ARKIVKONFERANSE 11.JUNI 2018 SISSEL MARY FROTJOLD/PROSJEKTLEDER SAMARBEID

Transkript

1 ARKIVKONFERANSE 11.JUNI 2018 SISSEL MARY FROTJOLD/PROSJEKTLEDER SAMARBEID

2 SAMARBEID

3 SAGT OM SAMARBEID «hvis du har et eple og jeg har et eple og vi bytter, har vi begge et eple. Men hvis du har en ide og jeg har en ide og vi bytter, vil vi begge ha to ideer» (George Bernhard Shaw) «å komme sammen er begynnelsen. Å holde sammen er fremgang. Å arbeide sammen er suksess» (Henry Ford)

4 PROSJEKT FELLES BARNEVERN FELLES BARNEVERN Alver kommune

5 FELLES BARNEVERN Oppstart Samlokalisering Samorganisering Eigen prosjektleder for prosjekt Felles barnevern Radøy kommune er vertskommune for prosjektet Oppdragsgiver: Rådmannen i Radøy

6 HVORFOR? RADØY, LINDÅS OG MELAND KOMMUNE = ALVER KOMMUNE FRA Felles barnevern er en del av etablering av Alver kommune forprosjekt - Fullmakter til denne etableringa kjem frå vedtak i fellesnemnd Lindås, Meland, Radøy

7 TRE TJENESTER SKAL BLI EN ANSATTE ØNSKER Å BLI ET FELLES BARNEVERN

8 Tjenesteleder Kontorfaglige Samarbeidskontakt/ Nettverkskontakt (?) FAMILIE-team Avd.leder/Terapeuter Familierådskoordinator(?) Avdeling Mottak - og undersøkelse Avdeling Tiltak Avdeling Fosterhjem EM-tiltak Avdelingsleder Saksbehandlere Avdelingsleder Saksbehandlere Avdelingsleder saksbehandlere Avdelingsleder miljøterapeuter

9 PROSJEKTMANDAT HOVEDPROSJEKT: Implementere og starte opp ny organisering HOVEDMÅL: Greie ut en modell for felles barnevern i kommunane Meland, Radøy og Lindås RESULTATMÅL: Utforme organisering av fremtidig barneverntjeneste for de tre kommunene EFFEKTMÅL: Kommunene er rustet til endringen i kommunestruktur er gjennomført, og har sikret kvalitet, kapasitet og kompetanse i tjenesten i et fremtidig perspektiv.

10 ORGANISERING AV PROSJEKTET Styringsgruppe Rådmenn i Radøy, Meland og Lindås kommune Prosjektgruppe Kommunalsjefar i Lindås og Radøy kommune, barnevernledere og tillitsvalgt. Arbeidsgrupper Tverrkommunale Referansegrupper Samarbeidspartnere, brukere, oppdragstakere

11 PROSJEKTPLAN Bakgrunn og behov Mål for prosjektet Effekt og gevinstmål Målgruppe Kritiske suksessfaktorer og suksesskriterier Premisser og forutsetninger Avgrensninger Kvalitetssikring Sluttkriterium for prosjektet Varighet Fremdriftsplaner, hovedmilepæler Organisering Finansiering Risikoanalyse Tiltak for å redusere risiko Mv..

12 SO FARE, SO GOOD..

13 LEAN ALLE PROSESSER HAR EN START OG EN SLUTT Start Slutt Strømlinjeformet Reduser «sløsing» Sluttprodukt skal gi mest mulig verdi til kunden

14 LEAN «METODIKK» A3 - «Tvinger» frem en tenkning i ny form Verdistrømsanalyser - Hva gjør vi egentlig? - Hvor kan vi effektivisere? - Hvor «sløser» vi? - Hvorfor «sløser» vi? - Hvor er vi gode?

15 A3 Hva skal løses? Ønsker situasjon Nå-situasjon Tiltak/ ansvar/ når Rot-årsaker Oppfølging Effekt/ måling

16 A3 ARBEIDSGRUPPE IKT/ ARKIV Nå-situasjon: Same fagsystem, men usikkert om man har same moduler (oppsett). Generell bruk er ulik Ulikheter vedr. måten man jobbar på i systemet Organisering av oppgåver og rutinar er ulike Eksisterande arkivrutiner/retningslinjer ulik Alle kontora har kvar sitt papiarkiv p.t. Alle sitter med ein bestillingsavtale/avleveringsavtale. Analyse rotårsaker «Dokumentfangst» = all dokumentasjon vi får inn. Korleis dei ulike kontora ivaretek dokumentasjonen i forhold til kva som er arkivverdig og ikkje. Rolleavklaring ikkje tydelige nok. Kven skal ha hvilke tilganger (avhenger av roller bl.a.) Andre systemer som skal «snakke sammen» Konvertering hva skal konverteres uklart. Alle må ha tilganger/ e-post m.v. fra Radøy kommune, samt lønn Tilganger må avklares og er knyttet til rolle i ny organisasjon Konsekvenser for oppdragstakere må fanges opp tidlig. Rolleavklaringer (stilling/ plassering i ny organisasjon ikke klar. Uavklart kva type fagprogram som skal benyttas, eventuelt skifte av fagprogram

17 FORTS. A3 Tiltak Hva Hvem Frist Acos Invitere til møte Arkivleder med tydelig dagsorden Ikah Inviter til møte med Arkivleder tydelig dagsorden Etc..

18 VERDISTRØMSANALYSER Gjennomført verdistrømsanalyser i alle faser Sammensetning Utfall: «ser forskjeller» «ser likheter» «ser hva vi gjør» «gir gode oversikter

19 FORTSETTELSE LEAN Tavlemøter A3 inn i ulike sammenhenger Verdistrømsanalyser i ulike sammenhenger «Just do it» - tavle

20 ARBEIDSGRUPPER Arbeidsgruppe økonomi Opprette et felles budsjett/ fordelingsnøkkel for de tre kommunene Arbeidsgruppe IKT/arkiv Etablere/ implementere eit IKT-system og arkivløsning for felles barneverntjeneste Arbeidsgruppe personal Ivareta ansatte i prosess mot innplassering i felles barneverntjeneste Arbeidsgruppe faglig profil Drive prosesser med ansatte for utvikling av faglig profil for felles barnevern Alle grupper består av representantar frå alle tre kommunane

21 STATUS ARBEIDSGRUPPER Arbeidsgruppe økonomi Ett budsjett pr tjeneste. «Slås sammen» til ett Arbeidsgruppe IKT/arkiv Acos prosjekt Ikah bistand: Arbeid med arkivplan Plan for/ rydding av og avlevering av papirarkiv. Avlevering av databaser Arbeidsgruppe personal Alle ansatte er innplassert jfr. organisering av tjenesten. Arbeidsgruppe faglig profil - Rutiner og maler - Samlinger ansatte

22 FORTS. PROSJEKTMANDAT Referansegruppe samarbeidspartnere Representanter fra relevante samarbeidspartnere som samles og gir innspill til organisering og samarbeidsform/er med ny felles barneverntjeneste Referansegruppe brukere Samtale med brukere fra alle tre kontorene for å innhente relevante innspill til ny tjeneste. Referansegruppe fosterforeldre Innhente innspill til ny tjeneste.

23 HVA SIER BRUKERNE? «tatt på alvor» «ikke nok informasjon skulle fått noe skriftlig. Hadde sa skjønt mer av hva som skulle skje» «fikk ikke referater husker ikke hva som ble sagt» «følte meg alene» «aldri følt meg overkjørt» «kan alltid ringe og får raskt svar» «lærte MYE av hjemmeveiledning» «nyttig å lese saken i ettertid»

24 HVA SIER FOSTERFORELDRE? «mye støtte og back-up i starten» «nyttig å delta på PRIDE» «fikk for lite informasjon om barnet.vet egentlig ikke alt nå heller» «bruk vanlige ord. Hva er tilknytningsforstyrrelse egentlig?!?» «legg inn ressurser med en gang!» «kjærlighet det det viktigste når det gikk opp for oss, så løsnet det!» «tilsyn..byttet tre ganger tilsynsfører..skulle kunne kommunisert elekstronisk» «godt og nært samarbeid med barnevernet»

25 SAMARBEIDSPARTNERE Får for lite tilbakemeldinger i sakene generelt Redd for at nærhet til barnevernet forsvinner Savner faste samarbeidsformer/ møter Behov for årlige opplæringer Godt å samarbeide med barnevernet Vanskelig å få fatt i folk Godt å drøfte med barnevernet

26 PÅGÅANDE PROSESSAR - Personale - IKT/ arkiv - Samarbeidsavtale mellom kommunane - Referansegrupper - Budsjett (felles) -Tjenestestøtteprogrammet - Faglig profil - Ekstern samarbeid

27 UTFORDRINGER

28 GENERELLE UTFORDRINGER Tre kommuner tre kulturer - tre «ansattegrupper» på alle nivåer Først i rekka! Gjøre ting to ganger? Folk er travle! Mye uavklart.. Ikke gjort dette før. «finne opp kruttet» «koster det noe også??» «vet ikke hva jeg selv skal jobbe med..»

29 FORTS. UTFORDRINGER

30 SPESIELLE UTFORDRINGER IKT/ ARKIV Det arkivfaglege arbeidet-digitalt og papir, går litt «under radaren» i fagområda, på grunn av fokus på det faglege. Bevissthet knyttet til krav om innsyn, samt det å vere bevisst på at jobben også handlar om bevaring av dokumentasjon / rettsdokumentasjon som skal tas vare på. I fullelektronisk arkiv blir datakvaliteten = i kva grad dataene i systemet er brukbar og i samsvar med det virkeligheten Nøkkelen for å greie dette er arkivet og oppfølging av det.

31 FORTS. UTFORDRINGER SYSTEMRELATERT/ARKIVFAGLEG BÅDE DIGITALT OG I PAPIR Ulik/varierende kompetanse Ulik bruk av samme programvare Ulike roller hvem som gjer kva av merkantilt personale og fagpersonale Ingen systemansvarlige Overgang frå papirarkiv til fullelektronisk arkiv medfører endring i rutinar og sjølvstendig ansvar for alle, men spesielt hjå saksbehandlarar ift det dei har vore van med å gjere før Skarpt skillle anbefales Kartlegging og rydding av papirarkivene (1 hm arkiv = en uke) 81 hm Kartlegging og rydding i det digitale arkivet (noe fortløpande, men krav frå leverandør kommer ved prosjektstar Arbeid med Arkivplan blir eit ekstra arbeid som må på plass parallelt med det andre Ikke avsatte ressurser Overgang til fullelektronisk arkiv = større omfang/ økt oppfølging av det digitale arkivet. Acos: avhengig av hjelp frå leverandør ift rydding og klargjering av databaser for avslutting av det digitale arkivet, samt overføring/kopi av aktuelle klientar inn i ny database. Ikah må inn som kommunen sitt depot, ift avtale og plan for rydding og avlevering av papirarkiv og databaser. Iktnh må inn ift uttrekk og/ eller avlevering av databaser

32 FORST. Kulturforskjellar innafor arbeidet med postmottak og arkiv Kommunane jobbar ulikt og alle har andre tilleggsoppgåver i avdelinga de kommer fra. må kartleggast og «ryddast i» ved sammenslåing =

33 FORVENTNINGER

34 FORVENTNINGER Uttalte forventninger; «hva forventer jeg av dere og hva kan dere forvente av meg?» Kulturanalyse - En bedre rustet barneverntjeneste - Redusert sårbarhet - Større fagmiljø - Mer attraktiv for søkere - Spesialisering lagt i organisasjonsform - Økt fokus på barnevern i ny kommune - Mindre variasjon - Ny lov.nye oppgaver YTRE forventninger

35 RÅD TIL ANDRE Få med dyktige folk og si TAKK Ha forståelse og tålmodighet for andres situasjon i en sammenslåingsprosess Ha en plan og «stick to it» TÅL «skjær i sjøen» Ha med HTV Ikke la deg overvelde. «stick to the plan» Sterkt fokus på personalet hva er viktigst for dem? Ta hensyn til tidsbruk i møter og vær forberedt. Ta i mot gode innspill med glede Begynn med det viktigste først..(ikt/arkiv)

36 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN