Tilbudskonferanse innsamling og transport av husholdningsavfall

Transkript

1 Møtereferat Tittel/tema: Tilbudskonferanse innsamling og transport av husholdningsavfall Dato: Tidspunkt: Tilstede: Referent: Renate Berner Follo Ren IKS Nina Henriksen Follo Ren IKS Runar Jacobsen Follo Ren IKS Trine Friberg Wahl-Larsen Advokatfirma AS 5 leverandører representert ved 8 personer Trine Friberg 1 Innledning og presentasjon 2 Gjennomgang av konkurransegrunnlaget Follo Ren IKS, representert ved RB og NH foretok en gjennomgang av vedlagte powerpointpresentasjon, vedlegg 1. Det ble understrekt at det i presentasjonen kun er fremhevet enkelte forhold, med samtidig oppfordring til å lese hele konkurransegrunnlaget (del A-C med samtlige vedlegg) nøye, i god tid før tilbudsfristen. I den sammenheng påpekt at eksempelvis kvalifikasjonskravene ikke ble gjennomgått i sin helhet, ei heller kravet som er stilt til erfaring, jf. de presiseringer som er foretatt i konkurransegrunnlagets punkt 2.5 tilknyttet dette kravet. Det ble videre oppfordret til å stille spørsmål ved evt. uklarheter, mangler eller antatte feil senest 6 dager før tilbudsfristen. I denne sammenheng påpekte TF risikoen for avvisning dersom tilbudet inneholder forbehold, avvik, eller uklarheter, jf. konkurransegrunnlagets del A, punkt 3.6. Det ble også fremhevet at det ikke er ønskelig med beskrivelse av hvordan kravene i kravspesifikasjonen, konkurransegrunnlagets del B, vil bli oppfylt, med mindre dette er relevant for den besvarelse som er forutsatt under tildelingskriteriet kvalitet, jf. del A punkt 4.5 samt vedlegg 9. 3 Spørsmål og synspunkter fra leverandørene Det fremkom følgende synspunkter og spørsmål til forståelsen av følgende punkter i kravspesifikasjonen: 4.2 tredje avsnitt I tredje avsnitt er det bl.a. fastsatt følgende: 1

2 «Dersom det er nødvendig at ruten legges slik at det innebærer kjøring på gang- og sykkelvei, skal det foretas en risikovurdering. Denne skal fremlegges for oppdragsgiver samtidig med forslag til ruteoversikt.» Videre er det i nest siste avsnitt fastsatt: «Dersom det i løpet av kontraktsperioden avdekkes at det er nødvendig å kjøre på gang- og sykkelvei vil oppdragsgiver kunne akseptere dette uavhengig av overnevnte tidspunkter.» Det ble stilt spørsmål om hvordan dette skal forstås, vurdert opp mot at det iht. vegtrafikkloven ikke er tillatt å kjøre på gang- og sykkelvei. Det ble presisert at dersom FR deler leverandørens oppfatning om at det er nødvendig å kjøre på gang- og sykkelvei, så vil Follo Ren enten søke om dispensasjon, eller pålegge abonnentene annen plassering. Disse presiseringer vil bli inntatt i et eget dokument benevnt «Presiseringer og endringer av konkurransegrunnlaget», som vil bli lagt ut på Doffin. I det følgende siktes til dette dokumentet, når det opplyses om at endringer/presiseringer vil bli inntatt i eget dokument som gjøres tilgjengelig på Doffin. 4.5 FR ble under henvisning til hensynet til HMS for renovatørene oppfordret til å endre tredje kulepunkt, dvs. følgende krav: Beholdere og containere skal plasseres korrekt tilbake på samme plass med samme orientering og i samme rekkefølge som før henting, dvs. at beholderen er orientert slik abonnenten ønsker. I denne sammenheng ble det også vist til følgende krav, med spørsmål om evt. krav mot abonnentene: Det må påregnes ulike typer underlag ved trilling av beholdere. Kantsteiner, trappetrinn og lignende vil forekomme FR ville komme tilbake til dette. Etterskrift: FR har etter en vurdering i etterkant av konferansen konkludert med at kravene fastholdes. Det er opp til leverandøren å sikre at kravene til HMS blir ivaretatt ved utførelsen av innsamlingen i henhold til oppdragsgivers krav. Etter FRs oppfatning er leverandøren nærmest til å ivareta HMS gjennom planlegging av ressursinnsats, krav til bekledning mv. Når det gjelder underlag, påpekes dog at leverandøren i punkt er forutsatt å gi beskjed til FR ved «Stigning/ikke plant underlag», jf. følgende beskrevne prosedyre: Renovatør dokumenterer forholdet med bilde og oversender dette med en kort beskrivelse av avviket til driftsleder som videreformidler dette til kundeservice hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver registrerer dette i Komtek. Beholder påsettes gul avvikslapp hvor det er krysset av for årsak 2

3 Avvikslappen skal fjernes av renovatør ved påfølgende tømming. Dette innebærer at FR vil foreta en skjønnsmessig vurdering av hvorvidt aktuelle forhold tilsier at det settes krav til abonnenten om endret plassering/utbedring av forhold. Dette er utelukkende et forhold mellom FR og den enkelte abonnent, og gir ikke grunnlag for krav om retting eller tilleggskrav fra leverandøren. 4.9 I punkt 4.9 er det fastsatt at endring av komprimeringsgrad +/- 50 kg/m 3 ikke anses som en endring i kontraktens forstand. Det ble vist til at endring i denne størrelsesorden ville ha stor betydning for nødvendig ressursbruk, og det ble derfor oppfordret til at denne bestemmelsen ble revurdert. FR opplyste at punktet ville bli revurdert, og at evt. endring av kravet ville bli kommunisert i Doffin og 10.5 I 4.11 er det fastsatt at leverandørene må ha plass til ruller med matavfallsposer på renovasjonsbilen for oppfyllelse av plikten til supplering av matavfallsposer. Videre er det i punkt 10.5, gjeldende opsjon om skifte av hjul på beholdere, fastsatt at hjul til enhver tid skal oppbevares i bilen, slik at nødvendig skifte kan gjennomføres samtidig med innsamlingen på tømmeruten. Det ble hevdet at det ikke er plass til ruller med matavfallsposer samt hjul i biogassbilene. Det ble også stilt spørsmål om leverandøren skulle sørge for 1. gangs utlevering, og om det ville bli årlige utleveringer. FR opplyste at oppdragsgiver ville sørge for 1. gangs utlevering av poseruller til matavfall samt kurv til matavfallssortering i kjøkkenbenken, og at det ville skje før oppstart av denne kontrakten. Videre at leverandøren er ansvarlig for løpende supplering av matavfallsposer ved behov, slik det er beskrevet i punkt Disse presiseringene vil bli inntatt i eget dokument som blir tilgjengelig på Doffin. FR ville foreta en nærmere vurdering av opplysningen om at det ikke var plass til lagring i biogassbilene, med samtidig opplysning om at evt. endringer av kravet vil bli kommunisert i Doffin. Etterskrift: Etter avholdt konferanse ble det tatt kontakt med annen oppdragsgiver, som kunne opplyse om at kravet om oppbevaring av poser i biogassbilen ikke hadde skapt noen problemer. Dette kravet vil således bli fastholdt, dog slik at det tillates at utlevering av poser skjer senere samme dag, dersom antallet poser medbrakt i bilen ikke er tilstrekkelig. Videre vil det bli stilt krav om minst 4 hjul medbrakt i renovasjonsbilen. Dersom antallet ødelagte hjul overstiger 4, vil det bli akseptert at dette/disse blir skiftet ut ved neste gangs tømming. Disse endringer vil bli inntatt i eget dokument som blir tilgjengelig via Doffin. 3

4 6.1 I punkt 6.1 er det opplyst at omlastestasjonen enten vil bli liggende innenfor området skravert i kartet som er inntatt, eller på adresse Stormåsan 42, 1540 Vestby. Leverandørene påpekte at leveranse til Vestby innebærer et helt annet kalkylegrunnlag. FR kunne opplyse om at det nå er avklart at dette alternativet utgår, og følgelig vil det bli foretatt en endring av konkurransegrunnlaget på dette punkt, som vil bli inntatt i eget dokument kunngjort i Doffin. Det ble også stilt spørsmål om hvordan følgende skal forstås: «Omlastestasjonen vil ikke ha vekt for inn- og utveiing, men dette kan bli innført i kontraktsperioden. Leverandør må ta høyde for dette i sine enhetspriser.» Dette er ment forstått slik at leverandøren må innkalkulere den ekstra tiden som vil være forbundet med evt. slik inn- og utveiing. Dette vil li presisert i separat dokument i Doffin. 7.1 Det ble stilt spørsmål om det kunne påregnes dispensasjoner fra krav til akseltrykk. FR opplyste om at dette ikke kunne påregnes, med samtidig understrekning av viktigheten av at leverandørene gjorde seg godt kjent med vegnettet, jf. de opplysninger som er gitt i punkt 7.1, hvor det også er oppfordret til dette. På spørsmål om hvorfor det ikke var avholdt befaringer av noen veier som viste hvor vanskelig forholdene kunne være, ble det uttalt at FR anså det som helt nødvendig at den enkelte leverandør gjorde seg godt kjent med hele vegnettet. Etterskrift Det understrekes at utfyllingen av tabell 2 med etterfølgende prosabeskrivelse av «ulike typer kjøretøy til ulike typer innsamlingsområder og ulike typer oppsamlingsenheter (beholdere/nedgravde løsninger/containere), herunder beskrivelse av hvordan kjøretøy er tilpasset veinettet» i vedlegg 9, må baseres på at det ikke er/vil bli gitt dispensasjoner. 7.2 Det ble stilt kritiske spørsmål til hvorfor det kun kan benyttes en-kamrede kjøretøy. FR uttrykte at de var enige i at det ikke var noe i veien for at det ble benyttet to-kamrede kjøretøy, forutsatt samme fraksjon i begge kamre, jf. følgende krav i hhv. punkt 4.5 og 7.6: Restavfall og papp/papir/drikkekartong skal holdes adskilt ved innsamling og levering. Ved eventuelt skifte av avfallstype skal kjøretøyet rengjøres nøye innvendig slik at avfallstyper ikke smitter fra en type til en annen. Kravet vil således bli endret i eget dokument som blir tilgjengelig via Doffin. 4

5 7.7 I punkt 7.7 er det fastsatt at leverandør skal ha oppstillingsplass for kjøretøy i en av FRs eierkommuner, samt at bilene ikke skal parkeres på offentlige parkeringsplasser eller på hjemmeadresser når de ikke er i bruk. Det ble oppfordret til at kravet ble endret, slik at det var lov til å ha oppstillingsplass utenfor eierkommunene. FR fastholder kravet. 5