Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall, eller spørsmål om habilitet, skal meldes snarest på e-post til Har du ikke mulighet til å sende e-post, ring Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Unntatt offentlighet Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 3/18 Referat fra møte arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling 2018/720 4 PS 5/18 Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport / PS 6/18 Heltid/deltid - status per 30. april /

3 Referatsaker RS 3/18 Referat fra møte arbeidsmiljøutvalget

4 Personal og stab Møtereferat Dato: Til stede: Forfall: Referent: Ellen Forseth, Randi Rasmussen, Ester Sandtrø (gikk kl ), Tone Østvang, Anne Sofie Benjaminsen Helle A. Eggen, Torbjørn Sæterhaug og Morten Sjaastad Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte arbeidsmiljøutvalget Sak: 2018/720-3 Møtetid: Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Godkjenning av referat fra møte Vedtak: Referatet ble godkjent. 2 Årsrapport 2017 fra bedriftshelsetjenesten Martin Mogensen som er vår kontaktperson i bedriftshelsetjenesten gikk gjennom årsrapporten. Bedriftshelsetjenesten Trondheim bisto i 2017 med totalt 133 timer. Av disse var 36,5 timer individrettet og 133 registrert som systemrettet aktivitet. Dette viser en positiv utvikling mot mere systemrettede aktiviteter i forhold til Fra rapporten ble spesielt bemerket: Bedriftshelsetjenesten anbefaler at det fortsatt jobbes for å få systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid inn som en del av det daglige arbeidet. Bedriftshelsetjenesten skal her bistå i utarbeidelsen av HMS-planer overordnet og på virksomhetsnivå. Bedriftshelsetjenesten presiserer også i rapporten viktigheten av samarbeid mellom virksomhetene. Dette gjelder spesielt for de som har samme fagfelt. 4

5 Det ble også i møte påpekt at risikovurderinger av langtidseksponeringer skal gjennomføres og at bedriftshelsetjenesten kan bistå her. Vedtak: Årsrapporten 2017 fra bedriftshelsetjenesten ble tatt til orientering. 3 Årsrapport 2017 HMS Malvik kommune Randi Rasmussen gikk gjennom årsrapporten. Det har vært god aktivitet i AMU gjennom hele året og utvalget har hatt 5 møter. Det har også i 2017 vært stort fokus på arbeidsmiljø, trivsel og involvering. Flere virksomheter har hatt arbeidsprosesser hvor bl.a bedriftshelsetjenesten har bistått. Statistikken viser at sykefraværet har gått ned og den positive trenden håper å kunne fortsette i Den årlige HMS-rapportering til rådmannen viser en økning i brukerrelaterte skader. Det er innen helse og skole økningen er størst. Det ble i møtet diskutert behov for økt kompetanse for å kunne håndtere og forebygge uønskede hendelser. Kompetanse, tidlig innsats og nok ansatte ble nevnt som viktige faktorer i tiden fremover. AMU ønsker at det ses nærmere på hvilke kompetanse det er behov for i fremtiden og hvordan dette skal løses. Lederteam planlegger å legge frem sak for politisk utvalg hvor utviklingen i antall vold og skader blir tatt opp. Vedtak. Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport 2017 ble vedtatt. 4 Nærvær og statistikk statistikk tom mars 2018 Positiv nedgang. Viktig å følge opp der tiltak er satt i gang og gitt resultat. AMU ønsker fortsatt møter ute i virksomhetene. Kommunalsjefene gir tilbakemeldinger til virksomheter som har hatt god utvikling og nedgang i sykefraværet. Side 2 av 2 5

6 Viktig med avklaring av roller og ansvar og amu oppfordrer hovedverneombudet til å ta dette som tema i fellesmøtene for verneombudene. Vedtak: Nærvær og statistikk statistikk tom mars 2018 ble tatt til orientering. 5 Forslag til ny mal for utviklingssamtale En arbeidsgruppe har utarbeidet forslaget hvor de10 faktorene i medarbeiderundersøkelsen har vært utgangspunktet. Det vil videre bli utarbeidet prosedyrer for utviklingssamtalen. Vedtak Mal for utviklingssamtale ble tatt til orientering. 6 Eventuelt De som jobber på natt og har krav på helseundersøkelse vil få dette i løpet av våren. Det skal utarbeides en oversikt som viser hvilke yrkesgrupper som har krav på helseundersøkelser og prosedyrer for at dette følges opp. Side 3 av 3 6

7 ÅRSRAPPORT 2017 VEIEN VIDERE Med forslag til videre HMS arbeid og bistand fra bedriftshelsetjenesten. Martin Mogensen En tilbakemelding på hva Agenda HMS /Bedriftshelsetjenesten Trondheim har bistått Malvik kommune med i løpet av

8 1 Innhold 2 Bakgrunn: Om Bedriftshelsetjenesten Trondheim 2017: Bedriftshelsetjenesten Trondheim sin kontaktperson Generelle aktiviteter i løpet av 2017: Nyhetsbrev Åpne kurs Bedriftsspesifikke aktiviteter i bedriften Antall Kontaktpunkter og tidsbruk Fordeling på individrettet og systemrettet aktivitet Bedriftsinterne kurs i bedriften: Anbefalinger for helse miljø og sikkerhetsarbeid neste år Anbefalinger for bedriftens HMS arbeid neste år Forslag til neste aktivitetsplan med Bedriftshelsetjenesten Trondheim

9 2 Bakgrunn: I forskrift til arbeidsmiljøloven om Organisering, ledelse og medvirkning, best.nr: 701, 13-3 står det: Planer, årsrapporter og meldinger Arbeidsgiver skal i samarbeide med bedriftshelsetjenesten utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid: a) planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten. Denne rapport sammenfatter dokumentasjon om Bedriftshelsetjenesten Trondheim samt hva bedriftshelsetjenesten har bistått Malvik kommune og underenheter med i løpet av året og forslag til punkter som skal på neste års handlingsplan. Rapporten skal gjøres tilgjengelig for verneombud og bør legges helt eller delvis til bedriftens egen årsrapport om helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Det blir sendt et eksemplar av årsrapporten til bedriftens kontaktperson alternativt øverste leder som distribuerer til aktuelle mottakere. 3 Om Bedriftshelsetjenesten Trondheim 2017: Godkjent av Arbeidstilsynet til å drive bedriftshelsetjeneste. Dato for siste godkjenning: 24 april 2015 Varighet av godkjenning: 5 år Godkjenningsnr: AT-1543 Medisinsk ansvarlig: Tonje Strømholm og Helle Marie Bartos 3.1 Bedriftshelsetjenesten Trondheim sin kontaktperson Martin Mogensen fra Bedriftshelsetjenesten Trondheim har vært kontaktperson for kommunen i Bedriftshelsetjenesten Trondheims aktivitet og bistand i bedriften bygger på handlingsplan utarbeidet i felleskap mellom øverste ledelse, verneombud, tillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten. I tillegg oppstår det ofte behov for bistand i løpet av året i (for eksempel oppfølging av syke arbeidstakere, HMS-spørsmål, konflikthåndtering og lignende). 4 Generelle aktiviteter i løpet av 2017: 4.1 Nyhetsbrev Det er sendt ut 4 nyhetsbrev i Åpne kurs Malvik kommune har hatt deltakere på følgende åpne kurs 3 9

10 Grunnkurs arbeidsmiljø (40-timers kurs) Verneombudssamling 5 Bedriftsspesifikke aktiviteter i bedriften 5.1 Antall Kontaktpunkter og tidsbruk Bedriftshelsetjenesten Trondheim har hatt 82 kontaktpunkter med et samlet tidsforbruk på: 169,5 timer i løpet av Fordeling på individrettet og systemrettet aktivitet Av de timer er 36,5 timer registrert som individrettet aktivitet og 133 timer registrert som systemrettet aktivitet (tilsvarende 79 % av totall tidsforbruk). I 2016 var tilsvarende aktivitet på systemnivå 67,5 % Bedriftshelsetjenesten Trondheim anbefaler at ca % av samlet tid brukes til system rettede aktiviteter. Systemrettede aktiviteter er oftere forebyggende enn individrettet aktivitet. Vi ser altså en positiv utvikling mot mere systemrettede aktiviteter. 5.3 Bedriftsinterne kurs i bedriften: Følgende bedriftsinterne kurs er gjennomført i 2017: Det er holdt 3 bedriftsinterne kurs o Kurs om sunne omstillingsprosesser o Førstehjelpskurs o Systematisk HMS 6 Anbefalinger for helse miljø og sikkerhetsarbeid neste år. Anbefalinger bygger på de kartlegginger vi har gjort på systemnivå eller individuell basis og på skriftlige tilbakemeldinger vi har laget i løpet av året. 6.1 Anbefalinger for bedriftens HMS arbeid neste år Agenda HMS anbefaler som i fjor at Malvik kommune fortsetter med å jobbe for å få systematisk helse, miljø og sikkerhet inn som en integrert del av enhetenes daglige arbeid. Både ansatte og ledelse bør vite hva de skal forholde seg til, hvor de finner det og vite om sin rolle, rettigheter og forpliktelser. I tillegg ser bedriftshelsetjenesten at det er mye å hente ved å dele kunnskap på tvers av enhetene. Enheter innenfor samme fagfelt bør jobbe sammen, slik at det dras størst mulig nytte av god praksis, kartlegginger og metoder. Agenda HMS synes det er hensiktsmessig med den 4 10

11 forandring som er avtalt om å holde aktivitetsplanmøter på kommunalsjefnivå. Husk på at vernetjenesten skal være med på planleggingsmøtene også Evaluere gamle rutiner og utarbeide eventuelle nye rutiner. Lage aktivitetsplaner for årets HMS arbeid (gjerne med samarbeidene punkter med andre enheter i samme faggruppe). 6.2 Forslag til neste aktivitetsplan med Bedriftshelsetjenesten Trondheim. Bedriftshelsetjenesten skal brukes i en rekke henseender. Med tanke på HMS forslag i punktet over gjør vi oppmerksom på følgende. I henhold til arbeidsmiljøloven med forskrifter og etter uttalelse fra arbeidstilsynet skal det finnes en aktivitetsplan for bedriftshelsetjenestens bistand i kommuen med identifiserbare og konkrete punkter som i detaljer beskriver hvem som skal ha bistand i hvilken type saker. Ved risikovurdering av langtidseksponering skal bedriftshelsetjenesten være med som faglig bistand når følgende temaer risikovurderes (iht Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning best. 701 Kap : o 7-3. Tilleggskrav til risikovurderingen o Risikovurdering skal gjennomføres i samsvar med forskrift om utførelse av arbeid ved: o -bruk og håndtering av kjemikalier, jf. kapittel 3, o -utførelse av varmt arbeid, jf. kapittel 5, o -fare for eksponering for biologiske faktorer, jf. kapittel 6, o -eksponering for forplantningsskadelige faktorer, jf. kapittel 7, o -eksponering for støy og mekaniske vibrasjoner, jf. kapittel 14, o -eksponering for kunstig optisk stråling, jf. kapittel 16, o -utføring av manuelt arbeid som kan innebære risiko for helseskadelig belastning, jf. kapittel 23, o -snøskredfare, jf. kapittel 30. Malvik kommune har vært gjennom en omfattende omorganiseringsprosess over lengere tid. Dette er slitsomt for et arbeidsmiljø og kan gi en del slitasje på det psykososiale arbeidsmiljøet. Agenda HMS har bistått i en del saker og anbefaler at kommunen fortsetter å bruke bedriftshelsetjenesten i slike saker. Kommunene får mer og mer ansvar for oppfølging av mennesker med diverse utfordringer (krevende atferd, nedsatt immunforsvar, rusproblematik og lignende), dette gir utfordringer for kommunens ansatte både med tanke på akutthendelser og langtidseffekter. Kommunen har allerede startet en del prosesser rundt dette og bør fortsette. Bedriftshelsetjenesten kan gjerne bistå i prosessen. 5 11

12 Vi ser frem til et godt samarbeid i 2018 også. Trondheim, 3. mai Martin Mogensen Agenda HMS (Tidligere Bedriftshelsetjenesten Trondheim) Vedlegg: Godkjenningsbevis «Godkjent bedriftshelsetjeneste» 6 12

13 Vedlegg: Godkjenningsattest fra arbeidstilsynet 7 13

14 Hovedverneombudets årsrapport for Hovedverneombudet har deltatt i møter og hatt samtaler med rådmannens lederteam, virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte, tillitsvalgte, verneombud og andre ansatte i forhold til saker som angår arbeidsmiljøet/ HMS. 2 - Hovedverneombudet har fortsatt hatt fokus på økt oppmøte på verneombudsmøtene. I snitt møtte 17 verneombud på årets syv møter, mot 18 i 2016 og 15 i Jeg sender innkalling med saksliste i forkant av møtene som avholdes ca. hver 6. uke (etter ønske fra verneombudene). Verneombudsgruppa i Malvik kommune består nå av 31 verneombud (pr ). 3 - Hovedverneombudet har vært med i prosessen i forbindelse med rehabilitering av Ytre Malvik Samfunnshus (YMS). Jeg har deltatt på flere møter og vernerunder i forbindelse med rehabiliteringa. 4 - Hovedverneombudet har fast plass i AMU og har deltatt på alle møtene (5 møter i 2017). 5 - Hovedverneombudet har besøkt noen av kommunens virksomheter for å snakke med ansatte og ledere om HMS, samhandling med brukere m.m. 6 - Hovedverneombudet har deltatt i to nettverksmøter med hovedverneombudene i Stjørdal, Selbu, Melhus, Orkdal, Skaun, Midtre Gauldal og Klæbu. Det er lærerikt å møte andre HVO for å utveksle erfaringer om rollen vår, drøfte saker m.m. 7 - Hovedverneombudet har deltatt på kurs om tilretteleggingsplikten og seniorpolitikk. Jeg har også deltatt på en ledersamling for kommunens ledere. I tillegg har jeg deltatt på en opplæringskonferanse i regi av NSF med tema: God vakt! Sammenhengen mellom arbeidstidsordninger, pasientsikkerhet og ansattes helse. Jeg har på denne måten tilegna meg økt kompetanse innen ulike tema. 8 - Hovedverneombudet har deltatt på HMS-marsjen og HMS-dagen. 9 - Hovedverneombudet har vært medvirkende ifm. medarbeiderundersøkelsen 10-faktor Hovedverneombudet har vært med i arbeidsgruppa Kvalitet og heltid Hovedverneombudet har vært med i styringsgruppa som har jobbet med å få på plass stoffkartoteket i kommunen. 12 Hovedverneombudet har fra høsten vært med i prosessen om Vikhammerskolene og ny barnehage på Vikhammer (analyse av behov). 13 Hovedverneombudet har laget en veileder for verneombudene i kommunen for å støtte dem i utførelsen av sin rolle. MÅL FOR

15 Få oversikt over hvem som er ansvarlig for stoffkartoteket på de ulike virksomhetene. Sørge for lovpålagt opplæring til de som trenger det. Gjøre stoffkartoteket mer kjent ute i virksomhetene. Tidlig inn i kommende byggeprosesser. Hovedverneombudet skal være med i planlegginga også, ref. AML 6-2 (4). Besøke virksomheter i kommunen-hvordan står det til rundt omkring på arbeidsplassene? Ha fokus på forebygging og helsefremming. Utarbeide en veileder for verneombudene i kommunen. Veilederen skal støtte verneombudene i forhold til hvordan de kan ta tak i vervet og hvordan de bør ivareta sin rolle i det systematiske HMSarbeidet. VURDERINGER AV MÅLOPPNÅELSE FOR 2017 Styringsgruppa som jobber med å få på plass stoffkartoteket er godt i gang med arbeidet, men det gjenstår fortsatt mye før alle virksomheter har dette på plass. Jeg har informert alle verneombud om ståa og oppfordra dem til å se opplæringsvideoene for å gjøre seg kjent i systemet. Jeg har besøkt noen få virksomheter i år. På grunn av mangel på tid (jobber kun 40 %) har jeg vært nødt til å prioritere andre ting foran dette. Jeg har nådd målet om å lage en veileder for verneombudene etter ønske fra flere verneombud. ANDRE KOMMENTARER Verneombudsmøtene er viktig i forhold til deling av informasjon og gode erfaringer. Verneombudene setter pris på å få møte hverandre og drøfte ulike saker. Skulle gjerne hatt bedre oppmøte, men ofte kommer ikke verneombudene på møtene pga. sykdom/ lav bemanning på arbeidsstedet. Her kan lederne bli bedre på tilrettelegging. Lederne får møteplan for verneombudsmøtene to ganger pr. år. Det er viktig at hovedverneombudet, ev. lokalt verneombud medvirker i byggeprosesser. De skal medvirke både i forbindelse med ombygginger og nybygg. De har kompetanse på HMS og kjenner til brukernes behov. Arkitekter/ entreprenører er eksperter på sitt fag, men er ofte ikke kjent med brukernes behov. Jeg mottar en del skademeldinger, noen virksomheter har mange skademeldinger. Jeg forventer at ansatte og ledere følger prosedyren for hvordan melde og følge opp. Ellers håper jeg alle tar ansvar for å forebygge skader, ulykker, vold og trusler. MÅL FOR 2018 Få oversikt over hvem som er ansvarlig for stoffkartoteket på de ulike virksomhetene samt sørge for lovpålagt opplæring til disse. Gjøre stoffkartoteket mer kjent ute i virksomhetene. 15

16 Tidlig inn i kommende byggeprosesser. Hovedverneombudet skal være med i planlegginga også, ref. AML 6-2 (4). Besøke virksomheter i kommunen hvordan er ståa på arbeidsplassen? Ha fokus på forebygging og helsefremming. Jeg deltar gjerne i møter på virksomhetene. Ha fokus på heltid og kvalitet i tjenestene. Ha fokus på forebygging av vold og trusler samt redusere skader/ skademeldinger. Ellen Forseth Hovedverneombud, Malvik kommune 16

17 Saker til behandling PS 5/18 Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport

18 Arkiv: Arkivsaksnr: 2018/720-4 Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 5/ Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport 2017 Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport 2017 tas til orientering Vedlegg: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport 2017 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Arbeidsmiljølovens kap. 7 gir bestemmelser om virksomhetens arbeidsmiljøutvalg. Lovens 7-2 (6) bestemmer at arbeidsmiljøutvalget hvert år skal avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetenes styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Rapporten er vedlagt saksfremlegget. Økonomiske konsekvenser for kommunen: Saken har ikke økonomiske konsekvenser for kommunen. Vurdering: Rådmannen foreslår at rapporten tas til orientering. 18

19 Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2017 Malvik kommune I henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser i 7-2 avgir Arbeidsmiljøutvalget sin årlige rapport om sitt arbeid til kommunens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Malvik kommune har stort fokus på helse- miljø og sikkerhet i alt sitt arbeid. Dette er synliggjort i våre styringsdokumenter og det vises til kommuneplanens samfunnsdel mål 8, delmål Malvik kommune vil arbeide aktivt med helse, miljø og sikkerhet for egne ansatte og i sin rolle som byggherre. Målet om å jobbe aktivt med helse, miljø og sikkerhet synliggjøres tydelig i økonomiplan Dette arbeidet har høy prioritering også i økonomiplanen for Målene i kommuneplanens samfunnsdel er tatt inn i overordnet plan for helse- miljø og sikkerhet. Det har vært god aktivitet i AMU gjennom hele året og utvalget har avholdt 5 møter i perioden. Noen av møtene har vært lagt til forskjellige virksomheter slik at AMU har fått innblikk i det lokale HMSarbeidet, noe som har gitt inspirasjon og kunnskapsoverføring for alle deltakerne. Utvalget har behandlet mange saker innenfor følgende hovedområder: Sykefravær og IA. Sykefraværet i 2017 var på 8,3%. Dette er en nedgang på 0,6 prosentpoeng. Det er gjennomført gode prosesser på flere virksomheter som har hatt fokus på arbeidsmiljøet, trivsel og involvering. Kommunens IA mål på sykefravær er et gjennomsnittlig fravær på 8% innen utgangen av Tallene i sykefraværsrapportene viser en positiv trend og at det kan være mulig å nå målet innen utgangen av Kommunen gjennomførte HMS-dag med tema økt nærvær og lavere sykefravær med forsker Solveig Ose som foredragsholder. Heltid kvalitet i tjenesten Arbeidsmiljøutvalget er orientert om utviklingen av heltidsstillinger i kommunen gjennom året. Det er nedsatt en partsammensatt styringsgruppe som har som oppgave å arbeide aktivt med heltidskultur - kvalitet i tjenesten og som skal støtte virksomhetene i dette arbeidet. Det er spesielt innenfor helse og velferdsområdet hvor andelen deltidsstillinger er høy. Det må nevnes at virksomhet barnehage og virksomhet kultur også har forholdsvis høy andel deltidsstillinger. Stillingsstørrelse innvirker på arbeidsmiljøet og på tjenesteproduksjonen og derfor svært viktig satsningsområde. Det er klare politiske vedtak om at det skal arbeides aktivt med å øke andelen heltidsstillinger betraktelig og har som mår å nå 65% heltidsstillinger i økonomiplanperioden. 19

20 10- faktor medarbeiderundersøkelsen Mange har vært involvert i gjennomføringen av ny medarbeiderundersøkelse. Malvik kommune har tatt i bruk KS sin forskningsbaserte medarbeiderundersøkelse 10-faktor. Metoden krever en del opplæring og alle HMS-gruppene har fått innføring i metoden og hvordan vi praktisk skulle sikre gjennomføring for å oppnå best mulig deltakelse. Opplæringen vil fortsette i Stoffkartotek Ecoline I 2017 ble det nedsatt en styringsgruppe som har sett på rutinene for å følg opp systemet for stoffkartotek med datablad. Det er arbeidet mye for å få utviklet elektronisk stoffkartotek på alle virksomhetene. Det har vist seg at dette arbeidet har vært tungt å implementere, men AMU har god tro på at styringsgruppens arbeid vil gi resultater. HMS-prosedyrer AMU har behandlet reviderte prosedyrer innenfor to områder. Det gjelder prosedyrer for melding om skader, ulykker, nestenulykker. Det samme gjelder prosedyrer for forebygging, tiltak og oppfølging av vold og trusler. HMS-rapporteringer Alle virksomhetene har HMS-grupper som består av ledere, tillitsvalgte og verneombud. Som nevnt er møtefrekvensen god og det blir gitt oppfølging på de områdene som bør øke aktiviteten noe. Alle virksomhetene rapporterer tertialvis både på økonomi, sykefravær og heltid. Det arbeides målrettet med helse, miljø og sikkerhet, IA og sykefravær. Den årlige HMSrapporteringen fra virksomhetene viser aktive HMS-grupper. I henhold til kommunens overordnet plan for helse, miljø og sikkerhet skal alle virksomheter gjennomføre vernerunder innen utgangen av juni måned hvert år. Dette er gjennomført med unntak av to virksomheter som har varslet at vernerunden gjennomføres i Gjennom HMS-rapporteringene får AMU god kunnskap og oversikt over kompetanse og HMSopplæring i kommunen. Nivået er godt og det vil bli tilbud om kurs for de som ikke har tilstrekkelig kompetanse og hvor det har vært skifte av personer i HMS-gruppene. De fleste virksomheter rapporterer at de oppfatter å ha klare rutiner for avvikshåndtering på virksomheten innenfor HMS. Her vil det være fornuftig å ha en gjennomgang med HMS-gruppene slik at det sikres at alle har den kunnskapen og tilgangen de skal ha. Dette vil være et oppfølgingspunkt i I de siste årene har det vært stort fokus på forebyggende tiltak i forhold til skader, ulykker nestenulykker, vold og trussel om vold. Det har også vært viktig å skape kultur for at alle skader og trusler skal meldes både når det gjelder brukerrelatert og ikke brukerrelaterte skader har vist en moderat økning i antall skader i brukerrelaterte og ikke brukerrelaterte skader. Administrasjonen har gjennomført intervju med noen av virksomhetene for å få informasjon om alvorlighetsgrad og for også å vurdere om det har blitt rutine i å melde slike saker. 20

21 Etter samtalene med virksomhetsledere er det bekreftet at skadereduserende tiltak er iverksatt og at disse fungerer tilfredsstillende. Bygg Arbeidsmiljøutvalget har også behandlet planer for rehabilitering av Ytre Malvik samfunnshus. I tillegg ble planene for miljøsanering ved Ytre Malvik samfunnshus gjennomgått. Samarbeid God samhandling og godt engasjement har kjennetegnet arbeidsforholdene i Arbeidsmiljøutvalget. Det er viktig å påpeke at samarbeidet med bedriftshelsetjenesten har vært godt. Det er flere HMSprosesser som faglig er ledet og gjennomført av de i løpet av året. Fra bedriftshelsetjenesten Trondheim har Martin Mogensen møtt fast i arbeidsmiljøutvalget. Det er arbeidsgiver som har hatt lederfunksjonen i utvalget denne perioden. Torbjørn Sæterhaug Ellen Forseth Ester Sandtrø Tone Østvang Arbeidstakersiden Hovedverneombud Arbeidsgiver Arbeidsgiver Wenche Koa Helle Eggen Randi Rasmussen Sekretær Arbeidstakersiden Arbeidsgiver/leder 21

22 Arkiv: Arkivsaksnr: 2017/ Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 6/ Heltid/deltid - status per 30. april 2018 Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Vedlegg: Ledige stillinger april 2018 Rapport stillingsprosent deltid heltid per Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: Det gjøres rede for utviklingen for andel heltidsstillinger i kommunen og pågående arbeid med kvalitet og heltid spesielt innenfor helse og velferd. Videre kommenteres utlyste stillinger i april 2018, og endringer i ny hovedtariffavtale. Saksopplysninger: Status heltid pr 30. april 2018: Oversikt over antall faste og midlertidige ansatte i Malvik kommune per stillingsprosent er vedlagt. Denne vil bli gjennomgått i møtet og rådmannen peker her kun på enkeltmoment. Rådmannen har endret rapporteringen, slik at vi nå også har med midlertidig ansatte. Videre rapporteres det per kjønn og per alder. For faste ansatte har andelen heltid gått opp fra 55,3 prosent per utgangen av februar til 57,2 prosent per utgangen av april Når vi tar med midlertidige stillinger, er andelen heltid 53,7 prosent. Vi har tidligere ikke rapportert for midlertidig ansatte. 22

23 Per ramme viser tallene at det hos rådmann og støtte er 87 prosent i hele stillinger, ved eiendomsservice har 68 prosent hel stilling, oppvekst 58 prosent og helse og velferd 30,6 prosent. For tekniske tjenester er 98 prosent av de ansatte i hele stillinger. Oversikt per kjønn viser at det er 49,8 prosent kvinner i hel og fast stilling, mens det hos menn er 81,8 prosent. Tallene for midlertidige ansatte er henholdsvis 37,6 og 50 prosent. Oversikt per alder viser at det er de eldste arbeidstakerne som har lavest stillingsandel. Det gjelder både faste og midlertidige ansatte. Blant fast ansatte over 60 år er det 47,3 prosent som har hel stilling, og bare 16,7 prosent blant midlertidige ansatte over 60 år totalt i kommunen Pågående arbeid: Det arbeides kontinuerlig med heltid og kvalitet i tjenestene, og rådmannen nevner følgende aktiviteter: Overordnet gruppe innenfor helse og velferd har hatt jevnlige møter. Gruppen er partssammensatt, med representanter fra de største fagforeningene i tillegg til hovedverneombud. Det arbeides med ulike tiltak for å etablere heltidskultur i sektoren. Gruppa har avtalt befaring og orientering ved Strindheim hjemmetjeneste i Trondheim kommune. Tjenesten har arbeidet mye med kvalitet og heltid, og vil dele sine erfaringer med oss. Utviklingsprosjekt ved Boveiledningstjenesten: Det arbeides godt og ansatte er involvert i prosessen. Det arbeides med å få på plass avtale med hovedtillitsvalgte om innføring av frivillig langturnus ved enkelte av boligene. Langturnus skal i hovedsak være på helg, og vil bidra til å få større og hele stillinger. Rammeavtale turnus: Rådmannen har sagt opp gjeldende rammeavtale turnus. Vi er i forhandlinger med hovedtillitsvalgte om ny avtale. Formålet med å si opp avtalen og få på plass en ny, er behovet for å i større grad gi rom for kvalitet- og heltidskultur i Malvik kommune. Dette foreslås tatt inn som formålsbestemmelse i rammeavtalen. Utlyste stillinger i perioden: Det er utlyst 13 ledige stillinger, i tillegg til foreløpig ukjent antall barnehagelærere. Alle barnehagelærerstillingene er hele stillinger. Av de øvrige er det 8 hele stillinger. Ved Hommelvik helsetun søkes det etter to sykepleiere i henholdsvis 75 og 61 prosent stilling. Det er gjort en vurdering av om stillingene skulle ha vært utlyst som hele stillinger, men det var ikke gjennomførbart. Klubbarbeiderstillinger kultur i 20 prosent er utlyst internt, og har gitt ansatte med liten stilling i bunn mulighet til større stilling. Det samme gjelder internt utlyst stilling som sykepleier i 80 prosent. Ny hovedtariffavtale fra 1. mai 2018 skal nå til uravstemning i KS og forhandlingssammenslutningene. Heltidskultur har vært en del av forhandlingene. Det er innført et nytt pkt som trer i kraft fra 1. januar Partene er enige om å doble lørdags- og søndagstillegget til minst 100 kroner per arbeidet time for timer utover 290 helgetimer per år og å tredoble det til minst 150 kroner for timer utover 350 helgetimer. Den nye modellen er basert på helgetimer og innebærer ikke nødvendigvis at arbeidstakerne må jobbe flere helger for å få økte tillegg. De kan også jobbe lenger de helgene de jobber. Målet er å få turnuser som bidrar til flere heltidsstillinger. 23

24 Økonomiske konsekvenser for kommunen Saken har ikke økonomiske konsekvenser for kommunen. Vurdering: Den positive utviklingen med økningen fra 55,3 til 57,2 prosent for faste stillinger antar rådmannen skyldes både økt oppmerksomhet og strengere prosedyrer. Utviklingen går riktig vei med hensyn til målet om 65 prosent hele stillinger i løpet av økonomiplanperioden. Prosessen med å få på plass langvakter og derigjennom hele stillinger tar tid. Fram til eventuell beslutning og innføring, har rådmannen valgt å ha enkelte midlertidige stillinger. Dette forklarer noe av den høye andelen midlertidighet. Rådmannen vil understreke at det er et godt samarbeid med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Det oppleves at partene har felles mål om økt kvalitet og heltid. 24

25 ID Tittel Frist 960 Barnehagelærere Økonomirådgiver, 100% fast, Rådmannens stab Maler, 100% fast Fysioterapeut, 100% fast stilling, Helse og rehabilitering Virksomhetsleder, 100%, Boveiledningstjenesten Sykepleier 75% fast i turnus, avd.behandling og pleie, H.vik helsetun Sykepleier, 61% natt fast, avd. behandling og pleie, H.vik helsetun Sykepleier 2 x 100% fast i turnus, avd.pleie og omsorg, Hommelvik helsetun (INTERN) Sykepleier, fast 80%, Hjemmesykepleien hjemmeboende Anleggsrørlegger 2x 100% fast (INTERN)Klubbarbeider 2 x 20% faste stillinger, Vikhammer ungdomshus

26 Oversikt over prosent for faste og midlertidige ansatte i Malvik kommune per stillingprosent (deltid og heltid) per Prosent av totalsum Ramme Virksomhet (Alle) (Alle) Antall av Teller ansatt Stillingsprosent Type stilling stype beskrivelse Totalsum Faste Fast 4,7 % 4,6 % 12,7 % 20,9 % 57,2 % 100,0 % Faste Totalt 4,7 % 4,6 % 12,7 % 20,9 % 57,2 % 100,0 % Midlertidige Engasjement 30,8 % 9,2 % 16,9 % 12,3 % 30,8 % 100,0 % Lærling 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 100,0 % 100,0 % Permisjon 0,0 % 0,0 % 0,0 % 100,0 % 0,0 % 100,0 % Rehab/attføring 3,2 % 22,6 % 58,1 % 16,1 % 0,0 % 100,0 % Vikar 6,3 % 6,3 % 20,8 % 17,7 % 49,0 % 100,0 % Midlertidige Totalt 12,8 % 9,0 % 23,2 % 14,7 % 40,3 % 100,0 % Totalsum 6,4 % 5,5 % 14,9 % 19,6 % 53,7 % 100,0 % Per kjønn Virksomhet Stillingstype beskrivelse Ramme (Alle) (Alle) (Alle) Antall av Teller ansatt Stillingsprosent Type stilling Kjønn Totalsum Faste Kvinne 5,0 % 4,7 % 14,8 % 25,8 % 49,8 % 100,0 % Mann 3,7 % 4,3 % 5,9 % 4,3 % 81,8 % 100,0 % Faste Totalt 4,7 % 4,6 % 12,7 % 20,9 % 57,2 % 100,0 % Midlertidige Kvinne 11,5 % 10,3 % 24,8 % 15,8 % 37,6 % 100,0 % Mann 17,4 % 4,3 % 17,4 % 10,9 % 50,0 % 100,0 % Midlertidige Totalt 12,8 % 9,0 % 23,2 % 14,7 % 40,3 % 100,0 % Totalsum 6,4 % 5,5 % 14,9 % 19,6 % 53,7 % 100,0 % Per alder Virksomhet Stillingstype beskrivelse Ramme Kjønn (Alle) (Alle) (Alle) (Alle) Antall av Teller ansatt Stillingsprosent Type stilling Alder Totalsum Faste 39 og yngre 7,7 % 5,2 % 10,9 % 23,0 % 53,2 % 100,0 % ,4 % 4,5 % 11,9 % 19,1 % 61,1 % 100,0 % 60 og eldre 3,3 % 3,3 % 22,0 % 24,2 % 47,3 % 100,0 % Faste Totalt 4,7 % 4,6 % 12,7 % 20,9 % 57,2 % 100,0 % Midlertidige 39 og yngre 16,1 % 5,1 % 16,8 % 13,9 % 48,2 % 100,0 % ,4 % 14,7 % 33,8 % 17,6 % 26,5 % 100,0 % 60 og eldre 0,0 % 33,3 % 50,0 % 0,0 % 16,7 % 100,0 % Midlertidige Totalt 12,8 % 9,0 % 23,2 % 14,7 % 40,3 % 100,0 % Totalsum 6,4 % 5,5 % 14,9 % 19,6 % 53,7 % 100,0 % Per ramme Virksomhet Stillingstype beskrivelse (Alle) (Alle) Antall av Teller ansatt Stillingsprosent Ramme Type stilling Totalsum Folkevalgte Midlertidige 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 100,0 % 100,0 % Folkevalgte Totalt 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 100,0 % 100,0 % Rådmann og støttefunksjofaste 0,0 % 0,0 % 6,7 % 11,1 % 82,2 % 100,0 % Midlertidige 4,2 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 95,8 % 100,0 % Rådmann og støttefunksjoner Totalt 1,4 % 0,0 % 4,3 % 7,2 % 87,0 % 100,0 % Eiendomsservice Faste 0,0 % 0,0 % 6,8 % 15,9 % 77,3 % 100,0 % Midlertidige 16,7 % 33,3 % 33,3 % 16,7 % 0,0 % 100,0 % Eiendomsservice Totalt 2,0 % 4,0 % 10,0 % 16,0 % 68,0 % 100,0 % Oppvekst Faste 1,7 % 3,2 % 8,7 % 21,7 % 64,6 % 100,0 % Midlertidige 12,2 % 8,1 % 25,2 % 17,9 % 36,6 % 100,0 % Oppvekst Totalt 4,2 % 4,4 % 12,6 % 20,8 % 58,0 % 100,0 % Helse og velferd Faste 11,4 % 8,8 % 22,4 % 25,7 % 31,6 % 100,0 % Midlertidige 18,2 % 12,7 % 29,1 % 14,5 % 25,5 % 100,0 % Helse og velferd Totalt 12,5 % 9,5 % 23,5 % 23,9 % 30,6 % 100,0 % Tekniske tjenester Faste 0,0 % 0,0 % 2,1 % 0,0 % 97,9 % 100,0 % Midlertidige 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 100,0 % 100,0 % Tekniske tjenester Totalt 0,0 % 0,0 % 2,0 % 0,0 % 98,0 % 100,0 % Totalsum 6,4 % 5,5 % 14,9 % 19,6 % 53,7 % 100,0 % 26

27 Utvikling i deltid- heltids stillingsprosent fra 2013 for faste ansatte ,7 % 5,3 % 5,9 % 0-24% 25-49% 50-74% 75-99% 100 % 0-24% 25-49% 50-74% 75-99% 100 % ,3 % 5,2 % 15,4 % 22,9 % 51,2 % 100,0 % 4,6 % ,7 % 6,0 % 20,9 % 5,1 % 15,3 % 21,7 % 57,2 51,9 % % 100,0 % ,7 % 5,4 % 15,2 % 20,5 % 53,2 % 100,0 % ,8 % 4,6 % 13,8 % 19,9 % 56,8 % 100,0 % 5,2 % 13,1 % ,2 % 21,1 % 5,2 % 13,9 % 20,5 % 55,3 % 55,2 100,0 % ,9 % 4,7 % 13,8 % 20,5 % 55,1 % 100,0 % ,3 % 5,2 % 13,1 % 21,1 % 55,3 % 100,0 % 4,7 % 13,8 % ,7 % 20,5 % 4,6 % 12,7 % 20,9 % 55,1 % 57,2 100,0 % ,2 % 5,2 % 13,9 % 20,5 % 55,2 % ,8 % 4,6 % 13,8 % 19,9 % 56,8 % ,7 % 5,4 % 15,2 % 20,5 % 53,2 % ,0 % 5,1 % 15,3 % 21,7 % 51,9 % ,3 % 5,2 % 15,4 % 22,9 % 51,2 % 27