Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Dato: Torsdag Tidspunkt: Kl. 12:00 4/07. Formannskapet Kommunestyresalen

Transkript

1 Møteinnkalling 4/07 Utvalg: Møtested: Formannskapet Kommunestyresalen Dato: Torsdag Tidspunkt: Kl. 12:00 Forfall meldes på tlf til formannskapssekretær Svanhild Moen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 030/07 Framtidig drift av skaderegisteret og drift av forebyggende forum. PS 031/07 Søknad om alminnelig skjenkebevilling - Bægge Dela PS 032/07 Revidering av "Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet " - sluttbehandling PS 033/07 Revidering av forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen PS 034/07 Eventuell videreføring av Kompetanseforum Vest-Finnmark PS 035/07 Godkjenning av Kommunikasjonsplan PS 036/07 Fremtidig eiendomsforvaltning i Hammerfest kommune - Overordnede prinsipper og organisatoriske modeller PS 037/07 Diverse referatsaker PS 038/07 Godkjenning av protokoll PS 039/07 Samlokalisering av Helsetjenester i Strandparken 1 Unntatt offentlighet off.lov. 6, 2a komm.l. 31 De offentlige saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus, Storgata kommunehus servicekontoret, Hammerfest bibliotek samt kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Kristine Jørstad Bock ordfører

2 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Arvid Isaksen/Anne Grethe Olsen Dok. offentlig: Klageadgang: Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: 000 G50 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 015/07 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /07 Formannskapet Saksdokumenter vedlagt: Ingen. Saksdokumenter ikke vedlagt: Ingen. Sak: Framtidig drift av skaderegisteret og drift av forebyggende forum. I. Saken gjelder: Tidligere undersøkelser fra Finnmark har vist at voldsomme dødsfall spesielt blant unge menn, er hyppigere enn resten av landet. Har vi flere ulykker? Er det større fare for å dø etter ulykker i Finnmark? Hvordan er skadeutviklingen i Hammerfest? Hvilke utfordringer står vi overfor i forbindelse med Snøhvitutbyggingen? Hva kan vi forebygge av skader og ulykker? Målsetting og hovedoppgave for Skaderegistret er å samle inn gode og komplette skadedata som kan brukes i forebyggende arbeid og i forskning. Erfaringer fra bl.a. Harstad kommune viser at systematisk registrering av skader kombinert med forebyggende arbeid, har redusert forekomsten av en rekke alvorlige skader betydelig. I Hammerfest kommune har det siden 2002 blitt utført et betydelig arbeid med å registrere alle små og store skader. Skader som kan være forårsaket av ulykke eller vold, eller være selvpåførte. Denne type skaderegistrering er banebrytende og gir oss mulighet til å finne risikoområder, se på årsakene til skadene og dermed forebygge. Arbeidet har vært organisert i et prosjekt og fram til nå blitt støttet økonomisk av Hammerfest Energi, Hammerfest sykehus og tilførte prosjektmidler fra Sosial- og helsedirektoratet. Det forventes nå at Hammerfest sykehus og Hammerfest kommune i fellesskap tar ansvaret for fremtidig drift av Skaderegistreringen i kommunen. II. Sakens bakgrunn og fakta: Bakgrunn Høsten 2002 tok Hammerfest Energi ved Kåre Tormod Nilsen og Hammerfest sykehus ved seksjonsoverlege Torben Wisborg initiativ til å starte lokal skaderegistrering i Hammerfest. Hammerfest kommune ble involvert i dette arbeidet gjennom kommuneoverlege Anne Grethe

3 Olsen. Prosjektet fikk støtte og sterk anbefaling fra Folkehelseinstituttet om å starte med skaderegistrering lokalt. Det formelle grunnlaget for kommunene til å drive ulykkesforebyggende arbeid og til å skaffe seg informasjon om ulykkesfarlige forhold, ligger i Kommunehelsetjenestelovens Kap.1 om Planlegging, informasjon og samordning og Kap. 4 a om Miljørettet helsevern. Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal foreslå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen..kommunen skal samarbeide med fylkeskommune, regionalt helseforetak og stat slik at helsetjenesten i landet best mulig kan virke som en enhet (Kap.1, 1-4). Arbeidet med skaderegistrering som startet høsten 2002 ble organisert i et prosjekt. Det ble samtidig opprettet en referansegruppe bestående av medlemmer fra Hammerfest sykehus, Hammerfest Kommune, Kvalsund kommune og Hammerfest Energi. For å komme i gang med skaderegistrering i Hammerfest ble det etablerte et samarbeid med skaderegistret i Harstad. Kommuneoverlege Anne Grethe Olsen og seksjonsoverlege Torben Wisborg ble oppnevnt til prosjektledere. Spesialsykepleier Elisabeth Jeppesen sto for daglig drift av registret. Man er etter hvert kommet i gang med skaderegistrering på hele sykehuset, legevakta og alle legekontorene i Hammerfest. Skaderegisteret er nå finansiert av prosjektmidler fra Sosial- og helsedirektoratet ( i året), midler fra Hammerfest sykehus og også med noe tilskudd fra Hammerfest kommune. Sosial- og helsedirektoratet opplyste ved siste tildeling av midler, at vi antagelig ikke kommer til å få tilskudd fra Dette fordi de nå forventer at Hammerfest kommune og Hammerfest sykehus skal drive Skaderegisteret med egne ressurser. De forventer også at Hammerfest kommune, med bakgrunn i tildelte midler, skal ha etablert et forum som koordinerer, planlegger og evaluerer tiltak innenfor skadeforebyggende arbeid (eks. vold, rus, trafikk, skoleulykker, eldreulykker). Status for Skaderegistreringsprosjetket Skaderegisteret er nå veldrevet og de som registrerer skadene i datasystemet har god kompetanse på statistikk og utarbeiding av datagrunnlag for skadeforebygging. Forebyggende forum i Hammerfest ble med kommuneoverlegen som leder etablert i januar Etableringen foregikk med hjelp fra Kåre T. Nilsen i ProBarents. Forumet består av representanter fra sektor helse, brann, teknisk, politiet og sykehuset. Statoil er også invitert til å delta. Rådmannen ønsker at Forebyggende forum er forankret i sektor Helse, og hun har bedt om at sektor Helse ved sektorleder og kommuneoverlege kommer med forslag til hvordan framtidig drift av forumet kan skje innenfor sektor Helse. Erfaringen med Skaderegistreingsprosjektet

4 Et eksempel på bruk av data fra skaderegistreringen er skader som følge av snøscooterulykker. Prosjektet har undersøkt årsakene og forekomsten av skader forårsaket av snøscooterulykker i Vest-Finnmark sesongen 2002/2003 og 2003/2004. Det er benyttet data fra skaderegistret til å gjøre en nærmere undersøkelse omkring snøscooterskader. Vi vet at omlag 34 personer skader seg som følge av snøscooterkjøring hvert år. 1 person dør som følge av snøscooterkjørig i vårt nærområde årlig. Snøscooterkjøring er risikofylt og skadeomfanget er stort. Dette arbeid førte til en artikkel i Tidsskrift for Den Norske Lægeforening. Oversikt over snøscooterskader i ulike perioder er oversendt politiet i Hammerfest. Opplysningene er anonyme og inneholder ikke opplysninger som kan være straffbare, f.eks. kjøring i alkoholpåvirket tilstand og kjøring utenfor godkjente scooterløype. I forbindelse med førstehjelpsopplæring i regi av Skadeforebyggende Forum ble det utarbeidet og presentert oversikt/rapport over skader ved skoler og barnehager i hammerfest. Oversikt/rapport over registrerte skader som følge av trafikkulykker i Hammerfest er utarbeidet og presentert for teknisk etat, politi, Statens veivesen og helsemyndigheter under utarbeidelse av trafikksikkerhetsplan i kommunen. Både i 2005 og 2006 har Skadeforebyggende forum avholdt Temadag for 10.klassene om trafikksikkerhet, adferd, rus og førstehjelp ved trafikkulykker. Videre er registreringsdata/statistikk fra skaderegistreringen presentert i forskjellige fora: v/torgen Wisborg på møte i Norsk Anestesiologisk Forening, Tromsø - oktober v/elisabeth Jeppesen på forskningsdagene ved Høyskolen i Finnmark, september v/elisabeth Jeppesen Skaderegistrering og skadestatistikk på snøscooterulykker, akuttavdelingen Hammerfest sykehus november Hvordan kan tallene fra Skaderegisteret brukes til forebyggende arbeid? Eks. Vold: Tallene fra Skaderegisteret viser hvor voldsepisodene skjer, når de skjer og hva som skjer. Dette er viktige opplysninger for å kunne forebygge nye voldsepisoder. Harstad kommune kunne vise til en nedgang i antall voldsepisoder når registrerte data ble brukt i samarbeid med politiet i voldsforebyggende arbeid. Eks. Trafikkulykker: Tallene fra Skaderegisteret viser også her hvor trafikkulykkene skjer og hvor man har en opphopning av antall ulykker. Eks. Skoleskader: Tallene viser ved hvilke skoler og barnehager man har de alvorlige skadene og voldsepisodene.

5 Eks. Arbeidsulykker: Tallene viser hvilke arbeidsplasser som har mange skader og ulykker, og hvilke som har de alvorligste ulykkene. Eks. Eldreulykker: Tallene fra Skaderegisteret viser hvor hoftebruddene blant eldre skjer, og som mange andre kommuner har Hammerfest kommune mange hoftebrudd i forbindelse med fall på sykehjem Tallene fra Skaderegisteret kan knyttes opp mot digitale kart over kommunen, for å gjøre det enkelt å peke ut risikoområder. Dette krever kjennskap til datasystemer og en del grunnlagsog oppfølgingsarbeid, men det er absolutt mulig å få til. Framtidig drift av skaderegisteret Hammerfest sykehus har opprettet 0,5 stilling som skaderegistrator. Sykehuset ber om at Hammerfest kommune dekker 50% av lønnsutgiftene til denne stillingen. Sykehuset vil dekke drift, kontorutgifter, kompetanseheving, kurs og lignende for denne stillingen. Skaderegistratoren vil ha følgende arbeidsoppgaver: Følge opp at arbeidet med skaderegistrering på sykehus, legevakt og legesenter utføres som avtalt Registrere alle rapporterte skader i skaderegistreringssystemet Drifte og ajourføre skaderegistreringssystemet Statistikkarbeid - rapportere om utvikling og spesielt utsatte skader Skrive årsrapport for Skaderegisteret Bidra til nasjonalt nettverksarbeid Hammerfest kommune må dekke kompetanseheving for sykepleiere som registrerer skadene som behandles på legevakta og legekontorene i kommunen. I tillegg foreslås det å opprette 20% sekretærstilling for å drive Forebyggende forum. Kommuneoverlegen bør bruke 10% av sin stillingen til å lede Forebyggende forumet. Leder for Forebyggende forum vil ha følgende oppgaver: Lede og videreutvikle forebyggende forum Gjennom forebyggende forum foreslå forebyggende tiltak Opprette kontaktnettverk (tverrfaglig og tverretatlig) Arbeide med nasjonal nettverksbygging Evaluere igangsatte tiltak via forebyggende forum Sekretærstillingen vil få følgende oppgaver: Bistå leder for forebyggende forum Være sekretær for Forebyggende forum Opprettholde god kontakt/dialog med Skaderegisteret Bearbeide og presentere statistikkene fra Skaderegisteret slik at de lett kan brukes i det forebyggende arbeidet i kommunen Nettverksbygging lokalt og nasjonalt

6 Et hovedmål bør være et framtidig medlemskap for kommunen i Safe communities (Trygge lokalsamfunn). Kriterier for Trygge lokalsamfunn: Skadeforebyggende forum vil ta utgangspunkt i de 6 kriteriene for Trygge lokalsamfunn. (Utarbeidet av WHO). Trygge lokalsamfunn har: 1. En infrastruktur basert på fellesskap og samarbeid, styrt av en tverrsektoriell gruppe som er ansvarlig for å fremme trygghet i sine lokalsamfunn; 2. Langsiktige, bærekraftige programmer som omhandler begge kjønn og alle aldre, miljøer og situasjoner; 3. Programmer som er rettet inn mot høyrisiko grupper og -miljøer og programmer som fremmer tryggheten til utsatte grupper; 4. Programmer som dokumenterer hyppigheten og årsakene til skader; 5. Evalueringstiltak for å vurdere egne programmer, prosesser og effektene av forandringer; 6. Kontinuerlig deltakelse i nasjonalt og internasjonalt nettverk av Trygge lokalsamfunn Økonomi Framtidig årlige driftskostnader for Hammerfest kommune til drift av Skaderegistrering og forebyggende forum blir: Lønn skaderegistrator på Skaderegisteret 50% av 0,5 stilling Lønn 20% sekretærstilling for Forebyggende forum TIL SAMMEN: kr kr kr. I tillegg til disse kostnadene bidrar Hammerfest sykehus med lønn til skaderegistrator (50 % av 0,5 stilling) på kr pr. år samt kostnader til drift og kompetanseheving for denne stillingen. Kommuneoverlegen vil bruke 10 % av sin kommunale stilling i dette arbeidet. Utgifter til andre administrative kostnader vil dekkes over det ordinære driftsbudsjettet til sektor Helse. III. Rådmannens vurdering: Skaderegistreringsprosjektet har startet et omfattende arbeid med oppbygging av en database med skaderegistreringsdata. Å bygge opp en god erfaringsdatabase tar tid. Dette arbeidet er man kommet godt i gang med og det er nå mulig å hente ut tallgrunnlag som kan benyttes til målrettede analyser. Eksempelvis skader fra voldsepisoder i Hammerfest.

7 Et fortsatt registreringsarbeid vil bidra til en videre utvikling og oppbygging av skaderegistreringsdata som over tid vil gi enda bedre datagrunnlag til analyser og målrettet forebyggende arbeid i Hammerfest kommune. En viktig faktor i dette arbeidet er kontinuitet. Stopper arbeidet som nå er i gang med skaderegisteringen opp, vil arbeidet som fram til i dag er nedlagt i prosjektet være nærmest bortkastet. Det må avsettes ressurser til et fortsatt arbeid med skaderegistrering og dermed fortsatt mulighet til forebygging av skader. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Skaderegistreringsarbeidet videreføres som foreslått i saksfremlegget. Hammerfest kommune dekker 25 % lønn til skaderegistrator med kr. Hammerfest kommune dekker 20 % lønn til sekretærstiling for Forebyggende forum med kr pr år. Totalt utgjør dette en årlig kostnad på kr. Dette beløpet dekkes gjennom budsjettregulering ved 1. tertial Sektor Helse må i budsjettperioden tilføres kr årlig for å kunne opprettholde den kommunale driften av Skaderegisteret og drift av Forebyggende forum. Forebyggende forum skal være et tverretatlig forebyggende forum i Hammerfest kommune. Hammerfest, den 29. januar 2007 Dagny Haga Rådmann Arvid Isaksen Sektorleders underskrift

8 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Anne Sundøy Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: x Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: U63 &18 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 031/07 Formannskapet Saksdokumenter vedlagt: Ingen Saksdokumenter ikke vedlagt: Søknad fra Huset Hammerfest AS om skjenkebevilling for Bægge Dela mottatt I søknaden er det vedlagt firmaattest, skatteattest og tegning over skjenkestedet. Uttalelse fra politiet mottatt Uttalelse fra rusmiddeltjenesten mottatt Lov av nr. 27 om omsetning av alkoholholdig drikk (alkoholloven) Sak: Søknad om alminnelig skjenkebevilling - Bægge Dela I. Saken gjelder: Huset Hammerfest AS ved Øystein Mølmann har overtatt selskapet Bægge Dela AS og søker nå om ny skjenkebevilling for skjenkestedet Bægge Dela. Rådmannen foreslår i saksfremlegget at skjenkebevilling gis. II. Sakens bakgrunn og fakta: Huset Hammerfest AS ved Øystein Mølmann ønsker å starte opp igjen med drift av Bægge Dela. Det er meningen at det skal være café og bar med servering av småretter slik som tidligere. Søknaden gjelder skjenking inne i café/barlokalet. Det søkes om skjenking av alkoholholdig drikk med lavere alkoholinnhold enn 22% og skjenking av alkoholholdig drikk med alkoholinnhold på 22% eller mer. Det er ikke angitt tidspunkt for ønsket skjenketid, men det er opplyst at åpningstiden for skjenkestedet vil være fra klokken til på alle dager unntatt fredag og lørdag hvor åpningstiden vil være fra til Styrer er Øystein Mølmann og stedfortreder er Heidi Berglund. Begge har avlagt og bestått kunnskapsprøven. I henhold til alkoholloven 1-7 er det innhentet uttalelse fra politi og sosialetaten. Politiet har ingen innvendinger. Rusmiddeltjenesten har følgende kommentar til søknaden: Det søkes om bevilling for skjenking av øl, vin og brennevin hver dag fra klokken Rusmiddeltjenesten mener det ikke bør skjenkes vin og øl før klokken og ikke brennevin før klokken Dette er for øvrig i likhet med gjeldende skjenkebevillinger hos de andre utestedene i byen.

9 Attest fra skatteoppkreveren i Hammerfest har ingen merknader. Skatteoppkreveren har også opplyst etter henvendelse fra saksbehandler at det ikke foreligger merknader verken på styrer Øystein Mølmann eller stedfortreder Heidi Berglund. III. Rådmannens vurdering: Ved vurderingen av om bevilling bør gis, kan kommunen i henhold til alkoholloven 1-7a blant annet legge vekt på: Antallet salgs- og skjenkesteder, stedets karakter, beliggenhet, målgruppe, trafikk- og ordensmessige hensyn, næringspolitiske hensyn og hensynet til lokalmiljøet for øvrig. Skjenketider: Skjenking av alkoholholdig drikk med alkoholinnhold over 22% kan kun foregå mellom klokken til 03.00, jf alkoholloven 4-4. De andre skjenkestedene har kun fått innvilget skjenkebevilling fra klokken for brennevin. For alkoholholdige drikker med alkoholinnhold lavere enn 22% er kommunens praksis at dette kan foregå fra klokken For at det ikke skal bli forskjellsbehandling, foreslår administrasjonen at det gis tillatelse for skjenking av alkohol med lavere alkoholinnhold enn 22% alle dager fra klokken til klokken 01.00, unntatt fredager og lørdager hvor skjenketiden er fra klokken til For brennevin foreslås det at skjenketiden er alle dager fra klokken til 01.00, unntatt fredager og lørdager hvor skjenketiden er fra klokken til Skjenkestedets karakter: Skjenkestedet har tidligere hatt skjenkebevilling og det er ikke skjedd endringer i forhold til vurdering som ble gjort i tidligere bevillingsvedtak. Beliggenhet og orden: Bægge Dela har beliggenhet i Strandgata 27 som er midt i byen. Som alle de andre skjenkestedene er det plassert med boliger i nær tilknytning. I forhold til tidligere bevilling er det søkt om at åpningstiden utvides fra klokken til klokken fredager og lørdager. I forhold til tidligere bevilling som var gitt, antas ikke dette å medføre store endringer i forhold til de ordensmessige problemene rundt skjenkestedet. Næringshensyn En gjenåpning av Bægge Dela vil være med på å skape et mangfold blant skjenkestedene i byen. Konklusjon: Administrasjonen kan ikke se at gjenåpning av Begge Dela som skjenkested vil føre til negative alkoholpolitiske konsekvenser av betydning. Etter en totalvurdering av stedets karakter vil administrasjonen igjen anbefale at skjenkebevilling gis for skjenking av alkoholholdige drikker med alkoholinnhold under 22% og brennevin og at skjenketidene følger kommunens praksis. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet innvilger søknad om skjenkebevilling på følgende vilkår: Bevillingshaver: Skjenkested: Styrer: Huset Hammerfest AS Begge Dela, Øystein Mølmann

10 Stedfortreder: Heidi Berglund Alkoholvare: Alkoholholdig drikk med lavere alkoholinnhold enn 22% samt alkoholholdig drikk med alkoholinnhold over 22% (brennevin) (Alkoholsvak drikk samt gruppe 1, 2 og 3, jf forskriftens 1-1) Omfang: Alminnelig bevilling Type virksomhet: Café og bar Skjenkeareal: Strandgata 27 bestående av café og bar Skjenketid: Alle dager. Skjenking av alkoholholdig drikk med lavere alkoholinnhold enn 22% kan skje fom. kl tom. kl Fredag og lørdag fom. kl tom. kl Skjenking av alkoholholdig drikk med alkoholinnhod over 22% kan skje fom. kl tom. kl Fredag og lørdag fra kl tom. kl Konsum av alkoholholdig drikk må opphøre senest 30 minutter etter skjenketidens utløp. Skjenking av brennevin er forbudt på stemmedagen for stortingsvalg, fylkestingsvalg, kommunestyrevalg og folkeavstemning vedtatt ved lov. Vedtak om skjenkebevilling varer frem til Skjenkebevillingen forutsettes utøvd i samsvar med alkohollov med tilhørende forskrifter, samt kommunens alkoholpolitiske retningslinjer. Hammerfest, den Dagny Haga rådmann Anne Sundøy juridisk konsulent

11 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Svein Tore Paulsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 06/ Arkivnr.: 143 C20 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 007/07 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /07 Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet 2007 til 2018 sluttbehandling Tilstandsrapport idretts- og friluftsanlegg i Hammerfest kommune-revidert juli Handlingsplan Saksdokumenter ikke vedlagt: Dokumenter i saksmappe PS 050/06 Sak: Revidering av "Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet " - sluttbehandling I. Saken gjelder: Revidering av kommunedelplan skal foregå hvert 4. år. Sist revidert i februar 2005, men pga. at nye kostnadskrevende større anlegg skal inn i planen, er det et krav om at den må revideres igjen i hht. plan- og bygningsloven 20-5, selv om den ble revidert i februar II. Sakens bakgrunn og fakta: Bakgrunn Det er et krav fra Kultur- og kirkedepartementet om at alle kommuner må ha en tematisk kommunedelplan, bl.a. som grunnlag for tildeling av spillemidler til idrett-, nærmiljø- og friluftslivsanlegg. Planarbeidet er et offentlig ansvar og skal sikre en bred gjennomføring av planprosessen etter bestemmelsene i Plan- og bygningsloven. Den gjeldende anleggsplan for Hammerfest kommune ble godkjent i kommunestyret 10. februar Den kortsiktige delen, handlingsprogrammet, ble rullert av Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning, siste gang den 21. november I forbindelse med at planen nå blir revidert har vi fulgt veiledningen fra kulturdepartementet hvor bl.a fysisk aktivitet som et tema er innlemmet i planen Styret for Kultur,Omsorg og Undervisning vedtok i møte at forslag til revidering av Kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet skulle legge ut på offentlig ettersyn. Frist for tilbakemelding var

12 Høring/merknader. I utleggingsperioden er det innkommet 9 innspill/merknader. Anlegg/nærmiljøanlegg som det ikke er økonomisk dekning for i perioden er oppført på uprioritert liste. Disse vil bli overført til prioritert liste ved den årlige rulleringen dersom det blir avsatt penger til formålet. Skolemiljøutvalget v/fjordtun skole, brev datert Utendørs scene, ballbinge på myra v/breidablikkvannet, håndballbane, mini alpinanlegg, badebrygge med båthus, lyssetting av Breidablikkbanen og områder rundt vannet, utstyr til islegging, hoppbakker. Vurdering: Anlegg/nærmiljøanlegg blir oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Skolemiljøutvalget v/reindalen skole, brev udatert. Ballbinge v/reindalen skole m/lys, aktivitetsløype/hinderløype, avsette område til skøytebane. Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Skolemiljøutvalget v/akkarfjord skole Ballbinge fra uprioritert liste til prioritert, innspill til pkt. 4.2 i den tematiske delen. Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Skolemiljøutvalget v/baksalen skole Ballbinge, sykkelstativ, manglende vedlikh. av lekeapparater og underlag til disse. Vurdering: Ballbinge v/baksalen skole er ikke et prioritert prosjekt. Ballplassen v/skolen rehabiliteres. Innspill til den verbale delen tatt inn i planen. Fylkesmanne i Finnmark, brev datert Universell utforming som premiss for kommunens planlegging etter plan- og bygningsloven og som rettesnor for egne virksomhet, bl.a. i forbindelse med rehabilitering og opparbeiding av friluftsområder m.m., sikre viktige friluftsområder i sine arealplaner, registrere barnetråkk, kartlegging av barn og unges bruk av utearealene som barn selv gjør, sikre disse i reguleringsplaner. Vurdering: Har tatt innpillene til etterretning, nødvendig tekst blir tatt inn på de respektive plasser i den tematiske delen Hammerfest turnforening. Verbale endringer i temadelen pkt. 4.5 og 5. Turnhall flyttes fra uprioritert til prioritert liste Vurdering: Verbale endringer blir tatt med i den temadelen under pkt. 4.5 og 5. Turnhall oppført på uprioritert liste i påvente av midler for realisering. Hammerfest skiklubb. Ski-skytteranlegg inn på prioritert liste, utvidelse av løypetrase ved Reindalen skianlegg, trase for rulleski Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. Hammerfest kommune, plan og utvikling. Etablere natursti i Jansvannet og Nissenskogen, natur- og kultursti på Nordre Sørøya, utarbeidelse av turhefte med beskrivelse av turer for ytre Vest-Finnmark og Kvalsund

13 kommune, remerking av turløyper på Kvaløya, oppføringa av turhytter, nye informasjonsskilt for Kvaløya, utsetting av trimkasser. Vurdering: Oppført på uprioritert liste i påvente av midler til realisering Hammerfest idrettsråd. Saldert budsjett gjennom å unnlate å vedlikeholde idrettsanleggene, strid med spillemidlene å ikke vedlikeholde anleggene, midler til vedlikehold må ikke gå på bekostning av nødvendige midler til ny anlegg, understreker at forholdsmessig blir fotballen tilført betydelig større investeringer enn medlemstall og oppslutning tilsier, realisering av turnhall, tilførsel av midler til Reindalen skianlegg og anlegg for skiskyting, på sikt tilknytning avløyper i Turiparken og Reindalen. Vurdering: Verbale delen tas til etterretning. Konkrete anlegg oppføres på uprioritert liste i påvente av midler til realisering. III. Rådmannens vurdering: Det er ikke gjort noen vesentlige endringer i forhold til handlingsprogrammet som ble framlagt i høringsutkastet, med unntak av at klubbhus på Breidablikk er tatt ut med den bakgrunn i at det ikke er gitt tilbakemelding om gjennomføring av prosjektet. Nye anlegg er dagsturhytte v/gamvikvann på Sørøya og elektroniske skiver til 100m banen i Blåbærdalen. Av 9 anlegg hvor det søkes spillemidler for i 2007 er 7 av dem gjentakelser fra tidligere år. Anlegg hvor det er gitt 1. gangs tildeling av midler er prioritert. De øvrige er i prioritert rekkefølge. Hammerfest kommune har et stort etterslep på spillemidler til ordinære anlegg / rehabiliteringsanlegg. Som eksempel kan nevnes at vi i 2005 hadde første tildeling av midler til flerbrukshallen. Siste tildeling vil bli i 2007, og da har vi fått ut hele søknadsbeløpet på 11,6 mill. kroner. Fra anlegget ble ferdigstilt i 2003 er det gått 5 år. For å synliggjøre takten for tildeling av spillemidler, samt hvilket år spillemidlene kan bli tildelt, er dette lagt inn i handlingsprogrammet. Anlegg som ikke er forhåndsgodkjent eller ikke har skaffet finansiering, er ikke tatt med i handlingsprogrammet, men oppført på uprioritert liste. Så snart det foreligger forhåndsgodkjenning og finansiering vil disse anlegg komme inn på prioritert liste. Dette er en anbefaling fra fylkeskommunen, og som også er sammenfallende med Kulturdepartementets veileder. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Med hjemmel i plan og bygningsloven 20-5 vedtar kommunestyret revidering av Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet for perioden , samt handlingsprogrammet med prioriteringer for perioden Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Kaj Gunnar Dahl Sektorleder Kultur og idrett

14 Behandling i Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning : Trygve Paulsen fremmet på vegne av AP følende tilleggsforslag: Henviser til Tilstandsrapport for kommunale anlegg og ber administrasjonen utarbeide en tidsplan for om hvordan en skal gjennomføre en rehabilitering av anleggene nevnt i rappporten. Tiltaksperiode Administrasjon innarbeider midler til prosjektet i forbindelse med budsjettreguleringen i juni måned. Bente Orvik fremmet på vegne av SV følgende forslag: Etter innspill fra et åpent møte om idrett i Hammerfest, fikk vi sterke tilbakemeldinger på at en turnhall og et skiskytteranlegg var høyt oppe på ønskelista til de som driver med dette. Begge idrettsgrenene aktiviserer veldig mange barn / unge. Vi ber om at dette taes med i budsjettdebatten. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt SV s forslag - 3 stemmer for og 5 stemmer mot. AP s tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning : Med hjemmel i plan og bygningsloven 20-5 vedtar kommunestyret revidering av Tematisk kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet for perioden , samt handlingsprogrammet med prioriteringer for perioden Henviser til Tilstandsrapport for kommunale anlegg og ber administrasjonen utarbeide en tidsplan for om hvordan en skal gjennomføre en rehabilitering av anleggene nevnt i rappporten. Tiltaksperiode Administrasjon innarbeider midler til prosjektet i forbindelse med budsjettreguleringen i juni måned. Behandling i Formannskapet : Jarle Edvardsen fremmet på vegne av AP følgende forslag: Saken utsettes. Votering: Forslaget vedtas mot en stemme. Vedtak i Formannskapet : Saken utsettes.

15 Behandling i Kommunestyret : Saken utsettes. Vedtak i Kommunestyret : Saken utsettes.

16 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Gerd Hagen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: x Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: 005 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 033/07 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Forslag til reviderte forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen. Saksdokumenter ikke vedlagt: Tidligere forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen av 3. mars Sak: Revidering av forskrift for bruk av Hammerfest kommunes våpen I. Saken gjelder: Hammerfest kommunes våpen ble sist revidert i Forskrifter for bruk av kommunes våpen er fra 3. mars Som følge av nevnte revisjon av våpenet er det behov for å revidere forskriftene. II. Sakens bakgrunn og fakta: Hammerfest kommunes våpen ble revidert sist i 2001 som følge av at daværende versjon av våpenet fra 1989 ikke var godkjent av rettighetshaver Ole Valles etterkommere. Våpenet av 2001 er nå godkjent av rettighetshavers etterkommere. De gjeldende forskrifter for bruk av våpenet var vedtatt i kommunestyret 3. mars Innholdsmessig er ikke dette en forskrift etter Forvaltningslovens bestemmelser, men betegnelsen Forskrift er brukt i denne sammenheng. Når vi nå gjør en mindre revidering av tidligere vedtatt forskrift velger vi og fortsette å bruke betegnelsen Forskrift. De paragrafer som er endret, som følge av revidert våpen, er: Ny 2 Rettighetshaver: Opphavsrettighetene i h.h. til Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. av 12. mai. Nr er nå delt mellom rettighetshaver Ole Valles etterkommere og Arvid Sveen, kunstner og heraldiker som foresto siste revisjon. Som følge av en ny paragraf ( 2) forskyves øvrige paragrafer med et nr. Ny 4 Bruk av våpenskjold: har samme innhold som tidligere 3, men med nytt tillegg: Isbjørnen kan ikke speilvendes i forhold til originalen.

17 Ny 8 Våpenets utforming og utførelse: har samme innhold som tidligere 7, men med tillegg av.digitalt. For øvrig er fjernet.. vevd, brodert. Ny 9 Diverse: Dette er en helt ny paragraf om bemyndigelse knyttet til håndheving av forskriftene, eksempelvis eksterne søkere som lag og foreninger. III. Rådmannens vurdering: Som følge av revisjon, delt opphavsrett og behov for mindre justeringer av de gamle forskrifter for bruk av Hammerfest kommunes våpen fremmes revidert forslag til forskrifter. Rådmannen ser det som viktig at kommunen har en ryddig forvaltning av kommunens viktigste identitetsmerke. Alle steder hvor kommunevåpenet brukes, skal det behandles med respekt og gis en fremtredende plass. Kommunevåpenet er for kommunen det samme som riksvåpenet er for landet. Denne sammenligningen kan være nyttig å ta frem når man er i tvil om anvendelsen. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyret vedtar revidert forskrift for bruk av Hammerfest kommunes våpen. Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Kai Gunnar Dahl Sektorleders underskrift

18 Forskrifter for bruk av Hammerfest Kommunes Våpen Vedtatt av kommunestyret Definisjon Hammerfest Kommunes våpen, fastsatt ved Kongelig Resolusjon den 16. desember 1938 er: En sølv isbjørn på rød bunn. Kronen er å betrakte som en del av våpenet. Hammerfest Kommunes flagg er med isbjørn i sølv, alternativt hvitt, på rød bunn, i rektangulær form i forholdet 16:22. Til dekorativ bruk kan våpenet utformes som vimpel eller hengende banner. 2. Rettighetshaver Som følge av flere revisjoner, sist i 2001, er opphavsrettighetene delt mellom rettighetshaver Ole Valles etterkommere og Arvid Sveen, kunstner og heraldiker. Det vises forøvrig til Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. av 12. mai. Nr Generelle bestemmelser om bruk Hammerfest Kommune eier våpenet i enhver form og har bruksretten. Bruken, formene og deres kvalitet bestemmes og kontrolleres av formannskapet. Som hovedregel kan våpenet bare brukes av administrasjonen og institusjoner under utøvelse av kommunal myndighet og til dekorasjon. Bruk av våpenet på suvenirer for salg er ikke tillatt uten særskilt tillatelse. Våpenet må ikke brukes slik at det kan oppfattes som privat kjennetegn. Private kjennetegn må heller ikke sammenstilles med våpenet. 4. Bruk av våpenskjold Våpenskjold skal brukes med sine farger med mindre særskilt tillatelse foreligger, dog kan isbjørn brukes i hvit farge. Isbjørnen kan ikke speilvendes i forhold til orginalen. Våpenskjoldet kan brukes som eiermerke på bygninger, biler og andre gjenstander. Våpenskjoldet i farger kan etter nærmere bestemmelse brukes til jakkemerke m.v.. 5. Bruk av kommuneflagg Flagget kan heises når kommunestyret har møter og ellers etter nærmere bestemmelser.

19 6. Bruk av våpenet i faner, vimpler m.v. Våpenet kan utføres som bordflagg, tverrskåret eller i vimpelform, til bruk som dekorasjon ved kommunale tilstelninger. Til dekorativ bruk kan flagget utformes som hengende banner etter nærmere bestemmelse. 7. Bruk av våpen i stempel og segl Våpenet kan brukes uten skjoldinnfatning, med etatens eller institusjonens navn i en innskriftsring langs kanten. Segl kan fremstilles som oblatsegl til bruk på dokumenter, til lukking av konvolutter og lignende. 8. Våpenets utforming og utførelse Våpenet kan gjengis i ulike typer, teknikker og materialer, for eksempel digitalt, plastisk i flatestil, tegnet, malt eller gravert. Enhver utføring av våpenet må følge de tekniske og heraldiske kvalitetsnormer med riktig fargekoder, former og proporsjoner. 9. Diverse Rådmann, eller den hun bemyndiger, gis myndighet til å avgjøre og godkjenne søknader om bruk av våpenet på suvenirer, klubbmerker/faner og lignende. Søknader skal ha vedlagt forslag til objektet hvor våpenet foreslås brukt. **************************************

20 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Randi D. Danielsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 005/07 Arbeidsmiljøutvalget /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Eventuell videreføring av Kompetanseforum vest- Finnmark Statistikk over deltakere Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Eventuell videreføring av Kompetanseforum Vest-Finnmark I. Saken gjelder: Vest Finnmark Kompetanseforum ble opprettet våren 2004 av Vest - Finnmark regionråd. Kompetanseforumets prosjektperiode er nå over og vi ønsker en videreføring av prosjektet i 3 år til. II. Sakens bakgrunn og fakta: Vest - Finnmark Regionråd opprettet i 2004 Vest - Finnmark Kompetanseforum(VFKF) som et 3- årig prosjekt som skulle bidra til å heve den generelle kompetansen til medarbeiderne i medlemskommunene. Kommunene hadde tidligere svært gode erfaringer fra skole og barnehagesektoren med å lage felles kompetanseutvikling gjennom RSK (Regionalt samarbeidskontor). Vi har i løpet av disse 3 årene fått gjennomført mye opplæring, men ser utfordringer knyttet til det å klare å uarbeide gode søknader som kan gi oss videre finansiering. Personalansvarlige i den enkelte kommune har sittet i styret og i tillegg har vi vært organisert med et arbeidsutvalg bestående av kommunene Hammerfest, Alta og Kvalsund. Vi har i løpet av prosjektperioden gitt både fagkurs og hatt spesielt fokus på lederutvikling. I tillegg har vi gitt tilbud til medarbeiderne våre om lederstudium som er et samarbeid med Høyskolen i Finnmark. Økonomi: Hammerfest har til nå betalt kr pr. år i deltakeravgift. For øvrig skal vi søke å få prosjektmidler fra andre eks. KS, skjønnsmidler, departement osv. III. Rådmannens vurdering: Vi ser at denne formen for organisering og samarbeid har fungert godt i prosjektperioden. Dette har ført til at vi har gitt opplæring til våre medarbeidere samtidig som det gir mulighet for at nettverk og nye læringsarenaer dannes. I tillegg har tilbudene vært organisert på en slik måte at de har vært kostnadsbesparende.

21 Om vi skulle organisert denne opplæringen på egenhånd eller reist til f. eks. Alta for å delta på opplæring, hadde kostnadene vært langt høyere enn det vi opplever i dag. Det er viktig at både RSK og KFVF søker å samhandle slik at vi kan dra nytte av de stordriftsfordelene som dette medfører. IV. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Hammerfest kommunestyre vedtar å videreføre Kompetanseforum Vest- Finnmark(KFVF) i ytterligere 3 år. 2. Finansiering søkes oppnådd gjennom nye skjønnsmidler fra Fylkesmannen, gjennom KS prosjekter, samt gjennom deltakerbetaling. Medlemskommunene betaler en årlig kontingent iht. innbyggertall. 3. Det skal legges vekt på å videreutvikle samarbeid og samhandling mellom KFVF og RSK med sikte på å utvikle stordriftsfordelene samt dra veksler på erfaring og kunnskap i de to organisasjonene Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Randi Danielsen Personalsjef

22 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Kjartan Mikalsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 020/07 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Kommunikasjonsplan Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Godkjenning av Kommunikasjonsplan I. Saken gjelder: Kommunikasjonsplan Hammerfest kommune ønsker å planlegge det fremtidige kommunikasjonsarbeidet i kommunen. Dette vil gjøre det mulig å identifisere grunnleggende utfordringer og planlegge hvordan disse kan løses. Manglende planlegging vanskeliggjør langsiktig videreutvikling. II. Sakens bakgrunn og fakta: Planen klargjør eksterne og interne kommunikasjonsmål for Hammerfest kommune, og peker på kommunens kommunikasjonsutfordringer i planperioden, og hvordan disse kan løses. Et sentralt punkt i planen er å etablere ulike kommunikasjonsprinsipper i organisasjonen. Derfor er det i planen en vurdering om hvorfor informasjon bør betraktes som et strategisk virkemiddel på linje med andre strategiske virkemidler som personell og økonomi, og hvor ansvaret for kommunikasjonen er plassert i organisasjonen. I planen er det en kort gjennomgang av strategiske kommunikasjonsutfordringer for Hammerfest kommune. Selve strategidelen (med planlagte tiltak) er i hovedsak delt i tre deler; den interne kommunikasjonen i kommunen, den eksterne kommunikasjonen og hvordan Hammerfest kommune kan forbedre sitt aktive mediearbeid. Samtidig blir temaer som informasjon i forbindelse med kommunevalget 2007 og grunnarbeid for påstartet omdømmebygging behandlet i denne delen. III. Rådmannens vurdering: Kommunikasjonsplan må sees på som et prioritert arbeidsdokument for kommunikasjonsarbeidet i perioden. Samtidig skal ikke dette hindre at sentrale adhocutfordringer blir behandlet og løst når de oppstår.

23 Planperiodens lengde har vært et sentralt punkt i arbeidet med planen. Da dette er kommunens første kommunikasjonsplan er det utarbeidet en praktisk plan med kort evalueringshorrisont. Dette vil sikre det nødvendige fokuset på måloppnåelse. Innspill har ført til at denne perioden er ut Det anbefales uansett at planen og gjennomførte tiltak evalueres ved utgangen av Planen er utarbeidet etter innspill fra toppledergruppen om kommunens styrker og utfordringer. Det har også vært arrangert et møte hvor toppledergruppen, ordfører og varaordfører, samt politiske gruppeledere i formannskapet var invitert for å gi sitt syn på kommunikasjonsrollene i organisasjonen. Hovedprinsippene i planen har i en tidlig fase også blitt presentert for kommunens Stor-ledergruppe. IV. Rådmannens forslag til vedtak: Hammerfest kommunestyre vedtar Kommunikasjonsplan Hammerfest, den Dagny Haga Rådmann Kjartan Mikalsen Informasjonsleder

24 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Per Hanasand, Kjartan Mikalsen Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 07/ Arkivnr.: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 012/07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Kommunestyret /07 Styret for Miljø og Utvikling /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: 1 Uttalelse fra Fagforbundet 2 Uttalelse fra Hammerfest Eiendom KF Saksdokumenter ikke vedlagt: Sak: Fremtidig eiendomsforvaltning i Hammerfest kommune - Overordnede prinsipper og organisatoriske modeller I. Saken gjelder: I saken redegjør rådmannen for ulike målsettinger, prinsipper og forslag til løsninger i forhold til fremtidig organisering av kommunens totale eiendomsforvaltning. Rådmannen anbefaler at administrasjonen i det videre arbeidet utreder konsekvenser og muligheter med en løsning hvor den strategiske forvaltning og den operative driften deles i to enheter. Den ene som en stabsenhet til rådmannen og den andre som del av sektor for Teknisk drift. Dette er et organiseringsarbeidet som må koordineres med omleggingen av Vaktmester og vedlikeholdstjenesten. Rådmannen ønsker også å starte arbeidet med å få lagt grunnlaget for en fremtidig eierskapsmelding i kommunen. For å få belyst de ulike aspektene i saken er saken omfattende. Dette gjør at det er hensiktsmessig å starte med en innholdsfortegnelse. Den finner du på neste side.

25 Saken gjelder: 1 Innhold 2 Sakens bakgrunn og fakta: 3 Hvorfor en slik sak: 3 Dagens ansvarsfordeling 4 Rådmannens vurdering: 5 Hovedutfordring: 5 Styrket fokus 5 Eiendom som salderingspost 6 Hvilke eiendommer og tjenester bør inngå i vurderingen: 6 Stab for byggeprosjekter 7 Valg av organisasjonsform og tilknytning: 7 Målsettinger og prinsipper for arbeidet: 8 Eier Forvalter Bruker 8 Eierrollen: 9 Behovet for eierstrategi/eiermelding 9 Brukerrollen: 9 Forvalterrollen: 10 Delt ansvar FU og DV 11 Mulige organiseringsformer: 12 Dagens organisering: 12 Alternativ modell 1 13 Alternativ modell 2 14 Alternativ modell 3 15 Alternativ modell 4 16 Alternativ modell 5 17 Alternativ modell 6 18 Alternativ modell 7 19 Oppsummering og konkusjon: 20 Rådmannens forslag til vedtak: 22

26 II. Sakens bakgrunn og fakta: Hvorfor en slik sak: Kommunestyrets vedtok den følgende: Kommunestyret ber administrasjonen vurdere hvordan den totale eiendomsforvaltningen skal ivaretas i fremtiden, eventuelt en felles organisering av kommunens totale bygningsmasse gjennom Hammerfest eiendom KF. Dette oppdraget har av ulike grunner ikke blitt fremmet for politiske behandling så raskt som ønskelig. Administrasjonen innledet på formannskapsmøte den 15.juni 2006 om hvordan bestillingen kunne forstås og hvordan administrasjonen kunne håndtere saken videre. Formannskapet ønsket i første omgang å få seg forelagt en prinsipiell sak med ulike alternativer til fremtidig organisering. På denne bakgrunn ville en så kunne angi en mer konkret retning på det videre arbeidet. Saken har derfor ikke til hensikt å inneholde vurderinger av de grensedragningene innad i en driftsenhet eller kontraktsforholdene mellom for eksempel eiendomsforvalter og bruker. Denne saken vil omhandle ulike problemstillinger ved de tre rollene innenfor eiendomsforvaltningen: eier, forvalter og bruker, med hovedvekt på forvalterrollen. Saken vil videre omhandle organisatorisk plassering av ansvaret for de fire forvalterrollene: forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Eier Forvalter Bruker Oppgaver FDVU Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling I tillegg til den beskrevne politiske forventningen om at eiendomsforvaltningen blir vurdert er det en klar forventning internt i organisasjonen om at oppgaver og ansvar må bli gjennomgått og klargjort. Mange opplever et betydelig sprik mellom egne forventninger og det dagens eiendomsforvaltning er i stand til å kunne tilby. Figur 1 Rollene innenfor I denne saken er hensikten å danne grunnlaget for en politisk beslutning om hvilke målsettinger, prinsipper og grep en skal legge til grunn for det videre arbeidet med å optimalisere eiendomsforvaltningen i Hammerfest kommune. Saken må følges opp med en konkretisering av de ulike problemstillingene og en breiere involvering av aktørene innenfor virksomhetsområdene.

27 Dagens ansvarsfordeling Forvaltningen av kommunale bygg og boliger er i dag delt mellom Sektor for Teknisk drift og Hammerfest Eiendom KF. Hammerfest Eiendom KF tar seg i hovedsak av trygde- og omsorgsboligene, samt en del andre bygg hvor kommunen opptrer som leietaker. KF-et sin bygningsmasse utgjør ca m2. Selskapet har to ansatte og forvalter i boliger, 1 dagsenter, 5 kontorbygg og 1 ungdomshus. I tillegg kommer bygg vedtatt finansiert i økonomiplanen for Selskapet har følgende formålsparagraf: Kommunestyret Selskapets virksomhet er å kjøpe, selge, leie/utleie, bygge, utvikle og forvalte eiendommer for Hammerfest kommune og annet som naturlig hører inn under forannevnte virksomhet. Hammerfest Eiendom KF (FDVU) Rådmannen Sektor Teknisk drift (FDVU) Selskapet står for forvaltningen av eiendommene, oppretter leiekontrakter og beregner husleie. Fakturering og innkreving av leie blir utført av kommunens økonomiavdeling. Vaktmestertjeneste blir i det alt vesentlige levert av kommunen. Vedlikehold blir utført ved innkjøp fra både kommunen og næringslivet. Sektor for Teknisk drift forvalter den resterende del av eiendomsmassen, herunder skoler, barnehager, institusjoner, administrasjonsbygg mv. Total bygningsmasse for Teknisk drift utgjør ca m2. Sektoren har en egen virksomhet for Vaktmester og vedlikehold. Ansvar for uteanleggene ligger også til sektoren gjennom enheten Park. Ansvar: Trygde- og omsorgsboligene Andre bygg hvor kommunen leier Bygningsmasse: ca m2. To ansatte Forvalter i 2006: 163 boliger 1 dagsenter 5 kontorbygg 1 ungdomshus. Nærmere opplysninger om de to enhetenes ansvar og drift fremkommer av deres respektive årsmeldinger. Ansvar: Resterende eiendomsmasse. Skoler Barnehager Institusjoner Boliger Adm. bygg mv. Bygningsmasse: ca m2. Virksomheter: Vaktmester og vedlikehold Renhold Park (ansvar for uteanlegg) Figur 2 Dagens ansvarsfordeling i Samlet nyanskaffelsesverdi for den totale kommunale bygningsmassen antas å ligge på ca. 2 mrd. nok.

28 III. Rådmannens vurdering: Hovedutfordring: Uten at det foretatt en evaluering av Hammerfest kommune sin totale eiendomsforvaltning mener rådmannen at det er grunn til å anta at dagens organisering ikke er optimal. Bestillingen fra kommunestyret indikerer også en slik antakelse. Eiendomsforvaltning har en sentral posisjon i kommunens tjenestetilbud. Mange, både internt og eksternt, blir direkte berørt av nivået på tjenesten. Tilbakemeldingene er gjerne at leveringsdyktigheten til tjenesteleverandørene innenfor drift og vedlikehold (DV) ikke er god nok, og at de opplever dårlig kommunalt vedlikehold. Eksternt er fokuset også på at kommunen i liten grad ivaretar egne verdier, og at den økonomiske oversikten og styringen av nye og eksisterende bygg ikke er tilfredsstillende. Et sentralt spørsmål er dermed om vi bør få mer ut av de midlene vi anvender til eiendomsforvaltning. Alt dette er gode grunner til å vurdere dagens organisering. Samtidig med dette må man se på om kommunens to eiendomsforvaltere, Hammerfest eiendom KF og Sektor for Teknisk drift, har ulike rammebetingelser og muligheter for å kunne yte gode tjenester, og om brukeren har et bevisst forhold til hvilket tilbud de kan forvente. Styrket fokus Det er vanlig å dele oppgavene innen eiendomsforvaltning i de fire fokusområdene, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Drift og vedlikehold (DV) har de fleste en felles forståelse hva innebærer. Dette er oppgaver som ligger til en eller flere klart definerte driftsenheter, vanligvis en vaktmester- og vedlikeholdsavdeling. Hva som ligger i forvaltning og utvikling (FU) er for mange mer uklart. Avgrensningene behandles i et senere avsnitt der eiendomsforvalterrollen blir mer utdypet. Når forvaltning og utvikling samt drift og vedlikehold legges under felles ledelse er det ofte drifts- og vedlikeholdsoppgavene som blir prioritert. Det er en naturlig prioritering når ressursene ikke strekker til. Nedprioritering av strategiske og overordnede oppgaver får som regel ikke synlige konsekvenser på kort sikt. Hovedutfordringen i organiseringen av eiendomsforvaltningen er altså å få til et klarere skille mellom det strategiske og overordnede arbeidet som forvalter og utvikler (FU) og de rene driftsoppgavene gjennom drift og vedlikehold (DV). Dette vil sikre større fokus på forvaltnings- og Forvalter Dagens situasjon FDVU-oppgaver Sektor Teknisk drift Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Hammerfest Eiendom KF Forvaltning Drift Vedlikehold Utvikling Ønsket situasjon FDVU-oppgaver Oppgaver FU Forvaltning Utvikling Oppgaver DV Drift Vedlikehold Figur 3 Hovedutfordringen i organiseringen er å få et klarere skille mellom strategisk og