#Digitaliseringsrådet

Transkript

1 #Digitaliseringsrådet

2 Gordiske knuter i digitaliseringsprosjekter Hvordan kan vi løse dem? erfaringer fra Digitaliseringsrådet

3 Målet med arrangementet er å bidra til læring på tvers av offentlig sektor og øke kjennskap til Digitaliseringsrådet. Lansere vår årlige erfaringsrapport Vi vil at dere skal lykkes!

4 Kjetil Århus (Bergen kommune), Øyvind Christoffersen (KMD), Magne Jørgensen (Simula), Jan-Olav Styrvold (Vinmonopolet) Eli Stokke Rondeel (Sykehuspartner), leder Svein R. Kristensen, Nina Aulie (Helsedirektoratet) og Toril Nag (Lyse)

5 Klokkeslett Hva skjer? Velkommen Svein Kristensen Leder av Digitaliseringsrådet Gordiske knuter i digitaliseringsprosjekter - Våre erfaringer Nina Aulie Medlem av Digitaliseringsrådet Hvordan lykkes med samarbeid på tvers? Ingunn-Sofie Aursnes Direktør, Utlendingsnemnda En dansk kommentar til de norske funnene hva sammenfaller og hva er forskjellig? Spørsmål og dialog med salen Erik Andreasen Rådsmedlem, Danske ITprosjektrådet Avsluttende refleksjoner Jan Hjelle, Ekspedisjonssjef Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oppsummering og vel hjem Svein Kristensen

6

7 Gordiske knuter i digitaliseringsprosjekter våre erfaringer Nina Viksæter Aulie Medlem i Digitaliseringsrådet

8 Å fornye det er å skape mer gjennomgripende endringer enn å digitalisere noe som eksisterer fra før.

9 Gordiske knuter 1. Samarbeid 2. Gevinster 3. Fornyelse

10 1. Samarbeid på tvers Ta utgangspunkt i brukerne tenk i helhetlige tjenestekjeder Behovsdrevet Roller og ansvar sørg for at alle dette er kjent hos alle Ledere som samarbeider bør være i prosjektstyret

11 2. Gevinster Konkrete og forståelige mål gjør dem målbare Bekreft anslagene hos de som skal ta dem ut Konkretiser tiltakene Realiser underveis

12 3. Fornyelse «Det er alltid en stor risiko for å lage noe brukeren ikke vil ha/ ikke trenger. Det er et spørsmål vi må stille igjen og igjen: Hvor sikre er vi på at den valgte løsningen er veien å gå?»

13 Hvordan skape fornyelse? Involver brukerne Dra nytte av andres kompetanse Tenk utover dagens lover og regler Oslo,

14 Hva er erfaringsgrunnlaget vårt? 26 prosjekter og programmer 12 departementer, 23 virksomheter Ca 200 anbefalinger

15 Hvilken størrelse har prosjektene? >201 mill mill mill mill <25 mill

16 Hvem har vi møtt?

17 Problemstillinger vs. anbefalinger Konkurransestrategi IT-politiske føringer Gevinstrealisering Usikkerhet Organisering og styring Behov, mål og løsning 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Problemstillinger Anbefalinger

18 Anbefalingene fra digitliseringsrådet

19 Behov, mål og løsning et godt grunnlag er alfa og omega

20 Anbefalinger for å lykkes med behov, mål og løsning Still tre gode spørsmål: Hva er problemet, og hva vil dere oppnå? Hvilke tiltak er relevante? Hvilket tiltak anbefaler dere, og hvorfor? I tillegg bør dere: Sette brukeren i sentrum Bruke et klart språk beskriv det dere skal løse, på en enkel måte Gjøre en forenklet samfunnsøkonomisk analyse

21 Organisering og styring hvordan innrette prosjektet best mulig?

22 Anbefalinger for å lykkes med organisering 1. Sørg for å involvere interessenter og brukere 2. Tenk stort, start smått og gjennomfør smidig 3. Etabler en enkel styringsstruktur og klare roller med et tydelig ansvar

23 Gordiske knuter Få til samarbeid på tvers Ta ut gevinster og dokumentere hvordan de er tatt ut Skape fornyelse

24 Departementenes rolle Tar departementene nok initiativ til samarbeid på tvers i sektorene og på tvers av sektorer? Etterspør departementene gevinster, og følger de dem opp? Etterspør departementene reel fornyelse?

25 Gjør mer enn å pynte på fasaden Strøm på gammelt skjema kan dere løse oppgaven på en helt ny måte? Ny grenseflate mot brukerne, beholder baksiden kan dere også utvikle «baksiden» og jobbe annerledes?

26 Anbefalinger for å lykkes med fornyelse Vurder å forenkle eller fjerne tjenestene Bruk «kun én gang»-prinsippet. Involver brukerne tidlig Se på kjeden fra A til Å Bruk kompetansen utover egen organisasjon Forenkle regelverket

27

28 Hvordan lykkes med samarbeid på tvers? Ingunn Sofie Aursnes Direktør Utlendingsnemnda Elin Fjørtoft Leder for sekretariatet for Digitaliseringsrådet

29

30 En dansk kommentar til de norske funnene hva sammenfaller og hva er forskjellig? Erik Andreasen Rådsmedlem Danske IT-prosjektrådet

31 31 Danske udfordringer og anbefalinger Morgenseminar, Oslo 25. oktober 2017 Erik Andreasen Kristoffer Lange

32 VORES BAGGRUND Det danske it-projektråd har fra 2011 til sommeren 2017: - gennemført 79 risikovurderinger - 29 aktive projekter i porteføljen (og 6 nye fra juni til oktober 2017) - 40 projekter er afsluttede - 6 er lukkede inden anskaffelse - 4 er lagt sammen til to programmer - Beløbene spænder bredt fra lidt over 10 mio. kr. til ca. 1 mia. kr. 553 anbefalinger fordelt på 15 kategorier 5 kategorier dækker over 50 pct. af alle anbefalinger 32 Styring Tidsplan Scope Gevinster og mål Implementering

33 SENESTE STATUSRAPPORTERING - Rådet følger halvårligt fremdriften for alle statens risikovurderede it-projekter - Formålet er at skabe overblik på tværs af staten og håndtere problemer så tidligt i forløbet som muligt - I seneste rapport fra 1. halvår 2017 har 29 projekter statusrapporteret - Der er tildelt 2 røde, 6 gule og 20 grønne trafiklys (ét projekt har ikke fået noget lys) - 4 ud af de 8 nye projekter har fået risikoprofil høj - Næsten 1/3 har nu budgetter på over 60 mio. kr. 33

34 DE GORDISKE KNUDER - UDFORDRINGERNE Norske Skabe samarbejde på tværs Høste gevinster og dokumentere det Skabe fornyelse Danske Styring og leverandørsamarbejde Manglende ledelsesfokus Dårligt samarbejde og styring af leverandører Gevinster, mål, tidsplan Uklare og ikke-målbare gevinster og mål For stram tidsplan, hvor tid/omfang og økonomi måske ikke er prioriteret Scope og implementering For store projekter Manglende fokus og økonomi til implementering 34

35 ANBEFALINGERNE Norske Behov, mål og løsning Sæt brugeren i centrum Brug et klart sprog Lav en enkel samfundsøkonomisk analyse Organisering og styring Involver interessenter og brugere Tænk stort, start småt og gennemfør smidigt Etabler en enkel styringsstruktur og klare roller med tydeligt ansvar Danske Gevinster og mål Lav målbare mål, så det er muligt at måle på gevinsterne Styring Styrings set-up skal være tilpasset projekterne (fx agil udvikling) Scope Rescope og del op i mindre projekter Implementering Indarbejd udrulning og implementering som en del af projektet med brugerne (ikke i driftsfase) Se projektet som en forandringsproces Tidsplan Vær opmærksom på for stram tidsplan, der kan medføre risiko for forsinkelser 35

36 TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN! 36

37

38 Spørsmål og kommentarer fra salen

39

40 Avsluttende refleksjoner Jan Hjelle Ekspedisjonssjef Kommunal- og moderniseringsdepartementet

41

42 VEL HJEM! Bare ta kontakt med oss for mer informasjon eller om du ønsker å ha et prosjekt i Digitaliseringsrådet Digitaliseringsradet@difi.no

43