Nye utfordringarmed kommunesamanslåing. Arkivleiarsamling Bodø Jan Husebø seniorrådgjevar Vindafjord kommune

Transkript

1 Nye utfordringarmed kommunesamanslåing. Arkivleiarsamling Bodø Jan Husebø seniorrådgjevar Vindafjord kommune

2 Er arkiv på dagsorden her?

3 Dersom ni kommunarhadde blitt ein: Kommunestorleik 4624 km3. Areal - dobbelt så stor som Vestfold fylke. ca innbyggarar (på storleik med Drammen som er femte største tettstad i Noreg)

4 Vil kommunesamanslåing kunne føre til tap av arkivmateriale???

5 SAMDOK- konklusjon. Perioden kommuner vil samlet ha ca systemer fra samme periode. Gjennomsnittet for kommunene totalt sett er 28, 5 systemforekomster pr. kommune, men dette vil variere etter kommunens størrelse. Estimatene representerer et minimum. Av den estimerte mengden kan det anslås at % av systemene er bevaringsverdige for ettertiden, etter gjeldende regelverk.

6 SAMDOK- konklusjon. Perioden Med dagens metodikk vil kostnaden for å kunne ta uttrekk for langtidsbevaring av systemene bli i størrelsesorden 1-2 milliarder. Dette er også minimumstall.

7 Største skilnaden (utfordringen) frå2006 til Eksplosjon i bruk av elektroniske system. - Informasjon vert ikkjelengre tekeut og lagra på papir.

8 Kompleksitet. Integrasjon mellom ulike kommunale system Integrasjon mot nasjonale register. Helsefaglegsamhandling, pasientoppfølging. Skylagring eigarskap til datamaterialet Interkommunale løysingar Erbødig påstand: Saksarkivet er enklaste biten å handtera

9 Endringar i forventningsnivå frå innbyggarane. Kommunen skal: Tilby deitenesteneeghar behov for, krav på og rett til Tilby alle relevante tenester digitalt Tilpassa tenestene til mitt behov Gjera det enkelt og intuitivt å finne fram Kommunisera på eit klart språk Gjenbruka opplysningar om meg Tilby meg enkel tilgang til kommunikasjon eghar hatt med kommunen Gi meg reell kontroll på eigne data Ikkje misbruka informasjon om meg

10 Inndelingslova 3: «Sammenslåinginneber at to eller fleire kommunar eller fylke blir slutta saman til éi ny eining» = Verksemdsoverdraging

11 Verksemdsoverdraging inneber at arkiv skal avsluttast for dei gamle kommunane, og nye arkiv skal opprettast for ny kommune

12 Problemstillingareinmå ta stilling til: -Korleis sikre overgangen -rettighetsdokumentasjon -kva data må med vidare. -minimal nedetid. -Korleis sikre: -system som vert avslutta -interkommunale ordningarsom opphøyrer og nye konstellasjonar som gir «herrelause» system

13 -nedlagte nettsider og facebooksider -integrasjon som opphøyrer -rettsdokumentasjon frå private organ som har utført tenesterfor kommunaneog der avtale opphøyrer

14 Sitat: «Eitgammalt papirarkiv som har vore lagra under dårlege tilhøve kan likevel ordnastog gjenskapast100 år etter at det vart skapt. Eit elektronisk arkiv kan vera tapt etter 10 år, for ingen har kompetanse eller reiskapartil å henta det ut»

15 Realisten i meg seier.: Vi må reknemed at kommunalt arkivmateriale vil gå tapt i ei kommunesamanslåing.vår strategi avgjerkor mykje eller kor lite.

16 Moment for å lukkast: 1. Drahjelp fråsentrale styresmakter. (Riksarkivet,KS,Regjering) 2. Gode sentrale rettleiarar 3. God lokal oversikt i kvar kommune(oppdatert arkivplan) 4. Samarbeid/teamarbeid 5. Tidsressursar til å prioritere arbeidet. 6. Økonomi 7. Tidleg handling

17 I påvente av vedtak kan vi: Skaffe oversikt over fagsystem, papirarkiv, vertskommune og interkommunale ordningarknytt til eigen kommune. Vurdere kva kommunale arkiv som skal takastvare på jfrdeinye bevaringsføresegnene for kommunal sektor. Fastsette oppbevaringsfristar. Oppdatere eller lage arkivplan. Planlegge og førebu periodisering av alle arkiva.

18 I påvente av vedtak kan vi: Planlegge og gjennomføre uttrekk av bevaringsverdige fagsystem som ikkje lenger er i bruk. Rydding og ordning av arkiva i samsvar med arkivforskrifta. Avklare behov for ekstern faglegbistand, og vurdere intern kapasitet.

19 Når vedtak er fatta: Etablere arbeidsgruppe og få plassert ansvar for gjennomføringa av arkivomlegginga i samband med kommunereforma. Gjerne samarbeid mellom arkivfaglegleiing, ikt og administrativ leiing. Synleggjere ressursbehov og faglege utfordringarfor administrasjon og politisk leiing i kommunen. Få på plass finansiering av arkivoppgåvene kommunen står overfor i samband med kommunereforma, også løpande framtidig drift.

20 Når vedtak er fatta: Planlegge etablering av ny arkivteneste Planlegge kva rutinar som skal førast vidare eller utviklast. Avklare og definere depotansvar for uttrekk frå digitalt skapt arkivmateriale. Avklare og definere depotansvar for papirarkiv og magasinkapasitet. Rydding og ordning av arkiva i samsvar med arkivforskrifta. Lage rutinarog arkivplan for den nye kommunen. Avklare arkivansvaret for alle typar arkiv, inkludert fagsystem.

21 Når vedtak er fatta: Samarbeide nært med Innkjøp om arkivfaglegekrav som skal med i kravspesifikasjon når nye fagprogram skal innkjøpast. Ta del i innkjøpsprosessen. Legge tidsplanar for: -periodiseringar -avslutningar -konverteringsprosessar Informasjonstiltak og opplæring Organisasjonsutvikling

22 Dette var den trauste delen. Vernysgjerrig på å skape nytt..

23 Skylagring Outsorcing Automatisert saksbehandling Sanntidsarkivering «Kritisk viktig at reformen gripes an som en utviklings-og innovasjonsprosess, og ikke kun som en teknisk-administrativ implementering» Anne Mette Dørum

24 Nyttige kjelder: RettleingfråRiksarkivet Offentleg-forvalting/Kommunereform Digitalisering alisering-i-offentlig-sektor Veiledning. Kommunesammenslåing og arkivspørsmål. ABM-utvikling,

25 Hvis man ikke kjenner fortiden, forstår man ikke nåtiden og egner seg ikke til å forme fremtiden Simone Weill