Balanserte anskaffelser gjennom dialog 1. Samling 04.april Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver Difi

Transkript

1 Balanserte anskaffelser gjennom dialog 1. Samling 04.april 2018 Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver Difi

2 Stortinget Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Arenaer Sentrale samarbeidspartnere Digital transformasjon Digital strategi og samordning Digitale fellesløsninger Tilsynet for universell utforming av IKT 1 2 Være sentral kunnskapskilde Skape endring og bidra til å realisere gevinster Virkemidler Fellesløsninger Ledelse Utredning og analyse Offentlige anskaffelser 3 4 Løse felles utfordringer Utvikle Difi til premissgiver Vi får omstilling til å skje i offentlig sektor

3 Offentlige anskaffelser Difi får omstilling til å skje Offentlige anskaffelser Digitale fellesløsning er Innkjøp til offentlig forvaltning utgjør årlig ca. 500 mrd Det vi gjør Bygger kompetanse og bedre styring av anskaffelser Fremmer digitale løsninger Styrker innovasjon Veileder om samfunnsansvar Leder Statens innkjøpssenter

4 DIFI KURSREKKE - MER BALANSERTE ANSKAFFELSER AV BYGG OG ANLEGG GJENNOM DIALOG S t e d : D I F I, G r e v W e d e l s p l a s s 9, O s l o 4. a p r i l SAMLING 1 «FØR KONKURRANSEN», DAG 1 BYGGHERRER 0 9 : : 3 0 P r e s e n t a s j o n V E L K O M M E N P r e s e n t a s j o n a v TA N J A H U S E FA G E R L I E, D i f i k u r s e t o g d e l t a g e r n e 0 9 : : 0 0 D i s k u s j o n G J E N N O M G AN G AV K j e r n e n o g b a k g r u n n e n TA N J A H U S E FA G E R L I E, D i f i F O R B E R E D E L S E S M AT E R I A L E T f o r k u r s e t 1 0 : : 5 0 P r e s e n t a s j o n H V O R D AN G J Ø R E E N G O D AN S K A F F E L S E? I n n b l i k k i v e r k t ø y f o r m e r M A G N E H A R E I D E, D i f i - D I F I S N Y E K O N T R AK T S T R AT E G I F O R B AE e f f e k t i v e B A E - a n s k a f f e l s e r H A N S O L AV D E LV I K E N, D i f i 1 0 : : 0 0 P a u s e 11 : : 3 0 P r e s e n t a s j o n ALT D E T D U I K K E H AR LY S T T I L Å G J Ø R E F o r s t å f a r e s i g n a l e n e E V E N T U K U N, K o n k u r r a n s e t i l s y n e t H v o r g å r g r e n s e n e? 11 : : 0 0 P r e s e n t a s j o n S AM S P I L L S K O N T R A K T: G AT E F O R N Y E L S E V e r d i a v s a m h a n d l i n g o g d i a l o g I D A Ø V R E N, B Y M O s l o k o m m u n e T I N G H U S E T- T U L L I N S G AT E I O S L O m e d m a r k e d e t o g b r u k e r e F R I D T J O F M Y H R E N E, I s a c h s e n S t e e n & L u n d 1 2 : : 3 0 L u n s j 1 2 : : 3 0 P r e s e n t a s j o n AN S K A F F E L S E S R E G E LV E R K E T F o r s t å e l s e f o r r a m m e n e I N G R I D B K O L D E R U P, D i f i d i s k u s j o n - E N K O R T I N T R O D U K S J O N o g r o m m e t f o r d i a l o g 1 3 : : 1 5 P r e s e n t a s j o n B E H O V S AV K L A R I N G L æ r e å b e d r e f o r m u l e r e TA N J A H U S E FA G E R L I E, D i f i d i s k u s j o n I N N I K O N K U R R AN S E G R U N N L A G E T b e h o v i n n i k o n k u r r a n s e n 1 4 : : 3 0 P a u s e 1 4 : : 0 0 G r u p p e o p p g a v e G R U P P E I N N D E L I N G M E D O P P G AV E R J o b b e m e d b e h o v s b e s k r i v e l s e D E LTA G E R N E I S A M A R B E I D o g k o n k u r r a n s e g r u n n l a g

5 Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog? 60 Bare innkjøpere Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling

6 Etternavn Fornavn Tittel Org. navn E-post Gruppe Strømseth Frank P avdelingsleder bygg og eiendom Bardu kommune frank.stromseth@bardu.kommune.no 1 - Skole Høyer Ine Rådgiver Skedsmo kommune inehoye@skedsmo.kommune.no 1 - Skole Møller Thomas Eleonardus Prosjektsjef Skedsmo kommune thomoll@skedsmo.kommune.no 1 - Skole Sørensen Trygve Rådgiver Skedsmo kommune trysore@skedsmo.kommune.no 1 - Skole Raouf Alan Prosjektsjef Oppegård kommune alan.raouf@oppegard.kommune.no 1 - Skole Reiret Rune Prosjektleder Oppegård kommune rune.reiret@oppegard.kommune.no 1 - Skole Solhaug Stian Fagleder Bygg Bodø kommune stian.solhaug@bodo.kommune.no 2 - Anlegg Aannerud Eirin Leander Rådgiver Statens vegvesen eirin.leander.aannerud@vegvesen.no 2 - Anlegg Steine Mari Johanne Rådgiver Statens vegvesen mari.steine@vegvesen.no 2 - Anlegg Winge Eva-Lena Teknisk byggeleder/prosjekteringsleder Statens vegvesen Region øst eva.winge@vegvesen.no 2 - Anlegg Haugen Hans-Petter Teknisk Bygeleder Statens vegvesen hans.haugen@vegvesen.no 2 - Anlegg Hillestad Åge Jonn Sjefsing. Statens vegvesen Region vest aage.hillestad@vegvesen.no 3 - Vei Skistad Espen seniorkonsulent Oslo kommune, UKE espen.skistad@uke.oslo.kommune.no 3 - Vei Brudeseth Åge prosjektleder Statens vegvesen aage.brudeseth@vegvesen.no 3 - Vei Aamodt Anders overingeniør Statens vegvesen anders.aamodt@vegvesen.no 3 - Vei malvik vibeke Prosjekteringsleder Statens vegvesen Region øst vibeke.malvik@vegvesen.no 3 - Vei Bergsli Anders Prosjektleder Horten Kommune anders.bergsli@horten.kommune.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Andreassen Terje Sjefingeniør Kystverket terje.andreassen@kystverket.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Leikanger Aleksandra Seniorrådgiver Kystverket Aleksandra.leikanger@kystverket.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Vallestad Svein Gunnar Senioringeniør - Anlegg Kystverket svein.gunnar.vallestad@kystverket.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Nygaard Stein Juridisk rådgiver Karmøy kommune, Eiendomsavd. stny@karmoy.kommune.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Døsen Håkon Overingeniør Karmøy kommune, VAR-avd. hdo@karmoy.kommune.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Sandvig Thor Elias Rådgiver Karmøy kommune tes02@karmoy.kommune.no 4 - Havn-/maritime prosjekter Loennecken Cathrine Direktør Anskaffelser Hafslund Nett cathrine.loennecken@hafslund.no 5 - Prosjekprosjekt Frogner Anne Gro Prosjektleder Bærum kommune Anne.Frogner@baerum.kommune.no 5 - Spesialprosjekt Gotfredsen Ingunn Spesialrådgiver Anksaffelser Hafslund Nett ingunn.gotfredsen@hafslund.no 5 - Spesialprosjekt Lunemann Trine Rådgiver Romerike Avfallsforedling IKS tl@roaf.no 5 - Spesialprosjekt Kjærstad Lars Vegard Innkjøpsrådgiver ØRIK lars.vegard.kjaerstad@orik.no 5 - Spesialprosjekt Betten Per Magne Prosjektleder Oppegård kommune Per.Magne.Betten@oppegard.kommune.no 6 - Bolig og omsorg Kamboj Kanwal Prosjektleder Asker kommune Kanwal.Kamboj@asker.kommune.no 6 - Bolig og omsorg Solbraa Nils Prosjektleder Hamar Kommune nils.solbraa@hamar.kommune.no 6 - Bolig og omsorg Byberg Diana Innkjøpsrådgiver Oppegård kommune diana.byberg@oppegard.kommune.no 6 - Bolig og omsorg Val Aud Prosjektleder Oppegård kommune Aud.Val@oppegard.kommune.no 6 - Bolig og omsorg Bors Michael Kontraktdirektør Statsbygg mibo@statsbygg.no 7 - Andre formålsbygg Folkedal Gyda Prosjektleiar Flora hamn KF gyda.folkedal@flora.kommune.no 7 - Andre formålsbygg Jarli Bjørn Innkjøpssjef Oslo Havn KF bjorn.jarli@ohv.oslo.no 7 - Andre formålsbygg Eilertsen Jan Roar Prosjektsjef Nes kommune jan.roar.eilertsen@nes-ak.kommune.no 7 - Andre formålsbygg Theodorsen Kjærsti Innkjøpsrådgiver Ullensaker kommune kjersti.theodorsen@orik.no 7 - Andre formålsbygg Eide Kine G. Innkjøpsrådgiver Oppegård kommune kine.eide@oppegard.kommune.no 7 - Andre formålsbygg

7 Deltagere - LEVERANDØRER Fornavn Etternavn Org. navn Kristoffer Emberland Bico Bygg og Innredning AS Bjørn Morten Olesen Norconsult AS Vikki Johansen Ecoteria AS Kristian Tangen Nordby maskin Marion Emilsen Norconsult Lars Alming Daleng HENT AS Tore Haug Topaas og Haug AS Tone Gulliksen Maskinentreprenørenes Forbund (MEF) Ida Laustsen NHO Jon Backer BetonmastHæhre Anlegg AS Lene Goa Haaland Bygginnmåling as Kenneth Waggestad-Stoa Aktiv Park AS Bernt Vikse Marti AS Raymond Sandvik Forbo Flooring AS

8 Prosent Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for byggherrer) BAE 100% 90% 4. Hvor i anskaffelsesprosessen er anskaffelsen? 80% 70% 63,6% 60% 50% 40% 30% 27,3% 20% 18,2% 10% 9,1% 0% 0,0% Byggeprogram (Behovsavklaring 1) Design, skisse og konseptfasen (Behovsavklaring 2) Forprosjekt Detaljprosjektering Gjennomføring/utførelse Overlevering / leveransen tatt i bruk 0,0% 0,0% Vennligst spesifiser

9 Hva er største hinder for god samhandling og dialog - Før konkurranse Kjemi og tillit Hos oppdragsgiver: Manglende kjennskap til mulighetene for samspill. Manglende intern kompetanse. Hastverk. Vi er uklare på behovet fordi vi ikke vet hva som finnes av løsninger Oppdragsgiver er ikke flink nok til å definere å spesifisere oppdraget Manglende planlegging og avklaring av behov, funksjoner og grenseverdier... Innblanding av utførende og rådspøring og avklaringer Ingen dialog med entreprenør pga anskaffelsesform Beslutning om gjennomføring Tidspress, for lite kunnskap om prosess Redd for forskjellsbehandling, for lite markedsundersøkelser Lite tid før kunngjøring Interne utfordringer (i andre avdelinger) knyttet til å ta i bruk alternative samhandlingsformer Usikkerhet i forhold til å gjøre noe galt/feil i henhold til LOA Regelverk om offentlige anskaffelser Arenaer for dialog Kan ikke se noen hindre

10 Hva er største hinder for god samhandling og dialog - Under konkurranse Vi må være varsomme så vi ikke forskjellsbehandler Integritet Detaljgraden av behovet og leverandører som holder kortene sine litt tett mhp konkurrenter Fare for ikkje å likehandsame, forfordele Ingen dialog med entreprenør pga anskaffelsesform Finne et passende og balansert nivå mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i tillegg til beskrivelse av alle vurderingene som gjøres i forbindelse med tildeling. Tilbydere kanskje ikke tør spørre for å avsløre triks/tips og forr.hemmeligheter Føle meg trygg på tilbakemeldinger på feil og mangler i grunnlaget og prising deretter Uklart konkurransegrunnlag Kompetanse Kan ikke ha dialog ut over forhandlinger Regelverket er strengt ift hva man kan snakke om Sikre konkurransedyktige priser og komplette leveranser Usikkerhet i forhold til å gjøre noe galt/feil i henhold til LOA Hos oppdragsgiver: Manglende kjennskap til mulighetene for samspill. Manglende intern kompetanse. Hastverk. Hos entreprenør: fokus på "hull" i kravspekk, og muligheter for senere endringsmeldinger. Regelverk om offentlige anskaffelser Detaljeringsgrad, organisering, interesse i markedet, miljø/overskuddmasse

11 Hva er største hinder for god samhandling og dialog - Under leveranse Avvik eller endringer fordrer at alle som gjenomfører leveransen har oversikt Kjemi og tillit Uklarheter og rom for konflikter i avtalt løsning og leveranse Personleg kjemi mellom partane, bonusordningar, nedpinte prisar, prosjekt eller versksemdstrategi kontraktsform, prisen styrer tildeling Leverandør har ofte utfordringer med å forstå oppdragsgivers behov og å hjelpe oppdragsgiveren til å bli «god«mange krav om endringer pga. små marginer i entreprisebransjen og uklart konkurransegrunnlag, hyppig utskifting av personell. Mangelfull avvikshåndtering. Oppgaveforståelse Dårlig utarbedeidet kontraktsgrunnlag kan være et hinder Konflikter og fokus på muligheter for endringer. tidspress og mangel på tillitt organisering og prosjektledelse mht stor kompleksitet Usikker Ingen hinder Effektiv bruk av prosjekthotell og digitale løsninger

12 Hva er største hinder for god samhandling og dialog - Etter ferdigstillelse Tillit Garantiforhold mhp ansvarsforhold.. Kontraktspart har forlate staden, er starta på nytt prosjekt og er vanskeleg å få både i tale åog til å retta opp Manglende inntjening for entreprenør pga kontraktsform Mindre uoverensstemmelser knyttet til arbeidsomfang opp mot avtalt arbeid kontrakt Hyppig utskifting av personell. De som er igjen får mye å gjøre. Dårlige rutiner for å avslutte prosjektet. Forsinket og manglende leveranser. Manglende rutiner for avslutning av prosjekt, endret personell, forsinket og manglende leveranse Utskifting av personell, forsinkede og manglende leveranser, manglende oppfølging av rutiner for å avslutte prosjekt Nødvendige verktøy Organisasjonen er oppløst og spredt Dokumentasjon og forbedringsarbeid Involverte parter er "ferdige" med prosjektet og har startet på nye ting Regelverk om offentlige anskaffelser

13 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for byggherrer) BAE Prosent 12. Hvor ofte benytter du deg av veiledning på anskaffelser.no i dag? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 34,6% 42,3% 20% 19,2% 10% 0% 3,8% Aldri Sjelden Av og til Ofte

14 Prosent Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for byggherrer) BAE 13. Planlegger du å benytte Difis Miljøkriterieveiviser på nett som støtte til å følge opp ambisjonene i kommende anskaffelse? 100% 90% 80% 77,8% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 18,5% 10% 0% 3,7% Ja Nei Kanskje / Trenger mer informasjon

15 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for byggherrer) BAE 15. Pleier du å invitere leverandører til møte for å diskutere: Generell markedskommunikasjon 39,1% 60,9% Neste års innkjøpsplaner 21,7% 78,3% En kommende anskaffelse 46,2% 53,8% Ja Nei Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 23,1% 76,9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

16 Rangér tildelingskriteriene etter hvor viktig de er ved bygg-/anleggsanskaffelser (1= dårlig, 6=best) 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Kvalitet Pris Miljø Oppgaveforståelse Gjennomføringsevne

17 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE DEG SOM KUNDE Dialog med markedet Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva er fremtidige nye behov?

18 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE DEG SOM KUNDE - Status For lite tid Redsel Gamle vaner

19 DIALOGAKTIVITETER OM BEHOV Ulike former for dialog som benyttes i dette kurset Markedsundersøkelse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring Diverse gruppearbeid

20 DIALOGAKTIVITETER MED MARKEDET Gi grobunn for TILLIT - vis MOT Tilby kunnskap om deres behov for å få bedre innsikt i markedets muligheter for å oppfylle de. Be om innspill til hvordan behovene kan dekkes på en bedre Delta måte og på stimulere dialogaktiviteter til å tenke effektivisering og nyutvikling Rolle: Kunnskapsformidler ikke fasit Be om innspill til spesifikasjonene og kravene Involvér alle interessenter tidlig i prosessen

21

22 Tanja Huse-Fagerlie E-post: Telefon: