VEILEDNINGSSAMLING MEDFINANSERINGSORDNINGEN. Ingrid Bjørkum Elin Oksavik Liv Oftedal Rossow Ragnhild Anker Ljosland

Transkript

1 VEILEDNINGSSAMLING MEDFINANSERINGSORDNINGEN Ingrid Bjørkum Elin Oksavik Liv Oftedal Rossow Ragnhild Anker Ljosland

2 Dagens program Om ordningen Samfunnsøkonomisk analyse Erfaringer fra Digitaliseringsrådet Kort om StimuLab Spørsmål?

3 Stortinget Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Arenaer Digital strategi og samordning Digitale fellesløsninger Virkemidler Digital transformasjon Tilsynet for universell utforming av IKT Sentrale samarbeidspartnere Ledelse Offentlige anskaffelser Fellesløsninger Utredning og analyse Vi får omstilling til å skje i offentlig sektor

4 Bakgrunn og formål Offentlig sektor må effektivisere mer for hver krone det samme for færre kroner gjøre ting på helt nye måter forenkle automatisere samordne avvikle.. Brukerne skal stå i sentrum Gevinstene ved digitalisering må realiseres

5 Finansiering Satsingsmidler over statsbudsjettet de helt store prosjektene Overskride driftsbevilgning med inntil 5 % tilbakebetaling over 5 år (Digitaliseringsrundskrivet 2017) kan også brukes til digitaliseringsprosjekt Medfinansiering delfinansiering av mindre og mellomstore lønnsomme digitaliseringsprosjekt prosjekt der mye av gevinstene kommer andre steder StimuLab finansiering i idefase, innovativ metode, tjenestedesign

6 Medfinansering ,2 mill. NOK statlige virksomheter 5-50 mill. prosjektkostnad maks 3 år ferdig med konseptfasen samfunnsøkonomisk lønnsomme gevinstrealiseringsplan maks 50 % medfinans. maks. 15 mill. kr

7 Prosjektveiviseren

8 Konseptfasen beskriv behovet/problemet og formuler målet identifiser alternative konsepter/løsninger for å nå dette målet utred konseptenes styrke og svakheter, kost-nytte (samf.øk. analyse) vurder konseptene opp mot hverandre og velg det beste produkt ut: prosjektforslag, tidsplan for planleggingsfasen

9 Gevinster Konseptfasen Søknad med prosjektforslag og samfunnsøk. analyse Planleggingsfasen Videreutvikling av prosjektforslag og gevinstrealiserings plan

10 50 % av interne netto gevinster skal tas ut som budsjettreduksjon dere får beholde 50 % av interne netto gevinster!

11 Søknaden behov og formål er alternative løsninger vurdert? prosjektkostnad og planlagt finansiering produkter/leveranser interessenter og målgrupper milepæler oppsummering av samfunnsøk. lønnsomhet og usikkerhet to vedlegg Vedlegg 1: Forutsetninger for nytte- og kostnadsvirkninger Vedlegg 2: Beregning av netto nåverdi

12 Prosjektkostnader konsulentbistand investering i IKT maskinvare og programvare egne lønnskostnader til prosjektmedarbeidere egne lønnskostnader til de som gjennomfører brukeropplæring

13 Informer.. eget departement skal gjøres kjent med søknaden dersom dere regner med betydelige nyttevirkninger (gevinster) i andre virksomheter, skal disse gjøres kjent med søknaden og involveres i prosjektet videre gjelder det kommunesektoren skal KS og KMD gjøres kjent med søknaden og KS involveres i prosjektet videre

14 Sjekkpunkt når kommuner er involvert 1. kontakt kommunenes interesseorganisasjon KS og avklar hvordan kommunal involvering skal sikres og organiseres 2. identifiser hvilke virkninger prosjektet vil ha for kommunesektoren: sikre at kostnader av digitaliseringstiltaket er utredet sikre at nyttevirkningene er utredet 3. involver KS/kommuner i arbeidet med gevinstrealiseringsplan

15 Søknadsbehandlingen foreløpig tilsagnsbrev om midler TILSAGN ULTIMO FEB orientering til søkere (tilsagnsbrev/akseptskjema) Belastningsfullmakt/utbetaling UTBETALING MEDIO MAI 17. JANUAR SØKNADSFRIST frist for søknad med nødvendige vedlegg, godkjent av øverste leder Vurderingskriterier: netto nåverdi per investert krone ikke-prissatte nyttevirkninger forutsetninger og usikkerhet 10. APRIL GEVINSTREALISERING frist for gevinstrealiseringsplan Vurderingskriterier: sammenheng med samfunnsøkonomisk analyse vurdering av realisme SEPT - MAR RAPPORTERING rapportere forbruk medio september årsapport innen 1. mars sluttrapport leveres senest. 1. mars året etter prosjektslutt

16 Søknadsbehandling trinn 1 et team på 3-4 personer vurderer søknadene formalia i orden? selve søknaden: er informasjonen utfyllende? behov, brukere, nytte, forutsetninger, usikkerhet.. ev. innhenting av tilleggsinformasjon, begrenset rangering og samlet vurdering netto nåverdi per krone investert, kvalitative nyttevirkninger, usikkerhet innstilling til direktør i Difi foreløpige tilsagnsbrev med frist for innsending av gevinstrealiseringsplan

17 Maler, verktøy, eksempler og råd difi.no/medfinansieringsordning underside Slik søker du maler og verktøy, ofte stilte spørsmål underside Prosjekt med støtte prosjektveiviseren.no anskaffelser.no Digitaliseringsrådet prosjekt > 10 mill. kr.

18

19 Forenklet samfunnsøkonomisk analyse Beslutningsgrunnlag for å vurdere og prioritere tiltak Samfunnsøkonomisk lønnsomt = Nyttevirkninger > kostnadsvirkninger Forenklet = litt enklere

20 Prosessen for samfunnsøkonomisk analyse Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

21 Prosessen for samfunnsøkonomisk analyse Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

22 Eksempel: Innføring av digitalt arkiv i en klagenemnd Eksempel: Innføring av digitalt arkiv i en klagenemnd

23 Innføring av digitalt arkiv i en klagenemnd Hva går tiltaket ut på? innføre et digital arkiv som skal forenkle arkiveringen av saker og gjøre det lettere å følge saksgangen i en klagesak Hva er dagens utfordringer? Avvik knyttet til riktig arkivering av saksdokumenter og vedtak Tidkrevende å nøste opp i feil arkiveringer Tilfeller hvor sensitive personopplysninger har havnet hos uvedkommende mottakere Hva er formålet med tiltaket? Redusere saksbehandlingstiden ved at det blir enklere å dokumentere etablert praksis og å foreta skjønnsvurderinger fordi historiske vedtak er lettere å søke opp Bedre kontrollrutiner og tilgangskontroller vil bidra til sterkere vern om sensitive personopplysninger

24 Identifisere nyttevirkninger Sammenligner dagens prosess med den fremtidige prosessen Tidsbesparelse Reduksjon i drifts- og vedlikeholdskostnader Kortere saksbehandlingstid per klagesak Redusert behov for feilsøk i arkivet Frigjøring av areal (tidligere arkiv) Tidsbesparelse Færre anker Tidsbesparelse Øvrig: Bedre ivaretakelse av personvern Færre anker Digitalisering innebærer kontrollrutiner og funksjoner som gir et bedre vern for sensitive personopplysninger Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

25 Identifisere kostnadsvirkninger Planleggingsfasen medfører kostnader for virksomheten og intern ressursbruk Investeringskostnader Investeringskostnader knyttet til at programvare må utvikles og datautstyr må oppdateres Opplæringskostnader knyttet til nytt system I tillegg implementeringskostnader ved integrering av nytt arkiv med eksisterende systemer. Drifts- og vedlikeholdskostnader I driftsfasen av prosjektet kommer det kostnader til drift og vedlikehold av arkivsystemet. Nemnda anser det for hensiktsmessig at drift og vedlikehold settes ut til et eksternt IT-selskap. Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

26 Tallfeste nyttevirkninger Aktør Virkning Effekter Tidspunkt Kortere saksbehandlingstid per klagesak 30 min x 800 saker = 400 timer 2021 Redusert behov for feilsøk i arkivet 200 timer 2021 Frigjøring av areal (tidligere arkiv) 25 kvm x 1500 kr = kr 2020 Færre anker 20 timer x 10 saker = 200 timer 2021 Færre anker 5 timer x 10 saker = 50 timer 2021 Digitalisering innebærer kontrollrutiner og funksjoner som gir et bedre vern for sensitive personopplysninger - - Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

27 Tallfeste kostnadsvirkninger Aktør Virkning Effekter Tidspunkt Planlegging og forprosjekt Investering i programvare Implementering (intern tidsbruk) Implementering (ekstern kostnad) 300 timer kr timer kr Opplæring kurs og konsulenter Opplæring intern tidsbruk Driftskostnader (gjentas i 10 år) kr 50 timer kr Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

28 Beregne netto nåverdi = Excel Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

29 Gjennomføre usikkerhetsanalyse Aktør Virkning Begrunnelse Grad Tidsbesparelse i nemda Gjennomgangen av arbeidsprosessen gir gode estimater på tidsbruken i alle dagens arbeidsprosess og ressursbruk knyttet til ulike oppgaver, men hvorvidt det er mulig å realisere alle tidsbesparelsene er usikkert. Høy Frigjøring av areal (tidligere arkiv) Nemnda har vurdert potensialet for reduserte lokalbehov og hva som potensielt kan spares ved å erstatte det fysiske arkivet med et digitalt, og er ganske sikre i anslaget. Lav Færre anker Det er gjort et anslag på hvor mange færre ankesaker det vil være, men anslaget er høyst usikkert Høy Færre anker Bedre ivaretakelse av personvern Det er gjort et anslag på hvor mange færre ankesaker det vil være, men anslaget er høyst usikkert. Digitaliseringen vil høyst sannsynlig eliminere de fleste tilfellene av sensitive opplysninger på avveie, men det er vanskelig å sette noen nøyaktig verdi på effekten. Høy Middels Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

30 Samlet vurdering av usikkerhet Begrunnelse Grad Den samlede usikkerheten vurderes til å være middels/høy, fordi de viktigste nytte-kostnadselementene er heftet med betydelig usikkerhet. Middels / Høy Beskrive problemet og formulere tiltak Identifisere og beskrive relevante tiltak Identifisere virkninger Tallfeste og verdsette virkninger Vurdere samfunnsøkonomisk lønnsomhet Gjennomføre usikkerhetsanalyse Beskrive fordelingsvirkninger Gi en samlet vurdering og anbefale tiltak

31 Vedlegg 1

32

33 Medfinansieringsordningen Ragnhild Anker Ljosland

34

35

36 Kjappe fakta,,

37

38 Behov, mål og løsning

39 Bruk utredningsinstruksen!

40 Hva betyr det for Ola, Olga, Oda og Olve?

41 I tillegg bør dere Sette brukeren i sentrum Bruke et klart språk beskriv problemet dere skal løse, på en enkel måte Gjøre en forenklet samfunnsøkonomisk analyse

42 Organisering og styring

43 Hvordan lykkes med organisering og styring? Sørg for å involvere interessenter og brukere Etabler en enkel styringsstruktur og klare roller med et tydelig ansvar Tenk stort, start smått og gjennomfør smidig

44 Gevinstrealisering

45 Sett forståelige mål og gjør dem målbare

46

47 Prosjektutløsende behov Behov for utvidet bruk av biometri i henhold til utlendingsloven Overordnet samfunnsmål Forbedret kontroll med identiteten til personer som reiser inn i og oppholder seg i riket Låsing av biometri til personopplysninger Effektmål Færre oppmøter for brukeren Færre med urettmessig opphold Færre oppmøter i førstelinjen i Norge

48 Få gevinstanslaget bekreftet av dem som skal ta ut gevinstene (gevinsteierne)

49 Konkretiser tiltakene som må til

50

51 Ta ut gevinster underveis

52 Oppsummert Sett forståelige mål og gjør dem målbare Få gevinstanslaget bekreftet av dem som skal ta ut gevinstene (gevinsteierne) Konkretiser hvilke tiltak som må til Realiser gevinster underveis

53 Ta kontakt! Difi.no/digitaliseringsradet

54

55

56 StimuLab Difi og DOGA stimulerer til innovasjon fra innbyggernes perspektiv Anniken Willumsen Difi 7. desember 2018

57 StimuLab skal stimulere til at offentlig sektor tar i bruk tjenestedesign og andre innovative metoder, til å utvikle helhetlige tjenester som er bedre for brukerne og mer effektiv for forvaltningen.

58 StimuLab skal stimulere til brukerrettet brukerorientert eksperimentering og nyskaping. tilbyr penger, veiledning og kompetanseutvikling. støtter tidligfasen i utviklingsarbeid. Brukerne skal stå i sentrum for utviklingen. prioriterer utfordringer som faller mellom flere stoler (samordning). stiller krav til metodikk (tjenestedesign i førersetet, den triple diamanten). til at midlene brukes til å kjøpe kompetanse i markedet. samarbeider med og utvikler markedet.

59 StimuLab StimuLab er en aktiv tilrettelegger. StimuLab stimulerer til samarbeid mellom det offentlige og det private. StimuLab er en metode for å jobbe med kompleksitet. ANSKAFFELSE + TRIPPEL DIAMANT Diagnosefase

60 Rekruttering av prosjekter til StimuLab Informasjon om ordningen. Utlysning. Prosjektforslag/ søknader Søknadsbehandling Faglige vurderinger og anbefaling prosjekter videre (prekvalifisering). StimuLab Individuelle avklaringsmøter med prekvalifiserte prosjekter. Ny faglig vurdering og beslutning om hvilke prosjekter som kommer med. StimuLabs innstilling til styringsgruppa Beslutning i styringsgruppa. Ikke kvalifiserte prosjekter går ut Utvalgte prosjekter blir med i StimuLab

61 Krav til metode

62 Kriterier brukerbehov lederforankring egeninnsats innovasjonspotensial samfunnsnytte gevinstpotensial lærings- og overføringsverdi

63 StimuLab 2019 (foreløpig) Januar: utlysning Februar/mars: søknadsfrist Samme kriterier som tidligere Prioritering av utvalgte konkrete problemstillinger.

64 Eksempler på prosjekter

65 Digital samling og deling av kunnskap i offentlig sektor Hvem: DFØ, med Nasjonalbiblioteket og DSS Hva: Det offentlige bruker store beløp på å kjøpe inn, produsere, lagre og tilgjengeliggjøre kunnskapsdokumenter, som evalueringer, rapporter, NOU-er etc. Hvordan kan digitalisering, automatisering og andre teknologiske muligheter effektivisere de manuelle prosessene og samle alle kunnskapsdokumentene, til nytte for ansatte, media, innbyggere og for forskningsformål. Tildeling: 1,5 millioner

66 Digital samhandlingsplattform for økonomisk informasjon gjeldsrådgivning Hvem: Nav Skedsmo, Skedsmo kommune og Brønnøysundregistrene Hva: Økonomiske problemer rammer voksne i alle aldre og samfunnslag, med potensielt store sosiale kostnader også for barn og andre nærstående. Prosjektet vil utvikle en løsning som gir brukerne enkel oversikt og tilgang til egen økonomisk informasjon og mulighet til å dele informasjonen med rådgivere. Prosjektet ønsker også å se på mulighetene for å koble ulike hjelpetiltak opp mot en ny digital løsning. Tildeling: 2 millioner

67