre hvordan dette bør kombineres inngår ikke i denne saken. Det er forvalterrollen som ønskes definert i saken, og spørsmålet som man søker svar på er: Hvilken organisasjonsform bør forvalterleddet ha? Eiendomsforvaltning har en sentral posisjon i kommunens tjenestetilbud. Fokuset er dessverre på dårlig kommunalt vedlikehold, og manglende vedlikeholdsplanlegging av nye og eksisterende bygg. En generell betraktning rundt dette er at når forvaltning og utvikling (FU) og drift og vedlikehold (DV) legges under felles ledelse er det ofte DV-oppgavene som blir prioritert. Nedprioritering av strategiske og overordnede oppgaver får som regel ikke synlige konsekvenser på kort sikt, men dette kan gi klare uheldige langsiktige effekter for en så stor eiendomsaktør som Hammerfest kommune. Et klarere skille mellom det strategiske og overordnede arbeidet (FU) og de rene driftsoppgavene (DV) vil sikre større fokus på begge oppgavene. Dette synliggjør prinsippene som rådmannen mener står sentralt for å kunne få en best mulig organisering: 1. FU-ansvar på ett sted for å få en helhetlig planlegging. 2. Skille FU-ansvar og DV-ansvar for å sikre fokus på begge oppgavene. 3. Muliggjøre motpart forhold mellom FU og DV. Tanken er kjent fra skillet mellom bestiller og utfører, og kan føre til klarere ansvarsforhold og økt økonomisk effektivitet. Prinsippene gir grunn til å anta at dagens organisering ikke er optimal. Nå er forvaltningen av kommunale bygg og boliger delt mellom Sektor for Teknisk drift og Hammerfest Eiendom KF. Derfor har rådmannen sett på alternative organiseringsformer. I saken er det knyttet kommentarer til de ulike organiseringsformene, derfor vil det i oppsummeringen kun være korte kommentarer til de ulike modellene. Alle de alternative modellene oppfyller prinsipp 1 om FU-ansvar på ett sted. Dette er avgjørende for at modellene er foreslått og satt opp mot dagens organisering. De fleste modellene oppfyller også prinsipp 2 med delt FU- og DV-ansvar. Modell 5 løser derimot ikke utfordringen med å få til et skille mellom FU i forhold til DV, og modellen klarer heller