Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00. Formannskapssalen, Rådhuset

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00 Administrasjonsutvalget Formannskapssalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Terje Bremnes Granmo ordfører Randi Hammer Fosmo sekretær Side1

2 Saksliste Innhold Untatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 1/14 RS 2/14 RS 3/14 RS 4/14 RS 5/14 Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Referat fra møte i arbeidsmiljøutvalget Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling 2013/ / / / / PS 5/14 Sykefravær kvartal / Øvrig agenda: Tema: Heltid/deltid status drøftelser Orientering fra omstillingsprosessen innen helse Status seniorpolitiske tiltak Side2

3 Referatsaker Side3

4 Referatsaker Side4

5 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Randi Rasmussen, Ester Sandtrø, Tone Østvang, Ellen Forseth, Elin Lorentzen, Torbjørn Sæterhaug og Lade BHT v/martin Mogensen Wolfram Pretzsch, Gro Hovde Fiksdal og arkitektene VIS À VIS AS i sak nr. 1. Forfall: Referent: Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Sak: 2013/738-6 Møtetid: kl Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Sandfjæra barnehage Godkjenning av planer (Arkivsaksnr. 2013/ ) Planløsningen for utbyggingen av Sandfjæra barnehage ble gjennomgått i møte og følgende ble kommentert: Parkering ved barnehagen både for ansatte og i bringe/hentesituasjon må avklares. Det ble informert om at dette vil bli gjort i et eget prosjekt. Dette er i utgangspunktet en avmålt tomt Kort vei til fellesparkering Presisering må gjøres til foreldre om gode bringe/henterutiner Sikring mot elva er planlagt med gjennomsiktig gjerde. Det vil bli god belysning rundt barnehagen Solskjerming med spesielle glass Grovgarderobe har tilfredsstillende størrelse Mulig med sambruk i deler av barnehagen ved for eksempel kveldstid. Åpent kontorlandskap for sambruk for administrasjon og drift. Viktig med låsbare skap for alle brukere. 2 Fremtidig lokalisering av Helse og aktivitet på Hobos (Arkivsaksnr ) Begge HMS-gruppene ved HOBOS, helse og aktivitet samt hjemmesykepleien har nå gjennomgått planene for ny lokalisering og har felles forslag med utgangspunkt i innspill fra arkitekt. Saken tas opp i neste AMU-møte hvor også HMSgruppene inviteres til å delta. Side5

6 3 Fraværsrapportering Høyt totalfravær i 2013 Lavt fravær ved oppvekst og teknisk. Videre fokus på forebygging av sykefravær, hva fungerer bra og hva fungerer ikke? AMU ønsker egenmeldt fravær tatt med på rapportene 4 Planlegge møter/arbeidsform i utvalget 2014 Saken utsettes til neste møte. Tone Østvang orienterte kort om en satsning på felles kulturbygging ved omstillingsprosjekt. Det skal jobbes mot en felles kultur og en best mulig felles politikk som tar hensyn til virksomhetenes ulike driftsbehov. Dette vil AMU få mer orientering om i neste møte. Side 2 av 2 Side6

7 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Ellen Forseth, Torbjørn Sæterhaug, Elin Lorentzen, Tone Østvang, Ester Sandtrø, Randi Rasmussen og Martin Mogensen Lade bht (gikk kl ) Forfall: Referent: Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Sak: 2013/738-7 Møtetid: Møtested: Møterom teknisk Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Skolering av AMU Kurs for AMU ble bestemt til: og Kurset holdes av Lade bht v/martin Mogensen og vil gå på lovpålagte krav samt tema etter innspill fra AMU 2 Arbeidsform AMU drøftet ulike tema for utvalget: - Hvordan få økt fokus på HMS-arbeidet? - Videreutvikling av overordnet HMS-plan - HMS-rapportering med oppfølging av AMU. Hvordan oppnå kunnskapsdeling og klar ansvarsfordeling. Arbeidsprosesser legges etter hvert i nytt kvalitetssystem. - Avvikshåndtering - Kartlegginger og risikoanalyser Det ønskes spesielt fokus på ansvar innen helse og skole. - AKAN Retningslinjer legges mer sentralt på intranettet og utvalget med akankontakter må velges på nytt. - Drøfte turnus/arbeidstidsordninger som avviker fra «normalen» Eventuelt: - Kurs for verneombud. Arbeidstilsynet anbefaler oppfriskning av 40 timers kurs etter 5-8 år. Side7

8 - Tillitsvalgte ønsker opplæring i nytt turnusprogram - Ny IA-avtale er underskrevet av partene Side 2 av 2 Side8

9 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Ellen Forseth, Torbjørn Sæterhaug, Elin Lorentzen, Ester Sandtrø, Tone Østvang, Martin Mogensen, Randi Rasmussen Forfall: Tone Østvang gikk kl Referent: Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i arbeidsmiljøutvalget Sak: 2013/738-9 Møtetid: Møtested: Møterom Vidhaugen barnehage Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Årlig HMS-rapportering AML rapporteringsskjemaer er levert og 5 er ikke levert innen fristen. Det ble gjort følgende bemerkninger under punktene: Skader, ulykker,. : Det bør jobbes med grunnleggende retningslinjer på system og individnivå o Forebygging med riktig kompetanse for å være i forkant av vanskelige situasjoner o Avklaringer vedr. håndtering av vanskelige situasjoner/hendelser som oppstår spesielt i skole, barnehage og helse o Skjæringspunktet mellom arbeidsmiljøloven og andre lover! Ofte flere lovverk å forholde seg til. o Rosanalysen skal brukes som grunnlag både i bruker og ansattperspektivet o Kommuneoverlegene bør brukes mer ved behov for spesialtjeneste o Det kan søkes om støtte/midler til arbeidet Avvik Forslag om endring i rapporteringsskjemaet: Punkt om skader, ulykker deles opp i brukerrelatert eller ikke! Avvik som ikke er lukket skal følges opp, ansvarlig for dette er leder o Rutiner rundt avvikshåndtering skal inn i handlingsplanene og HMS-gruppa er med i utarbeidelsen av de interne rutinene Side9

10 o Forslag til endringer i rapporteringsskjemaet fra BHT: Endre siste punkt i rapporteringsskjemaet til rapportering på arbeidsmiljøundersøkelser Er det utarbeidet HMS-plan ja/nei Arbeidsmiljøutvalget tok HMS-rapporteringene til orientering. 2 Fraværsrapportering Gjennomgang av rapportene. Diskusjon rundt deltidsstillinger: Ulikt behov for reduserte stillinger i de forskjellige livsfasene Malvik kommune har stort antall små stillinger Vi skal også ha deltidsstillinger først og fremst for studenter Størst utfordringer innen helse Statistikken brukes i arbeidet med fraværet hva er bra/mindre bra Arbeidsmiljøutvalget tok fraværsrapportene til orientering. 3 Eventuelt Det vil i neste møte bli avtalt hvem som blir vår kontaktperson ved Lade Bedriftshelsetjeneste. HMS-kurs for Arbeidsmiljøutvalget blir utsatt til følgende dager: o 03. og 04. september og o 09. september BHT kommer med tilbud om grunnopplæring HMS- 40 timer Side 2 av 2 Side10

11 Personal og stab Møtereferat Til stede: Dato: Ester Sandtrø, Randi Rasmussen, Tone Østvang, Torbjørn Sæterhaug, Elin Lorentzen, Ellen Forseth og Martin Mogensen Tore Wiger, Arkitektene VIS-A-VIS, Lise Karin Dybvad (gikk kl ) og Åshild Johansen deltok fra HOBOS Forfall: Referent: Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Sak: 2013/ Møtetid: Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Ombygging av eksisterende HOBOS Tor Wiger fra Arkitektene VIS-A-VIS tok først en gjennomgang av tegningene. Tegningene var på forhånd utsendt til AMU-medlemmene. Krav for dame, herre og handicaptoalett ble bemerket av hovedverneombudet. Disse er i flg. arkitekt ivaretatt VVS-rådgiver følger opp krav i lov og forskrifter Avtrekk fra medisinrom er ivaretatt og blir ytterligere vurdert. Den nåværende kafeen og tilhørende kjøkken skal fungere som spiserom i sambruk med brukerne BHT påpekte at det psykososialt ikke er anbefalt at ansatte deler pause/spiserom med brukere Torbjørn Sæterhaug påpekte også at delt pause/spiserom for ansatte og brukere kan vær ugunstig Egne arbeidsrom er ikke ment å være pauserom HMS-gruppene v/åshild Johansen forutsetter at ventilasjonen vil fungere bra. Dette ble spesielt bemerket i og med at enkelte arbeidsplasser ikke har vindu. AMU ber prosjektgruppa følge opp: Luft og ventilasjon slik at disse følger lov og forskrifter. NB! Enkelte arbeidsplasser har ikke vindu men dagslys fra motsatt side av gangen. Utfordringer ved sambruk av pause/spiserom for ansatte og Side11

12 brukere må vurderes og avklares. AMU foreslår at veksthus rom 126 brukes som et alternativt spiserom i tillegg til det planlagte. Alternativt spiserom kan eventuelt også være møterom i kulturhuset og da i sambruk med andre aktiviteter der Dette drøftes av rådmann, ledelse ved HOBOS og kultur Kravene for herre, dame og handicaptoalett følges opp Drøftelser og samspill skal være i fokus ved det videre planleggingsarbeidet fremover Synspunkter fra borettslagets styre vedrørende bruken av nåværende kafe og tilhørende kjøkken ble lagt frem i møte. Styrets samlede synspunkter vedlegges referatet. AMU forslo at anbudspapirer brukes som grunnlagsmateriale for godkjenning i utvalget. Disse vil være klare til et møte midt i september. 2 Fraværsstatistikk AMU ber om: bedre systematikk i arbeidet med HMS HMS-planer o bl.a. rutiner for å legge HMS-planene på intranettet følges opp. Godt arbeid kan være læring for andre! fokus på korttidsfraværet hva er viktige nærværsfaktorer. stort fokus på dialog og åpenhet mellom ledere og ansatte rutiner rundt fravær tas opp i fellesmøter bl.a. hvordan fravær varsles leder nye rapporter gir bedre oversikt over korttidsfraværet AMU ønsker at to møter i løpet av høsten blir lagt til en virksomhet/evt. barnehage hvor leder orienter AMU om sitt HMS-arbeid. 3 Gjennomgang av verneområder Utsatt til neste møte 4 Eventuelt Tone Østvang ønsker en gjennomgang av rosanalyser i forbindelse med omorganiseringen innen helse Side 2 av 2 Side12

13 Personal og stab Møtereferat Til stede: Forfall: Referent: Dato: Ester Sandtrø, Randi Rasmussen, Ellen Forseth og Martin Mogensen (Lade bht) og Torbjørn Sæterhaug Tone Østvang (vara kunne ikke møte) og Elin Lorentzen (vara kunne ikke møte) Wenche Koa Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget Sak: 2013/ Møtetid: Møtested: Planetringen barnehage Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Planetringen barnehage Orientering om HMS-arbeid og omvisning Styrer Else Mette Rostad orienterte om barnehagens HMSarbeid. Barnehagen har en felles plattform, jobber systematisk og målbevisst med pedagogikken i front: HMS-gruppa har møte hver måned, gjerne i forkant av et personalmøte HMS-årshjul er utarbeidet Fokus på arbeidsmiljø Samme mål! Kjente mål! Strukturert møtevirksomhet: o Møter i lederteam o Medbestemmelsesmøter o Personalmøter o Gruppemøter m fokus på fag o Planleggingstid Fleksible i finne riktig og beste tidspunkt for møter Eget arbeidsrom for de ansatte Gjenbruksgruppe Dugnader gjennomføres gjennom hele året etter behov. Blogg (Infokanal til foreldre, dokumentasjon og tips til andre!) Barnehagen har stor grad av nærvær Side13

14 AMU diskuterte i etterkant av styrers orientering viktigheten av: Visjon, å ha et felles mål å jobb mot. Arenaer med agenda! HMS-årshjul Utvikle system vi allerede har Observere tidstyver mangel på struktur! Introduksjon av ny ledere ledelsesfilosofi (introkurs) Observere og sammenstille med medarbeiderundersøkelse 2 Fraværsrapportering t.o.m september 2014 AMU får tilsendt rapporter til orientering i forkant av AMU- møtene og gir fra nå av skriftlig tilbakemelding hvis noe ønskes tatt opp i møte. AMU tar statistikken til orientering. Fraværsstatistikkene endres til å hete: Nærvær og statistikk 3 Årsplan 2015 Saken settes opp på nytt i neste møte. 4 Oppsummering av HMS-kurs Saken settes opp på nytt i neste møte. 5 Gjennomgang av verneområdene Verneområdene ble gjennomgått. Side 2 av 2 Side14

15 Sakertilbehandling Side15

16 Sakertilbehandling Side16

17 Arkiv: 261 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Wenche Koa Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 5/ Sykefravær kvartal 2014 Saksdokumenter (ikke vedlagt) Fraværsrapport t.o.m. 3 kvartal legges frem til orientering Saksopplysninger Sykefraværet for de tre første kvartalene i 2014 var på 10,1 %, 8,5 % og 7,7 %. Tilsvarende kvartal i 2013 var på 10,4 %, 8,6 % og 6,3 %. Totalt sykefravær for de 3. første kvartalene i 2014 er på 8,8 %. Totalt sykefravær for hele 2013 var 8,9 %. Langtidsfraværet t.o.m. 3. kvartal 2014 var på 6,6 % og korttidsfraværet på 2,2 %. I 2013 var langtidsfraværet på 6,5 % og korttidsfraværet på 2,4 %. Sykemeldt korttidsfravær (1-16 dager) t.o.m.3. kvartal er 0,1 % lavere enn i Vurdering F.o.m gjelder nye og forenklede regler rundt oppfølging av sykemeldt. De nye reglene gir større mulighet for å rette fokuset på det forebyggende og enkeltmennesket. Virksomhetene har utarbeidet nye IA-mål for perioden Malvik kommune skal etter signering av den nye IA-avtalen utarbeide overordnede IA-mål med tilhørende handlingsplan for Rådmannens innstilling Sykefraværet for og 3. kvartal legges frem til orientering. perioden. Side17

18 Sykefraværs statistikk i 2014 (prosent) Malvik kommune Per måned Malvik kommune Malvik kommune i 2013 Rådmann og støtte* Eiendomsservi ce Oppvekst*** Teknisk Januar 8,0 % 9,3 % 10,9 % Januar 9,5 % 9,2 % 9,1 % 10,6 % 4,4 % Februar 9,8 % 10,3 % Februar 9,0 % 12,8 % 9,8 % 10,2 % 5,2 % 6,0 % Mars 10,6 % 9,3 % Mars 9,7 % 13,5 % 11,0 % 10,4 % 5,3 % April 9,1 % 9,3 % April 13,2 % 11,8 % 9,1 % 8,8 % 1,5 % 4,0 % Mai 8,5 % 7,6 % Mai 9,4 % 11,6 % 8,2 % 9,5 % 1,6 % Juni 2,0 % 7,3 % 7,7 % Juni 6,1 % 9,8 % 7,3 % 7,7 % 3,8 % Juli 5,4 % 4,9 % Juli 4,4 % 7,2 % 5,1 % 6,9 % 0,9 % August 7,1 % 5,8 % August 4,2 % 9,2 % 7,0 % 8,6 % 1,9 % Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember September 9,3 % 8,0 % September 4,8 % 12,8 % 8,9 % 11,2 % 1,0 % Malvik kommune 9,3 % 9,8 % 10,6 % 9,1 % 8,5 % 7,3 % 5,4 % 7,1 % 9,3 % Oktober 8,3 % Oktober Malvik kommune i 2013 November 10,9 % 10,3 % 9,3 % 9,7 % November 9,3 % 7,6 % 7,7 % 4,9 % 5,8 % 8,0 % 8,3 % 9,7 % 1 Desember 16,0 % #DIV/0! 1 Desember #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 14,0 % 12,0 % 1 12,0 % 1 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % Helse og velferd Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Rådmann og støtte* 9,5 % 9,0 % 9,7 % 13,2 % 9,4 % 6,1 % 4,4 % 4,2 % 4,8 % Eiendomsservice 9,2 % 12,8 % 13,5 % 11,8 % 11,6 % 9,8 % 7,2 % 9,2 % 12,8 % Oppvekst*** 9,1 % 9,8 % 11,0 % 9,1 % 8,2 % 7,3 % 5,1 % 7,0 % 8,9 % Helse og velferd 10,6 % 10,2 % 10,4 % 8,8 % 9,5 % 7,7 % 6,9 % 8,6 % 11,2 % Teknisk 4,4 % 5,2 % 5,3 % 1,5 % 1,6 % 3,8 % 0,9 % 1,9 % 1,0 % * Inkl. Arbeidsgiverkontrollen, Skatteoppkr. i Værnesregion og lærlinger. ***Oppvekst inkliderer barnehager, skoler, kultur og barne-og familietjenesten Sykefravær for 9 mnd 2014 Til info: Antall ansatte Antall ansatte Rådmann og støtte Eiendomss ervice Oppvekst Helse og velferd Teknisk Snitt syke, dager for 9 mnd ,0 % 12,0 % Korttids og langtids fravær for: 9 mnd ,0 % 1 Rådmann og Eiendomsservi Helse og Malvik Rådmann og Eiendomsser Oppvekst Helse og Malvik kommune støtte* ce Oppvekst *** velferd Teknisk 1 kommune støtte* vice *** velferd Teknisk ,0 % 8,4 % 6,7 % 9,8 % 8,0 % 10,2 % 4,3 % 1-16 dage 2,2 % 2,2 % 2,3 % 2,1 % 2,7 % 1,5 % ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % >17 8,0 dager % 6,6 % 6,1 % 9,0 % 6,7 % 7,0 % 1,8 % 9 mnd ,0 % 8,8 % 8,3 % 11,3 % 8,8 % 9,7 % 3,3 % 4,0 % 2,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsser vice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk ,4 % 6,7 % 9,8 % 8,0 % 10,2 % 4,3 % ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % 9 mnd ,8 % 8,3 % 11,3 % 8,8 % 9,7 % 3,3 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomss ervice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk >17 dager 6,6 % 6,1 % 9,0 % 6,7 % 7,0 % 1,8 % 1-16 dager 2,2 % 2,2 % 2,3 % 2,1 % 2,7 % 1,5 % Korttids fravær for: 9 mnd 2014 sammenlignet med: 9 mnd 2013 Malvik kommune Rådmann og stotte Eindomsservice Egen meld. 1-8 dager 9 mnd 2013 Sykemeld 9 mnd dager Egen meld mnd dager mnd Sykemeld dager Egen meld mnd dager 2019 mnd Sykemeld dager 3,0 % Egen meld ,1 % 1,1 % 3,0 % Egen meld. 1,3 % 0,9 % 3,0 % Egen meld 1,0 % 0,9 % Sykemeld ,3 % 1,2 % Sykemeld 1 1,3 % 1,2 % Sykemeld 1,6 % 1,4 % 2,5 % 2,5 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,3 % 1,2 % 2,0 % 1,5 % 1,3 % 1,2 % 2,0 % 1,5 % 1,6 % 1,4 % 1,0 % 1,0 % 1,0 % 0,5 % 1,1 % 1,1 % 0,5 % 1,3 % 0,9 % 0,5 % 1,0 % 0,9 % 9 mnd mnd mnd mnd mnd mnd 2014 Side18

19 Oppvekst Helse og velferd Teknisk 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % Egen meld. 1-8 dager 9 mnd Sykemeld mnd dager 2014 Egen meld mnd dager mnd Sykemeld dager Egen meld. 9 mnd 1-8 dager 2019 mnd 2014 Sykemeld 1-16 dager Egen meld ,1 % 1,0 % 3,0 % Egen meld. 1,2 % 1,3 % 1,8 % Egen meld 0,7 % 0,8 % Sykemeld ,1 % 1,1 % Sykemeld 1 1,5 % 1,4 % Sykemeld 0,9 % 0,7 % 1,6 % 2,5 % 1,4 % 1,1 % 1,1 % 2,0 % 1,5 % 1,4 % 1,2 % 0,9 % 0,7 % 1,5 % 1,0 % 0,8 % 1,0 % 0,6 % 1,1 % 1,0 % 0,5 % 1,2 % 1,3 % 0,4 % 0,7 % 0,8 % 0,2 % 9 mnd mnd mnd mnd mnd mnd 2014 Historisk sykefraværsstatistikk i Malvik kommune per kvartal 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 14,0 % ,4 % 6,8 % 8,8 % ,7 % 9,0 % 7,4 % 12,1 % 8,9 % 12,0 % ,5 % 8,0 % 7,6 % 9,5 % ,1 % 9,3 6,5 % 8,6 1 9,5 % 9,3 % ,5 % 8,0 9,8 % 7,7 % 6,3 % 9,3 % 7,6 % 8,0 % ,4 % 8,6 % 6,3 % 9,7 % ,1 % 8,5 % 7,7 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 10,4 % 9,8 % 10,1 % 9,3 % 9,7 % 8,6 % 8,6 % 8,5 % 7,7 % 6,5 % 6,3 % 6,3 % 7,7 % For 9 mnd 2014 har Malvik kommune et sykefravær på 8,8%. Det er på nivå med samme periode året før. Sykefraværet for 9 mnd 2013 var på 8,8 %. Eiendomsservice har redusert sykefraværet til 11,3 % mot 12,8 % for 9 mnd Oppvekst har økt sykefravåret til 8,8 % for 9 mnd 2014 mot 7,0 % for 9 mnd 2013 (7,5 % for hele 2013). Helse og velferd har lavere sykefraværet på 9,7 % mot 12,6 % for 9 mnd 2013 ( 12,2% for hele 2013). Korttids sykmeld fravær (1-16 dager) er 0,1 % lavere enn i fjor. Side19