Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 11:30 (ca-tid)

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 11:30 (ca-tid) Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , e-post: Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Unntatt offentlighet Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 1/17 RS 2/17 Referat fra møte i arbeidsmiljøutvalget Referat fra møte arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling 2016/ /345 7 PS 1/17 Merarbeidsregelen, arbeidsmiljøloven 14-4a 2017/ PS 2/17 Sykefraværsrapportering t.o.m. november / Orienteringssaker: Registrerte i stillingsbanken - utvikling (jf. Sak 8/16 pkt 2). Kommunestyrets vedtak 12.desember 2016, se vedlegg. Rådmannen ønsker å diskutere prosess videre sammen med ansatte, jfr. HA og HTA. Rutiner ved innleie (Fagforbundet), se vedlegg. 2

3 Referatsaker RS 1/17 Referat fra møte i arbeidsmiljøutvalget

4 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Randi Rasmussen, Ester Sandtrø, Tone Østvang, Torbjørn Sæterhaug, Helle A. Eggen, Ellen Forseth, Martin Mogensen (Bedriftshelsetjenesten Trondheim) og Wenche Koa Forfall: Referent: Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i arbeidsmiljøutvalget Sak: 2016/ Møtetid: Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Godkjenning av møtereferat Sak 5 korrigeres: «Medarbeiderundersøkelsen 10. faktor vurderes tatt i bruk fra Vedtak: Medarbeiderundersøkelsen 10. faktor tas i bruk fra 2017.» Vedtak: Referatet med korrigering ble godkjent. 2 Rådmannens forslag til økonomiplan og budsjett Rådmannens forslag til økonomiplan og budsjett er lagt frem. Eventuelle endringer vil nå bli gjort etter politiske vedtak. Forslaget viser at det er en stø kurs fremover. Det presiseres at rådmannen har ansvar for at all tjenesteproduksjon drives innen de de rammer som er satt. Omstillingsprosessen går som planlagt videre. Eventuelle tilpasninger gjøres innen de rammene som er gitt. Det skal arbeides videre med en heltidskultur. Sykefraværsoppfølging vil også ha stort fokus tiden fremover. 4

5 Vedtak: Rådmannens forslag til økonomiplan og budsjett ble tatt orientering. 3 Nærvær og statistikk Rapportering t.o.m. september Bedriftshelsetjenesten er inne i prosesser ved virksomhetene helse og eiendomsservice. Det jobbes bl.a med kultur og arbeidsglede. Ved virksomhet helse følges arbeidet opp av HMS-gruppa med flere og jevnlige møter. Flere Langtidssykmeldinger forklarer noe av det høye sykefraværet i avdelinger med få ansatte. Det vil fortsatt bli stort fokus på forebygging og oppfølging av sykefravær. Etter at flere etterlyser HMS-dag som en felles arena for aller parter skal dette settes inn i HMS-årshjulet for Vedtak: Sykefraværsrapporten t.o.m. september med de kommentarer som fremkom i møte ble tatt til orientering. 4 Eventuelt Bht Trondheim inviterer til temasamling torsdag Martin Mogensen orienterte om bedriftshelsetjenesten sine aktiviteter siden juli. De fleste timer er brukt i virksomhetene helse, eiendomsservice og barnehage. I forbindelse med at virksomhetene skal skrive handlingsplaner ønsker de å komme i et virksomhetsledermøte. Torbjørn Sæterhaug etterspurte en oversikt/kontroll på at vedtak i utvalget følges opp. Det ble besluttet å skrive en aksjonsliste som viser pågående saker. HVO etterlyser kjennskap til hvordan turnus påvirker helse/sykefravær. Hva sier forskningen, hva er det siste? Det ble enighet om å føre dette opp som tema på HMS-årshjul HVO etterspurte planer for herredshuset. Dette ble besvart med at en gruppe er nedsatt for å se på eiendommene samlet. HVO spurte om det er krav til utviklingssamtaler. Dette ble svart med at det ikke er lovkrav men at det skal være jevnlig kontakt. Gjennomføringen av utviklingssamtaler gjøres i dag Side 2 av 2 5

6 ulikt ut fra hvor mange og hvilken virksomhet/avdeling det gjelder. Nest møte i arbeidsmiljøutvalget er Side 3 av 3 6

7 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Randi Rasmussen, Tone Østvang, Randi Grøndal, Helle A. Eggen, Torbjørn Sæterhaug, Ellen Forseth og Martin Mogensen (Bedriftshelsetjenesten Trondheim) og Wenche Koa Forfall: Referent: Ester Sandtrø Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte arbeidsmiljøutvalget Sak: 2017/345-1 Møtetid: Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Godkjenning av referat fra møte Vedtak: Referatet ble godkjent. 2 Forslag til møteplan Det ble foreslått å starte møtene kl Oppsatt møte i oktober må flyttes pga. høstferien. Vedtak: Møteplan godtas med unntak for møte i oktober som må flyttes. Møtene skal starte kl Handlingsplan for 2017 Forslag til tema på HMS-dag: Opplegg med bedriftshelsetjenesten. «arbeidsmiljøloven» Innlegg fra Solveig Ose om sykefravær, HMS og inkludering Samhandling mellom virksomhetene Rolleavklaringer og bevisstgjøring Omstilling og endringsprosesser Bedriftshelsetjenesten og de andre i utvalget vurderer aktuelle tema for AMU i

8 Vedtak: Innspill til aktuelle tema for 2017 settes opp som sak på neste møte. 4 Nærvær og statistikk Rapportering t.o.m. november 2016 AMU registrerer fortsatt det høye sykefraværet. Fra strategisk ledelsesnivå: Trenden ligger på det samme som 2015 Jobbe direkte med de som har det høyeste fraværet Flere virksomheter samarbeider med BHT Sykefraværet ses på som svært sammensatt og momenter som her ble nevnt er: Deltidsstillinger og tilhørighet Medbestemmelse Systematisk HMS-arbeid Kartlegge og gi støtte til det fysiske psykiske og organisatoriske - sikre lovligheten! Vedtak: Sykefraværsstatistikken tom. november 2016 med de kommentarer som fremkom i møt ble tatt til orientering. 5 Eventuelt Det etterlyses mer informasjon om prosjektet KINSO ved Vidhaugen barnehage. Randi Rasmussen tar denne sak opp i linja. Angående mangel på verneombud for enkelte ansatte i 2. etg. på COOP-bygget sjekker HVO med kultur for å få til en felles løsning her. Eco-Online Det er nå nedsatt en styringsgruppe som skal se på rutiner for oppfølging av systemet. Det etterlyses prosedyrer for mobbing/trakassering. Det jobbes med flere prosedyrer fra personalområdet og prosedyrer for mobbing/prosedyrer vil også bli utarbeidet. Side 2 av 2 8

9 Saker til behandling PS 1/17 Merarbeidsregelen, arbeidsmiljøloven 14-4a 9

10 Arkiv: 403 Arkivsaksnr: 2017/251-1 Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 1/ Merarbeidsregelen, arbeidsmiljøloven 14-4a Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Sammendrag: I Administrasjonsutvalgets møte 14. november 2016 ble det gjort slikt vedtak i sak 8/16 pkt. 3: ADMIS ber rådmannen om å fremlegge sak vedrørende omstilling og merarbeidsregelen. Det gjøres først rede for innholdet i merarbeidsregelen Arbeidsmiljøloven (aml.) 14-4a, deretter hvordan denne ble brukt i forbindelse med omstilling og nedbemanning. Til slutt gjøres det rede for hvordan Tvisteløsningsnemndas vedtak fra siste halvdel av 2016 oppklarer innholdet i bestemmelsen når man er i nedbemanningssituasjoner. Saksopplysninger: Om merarbeidsregelen: Fra 1. januar 2014 trådte en ny bestemmelse i aml. i kraft: 14-4 a. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (1) Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmet sitt krav. (2) Tvist om rett etter denne bestemmelsen avgjøres av tvisteløsningsnemnda, jf Bestemmelsen fikk sin praktiske virkning fra 1. januar Fra det tidspunktet kunne alle som hadde en deltidsstilling og som de siste 12 månedene har tatt ekstravakter, kreve å få fast stilling 10

11 tilsvarende gjennomsnittet av ekstraarbeidet. For en ansatt med 50 % stilling som har tatt ekstravakter tilsvarende 30 % stilling de siste 12 månedene fra søknadstidspunktet, innebærer dette at vedkommende kan ha krav på en fast 80 % stilling. Rådmannen har i mange år arbeidet for å få økt andelen hele stillinger, og så positivt på lovendringen. Virksomhetslederne ble orientert om den nye muligheten og deltidsansatte ble oppfordret til å søke. I perioden februar september 2015 søkte og fikk 21 ansatte økt sin stilling. Den minste økningen var på 6,3 % og den største 74,9 %. Sistnevnte er det eneste tilfellet der økningen ga en hel stilling. Det er en del kriterier som må være oppfylt for at arbeidstaker får innvilget sitt krav. Rådmannen gjennomgår ikke disse i denne saken, men gjør rede for hvordan unntaket «med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeid ikke lenger foreligger» skal forstås. Omstilling og merarbeidsregelen: På bakgrunn av den økonomiske situasjonen høsten 2015, satte rådmannen i gang omstillingsog effektiviseringsarbeid. Arbeidet har medført nedbemanning. Omstillingsprosessen har pågått gjennom hele 2016 og er ikke avsluttet. I aml. 14-4a (1) er det gjort unntak for tilfeller der arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger. Hva som skal til for at behovet for merarbeid ikke lenger anses å foreligge, er ikke nærmere definert i loven. I bestemmelsens forarbeider, Prop. 83 L ( ) punkt , uttaler departementet blant annet: Det kan og tenkes at virksomheten kan begrunne et mindre behov for merarbeid framover med at det i mellomtiden har vært nødvendig med nedbemanning, eventuelt at nedbemanning eller permitteringer er sannsynlig i nær fremtid. (...) Departementet finner det ikke hensiktsmessig å fastsette konkrete krav til hvilken dokumentasjon som arbeidsgiver må legge fram. Arbeidsgiver vil i praksis måtte fremlegge informasjon som gjør det mulig for arbeidstaker og eventuelt Tvisteløsningsnemnda å etterprøve. Det avgjørende vil være hvorvidt og i hvilken grad arbeidsgiver kan sannsynliggjøre at virksomheten ikke lenger har behov for merarbeidet i tiden framover. På s. 86 heter det: Arbeidsgiver må i tilfelle legge fram konkret dokumentasjon som kan sannsynliggjøre at virksomheten ikke lenger har samme behov for merarbeidet. Forarbeidene sier lite om hvilke konkrete forhold man kan vektlegge, og det var behov for en avklaring i Tvisteløsningsnemnda. I forbindelse med omstillingen, der rådmannen reduserte driften med ca 20 årsverk, ble det vurdert at man kunne dokumentere at behovet for merarbeid ikke lenger forelå. Dette ble drøftet med Hovedtillitsvalgte og det var enighet om at man så lenge omstillingen pågikk, ikke skulle innvilge søknader om større stilling. 11

12 Praksis i Tvisteløsningsnemnd: Tvist om rett til større stilling skal avgjøres av Tvisteløsningsnemnda. Først i oktober 2016 kom den første avgjørelsen der det er tatt stilling til om nedbemanning er tilstrekkelig grunn til å avslå søknader om større stilling. I Tvisteløsningsnemndas vedtak 129/2016, er det lagt til grunn at arbeidsgiver må dokumentere at behovet for merarbeid var bortfalt på det tidspunkt arbeidsgiver tok stilling til arbeidstakers krav. En sannsynlig utvikling i nær fremtid vil kunne ha samme virkning. Flertallet legger også til grunn at den planlagte nedbemanningen må redusere behovet for merarbeid i den avdelingen eller enheten der merarbeidet som har utløst kravet på økt stilling, er utført. Det nevnes også at tilsvarende må gjelde der behovet for merarbeid må bortfalle som følge av at arbeidsgiver har foretatt eller er i ferd med å foreta nyansettelser, eller kan legge til grunn at arbeidstakere snarlig vil vende tilbake til virksomheten etter syke- eller permisjonsforhold. I desember 2016 gjorde Tvisteløsningsnemnda 14 vedtak der temaet er redusert behov for merarbeidet. Avgjørelsene tar utgangspunkt i vedtak 129/16. Fakta i sakene er ulike, og det er ulike forhold som drøftes. Felles for vedtakene er at det gjøres en helt konkret vurdering av behovet ved den ansattes arbeidsplass. Der arbeidsgiver har foretatt nyansettelser eller opprettet vikarpooler, er dette brukt som argument for at ansatte har fått helt eller delvis avslag på søknadene sine. Det forventes at det innen kort tid vil komme rundskriv eller artikler fra KS-Advokatene der temaet og kriterier gjennomgås. Vurdering: Rådmannen ser at ansatte kan oppleve det som urimelig at praktiseringen av merarbeidsregelen er satt «på vent». Også fra rådmannens side er det beklagelig, da merarbeidsregelen i utgangspunktet er et godt virkemiddel for å øke andelen større stillinger i Malvik kommune. På den andre side, ble det lagt til grunn at det kunne oppleves som urimelig at man nedbemanner samtidig som man gir andre ansatte større stilling. Tvisteløsningsnemndas vedtak fra oktober og desember 2016 har imidlertid gitt nye holdepunkt for hvordan bestemmelsen skal forstås. Ved nye søknader i henhold til aml. 14-4a., vil det foretas en konkret vurdering av den enkelte søknad, med utgangspunkt i de kriteriene Tvisteløsningsnemnda har lagt til grunn i sine vedtak. 12

13 Arkiv: 261 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Wenche Koa Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 2/ Sykefravær t.o.m. november 2016 Rådmannens innstilling: Sykefraværsoversikt t.o.m. november 2016 tas til orientering. Vedlegg: Sykefraværsstatistikk t.o.m. november 2016 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sykefraværsstatistikk pr. virksomhet t.o.m. november 2016 Sammendrag: Det totale sykefraværet for Malvik kommune t.o.m. november 2016 var på 8,9 % som er 0,1 prosentpoeng høyere enn for samme periode i Det høyeste sykefraværet t.o.m. november hadde Helse og velferd med 12,8 %, for øvrig hadde Eiendomsservice 12,4, %, Oppvekst 7,2 %, Rådmann og støtte (inklusive Arbeidsgiverkontrollen, skatteoppkreveren og lærlinger) 6,7 % og Teknisk 5,5 %. Dette viser at Rådmann og støtte hadde en nedgang på 4,6 og Oppvekst 0,8. prosentpoeng. Ellers var det en økning for Helse og velferd på 1,7, Eiendomsservice 3,8 og Teknisk 2,4 prosentpoeng. Korttidsfraværet med egenmelding 1-8 dager for perioden t.o.m. november har gått ned med 0,1 prosentpoeng mot samme periode i Sykemeldt fravær 1-16 dager er likt for samme periode. Saksopplysninger: Vi har ikke tall som viser fravær totalt for 2016 slik at dette vil bli lagt frem i administrasjonsutvalgets neste møte. Oppdaterte fraværsrapporter blir hver måned gjort tilgjengelig for lederteam, virksomhetsledere, barnehagestyrere og hovedtillitsvalgte. 13

14 Rapportene ferdigstilles rundt den 25. i måneden, rapporten for desember blir derimot ferdig senere pga. årsavslutningen. Nasjonale tall for sykefravær i kommuner og fylkeskommuner viser at det har vært en svak nedgang på 0,1 prosentpoeng for perioden 4. kvartal 2015 til 3. kvartal Tall fra PAI/KS viser at barnehager og helse/pleie/omsorg er de to sektorene som har den høyeste sykefraværsprosenten i samme kvartalsperiode. Sykefraværet i barnehager ligger på over 12 % og helse/pleie/omsorg har et sykefravær på litt over 11 %. Sammenlignet med våre tall har oppvekst som nevnt over et samlet fravær t.o.m. november 2016 på 7,2 %. Ser vi på kun på barnehage er sykefraværsprosenten her 10,5 %. Til sammenligning har helse og velferd hos oss en fraværsprosent t.o.m. november 2016 på 12,8 %. Vurdering: Det jobbes kontinuerlig med forebygging av sykefravær ved å ha stort fokus på godt arbeidsmiljø. Viktige stikkord her er systematisk HMS-arbeid, gode ledere, gode ansatte og god organisering. I AMU sitt møte ble samme sykefraværstall referert og drøftet. Fra strategisk ledelse ble det pekt på at trenden er den samme som i 2015 og at man ikke kan slå seg til ro med det. Det ble pekt på viktigheten av å jobbe direkte med de virksomhetene som har det høyeste fraværet, og sørge for at flere samarbeider med Bedriftshelsetjenesten. 14

15 Sykefraværs statistikk for 2016 Malvik kommune Til info: Per Antall ansatte Rådmann og støtte Eiendomsservi ce Oppvekst Helse og velferd Teknisk Antall ansatte: faste, vikarer, engas.,reh Antall årsverk 11 mnd ,3 54,8 47,6 411,7 205,1 45,1 Snitt syke, dager for 11 mnd ,2 16,0 29,6 17,1 30,5 13,0 Sykefravær for 11 mnd ,0 % 12,0 % 10,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % ,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % ,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % 10 mnd 2 8,8 % 11,3 % 8,6 % 8,0 % 11,1 % 3,1 % 10 mnd 2 8,9 % 6,7 % 12,4 % 7,2 % 12,8 % 5,5 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % ,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % ,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % 10 mnd ,8 % 11,3 % 8,6 % 8,0 % 11,1 % 3,1 % 10 mnd ,9 % 6,7 % 12,4 % 7,2 % 12,8 % 5,5 % * Inkl. Arbeidsgiverkontrollen, Skatteoppkr. i Værnesregion og lærlinger. ***Oppvekst inkliderer barnehager, skoler, kultur og barne-og familietjenesten Korttids og langtids fravær for: 11 mnd 2016 Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk 1-16 dager 2,2 % 2,8 % 1,9 % 2,2 % 2,3 % 1,6 % >17 dager 6,7 % 3,9 % 10,4 % 5,0 % 10,4 % 3,9 % Korttids fravær for: 11 mnd 2016 sammenlignet med: 11 mnd 2015 Malvik kommune Rådmann og stotte Eindomsservice Egen meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager Egen meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager Egen meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager 11 mnd mnd mnd mnd mnd mnd 2016 Egen meld. 1 1,2 % 1,1 % Egen meld. 1-8 d 1,4 % 1,1 % Egen meld ,0 % 0,7 % Sykemeld 1-1 1,1 % 1,1 % 1 1 M N D 2 0Sykemeld ,1 d% 0,9 % 1,7 % 1 1 M N D Sykemeld 0,7 % ,1 1,2 % % 1,2 % 1 1 M N D ,1 % 1,1 % 1 1 M N D ,2 % 1,1 % 1 1 M N D ,4 % 0,9 % 1 1 M N D ,0 % 1,1 % 11 mnd mnd 2016 Egen meld. 1-8 dager 1,2 % 1,1 % Sykemeld 1-16 dager 1,1 % 1,1 % 11 mnd mnd 2016 Egen meld. 1-8 dager 1,4 % 1,1 % Sykemeld 1-16 dager 0,9 % 1,7 % 11 mnd mnd 2016 Egen meld. 1-8 dager 1,0 % 0,7 % Sykemeld 1-16 dager 1,1 % 1,2 % Oppvekst Helse og velferd Teknisk Egen Egen dager meld. 11 mnd 1-8 dager mnd Sykemeld meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager 11 mnd mnd 2016 Egen meld dager mnd 2015 Sykemeld 11 mnd 1-16 dager 2016 Egen meld. 1 1,2 % 1,1 % Egen meld. 1-8 d 1,2 % 1,1 % Egen meld ,9 % 0,7 % 1 1 M N D Sykemeld 1-1 1,1 % 1,1 % Sykemeld 1-16 d ,2 % 1,2 % Sykemeld 0,7 % ,6 % 0,9 % 1,1 % 1,1 % 1 1 M N D ,9 % 1 1 M N D 2 1,1 % 1,2 % 1 1 M N D ,2 % 1,1 % 1 1 M N D ,2 % 1,2 % 1 1 M N D ,9 % 0,6 % 11 mnd mnd 2016 Egen meld. 1-8 dager 1,2 % 1,1 % Sykemeld 1-16 dager 1,1 % 1,1 % 11 mnd mnd 2016 Egen meld. 1-8 dager 1,2 % 1,1 % Sykemeld 1-16 dager 1,2 % 1,2 % 11 mnd mnd 2016 Egen meld. 1-8 dager 0,9 % 0,7 % Sykemeld 1-16 dager 0,6 % 0,9 % Historisk sykefraværsstatistikk i Malvik kommune per kvartal 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv ,0 % 10,4 % 6,8 % 8,8 % ,7 % 9,0 % 7,4 % 8,9 % ,5 % 8,0 % 7,6 % 9,5 % 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv ,1 % 9,3 % 6,5 % 8,6 % ,8 % 7,7 % 6,3 % 9,3 % ,4 % 8,6 % 6,3 % 9,7 % ,1 % 8,5 % 7,7 % 10,2 % ,3 % 8,3 % 7,1 % 10,0 % ,4 % 8,9 % 7,1 % Kommentarer: For 11 mnd 2016 har Malvik kommune et sykefravær på 8,9 %. Dette er 0,1 % høyre enn for 11 mnd Det høyste sykefraværet har Helse og velferd på 12,8 % og Eiendomsservise på 12,4 %. Korttidsfravær på egen melding er redusert til 1,1 % mot 1,2 % for 11 mnd 2015 og sykmeld fravær 1-16 dager er 1,1 %, på nivå 11 mnd