Møteinnkalling styremøte nr 10/11

Transkript

1 Thomas Sjøvold Kari Agnor Rita Hirsum Lystad Nina Ramberg Rannveig Andresen Tom Gross styreleder nestleder vara ansattes representant Dato: 18. november 2011 Møteinnkalling styremøte nr 10/11 Sted: Kveldroveien 4, Vinterbro Dato: Onsdag 23. november kl Saksliste: 29/11 Gjennomgang av utkast til avtaler om samarbeid, leveranse og eierskap Kretsløp Follo. Se vedlegg nr. 1,2,3 ettersendt. Saken er unntatt offentlighet jf. off.lova 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.). 30/11 Økonomirapport Q /11 Referat fra medarbeidersamtale og forhandlingsprotokoll daglig leder. (Dokumentet deles ut av styreleder i møte.) Saken er unntatt offentlighet, jf.off.lova. 13.( Opplysninger om daglig leders lønn framkommer i årsberetningen, og er ikke i seg selv unntatt offentlighet.) 32/11 Referat fra medarbeidersamtale og forhandlingsprotokoll prosjektleder. (Dokumentet deles ut av styreleder i møte.) Saken er unntatt offentlighet, jf.off.lova /11 Fullmakt ansettelse prosjektleder Kretsløp Follo 34/11 Styringsgruppe prosjektorganisasjon Kretsløp Follo 35/11 Nedgravde løsninger engasjementstilling på to år fra februar 2012 Orienteringssaker: 1. Fremdrift Kretsløp Follo 2. Forhandlinger Kretsløp Follo samarbeidspartnere (U.off.offl. 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.) Forfall meldes på tlf: 05660/post@folloren.no Thomas Sjøvold Styreleder 1

2 Follo Ren IKS Sakspapir Styremøte 10/11 Styresak 29/11 Gjennomgang av utkast til avtaler om samarbeid, leveranse og eierskap Kretsløp Follo. Saken er unntatt offentlighet jf. off.lova 23. Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.). Vedlegg nr.1, 2 og 3 ettersendt. Advokat Hanne Torkelsen redegjør for innhold i avtalene i møtet. Forslag til styrevedtak: Avtalene tas til orientering med følgende endringer:. Det henstilles om raskere fremdrift i forhandlingene for å unngå større forsinkelser i prosjektplanen. Frist:? Saksbehandler: Monica Iveland Styresak 30/11 Økonomirapportering 3.kvartal 2011 Vedlegg nr. 4 sak 30/11 Budsjettkontroll pr Forslag til styrevedtak: Styret tar økonomirapporteringen for 3.kvartal 2011til orientering. Saksutredning: Det er gjennomført budsjettkontroll pr Kommentarer til budsjettkontrollen/økonomirapporteringen er skrevet inn i vedlegget.. Saksbehandler: Cato Bekkesletten Styresak 31/11 Referat fra medarbeidersamtale og forhandlingsprotokoll daglig leder. Saken er unntatt offentlighet, jf.off.lova. 13.( Opplysninger om daglig leders lønn framkommer i årsberetningen, og er ikke i seg selv unntatt offentlighet.) Forslag til styrevedtak: Forhandlingsprotokollen godkjennes og referatet tas til orientering Styresak 32/11 Referat fra medarbeidersamtale og forhandlingsprotokoll prosjektleder. (Dokumentet deles ut av styreleder i møte.) Saken er unntatt offentlighet, jf.off.lova. 13. Forslag til styrevedtak: Forhandlingsprotokollen godkjennes og referatet tas til orientering

3 Follo Ren IKS Sakspapir Styremøte 10/11 Styresak 33/11 Fullmakt ansettelse prosjektleder Kretsløp Follo Se utlysningsteksten nedenfor. Søknadsfrist Det er viktig å finne riktig person til å overta prosjektlederstillingen, og ønskelig å få til en viss overlapping hvis mulig. Det er derfor viktig med en effektiv og rask tilsettingsprosess. Forslag til styrevedtak: Styreleder og prosjektleder KF får fullmakt til å fullføre rekrutteringsprosessen. Ledig stilling: Prosjektleder Kretsløp Follo Follo Ren IKS er et interkommunalt avfallsselskap som eies av Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Ås. Follo Ren IKS håndterer husholdningsavfallet fra innbyggere. Se også: folloren.no Da vår nåværende prosjektleder skifter bransje søker vi hennes etterfølger for å ferdigstille prosjektet Kretsløp Follo. Prosjektet omhandler oppføring og ferdigstilling av Norges første sorterings- og biogassanlegg med MBT teknologi, som inneholder mekanisk sortering, NIR-teknologi og tørr biogassprosess. Mer om prosjektet på Arbeidsoppgaver: Ledelse av prosjektet fram til Koordinere og lede innleide ressurser ferdigstilling av anlegg, i henhold til og rådgivere egen fremdriftsplan Budsjett- og resultatansvar Rapporterer til styringsgruppen Vi ønsker at du har følgende kompetanse: Relevant høyere utdanning Gjerne erfaring og/eller kjennskap til Erfaring med prosjektledelse teknologien som skal benyttes (MBT/tørr AD) Personlige egenskaper Engasjert og driftig, systematisk Stor arbeidskapasitet og fleksibilitet i og effektiv arbeidet Evne til å se praktiske løsninger og Beslutningsdyktig, stor gjennomslagsstort løsningsfokus kraft og gode kommunikasjons- Kunne jobbe på tvers av fagmiljøer egenskaper både internt og eksternt Personlig egnethet vil bli vektlagt Vi tilbyr: En svært spennende og utfordrende Fleksibel arbeidstid stilling i en bransje i vekst Lønn etter avtale Type stilling: 2-årig engasjement med gode muligheter for fast ansettelse Stillingsprosent: 100 % Tiltredelse: snarest. Hvis du har spørsmål om stillingen kan du kontakte: Styreleder Thomas Sjøvold tlf: e-post: thomas.sjovold@instant.no Prosjektleder Monica Iveland tlf: e-post: monica.iveland@folloren.no Opplysninger om søker kan bli offentliggjort selv om søker ber seg unntatt fra søkerliste ihht. offentlighetsloven. Søknadsfrist: Søknad med CV sendes per e-post til: daniela.focke-wenzel@folloren.no

4 Follo Ren IKS Sakspapir Styremøte 10/11 Styresak 34/11 Styringsgruppe prosjektorganisasjon Kretsløp Follo Se vedlegg 5 sak 34. Modellen gjennomgås i møtet. Foreslått løsning anbefales iverksatt umiddelbart. Styringsgruppen bør bestå av utvalgte styremedlemmer, eks styreleder samt et styremedlem. Forslag til styrevedtak: Det forelagte forslaget til prosjektorganisering vedtas. Styresak 35/11 Nedgravde løsninger engasjementstilling på to år fra februar 2012 Saken har vært til orientering i styremøte nr. 7/11. Rapporten ligger som underlag i vedlegg 6. Nedgravde løsninger er en fellesbetegnelse for oppsamlingsenheter som er helt eller delvis nedgravd. Enhetene leveres med størrelser opp til 5 m 3. Slike løsninger er spesielt designet for områder som borettslag eller for næring med mye avfall eks. skoler, sykehjem etc, med behov for større fellesløsninger. I denne rapporten er to modeller for eierskap og drift/vedlikehold vurdert for å komme frem til en løsning for hvordan Follo Ren skal legge opp sitt system for nedgravde løsninger. I Stavanger området (Stavanger-modellen) er det kommunen som eier og drifter den nedgravde løsningen. De har, etter anbud, inngått avtale med en leverandør av nedgravde løsninger. Når en utbygger, eller et eksisterende sameie/borettslag/velforening ønsker å ha nedgravd løsning tar de kontakt med forvaltningsog myndighetsenheten i kommunen som videreformidler bestilling til sin underleverandør. Løsningen byggesøkes av utbygger/tiltakshaver, og overtas av kommunen etter ferdigstillelse. Kommunen har ansvar for drift og vedlikehold av løsningen. Tiltakshaver eier kun det ytre betongelementet under bakken I Asker kommune er det borettslaget, sameiet, velforeninger eller andre abonnenter som eier og drifter den nedgravde løsningen. De må byggesøke avfallsløsningen og rette seg etter krav vedrørende nedgravde løsninger gitt av kommunen. Kommunen påtar seg kun å tømme løsningen, etter at de har vært med på ferdigbefaring og godkjent den nedgravde løsningen. Det er både fordeler og ulemper ved begge modellene. Kostnadsmessig og ansvarsmessig har Askermodellen en klar fordel. Kommunens ansvar er å godkjenne løsningen ved en ferdigbefaring og deretter tømming av den nedgravde løsningen, så sant det er mulig. Dvs at dersom det oppstår driftsproblemer som umuliggjør tømming vil ikke den nedgravde løsningen tømmes. Denne modellen er god for kommunen og mindre god for abonnenten. Stavanger-modellen er kostnadsmessig fordyrende og mer ansvar tilligger kommunen. Fordelen med en slik løsning er at en får like systemer over hele kommunen og at abonnenten/brukeren alltid har en avfallsløsning som tømmes. Like systemer gir en fordel mht til elektronikken i de nedgravde løsningene. I fremtiden vil en kunne optimalisere tømmefrekvensen etc mht til denne. Man oppnår også i større grad reduserte priser på oppsamlingsutstyret om man inngår rammeavtale med en leverandør, dvs at innbyggerne kan få reduserte kostnader ved innkjøp av nedgravd løsning. Det som foreslås å være Follo-modellen, som er en mellomting mellom de to beskrevne modellene, ivaretar brukernes servicebehov samtidig som Follo Ren ikke behøver en egen drift- og vedlikeholdsenhet. Det er antatt at en økning med 1 årsverk vil kunne dekke den økte arbeidsmengden. Follo modellen innebærer følgende for Follo Ren: Koordinatorrolle/Administrasjon o utarbeidelse av anbud/rammeavtale for nedgravde løsninger og tømming av nedgravde løsninger o inngåelse og oppfølging av avtaler og kontrakter inkl outsourcing av drift og vedlikehold o bestillerfunksjon for nedgravde løsninger iht kontrakt med leverandør for sameier, borettslag og velforeninger o kundebehandling blant annet bestilling av drift og vedlikehold av nedgravde løsninger Byggesaksbehandles av kommunen med overtakelsesprotokoll der Follo Ren er deltaker Differensiert renovasjonsgebyr for nedgravd løsning, basert på eget regnskapsområde

5 Follo Ren IKS Sakspapir Styremøte 10/11 Bruk av midler fra renovasjonsfondet til kommunene kan være et incentiv til å øke antall nedgravde ved å øke støttebeløpet per nedgravd. Dette selvfølgelig forutsatt at kommunene skulle velge å gå inn med en særskilt støtteordning utover Follo Rens støtte på per nedgravd. Det er lagt opp til 50 % stilling i driftsbudsjettet for 2012 og det foreslås å benytte allerede vedtatte prosjektmidler på avd. 121 (beholderutrullingen) til å dekke opp resterende 50 % stilling. Det foreslås å opprette en engasjementstilling på to år til å administrere nedgravde løsninger. Stillingen foreslås lagt under prosjektleder beholderutrulling avd. 121, dette fordi alt annet av tilbud til innbyggerne administreres her under beholderutrullingen og etterarbeidet rundt dette. Forslag til styrevedtak: Det opprettes 2-årig engasjementsstilling for prosjektmedarbeider nedgravde løsninger. Rapporterer til prosjektleder avd. 121 Innbyggere/beholderutrulling.

6 Styresak 30/11 Økonomirapportering 3. kvartal Til orientering Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Regnskap Budsjett 2011 Diff Regn-Bud Prognose pr pr Lineært 9 mnd pr Driftstilskudd Kostnader: Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Regnskap Budsjett 2011 Diff Regn-Bud Prognose Avd pr pr Lineært 9 mnd pr Drift adm Renovasjon Returpunkt Teigen Oppegård Bølstad Kompost Sum Kostnader Resultat Kretsløp Follo Næring Resultat med Kretsløp Follo og Næring Kommentarer: Renteutgifter lån 4 mill er budsjettert for 2011 grunnet investeringer i Kretsløp Follo, men kr. 0,- i regnskapet. Avdrag lån 3,5 mill er budsjettert for 2011, men er etter nytt regnskapsprinsipp ikke lengre kostnad, kr. 0,- i regnskapet. Avskrivninger er ikke budsjettert som kostnad for 2011, men skal etter nytt regnskapsprinsipp være med. Ikke hensyntatt i regnskapet 2011 ennå, men er med i prognosen. Avskr. er gjerne en årsoppgjørsdisposisjon som tas på slutten av året, noe uklart hva dette vil utgjøre for 2011 grunnet hvor mye som investeres i KF Cato Bekkesletten Øk.sjef

7 KRETSLØP FOLLO PROSJEKTORGANISERING daglig leder daglig drift lager/beholdere kommunikasjon AVD 121 prosjekt innbyggere Styringsgruppe borettslag/sameier nedgravde løsninger byggherreorganisasjon salg/marked AVD 120 prosjekt bygg og anlegg kvalitet/ik rådgivere/konsulenter Daglig leder deltar i styringsgruppemøtene sammen med prosjektlederne for AVD 121 og AVD 120 for å sikre samsvar mellom planer i prosjektet og overtagelse i etterkant av drift. Bedriftens ukentlige ledermøter utvides med deltakelse av prosjektlederne fra AVD 121 og AVD 120 av samme årsak.

8 Rapport Anbefaling av eierstruktur og drift av nedgravde løsninger Utarbeidet av: Bjørnar Storeheier, Follo Ren IKS Ragnhild Osen, Follo Ren IKS Astri Ths. Ekroll, Oppegård kommune Dato:

9 Innholdsfortegnelse Sammendrag... iii 1 Nedgravde løsninger Helt nedgravde løsninger Semi-nedgravde løsninger Hvor benyttes nedgravde løsninger Eierskapsmodeller for nedgravde løsninger Stavanger-modellen Fakta om drift og vedlikehold Asker-modellen Sammenlikning og vurdering av de to modellene Sammenlikning av de to modellene Vurdering av de to modellene Anbefaling - valg av løsning Koordinatorrolle/Administrasjon Innkjøp av nedgravde løsninger Tømming av nedgravde løsninger Avtaler og kontrakter Bestillerfunksjon av nedgravd løsning Kundebehandling Økonomi Differensiert renovasjonsgebyr Byggesaksbehandling av nedgravde løsninger Bruk av midler fra renovasjonsfond Konklusjon... 9 Side ii

10 Sammendrag Nedgravde løsninger eller dypoppsamlingsløsninger er en fellesbetegnelse for oppsamlingsenheter som er helt eller delvis nedgravd. Enhetene leveres med størrelser opp til 5 m 3. Slike løsninger er spesielt designet for områder som borettslag eller for næring med mye avfall eks. skoler, sykehjem etc, med behov for større fellesløsninger. I denne rapporten er to modeller for eierskap og drift/vedlikhold vurdert for å komme frem til en løsning for hvordan Follo Ren skal legge opp sitt system for nedgravde løsninger. I Stavanger området (Stavanger-modellen) er det kommunen som eier og drifter den nedgravde løsningen. De har, etter anbud, inngått avtale med en leverandør av nedgravde løsninger. Når en utbygger, eller et eksisterende sameie/borettslag/velforening ønsker å ha nedgravd løsning tar de kontakt med forvaltnings- og myndighetsenheten i kommunen som videreformidler bestilling til sin underleverandør. Løsningen byggesøkes av utbygger/tiltakshaver, og overtas av kommunen etter ferdigstillelse. Kommunen har ansvar for drift og vedlikehold av løsningen. Tiltakshaver eier kun det ytre betongelementet under bakken I Asker kommune er det borettslaget, sameiet, velforeninger eller andre abonnenter som eier og drifter den nedgravde løsningen. De må byggesøke avfallsløsningen og rette seg etter krav vedrørende nedgravde løsninger gitt av kommunen. Kommunen påtar seg kun å tømme løsningen, etter at de har vært med på ferdigbefaring og godkjent den nedgravde løsningen. Det er både fordeler og ulemper ved begge modellene. Kostnadsmessig og ansvarsmessig har Asker-modellen en klar fordel. Kommunens ansvar er å godkjenne løsningen ved en ferdigbefaring og deretter tømming av den nedgravde løsningen, så sant det er mulig. Dvs at dersom det oppstår driftsproblemer som umuliggjør tømming vil ikke den nedgravde løsningen tømmes. Denne modellen er god for kommunen og mindre god for abonnenten. Stavanger-modellen er kostnadsmessig fordyrende og mer ansvar tilligger kommunen. Fordelen med en slik løsning er at en får like systemer over hele kommunen og at abonnenten/brukeren har alltid en avfallsløsning som tømmes. Like systemer gir en fordel mht til elektronikken i de nedgravde løsningene. I fremtiden vil en kunne optimalisere tømmefrekvensen etc mht til denne. Follo-modellen, som er en Stavanger-light utgave, ivaretar brukernes servicebehov samtidig som Follo Ren ikke behøver en egen drift- og vedlikeholdsenhet. Det er antatt at en økning med 1 årsverk vil kunne dekke den økte arbeidsmengden Follo modellen innebærer følgende for Follo Ren: Koordinatorrolle/Administrasjon o utarbeidelse av anbud for type nedgravde løsninger og tømming av nedgravde løsninger o inngåelse og oppfølging av avtaler og kontrakter inkl outsourcing av drift og vedlikehold o bestillerfunksjon for nedgravde løsninger iht kontrakt med leverandør for sameier, borettslag og velforeninger o kundebehandling blant annet bestilling av drift og vedlikehold av nedgravde løsninger Byggesaksbehandles av kommunen med overtakelsesprotokoll der Follo Ren er deltaker Differensiert renovasjonsgebyr for nedgravd løsning, basert på eget regnskapsområdet Bruk av midler fra renovasjonsfond Side iii

11 1 Nedgravde løsninger Nedgravde løsninger eller dypoppsamlingsløsninger er en fellesbetegnelse for oppsamlingsenheter som er helt eller delvis nedgravd. Enhetene leveres med størrelser opp til 5 m 3. Slike løsninger er spesielt designet for områder som borettslag eller for næring med mye avfall eks. skoler, sykehjem etc, med behov for større fellesløsninger. Det er flere leverandører og varianter av dypoppsamlingsløsninger. Hovedprinsippet med løsningen er at avfallet samles opp i en beholder som er plassert helt eller delvis under bakkenivå. Dette har flere fordeler, blant annet vil avfallet lagres ved stabil lav temperatur hele året. Det reduserer problemer med lukt på varme sommerdager. Ettersom oppsamlingsvolumet ligger under bakkenivå er løsningen mindre arealkrevende enn beholderløsninger. Nedgravde løsninger gir også et bedre estetisk uttrykk enn beholdere på hjul. 1.1 Helt nedgravde løsninger Helt nedgravde løsninger leveres i størrelser på 3 m 3, 4 m 3 og 5 m 3. Ved slike løsninger er det kun innkasthuset som synes over bakken (bildet). Nedgravde løsninger som dette kan utstyres med elektronisk adgangskontroll. Det finnes flere leverandører i Norge. Helt nedgravde løsninger er bygd som et modulsystem. Se figur nedenfor. Ved tømming løftes container med innkastenheten opp = Betong element Sikkerhets platform Container Innkastenhet Figur 1. Modulbasert helt nedgravd løsning (kilde Stavanger kommune) Side 1

12 1.2 Semi-nedgravde løsninger Semi-nedgravde løsninger finnes i størrelsene 1,3 m 3, 3 m 3 og 5 m 3. Ved slike løsninger er ca 1/3 synlig over bakken (bildet). Det er også flere leverandører i Norge på denne løsningen. Løsningen er bygd opp med en innerpose som avfallet ligger i, se figur 2. Ved tømming løftes posen inkl. lokket opp. Figur 2. Semi-nedgravd løsning (kilde Molok) 1.3 Hvor benyttes nedgravde løsninger Løsningene er hensiktsmessige i større byggeprosjekter, og i eksisterende borettslag, sameier og velforeninger. Dette mht at løsningene er mindre arealkrevende enn avfallsbeholdere på hjul. Den største løsningen rommer restavfall for ca 50 boenheter ved tømming 1 x i uken, og papp/papir for ca 50 boenheter ved tømming hver annen uke. Løsningene er også tenkt benyttet på returpunkter når ny renovasjonsordning, Kretsløp Follo, trer i kraft. 2 Eierskapsmodeller for nedgravde løsninger I de påfølgende kapitlene vil det belyses to ulike måter mht til eierskap og drift av nedgravde løsninger. De vil heretter kalles; Stavanger-modellen og Asker-modellen. 2.1 Stavanger-modellen I Stavanger kommune er det fagavdeling renovasjon som har det overordnede ansvaret for alt som har med avfallshåndtering for byens innbyggere. Fagavdelingen har ansvar for: Innsamling av ulike typer fraksjoner hjemme hos abonnentene Betjening og tømming av ubetjente miljøstasjoner Mottak av hageavfall Innsamling av juletrær Side 2

13 Deltakelse i ryddeaksjoner i bydelene Prosjekter med nedgravde avfallscontainere Organisasjonsinndeling for Fagavdeling renovasjon: 1. En forvaltnings- og myndighetsenhet (bestillerenhet, fagavdeling) plassert i Bymiljø og utbygging 2. En utførerenhet som består av to renovasjonsselskap: Renovasjonen IKS og RenoNorden Når en utbygger, eller et eksisterende sameie/borettslag/velforening ønsker å ha nedgravd løsning tar de kontakt med forvaltnings- og myndighetsenheten som videreformidler bestilling til sin underleverandør. Løsningen byggesøkes av utbygger/tiltakshaver, og overtas av kommunen etter ferdigstillelse. Kommunen har ansvar for drift og vedlikehold av løsningen. Tiltakshaver eier kun det ytre betongelementet under bakken Fakta om drift og vedlikehold Det Stavanger kommune kunne gi av informasjon om oppbyggingen av drift og vedlikehold av løsningene er redegjort for nedenfor. Stavanger kommune og omegn har i dag ca 900 nedgravde løsninger. Drift og vedlikehold av de nedgravde løsningene er ikke skilt ut som et eget område. Dette vurderer Stavanger å gjøre i fremtiden. Bemanning 2 stillinger på drift og vedlikehold av de nedgravde løsningene (feil og mangler ved enheten, tidsforbruket pr container blir mindre og mindre de jobber med å utarbeide rutine for periodisk vedlikehold som rengjøring av dreneringsrammer, hogging og klipping av trær, vask av fugleskitt, mose, alger) 4 stillinger på kjøring av renovasjonsbiler Utstyr Fra aug 4 spesialbiler for tømming av nedgravde løsninger to med vaskeløsning Innkjøp og anbud Bruker like lang tid på å utarbeide et anbud for nedgravde løsninger som for beholder Bruker lengre tid på vurdering av innkomne tilbud for nedgravde løsninger kontra beholdere Administrasjon Klager mindre klager om nedgravde løsninger enn beholdere Kontakt mot brukerne mest mot styrer i borettslag på nedgravde løsninger Stavanger kommune har til tider bundet opp mye kapitalkostnader i innkjøpte nedgravde løsninger, som lagres for å unngå ventetid. Stavanger kommune har ikke gjort en reel kostnadsvurdering på hvor mye de sparer på nedgravde løsninger kontra beholderløsninger. Det de ser er at de sparer tid mht til transport og tømming og derigjennom kostnader. De har egne differensierte priser for nedgravde løsninger. De tror at break even ved innkjøp av spesialbil er når det er etablert nedgravde løsninger. Dette skyldes at det blir kortere kjøreruter mht tettheten av de nedgravde Side 3

14 løsningene. De nedgravde løsningene på en rute ligger innefor en times kjøring fra en ytterkant til en annen. 2.2 Asker-modellen I Asker kommune er det Kommunalteknisk avdeling som har ansvaret for renovasjonen i kommunen. Det er de som forvalter kommunens renovasjonssystem, samt inngår avtaler for henting av avfall hos abonnentene. Asker kommune har i forbindelse med innføring av ny renovasjonsordning utarbeidet en informasjonsbrosjyre som omhandler mulige beholderløsninger. Denne sier også noe om nedgravde løsninger. I Asker kommune kan borettslag/vel/sameier bestemme selv hvilken type nedgravd løsning de ønsker. Slik går du frem: 1. Oppretter kontakt med kommunen for å fortelle at borettslaget/sameiet/velforeningen ønsker å ha nedgravd løsning 2. Kommunen informerer om sine støtteordninger og krav til løsning 3. Tiltakshaver innhenter priser 4. Tiltakshaver velger løsning og byggesøker 5. Kommunen har forhåndsbefaring og ferdigbefaring for å påse at deres krav er overholdt Det er sameiet/borettslaget/vellet som er ansvarlig for den nedgravde løsningen (drift, vedlikehold etc). Kommunen påtar seg kun å tømme løsningen. Kostnader for drift omhandler kun tømming og transport av de nedgravde løsningene. Dette er ikke skilt fra avtalen som er inngått for tømming fra beholderabonnentene i kommunen. Asker kommune har derfor ikke et eget regnskap som gjelder tømming av nedgravde løsninger. De har heller ingen erfaringstall da ordningen med nedgravde løsninger er kommet i gang nylig. 2.3 Sammenlikning og vurdering av de to modellene Sammenlikning av de to modellene Kort informasjon om hvordan nedgravde løsninger er organisert Hvilke typer nedgravde løsninger benyttes Hvem står som ansvarlig utbygger Stavanger modellen Borettslag/sameier/velforeninger som ønsker nedgravd løsning kontakter kommunen. Kommunen foretar en bestilling hos leverandør som de selger videre til kostpris Helt nedgravde Leverandør: Namdal Ressurs Tilgangskontroll er valgfritt for borettslag etc Stavanger kommune for prosjekter i det offentlige rom. Asker modellen Borettslag/sameier/velforeninger som ønsker nedgravd løsning kontakter kommunen mht støtteordning og retningslinjer for nedgravde løsninger Tiltakshaver foretar en bestilling hos den leverandøren de ønsker Kommunen har på sine hjemmesider en liste over forskjellige leverandører av nedgravde systemer Både helt nedgravde og seminedgravde kan benyttes Leverandøren til tiltakshaver eller annen godkjent utbygger Side 4

15 hvem er ansvarlig for anbud/innkjøp av nedgravde løsninger og hvordan gjennomføres dette hvem er tiltakshaver hvordan skjer overtakelsen til kommunen om det er noen hvem er ansvarlig for drift av de nedgravde løsningene og hvordan blir evt driftsproblemer løst Stavanger modellen Kommunene er ansvarlig for anbud/innkjøp Det er Sandnes kommune som har fått ansvaret for selve anbudet, i tett dialog med de andre kommunene. Det aktuelle borettslaget/sameiet Stavanger kommune der de graves ned i det offentlige rom Stavanger kommune på skoler, barnehager og bydelshus Tiltakshaver er ellers ansvarlig utbygger, i samsvar med kommunens avfallsnorm, retningslinjer og regulerings- /bebyggelsesplaner. Kommunen foretar en ferdigbefaring Det er utarbeidet en overtakelsesprotokoll som signeres. (Stavanger kommune sier at dette er et forbedringspunkt for dem på det formelle plan, men alle overtakelser har i praksis forløpt helt smertefritt). Stavanger kommune har ansvaret for driften. Dette ivaretas av kommunens utfører Renovasjonen Egenregi IKS. Borettslag etc kontakter kommunen som rykker ut. Som oftest kontaktes serviceavdelingen direkte, noe som fungerer meget bra. Ved evt spesielle tilfeller kan Stavanger kommune kontakte leverandør for utbedring Asker modellen Borettslag/sameier/velforeninger er ansvarlig for pristilbud/innkjøp iht krav satt av kommunen for tømmeløsning, plassering etc Borettslag/sameier/velforeninger ho husholdninger Asker kommune i strandområder og på offentlige steder Kommunen overtar ikke løsningene, men godkjenner ved ferdigbefaring for å sikre at de kan tømme løsningen Sameier etc. er ansvarlige for at løsningene til enhver tid kan tømmes av kommunen Ved driftsproblemer er sameiet etc ansvarlig for at disse rettes opp i Fordeler for kommune Ulemper for kommune Full oversikt Samme leverandør(er) Ved evt innføring av nye funkjoner Færre utfordringer med kun èn løsning (erfaringsbase) Kostnadsfordelingen er alltid en utfordring (vedlikehold, service) Lagerkapasitet Lite administrasjon Kun ansvar for tømming elektroniske systemer software snakker ikke sammen ulike tømmeløsninger på seminedgravde kontra helt nedgravde Fordeler for Enkelt å forholde seg til Kan velge system selv mht pris bruker Trygghet hvis driftsproblemer Arkitekter kan velge design oppstår Stordriftsfordeler (innkjøp) Ulemper for Kan ikke selv velge leverandør (pris, Ansvar for drift utfordringer om Side 5

16 bruker Stavanger modellen design ) Prisgitt at kommunen raskt ordner driftsproblemer Asker modellen det blir driftsproblemer Avhengig av god serviceordning med leverandør Kommunen tømmer ikke dersom det er driftsproblemer Vurdering av de to modellene Slik tabellen viser er det både fordeler og ulemper ved begge modellene. Kostnadsmessig og ansvarsmessig har Asker-modellen en klar fordel. Kommunens ansvar er å godkjenne løsningen ved en ferdigbefaring og deretter tømming av den nedgravde løsningen, så sant det er mulig. Dvs at dersom det oppstår driftsproblemer som umuliggjør tømming vil ikke den nedgravde løsningen tømmes. Denne modellen er god for kommunen og mindre god for abonnenten. Stavanger-modellen er kostnadsmessig fordyrende og mer ansvar tilligger kommunen. Fordelen med en slik løsning er at en får like systemer over hele kommunen og at abonnenten/brukeren har alltid en avfallsløsning som tømmes. Like systemer gir en fordel mht til elektronikken i de nedgravde løsningene. I fremtiden vil en kunne optimalisere tømmefrekvensen etc mht til denne. 3 Anbefaling - valg av løsning For å finne den optimale løsningen for Follo Ren bør en vurdere en Stavanger- light modell, der Follo Ren påtar seg en koordinatorrolle som innbærer; anbudsutarbeidelse for valg av type nedgravd løsning og tømming av denne. Videre at Follo Ren påser at det blir inngått felles drift og vedlikeholdsavtale for alle som etablerer nedgravde løsninger basert på inngåtte avtaler. Kundebehandling for sameier/borettslag og vel med nedgravde løsninger, dette gjelder bestilling av løsning, byggesakshjelp inkl. ferdigbefaring, overtakelse av anlegget, drift og vedlikehold av disse. Istedenfor at Follo Ren etablerer en egen drift- og vedlikeholdsavdeling, bør dette outsources til en underleverandør som er ekspert på området mht valgte avfallsløsninger. Nedgravde løsninger bør bli et eget regnskapsområde slik av utgifter og evt. inntekter kostnadsføres separat. Da kan utgiftene fordeles på abonnentene som etablerer nedgravde løsninger. Dette innbærer følgende for Follo Ren: Follo modellen innebærer følgende for Follo Ren: Koordinatorrolle/Administrasjon o utarbeidelse av anbud for type nedgravde løsninger og tømming av nedgravde løsninger o inngåelse og oppfølging av avtaler og kontrakter inkl outsourcing av drift og vedlikehold o utarbeidelse av rutiner for service/drift og vedlikehold av nedgravde løsninger o bestillerfunksjon for nedgravde løsninger, iht. kontrakt med leverandør, for sameier, borettslag og velforeninger o kundebehandling; bestilling av drift og vedlikehold av nedgravde løsninger (inngåelse av service avtale med abonnenter som har denne løsningen), hjelp i byggesaker, ferdigbefaring og overtakelse av nedgravd løsning Side 6

17 Differensiert renovasjonsgebyr for nedgravd løsning, basert på eget regnskapsområdet 3.1 Koordinatorrolle/Administrasjon Det er antatt at en økning med 1 årsverk vil kunne dekke den økte arbeidsmengden en koordinatorrolle vil gi Innkjøp av nedgravde løsninger Follo Ren må utarbeide anbudsdokumenter slik at det i Follo regionen blir like typer nedgravde løsninger. En stordriftsfordel kan være bedre pris på systemene kontra priser som blir gitt enkeltvis. Stavanger og Sandnes kommune har i dette tilfelle gjennomført anbudsrunde for dette to ganger. Dokumenter fra den siste anbudsrunden har vi fått innsyn i. I anbudet stilles det en rekke krav som er standardkrav. I tillegg anser vi dette som de viktigste: Kvalitetskrav til systemet og produktet inkl. garantiordninger, levetid, materialvalg, elektronikk Leveringsdyktighet - leveringstid på nedgravde løsninger, utstyrsdeler, geografisk nærhet Sikkerhet både til produktet og for brukeren Design, estetikk og funksjonalitet Pris Service-avtale I Stavanger kommune er det behov for forholdsvis store nedgravde løsninger, her har de bestemt at det er helt nedgravde løsninger de ønsker. I Follo Rens område kan det også være behov for mindre nedgravde løsninger. Follo Ren bør derfor vurdere om det skal gis anledning for mindre borettslag å benytte seg av semi-nedgravde løsninger, da disse finnes i mindre størrelser enn 3m3 og 5m3. Dette må det i tilfelle tas høyde for i et anbud. Eksempelvis: Helt nedgravde system fra 3-5m3 Semi-nedgravde system fra null til 1,3 m Tømming av nedgravde løsninger For å sikre at Follo Ren alltid har biler som kan tømme nedgravde løsninger bør en gjennomføre et separat anbud for dette. Krav som bør inn: Kvalitetskrav o Ruter for tømming o Tømmerutiner o Tømmeløsning (To- kroksystem eller spesialbil) o Utslippskrav til renovasjonsbiler (Euro 5) o Støykrav både mht til biler og ved tømming o Støv og forsøpling ved tømming Tidsbruk Pris Side 7

18 3.1.3 Avtaler og kontrakter Det vil være Follo Ren som inngår kontrakter og avtaler med underleverandører. De er også ansvarlig for oppfølging av disse. Det bør inngås en egen kontrakt/avtale på drift og vedlikehold av nedgravde løsninger som også tar for seg elektronikken i systemene. Kostnaden for denne skal implementeres i regnskapsområdet for nedgravde løsninger. Follo Ren skal utarbeide rutiner for service/drift og vedlikehold av området rundt den nedgravde løsningen. Dette gjelder blant annet tagging, mose- og algevekst på platen. Beskjæring av trær etc Bestillerfunksjon av nedgravd løsning Sameier, borettslag og vel kontakter Follo Ren for bestilling av nedgravde løsninger. I forkant av dette må det være gjennomført vedtak i nevnte sameie, borettslag eller vel om at dette er ønsket løsning. Byggesaksbehandlingen gjennomføres av den enkelte eierkommune, se kap 3.3. Det er sameiet, borettslag og vel som er ansvarlige for å sende søknad som tiltakshaver for den nedgravde løsningen. Drift og tømming av den nedgravde løsningen overtas av Follo Ren etter ferdigstillelse og overtakelses møte med befaring av løsning. Follo Ren har ansvar for drift og vedlikehold av løsningen. Tiltakshaver eier kun det ytre betongelementet under bakken Kundebehandling Sameier, borettslag og vel kontakter Follo Ren dersom problemer oppstår med den nedgravde løsningen. Dette innebærer feil på selve enheten, luktproblemer, om den er full, behov for nye adgangsbrikker til avfallsløsningene etc. Sameier, borettslag og vel kontakter Follo Ren ved bestilling av drift og vedlikehold av den nedgravde løsningen dersom ikke annet er avtalt. I byggesaker skal Follo Ren være representer i oppstartsmøte, ved ferdigbefaring og overtakelse av den nedgravde løsningen. Follo Ren har i sin veileder til plassering av avfallsløsninger stilt krav til hva en må ta hensyn til ved plassering av en nedgravd løsning. 3.2 Økonomi Differensiert renovasjonsgebyr For å oppnå hensiktsmessig drift av nedgravde løsninger bør vi komme opp på et nivå på mellom nedgravde løsninger. Her bør det settes et mål på ca to år. Det er antatt at en økning i 1 årsverk vil kunne dekke den økte arbeidsmengden. I Follo Rens område bør det derfor i nye store byggesaker stilles krav til nedgravd avfallsløsning. Dette bør gjøres i reguleringen, og i utbyggingsavtalen der en slik avtale er påkrevd. Side 8

19 For eksisterende områder, der det i dag er felles løsninger, bør Follo Ren i forbindelse med utrulling av beholdere opprette dialog med borettslag, sameier og velforeninger. Her bør nedgravde avfallsløsninger være en god erstatter i forhold til en økning i beholdere, som er veldig arealkrevende. Nedgravde løsninger gir en merkostnad ved oppstart, noe som må dekkes av borettslaget, sameiet eller velforeningen. For at disse skal gå fra beholdere til en slik løsning har styret i Follo Ren gjort vedtak på ukestømming av restavfallet og 14. dagers tømming på papp/papir. Dette reduserer engangsinvesteringen i avfallsløsninger. Likevel vil ikke dette være nok. Forslaget vil derfor være i en oppstartsfase på 3-5 år å gi 20% reduksjon i renovasjonsgebyret dersom en velger denne løsningen. Etter oppstartsfasen har en sikre tall på hvor mye regnskapsområdet nedgravde løsninger står for og en kan da få et riktigere gebyr på dette området. Dvs at en de første årene, inntil det er containere, muligens må subsidiere dette regnskapsområdet med midler. Dette antas å bli tjent inn igjen mht til tidsbruk på tømming og transport når systemet er oppe og går. Midlene kan da tilbakeføres der de har blitt tatt fra i innkjøringsfasen. 3.3 Byggesaksbehandling av nedgravde løsninger Nedgravde løsninger bør behandles likt i alle eierkommunene. Alle som ønsker å ha nedgravde løsninger som sitt avfallssystem hhv på returpunkt eller sameier/borettslag/vel må byggemelde dette. Nedenfor gjengis hvilke skjemaer som skal benyttes. Skjema 5174 Søknad om tillatelse til tiltak, pbl 20-1, skal benyttes. Dette er et standardskjema som gjelder i alle kommuner. Se vedlegg. Skjema 5154 Nabovarsel og 5181 Søknad om ansvarsrett skal også sendes inn iht byggesaken. Kommunen det søkes i skal ha uttalelse fra Follo Ren i byggesaken, slik at plassering etc. blir iht norm/veileder utviklet at Follo Ren (veilederen er under utvikling). Dette må det gis informasjon om til den enkelte eierkommune og deres byggesakskontor/-avdeling. Før byggesaken ferdigstilles skal Follo Ren og kommunen på ferdigbefaring med underskrift av overtakelsesrapport for tømming. 3.4 Bruk av midler fra renovasjonsfond For å oppnå et visst antall nedgravde løsninger også i eksisterende boområder, bør den enkelte eierkommune og Follo Ren vurdere å bruke deler av fondsmidlene på dette. Det vil si at eierkommunene og Follo Ren har mulighet til å gi støttemidler til de eksisterende boområdene som ønsker nedgravde løsninger utover det de i dag vil få mht pris for beholdere de opprinnelig skulle hatt. Her bør en også vurdere om samme støtte skal gis i nye byggeprosjekter. Eierkommunen må selv bestemme dette ved tilbakeføring av penger fra Follo Ren. 4 Konklusjon Follo-modellen som er en Stavanger-light utgave, vil være et godt alternativ for Follo Ren og brukerne av nedgravde løsninger. Her ivaretas brukernes servicebehov samtidig som Follo Ren ikke behøver en egen drift og vedlikeholds enhet. Follo modellen innebærer følgende for Follo Ren: Koordinatorrolle/Administrasjon Side 9

20 o utarbeidelse av anbud for type nedgravde løsninger og tømming av nedgravde løsninger o inngåelse og oppfølging av avtaler og kontrakter inkl outsourcing av drift og vedlikehold o bestillerfunksjon for nedgravde løsninger iht kontrakt med leverandør for sameier, borettslag og velforeninger o kundebehandling blant annet bestilling av drift og vedlikehold av nedgravde løsninger Byggesaksbehandles av kommunen med overtakelsesprotokoll der Follo Ren er deltaker Differensiert renovasjonsgebyr for nedgravd løsning, basert på eget regnskapsområdet Bruk av midler fra renovasjonsfond Det er antatt at en økning med 1 årsverk vil kunne dekke den økte arbeidsmengden. Side 10