Møteinnkalling. Partssammensatt utvalg. Møtested: Thon Hotel Oslofjord, Sandviksveien 184, 1337 Sandvika, Tidspunkt: kl. 09.

Transkript

1 Møteinnkalling Partssammensatt utvalg Møtested: Thon Hotel Oslofjord, Sandviksveien 184, 1337 Sandvika, Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til eller Varamedlemmer møter etter avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Anette Solli LEDER AKERS: H Bjørn Tore Ødegården NESTL BUSKE: AP Sandra Bruflot MEDL BUSKE: H Siv Henriette Jacobsen MEDL ØST:AP, SV Simen Nord MEDL ØST: H Tonje Brenna MEDL AKERS: AP Morten Vollset MEDL AKERS: SP Rune Tore Husemoen MEDL UNIO Ine-Lill Hjelm Gabrielsen MEDL UNIO Jonill Engesæter MEDL YS Morten Trudeng MEDL AKA Bente Gårdeng MEDL LO Marit Lønningdal OBS HVO Oslo, Anette Solli leder 1

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel PS 75/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden PS 76/2018 Godkjenning av protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg PS 77/2018 PS 78/2018 PS 79/2018 PS 80/2018 Utsatt sak - Revidert - Usikkerhetsanalyse for hovedprosjekt - etablering av Viken fylkeskommune Statusrapport for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper Betingelser for ansatte ved overføring til Viken fylkeskommune Eierskap og organisering av kollektivinfrastruktur i Viken PS 81/2018 Vikens eierskap i interkommunale arkivordninger fra og med PS 82/2018 PS 83/2018 Budsjettbehov Viken-prosjektet Oppfølging av stortingsmelding om nye oppgaver PS 84/2018 Åpen post

3 Saksnr.: 2017/31 Løpenr.: 931/2018 Klassering: 034 Saksbehandler: Trond Sæbø Skarpeteig Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg /2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak Innkalling og dagsorden godkjennes Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune 3

4 Saksnr.: 2017/31 Løpenr.: 932/2018 Klassering: 034 Saksbehandler: Trond Sæbø Skarpeteig Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg /2018 Godkjenning av protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg Vedlegg 1 Protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg Forslag til vedtak Protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg godkjennes Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune 4

5 Møteprotokoll Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtested: Biskopsrud, Fylkeshuset i Drammen, Hauges gate 89, 3019 Drammen Dato: Tid: Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Anette Solli Leder Akershus: Høyre Bjørn Tore Ødegården Nestleder Buskerud: Arbeiderpartiet Sandra Bruflot Medlem Buskerud: Høyre Siv Henriette Jacobsen Medlem Østfold: Fellesliste Ap og SV Simen Nord Medlem Østfold: Høyre Tonje Brenna Medlem Akershus: Arbeiderpartiet Morten Vollset Medlem Akershus: Senterpartiet Ine-Lill Hjelm Gabrielsen Medlem UNIO Jonill Engesæter Medlem YS Morten Trudeng Medlem Akademikerne Bente Gårdeng Medlem LO Marit Lønningdal Observatør Hovedverneombud - Viken 2020 Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Rune Tore Husemoen MEDL UNIO Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Rune Karlsen Rune Tore Husemoen UNIO Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Harald Horne Hovedprosjektleder Anne Skau Rådmann Østfold fylkeskommune Knut Sletta Rådmann Akershus fylkeskommune Kjersti Bærug Hulbakk Rådmann Buskerud fylkeskommune Vegar Arndal HR-ansvarlig prosjekt Viken 2020 Trond Sæbø Skarpeteig Sekretær Marianne Israelsen Sekretær Rune Karlsen møtte fra og med sak 71/2018. Bjørn Tore Ødegården var møteleder på sak 72/

6 Saksliste Saksnr. Sakstittel PS 66/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden PS 67/2018 Godkjenning av protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg PS 68/2018 PS 69/2018 PS 70/2018 PS 71/2018 PS 72/2018 PS 73/2018 PS 74/2018 Statusrapport hovedprosjekt for etablering av Viken fylkeskommune Usikkerhetsanalyse for hovedprosjekt for etablering av Viken fylkeskommune Konsekvenser ved å utsette arbeidet med å etablere Viken fylkeskommune Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med å etablere Viken - evaluering Verdiprosess for Viken fylkeskommune Orientering om prosesser knyttet til oppnevning av prøvenemnder i Viken fylkeskommune fra felles satser for prøvenemndshonorering i Viken fylkeskommune Åpen post PS 66/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak Innkalling og dagsorden godkjennes. Partssammensatt utvalgs behandling: Partssammensatt utvalgs vedtak : Innkalling og dagsorden godkjennes. PS 67/2018 Godkjenning av protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg Forslag til vedtak Protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg godkjennes. 6

7 Partssammensatt utvalgs behandling: Partssammensatt utvalgs vedtak : Protokoll fra møtet i partssammensatt utvalg godkjennes. PS 68/2018 Statusrapport hovedprosjekt for etablering av Viken fylkeskommune Forslag til vedtak/innstilling Fellesnemda tar saken til orientering Partssammensatt utvalgs behandling: Møteleder foreslo å ta saken til orientering. PSU sluttet seg til møteleders forslag. Partssammensatt utvalgs uttalelse : Saken tas til orientering. PS 69/2018 Usikkerhetsanalyse for hovedprosjekt for etablering av Viken fylkeskommune Forslag til vedtak Fellesnemda slutter seg til hovedprosjektleders håndtering av risiko og muligheter (usikkerhetsstyring) slik det er beskrevet i denne saken. Partssammensatt utvalgs behandling: Møteleder foreslo å utsette saken. PSU sluttet seg til møteleders forslag. Partssammensatt utvalgs uttalelse : Saken utsettes. PS 70/2018 Konsekvenser ved å utsette arbeidet med å etablere Viken fylkeskommune Forslag til vedtak/innstilling Saken fremmes uten innstilling. 7

8 Partssammensatt utvalgs behandling: Bjørn Tore Ødegården (AP) foreslo at saken tas til orientering. PSU sluttet seg til Ødegårdens forslag. Partssammensatt utvalgs uttalelse : Saken tas til orientering. PS 71/2018 Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med å etablere Viken - evaluering Forslag til vedtak/innstilling Fellesnemnda tar saken til orientering. Partssammensatt utvalgs behandling: Møteleder foreslo å ta saken til orientering. PSU sluttet seg til møteleders forslag. Partssammensatt utvalgs uttalelse : Saken tas til orientering. PS 72/2018 Verdiprosess for Viken fylkeskommune Partssammensatt utvalgs behandling: Møteleder foreslo å legge hovedprosjektleders forslag til grunn. PSU sluttet seg til møteleders forslag. Partssammensatt utvalgs uttalelse : 1. P1 bes igangsette en prosess med å få fram felles verdier for Viken fylkeskommune. Endelig forslag legges fram for fellesnemnda. 2. Arbeidet med verdier følger fremdriftsplan som ligger i denne saken. PS 73/2018 Orientering om prosesser knyttet til oppnevning av prøvenemnder i Viken fylkeskommune fra felles satser for prøvenemndshonorering i Viken fylkeskommune Forslag til vedtak/innstilling Fellesnemnda slutter seg til prosessen knyttet til oppnevning av prøvenemnder i Viken fylkeskommune. For øvrig tas saken til orientering. 8

9 Partssammensatt utvalgs behandling: Møteleder foreslo å ta saken til orientering. PSU sluttet seg til møteleders forslag. Partssammensatt utvalgs uttalelse : Saken tas til orientering. PS 74/2018 Åpen post Partssammensatt utvalgs behandling: Det ble ved konstituering av møtet meldt inn to saker til åpen post. A. Manglende informasjon og samhandling på tvers, ved Morten Trudeng. Hovedprosjektleder lovet involvering av ansatte i bla. verdiprosessen. Møteleder slo fast at dette er noe vi kommer tilbake til ofte framover. B. Spørsmål om fylkesdirektør plan, ved Ine-Lill Hjelm Gabrielsen. Ansettelsesutvalget tar opp saken på møte i dag. 9

10 Saksnr.: 2018/2 Løpenr.: 941/2018 Klassering: 034 Saksbehandler: Åshild Hortemo Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda /2018 Partssammensatt utvalg /2018 Utsatt sak - Revidert - Usikkerhetsanalyse for hovedprosjektet for etablering av Viken fylkeskommune Forslag til vedtak Fellesnemda slutter seg til hovedprosjektleders håndtering av risiko og muligheter (usikkerhetsstyring) slik det er beskrevet i denne saken Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken Fellesnemda behandlet i sitt møte den 4. september 2018, sak 92/2018 styringsdokument for etablering av Viken fylkeskommune som ble vedtatt som et strategisk rammeverk. Det ble i samme sak vedtatt at hovedprosjektleder skulle legge fram en oversikt over hovedprosjektets risiko og muligheter med forslag til håndtering av dette (usikkerhetsstyring) til fellesnemda sitt møte i oktober. Denne saken ble utsatt. Revidering av saken fremgår av gul markering i dette dokumentet. Risikovurderingen tar utgangspunkt I hovedmål 1 for gjennomføring av hovedprosjektet: 10

11 1. Etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Alle leveranser med prioritet 1, og som er nødvendige for å få etablert infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med , er gjennomgått. Alle arbeidsgrupper har vurdert sine leveranser med prioritert 1 og identifisert hendelser som kan hindre at oppgaven ikke blir utført innen fristen. Risiko i hovedprosjektet er vurdert ut fra sannsynligheten for at en hendelse oppstår, og konsekvenser av hendelsen hvis den inntreffer. Dette gir en risikoscore for å prioritere hendelser beslutningstaker må følge opp. For disse prioriterte hendelsene med høy risiko, bør beslutningstaker iverksette risikoreduserende tiltak. På denne måten kan beslutningstaker sikre at hovedprosjektet gjennomføres i tråd med forventningene. Vurdering av muligheter tar utgangspunkt i hovedmål 2 og 3 for gjennomføring av hovedprosjektet: 2. Sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere 3. Legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune Leveranser med prioritet 2 eller 3 som kan bidra til å ta ut gevinster og å realisere Viken fylkeskommunes visjon og mål er gjennomgått. Alle arbeidsgrupper har identifisert leveranser som kan bidra til mer effektiv oppgaveløsning på kort og lengre sikt. Dette er områder beslutningstaker bør følge opp for å oppnå gevinster. Usikkerhetsanalysen skal benyttes på alle nivåer i prosjektgjennomføringen: Prosjekteier dvs. Fellesnemda, PSU og arbeidsutvalg skal gjennom usikkerhetsanalysen få tilstrekkelig informasjon til å forsikre seg om at hovedprosjektet holder avtalt framdriftsplan, kostnadsramme og leverer med tilstrekkelig kvalitet. Prosjektledelse dvs. Hovedprosjektleder, nye fylkesdirektører og administrasjonen i de tre fylkeskommunene skal sikre at det administrative arbeidet holder avtalt framdrift og disponerer ressurser innenfor de rammer som er gitt. Prosjektmedarbeidere dvs. administrative ledere av arbeidsgruppene, medarbeidere i undergrupper eller andre som utfører oppgaver for å fullføre en leveranse, skal sikre at avtalte oppgaver utføres. I tillegg til å sikre at de tre hovedmål for gjennomføring av hovedprosjektet nås, er det en forutsetning for vellykket etablering av Viken fylkeskommune at forsvarlig drift og avvikling av de tre eksisterende fylkeskommuner blir ivaretatt. Hovedprosjektleder har på denne bakgrunn gjennomført usikkerhetsanalysen. Fakta Alle arbeidsgrupper skal løpende oppdatere usikkerhetsregisteret (oversikt over risiko og muligheter) for sine leveranser, slik som beskrevet i vedtatt styringsdokument for 2 11

12 hovedprosjekt for etablering av Viken. Dette danner grunnlag for å iverksette risikoreduserende tiltak for å styre usikkerheten. Utvikling av usikkerhet som påvirker arbeidsgruppenes leveranser inngår i arbeidsgruppenes rapportering til hovedprosjektleder. På denne bakgrunn danner hovedprosjektleder et samlet risikobilde som rapporteres til arbeidsutvalget, partssammensatt utvalg (PSU) og fellesnemda. Ved at alle leveranser er vurdert med prioritet 1 og 2, der prioritet 1 er leveranser som iverksettes for å nå mål 1, har alle arbeidsgruppene identifisert kritiske områder som må være på plass for å etablere Viken fylkeskommune fra og med Det er på denne måten synliggjort hvilke oppgaver som kan vente. Det er mange oppgaver vi kan videreføre, men som blir håndtert ulikt, basert på eksisterende praksis i de tre fylkeskommunene. Ulikheten kan fortsette i en overgangsperiode. Det kan variere hvor lenge de ulike oppgavene kan løses forskjellig uten at det går utover omdømmet. Den viktigste faktoren for å realisere mulighetsrommet er tidsfaktoren, dvs. at hovedprosjektet overholder framdriftsplan slik som skissert i mandat for politiske og administrative grupper, vedlegg 3 til vedtatt styringsdokument i fellesnemda den 4. september 2018, sak 92/2018. Hovedprosjektleder viser videre til vedtatt ROS-analyse behandlet i fellesnemda sitt møte den 3. mai, se sak 62/2018. Hovedprosjektleder trekker fram tre sentrale elementer for vellykket gjennomføring av hovedprosjektet: 1. Avklart rammebetingelser for innplassering av medarbeidere 2. Avklart rammebetingelser for anskaffelse av infrastruktur 3. Sørget for forsvarlig drift og avvikling av de tre eksisterende fylkeskommunene Hovedprosjektleder redegjør nedenfor for noen sentrale momenter for hvert av de nevnte tre punktene. 1. Innplassering av medarbeidere For å kunne innplasser alle medarbeidere er det nødvendig å få avklart hvor alle fagområder skal plasseres. Fellesnemda har innplassert 7 fylkesdirektører og en overordnet skisse til ansvarsområder som følger: Fylkesdirektør fylkesrådsleders kontor Fylkesdirektør finans og administrasjon Fylkesdirektør planlegging Fylkesdirektør kompetanse Fylkesdirektør infrastruktur Fylkesdirektør kultur Fylkesdirektør næring Dette gir retning for hvor flere fagområder skal plasseres, men av hensyn til forsvarlig framdrift, er det viktig fellesnemda uansett også tar stilling til det mer detaljerte underlaget 3 12

13 som er framsatt av politisk arbeidsgruppe 2, til dette møtet i fellesnemda. Manglende avklaring vil kunne medføre at innplassering ikke kan gjennomføres iht. plan. Det gjenstår imidlertid hvordan eksisterende fylkeskommunale virksomheter, foretak og selskaper skal håndteres. Dette gjelder f.eks. for tannhelse og eiendom, som er ulikt organisert i de tre eksisterende fylkeskommuner. 2. Infrastruktur for å drifte ny organisasjon fra En kritisk faktor for å sikre forsvarlig drift fra i Viken fylkeskommune er at nødvendig infrastruktur er etablert. Sammenslåing av tre fylkeskommuner til en fylkeskommune, er IT-messig svært komplekst, og den tiden vi har fra nå (oktober 2018) til oppstart av Viken fylkeskommuner ( ) er helt nødvendig for å gjennomføre alle aktiviteter. Anskaffelsesprosess for denne infrastrukturen må iverksettes tidlig, og kontrakter undertegnes tidlig i Dette gjelder: 1. Økonomi/HRM-system: Anskaffelsesprosess vil gå fra september 2018 til januar Kontrakt må senest signeres innen januar Sentral sak og arkivløsning: Anskaffelsesprosess vil gå fra september 2018 til mars Kontrakt må senest signeres innen april Grunnleggende infrastruktur: Disse leveransene inkluderer flere prosjekter for teknisk å kunne levere IT-tjenester inkl. nødvendige fagsystemer til brukerne. Det er definert flere prosjekter som har noe ulik fremdrift. Noen av prosjektene (datasenter Viken, nettverk, identitet og brukerhåndtering) må levere løsninger i løpet av første halvår Andre leveranser har leveringsfrist høsten Der anskaffelsesprosess med ny avtale er nødvendig, vil samtlige av disse starte i løpet av høsten Fagsystemer: Det er over 200 fagsystemer, og det er gjort og gjøres videre vurderinger hvordan disse skal ivaretas fra Vurderinger som gjøres er: 1. Fortsette å bruke dagens tre fagsystemer 2. Bruke ett av dagens fagsystemer 3. Anskaffe nytt fagsystem for Viken 5. Fagsystemer Statens vegvesen: Statens vegvesen benytter ca. 160 ulike fagsystemer som også må driftes av Viken fylkeskommune. Valg av alternativ løsning vurderes ut ifra flere kriterier som f.eks. dagens avtalevilkår, behov for samordning, økonomi og risiko for gjennomføring til Det er sentralt å understreke at det i perioden fra nå til skal gjennomføres en rekke ulike leveranser. Disse leveransene er i stor grad avhengige av hverandre. En utsettelse av de prosjekter som er i gang og under oppstart, vil kunne medføre store utfordringer knyttet til IT-løsninger og fagsystemløsninger for etablering av Viken fylkeskommune til Innenfor flere områder vil det ved utsettelse, ikke være mulig å 4 13

14 levere en ferdig løsning til , dette gjelder økonomi/hrm-system samt sak- og arkivløsning. Se sak om statusrapportering fra arbeidsgruppe A2 Digitalisering, samhandling og innovasjon og sak om budsjett for hovedprosjektet for 2019, som behandles i dette møtet. 3. Forsvarlig drift og avvikling av Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner Forsvarlig drift, som sikrer at tjenesteproduksjonen opprettholdes i de tre fylkeskommunene fram mot og i overgangsfasen mellom avvikling og etablering av Viken fylkeskommune, er kritisk for alle brukere av fylkeskommunens tjenester. Dette gjelder først og fremst drift av videregående opplæring, tannhelse, men også lovpålagte oppgaver som regional planmyndighet, forvaltning av statlige oppgaver som tilskudd mv. I etableringsfasen av Viken fylkeskommune pr er det kritisk at de tre fylkeskommunene overfører nødvendig informasjon og dokumentasjon på en ensartet måte for bruk i Viken fylkeskommune. Dette gjelder for eksempel all kontaktinformasjon med samarbeidspartnere og brukere, historisk informasjon for å forvalte kulturminnevern, informasjon for å utøve rollen som planmyndighet. Videre må de tre organisasjonene i god tid i forkant ha sørget for overføring, oppdatering, evt. avvikling og etablering av nye avtaler, f.eks. samarbeidsavtaler, nasjonale og internasjonale avtaler og forpliktelser, partnerskapsavtaler, medlemskap i ulike organisasjoner, interkommunalt-, fylkeskommunalt- og kommunalt samarbeid, samarbeidsråd, anskaffelsesog innkjøpsavtaler. 5 14

15 Vurdering av usikkerhetsanalyse som grunnlag for usikkerhetsstyring Hovedprosjektleder har kategorisert risikoområdene i følgende fire kategorier: Stramme tidsrammer Mangel på ressurser/ressurser med nødvendig kompetanse Mangelfulle ledelses- og styringssystemer Manglende avklaringer og vedtak Hovedprosjektleder har på bakgrunn av hovedmål for prosjektet vurdert risiko innenfor de fire kategoriene nevnt over. Hovedprosjektleders vurdering vises i tabellen under. Overordnet risikovurdering for hovedprosjekt for etablering av Viken fylkeskommune pr Mål Risikokategori Trussel/ uønsket hendelse 1. Etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune Manglende avklaringer, stramme tidsrammer, uklar ledelse og 1. Manglende avklaringer knyttet til organisering og struktur medfører uklare styringslinjer, usikkerhet blant ansatte, partnere og leverandører. Kompetanseflukt, omdømmetap og at avtaler og systemer ikke kan etableres på en tilfredsstillende måte. I dette ligger også en redusert evne til å ta imot nye oppgaver. er operativ fra og med styringssystemer, og ressursmangel 2. Stramme tidsrammer og for liten tid til å gjennomføre prosesser. Dette kan gi kapasitetsproblemer knyttet til å etablere kjernesystemer og tjenester i den nye organisasjonen og et økonomisk merforbruk. 3. Uklar ledelse, mangelfulle styringssystemer og manglende styringssignaler gir usikkerhet i organisasjonen med fare for kompetanseflukt, ineffektivitet og dobbeltarbeid, og ansvarspulverisering med tilhørende manglende eller mangelfulle leveranser. 4. Ressursmangel kan føre til at prosesser ikke kan gjennomføres og at kjernesystem, tjenester og lovkrav ikke oppfylles. 2. Sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere 3. Legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune 4. forsvarlig drift og avvikling av de eksisterende organisasjonene Manglende avklaringer og stramme tidsrammer Manglende avklaringer Manglende avklaringer og stramme tidsrammer 5. Manglende avklaringer knyttet til veivalg fører til tidsnød og at organisasjonen ikke er i stand til å utnytte mulighetene til å realisere gevinster som følger av arbeidet med å etablere Viken. I dette ligger samordning av funksjoner og tjenester og effektivisering. 6. Manglende avklaringer kan føre til tidsnød og ressursmangel. Dette kan føre til mangelfulle prosesser og at enkle og kjente løsninger må velges, fremfor utvikling av nye. Dette gjelder så vel for organisering av driften og systemer for utføring av tjenester. Dette vil redusere muligheten for å etablere et grunnlag for god og effektiv drift og bedre tjenester. 7. Manglende avklaringer kan medføre overlappende ordninger, funksjoner og virksomheter i en periode. Dette gir et økonomisk etterslep. 8. Tidsnød og ressursmangel fører til at avtaler og ordninger ikke blir samordnet eller avviklet tidsnok, noe som medfører et økonomiske etterslep for Viken fylkeskommune. Tap av informasjon som følge av forhastede prosesser er også en mulig uønsket hendelse 6 15

16 Tiltak som kan redusere risiko for hovedprosjektet Hovedprosjektleder har på bakgrunn av ovennevnte risikovurdering identifisert og vurdert aktuelle tiltak for å redusere risiko i hovedprosjekt for å etablere Viken fylkeskommune. Vurderingen knyttes til de fire kategoriene: Stramme tidsrammer, mangel på ressurser/ressurser med nødvendig kompetanse, mangelfulle ledelses- og styringssystemer og manglende avklaringer og vedtak. Stramme tidsrammer Hovedprosjektleder er helt avhengig av at framdriftsplan overholdes, dette gjelder særlig prosesser som sikrer nødvendig infrastruktur. Anskaffelsesprosess for IKT-systemer må gjennomføres som planlagt, slik at anskaffelseskontrakter kan inngås iht. angitte frister. Hovedprosjektleder må få nødvendige fullmakter og budsjetter for å kunne inngå kontrakter med valgte leverandører. For å ivareta Stortingets forventinger om innsparing er tidsfaktoren helt avgjørende. Det å tilrettelegge for å nå hovedprosjektets mål 2 og 3 (gevinster og å tilrettelegge for å nå visjon og mål) krever tilstrekkelig tid for å gjennomføre nødvendig samordning og endring av systemer og arbeidsprosesser. Dersom tidsfaktoren blir knapp, må hovedprosjektet først og fremst konsentrere seg om å nå mål 1 (sikre drift av Viken fylkeskommune f.o.m ) Mangel på ressurser/ressurser med nødvendig kompetanse Hovedprosjektleder er avhengig av tilstrekkelig ressurser med riktig kompetanse for å gjennomføre hovedprosjekt som legger et godt grunnlag for Viken fylkeskommune. Spesielt viktig er å tilrettelegge for samfunnsutviklerrollen. Dette krever ressurser og tid til å etablere gode samhandlingsarenaer med kommuner, innbyggere, næringsliv og andre samarbeidspartnere. Hovedprosjektleder må få nødvendige politiske avklaringer for å starte involveringsprosesser, og vil løpende legge fram saker til fellesnemda som gir føringer for arbeidet. For å tilrettelegge for å ta imot nye oppgaver er hovedprosjektleder avhengig av at Stortinget så tidlig som mulig fatter vedtak om hvilke oppgaver som skal overføres til regionalt nivå. Videre er hovedprosjektleder avhengig av føringer for hvordan oppgavene skal styres og organiseres fra fellesnemda. Hovedprosjektleder er avhengig av at politiske arbeidsgrupper P3 Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid og P2 Styringsform, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune, utarbeider gode saksunderlag til fellesnemda. Mangelfulle ledelses- og styringssystemer Hovedprosjektleder er avhengig av god, daglig ledelse av hovedprosjektet. Dette skal nå ivaretas av den nye ledergruppen, med støtte av ressurser i prosjektstaben og hovedprosjektrådet. Det er derfor viktig at den nye ledergruppen får tid til å etablere felles lederkultur og at ansvarsområdene er avklart. Tydelig kommunikasjon internt i hovedprosjektet, mellom de tre fylkeskommunene og med politisk ledelse er en forutsetning. 7 16

17 Hovedprosjektleder følger opp dette gjennom vedtatt kommunikasjonsplan, se sak 97/2018. I tillegg utformer hovedprosjektleder tydelige rutiner og prosessbeskrivelser, slik at alle ledere og medarbeidere forstår hvordan oppgaver løses i prosjektet, og hvordan de tre eksisterende fylkeskommunene kan bidra med ressurser til hovedprosjektet samtidig som forsvarlig drift og avvikling skal ivaretas. Videre er det en forutsetning å jobbe kontinuerlig med utvikling av felles kultur som sikrer at alle medarbeidere i de tre organisasjonene får felles forståelse for hva Viken fylkeskommunes samfunnsoppdrag er, for at alle bidrar til en effektiv organisasjon som sikrer måloppnåelse. Hovedprosjektleder er avhengig av tydelige føringer fra politisk ledelse om veivalg, organisasjonsform og ansvarsfordeling mellom avdelingene. Hovedprosjektleder er avhengig av at politiske arbeidsgruppe P2 Styringsform, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune, utarbeider gode saksunderlag til fellesnemda som sikrer nødvendige avklaringer. Manglende avklaringer og vedtak Hovedprosjektleder trekker fram tre viktige faktorer for å fortsette et vellykket hovedprosjekt: Avklart hovedprinsipper for administrativ organisering Fullmakt til å innplassere ledere på de resterende administrative ledernivå (nivå 2, 3, mv.) Innplassering av alle medarbeidere før sommeren 2019 Inngå kontrakter innen tidsfrister for å sikre forsvarlig infrastruktur for å drifte Viken fylkeskommune f.o.m Det å bygge en ny organisasjon avhenger av gode og dyktige medarbeidere som er motivert. Dersom nødvendige avklaringer kommer seint, vil dette kunne skape utrygghet i organisasjonen, at det er uklart hva som forventes av medarbeidere, noe som kan medføre kompetanseflukt og at medarbeidere mister motivasjon. Vi viser til vedlagte ROS-analyse. Hovedprosjektleder vil på denne bakgrunn legge fram saker til politisk behandling for å få nødvendige avklaringer underveis i prosessen for å overholde avtalt framdriftsplan. 8 17

18 Saksnr.: 2018/2 Løpenr.: 940/2018 Klassering: 034 Saksbehandler: Åshild Hortemo/Jørn Reinert Werner Haabeth Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg /2018 Fellesnemnda /2018 Statusrapport for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper Vedlegg 1 P4 Delegasjon - Oppdatert Mandat - Statusrapport for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper 2 A8 Helhetlig virkemiddelbruk - Oppdatert mandat som følge av etablering av to nye arbeidsgrupper - Statusrapportering for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper 3 A10 Kultur - Nytt mandag - Statusrapport for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper 4 A11 Næring - Nytt mandag - Statusrapport for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper 5 Oversikt over fremtidige saker til fellesnemda - Statusrapport for hovedprosjektet og endring av arbeidsgrupper 6 P1 Visjon, mål. verdier -Statusrapport 7 P3 Ekspertutvalg - Statusrapport 8 P4 Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement - Statusrapport 9 P5 Valg - Statusrapport 10 P6 Samfunnsutviklerrollen - Statusrapport 11 A1 HRM, ansatte og tillitsvalgte - Statusrapport 12 A2 Digitalisering, samhandling og innovasjon - Statusrapport 13 A3 Kommunikasjon - Statusrapport 14 A4 Økonomi, økonomisystem, regnskap, anskaffelser og eiendomsforvaltning - Statusrapport 15 A5 Kompetanse - Statusrapport 16 A6 Samferdsel - Statusrapport 17 A7 Plan og styringssystemer - Statusrapport 18 A8 Helhetlig virkemiddelbruk - Statusrapport 19 A9 Tannhelse - Statusrapport Forslag til vedtak/innstilling 1. Fellesnemda tar statusrapporteringen til orientering 2. Fellesnemda slutter seg til forslaget om å opprette to nye administrative arbeidsgrupper for hhv. kultur og næring 3. Fellesnemda vedtar endringer i eksisterende mandat for P4 Delegasjon og A8 Helhetlig virkemiddelbruk, samt nye mandat for A10 Kultur og A11 Næring, slik de vises i vedlegg 4. Hovedprosjektleder vil i neste møte legge fram forslag til justeringer i de administrative arbeidsgruppenes ansvar og oppgaver som følge av fylkesdirektørenes ansvarsoppgaver. 18

19 dato Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune Bakgrunn for saken Fellesnemda vedtok i sitt møte den 4. september 2018 at hovedprosjektet skulle rapportere kvartalsvis og med mindre rapportering til hvert møte. Hovedprosjektleder gjennomfører kvartalsvis rapporteringen til dette møtet i fellesnemda. Fellesnemda ba i sitt møte den 8. oktober 2018 hovedprosjektleder vurdere følgende tre områder, basert på spørsmål fra Johan Edvard Grimstad: 1. Det vurderes å opprette ny administrativ gruppe A10 som skal arbeide med Kultur, kulturminne, idrett, friluftsliv, frivillighet 2. Vurdere inndeling av oppgaver og fagområder knytet til de andre administrative arbeidsgruppene og behov for revidering for å få en mer konsis organisering knyttet til ansvarsoppgaver som nå tilligger fylkesdirektørene 3. Vurdere om det skal opprettes flere politiske utvalg som kan følge tettere opp fagområdene i A5 kompetanse, A6 samferdsel, A8 fagområdene innenfor næring og kultur og A9 Tannhelse. Hovedprosjektleder gir sin vurdering av disse områdene i denne saken. Fakta Statusrapportering Alle politiske og administrative arbeidsgrupper har rapportert status for sine avtalte leveranser jf. leveranseplan og mandat med framdriftsplan for sin arbeidsgruppe, med unntak av P2. P2 vil komme tilbake med en revidert fremdriftsplan etter at fellesnemnda har behandlet sak om organisering i november-møtet. Statusrapportene følger vedlagt, i vedlegg 6 til 20. Når det gjelder arbeidet med å utrede et nytt hovedkontor for Viken fylkeskommune og arbeidsformer/shared workspaces, rapporteres dette direkte til hovedprosjektleder og Fellesnemnda. 2 19

20 Alle arbeidsgrupper er godt i gang med sine leveranser. Det er imidlertid rapportert om avvik på framdriftsplan for enkelte leveranser, dette gjelder først og fremst avklaringer fra P2 organisering, styring og eierskap om organisering og eierskap som har betydning for innplassering av medarbeidere. I tillegg rapporterer A2 Digitalisering, samhandling og innovasjon behov for å sikre tilstrekkelig med ressurser som gjør at tidsskjema og framdriftsplan kan opprettholdes. Videre viser A4 Økonomi, økonomisystem, regnskap, anskaffelser og eiendomsforvaltning til tidspress og et mulig behov for ekstern bistand. Hovedprosjektleder vil forøvrig vise til egen sak om usikkerhetsanalyse der risiko- og mulighetsområdene er beskrevet og sak om budsjettbehov for hovedprosjekt Viken. I vedlegg 5 vises en oversikt over framtidige saker til fellesnemda. Vi gjør oppmerksom på at denne oversikten viser sakene på et overordnet nivå, der hovedtemaene framgår. I statusrapporteringen fra hver enkelt arbeidsgruppe er det rapportert konkrete saker som vil bli lagt fram for fellesnemda i de nærmeste møtene. Behov for endringer i arbeidsgruppenes oppgaver Styringsdokument for hovedprosjekt er et dynamisk dokument som skal oppdateres løpende i tråd med hovedprosjektets gjennomføringsplan og beslutninger for hvert steg i prosessen, i tråd med prosjektveiviserens 5 faser og 6. beslutningspunkter, se figur under. Mandat og fremdriftsplaner for alle politiske og administrative arbeidsgrupper skal oppdateres i tråd med de beslutninger som tas for å håndtere usikkerhet, avvik og endringer. Hovedprosjektleder har identifisert behov for å oppdatere enkelte av arbeidsgruppenes mandat og framdriftsplaner. Dette gjelder følgende mandat og framdriftsplaner: P4 Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement A8 Helhetlig virkemiddelbruk Vurdering Politisk arbeidsgruppe P4 delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement P4 vedtok på møtet at de skulle anmode Fellesnemnda om å vedta revidert fremdriftsplan. P4 ønsker at fremtidsplan revideres slik: 3 20

21 -Sak til fellesnemnda om politiske og administrative delegasjoner fremlegges våren Saken skal etter den vedtatte fremdriftsplanen legges frem for behandling desember Forslag til politiske reglement knyttet til saksbehandling, og forslag til etiske retningslinjer fremlegges juni De to forslagene skal etter den vedtatte fremdriftsplanen legges frem for behandling i juni Begrunnelsen for revidert fremdriftsplan er som følger: «Fylkestinget kan velge å delegere myndighet til bl.a. fylkesrådet, komiteer og fylkeskommunale styrer og foretak. Det vil videre være hensiktsmessig at fylkesrådet videredelegerer mye av sin myndighet til det enkelte fylkesråd og administrasjonen. Det er en forutsetning for å lage et delegasjonsreglement at organiseringen er fastsatt. I henhold til fremdriftsplanen for politisk arbeidsgruppe 2 skulle gruppens forslag til organisering vært behandlet av fellesnemnda i juni Dette arbeidet er blitt forsinket, og den endelige organiseringen av Viken vil tidligst bli vedtatt i fellesnemnds møte i oktober Videre er utfallet av ekspertutvalgets forslag om nye oppgaver til fylkeskommunene ikke klarlagt. Eventuelle nye oppgaver til fylkeskommunen vil også være av betydning for utarbeidelse av et delegeringsreglement. En utsettelse av behandling av delegeringsreglement vil forøvrig ikke være til hinder for det videre arbeidet med etableringen av Viken fylkeskommune. På bakgrunn av ovennevnte anbefales politisk arbeidsgruppe 4 å be fellesnemnda revidere tidspunktet for å fremme sak om delegering. Det foreslås at fellesnemndas behandling av forslag til delegeringsreglement utsettes til våren Etter at fellesnemnda har behandlet delegeringsreglementet kan reglementene for saksbehandling i de politiske organene behandles, og det anbefales forslag til slike reglement utsettes til fellesnemndas møte i juni.» Utkast til revidert mandat for P4 vises i vedlegg 1, forslag til endringer er markert gult. Inndeling av oppgaver og fagområder for administrative arbeidsgruppene Forslag til ansvarsområder for fylkesdirektørene slik de framgikk av sak 108/2018 gjør at det er behov for å vurdere om leveranser og oppgaver som utføres av de administrative arbeidsgruppene eller undergrupper, bør flyttes, slik at oppgaveløsningen harmoniserer bedre med fylkesdirektørenes oppfølgingsansvar innenfor sitt tentative ansvarsområde. Sak om organisering av parlamentarisk styring i Viken fylkeskommune ble lagt fram for fellesnemda sitt møte den , men behandling av saken ble utsatt til dette møtet. Hovedprosjektleder har startet opp arbeidet med en slik vurdering og vil komme tilbake med en helhetlig plan til fellesnemndas møte i desember basert på nemndas vedtak

22 Administrativ arbeidsgruppe A8 Helhetlig virkemiddelbruk Arbeidsgruppe A8 Helhetlig virkemiddelbruk sitt arbeid er to-delt. 1) Håndtere dagens virkemidler slik at Viken er operativ og 2) foreslå en ny helhetlig virkemiddelpolitikk. Hovedprosjektleder foreslår å opprettholde arbeidsgruppe A8 for å ivareta punkt 2 over, med å foreslå en ny helhetlig virkemiddelpolitikk. Videre anbefales det å fordele oppgavene i punkt 1 over, håndtering av dagens virkemidler slik at Viken er operativ , på de nye i forhold til de ansvarsområdene de tentativt er tildelt. Det er i tråd med mandat for arbeidsgruppen etablert følgende arbeidsoppgaver: a) Kartlagt eksisterende virkemiddelbruk (juridiske, økonomiske og informative), og eksisterende kontrakter og avtaler på hvert fagområde b) Identifisert hvilke virkemidler som må samordnes før 2020 c) Identifisert hvilke virkemidler som må videreføres som i dag d) Foreslått hvilke virkemidler som bør videreføres som i dag. De fire punktene over er ivaretatt av 8 undergrupper innenfor fagområdene: Næring Internasjonalt Kultur Kulturminne og museer Klima og miljø Plan Idrett, friluftsliv og viltforvaltning Folkehelse Det foreslås derfor at undergruppene i det videre arbeidet med samordning av virkemidler rapporterer til den fylkesdirektøren som tentativt er tildelt ansvarsområde. Dette betyr følgende fordeling av undergruppene mellom de nye fylkesdirektørene: Fylkesdirektør ved fylkesrådsleders kontor o Internasjonalt Fylkesdirektør for planlegging: o Plan o Folkehelse Fylkesdirektør for kultur: o Kultur o Kulturminne og museer o Idrett, friluftsliv og viltforvaltning Fylkesdirektør for næring: o Næring o Klima og miljø 5 22

23 A8 Helhetlig virkemiddelbruk (gjenværende punkt 2 foreslå en ny helhetlig virkemiddelbruk) rapporterer til fylkesdirektør ved fylkesrådsleders kontor Det opprettes to nye mandat for hhv. A10 Kultur og A11 Næring som ivaretar fagområdene innenfor disse respektive fylkesdirektørers tentative arbeidsområder. Øvrige undergrupper fra A8 rapporterer til relevant fylkesdirektør som vist over. Forslag til revidert mandat for A8 og nye mandater for hhv A10 og A11 vises i vedleggene 2 4. Alle leveranser fra gammel A8 er nå foreslått fordelt på de tre nye arbeidsgruppene, med unntak av leveranse A10.3 saksbehandling etter plan og bygningsloven som vil bli innarbeidet i mandat for A7 plan og styringssystem. En nærmere vurdering av omfordeling av oppgaver og leveranser fra arbeidsgruppene vil inngå i hovedprosjektleders samlede forslag til endringer som legges fram for fellesnemda sitt møte i desember. Dette forutsatt at det foreligger vedtak fra fellesnemda om fordeling av fagområder. Behov for opprettelse av flere politiske utvalg Utover den myndighet som er delegert til arbeidsutvalget og hovedprosjektleder, er all kompetanse samlet i fellesnemnda. Denne samlingen av kompetanse i et besluttende organ sikrer at styringsansvaret for sammenslåingsprosessen kan ivaretas av fellesnemda. For å bistå ledelsen av sammenslåingen oppnevnte Fellesnemnda et arbeidsutvalg. Dette ble gjort med hjemmel i inndelingsloven 26, 6. ledd. Arbeidsutvalgets ansvarsområde består i å bistå fellesnemnda operativt med å forberede, samordne og gjennomføre sammenslåingen av Akershus, Buskerud og Østfold. Arbeidsutvalget skal være et operativt arbeidsorgan som kan gjøre vedtak i følgende saker/og/eller sakstyper: - Kurante saker uten vesentlig økonomisk eller prinsipiell betydning - Hastesaker med behov for vedtak for å overholde fellesnemndas vedtatte mål for prosjektet - Oppfølging av fullmakter i enkeltsaker delegert fra fellesnemnda Opprettelsen av arbeidsutvalget ble gjort for å sikre at nødvendige forberedelser, beslutninger og avtaler ikke blir unødig forsinket. Det er hovedprosjektleders syn at styringsansvaret må ligge hos fellesnemnda og at behovet for forberedelser og avklaringer som kunne vært utført i politiske utvalg, dekkes av arbeidsutvalget. Hovedprosjektleder anbefaler derfor ikke å opprette ytterligere politiske arbeidsgrupper. 6 23

24 MANDAT Delegasjon, økonomiske handlingsregler og politisk reglementer Oppdatert september 2018 Skal behandles av fellesnemda ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Vedtatt mandat Hovedprosjekt Fellesnemda Vedtatt mandat Hovedprosjektleder Fellesnemda 1 24

25 1. INNLEDNING Dette mandatet gjelder for arbeidsgruppe 4 delegasjon, økonomiske handlingsregler og politisk reglement for Viken fylkeskommune. Mandatet godkjennes av fellesnemnda og bygger på føringene i sak 7/18 behandlet av fellesnemnda 5.januar Mandatet skal gi en tydelig beskrivelse av oppdraget og prinsipper for gjennomføring av gruppens arbeid 1.1 Bakgrunn Som en del av den nasjonale reformen for nye folkevalgte regioner vedtok Stortinget at fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold skulle slås sammen til Viken fylkeskommune fra 1.januar De overordnede målsetningene regionreformen er: Legge til rette for en positiv samfunnsutvikling i alle deler av landet Legge til rette for samordnet oppgaveløsning, samordning av sektorer og prioriteringer og for sektorovergripende initiativer i regionene Skal bidra til forenkling og tydelig ansvarsdeling innenfor samfunnsutviklingen Skal bidra til å styrking av demokratiet på regionalt nivå 1.2 Overordnede føringer Arbeidsgruppen skal legge til grunn nytenking og innovasjon i sitt arbeid. Identifisering av områder med behov for nytenking, samarbeid med den nye fylkeskommunens omgivelser og tilretteleggelse for en innovasjonskultur med forankring hos lederne og medarbeidere er sentrale stikkord for arbeidet. 1.3 Politiske arbeidsgrupper Fellesnemnda behandlet 4. januar 2018 sak om politiske arbeidsgrupper (sak 7/18). Følgende ble vedtatt: Fellesnemnda vedtar at følgende politiske prosjekt igangsettes: 1) Visjon, mål, verdier og symboler for Viken fylkeskommune 2) Styringsform, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune 3) Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid 4) Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement 5) Valg ) Samfunnsutviklerrollen Det legges frem et forslag til fremdriftsplan for sentrale prosesser i neste møte. Dette som utgangspunkt for organisering av gruppens arbeide, fremdriftsplanen skal ikke være uttømmende, men avklare tidskritiske steg i prosessen videre. Datoer for kritiske delbestillinger skal fremmes til neste møte. Mandat for arbeidsgruppene samt plan for hvordan arbeidsgruppenes innspill forankres i fellesnemnda vedtas på fellesnemndas møte 2. februar 2 25

26 2. ARBEIDSGRUPPE P4. Delegasjon, økonomiske handlingsregler og politiske reglementer for Viken fylkeskommunen 2.1 Oppgavebeskrivelse Aktuelle temaer er: Delegasjoner Økonomiske handlingsregler på overordnet nivå Politiske reglementer I arbeidet med å ut arbeide delegasjoner må det koordineres med de føringer som arbeidsgruppe 2 Styring, eierskap og organisering, legger som føringer i prinsipper knyttet til hvordan det skal arbeides i den anbefalte parlamentariske modellen. 2.2 Justeringer av mandat Gruppen kan fortløpende fremme forslag til endringer av sitt mandat til fellesnemnda. 2.3 Koordinering mot andre grupper Gruppen varsler andre politiske arbeidsgrupper der man ser avhengigheter eller overlapp. 2.4 Økonomiske rammer: Utvalget kan sette opp møtearenaer i det omfang de finner hensiktsmessig. Ekskursjoner og studieturer skal godkjennes av fylkesordførerne på forhånd. 3. Organisering 3.1 Politiske representanter 3 26

27 3.2 Administrativ støtte Utvalget kan innhente administrative støtte. Dette gjøres via en hovedkontakt utpekt av fylkesrådmennene. 3.3 Involvering av ansatte Der hovedavtale eller arbeidsmiljøloven forutsetter involvering av representanter for de ansatte før sakene skal til fellesnemnda skal utvalget sikre tid til slik involvering. Involveringen skjer på fellesarenaer for Viken-prosjektet. 3.4 Møter Møter skal kalles inn med minst 7 dagers varsel. Det skal ved innkalling oppgis agenda for møtet, og man skal søke å få ut sakspapirer samtidig. På grunn av tidspress vil sakspapirer i noen tilfelle ikke komme ut så tidlig. Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Man skal kunne delta på møtene via Skype for business. 4. FRAMDRIFTSPLAN Overordnet fremdriftsplan Milepælspunkt Februar Mai 2018 Høsten 2018 Desember 2018 endres til våren 2019 Februar 2019 Mai 2019 endres til juni 2019 Handling Gruppen opprettet. Første møte avholdes Fremme sak til fellesnemnda om: - Økonomiske handlingsregler på overordnet nivå for økonomistyringen i Viken - Eventuelle felles føringer for fylkeskommunenes budsjettarbeid for 2019 Fasilitere innledende debatt i fellesnemda om folkevalgtes arbeidsvilkår. Fremme sak til fellesnemnda med forslag til politiske og administrative delegasjoner. Disse bygger på fellesnemndas behandling av arbeidsgruppe 2. Fremme sak til fellesnemnda om folkevalgtes arbeidsvilkår i Viken Fremme sak til fellesnemnda med - forslag til politiske reglementer knyttet til saksbehandling - etiske retningslinjer 4.1 RAPPORTERING Gruppens arbeid skal dokumenteres og lagres i de verktøy som prosjektledelsen for Viken definerer VEDLEGG Politiske prosjekter og arbeidsgrupper sak 7/18 til Fellesnemnda 4 27

28 MANDAT A8 HELHETLIG VIRKEMIDDELBRUK 1 28

29 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Administrative arbeidsgrupper Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet Prioritering og frister for leveranser fra de administrative arbeidsgruppene Justeringer av mandat Koordinering mot andre grupper Administrativ støtte Involvering av ansatte Møter Økonomiske rammer Kjøreregler for arbeid i hovedprosjektet Oppgavebeskrivelse Arbeidsgruppens hovedmål Virksomhetens mål Effektmål Overordnende føringer Involvering Framdriftsplan Rapportering

30 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Vedtatt mandat Hovedprosjektleder Fellesnemda Tilpasset mandat for hver Hovedprosjektleder Fellesnemda arbeidsgruppe Mandat delt i tre som følge av etableringen av egne arbeidsgrupper for kultur og næring Hovedprosjektleder Fellesnemda DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn Fellesnemda, offentlig publisert Alle arbeidsgrupper, arbeidsrom Viken Fellesnemda, offentlig publisert 3 30

31 1. INNLEDNING Mandatet godkjennes av hovedprosjektleder og bygger på føringene i sak 7/18 behandlet av fellesnemnda 5.januar Arbeidet i de politiske arbeidsgruppene gir grunnlag og føringer for de administrative arbeidsgruppene. Mandatet skal gi en tydelig beskrivelse av oppdraget og prinsipper for gjennomføring av gruppens arbeid Bakgrunn Som en del av den nasjonale reformen for nye folkevalgte regioner vedtok Stortinget at fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold skulle slås sammen til Viken fylkeskommune fra 1.januar De overordnede målsetningene med regionreformen er: Legge til rette for en positiv samfunnsutvikling i alle deler av landet Legge til rette for samordnet oppgaveløsning, samordning av sektorer og prioriteringer og for sektorovergripende initiativer i regionene Skal bidra til forenkling og tydelig ansvarsdeling innenfor samfunnsutviklingen Skal bidra til styrking av demokratiet på regionalt nivå Administrative arbeidsgrupper Det er opprettet følgende administrative arbeidsgrupper: A1 Arbeidsgiverpolitikk, HRM, lønn, ansatte og tillitsvalgte A2 - Digitalisering, samhandling og innovasjon A3 - Kommunikasjon A4 - Økonomi, økonomisystem, regnskap, anskaffelser og eiendomsforvaltning A5 - Kompetanse A6 - Samferdsel A7 - Plan og styringssystemer A8 - Helhetlig virkemiddelbruk A9 Tannhelse A10 Kultur A11 - Næring 1.2. Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet Mål for de administrative arbeidsgruppene i hovedprosjektet for etablering av Viken fylkeskommune er: 1. Etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere 3. Legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune Prioritering og frister for leveranser fra de administrative arbeidsgruppene Arbeidsgruppenes hovedleveranser er inndelt i prioritet 1 og prioritet 2. Leveranser med prioritet 1 bidrar til å oppnå hovedprosjektets mål 1 etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med Frist for leveransen er fastsatt på bakgrunn i når den må være ferdig for at den skal kunne benyttes av Viken fylkeskommune fra og med Leveranser med prioritet 2 bidrar til å oppnå hovedprosjektets mål 2 sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere, og mål 3 legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune. Frist for leveranser med prioritet 2 er fastsatt på bakgrunn av om leveransen kan leveres i prosjektperioden, eller om den må overleveres til ny organisasjon. De fleste leveranser med prioritet 2 vil ikke være ferdige pr , men videreføres i ny organisasjon og ferdigstilles etter Det forutsettes at det senest 4 31

32 i 4. kvartal 2019 er utarbeidet en overleveringsrapport som den nye organisasjonen benytter i det videre arbeidet Justeringer av mandat Gruppen kan fortløpende fremme forslag til endringer av sitt mandat til hovedprosjektleder som avgjør hvordan endringsbehovet håndteres, om hovedprosjektleder beslutter endring eller om endringsbehovet legges fram for arbeidsutvalg evt. fellesnemd for beslutning, i tråd med delegasjonsreglementet Koordinering mot andre grupper Gruppen varsler andre arbeidsgrupper der man ser avhengigheter eller overlapp. Behov for større, tverrgående samlinger på tvers av fylkeskommunene, fagområdene eller arbeidsgruppene skal avklare med hovedprosjektleder. I tillegg rapporterer gruppen hovedprosjektleder gjennom etablert rapporteringsstruktur Administrativ støtte Gruppen kan innhente administrativ støtte fra egen linjeorganisasjon innenfor arbeidsgruppens ordinære linjeansvar, under forutsetning av at de tre fylkeskommunene sikrer forsvarlig drift i egen organisasjon Involvering av ansatte Der hovedavtale eller arbeidsmiljøloven forutsetter involvering av representanter for de ansatte, skal gruppen sikre tid til slik involvering. Involveringen skjer på fellesarenaer for Viken-prosjektet, i tråd med kommunikasjonsplanen Møter Møter i arbeidsgruppene skal kalles inn med minst 7 dagers varsel. Det skal ved innkalling oppgis agenda for møtet, og sakspapirer bør sendes ut samtidig. Arbeidsgruppen er beslutningsdyktig deltakelse fra alle eksisterende fylkeskommuner er til stede. Det tilrettelegges for å delta på møtene via Skype for business 1.4. Økonomiske rammer Gruppen organiserer arbeidet og møtearenaer i det omfang de finner hensiktsmessig, dette innenfor rammen av eksisterende fylkeskommuners økonomiske og ressursmessige rammer. Eventuelle behov for ekskursjoner og involvering av eksterne interessenter skal avklares med hovedprosjektleder. Ved behov for anskaffelser skal det avklares med hovedprosjektleder om og hvilke økonomiske rammer som gjelder. Dersom det er ressursknapphet i eksisterende fylkeskommuner for å få utført en oppgave, skal behovet og omfanget av leveransen avklares med hovedprosjektleder Kjøreregler for arbeid i hovedprosjektet Viken fylkeskommune etableres for Vikens innbyggere og brukere, det skal alltid ligge til grunn. I det felles arbeidet med etableringen av Viken fylkeskommune skal vi: Fremstå samlet med et felles budskap Informere godt og bredt - internt og eksternt Levere kvalitet i alt vi gjør Overholde frister Ha respekt for hverandres tid, behov og ønsker Ta ansvar og bidra i prosessene Ha fokus på hva som samlet sett er best for Viken Ha åpne og inkluderende prosesser Fagområdene er likeverdige, uansett andel av budsjettene. Vi skal jobbe for helhetlige løsninger og tenke på tvers av fag og sektorer 5 32