Beslutningsnotat vedrørende fellestjenester - omfang og avgrensing for fellestjeneste internasjonal mobilitet

Transkript

1 Avdeling for utdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: Jørgen Fossland Beslutningsnotat vedrørende fellestjenester - omfang og avgrensing for fellestjeneste internasjonal mobilitet Det vises til beslutningsnotat vedørende fellestjenester fra universitetsdirektøren datert 8.desember Følgende beslutning er fattet for fellestjeneste internasjonal mobilitet for ansatte og studenter: Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen av den såkalte enhetlige modellen med desentralisert lokalisering. Det gjenstår noe arbeid angående omfang og avgrensing. Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjoneringen vil til dels avhenge av oppsettet av andre fellestjenester og valg av organisasjonsmodell, men vil først og fremst bero på hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. Avdelingsdirektørene er bedt om å levere revidert forslag innen 20. januar 2018 og har fått utvidet frist til 31. januar. Videre vises det til møte med universitetsdirektøren 2. januar 2018 for avklaring av modell for fellestjenesten. Under møtet ble det avklart at modell 2 skissert i brev av (ephorte 2016/ ) skal ligge til grunn for omfang og avgrensing av fellestjenesten. Modell 2 beskriver således en tjenesteenhet for studenter, ansatte, fagmiljø og ledelse innenfor mobilitet. Det ble også i dette møtet avklart at tjenesten kan utformes ulikt innenfor de ulike områdene og målgruppene. Avdelingene AFU, POA og UTA diskuterte i møte mulige rammer for organisering av fellestjenesten. Det ble lagt fram to synspunkter og i det følgende beskrives spesifisering fra UTA, først til spørsmålet om omfang og avgrensing og deretter innspill til dimensjonering. Vi forutsetter at organisering av tjenesten gjøres på lik linje som fellestjenester for øvrig, dvs. med gjennomgående ansvar og ledelse, ledet fra nivå 1. Plassering av fellestjenesten må besluttes i forbindelse med organiseringen av administrasjonen, plassert i den fagavdeling som er naturlig sett ut fra valgt modell. Omfang og avgrensing av fellestjenesten Ved etablering av tjenesten er det viktig å definere hva som inngår i «mobilitet» for ansatte og hvilke oppgaver som skal inngå i enheten for mobilitet. Innenfor Erasmus +-programmet defineres varighet for mobilitet for ansatte fra to dager til to måneder. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Følgende områder foreslås inn i fellestjenesten. 1. Oppfølging og koordinering av arbeid knyttet til mobilitet for ansatte og studenter. Når det gjelder utreisende mobilitet, så vil den nye fellestjenesten ha ansvar for informasjon til studenter og fagmiljøer om avtalepartnere og stipendmuligheter. Informasjon legges på vår hjemmeside, men skjer også ved direkte henvendelser. Videre vil enheten besørge stipendtildeling og mobilitetskontrakter for studenter og ansatte samt språktester for og nominasjon av utreisende studenter. Fagmiljøene vil ha ansvar for godkjenning av utvekslingsemner og utstedelse av studieavtaler (learning agreements) med administrativ støtte fra fellestjenesten. For å sikre best mulig kommunikasjonsflyt og ivaretakelse av de administrative aspektene knyttet til utveksling til og fra internasjonale partnere, er god dialog mellom de administrative enhetene ved de respektive partnerinstitusjonene viktig. Ved innreisende mobilitet tilrettelegges det med god informasjon på våre hjemmesider. Opptak av studenter skjer gjennom nominasjoner, web og opptaksbrev. Enheten vil også ha ansvar for stipendutbetalinger for enkelte kategorier innreisende studenter. «International Staff Weeks» er også en god arena for videreutvikling av partnerskap med internasjonale partnere, både faglig og administrativt, og enheten vil ha en sentral rolle i koordinering av denne type arrangement. Fellestjenesten vil også være kontaktpunkt for Fulbright-programmet 1 med ansvar for tilrettelegging og koordinering med det nasjonale Fulbright-kontoret. 2. Internasjonale stipend- og partnerskapsprogram Forvaltning av stipendprogram 2 og veiledning knyttet til partnerskapsprogram 3 der mobilitet og utdanningssamarbeid med UiTs fagmiljø og internasjonale partnere. I forvaltningen av stipendprogram inngår søknadsskriving, utlysning, tildeling og rapportering av stipendmidler til ansatte og studenter i alle tre sykluser (BA, MA og PhD). Enheten vil bygge opp kompetanse i søknadsskriving innenfor partnerskapsprogram, og vil koordinere søknadsseminarer og veilede fagmiljøer i søknader om internasjonale partnerskapsprogram der mobilitet og utdanningssamarbeid inngår. Dette vil være i tråd med nasjonal handlingsplan for norsk deltakelse i utdanningsdelen av Erasmus+ 4. Videre er det synergieffekter å hente ut ved kombinasjon av ulike partnerskaps- og stipendprogram knyttet til ulike geografiske områder. I dag kan eksempelvis stipender innenfor Erasmus + Global kombineres med partnerskapsprogrammene innenfor INTPART og UTFORSK som har sitt utspring i regjeringens Panoramastrategi. Videre er det mulig å kople UArctics n2n-program med Nordområdeprogrammene og Russlandprogrammet eller Barentsplus-programmet. Fellesgraden GENI og masterprogrammet i Public Health er gode eksempler på dette der sistnevnte studieprogram delfinansierer phd-studentene fra Russland gjennom Barentsplus. 1 Fulbright Norge: 2 Erasmus + mobilitet, Erasmus + Global, Nordplus/Nordlys, Russut, Arkhangelsk-avtalen, Barentsplus, North to North. 3 Erasmus + strategiske partnerskap, kunnskapsallianser og kapasitetsbygging, Panorama (BRIKS + Japan) med Utforsk og Intpart, EØS, Nord-Amerikaprogrammet, Nordpart, Russlandprogrammet, Nordic Master, Erasmus Mundus, Eurasia, Norhed (Norad) og India-programmet 4 Nasjonal handlingsplan for norsk deltakelse i Erasmus +: Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Innholdet i dette punktet bør vurderes nærmere når vi kjenner til endelig organisering. En kan tenke seg dette området ivaretatt i en omkringliggende seksjon/enhet, men ikke adskilt fra fellestjensten. 3. UiTs internasjonale avtaleportefølje Enheten vil koordinere og registrere UiTs internasjonale avtaleportefølje der mobilitet og utdanningssamarbeid inngår. Avtalene skal være faglig forankret og styrende for all mobilitet. Det er allikevel viktig med kvalitetssikring av innhold knyttet til mobilitet og utdanningssamarbeid, som eksempelvis fellesemner, -program og grader, samt korrekt registrering av disse i ephorte og FS er av stor viktighet. 4. Internasjonale partner- og delegasjonsbesøk der mobilitet og utdanningssamarbeid inngår UiT mottar i løpet av et år mange henvendelser om delegasjons- og partnerbesøk. Flesteparten av disse initieres av våre internasjonale partnere, men også i regi av enten SIU 5 /KD, ambassader og andre eksterne aktører. Dette skjer i dag i tett og godt samarbeid med rektors og direktørs stab. Erfaring viser at mobilitet ofte er et sentralt punkt under besøkene. I disse tilfellene involveres UTA som igjen har en koordinerende rolle overfor relevante fakulteter og fagenheter. I dag medgår det mange ukesverk til koordinering og praktisk tilrettelegging av denne type besøk. Erfaring viser imidlertid at ved faglig og administrativ involvering på et tidlig tidspunkt, så går samarbeidet med fakultetene/fagmiljøene og våre partnere langt enklere i ettertid. 5. Opptak og mottak av innreisende utvekslingsstudenter og ansatte fra partnerinstitusjoner Når det gjelder opptak av utvekslingsstudenter, så skjer dette gjennom en online søknadsweb. Klargjøring av søknadsweb, kvalitetetssikring av og informasjon til partnerinstitusjoner og studenter er viktig gjennom tydelig og tett dialog med våre internasjonale partnere. Likeledes kreves det tett samarbeid med fakultetene i den videre søknadsbehandling, emnegodkjenning og utstedelse av opptaksbrev til studentene. Når det gjelder mottak av ansatte, så er prosessen mindre omfattende, men allikevel ganske krevende innenfor spesielt Erasmus +. EU-kommisjonen stiller strenge krav til utarbeidelse og underskriving av utvekslingskontrakter for ansatte og studenter for utbetaling av stipend og rapportering til institusjonenes nasjonalkontor. 6. Mottak av andre ansatte, phd-studenter og gjesteforskere Herunder ivareta konklusjonene fra forbedringsarbeidet vedrørende servicefunksjoner ved ansattemobilitet (ephorte 2013/1615) 7. Mottak av utvekslingsstudenter Mottak av utvekslingsstudenter på bachelor og masternivå arrangeres i hovedsak to ganger i året, i dag kjent som mottaksprogrammet, eller Debut Week International (DWI). Mottaksprogrammet gjennomføres i tett samarbeid med fakultetskoordinatorene som introduserer studentene til sine respektive fagmiljø. Videre samarbeides det tett med Studentsamskipnaden som tilrettelegger for boliger og praktisk informasjon. Studentparlamentet er også sterkt involvert i DWI da vi de siste to årene har tilrettelagt for stadig tettere samarbeid med den norske Debutuka. Det er to hovedbegrunnelser for dette; størst mulig integrasjon og 5 Ny virksomhet og nytt navn fra årsskiftet: Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 interaksjon med norske studenter og effektivisering av ressursbruk. Formatet på mottaksprogrammet i Tromsø kopieres i Alta, Harstad og Narvik, men med nedskalert innhold. Avgrensing Følgende områder anbefales ikke som en del av fellestjenesten, men krever koordinering med andre enheter. 1. Opptak av søkere med ikke-nordisk utdanningsbakgrunn til engelskspråklige studieprogram ivaretas av fellestjeneste for opptak, og oppgaver knyttet til denne kategori gradsstudenter vil inngå i fellestjenesten for opptak. 2. Fellestjenesten for mobilitet av ansatte og studenter skal som beskrevet over, ha ansvar for forvaltning av stipendprogram 6 og veiledning knyttet til partnerskapsprogram 7 der mobilitet og utdanningssamarbeid med UiTs fagmiljø og internasjonale partnere. Det er viktig at denne tjenesten samarbeider tett med Fellestjenesten innen ekstern forskningsfinansiering der det er naturlig. Det anbefales at det etter tjenestene er etablert, gjennomføres et arbeid med fokus på avgrensing og samarbeid mellom disse enhetene. 3. Koordinering av aktivitetene innenfor University of the Arctic (UArctic) anbefales ivaretatt av samme enhet der fellestjenesten for mobilitet plasseres organisatorisk, da mobilitet utgjør en betydelig del av dette gjennom prosjekttildelinger og UArctics mobilitetsprogram n2n. Dette innebærer også oppfølgings- og veiledningsansvar for praktikantordningen tilknyttet Arctic Frontiers. 4. Markedsføring og rekruttering av førstegangssøkere til engelskspråklige studieprogram foreslås lagt til enhetene som har ansvar for rekruttering for øvrig. Profilering overfor internasjonale partnerinstitusjoner og nettverksbygging ivaretas på samme måte som i dag. 5. Rekruttering av internasjonale ansatte er et område som ligger i skjæringspunktet mellom fellestjeneste rekruttering og fellestjeneste for internasjonal mobilitet. I forhold til rekruttering av internasjonale ansatte er det viktig å ha kompetanse til å kunne veilede både jobbsøkere, ansatte og ledere. Søknader om oppholdstillatelser kan ta lang tid og krever spesialistkompetanse. 6. Det er også mange overlappende felt mellom fellestjeneste personalforvaltning og internasjonal mobilitet. Også utenlandsopphold som en del av karriereutvikling ligger tett opp mot fellestjeneste personalforvaltning, og å kunne veilede både ledere og ansatte om rettigheter og plikter ved utenlandsopphold. Innspill til dimensjonering Til tross for at av oppsettet av andre fellestjenester og valg av organisasjonsmodell ennå ikke er klart, tillater vi oss allikevel å komme med innspill til dimensjonering av tjenesten. Ved å samle tjenester og ressurser i en felles tjeneste vil UiT være i bedre stand til å oppnå det strategiske mål om å øke studentmobiliteten til 17 % innen 2019, ett av målene i UiTs utviklingsavtale med KD, og 20 % innen Erfaringen frem til i dag er at fakultetsnivået ikke har tilgang på tilstrekkelig kompetanse for å kvalitetssikre alle områdene knyttet til 6 Erasmus + mobilitet, Erasmus + Global, Nordplus/Nordlys, Russut, Arkhangelsk-avtalen, Barentsplus, North to North. 7 Erasmus + strategiske partnerskap, kunnskapsallianser og kapasitetsbygging, Panorama (BRIKS + Japan) med Utforsk og Intpart, EØS, Nord-Amerikaprogrammet, Nordpart, Russlandprogrammet, Nordic Master, Erasmus Mundus, Eurasia, Norhed (Norad) og India-programmet Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 utveksling. Detter gjør de heller ikke i stand til å veilede fagmiljøene tilstrekkelig i utforming av sine partnerskapssøknader der mobilitet og utdanningssamarbeid inngår som komponenter. For å dimensjonere denne tjenesten innenfor utdanningsområdet vil aktiviteten og store deler av ressursene som i dag inngår i Avdeling for utdanning, Seksjon for internasjonalisering av studier inngå i tjenesten. Ved også å inkludere de internasjonale koordinatorene som i dag er knyttet til fakultetsnivået i fellestjenesten, vil vi få en mer robust tjeneste og en større grad av likebehandling av studenter og fagmiljø. Tjenesten skal være fag- og studentnær, og den må følgelig også etableres på studiestedene i Alta, Harstad og Narvik. I dag leveres tjenester fra disse campus via tjenesteavtaler med Harstad og Narvik, mens det i Alta er en ressurs som tidligere var tilknyttet IRS-fakultetet. Videre må en unngå doble funksjoner i UiTs ulike enheter. I dag er det skjæringspunkter, og dublering av oppgaver mellom rektor og direktørs stab og UTA. Dette gjelder i særdeleshet oppfølging av Russland-porteføljen og til dels avtaleinngåelser med internasjonale partnere der også mobilitet inngår. Som tidligere argumentert for i innspill til fellestjeneste Internasjonal mobilitet (ephorte 2016/ ), så er arbeidet og oppgavene knyttet til stipend- og partnerskapsprogram med tilhørende avtaleforvaltning av strategisk karakter, men praktisk i anvendelse. Vi mener derfor at et skille mellom drift og strategi vil fremstå som kunstig da det er samme personer som håndterer både søknad, oppfølging og rapportering. En felles organisering av tjenestene vil gi større fleksibilitet i enheten, en mer robust tjeneste som også vil være mindre sårbar ved fravær. Ved å skille drift, utvikling og strategi ser man en fare for at nødvendig systemtilgang og tilhørende systemutvikling ikke vil bli prioritert grunnet manglende forståelse for driftsoppgavene. Gjennom Adm2020 skal driften effektiviseres, og tilgang til gode digitale løsninger vil være av avgjørende betydning for bl.a. å øke antallet utreisende studenter. Begrunnelsen for å inkludere de internasjonale koordinatorene inn i fellestjenester, kan eksemplifiseres ved at vi i dag ser en «siloinndeling» i samarbeidet med fakultetene. For eksempel har fakultetskoordinatorene, og også instituttkoordinatorene på helsefaglig fakultet, ivaretatt driftsoppgavene for utreisende mobilitet og i stor grad veiledning mot fagmiljøene mens UTA har ivaretatt søknadsskriving, avtaleforvaltning og rapportering. Informasjonsflyt har ikke vært tilfredsstillende grunnet faglig og administrativ tilhørighet i ulike enheter. Ett eksempel på dette er feilaktig registrering av fakultetsvise partnerskapsavtaler, noe som har generert mye ekstra arbeid og unødig opprydningsarbeid grunnet svake og delvis tilfeldige kommunikasjonslinjer med konservering av informasjon i bokser. En felles organisering vil etter vårt syn gi økt fleksibilitet i enheten, bedre flyt i informasjon og kommunikasjon, bedre grunnlag for kompetanseutvikling og mindre sårbarhet ved fravær, også på tvers av campus. Tilsvarende som for utdanningsområdet, må det gjøres en vurdering i fht ansatte som innenfor personalforvaltning har oppgaver som naturlig bør videreføres i en fellestjeneste. POA sitter på informasjon om dette. Dette gjelder også ivaretagelse av konklusjonene fra forbedringsarbeidet vedrørende servicefunksjoner ved ansattemobilitet (ephorte 2013/1615). Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Vennlig hilsen Heidi Adolfsen studiedirektør Sigrid Ag Seksjonsleder for internasjonalisering av studier Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6