Møteinnkalling. Kommunestyret

Transkript

1 Nes Kommune Møteinnkalling Kommunestyret Dato: kl. 17:00 Sted: Kommunestyresalen, Nes kommunehus Arkivsak: 15/01209 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest på tlf eller til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet overføres i Radio Hallingdal. Sakskart Side Saker til behandling 13/19 19/ Kontrollutvalgets behandling av sak "Embetsgarden Nesbyen" 2 14/19 19/ Eventuelt navnebytte for Nes kommune 4 Nesbyen, Tore Haraldset Ordfører side 1 av 6

2 Saker til behandling 13/19 Kontrollutvalgets behandling av sak "Embetsgarden Nesbyen" Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /19 2 Kommunestyret /19 KONTROLLUTVALGETS BEHANDLING AV SAK "EMBETSGARDEN NESBYEN" Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Særutskrift av kontrollutvalgssak 5/2019 Saksopplysninger: Kontrollutvalget valgte i møtet, under Drøftings- og orienteringssak 1, å opprette en egen sak vedr. bygging av nytt mellombygg. Kontrollutvalget anmoder om informasjons fra rådmannen vedr. bygging av nytt mellombygg. Spesielt med fokus på tidslinjen og hvem og hva som har definert arealbehov, samt alle vedtak i saken. På bakgrunn i Nes kommune sin begrensede økonomiske handlefrihet drøftet kontrollutvalget ulike risikofaktorer, herunder; Politikerne har ikke fått fremlagt et estimat på kommunens rombehov, jf. kommunestyrevedtak i sak 46/18. Orienteringer til formannskapet i saken må protokollføres. Mye usikkerhet rundt hva bygget skal inneholde, foruten Tingretten og Jordskifteretten. Kommunalt rombehov bør defineres og settes i sammenheng med den hele den kommunale bygningsmassen. Kommunen bør ha en eiendomsplan. Kostnadsdekning med tanke på økte leieinntekter for nybygget er minimal sett i forhold til byggekostnader. side 2 av 6

3 Økonomiske konsekvenser: Bygging av Embetsgarden Nesbyen har store økonomiske konsekvenser for Nes kommune. Rente- og avdragsbelastningen vil øke vesentlig utover det en på nåværende tidspunkt kan medregne kommer inn i økte leieinntekter fra nye leietakere. Bygget har en kostnadsramme på 78 millioner inkludert merverdiavgift. Det blir derfor viktig å arbeide videre med å få flere leietakere. Vurdering: Kontrollutvalget etterspør oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 46/18, og vil presisere nødvendigheten av god informasjon til politisk nivå. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Administrasjonen informerer iht. kommunestyresak 46/18 om utviklingen i saken til Formannskapet i hvert møte. Orienteringen protokollføres. Administrasjonen fremlegger iht. kommunestyresak 46/18 estimat på rombehovet, sett i lys av kommunens totale eiendomsmasse. Rådmannens innstilling: Rådmannen informerer iht. kommunestyresak 46/18 om utviklingen i saken til Formannskapet i hvert møte. Orienteringen protokollføres. Rådmannen fremlegger iht. kommunestyresak 46/18 estimat på rombehovet, sett i lys av kommunens totale eiendomsmasse. Formannskapet har behandlet saken i møte sak 2/19 Innstilling Saken oversendes Kommunestyret. side 3 av 6

4 14/19 Eventuelt navnebytte for Nes kommune Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret /19 2 Kommunestyret /19 EVENTUELT NAVNEBYTTE FOR NES KOMMUNE Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksopplysninger: Kommunestyret gjorde i sak 4/2019 Eventuelt navnebytte for Nes kommune følgende vedtak: «Kommunestyret ber rådmann sette i gang en prosess med å undersøke konsekvensene, kostnadene og plan for gjennomføring av et eventuelt navnebytte for Nes kommune. Innbyggerne i Nes kommune må involveres i prosessen. Rådmannen bes komme tilbake til kommunestyret i mars». Forslag til endring av kommunenavn har også vært behandlet i Formannskapet i sak 38/95. Dette var med bakgrunn i en anmodning fra Nesbyen Næringsforening om at kommunenavnet ble endret fra Nes til Nesbyen. Forslaget til navneendring var begrunnet med at dette ville vært en fordel markedsføringsmessig og at det til forveksling er flere Steder i Norge som bærer navnet Nes. For kommunen hender det i større og større grad på grunn av økt digitalisering, at post blir feilsendt til annen adresse med samme navn. Dette har ikke medført større problemer for kommunen enn økt merarbeid og at det kan ha medført at saker er blitt noe forsinket, men enkelte ganger mottas også post som er unntatt offentlighet. Vi får også søkere til stillinger som tror at de har søkt jobb i Nes i Akershus. Noe verre kan det være når media forveksler kommunene med samme navn og vår kommune får urettmessig negativ omtale. På den annen side har kommunenavnet Nes lokalt og regionalt en historisk tilknytning og tradisjon som også må tas med i vurderingen. Dette gjelder også navn på organisasjoner, foreninger og annen virksomhet utenom det kommunale system, men som nå er forbundet med kommunenavnet. En eventuell navneendring vil også nødvendigvis medføre en del praktiske endringer som vil koste noe. Dette gjelder for eksempel fasadeskilt på kommunale bygg, brosjyremateriell, bordflagg m.v. Etter en samlet vurdering bør slike utgifter kunne dekkes innenfor en ramme på ,-. side 4 av 6

5 Når det gjelder kommunens datasystemer, så vil et navnebytte ha større konsekvenser. Det er hentet inn kostnadsoverslag for datasystemene GisLine og Kommfakt. Begge anslår som kostnadsestimat. Rådmannen vil anslå en kostnad på 1 million totalt for endringer i kommunens datasystemer, men det er med store forbehold. Så godt som alle datasystemene er regionale eller interkommunale, det vil derfor også bli et vesentlig arbeid med et navnebytte også for IKT Hallingdal. Kommunene i Viken får nye kommunenummer fra Kan eventuelt nytt kommunenavn byttes samtidig med kommunenummer vil kostnadene bli redusert ved at arbeidet kan gjennomføres samtidig. I henhold til kommunelovens 3 avgjøres endring av kommunenes navn av Kongen i statsråd. Prosedyren i denne type saker er behandling i kommunestyret. Dersom man her går inn for navneendring, oversendes saken via Fylkesmannen til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Vurdering: Å bytte kommunenavn vil for mange innbyggere i Nes kommune være som å bytte identitet. Det er derfor i denne sammenheng svært viktig å involvere nesningen i et eventuelt navnebytte. Dette kan gjøres både ved å utlyse til navnekonkurranse og ved å ha folkeavstemming på nye kommunenavn. Det er i denne sammenheng også viktig å passe på at ungdommen i kommunen får legge frem sine forslag til eventuelt nytt navn på kommunen. Her kan for eksempel ungdommens kommunestyre og elevrådene benyttes både til å komme med forslag og å være bindeleddet mellom yngre og eldre generasjoner. Men samtidig er det viktig at involveringen ikke drar ut i tid, for av hensyn til kostnadene vil det være veldig viktig at eventuelt navnebytte blir gjennomført samtidig med nytt kommunenummer. Det må lages en gjennomføringsplan og et mer detaljert budsjett dersom en skal jobbe videre med å bytte kommunenavn, for det vil være et omfattende arbeid knyttet til bl.a. IKT både i kommunen og i regionen. Alt av maler, skjemaer, e-postadresser, tilganger til all programvare osv. må endres. Det kan også bli et effektivitetstap dersom IKT-løsninger ikke fungerer optimalt etter et eventuelt navnebytte/bytte av kommunenummer. Rådmannen har anslått en kostnad på ca kr , men IKT-kostnadene må utredes grundigere dersom en skal gå videre med prosessen. Kostnadene ved denne endringen må søkes dekket av staten dersom det blir aktuelt, som en ren konsekvens av Viken-sammenslåingen. Mulighetene for dette vil bli avklart i møte med Kommunal- og moderniseringsdepartmentet i slutten av mars. Kommunestyret må ta stilling til om prosessen skal gå videre og i så fall med hvilken framdrift. Rådmannen vil komme tilbake med et forslag om finansiering når en har en bedre oversikt over kostnadene et navnebytte og bytte av kommunenummer vil medføre. Rådmannens innstilling: Saken fremmes uten innstilling side 5 av 6

6 Kommunestyret har behandlet saken i møte sak 12/19 Vedtak Saken utsettes til ekstramøte i kommunestyret 28. mars i påvente av resultat av møte med de to Nes kommuner i departementet 20. mars. side 6 av 6