Gevinster og læring fra Min IPR-side ( )

Transkript

1 Gevinster og læring fra Min IPR-side ( ) Innsikter fra prosjektets arbeid med gevinstrealisering, samt noen viktige læringspunkter Jens Petter Sollie, produkteier fagsystemet SANT, avdeling for digitale tjenester Gjør ideer til verdier

2 Innhold 1. Hvordan vi gjør: Gevinster og Gevinsterealisering 2. Noen læringspunkter Vedlegg: Noen slides om hva prosjekt Min IPR-side oppnådde 2

3 1: Praksis rundt Gevinster for prosjekter - Hvordan sammenligne?

4 Gevinst: For å oppnå gode resultater må vi både gjøre de riktige tingene, og gjøre tingene riktig! Har nå verktøy for å gjøre oss gode til begge deler! 4

5 Gevinst: I fokus for all prosjektplanlegging siste 10 år Alle forslag må ha utfylt gevinststruktur En forenklet modell med 4 verdier, hver er delt i 4 (høy, middels, lav, ingen) $ t Intern Effektivisering $ Ekstern eller Effektivisering $ $ t Kunde Virksomheten / Eier / Samfunn Kvalitet Kunde Virksomheten / Eier / Samfunn Ekstern Intern Ekstern Intern Kvalitet 5

6 Gevinst: Eksempler i prosjektprioritering Prosjekt 21: Integrasjon mellom fagsystem og WIPO Case for internasjonal arbeidsdeling Prosjekt 22: Oppgradering av arkivløsning (infrastruktur) Ekstern 0 Ekstern Intern 1 Intern Ekstern 1 Ekstern Intern 2 Intern Beregnet og vektet prioritet: 3 3 Prosjekt 23: Nye kundetjenester mot SANT for å støtte nye saksbehandlingsprosesser Ekstern Intern Ekstern Intern 6

7 Gevinst: Siste års interne forbedringer Utvalgt prosjekt = pilot for gevinstrealiseringsmodell Prosjektportefølje Mer fokus på konseptfasen (alternativer) Tjenestedesign og smidig utvikling Forankring og eierskap til gevinster Overføring av ansvar når prosjektet tar slutt: Nå: et organ for å følge opp også etterpå! Bruk av digitaliseringsrådet Og ikke minst Gevinster endres underveis 7

8 Gevinstrealisering: Alltid mange små gevinster Slå sammen likartede mindre gevinster Negative driftskostnader sammen med nytteverdi Finne sammenhenger Som kan bekrefte gevinstoppnåelse Finne nyttebidraget fra forskjellige funksjoner Dele gevinster per organisasjonsledd 8

9 Gevinstrealisering: Eksempel fra «Min IPR-side» Hva skjer når vi endrer i omfanget av funksjoner underveis i gjennomføringsfasen? funksjoner: Søknadsveiviserne m/inngang Se min sak (UOFF) Mine Meldinger Send melding (direkte) Mine frister Endre mine bibliografiske data Auto fristutsettelse Delvis fornyelse Min konto autentisert tilgang Noark-5 fagsystemarkiv Min konto autorisering 9 Integrasjon Altinn # Hva? Hvordan For hvem? Av hvem? Start/maks/per år? Ø1: Færre ufullstendige Alle avd. Ansvar: Fra 2019 Maks i 2022 søknader færre Virksomhetsstyring krevende oppgaver Ø2 Ø3 Ø4 Ø5 Ø6 Ø7 Bedre kvalitet på søknader = færre brev Bedre kvalitet på søknader = færre brev Bedre kvalitet på søknader = færre brev Færre GH/endringssaker pga selvbetjening Økt tidsbruk for nye digitale henvendelser (chat) Økt tidsbruk for nye digitale brev Virksomhetsstyring Virksomhetsstyring Fra 2019 Maks i Design- og varemerkeavdelingen Design- og varemerkeavdelingen Fra 2019 Maks i Patentavdelingen Patentavdelingen Fra 2019 Maks i Alle avd. Virksomhetsstyring Fra 2019 Maks i Kunnskap og kommunikasjon Kunnskap og kommunikasjon Fra 2019 Maks i Alle avd. Virksomhetsstyring Fra 2019 Maks i SUM ca per år

10 Gevinstrealisering: Gevinst Ø3 NYTTEBIDRAG fra funksjoner Opprinnelig fra planleggingsfasen Endret til - i gjennomføringsfasen 10

11 Gevinstrealisering: Gevinst Ø3 NYTTEBIDRAG fra funksjoner Opprinnelig fra planleggingsfasen Gir verktøy til styringsgruppen [simulering og direkte visualisering] Kutt i omfang kan både gi mindre og større gevinst Glimrende til smidig utviklingsløp Endret til - i gjennomføringsfasen 11

12 3: Noen læringspunkter

13 Læring: Evaluering 13

14 Læring: De viktigste Ambisiøst men fleksibelt målbilde = formålet må være drivende: Svært kompleks organisasjon = prosjektet må ta ansvar og bruke tid Mange integrasjonspunkter og teknologivalg = høy ressursbruk Involvering av kundegrupper = svært kompleks og tidkrevende! Forankring i virksomhetens ledelse = Essensielt! 14

15 Læring: Ambisiøst men fleksibelt målbilde Gjerne ha høyt ambisjonsnivå det er drivende for utvikling av eierskap hos deltagere Men ha mulighet til reduksjon av omfang Det støtter smidig orientering Det gir mulighet til å opprettholde både interne og eksterne gevinster, uten at det gir økt drift 15

16 Læring: Sterk forankring i virksomhetens ledelse Hadde meget god start fra forprosjekt (konsept): Kjente innsikter fra kunder (tjenestedesign) Likevel motstand i ledelsen: «Vi ville aldri kvalifisere til støtte» Benyttet Digitaliseringsrådet med stor suksess Avdramatiserte Bidro til sterk ledelsesinteresse Bidro til intern forståelse av utfordringer vs ambisjon Men «for sterk forankring»? 16

17 Vedlegg: Litt om produktet

18 Vi fikk svært mye for 16 mill! Godkjent Noark5-arkiv for IPR-fagsystemet 3 komplekse søknadsveivisere benytter Altinn for innsending og betaling Min konto autentisering i IDporten og autorisasjon fra Altinn, og autorisasjon mot sak i fagsystemet Mine meldinger Se Altinn-meldinger til og fra Patentstyret etter innlogget rolle Se min UOFF sak Og alle sakens frister Lynkjapt for alle mine saker (storkunde) Automatisk utsettelse av frist Og basis for nye digitaliseringsprosjekter i fremtiden 18

19 Et «arbeidssted» for 3 forskjellige typer IPR-søknader 19

20 20 Varemerkesøknad

21 21 Designsøknad

22 22 Patentsøknad

23 23 Inngang til søknad med veiledning

24 24 Mine meldinger (fra Altinn)

25 Min 25 Gevinstsamlingen Konto (se min til Difi, UOFF-sak, 26. mars 2019frister, selvbetjening)

26 Inkl. oppslag mot BRREG, DSF, Altinn-rolle. Online betaling (Nets) Håndtering av store dokumenter utenom Altinn 26

27 Takk for oppmerksomheten Jens Petter Sollie, Produkteier SANT, Digitale tjenester Telefon: E-post: Treff oss på: Gjør ideer til verdier patentstyret.no