Fellestjeneste internasjonal mobilitet innspill fra AFU og POA til organisering og avgrensing

Transkript

1 Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Arkivref.: 2016/ Dato: Universitetsdirektøren Fellestjeneste internasjonal mobilitet innspill fra AFU og POA til organisering og avgrensing 1. Innledning Vi viser til beslutningsnotat vedørende fellestjenester fra universitetsdirektøren 8. desember 2017 (eph 2016/ ). Følgende beslutning er fattet for fellestjeneste internasjonal mobilitet for ansatte og studenter: Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen av den såkalte enhetlige modellen med desentralisert lokalisering. Det gjenstår noe arbeid angående omfang og avgrensing. Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjoneringen vil til dels avhenge av oppsettet av andre fellestjenester og valg av organisasjonsmodell, men vil først og fremst bero på hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. Det vises innledningsvis her til et møte med universitetsdirektøren 2. januar 2018 for avklaring av modell for fellestjenesten. Her ble det indikert at modell 2, jf. den innledende rapporten om fellestjenesten (datert , eph 2016/ ), skulle være utgangspunkt for omfang og avgrensing. Følgende beskrivelse av denne modellen gis i rapporten: Fellestjenesten skal tilby tjenester/kunnskap/sørvis på et generelt og bredt nivå, pluss dybdekunnskap for særskilt utvalgte områder. Fellestjenesten skal bistå både i førstelinje med nærhet til studenter og fagmiljø, og i andrelinje med spisskompetanse, breddekunnskap og koordinering. Rapporten om Brukernære tjenester (datert , eph 2016/ ) diskuterer modeller for tjenester utenom fellestjenester som har tett kobling til studenter og ansatte på instituttnivå. Videre ble Delrapport 2 i prosessen for ny avdelingsstruktur presentert Denne inneholder indikasjoner for organisatorisk struktur som fellestjenesten skal passe inn i. Avdelingene AFU, POA og UTA diskuterte i møte mulige rammer for organisering av fellestjenesten. To svært forskjellige modeller for hvordan fellestjenesten skulle settes opp ble diskutert i møtet, og det var enighet om at direktøren burde forelegges begge forslagene. De to alternativene skiller seg blant annet når det gjelder organisering, innhold, lederrolle og faglig dynamikk i tjenesten. I dette dokumentet beskriver AFU og POA sitt forslag til organisering, innhold og avgrensning av fellestjenesten for internasjonal mobilitet. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 2. Organisering av fellestjenesten som en avdelingsoverbyggende faggruppe For at fellestjenesten skal kunne levere tjenester av høy kvalitet til både studenter, forskere og administrativt ansatte, må det være tett faglig kontakt med den ekspertisen som foreligger i de aktuelle administrative linjene på nivå 1. Dette gjelder uavhengig av hvilken organisasjonsmodell UiT velger for den nye administrasjonen. Grunntanken er at slik tett faglig kontakt er avgjørende for kvalitet og effektivitet i fellestjenesten, og at dette ikke kan oppnås ved organisering av fellestjenesten utelukkende innen én administrativ linje. Faggruppen foreslås å være avdelingsoverbyggende med deltagelse av personale fra de relevante administrative linjene på nivå 1. Faggruppen ledes av en faggruppeleder som har ansvar for helheten i tjenestetilbudet, resultatmål og for disponering av fellestjenestens personalressurser (både de med sentral og desentral lokalisering). Faggruppelederen rapporterer faglig og helhetlig til de administrative linjene som deltar i fellestjenesten. En slik organisering tilsvarer den som er valgt for Internasjonalt senter ved Universitetet i Bergen 1. De respektive avdelingsdirektørene vil fortsatt ha tradisjonelt personalansvar for de av deres ansatte som er en del av fellestjenesten, inkludert faggruppens leder, og de vil ha ansvar for kompetansebygging og - deling innen sine linje-områder. Dette gir en dynamisk kompetansebase med fokus på høyest mulig tjenestekvalitet for brukerne spisskompetansen i avdelingene kan enkelt mobiliseres ved behov og uten formelle personalprosesser. Personalet i fellestjenesten vil være nær avdelingenes arbeid med oppgaver for strategisk utvikling og stab, og denne måten å organisere fellestjenesten bidra til at hull i avgrensingen mellom disse oppgavene og fellestjenesten unngås. 3 Beskrivelse av tjenesteinnhold Det er avgjørende at fellestjenesten tilbys helhetlig til målgruppene, og at tjenestene har fokus på å være brukernære. Videre er det viktig at det er balanse mellom utdanningsområdet med eksisterende tilbud og rutiner på den ene siden, og ansattområdet der tjenester er under etablering. Fellestjenesten har ansvar for å sikre ressurser og innsats på begge områder. Et viktig premiss er også at fellestjenesten må innebære en toveis kompetansebygging det er like viktig at fellestjenesten lærer av fagmiljøene som bistanden den yter. Den innledende rapporten om fellestjenesten (datert ) beskriver for modell 2 (side 5), en skjematisk arbeidsdeling mellom første- og andrelinjetjenesten. Både første- og andrelinjetjenestene må likevel være brukernære, herunder både ansatt- og ledernære. I det følgende diskuteres det derfor i stedet henholdsvis digitale-, personnære- (studenter og ansatte) og ledernære tjenester: 3.1 Digitale tjenester. Følgende tjenester fra den innledende rapporten om fellestjenesten kan tilbys digitalt, likt for alle, på alle studiesteder og uavhengig av fysisk lokalisering: 1. Informasjon og intern markedsføring av stipendordninger for mobilitet ovenfor studenter og ansatte. 2. Kunnskap/informasjon om UiTs viktigste samarbeidsinstitusjoner. 3. Ressursbase i tilrettelegging for utreisende mobilitet fra UiT for både studenter og ansatte. Tjenester vil her bidra til studiestøtte, studieveiledning, personalrådgiving/-utvikling, samt aspekter av forskningsstøtte og -administrasjon

3 3.2 Personnære tjenester Følgende tjenester må oppleves å være nære brukerne (student- og ansattnært) og nært på studiestedene: 4. Sørvistjeneste for veiledning og praktisk bistand for nye utenlandske studenter, ansatte og gjesteforskere (innreisende). For studenter inkluderer dette nominasjoner, opptaksbrev og mottaksprogrammet som gjennomføres i tett samarbeid med Samskipnaden. For ansatte vil UiTs helpdesk for EUs Charter & Code inngå. 5. Sørvistjeneste for veiledning og praktisk bistand for UiTs studenter og ansatte som skal på kortere og lengere utenlandsopphold (utreisende). For studenter vil dette blant annet gjelde oppgaver som nominasjon, personkontrakter og fasilitering av språktester. Det må her vurderes om fellestjenesten skal håndtere økonomisaker som utbetaling av stipend, m.m. 3.3 Ledernære tjenester Følgende tjenester må tilbys ledernært (det er her ikke et umiddelbart behov for fysisk nærhet). De tre første punktene har studentfokus: 6. Spesialistkompetanse i studentveiledning knyttet til semesteropphold ved UiTs partnerinstitusjoner. 7. Bistand til utvikling av utvekslingsmuligheter i UiTs studieprogram. 8. Veiledning til fagmiljøene i forbindelse med partnerskapssøknader som omhandler studentutveksling, felleskurs, sommer- og vinterskoler, intensivkurs, praksis, labarbeid, «internships» osv. Dette vil inkludere innspill til programevalueringer, program og emneporteføljer, informasjonsmateriell, internasjonale institusjons- og næringslivskontakter, samt læringsmiljø. Det er naturlig at kompetanse også fra KSA/SKA tas i betraktning her. Følgende punkter har fokus på ansatte: 9. Bistand til bruk av internasjonal mobilitet som virkemiddel i karriereutvikling. 10. Bistand til fagmiljøene i forbindelse med institusjonssamarbeid, nettverksbygging, og oppfølging. 11. Bistand til ledere som skal rekruttere internasjonale ansatte, rådgiving og veiledning om prosessen for å søke om oppholdstillatelse og alt som må være på plass i de ulike tilfellene før en ansatt kan starte i jobb ved UiT. 12. Bistand til ledere som har internasjonale ansatte som utfører arbeid for UiT i utlandet eller både i Norge og utlandet. 13. Bistand til ledere som har ansatte som skal på utenlandsopphold i forhold til rettigheter og plikter for den ansatte og for arbeidsgiver. 14. Bistand til ledere i forhold spørsmål knyttet til oppholdstillatelse, velferdsytelser, språk og kultur, etc. Dette vil inkludere innspill til prosess for medarbeidersamtaler, FoU-termin, utvikling av forskningsgrupper, strategisk mobilitet og kompetansebygging i fagmiljøene både for faglig og administrativt ansatte. 3

4 4. Oppgaver som er knyttet til mobilitet, men som bør ivaretas utenfor fellestjenesten (nivå 1, 2 og 3) I denne måten å organisere fellestjenesten på, rendyrkes tjenesteaspektet, og stabs- og strategiarbeidet foreslås ivaretatt i avdelingene/linjene som tildeles fagansvar. Følgende strategiske stabsområder bør holdes utenfor tjenesten, og samtidig organiseres nært opp mot den: 15. Søknad, oppfølging og rapportering på stipendprogram og annen ekstern finansiering knyttet til mobilitet. Det er viktig at fellestjenesten for internasjonal mobilitet har inngående kunnskap om muligheter for ekstern finansiering av mobilitet, og at den kan formidle informasjon både om de eksterne mulighetene og de tilhørende støttefunksjonene. Støttefunksjonene knyttet til ekstern finansiering av student- og ansattmobilitet bør imidlertid ikke være en del av denne fellestjenesten fordi de bør sees i sammenheng med øvrige støttetjenester for ekstern finansiering. Dette vil (i) sikre at mobilitetsordningene håndteres helhetlig for studenter, forskere og administrativt ansatte, (ii) bidra til at den administrative spisskompetansen innen annen ekstern finansiering også utnyttes i forhold til ekstern finansiering av mobilitet, (iii) fjerne kunstige skiller mellom håndtering av ulike finansieringsordninger og (vi) bygge et administrativt fagmiljø som gir støttetjenester av høy kvalitet innen ekstern finansiering av mobilitet, utdanning, utdanningsforskning og annen forskning. Dette vil posisjonere UiT i forhold til den generelle utviklingen nasjonalt og internasjonalt, der finansiering av muligheter for finansiering av forskning og videreutvikling av utdanning ses i sammenheng. En slik samling av kompetanse og tjenester innen både forskning og utdanning, vil være et ledd i oppfølgingen av rapporten om fellestjenester innen ekstern forskningsfinansiering. 16. Internasjonal kontakt, partneroppfølging og utforming av samarbeidsavtaler UiT har en stor, voksende og viktig portefølje av avtaler med internasjonale samarbeidspartnere. De som jobber med oppgaver i fellestjenesten bør kjenne godt til sentrale samarbeidsavtaler og hvordan man finner fram til aktuelle avtaler som UiT har inngått. Råd i forhold til inngåelse og utforming av disse avtalene er imidlertid et strategisk arbeid (stabsfunksjoner) som foregår på mange nivåer i organisasjonen. Avtaler om utveksling/mobilitet kan ikke håndteres isolert fra andre avtaler, og bør sees i sammenheng med den øvrige porteføljen av avtaler om internasjonalt forsknings- og utdanningssamarbeid. De strategiske vurderingene i forhold til hvilke avtaler UiT bør ha, hvordan de bør utformes og hva de bør inneholde, bør derfor ikke inngå i en fellestjeneste som er begrenset til å omfatte mobilitet. Det er imidlertid viktig at den strategiske utviklingen av UiTs avtaleportefølje trekker veksler på erfaringene og kunnskapen i fellestjenesten. For at dette skal være mulig, må koplingen mellom fellestjenesten og de strategiske stabstjenestene være god. 17. Ansvar for å ivareta institusjonsovergripende prosjekter med store innslag av mobilitet. UiT deltar i en rekke sentre og samarbeid som er institusjonsovergripende prosjekter. Disse bør få en enhetlig behandling innen UiT slik at vi bedre utnytter bredden i våre engasjement på dette feltet. Dette er i stor grad strategiarbeid (stabsfunksjoner) med ekstern oppfølging som bør gjøres utenom fellestjenesten. 18. Kompetanse om mobilitetstall, partnerskapsavtaler, avtaleporteføljen, osv. Statistikk for mobilitet hentes fra systemer som forvaltes av flere linjer/avdelinger i organisasjonen. Det er vanskelig å gjøre fellestjenesten helhetlig og effektiv om alle disse oppgavene alene skal ivaretas innen fellestjenesten. Systemet for UiTs internasjonale samarbeidsavtaler/avtaleporteføljen er både et saksbehandlerverktøy for strategiarbeid med UiTs internasjonale forbindelser, og et verktøy for å holde oversikt over UiTs studentutveksling. 4

5 Systemets styrke ligger i at disse to formålene kombineres, vedlikeholdes og brukes i alle administrative linjer og nivå. 19. Avgrensning mot fellestjenester personal/ HR Rekruttering av internasjonale ansatte er et område som ligger i skjæringspunktet mellom fellestjenestene for henholdsvis Rekruttering og tilsetting og Internasjonal mobilitet. Det er også mange overlappende felt til fellestjenesten for Personalforvaltning. For internasjonale ansettelser er det viktig å ha kompetanse i veiledning av både jobbsøkere, ansatte og ledere. Personalforvaltning dreier seg om alt som dukker opp i den ansattes liv i organisasjonen. For internasjonalt ansatte på UiT, samt ansatte på utenlandsopphold, kan det forekomme situasjoner som krever spesialistkompetanse både innen «normal» personalforvaltning og internasjonale aspekter. Det må derfor gjøres et arbeid for å gå opp grensegangen mellom ulike tjenester slik at ansvar og roller her blir tydelig. 20. Student-, forsknings-, personal- og økonomioppgaver som skal tilbys på nivå 2 og 3 Det er klart, jf. rapporten om Brukernære tjenester, at det må gjøres konkrete avgrensinger for en rekke tjenester på som tilbys på nivå 2 og 3. Her må lokale og spesialiserte behov vurderes mot tjenester som kan tilbys enhetlig i en fellestjeneste. Disse vurderingene må gjøres når en har større oversikt over hvordan UiTs tjenestetilbud organiseres helhetlig. På utdanningsområdet vil dette eksempelvis omfatte godkjenning av utvekslingsemner, utstedelse av studieavtaler og oppfølging av læringsmiljø. På personal-området må dette også harmoniseres i forhold til hvordan fellestjenestene for Rekruttering og for Personalforvaltning avgrenses, og tilsvarende for økonomi- og forskningsområdet. 5. Endringer etablering av tjenesten vil medføre sammenlignet med dagens situasjon I den foreslåtte modellen for fellestjenesten, vil noen av oppgavene som i dag håndteres av UTA/Seksjon for internasjonale studier ikke være en del av selve fellestjenesten. Dette er de mer strategiske og utviklingsrettede oppgavene. Hovedoppgaven med mobilitet innen utdanningsområdet vil i stor grad håndteres på samme måte som i dag. Innen både utdannings- og ansattområdet, ligger endringene primært i spesialisering og synliggjøring av henholdsvis digitale, personnære og ledernære tjenester. Faggruppens formalisering av samarbeid mellom flere administrative linjer vil gi styrket effektivitet og økt kvalitet på tjenestene. Samlet vil UiTs kapasitet for effektiv implementering av strategier styrkes. Fokus på at tjenester skal oppfattes som ledernære, vil også medføre at internasjonalisering som virkemiddel for utvikling på nivå 2 og 3 tas mer i bruk og får større gjennomslag. 6. Lokalisering og organisering av ansatte som yter fellestjenesten Jamfør universitetsdirektørens støtte til en hovedinnretning for fellestjenesten med såkalt enhetlig modell og desentralisert lokalisering, beskriver dette alternativet faggruppen som den funksjonelle og samlende enheten. I tillegg til UTAs tjenester på utdanningsområdet, primært lokalisert til Seksjon for internasjonalisering av studier, vil fellestjenesten omfatte tjenester på forsknings-, personal-, økonomi- og (per i dag) kommunikasjonsområdet som ikke har tilsvarende veletablerte og målrettede enheter på dette feltet. Avhengig av organisering av administrasjonen, vil trolig flere avdelinger på nivå 1 bidra med personalressursene til faggruppen, og disse vil ha sitt ansattforhold knyttet til sin 5

6 avdeling/avdelingsdirektør. Dette gjelder også leder for faggruppen som har et særskilt ansvar som spenner over flere avdelinger og som rapporterer helhetlig til disse. Det foreslås at de internasjonale studiekoordinatorene som i dag er tilknyttet nivå 2, skal inngå i fellestjenesten og flyttes organisatorisk til nivå 1 til det administrative fagmiljøet som i dag hører hjemme i UTA sin Seksjon for internasjonalisering av studier. Dette gjelder også ansatte i Harstad og Narvik som i dag er knyttet til nivå 1/UTA med tjenesteavtaler. På personal- og forskningsområdet viser kompetansekartleggingen at det brukes ressurser til internasjonalisering både på nivå 1, 2 og 3, men i hovedsak uten at dette som arbeidsfelt konkretiseres i tjenesteavtaler eller lignende. Fellestjenestens desentrale representanter skal både ivareta bredden i tjenestetilbudet som krever lokal tilpassing og kompetanseutveksling, samt sikre en tilstrekkelig fysisk nærhet til brukerne. I forhold til dagens lokalisering og personressurser kan det altså være nødvendig med noe økte personalressurser i det desentrale leddet for å sikre tjenestetilbud, bedre kompetanseutvikling og for å hindre sårbarhet ved fravær. Dette må det tas høyde for i dimensjoneringen. For å sikre bredde og motvirke sårbarhet kan det være aktuelt å vurdere stillingsandeler for særskilte tjenester på studiesteder utenom Tromsø. Praktisk skal den desentrale lokaliseringen av fellestjenesten i store trekk implementeres etter en lik modell for UiTs større studiesteder: Tromsø, Narvik, Harstad og Alta. Dette vil innebære trefftider/sørvistorg for personnære tjenester som betjener et visst lokalt område ikke fakultetslokalisering. Bemanning og tidsbruk her må tilpasses brukergruppene samtidig som alle skal ha et rimelig likt tjenestetilbud; det er eksempelvis betydelig flere brukere i MH-bygget enn på studiested Harstad. Det er naturlig at de desentrale representantene har et særskilt ansvar for ledernære tjenester i sine områder. Tjenestetilbudet til UiTs studiesteder utenom Tromsø, Narvik, Harstad og Alta skal også følges opp. Her er det mindre brukergrupper som er lettere å organisere/mobilisere til konsentrerte samlinger. Den største gruppen personer som bidrar til fellestjenesten vil være lokalisert ved studiested Tromsø. Det legges i dette alternativet til organisering av fellestjenesten ikke opp til at alle disse skal fysisk samlokaliseres. 7. Dimensjonering Vi har for dette alternativet lagt vekt på å diskutere fellestjenestens innhold og avgrensninger, det vil si oppgaver innenfor fellestjenesten og oppgaver utenfor på nivå 1. I tråd med epost om utsatt frist for tilbakemelding (til 31.januar) har vi så langt ikke tatt stilling til dimensjonering av fellestjenesten. Vennlig hilsen Pål Vegar Storeheier forskningsdirektør paal.v.storeheier@uit.no Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør odd.arne.paulsen@uit.no