Møteinnkalling - tilleggsliste

Transkript

1 Nes Kommune Møteinnkalling - tilleggsliste Teknisk utvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Nes kommunehus, møterom teknisk Arkivsak: 15/01240 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest på tlf eller til postmottak@nes-bu.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakskart Side Saker til behandling 73/17 17/ Brannsamarbeid i Hallingdal - Nes kommune inn i Hallingdal Brann og Redning IKS 2 Nesbyen, den Nils Rodegård Leder side 1 av 11

2 Saker til behandling 73/17 Brannsamarbeid i Hallingdal - Nes kommune inn i Hallingdal Brann og Redning IKS Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Torbjørn Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Teknisk utvalg /17 2 Formannskapet 3 Kommunestyret BRANNSAMARBEID I HALLINGDAL - NES KOMMUNE INN I HALLINGDAL BRANN OG REDNINGSTJENESTE IKS Saken avgjøres av: Kommunestyret. Vedlegg: Forslag til ny selskapsavtale Hallingdal Brann- og redningstjeneste IKS. Dokument i saken: Kommunestyre sak 7/17, 9.februar 2017, «Brannsamarbeid i Hallingdal». Saksopplysninger: Hallingdal brann- og redningstjeneste iks (HBR) hadde oppstart der Hemsedal og Gol brannog redningstjeneste iks ble utvidet med Ål som ny medeier. Dette skjedde på samme tid som administrasjonen for selskapet flyttet kontoret fra Gol til Torpomoen. I perioden frem til i dag har det vært samtaler om og utredninger av ulike former for samarbeid med Flå, Nes og Hol. De siste årene har samarbeidet vært felles ordning med overordnet vakt sammen med Hol brannvesen og det har vært samarbeid med Nes og Flå vedr. ledelse og beredskapsarbeid siden Som et resultat av et tett samarbeid de siste årene, parallelt med at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap utarbeidet sin brannanalyse 1), er det naturlig for kommunene og brannvesenet å se på mulighetene for et mer formelt samarbeid. Opprinnelig var det ønske om å se på ulike modeller og samarbeidsformer, men etter en vurdering av rådmannskollegiet i Hallingdal ble det bestemt å kun se på utvidelse av Hallingdal brann- og redningstjeneste iks og videreføring av selskapsformen (iks). side 2 av 11

3 Brannsjefen i HBR fikk et mandat om å: 1. Utrede konsekvenser for personellressurser i brannvesenet ved et samarbeid. 2. Utrede økonomiske konsekvenser for kommunene som er eiere av iks'et. Med dette som bakteppe er det utarbeidet en sak som nå legges frem for hver enkelt kommune der utvidelse av Hallingdal brann- og redningstjeneste iks blir behandlet. Det områdene som er vurdert er: 1. Fordelingsnøkler. 2. Budsjett for hver enkelt deltager, herunder lønn/drift, investeringer og kommersiell drift. 3. Endring av selskapsavtale ved utvidelse. 4. Konsekvenser for hver enkelt ansatt ved virksomhetsoverdragelse. 5. Verdier i selskapet. 6. Bygningsmasse og eierskap til bygninger og lokaler. 7. Etterslep og andre behov av betydning. 8. Risiko og sårbarhet sett opp mot eksisterende branndokument. Dimensjonerende tall pr : Forhold til overordnet plan: Ingen merknad. Miljøkonsekvenser: Ingen merknad. Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ingen merknad. Økonomiske konsekvenser: Se under vurderinger. Vurdering: For HBR i dag er fordelingsnøkkelen mellom eierkommunene basert på de faktiske utgiftene som ligger til hver enkelt kommune for drift av et brannvesen. I dette ligger det at en brannstasjon med 16 mannskap, brannbil, tankbil og regelmessige øvelser koster det samme for alle kommunene. For faste stillinger og 110-sentral som er knyttet opp mot innbyggertall vil fordelingen være ulik. Dette er vurdert til å være den beste modellen der det sammenlignes med alternativet med å stå utenfor selskapet. I budsjettet som er lagt frem er forslag til fordelingsnøkkel følgende: side 3 av 11

4 Det er summen av alle poster som danner grunnlaget for fordelingsnøkkelen. Fordelingsnøkkelen vil forandre seg over tid og det er av denne grunn viktig at det nøkkelen gjennomgås regelmessig for å unngå at justeringer blir for omfattende. Intervall for justeringer bør følge planperioden/hvert 4. år. Etter denne modellen er fordelingsnøkkelen for perioden sett til: Hemsedal 20,9 % Gol 24,2 % Ål 23,4 % Nes 18,4 % Flå 13,1 % Budsjett Budsjettet tar utgangspunkt i eksisterende kostnader (regnskap) og ikke budsjett for tidligere år alene. Det kan derfor være avvik fra dette budsjettet og tidligere års budsjett. Ved å inngå i et iks vil det være kostnader som kommer som et tillegg til dagens kostnad. Dette er f.eks. kjøp av tjenester som regnskapsføring, revisjon og andre administrative tjenester. Videre kan kostnader komme som et resultat av at dette er plassert et annet sted i KOSTRA enn det som blir tilfelle ved etablering av et nytt selskap. Dette kan være ikt-støtte, kontorleie, leasing av kontorutstyr med mer. Dette er gjerne kostnader som ikke blir redusert i eierkommunen selv om de teoretisk ikke er tilstede lenger. En gevinst med samarbeid er muligheten til å effektivisere og utnytte ressursene på en bedre måte. Denne effektiviseringen vil kompensere for tilleggsutgiftene som nevnt over. Noen av effektene vil komme på sikt i forbindelse med at mannskap/befal slutter/går av med pensjon. side 4 av 11

5 Budsjettet som legges frem er som følger: Kommentarer til budsjettet: 1. Budsjettet er lagt frem uten kommersiell aktivitet (salg av tjenester). Dette medfører reduserte inntekter for brannvesenet og da spesielt for Hemsedal, Gol og Ål. Det samtidig redusert budsjettet med stillingene som inngikk i kommersiell del. Dette medfører en økning i kostnader da det tidligere er budsjettert med overskudd i kommersiell aktivitet i driftsbudsjettet. Styret for HBR iks må ta stilling til videre satsing for den kommersielle delen gjennom en strategiprosess. Det er opparbeidet et marked for kurs, øvelser og salg av diverse tjenester, men dette innebærer at det må ansettes en eller flere ressurser for dette. Økt satsing vil gi økt omsetning og dermed gi et resultat som gjør at dette området kan bygges videre på. 2. Budsjettet har ordninger som det kan hentes ut effekter av på sikt. Det er budsjettert med de utgifter og inntekter som er forventet med utgangspunkt i den brannordning om foreligger for hver kommune i dag. Eksempler på dette er: 1. I dag er det 2 parallelle vaktordninger for overordnet vakt (brannsjefens stedfortreder). Det bør være én vaktordning som gjelder hele dalen, men som likevel gir akseptabel dekning og tilstrekkelig tilgang på innsatsledere ved større hendelser. Dette bør tas over tid, og i takt med at de som i dag har funksjonen går ut av ordningen. 2. Det anbefales å se på mulighetene for å ha en fagperson i en stilling som har ansvar for kjøretøy og utstyr. Med dette kan stilling som stasjonsansvarlig reduseres og fagkyndig arbeid på bilverksted, servicesenter med mer, også reduseres. 3. Med systematisk innkjøp kan det hentes gevinst ved større anskaffelser. Dette betinger at det foreligger innkjøpsplaner og forutsigbare rammer. 4. Kompetanse i brannvesenet gjør at det kan gjennomføres oppgaver som ligger til kommunen i dag. Eksempler kan være tilsyn byggesak, beredskapskoordinator, planverksarbeid, oppsøkende arbeid for risikoutsatte grupper med mer. side 5 av 11

6 3. Vakter utover det som var tilfelle for 2016 er ikke lagt til budsjettet. For 2017 hadde Gol vaktlag 24/7 som følge av krav. Dette kravet foreligger ikke lenger og det er derfor fjernet fra budsjettet i Det presiseres at risikoen ikke er redusert, kun at det formelle kravet i forskrift er fjernet. Til sammenligning har Hol kommune 6 mannskap på vakt 24/7, Nes og Flå 4 mannskap på vakt 5 høytidsdager. Hemsedal og Gol har vakt i risikoperioder som utgjør 20% av året, og Ål har vakt rundt 5 % av året samt en sjåførvakt 24/7. Det er store forskjeller på vakt, og dette er ikke i samsvar med den reelle risikoen. Det anbefales å gjennomføre en ny risiko- og sårbarhetsanalyse for å se på risikoperioder parallelt med perioder med forventet redusert oppmøte. Tiltak må foreslås med bakgrunn i analysen. 4. Budsjettet har ikke budsjettert med avskrivinger. Det er for avskrivinger ført opp en motpost på tilsvarende beløp som selve avskrivingen (635'). Det anbefales å budsjettere med avskriving og ha et eget fond hvor dette avsettes for fremtidige investeringer. 5. Budsjettet gir en vekst for Flå kommune og en reduksjon for Nes kommune. Det er en annen fordelingsnøkkel for Flå kommune enn det som var i samarbeidet mellom Nes og Flå kommuner. Det som det legges vekt på er at kostnaden skal være forholdsmessig det som ville være tilfelle om en kommune står utenfor et samarbeid. Videre er det viktig å se budsjettet opp mot regnskapet for hver enkelt kommune for de siste årene, og ikke bare budsjettene. For Nes og Flå er følgende tall hentet fra Kostra for perioden samt budsjett for : Blir det medregnet lønnsvekst for offentlig sektor (brannvesenet er omtrent 80 % lønn) kan det se ut som det ikke er et godt samsvar mellom budsjett og regnskap. Ved å se på kostnad for 2014 og justere for et snitt på 3 % årlig vekst ville budsjettet for Nes og Flå vært henholdsvis 3,2'' og 2,3'' i dag, noe som er over det som det budsjetteres med i nytt selskap. Selskapsavtale Selskapsavtalen som legges frem er en videreføring av eksisterende avtale for HBR iks. De endringer som er gjort er for å implementere nye eiere og dermed endres teksten vedr. eierskap, fordelingsnøkkel og styre-/representantskapssammensetning. side 6 av 11

7 Selskapsavtalen ble revidert i 2016 og er dermed justert etter de erfaringer som er gjort etter 10 års drift. Det må tas stilling til hvor mange medlemmer styret skal ha og hvordan fordelingen skal være mellom styremedlemmer valgt av de ansatte og øvrige medlemmer. I dag er sammensetningen 1+4. Ut fra tilsvarende iks vil det anbefales en styresammensetning med 2+5 der de tilsette har 2 representanter og det velges ytterligere 5 medlemmer som til sammen gjør styret kompetent. Styresammensetningen må tilfredsstille kjønnsfordeling, men dette gjelder bare for de 5 medlemmene. Videre er det krav i "Forskrift om de ansattes rett til representasjon i styrer i interkommunale selskaper mv" om at selskapet med flere enn 50 ansatte kan de ansatte kreve inntil 1/3 og minst 2 medlemmer. Det presiseres at en ansatt må være i mer enn 50 % stilling for å regnes blant de 50. Konsekvenser for hver enkelt ansatt ved virksomhetsoverdragelse 1. Arbeidsgiver For mannskap og inspektører og feiere i Nes og Flå vil de måtte forholde seg til en ny arbeidsgiver. Et iks er et eget juridisk rettssubjekt og alle rettigheter følger ansettelsesforholdet til HBR. Hver enkelt kan fremme reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse. Det vil være et mål om at de rettigheter hver enkelt hadde hos sin forrige arbeidsgiver, også skal være gjeldende ved ny arbeidsavtale. Se forøvrig punkt 4. Det vil før saken behandles i kommunestyrene for hver enkelt eierkommune bli gjennomført drøftingsmøte og det skal forhandles frem nye avtaler. 2. Fristilling av funksjoner Det må være opp til styret for HBR om de skal videreføre funksjonene slik de er i dag, eller om hver enkelt skal søke på nytt på disse. Dette bør i så fall gjelde ledelse og ikke hver enkelt ansatt. Uansett, det er ikke overtallighet som følge av utvidelse av selskapet og denne prosessen bør ikke medføre store utfordringer. 3. Avtaleparter De ansatte vil bli oppfordret til å etablere valg og få på plass tillitsvalgte for HBR som selskap. Avtalepart blir KS bedrift og ikke KS. Dette har liten praktisk betydning ettersom avtaleverket som regulerer lønn og arbeidsforhold er det samme. 4. Lønns- og arbeidsordning - harmonisering Det er noe ulike ordninger for arbeid og lønn for de ansatte i Nes/Flå og HBR. Dette er det tatt høyde for i vedlagt budsjett. Det må fremforhandles en harmoniseringsmodell som sikrer at de ansatte ikke får dårligere ordninger enn det de har i dag hos dagens arbeidsgiver. side 7 av 11

8 I denne prosessen er det viktig å se helheten (total lønn) for å sikre at lønns- og arbeidsvilkår for fremtiden er akseptabel både for arbeidstaker og arbeidsgiver. Denne prosessen må være ferdig innen vedtak i kommunestyremøtene. 5. Kontorplassering Det er i selskapsavtalen lagt opp til at administrasjonen skal ha adresse Torpomoen. For ansatte i beredskapsstyrken vil det ikke være endring fra dagens ordning. For fast ansatte vil dette være en del av punkt 4. Det må forventes at det er et minimum oppmøte hos administrasjonen (møter, kurs, kontorarbeid med mer). 6. Virksomhetsoverdragelse Hver enkelt har rettigheter ved virksomhetsoverdragelse der det vises til arbeidsmiljøloven kap. 16. For øvrig vises det til punkt 2. Det er plikter vedr informasjon og medvirkning overfor de ansatte. 7. Endring i rutiner For de ansatte vil det medføre endringer i rutiner. Dette kan være alt fra daglige rutiner rundt utførelse av arbeid til hms-rutiner. Dette anser vi ikke på som endring som følge av ny arbeidsgiver, men endring som følge av prosesser i arbeidslivet, endringer som er kontinuerlige. Verdier i selskapet Utstyr Selskapsavtalen sier i punkt 2.1 at kjøretøy, utstyr og annet materiell blir overført til selskapet (er selskapet sin eiendom). Ideelt sett burde alle verdiene som er i hvert enkelt brannvesen være taksert før iverksettelse av et nytt IKS. Med dette underlaget kunne det blitt stilt krav til hver enkelt deltager om innskudd for eventuelle skjevheter i verdiene. Det er likevel valgt å ikke gjennomføre dette med bakgrunn i den kjennskap vi har til hver enkelt eier i dag der vi mener at det ikke vil være et behov for å prioritere noen av eierne vedr. anskaffelser i tiden fremover. Alle stasjoner har kjøretøy, utstyr og materiell som har mer eller mindre lik standard og i likt volum for hver stasjon. Det må tas stilling til om avskrivinger på eksisterende materiell skal overføres selskapet eller om det skal forbli i hver enkelt kommune. Det bør budsjetteres med avskrivinger for å sikre at selskapet har evne å kjøpe nye kjøretøy/nytt utstyr når dette er avskrevet. Det bør etableres et eget investeringsfond for dette. Bundne og ubundne driftsfond HBR har i dag bundne og ubundne driftsfond. Det bundne fondet er knyttet opp mot feiing og tilsyn (selvkostfond) og et slikt fond vil også finnes i Nes og Flå. Dette vurderes i budsjettprosessen og det foreslås at fondet fases ut i 2018 ved å regulere gebyrene. Selvkostfondet er pr i dag på kr ,-. side 8 av 11

9 For ubundne driftsfond er det for HBR opparbeidet et fond som pr. d.d. er kr ,- hvorav kr ,- er bundet opp mot kostnader i 2017-regnskapet. I all hovedsak er fondet bygd opp av kommersiell aktivitet gjennom prosjekt 101 og noe gjennom avskrivinger. Hva fondet vil være pr vites ikke, men det forventes også et overskudd dette året som følge av inngåtte avtaler med Gjensidigestiftelsen og Nes/Flå samt den samme aktiviteten på Torpomoen rednings- og øvingspark. Fondet er vedtatt å være kr ,- med bakgrunn i større driftskostnader/-underskudd, men må justeres da det er bestemt at vi også skal stå for investeringer med bakgrunn i budsjettering av avskrivinger. Det anbefales at fondet reduseres til kr ,- og nye eiere går inn med ny kapital tilsvarende sin eierandel. På denne måten vil selskapet ha mulighet til å håndtere uforutsigbare utgifter som store hendelser, havari av mannskapsbil med mer. Nes og Flå sin andel blir etter dette: Nes: kr ,- Flå: kr ,- Innskudd av kapital kan gjennomføres over f.eks. en 3-års-periode for å redusere konsekvenser i budsjettprosessene i hver enkelt kommune. Overskytende fondsverdier i det ubundne fondet må sees i sammenheng med strategiarbeidet for HBR. Det kan være interessant å se på: a) Videreføring av vakter der dette sees opp mot en større region. Her kan det vurderes tiltak rundt fremskutt enhet, arbeidsoppdrag i andre kommuner, kursvirksomhet med mer. b) Oppgradering av røykdykkeranlegg da behovet har endret seg i takt med krav til rene og skitne soner og dermed måten kurs og øvelser kan gjennomføres på. c) Satsing på kommersiell del (skille ut og/eller ansette ressurser på området). Bygningsmasse og eierskap til bygninger og lokaler Det står i selskapsavtalen punkt 1.5: Kvar kommune skal, innanfor sin kommunegrense, ha ansvar for å stille til disposisjon egna lokaler vederlagsfritt for selskapet si verksemd. Drift og vedlikehald av lokaler skal, dersom anna ikkje er avtala, ligge til kvar einskild eigarkommune. Og i punkt 2.1 står det: Lokaler og fastmontert utstyr/installasjonar er kvar eigarkommune sin eigedom. Dette er nok den vanligste løsningen for iks. Noen iks har i budsjettet husleie for brannstasjonene, men dette har HBR valgt å ikke gjøre med bakgrunn i at det må være en brannstasjon tilknyttet hvert av tettstedene og disse skal ha samme funksjon. Videre ville det side 9 av 11

10 være vanskelig å fastsette husleie med bakgrunn i at minst to stasjoner har samdrift med kommunen. Unntaket er for felles kontor på Torpomoen. Her har HBR dette i sitt budsjett og kostnad fordeles ut fra antall stillinger som hver enkelt kommune forplikter seg til gjennom branndokumentet. Det som må kreves av eierkommunene er at brannstasjonene er etter gjeldende krav med særlig fokus på tiltak vedr eksponering av røyk og kjemikalier samt mulighet til å rekruttere fra mer enn 50 % av befolkningen (garderober for både kvinner og menn). Status på dette er: 1. Flå stasjon: er i en prosess og nye garderober og sluseløsning ventes ferdigstilt ultimo Nes stasjon: stasjonen er rehabilitert/påbygd i 2017 og tilfredsstiller krav. 3. Gol stasjon: det er igangsatt en prosess som løftes inn i budsjettet for Det kreves en større endring for å tilfredsstille gjeldende krav samt at det er en del etterslep på vedlikehold. 4. Hemsedal stasjon: stasjonen er rehabilitert i 2017 og tilfredsstiller krav. 5. Ål stasjon: stasjonen er ny i 2003 og tilfredsstiller krav. Det bør stilles krav til at alle eierkommunene har tilfredsstillende lokaliteter ved inngåelse av avtale (det må ligge vedtak om eventuelle oppgraderinger). Etterslep og andre behov av betydning Det foreligger ikke spesielle etterslep på kjøretøy og utstyr. Innenfor kompetanse er det kartlagt et kursbehov tilsvarende kr ,- innenfor lovpålagte kurs. Dette er fordelt pr brannvesen: HBR: kr ,- Nes: kr ,- Flå: kr ,- HBR har fått overført fra vertskommune disse kostnadene over ramma og vil kunne gjennomføre utdanning uten å måtte be om ekstrabevilgning fra eierkommunene. Nes har fått de øremerkede midlene for 2016 og 2017 på budsjettet for 2017, men disse midlene har vi fått opplyst at ikke kan overføres til 2018 når opplæringen skal gjennomføres. På Flå har ikke de øremerkede midlene blitt overført til brannvesenets budsjett. For Nes og Flå er det årlig bevilget ,- pr. kommune siden Det tas sikte på å gjennomføre grunnkurs og beredskapstrinn I i Det er to forhold som ønskes presisert: side 10 av 11

11 1. kostnaden er uavhengig av felles brannvesen eller ikke. Dette er en kostnad som må knyttes direkte opp mot det krav som lov og forskrift fastsetter for hvert enkelt mannskap. 2. kostnaden er vesentlig redusert som følge av muligheten til å gjennomføre kursene lokalt fremfor å sende mannskap på kurssenter og/eller hente inn ekstern kompetanse for å gjennomføre deler av dette lokalt. Etterslepet på utdanning må gjennomføres uavhengig av samarbeidsløsning. Det anbefales at Flå og Nes overfører den kostnad lovpålagte kurs har pr Kostnaden kan fordeles over tre år. Risiko og sårbarhet sett opp mot eksisterende branndokument Det er nødvendig å se på risiko- og sårbarheten på nytt i regionen. Siste dette ble gjort i HBR var i 2010 med vedtak i Det anbefales likevel å vente med dette arbeidet frem til revidert "Forskrift om dimensjonering og organisering av brannvesen" foreligger da krav i denne kan ha betydning for dette arbeidet. Det er spesielt innenfor vaktordninger og håndtering/metoder som krever en gjennomgang. Rådmannens innstilling: Ved utvidelse av Hallingdal Brann og redningstjeneste IKS, søker Nes kommune seg inn selskapet fra og med 1. januar Kommunestyret vedtar ny selskapsavtale gjeldende fra 1. januar Nes kommune budsjetterer for årene 2018, 2019 og 2020 kr til å ta igjen etterslep på utdanning, og gjennomføring av grunnkurs og beredskapstrinn I for mannskaper, til sammen kr Nes kommuner budsjetterer for årene 2018, 2019 og 2020 kr som eierandel i ubundet driftsfond, til sammen kr side 11 av 11