BRUKERMANUAL FOR MEDLEMS OG BETALINGSSYSTEM LEVERT AV KAMPSPORTFORBUNDET. Målgruppe: Medlemsadministrator

Transkript

1 BRUKERMANUAL FOR MEDLEMS OG BETALINGSSYSTEM LEVERT AV KAMPSPORTFORBUNDET Målgruppe: Medlemsadministrator Pål Erik Hansen/ Trond Søvik

2 INNHOLDSREGISTER 1 Hvilke funksjoner ligger/ kommer i løsningen? Integrere medlemsverktøyet i klubbens nettsider Aktivering av oppstartspakke/ E-postadressser og avtalegiro Bli medlem Funksjonsmeny Endring av medlemskategorier Endring av kontraktstyper Endring av medlemskontingent Endring av avdelinger Endring av stilart(er) Endring av parti Web-shop (Varesalg) Varegrupper Varer Ikke leverte bestillinger og rapporter Frivillige Søk på frivillige Legge inn styreverv Legge inn klubbtrenere Verving Vervepremier Godkjenning/registrering av nye medlemmer Avslag på medlemsskap Kopi av AvtaleGirokontrakt Familiemedlemsskap Meld ut av familie Utmelding av et medlem Hvordan benytte SMS/e-postfunksjonalitet Søk etter personer med E-post eller mobil som utgangspunkt Generelt rundt søk og nullstilling av søk Innbetalinger og posteringer Posteringsjournal OCR Innbetalingslogg OCR Fullmaktslogg Oppfølging av utestående fordringer/ kreditering/ avskriving Endre forfallsdato Kreditere en faktura Registrere en betaling manuelt Avskrive en faktura Medl.statistikk/ Idrettsregistreringen Sponsor Bli sponsor Sponsorpakker Sponsoradministrasjon Endringer i manualen Side 2 av 45

3 1 Hvilke funksjoner ligger/ kommer i løsningen? Norges Kampsportforbund (NKF)s medlemsverktøy er et komplett medlems og betalingssystem med stor grad av automatisering. Verktøyet forutsetter at alle medlemmene ligger inne med E-postadresse og helst mobiltlf.nr. Det koster ingenting for klubbene å ta i bruk verktøyet utover oppretting av mottakskonto for fakturaer med KID-nr. Betalingsdelen baserer seg på AvtaleGiro med trekk hver måned (all erfaring viser at dette er den mest effektive måten å få inn medlems-avgiftene på). Hvert trekk ilegges et adm.gebyr på kr. 5,-. For hver transaksjon som går gjennom NKFs medlemsverktøy vil klubbene få kr. 2,- av dette. Dette gjelder alle transaksjoner som fakturaer/avtalegiro, purringer og varesalg. Beløpet utgjør den kostnaden som belastes klubben i.f.m. OCR-innbetaling + 50 øre pr. transaksjon. Dvs. at klubben får penger for å benytte løsningen. Funksjoner som ligger/ kommer i løsningen: Funksjoner som utføres/er tilgjengelig på klubbplan: Bli medlem (som automatisk sender AvtaleGirokontrakt til potensielt medlem) Verve medlem Registrere nye medlemmer Kategorisering av medlemmer Differensiering på medlemskontingenter/ treningsavgifter Registrere graderinger Mulighet for flere grener/stilarter pr. klubb Hvert medlem får sin egen profil hvor de kan: Redigere egne data som e-postadresse, mobilnr, bilde, yrke, blogghenvisning Verve andre medlemmer Registrere familiemedlemmer Kjøpe varer i klubbens egen web-shop Oversikt over egne graderinger Oversikt over saldo og eventuelle utestående beløp Kommunikasjon (fra trenere,styret) til medlemmene vha E-post SMS Automatisk rapportering til: Kampsportforbundet Idrettsregistreringen (kommer) Administrasjon av frivillige Administrasjon av sponsorer Administrasjon av Web-shop Full reskontrooversikt over alt som er fakturert og innbetalt Flere økonomiske rapporter for oppfølging (bl.a. aldersfordelt saldoliste) Oppfølging av purrede fakturaer m/mail eller SMS Side 3 av 45

4 Stilartsledere (med avtale) får tilgang til: Oversikt over alle klubber i egen stilart Rapport med medlemstall som grunnlag for stilartsavgift E-post/SMS til alle medlemmer i stilarter Graderingsrapporter for alle klubber (nå kun Dan-grader, kommer detaljert) Registrerer graderinger, ta ut lister for grunlag gradering (kommer) Dommeradministrasjon Sentrale funksjoner som kjøres fra Kampsportforbundet: Fakturering kjøres hver natt Purringer kjøres to ganger pr. måned med inntil 3 purringer pr. utestående beløp Innbetalinger (OCR) fra BBS leses inn hver fredag Faktura for medl.kontingent sendes klubbadresse, alt. direkte til kasserer (hvis egen e- post adresse er innlagt) Tertialvise fakturer sendes til klubbens eller kassererens E-post for forbruk (del av adm.gebyret) Betalingsregistrering i NKFs medlemsverktøy skjer når NKF laster ned OCR innbetalingsfiler Side 4 av 45

5 2 Integrere medlemsverktøyet i klubbens nettsider På forbundssidene ligger det to ikoner som kan benyttes fra klubbsidene til funksjonene Logg på for eksisterende medlemmer og funksjonen Bli medlem for potensielle medlemmer. Logg på funksjonen er en felles påloggingsadresse for alle klubber. Adressen til Logg på er: Adressen til Bli medlem er klubbspesifikk: (klubbnr oppgis av administrasjonen) Funksjonen Bli medlem kan integreres i medlemssidene ved bruke av iframe. Denne funksjonen støttes av alle kjente nettlesere. Iframekoden (HTML) er som følger: <iframe src=" width="800" height="720"><p>your browser does not support iframes.</p> </iframe> Hvis en ønsker å ha påloggingen i en iframe, må en ta hensyn til at dette ikke støttes av IE (Internet Explorer) pga iframe også benyttes på innloggingssiden (iframe i iframe støttes av Firefox og Chrome). Dette kan løses på denne måten: Side 5 av 45

6 Linken til IE legges opp med ny side (eller arkfane avhengig av nettleser), mens iframe legges inn med følgende HTML-kode: <h2> <a href=" onclick="window.open(this.href); return false"> <b>klikk her hvis du benytter Internet Explorer (IE) som nettleser </b></a></h2><div><br></div><div> <iframe height="830" src=" width="800"><p>your browser does not support iframes.</p> </iframe> </div> Side 6 av 45

7 3 Aktivering av oppstartspakke/ E-postadressser og avtalegiro. Hvis klubben ønsker å benytte funksjonaliteten rundt oppstartspakke, aktiveres denne ved å velge Ja under klubbinformasjonssiden. I tillegg må selve oppstartspakken defineres under funksjonen kontraktstyper (4.2). Feltet vil da dukke opp i funksjonene: Bli medlem (også med fakturatekst og pris), Verve medlem, Godkjenne medlem, Registrere nytt medlem. Informativ tekst som vil komme frem på avtalegiroformularet. Bruk av E-postadresser: Epost benyttes når seksjon/stilart eller forbund skal sende e-post til klubben. Den benyttes også som avsenderadresse ved utsending av fakturaer, purringer og e-post til medlemmer. E-post faktura er den adressen som fakturaer fra Kampsportforbundet sendes til (klubbens oppgitte e-post adresse, alternativt kasserer i klubben dersom denne er lagt inn, jf. kap. 7). Når et medlem meldes inn i klubben, sendes det en avtalegirokontrakt til medlemmet. Det sendes også en kopi av kontrakten til denne E-postadressen Side 7 av 45

8 3.1 Bli medlem Alle klubbene som tar i bruk løsningen, vil få sin egen URL (webadresse for pålogging) for oppstart av funksjonen. Den har en syntaks lik: Hvor id er hver klubbs unike id (som oppgis av administrasjonen). Ikon for bli medlem kan for eksempel være og er tilgjengelig for nedlasting fra slik at det kan plasseres på hjemmesiden til klubben. Etter lagring av "bli medlem" (interessent er registrert) utsendes en AvtaleGiro i.l.a. påfølgende natt. Når denne er innlevert til klubben kan medlemmet godkjennes. Det er 15 dagers betalingsfrist på treningsavgift/kontingent i NKFs medlemsverktøy. Side 8 av 45

9 4 Funksjonsmeny Funksjonene som er tilgjengelig i løsningen aktiveres i forhold til hvilken rolle det enkelte medlem har. Klubbleder/medlem i et klubbstyre vil ha tilgang til basisfunksjoner for klubben og en rekke rapporter. Bildet/ menyen for klubb ser slik ut: Godkj. medlem er både godkjenning av medlemmer som har registrert seg gjennom funksjonen Bli medlem og medlemmer som er vervet av andre medlemmer. Det er her også mulighet for klubben å registrere inn helt nye medlemmer. Partioppsett er en funksjon for å flytte et helt parti over til et nytt parti (etter gradering). Medlemskategori, kontraktstype, kontingent, avdeling, parti og stilarter/grener er funksjoner som ble opprettet i konverteringen av klubben, men som kan utvides og endres i etterkant. Varesalg (Web-shop) har funksjoner for å legge inn varegrupper og varer med bilder og eksterne henvisninger. I tillegg funksjoner for vareutlevering og omsetningsrapport. Økonomirapporter er viktige rapporter for oppfølging av betalinger. Økonomisk oversikt gir et bilde av utgående fakturaer og innbetalinger forrige måned og hittil i år. Saldoliste reskontro viser Side 9 av 45

10 hvor langt tilbake i tid utestående fordringer er.status utestående fordringer viser alle utestående fordringer pt. 1-3.gangs purring. Her er det mulig å purre å purre utestående fordringer på SMS eller mail! OCR rapportene kom før som post til klubbene. Nå kan de tast ut direkte fra systemet. Dette er rapporter som viser bl.a avvisninger av avtalegiro (feil KID, manglende KID, stopp av avtalegiro av medlem i nettbank osv.) Vervepremier defineres med antall vervepoeng her kan også bilde legges inn. Antall vervepoeng defineres på medlemskategori (hvor mange poeng oppnås ved å verve et voksent medlem, ungdom og barn osv.) Frivillig har funksjoner for å legge til personer med gitt kompetanse som kan benyttes som ressurspersoner i klubb, stilart og seksjon. Gradering er en rapport som viser statistikk over graderinger i en gitt periode. I tillegg kommer alle dan-graderinger ut på rapporten. Rapporten kan kjøres på klubb, stilarts og forbundsnivå Sponsor I denne modulen har klubbene mulighet til å administrere og følge opp lokale sponsorer. Det er mulig å legge ut en side Bli sponsore tilsvarende Bli medlem. En kan legge opp sponsorpakker. Videre kan en logge all aktivitet, registrere avtaler og kommunisere med sponsorer via mail (direkte fra systemet) Det er også mulig å få svar på spørsmål gjennom tilgang til en FAQ-side. Linken til denne siden er: Les spesielt om punktet Nye funksjoner som kommer Side 10 av 45

11 4.1 Endring av medlemskategorier Her grupperes kategoriene inn i barn, ungdom, voksen osv. Legg inn korrekte alderssprang for å få riktig kategori når nye medlemmer registrerer seg eller legges inn. Vervepoeng handler om hvor mange poeng som skal honoreres ved verving av ett medlem i gjeldene kategori. Vervepremier kan så registreres med en verdi, slik at de enkelte medlemmene kan velge fra en liste med vervepremier etter oppnådd poenggrense. Se kapittel for verving! Dette kan bli en verdifull funksjon for alle klubber m.h.t. medlemsverving! Side 11 av 45

12 4.2 Endring av kontraktstyper Her defineres de ulike kontraktstypene klubben har. Disse knyttes til medlemskategori. Det er mulig å ha så mange kontraktstyper som ønskelig, men det er en praktisk begrensning på inntil 12 ulike satser totalt på alle kategoriene. Begrensningen tar utgangspunkt i hvor mange satser det er plass til på det generelle kontraktsskjemaet. Med utgangspunkt i klubbens regnskapssystem legges konto og eventuelt andre regnskapselement inn. Hvis en ønsker å benytte oppstartspakke for sine medlemmer, nås denne definisjonen fra dette bildet. Antall måneder har betydning for når første AvtaleGirotrekk skal gå. Hvis et medlem blir registret med første fakturering september 2008 og det benyttes oppstartspakke, vil denne faktureres med 650,- i september og neste fakturering vil bli i november (+ 2 måneder). Side 12 av 45

13 4.3 Endring av medlemskontingent I motsetning til treningsavgift som faktureres hver måned, vil medlemskontingent faktureres en gang i året. Det er også mulig å differensiere medlemskontingent pr. medlemskategori. 1. april er dato for fakturering av årskontingent til enkeltmedlemmene Det er teknisk mulig å velge bort kontingent og inkorporere dette i treningsavgiften. Klubben bør da også ta høyde for avgifter til bl.a. Kampsportforbundet og eventuelle stilartsforbund. Side 13 av 45

14 4.4 Endring av avdelinger Her defineres eventuelle nye avdelinger (lokasjoner/treningssteder) som kommer til etter konverteringen. Partier knyttes til avdeling. Side 14 av 45

15 4.5 Endring av stilart(er) Her er klubbens stilart(er) definert. Normalt vil det være én stilart pr. klubb, men det er her mulig å knytte opp flere stilarter. Ved valg av stilart, velges først gren, deretter stilartstilknytning Side 15 av 45

16 4.6 Endring av parti Partiene i klubben knyttes til avdeling (lokasjon/treningssted) og stilart. Side 16 av 45

17 5 Web-shop (Varesalg) Hver klubb har mulighet til å bygge sin egen webshop. Oppsettet er veldig enkelt, mens det kan gi stor merverdi for klubbens medlemmer og samtidig lette administrasjonen for klubbens materialforvalter. Basistabellene i webshop er varegruppe og varer. Dvs. at det er mulig å kategorisere varene. Klubben kan legge inn så mange varegrupper og varer som er ønskelig. Medlemmene har tilgang til web-shop fra sin egen medlemsprofil. Når et medlem sender varene til bestilling, får medlemmet umiddelbart en kvittering på E-post med hvilke varer som er bestilt. Faktura utsendes påfølgende natt til medlemmet med KID. Det går også en E-post til materialforvalter i klubben med bestilte varer. For å få melding til materialforvalter om bestillingen må materialforvalter være registrert, jf. kap. 7 (legge inn styreverv). Hvis klubben ikke har eget lager, vil materialforvalter bestille varer ihht klubbens egne regler (bestilling hver uke, mnd osv.) For klubbens medlemmer ser bildet for web-shop slik ut: Det er 5 dagers betalingsfrist i webshop. Varer utleveres normalt når betalingen er mottatt ref. Kap 5.3 Bestilte varer som ikke blir betalt, purres på vanlig måte som ved unetalte treningavgifter (inntil 3.ganger) Side 17 av 45

18 5.1 Varegrupper I web-shop kan det være lurt å gruppere varene i flere varegrupper. Grupper kan for eksempel deles inn som vist under: 5.2 Varer Innen hver varegruppe kan klubben legge inn ubegrenset antall varer. Det kan også legges inn beholdning for de varer det er aktuelt for. Det er også viktig at korrekt regnskapskontonr. legges inn slik at vareomsetning skilles fra treningsavgift/ medlemskontingent. Det er også mulighet til å legge inn bilde. Dette bør imidlertid ikke være så stort. Det anbefales å legge inn bilder med størrelse på +/- 100 pixler. Hvis klubben ønsker ytterligere presentasjon av varen, kan det legges inn en ekstra henvisning i feltet Link 2. Dette er en adresse av typen Dette vil komme frem i webshop som en link med tilleggsinfo. Det er i tillegg mulig å legge inn to opsjoner for størrelse og farge Dvs. at drakttypen kan legges inn og størrelser som opsjon. Det er en begrensning på inntil 8 valg. Side 18 av 45

19 Slik vil opsjonen se ut i selve web-shopen: 5.3 Ikke leverte bestillinger og rapporter Bildet viser hvem og hvilke varer som er kjøpt på web-shop. Statusfeltet viser om varen(e) er betalt og haken er funksjon for å sjekke ut varen som levert. Når varen er betalt vil ikonet endre seg til. Dette vil i.f.m. innlesingen av OCR-innbetalingsfilene skje hver fredag (sentralt fra forbundet). Side 19 av 45

20 Side 20 av 45

21 6 Frivillige I NKFs medlemsverktøy har klubben mulighet til å registrere frivillige med gitt kompetanse. Dette kan være håndtverkere, helsepersonell, økonomer, grafiske designere, hjelp til stevneavvikling etc. Når det legges inn en person, kan klubben krysse av for en eller flere kompetanseområder som personer behersker. Side 21 av 45

22 6.1 Søk på frivillige Hvis klubben for eksempel er ute etter folk som kan hjelpe til med stevneavvikling, kan det krysses av for hvilken funksjon som ønskes og søke slik som vist under. Funksjonen har samme basisfunksjonalitet som søk på medlemmer m.h.t. e-post, SMS og Excelnedlasting. Side 22 av 45

23 7 Legge inn styreverv Styret i klubben vil få en rettighetsprofil som gjør at de får tilgang til alle funksjoner i løsningen (på klubbnivå). Innlegging av styret skjer på følgende måte. Velg administrator (Styret). Klikk på vis liste og deretter på + tegnet for å legge inn aktuelt styremedlem, leder, kasserer eller materialforvalter. Angi vervkode og fradato. Personen vil da få tilgang til alle funksjonene under funksjonsmenyen (pkt. 4). Ved valg av materialforvalter, vil denne personen få tilsendt en e-post på alle bestillinger fra web-shopen Side 23 av 45

24 8 Legge inn klubbtrenere Klubbtrenere kan få tilgang til deler av systemet ved å legge de inn som egen adm.type. De vil da få tilgang til utlisting av medlemmer, sende mail/sms og skrive ut medlemmer med og uten bilde. (Utskrift kan enkelt kopieres videre til Excel for videre bearbeiding). Fremgangsmåten er slik: Som instruktør, vil du få tilgang til å: Søke på medlemmer Gå inn på medlemsprofil (kun les) Sende mail til utvalgte medlemmer Sende SMS til utvalgte medlemmer Skrive ut medlemmer med eller uten bilde Side 24 av 45

25 En instruktør kan ta ut oversikt over alle på sitt parti m/bilde: Side 25 av 45

26 9 Verving 9.2 Vervepremier Vervepremier registreres med aktuell premie og verdi av premien i antall poeng. Medlemmene oppnår poeng ved å verve medlemmer. Antall poeng for å verve et annet medlem, angis på medlemskategori. Et vervet medlem blir liggende i samme bilde som andre potensielle medlemmer som har registrert seg via funksjonen Bli medlem. De vises imidlertid som vervet medlem. Side 26 av 45

27 10 Godkjenning/registrering av nye medlemmer Denne funksjonen er den som skal benyttes for å aktivere medlemmer som har registrert seg gjennom portalen i Bli medlem og vervede medlemmer. Nye medlemmer kan også registreres i denne funksjonen. Ved oppstart av funksjonen vil dette bildet dukke opp: Fra dette bildet kan klubben skrive ut alle potensielle medlemmer, sende e-post og SMS for å informere mulige medlemmer om oppstart, oppvisning og lignende. Sletting av potesielle medlemmer som har registrert seg for lenge siden kan også gjøres her. Listen kan sorteres ved å klikke på overskriften Dublikatsjekk gjøres automatisk før overføring til medlemsregisteret hvis det ikke først er gjort manuelt Side 27 av 45

28 1. Godkjenning av et medlem forutsetter at medlemmet har levert AvtaleGirokontrakten i underskrevet stand. Det første som bør gjøres er å utføre en duplikatsjekk (1). Denne sjekken utføres blant alle medlemmer i i løsningen. OBS! Registrering av medlem fra annen klubb: Nytt medlem fra annen klubb må ha nytt medlemsnummer i ny klubb Ved funn ved dublikatsjekk, må IKKE medlemsnummer fra gammel klubb benyttes Da blir det feil i avtalegirotrekket! 2. For å godkjenne medlemmet, kontrolleres korrekt kont.sats/ kontr.type (2) og parti (3). Eventuell rab.sats legges også inn. Endre status til Godkjent (4), kryss av for levert avtalegirokontrakt (5) og lagre. Pass også på at første betalingsmåned er korrekt. Det er lurt å informere medlemmet om viktigheten av ikke å reservere seg mot SMS (nyttig info fra klubben m.h.t. endring av treningstider med mer). Ved ikke godkjent står vedkommende som ventemedlem inntil avslag/godkjenning. NB. Godkjenning av et medlem forutsetter at medlemmet har levert AvtaleGirokontrakten i underskrevet stand. 3. Innleverte kontrakter må sjekkes av klubbledelsen i.f.t. kontraktstype og beløpsgrense samt påføre ventekid-nr. fra NKFs medlemsverktøy (under personinformasjon, jf. bildet på neste side) på AvtaleGirokontrakten. Hvis KID-nummeret er forhåndsutfylt på kontrakten, er det også riktig. Dette KID-nummeret vil da være ulikt vente-kid. Dette er tilfeller hvor avtalekontrakten sendes med faktura. Systemet vil da legge inn korrekt KID-nr automatisk. Sjekk at beløpsgrensen er tilstrekkelig høy m.h.t. eventuell økning i treningsavgift og at det er tatt høyde for adm. gebyr. AvtaleGirotrekk blir ikke foretatt ved for lav beløpsgrense! 4. Kontraktene innsendes: BBS v/avtalegiroer svarkuponger 0045 OSLO. Det vil umiddelbart sendes en e-post til det nye medlemmet med en hilsen og brukerid + passord. Hvis medlemmet er satt opp med oppstartspakke, vil det sendes ut en.pdf faktura første natten etter registrering. Faktura vil sendes hver måned inntil AvtaleGirokontrakten er registrert og godkjent hos BBS. Side 28 av 45

29 10.1 Avslag på medlemsskap Ved avslag på medlemsskap, angis statuskoden til avslått Ved lagring vil følgende dialogboks dukke opp: Her kan klubben angi en saklig grunn for avslag. Husk å angi idrettskretsen som klubben hører til. Hvis en ikke ønsker å sende en avslags e-post til vedkommende, må en klikke på Avbryt knappen 10.2 Kopi av AvtaleGirokontrakt Hvis kontrakten ikke har kommet frem til medlemmet (sannsynligvis pga feil e-postadresse), kan denne sendes på nytt. Dette gjelder både fra siden for godkjenning av medlemmer og fra medlemsprofilen Ny.pdf kontrakt vil sendes i løpet av 24-timer. Side 29 av 45

30 11 Familiemedlemsskap Registrering av familiemedlemsskap registreres på følgende måte: Side 30 av 45

31 Etter koblingen av familiemedlem, vil familiemedlemsskapet vises på alle familiemedlemmene 11.3 Meld ut av familie Utmelding av familie utføres fra det familiemedlemmet som skal meldes ut. Etter bekreftelse, vil systemet oppdatere de andre familiemedlemmene automatisk.. Side 31 av 45

32 12 Utmelding av et medlem Kontrakten som medlemmene tegner er generell. Dette gjelder også oppsigelsestidene. Hvis et medlem tegner seg for 1 år (12 måneder) i september, vil siste trekk være i august året etter dersom oppsigelsen kommer senest i juli (måneden før kontrakten utløper). Hvis et medlem sier opp etter å ha gjennomført første kontraktsperiode, gjelder oppsigelsesmåneden + 2 måneder. Det eneste som er nødvendig å gjøre i NKFs medlemsverktøy etter at oppsigelsen er mottatt, er å sette inn utmeldt dato. Når klubben får en utmelding fra et medlem må medlemsansvarlig sjekke dato for utmelding opp mot oppsigelsesfristen i AvtaleGiro kontrakten med klubben NB! Utmeldt dato er IKKE dato for mottat utmelding, men siste dato i måneden for siste trekkmåned. Eks. Kommer en utmelding i April, settes utmeldingsdato til åååå (utmeldingsmåned + 2 måneder) Det er meget viktig ikke å gjøre noe med statusfeltet! Hver natt går det en liten jobb som sjekker utmeldt dato og endrer statusfeltet når datoen er passert. Hvis statusfeltet endres manuelt til utmeldt samtidig som utmeldt datoen legges inn, vil det ikke skje noen fakturering og klubben taper penger! Side 32 av 45

33 13 Hvordan benytte SMS/e-postfunksjonalitet SMS/ e-postkommunikasjon kan benyttes på flere områder i NKFs medlemsverktøy. For klubbene vil det være aktuelt å benytte funksjonen til å sende ut til enkeltmedlemmer, gruppe av medlemmer, styret og andre komiteer. For å sende til enkeltmedlemmer benyttes utplukksfunksjonen først (f.eks sende til alle på ett parti). Tilsvarende funksjonalitet for web e- post klient (SMTP, alfakrøll-ikonet). Klubben kan også benytte lokal e-postklient (brev-ikonet): NB! Det er kun med lokal E-postklient at en kan sende med vedlegg! (Ved lokal e-post klient er det en begrensning i antall e-post adresser. Ved web e-post klient er det ikke mulig med blindkopier). Ved å klikke på SMS-symbolet åpnes et nytt vindu og klubben kan skrive inn beskjeden. Avsender nummer på SMS er 2077 og er en såkalt overtaksert tjeneste (for å unngå at klubben belastes økonomisk). Merk at abonnenter som har reservert seg for å motta SMS som koster penger, ikke vil motta meldinger fra klubben selv om de ikke har krysset av for reservasjon mot SMS i personlig profil. Dette har det vært en del tilbakemeldinger på. Det er ikke en feil i NKFs medlemsverktøy som er årsak til at medlemmer ikke mottar meldinger. Side 33 av 45

34 14 Søk etter personer med E-post eller mobil som utgangspunkt For å finne en person med utgangspunkt i en E-postadresse, må du gjøre følgende: a) Søk frem alle personene i klubben b) Klikk på forhåndsvis ikonet c) I IE 8.0 (Internet Explorer versjon 8.0) gjør følgende: d) Tilsvarende er det mulig å søke med mobilnummer som utgangspunkt 14.1 Generelt rundt søk og nullstilling av søk For å søke på deler av et begrep f.eks. Etternavn, kan en angi f.eks. %sen. Alle med sen i navnet vil da søkes frem. Nullstill her betyr Nullstill søkeparametre eller tøm bildet og start søk med andre søkekriterier. Hvis du har søkt opp en del medlemmer og trykker på denne knappen forsvinner det du har søkt frem, men kun fra bildet Side 34 av 45

35 15 Innbetalinger og posteringer 15.1 Posteringsjournal I løsningen er det laget en posteringsjournal (samlebilag til regnskap) som kan kjøres så ofte man vil. Den velges fra funksjonsmenyen: Input til rapporten er fra-til, dato for bilag og regnskapsdato. Rapporten kan kjøres som prøvekjøring, kjøring m/oppdatering og reprint (tidligere kjørt rapport med oppdatering), men det anbefales kun prøvekjøring. Posteringsjournalen benyttes som grunnlag til å føre fakturaer, innbetalinger og varesalg i regnskapet. Posteringsjournalen benyttes også til å avstemme mot bankutskrift. Dette bør gjøres for å fange opp innbetalinger som ikke har blitt registrert i NKFs medlemsverktøy; f.eks. p.g.a. feil i KIDnummer (dette kan skje før AvtaleGirokontrakt er registrert.). Disse innbetalingene må da registreres manuelt som betalt. Dersom noen betaler en PDF faktura uten å påføre (riktig) KID-nr. blir ikke innbetalingen registrert i NKFs medlemsverktøy. Dette kan oppdages ved f.eks. månedlig avstemming av klubbens bankkonto opp mot posteringsbilaget og føres manuelt i NKFs medlemsverktøy, jf. Kapittel for manuell registrering. Side 35 av 45

36 15.2 OCR Innbetalingslogg OCR-innbetalingslogg viser avviste beløp som må registreres av klubb! Ved forbundets ukentlige innlesing av betalingsfiler fra BBS hender det at noen beløp avvises i systemet av ulike årsaker. Avviste beløp må da registreres manuelt av klubben/ medlemsansvarlig. Dette vil forhindre at unødvendige purringer kjøres! (sure medlemmer) Klikk på linjen og oppdater når behandlet. Ubehandlede poster vises først. Viktig å oppdatere hver linje i loggen. Dette må gjøres for at loggen skal tømmes. Loggen tømmer behandlede poster eldre enn 3 måneder. Klikk inn på hver linje og en får opp detaljer om transaksjonen: Medlemsnummeret er understreket med rødt. Fullmakter kan være stoppet etter at medlemmer har meldt seg ut og alt er gjort opp, men det kan også skje at medlemmer bare stopper avtalegiroen mens medlemsskapet ennå er aktivt. Da kan en f.eks benytte E-post eller SMS i løsningen og gi beskjed til vedkommende. Den andre rapporten er en ren fullmaktslogg Side 36 av 45

37 15.3 OCR Fullmaktslogg Bakgrunnen for stopp i innbetalinger, kan skyldes at medlemmet har stoppet avtalegirotrekket fra nettbanken. Loggen bør sjekkes jevnlig! Side 37 av 45

38 16 Oppfølging av utestående fordringer/ kreditering/ avskriving All fakturering i NKFs medlemsverktøy skjer automatisk. Fakturering av månedlig treningsavgift skjer i begynnelsen av hver måned med forfall den 15. i hver måned. Eventuelle oppstartspakker og varesalg via web-shop vil bli med på daglig fakturering og få ulike betalingsfrister. Purringer kjøres også automatisk. Det vil kjøres to purringer pr. måned. Alle ubetalte transaksjoner purres inntil tre ganger. Utestående beløp etter 3.gangs purring må håndteres videre av klubben. Klubben kan på en enkel måte purre opp alle utestående fordringer også utenom de automatiske purrerutinene som kjøres. Dette gjelder spesielt etter 3.gangs purring. Her kan medl.ansavarlig sende både SMS og mail til alle som har noe utestående. Siste mulighet er å benytte innkasso Endre forfallsdato Etter at fakturering er foretatt, er det mulig manuelt å endre forfallsdato. Dette kan være aktuelt i spesielle tilfeller hvor et medlem ber om å forlengelse av betalingsfristen. Ved å gjøre dette, vil medlemmet unngå purringer og purregebyrer. Velg aktuell person fra medlemsoversikten: Side 38 av 45

39 Velg deretter aktuell faktura som skal endres: Registrer inn ny forfallsdato: 16.5 Kreditere en faktura Det er også mulighet for å kreditere en faktura. Fremgangsmåten er tilsvarende som foregående eksempel, men klubben velger her egen funksjonsknapp: Side 39 av 45

40 16.6 Registrere en betaling manuelt Det kan forekomme at medlemmer betaler en faktura uten å angi KID-nummer. NKFs medlemsverktøy vil da ikke registrere at betalingen er gjort. Klubben kan da manuelt gå inn å registrere at betalingen er gjort. Velg aktuelt medlem som i foregående eksempler. For å registrere en betaling, klikk på det andre ikonet: Klubben vil da få opp dette bildet: Registrer aktuell dato for innbetaling 16.7 Avskrive en faktura Det vil oppstå tilfeller der hvor det ikke er mulig å inndrive utestående beløp. Det er da mulig å avskrive en faktura. Funksjonen er tilgjengelig i samme bilde som klubben registrerer en faktura manuelt. Et kontrollspørsmål må besvares før funksjonen utføres. Side 40 av 45

41 17 Medl.statistikk/ Idrettsregistreringen For å få frem medlemsstatistikk, må en logge inn som styremedlem (utvidede rettigheter). Velg fra funksjonsmenyen: 1) Antall aktive medlemmer pt 2) Antall aktive medlemmer , , pt ) Grunnlag for idrettsregistreringen viser antall medlemmer som har vært innom klubben i løpet av siste år. Disse tallene kan brukes direkte i skjema for idrettsregistreringen. Side 41 av 45

42 18 Sponsor Sponsormodulen er delt opp i tre bilder: Bli sponsor Sponsorpakker Sponsoradministrasjon 18.1 Bli sponsor Funksjonen kan legges ut på samme måte som funksjon Bli medlem. Adressen til linken er: Hvis en potensiell sponsor registrerer seg, vil sponsoren dukke opp i bildet for sponsoradministrasjon med status interessert (I): Side 42 av 45

43 18.2 Sponsorpakker Hver klubb kan definere og registrere sine egne sponsorpakker. Det kan være alt fra dugnadsjobbing, oppvisninger, helgekurs i selvforsvar osv. Sponsorpakkene kan så knyttes til de sponsoravtalene klubben tegner. Side 43 av 45

44 18.3 Sponsoradministrasjon I bildet for sponsoradministrasjon, kan en legge inn: Kontaktopplysninger Alle hendelser Sponsoravtaler (også som vedlegg Finansiell informasjon om sponsoren Side 44 av 45

45 19 Endringer i manualen Endringer på bilde for levering av varer og nytt bilde for omsetningsrapport og beholdningsliste. Byttet bilde i funksjonen Bli medlem (m/spesifisering av SMS). Skrivefeil og presisering av kostnader i kapittel Byttet bilde for SMS-sendinger (nytt) og fått med mulighet for noreply ved å angi en tekst i stedet for ditt mobilnr Nytt bilde for klubbinfo med nytt felt for E-post faktura Byttet bilde på forsiden.lagt til nederst på side 3:derst; Betalingsregistrering i NKFs medlemsverktøy skjer når NKF laster ned OCR filer Sist på kapittel 3.1: Etter lagring av "bli medlem" (interessent er registrert) utsendes en AvtaleGiro i.l.a. påfølgende natt. Når denne er innlevert til klubben kan medlemmet godkjennes. Det er 15 dagers betalingsfrist på treningsavgift/kontingent i NKFs medlemsverktøy. Kap. 4.4 Medlemskontingent: 1. april er dato for fakturering av årskontingent til enkeltmedlemmene Kap 7 Varesalg: Det er 5 dagers betalingsfrist i webshop. Faktura utsendes påfølgende natt. For å få melding til materialforvalter om bestillingen må materialforvalter være registrert, jf. Kapittel 7 (legge inn styreverv) Kap 12 Innbetalinger og posteringer: Dersom noen betaler en PDF faktura uten å påføre (riktig) KID-nr. blir ikke innbetalingen registrert i NKFs medlemsverktøy. Dette kan oppdages ved f.eks. månedlig avstemming av klubbens bankkonto opp mot posteringsbilaget og føres manuelt i NKFs medlemsverktøy Endringer i Kap.11 om sending av SMS Presiseringer/ endringer i stort sett alle kapitler Nye funksjoner og bilder ifbm. varesalg i Kap Presisering mht utmeldingsdato Kap Endring i Kap.3 mht E-poster og bruk av disse. I Kap.13 vedr. antall purringer Kap 9 endringer i bildet for godkjenning av medlemmer Endringer rundt godkjenning av medlemmer, ny funksjon for avslag av medlemmer, sending av enkelt e-post til potensielle medlemmer. Hvordan sende kopi av avtalegirokontrakten. Presisering av hvordan oppstartspakke defineres Presiseringer, rettet opp skrivefeil. Tatt med familiemedlemsskap i nytt kapittel Presiseringer rundt inn og utmeldinger; spesielt mht KID. Tatt inn FAQ Presisering i kapittel 12 vewdr. Sending av mail med vedlegg. Lagt inn forklaring på hvordan søke etter personer med E-post som utgangspunkt Nytt pkt. Generelt rundt søk og nullstilling av søk Nytt pkt. Om medl.statistikk og idrettsregistrering. Utfyllende opplysninger om webshop Ny leveranse fra Mysoft. Endringer i avtalegirokontrakt. Godkjenning av medlemmer, ny oversiktliste med alder. Ny rapport med bilder av medlemmer, endring i søk frivillige. Endring av stilartsledere og klubbtrenere etc. Kraftig forbedret funksjonalitet rundt purring av medlemmer med mail/sms fra rapporten utestående fakturaer Lagt inn hvordan en kan legge sidene opp vha iframe (for Chrome/Firefox). Nytt bilde for hvordan lenker kan legges inn på medlemssidene. Endret fonter (lettere å lese). Dokumentasjon på nye menypunkter for OCR og sponsor. Endret pris på adm.avgift nå tjener klubbene 50 øre pr.transaksjon! Presisering av OCR-innbetalingslogg og fullmaktslogg. Presisering ved godkjenning av nytt medlem fra annen klubb. Rettet et par feil henvisninger Endring av tekst på side 4 vedrørende frekvens på betalinger av forbruksavgift til Kampsportforbundet. Det faktureres ikke månedlig, men tertialvis. Siste tertial faktureres i januar året etter Side 45 av 45