SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte. den kl. 12:00. i Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte den kl. 12:00 i Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/14 14/2894 STATUS MEDARBEIDERUNDERSØKELSE /14 14/4560 RØYKING PÅ KOMMUNALE ARBEIDSPLASSER 14/14 14/535 REVIDERING AV HMS-SYSTEMET 15/14 14/2800 OPPRETTELSE AV NYTT VERNEOMRÅDE 16/14 14/4559 IA-AVTALEN /14 13/77 ÅRSRAPPORT AKAN Orienteringer: Oppfølging HMS plan Nærværsarbeid Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 19 Kvartalsrapport Hemis Kursplan høst 2014 Alta, Grete Thomassen Leder Charlotte Brekkan Sætrum Sekretær

3 Sak 12/14 STATUS MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2014 Saksbehandler: Stian Lund Lyngmo Arkiv: 420 &32 Arkivsaksnr.: 14/2894 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Status i arbeidet med medarbeiderundersøkelsen 2014 tas til orientering SAKSUTREDNING: Vedlegg: K-sak 66/14 Andre saksdok.: Bakgrunn: Alta kommune gjennomførte i perioden 24. mars 25. april en elektronisk undersøkelse av medarbeidertilfredshet innen ulike tema. Resultatene foreligger og virksomhetene skal ha fått informasjon om resultatene og hatt en gjennomgang med de ansatte innen 30. juni Totalt sett oppnådde kommunen en svarprosent på 83 i Viser for øvrig til sak 14/ Statistisketallresultat: Nedenstående oversikt viser utviklingen i både Alta kommune og landsgjennomsnittet for de andre kommunene, de siste tre målingene. Side 3 av 19

4 Sak 12/14 Resultatene for Alta kommune i 2014 viser en bedring totalt sett i forhold til 2010 med ett snitt på 4,6 i 2014 (og 2012) mot 4,4 i Alle hovedområdene viser en forbedring i forhold til Imidlertid er det en viss nedgang i forhold til fysiske arbeidsforhold fra 2012 til Selv om Alta kommune ser en statistisk forbedring fra 2012, ligger vi likevel under landsgjennomsnittet på tre områder; Fysiske arbeidsforhold, Faglig og personlig utvikling og Mobbing/diskriminering/varsling. Et funn som med fordel kan drøftes, er at vi på alle enkeltspørsmålene i kategoriene «Fysiske arbeidsforhold» samt «Faglig og personlig utvikling», ligger under landsgjennomsnittet Alta k. Landet Alta k. Landet Alta k. Landet Organisering arbeid 4,6 4,6 4,5 4,5 4,4 4,4 Innhold i jobben 5,0 5,0 5,0 5,0 4,8 4,9 Fysiske arb.forhold 4,0 4,2 4,1 4,2 3,9 4,1 Samarb og trivsel 5,1 5,1 5,1 5,0 4,9 5,0 Mobbing,diskr,varsl 5,0 5,1 5,0 5,0 4,7 4,8 Nærmeste leder 4,7 4,7 4,6 4,6 4,4 4,5 Medarbeidersamt 4,9 4,9 4,9 4,8 4,7 4,7 Overordnet ledelse 4,1 4,1 4,0 3,9 3,9 3,8 Faglig/pers utvikl. 4,3 4,5 4,2 4,3 4,1 4,2 Lønn og arb.tid 4,1 4,1 3,9 4,0 3,8 3,8 Stolthet egen arbpl 4,9 4,8 4,8 4,8 4,6 4,7 Helhetsvurdering 4,6 4,6 4,6 4,6 4,4 4,5 Snitt totalt 4,6 4,6 4,6 4,6 4,4 4,4 Ett dypdykk i de enkelte virksomhetene viser også at enkelte avdelinger/virksomheter har statistisk relativt svake resultater innenfor enkelte områder selv om resultatet totalt sett er tilfredsstillende. Målsettingen om å oppnå et statistisk resultat totalt sett som er over landsgjennomsnittet ble ikke oppnådd. Side 4 av 19

5 Sak 12/14 Vurdering: Vurdering: De forskjellige tjenesteområdene melder om følgende status i etterarbeidet av medarbeiderundersøkelsen Helse og sosial: I henhold til tidsplanen hadde virksomhetene frist til 1. juli med å følge opp resultatene med kvalitative prosesser. Kommunalleder vil følge opp de videre prosessene med handlingsplaner og gjennomføring av disse gjennom høsten. Her vil man vurdere konkrete behov for oppfølging og tiltak, samt om/hvordan bedriftshelsetjenesten skal involveres. Avdelingene arbeider med å kommunisere ut resultatene fra undersøkelsen og arbeidene med å lage handlingsplaner er godt i gang mange steder. Omfanget av planen og eventuelle kostnader vil avhenge av de utfordringene den enkelte avdeling/ virksomhet har. ASU: Har gjennomgått resultatene med sine ansatte og har konkludert med at det ikke er nødvendig med særskilte tiltak. Felles støtte: Alle avdelingene i FS har hatt gjennomgang av medarbeiderundersøkelsen. Assisterende rådmann har gjennomgått medarbeiderundersøkelsen for stabsledergruppa i ledermøte 20. mai og i tillegg fulgt opp hver enkelt leder/kommuneadvokat i medarbeidersamtaler som er gjennomført i juni. Felles støtte har gode resultat, men også noen utfordringer. Utfordringer fra medarbeiderundersøkelsen vil sammen med andre innspill knyttet til arbeidsmiljøet, blir fulgt opp i avdelingene sine HMS planer. Oppvekst og kultur: Kommunalleder har gått igjennom undersøkelsen med alle virksomhetslederne, samt rådgivere ved Oppvekst og kultur. Det er også utarbeidet en handlingsplan fra kommunalleder. Denne handlingsplanen har tatt utgangspunkt i de områdene som ble belyst i medarbeiderundersøkelsen. Dvs. besvarelsene fra virksomhetslederne og rådgiverne. Videre har alle virksomhetslederne fått informasjon om at de må lage handlingsplaner for dine virksomheter. De ble bedt om å ha en gjennomgang av undersøkelsen med sine ansatte, og at de sammen utarbeidet en handlingsplan. De fleste virksomheter har gjort dette (19), noen har bedt om utsettelse (5) og noen få har ikke sendt inn responsskjemaet ennå (8). 2 virksomheter er for små til å gjennomføre undersøkelsen. Drift og utbygging: Alle avdelinger og virksomheter har beskrevet prosessen i hvert sitt responsskjema, samt laget en handlingsplan over de tiltak som skal gjennomføres for forhåpentligvis å få opp skåren Side 5 av 19

6 Sak 12/14 innenfor sine valgte fokusområder innen neste måling i Ikke alle avdelinger har laget spesielle arbeidsplaner da tiltakene som ble identifisert enkelt gikk inn i andre driftsplaner/rutiner, men de fleste har laget en egen plan. Utfordringen vår nå er å følge opp planene som ble laget, samt få hver virksomhet til å foreta evalueringer av planene for å sikre gjennomføringen. Side 6 av 19

7 Sak 13/14 RØYKING PÅ KOMMUNALE ARBEIDSPLASSER Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 14/4560 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Forslag til vedtak fremmes i møtet. SAKSUTREDNING: I AMU-møtet i juni d.å.ble følgende merknad protokollført: «Røyking ved kommunale bygg: -AMU ber om å få fremlagt: Tidligere utarbeidet sak: «Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri » til drøfting til neste møte.» Litt historikk vedrørende denne saken: 1995 Kommunestyret vedtok at arbeidsplassen skulle være røykfri innen Prosjektet Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri innen ble opprettet i mai Formålet med prosjektet var å fremme helsen til alle som arbeider i Alta kommune, og gi flere leveår med god helse. Målgruppen for prosjektet var alle som arbeidet i Alta kommune, og alle offentlige bygg og lokaler som kommunen eier. Kommunen mottok tilskudd fra Helsedirektoratet til prosjektet. Fra var det innført røykeforbud i arbeidstiden for hele kommunen. Dette skapte en del uro, som beskrives i sluttrapporten fra utvalget Sluttrapporten fra utvalget tas opp i AMU, og tas til orientering. Side 7 av 19

8 Sak 13/ Kommunestyret gjør følgende vedtak: «Alta kommune tar sluttrapport i prosjektet Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen til orientering. Alta kommune skal fortsatt ha visjon om å bli røykfri og bedre folkehelsa i Kommunen. Prosjektet har ikke tidligere vært politisk forankret i kommunestyret. Konklusjon med totalforbud er for streng. Alta kommune bes dempe på restriksjonene og de kommunale enhetene bes finne et egnet sted ved enheten der røyking tillates. Hovedinnganger skal fortsatt være røykfrie områder.» AMU kommer med innspill til kommunestyrets vedtak. Våren 2014 har det kommet flere innspill til verneombud, om at ansatte og brukere klager på at de plages med røyklukt fra de tillatte røykeplassene. Dette var bakgrunn for at saken kom opp i AMU i juni. Fra 1. juli 2014 har det skjedd en innstramming i Tobakksskadeloven, Utdørs inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter skal være røykfrie. Det er også forbud mot å legge til rette for røyking i nærheten av inngangsparti. Forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler sier at disse arbeidsplassene skal være røykfrie, også på uteområdene. Forbudet gjelder hele døgnet. Vurdering: Hva er situasjonen nå? På rådhuset har det kommet klager på røyklukt fra røykeplassen ved Brann. På helsesentret har det flere ganger kommet klager på at det siver inn røyk via vinduer og dører som ikke er utganger. Dette har vært problematisk for ansatte og pasienter blant annet ved føden og sykestua. Saken legges frem for AMU til åpen drøfting på hvordan vi skal arbeide videre med saken. Møtet bør ende ut med vedtak om veien videre. Vedlegg: Sluttrapport Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen Vedtak AMU Brev fra rådmannen Side 8 av 19

9 Sak 13/14 Vedtak kommunestyret Vedtak AMU Oppslag Side 9 av 19

10 Sak 14/14 REVIDERING AV HMS-SYSTEMET Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 14/535 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Forslag til HMS-plan med handlingsplan og forslag til årshjul vedtas. SAKSUTREDNING: Vedlagt legges nå forslag til mal for HMS-plan og handlingsplan. Hovedpunktene i HMSplanen følger stort sett de punktene som var i den gamle malen. Første side (pkt.1) i HMSplanen vil være felles for alle nivå, det er de overordnede føringene og målsettinger. Fra pkt.2 handler det om den avdeling/virksomhet/tjenesteområde som beskrives. HMS-planen skal være 4-årig, og følge kommunestyreperioden. Det betyr at vi i år ikke skal utarbeide noen ny plan. Handlingsplanen er inndelt etter de overordnede målsettingene som er definert først. Denne planen skal revideres hver høst, i henhold til resultat av kartlegginger og medarbeiderundersøkelse. I løpet av våren 2014 har ny mal for årsrapport HMS vært utprøvd. Avdelinger, virksomheter og tjenesteområder har levert HMS- årsrapport for 2013 etter den nye malen. Tilbakemeldingen på malen har vært positiv, med enkelte forslag til justeringer som er tatt til etterretning. Vedlagt legges også forslag til årshjul for HMS-arbeidet. Det er ønskelig at AMU kommer med innspill til dette. HMS-arbeidet fremover vil da bli som følger: Høsten 2014: Justere handlingsplanen etter kartlegginger og medarbeiderundersøkelse. HMS-planen for 2014 prolongeres til Våren 2015: Høst 2015: Aktiviteter i følge årshjulet. Den første 4-årsplanen for HMS utarbeides. Side 10 av 19

11 Sak 14/14 Administrasjonen vil fortsette revisjonsarbeidet, som innebærer følgende_ Lage alle malene ferdig for hvert nivå, mer profesjonell utforming som kan fylles ut via nettet. Få ut tydelig informasjon til ledere om endringene, og hvilke aktiviteter de skal gjennomføre i høst. Revidere den store HMS-brosjyren i forhold til endringer i organisasjonen, endringer i lovverket og endringer i vårt HMS-system. Vedlegg: Gammel mal for årsrapport og HMS-pan Årsrapport HMS HMS-plan med handlingsplan Forslag til årshjul Side 11 av 19

12 Sak 15/14 OPPRETTELSE AV NYTT VERNEOMRÅDE Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: J74 Arkivsaksnr.: 14/2800 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Det opprettes et eget verneområde for virksomheten Renhold. SAKSUTREDNING: Bakgrunn for saken: Renhold ble etter ett politisk vedtak en egen virksomhet , tidligere var de en avdeling under Bygg og eiendom. Det er ca. 50 kommunale renholdere som utfører renholdet på 45 kommunale bygg. De så behov for å bli ett eget verneområde, etter at de ble en egen virksomhet. I dag organiseres renholderne som utfører sitt arbeid på ett bygg, under verneombudet på bygget/del av bygget de til en hver tid utfører renhold på. Eksempel: når en renholder utfører sitt arbeid på legevakta, skal de ved behov kontakte verneombudet for Alta helsesenter 1som omfatter: hjelpepersonell alle 3 legesentrene, Alta legevakt, flyktninghelsetjenesten Når de etterpå utfører renhold på helseadministrasjon, må de ved behov kontakte verneombudet Alta helsesenter 5 som omfatter: administrasjon bistand, helse, omsorg, HS adm/stab. Dette betinger at de må være oppdatert på hvem og hvor verneombudene er, og hvordan de kan kontaktes. Ved at de blir ett eget verneområde, kontakter de da sitt eget verneombud ved behov, som også kjenner mer til utfordringene for denne yrkesgruppen. Side 12 av 19

13 Sak 15/14 Kostnad: Verneombudet skal lovmessig ha opplæring, som 40 timers grunnkurs i Helse, miljø og sikkerhet, for å utføre sitt verv på en forsvarlig måte. Personen som allerede har takket ja, har tidligere tatt kurset, men da det er noen år siden må behovet for en oppfriskning vurderes. 1 gang i året deltar verneombudet på en dagssamling for verneombud, i regi av hovedverneombudet. Disse skal foregå i verneombudets arbeidstid Lovkrav: 6-1.Plikt til å velge verneombud (1) Ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten. Hvis ikke annet er fastsatt om tiden for avtalens gyldighet, anses den som sluttet for 2 år, regnet fra den dagen den ble underskrevet. Direktoratet for arbeidstilsynet kan, etter en konkret vurdering av forholdene i virksomheten, fastsette at den likevel skal ha verneombud. Ved virksomhet med mer enn 10 arbeidstakere kan det velges flere verneombud Side 13 av 19

14 Sak 16/14 IA-AVTALEN Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 460 Arkivsaksnr.: 14/4559 Saksnr.: Utvalg Møtedato 24/14 Administrasjonsutvalget /14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Saken tas til orientering. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Alta kommunes praktisering av sykefraværsoppfølgingen Oppfølging av sykemeldte- brosjyre fra NAV Bakgrunn: Sentralt ble partene enige om ny IA-avtale i mars Avtalen har en varighet fram til Alta kommune skal underskrive ny IA-avtale i løpet av De viktigste endringene: Forenkling i regelverket for oppfølging av sykmeldte, mer oppmerksomhet på forebygging og mer målrettet innsats for å få unge personer med nedsatt funksjonsevne ut i jobb. Den nye avtalen bærer preg av større tillit til arbeidslivet og en mer forpliktende innsats fra myndighetenes side. Rapporterings- og sanksjonssystemet oppheves. Hovedfokuset i oppfølgingen skal være på samhandlingen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på den enkelte arbeidsplass, og ikke på skjemaer og sanksjoner. Kravet om obligatorisk dialogmøte når arbeidstaker bare er gradert (delvis) sykmeldt oppheves. I slike tilfeller skal møtet kun avholdes når partene mener det er behov for det. Side 14 av 19

15 Sak 16/14 Kravet om at sykmelder og bedriftshelsetjeneste alltid skal delta i dialogmøtet oppheves. Møtet skal være en arena for arbeidsgiver og arbeidstaker, og andre aktører (bl.a. leger) skal bare delta dersom partene har behov for det. Nytt forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for IA-virksomhetene: Når hensiktsmessig og nødvendig tilrettelegging for en arbeidstaker fører til merutgifter eller merinnsats, kan IA-virksomheter søke om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd. Ordningen gjelder bare ansatte i IA-virksomheter. NAV kan gi tilskudd til blant annet: opplæring i nye arbeidsoppgaver, tilrettelegging, kurs, kortere opplæringstiltak eller arbeidstrening transport til og fra arbeidsplassen når tilrettelagt arbeid bare er mulig på en annen arbeidsplass innenfor virksomheten enn der arbeidstaker arbeider til daglig dekning av merutgifter til ekstrapersonell når arbeidstaker må avlastes eller endre oppgaver uten å være sykmeldt eller ved siden av gradert sykmelding kjøp eller leie av gjenstander, arbeidshjelpemidler eller annet fysisk utstyr som ikke dekkes etter folketrygdloven 10-5 dekning av utgifter til funksjonsvurdering i attføringsbedrift bistand fra godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT-honorar) til tidlig avklaring, oppfølging eller tilrettelegging for arbeidstakere som står i fare for å bli eller allerede er blitt sykmeldt kartlegging av risikofaktorer, behov for forebyggende tiltak og til tilrettelegging av arbeidsplassen for inkludering av personer med nedsatt funksjonsevne i arbeidslivet opplæring av ansatte, ledere og tillitsvalgte i forebyggende sykefraværsarbeid arbeidsplassvurdering av kvalifiserte fysioterapeuter/ergoterapeuter i IA-virksomheter som ikke har bedriftshelsetjeneste Arbeidsgiver kan få forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for tiltak for arbeidstakere som står i fare for å bli sykmeldt eller som er sykmeldt og mottar sykepenger eller arbeidsavklaringspenger. BHT-honorar og tilskudd til arbeidsplassvurdering gis som timesats tilsvarende takst L20*2, det vil si 648 kroner per time fra 1. juli Det gis tilskudd for inntil fire timer per oppdrag Side 15 av 19

16 Sak 16/14 til arbeidsplassvurdering og inntil seks timer per oppdrag til BHT-honorar (inkludert to timer for eventuell deltakelse i dialogmøte). IA-avtalens overordnede mål er: å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. IA-avtalens tre delmål på nasjonalt nivå er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. 2. Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Denne samarbeidsavtalen erstatter tidligere samarbeidsavtaler. Mål for virksomhetens IA-arbeid Virksomheten skal på grunnlag av de tre delmålene i IA-avtalen fastsette egne mål for IAarbeidet. Mål utarbeides i fellesskap av arbeidsgiver, tillitsvalgt, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Den nasjonale IA-avtalen understreker at de ulike delmålene må ses i sammenheng for å oppnå intensjonen om et mer inkluderende arbeidsliv. Virksomheten skal så langt det er hensiktsmessig sette mål på alle tre delmål. Delmål 1: Sykefravær Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Side 16 av 19

17 Sak 16/14 Delmål 3: Avgangsalder Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lenger i arbeid Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. Forankring i hele organisasjonen Det utarbeides en langsiktig IA- plan for hele perioden ( ) som evalueres og revideres hvert år. (Dette gjøres på overordnet- og virksomhetsnivå.) Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av: 2 Hovedtillitsvalgte, Hovedverneombud, Nærværsteamet og en fra rådmannens ledergruppe. Arbeidsgruppens mandat: Utarbeide forslag til IA-mål for kommunen. Forslag til satsingsområder og utviklingsmål for hvert år. Forslag til innhold i den årlige evaluering av planen. IA-planen behandles i rådmannens ledergruppe, i AMU og i Administrasjonsutvalget. Implementering: 1. «Kick-off» samling der den øverste adm. og politiske ledelsen og alle virksomhetsledere HVO og HTV`ene deltar. Ansvar: Rådmannen, Nærværsteamet, IAkontakten fra NAV Arbeidslivssenter og HTV Fagforbundet. Fokus på lederrollen i IAarbeidet. 2. Samling for arbeidsplasstillitsvalgte og verneombud med fokus på deres rolle og ansvar i IA-arbeidet på virksomhetene. Ansvar: Nærværsteamet, IA-kontakten, HTV Fagforbundet. Det utarbeides en egen IA-kursplan for Alta kommune som inneholder helsefremmende arbeid, sykefraværsoppfølging med rutiner, tilrettelegging, ansvar og plikter for alle parter. «Verktøyskurs»: hvordan rapportere på nærvær, rutine, sykemelding, tilretteleggingstilskudd osv.(her tenker vi på opplæring/kurs med ca 15 deltakere, varighet et par timer. Ansvar: Nærværsteamet og IA-kontakten. Side 17 av 19

18 Sak 17/14 ÅRSRAPPORT AKAN Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 444 Arkivsaksnr.: 13/77 Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/14 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Årsrapport 2013 for AKAN-utvalget tas til orientering. Vedlegg: Årsrapport AKAN-utvalget Bakgrunn: Fra retningslinjene for AKAN arbeidet i Alta kommune (vedtatt i Administrasjonsutvalget ): «AKAN-utvalget er et partssammensatt underutvalg og arbeidsredskap for AMU, og har fått delegert ansvar for det rus- og avhengighetsforebyggende arbeidet i Alta kommune. AKAN-utvalget skal organisere og tilrettelegge AKAN-arbeidet i Alta kommune. Utvalget skal være pådriver i det forebyggende og holdningsskapende arbeidet. Dette innebærer blant annet å legge til rette for at alle får nødvendig opplæring og informasjon. Sammensetning av AKAN-utvalget i Alta kommune: - En representant fra fagforeningene - For adm./ledelsen: en representant - Fra bedriftshelsetjenesten: en representant - En av AKAN- kontaktene Utvalget velges for 2 år. Utvalget behandler ikke individuelle AKAN-avtaler. AKAN-utvalgets oppgaver Planlegge, organisere, gjennomføre og oppdatere AKAN-arbeidet i Alta kommune. Drive informasjons- og holdningskapende arbeid overfor alle i Alta kommune. Legge til rette for at nøkkelpersoner i Alta kommune (ledere, tillitsvalgte, verneombud, AKAN-kontakter og bedriftshelsetjeneste) kan opparbeide nødvendig kompetanse. Utarbeide årlige handlingsplaner for AKAN-arbeidet. Rapportere om utvalgets aktiviteter til AMU. Side 18 av 19

19 Sak 17/14 Sende inn års-statistikk til AKAN kompetansesenter. «Side 19 av 19

20 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: 420 &32 Sakbeh.: Stian Lund Lyngmo Sakstittel: STATUS MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2014 Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Status i arbeidet med medarbeiderundersøkelsen 2014 tas til orientering Saksutredning: Vedlegg: K-sak 66/14 Andre saksdok.: Bakgrunn: Alta kommune gjennomførte i perioden 24. mars 25. april en elektronisk undersøkelse av medarbeidertilfredshet innen ulike tema. Resultatene foreligger og virksomhetene skal ha fått informasjon om resultatene og hatt en gjennomgang med de ansatte innen 30. juni Totalt sett oppnådde kommunen en svarprosent på 83 i Viser for øvrig til sak 14/ Statistisketallresultat: Nedenstående oversikt viser utviklingen i både Alta kommune og landsgjennomsnittet for de andre kommunene, de siste tre målingene. Resultatene for Alta kommune i 2014 viser en bedring totalt sett i forhold til 2010 med ett snitt på 4,6 i 2014 (og 2012) mot 4,4 i Alle hovedområdene viser en forbedring i forhold til Imidlertid er det en viss nedgang i forhold til fysiske arbeidsforhold fra 2012 til Selv om Alta kommune ser en statistisk forbedring fra 2012, ligger vi likevel under landsgjennomsnittet på tre områder; Fysiske arbeidsforhold, Faglig og personlig utvikling og Mobbing/diskriminering/varsling. Et funn som med fordel kan drøftes, er at vi på alle enkeltspørsmålene i kategoriene «Fysiske arbeidsforhold» samt «Faglig og personlig utvikling», ligger under landsgjennomsnittet.

21 Alta k. Landet Alta k. Landet Alta k. Landet Organisering arbeid 4,6 4,6 4,5 4,5 4,4 4,4 Innhold i jobben 5,0 5,0 5,0 5,0 4,8 4,9 Fysiske arb.forhold 4,0 4,2 4,1 4,2 3,9 4,1 Samarb og trivsel 5,1 5,1 5,1 5,0 4,9 5,0 Mobbing,diskr,varsl 5,0 5,1 5,0 5,0 4,7 4,8 Nærmeste leder 4,7 4,7 4,6 4,6 4,4 4,5 Medarbeidersamt 4,9 4,9 4,9 4,8 4,7 4,7 Overordnet ledelse 4,1 4,1 4,0 3,9 3,9 3,8 Faglig/pers utvikl. 4,3 4,5 4,2 4,3 4,1 4,2 Lønn og arb.tid 4,1 4,1 3,9 4,0 3,8 3,8 Stolthet egen arbpl 4,9 4,8 4,8 4,8 4,6 4,7 Helhetsvurdering 4,6 4,6 4,6 4,6 4,4 4,5 Snitt totalt 4,6 4,6 4,6 4,6 4,4 4,4 Ett dypdykk i de enkelte virksomhetene viser også at enkelte avdelinger/virksomheter har statistisk relativt svake resultater innenfor enkelte områder selv om resultatet totalt sett er tilfredsstillende. Målsettingen om å oppnå et statistisk resultat totalt sett som er over landsgjennomsnittet ble ikke oppnådd. Vurdering: Vurdering: De forskjellige tjenesteområdene melder om følgende status i etterarbeidet av medarbeiderundersøkelsen Helse og sosial: I henhold til tidsplanen hadde virksomhetene frist til 1. juli med å følge opp resultatene med kvalitative prosesser. Kommunalleder vil følge opp de videre prosessene med handlingsplaner og gjennomføring av disse gjennom høsten. Her vil man vurdere konkrete behov for oppfølging og tiltak, samt om/hvordan bedriftshelsetjenesten skal involveres. Avdelingene arbeider med å kommunisere ut resultatene fra undersøkelsen og arbeidene med å lage handlingsplaner er godt i gang mange steder. Omfanget av planen og eventuelle kostnader vil avhenge av de utfordringene den enkelte avdeling/ virksomhet har.

22 ASU: Har gjennomgått resultatene med sine ansatte og har konkludert med at det ikke er nødvendig med særskilte tiltak. Felles støtte: Alle avdelingene i FS har hatt gjennomgang av medarbeiderundersøkelsen. Assisterende rådmann har gjennomgått medarbeiderundersøkelsen for stabsledergruppa i ledermøte 20. mai og i tillegg fulgt opp hver enkelt leder/kommuneadvokat i medarbeidersamtaler som er gjennomført i juni. Felles støtte har gode resultat, men også noen utfordringer. Utfordringer fra medarbeiderundersøkelsen vil sammen med andre innspill knyttet til arbeidsmiljøet, blir fulgt opp i avdelingene sine HMS planer. Oppvekst og kultur: Kommunalleder har gått igjennom undersøkelsen med alle virksomhetslederne, samt rådgivere ved Oppvekst og kultur. Det er også utarbeidet en handlingsplan fra kommunalleder. Denne handlingsplanen har tatt utgangspunkt i de områdene som ble belyst i medarbeiderundersøkelsen. Dvs. besvarelsene fra virksomhetslederne og rådgiverne. Videre har alle virksomhetslederne fått informasjon om at de må lage handlingsplaner for dine virksomheter. De ble bedt om å ha en gjennomgang av undersøkelsen med sine ansatte, og at de sammen utarbeidet en handlingsplan. De fleste virksomheter har gjort dette (19), noen har bedt om utsettelse (5) og noen få har ikke sendt inn responsskjemaet ennå (8). 2 virksomheter er for små til å gjennomføre undersøkelsen. Drift og utbygging: Alle avdelinger og virksomheter har beskrevet prosessen i hvert sitt responsskjema, samt laget en handlingsplan over de tiltak som skal gjennomføres for forhåpentligvis å få opp skåren innenfor sine valgte fokusområder innen neste måling i Ikke alle avdelinger har laget spesielle arbeidsplaner da tiltakene som ble identifisert enkelt gikk inn i andre driftsplaner/rutiner, men de fleste har laget en egen plan. Utfordringen vår nå er å følge opp planene som ble laget, samt få hver virksomhet til å foreta evalueringer av planene for å sikre gjennomføringen. Alta, dato Bjørn Atle Hansen Leder Stian Lund- Lyngmo Saksbehandler

23 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: 420 &32 Sakbeh.: Grethe Hansen Sakstittel: MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2014 Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalg Formannskapet Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2014 tas til orientering. Saksutredning: Vedlegg: Andre saksdok: Rådmannens ledermøtereferat av 11.februar 2014 Infoskriv sendt alle ansatte i forkant av undersøkelsen Bakgrunn, målsettinger og tidsplan for årets undersøkelse: Alta kommune har siden 2006 gjennomført medarbeiderundersøkelse i hele eller deler av virksomheten. De første årene benyttet man et verktøy som heter Humankapitalindeks (HKI). I 2010 ble det besluttet å gå over til Kommuneforlagets verktøy for kartlegging av medarbeidertilfredshet, Dette verktøyet gir en mer detaljert tilbakemelding enn HKI-undersøkelsen. Undersøkelsen har 50 spørsmål i 12 ulike dimensjoner (tema) som besvares elektronisk av den enkelte ansatte. Svaralternativene er på en skal fra 0-6, hvor 0 er dårligst og 6 er best. Resultatet sammenlignes med de andre kommunene som benytter dette verktøyet. Resultatene fra de kommunene som benytter verktøyet oppdateres fortløpende, dette betyr at preferansene vi konkurrerer mot er dynamiske og gjenstand for stadig endring. En arbeidsgruppe bestående av personalsjef, samt representanter for de ulike tjenesteområdene laget et drøftingsnotat til rådmannens lederteam. Rådmannens lederteam vedtok 11. februar 2014 både tidsplan og målsettinger. AMU ble orientert i møte 13. februar. Tidsplan:

24 Orientering i utvidet ledermøte - 12.mars. Forberedelser, gjennomføring Uke 8 til 12. Infoskriv alle ansatte uke 11. Undersøkelsen åpnes 24.mars og stenges 11.april. Rapporter tas ut, resultater formidles Uke Målsettinger: Arbeid med oppfølging i virksomheten Uke 19 til 1.juli. Rapportering til AMU om resultatene møte før sommerferien. Alta kommune skal oppnå en total svarprosent på over 80 Alta kommune skal oppnå et statistisk resultat totalt sett som er over landsgjennomsnittet Undersøkelsen skal gjennomføres før påske Alle virksomheter skal ha fulgt opp resultatene med kvalitative prosesser innen 1. juli. Resultater i forhold til målsettingene: Svarprosenter: I 2012 oppnådde kommunen en svarprosent på 80. En svarprosent på 70 er ansett som valid og tilfredsstillende faglig sett. På bakgrunn av lav svarprosent innenfor enkelte avdelinger/virksomheter ble undersøkelsen holdt åpen til 25. april. (Resultatene kunne derfor ikke formidles før tidligst i uke 18, kontra opprinnelig plan for uke 16-18). Totalt sett oppnådde kommunen en svarprosent på 83 i 2014.

25 Respondenter Svar Svarprosent Alta kommune Administrasjon Drift- og utbyggingstjenesten Helse og sosialsektoren Oppvekst og kultur Ved gjennomgang av de ulike tjenesteområdene ser man at flere avdelinger/virksomheter hadde svært god svarprosent, og flere hadde en langt høyere svarprosent enn i Totalt hadde 19 avdelinger/virksomheter en svarprosent på 100. Imidlertid er var det enkelte virksomheter/avdelinger som ikke nådde målsetningen om 80 %, noen lå sågar under 70 %. På bakgrunn av lav svarprosent vil resultatene her framstå som mindre valide, og kommunalleder må vurdere å følge opp disse spesielt. Det bør på generelt grunnlag drøftes hva som bør/kan gjøres for å få tilstrekkelig oppslutning om deltakelse i framtiden, slik at det i alle virksomheter foreligger valide resultater. Som følge av utvidet svarfrist ble målsettingen oppnådd ift total svarprosent. Gjennomføringstidsrom: Målet var gjennomføring før påske. Pga lav svarprosent utvidet man svarfristen til like over påske. Dette bør man drøfte, da det opprinnelig var et tidsrom på tre uker for å svare. Målsettingen om å gjennomføre undersøkelsen før påske ble ikke oppnådd. Statistiske tallresultat: Nedenstående oversikt viser utviklingen i både Alta kommune og landsgjennomsnittet for de andre kommunene, de siste tre målingene. Resultatene for Alta kommune i 2014 viser en bedring totalt sett i forhold til 2010 med ett snitt på 4,6 i 2014 (og 2012) mot 4,4 i Alle hovedområdene viser en forbedring i forhold til Imidlertid er det en viss nedgang i forhold til fysiske arbeidsforhold fra 2012 til 2014.

26 Selv om Alta kommune ser en statistisk forbedring fra 2012, ligger vi likevel under landsgjennomsnittet på tre områder; Fysiske arbeidsforhold, Faglig og personlig utvikling og Mobbing/diskriminering/varsling. Et funn som med fordel kan drøftes, er at vi på alle enkeltspørsmålene i kategoriene «Fysiske arbeidsforhold» samt «Faglig og personlig utvikling», ligger under landsgjennomsnittet Alta k. Landet Alta k. Landet Alta k. Landet Organisering arbeid 4,6 4,6 4,5 4,5 4,4 4,4 Innhold i jobben 5,0 5,0 5,0 5,0 4,8 4,9 Fysiske arb.forhold 4,0 4,2 4,1 4,2 3,9 4,1 Samarb og trivsel 5,1 5,1 5,1 5,0 4,9 5,0 Mobbing,diskr,varsl 5,0 5,1 5,0 5,0 4,7 4,8 Nærmeste leder 4,7 4,7 4,6 4,6 4,4 4,5 Medarbeidersamt 4,9 4,9 4,9 4,8 4,7 4,7 Overordnet ledelse 4,1 4,1 4,0 3,9 3,9 3,8 Faglig/pers utvikl. 4,3 4,5 4,2 4,3 4,1 4,2 Lønn og arb.tid 4,1 4,1 3,9 4,0 3,8 3,8 Stolthet egen arbpl 4,9 4,8 4,8 4,8 4,6 4,7 Helhetsvurdering 4,6 4,6 4,6 4,6 4,4 4,5 Snitt totalt 4,6 4,6 4,6 4,6 4,4 4,4 Ett dypdykk i de enkelte virksomhetene viser også at enkelte avdelinger/virksomheter har statistisk relativt svake resultater innenfor enkelte områder selv om resultatet totalt sett er tilfredsstillende. Målsettingen om å oppnå et statistisk resultat totalt sett som er over landsgjennomsnittet ble ikke oppnådd. Oppfølging: I henhold til tidsplanen har virksomhetene frist til 1. juli med å følge opp resultatene med kvalitative prosesser. Kommunallederne, ass.rådmann og rådmann vil sørge for at dette skjer innen sine ansvarsområder. Her vil man vurdere konkrete behov for oppfølging og tiltak, samt hvordan bedriftshelsetjenesten skal involveres. Omfanget av planen og eventuelle kostnader vil avhenge av de utfordringene den enkelte avdeling/ virksomhet har. Alta, Målfrid Kristoffersen Ass.rådmann

27

28 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: PS 66/14 Resultat: Innstilling vedtatt Arkiv: 420 &32 Arkivsak: 14/ Tittel: SP - SP - MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2014 Kommunestyrets behandling: Behandling: Innstillingen vedtatt enstemmig. Kommunestyrets vedtak: Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2014 tas til orientering.

29 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: 440 Sakbeh.: Kirsten Brita Toft Sakstittel: RØYKING PÅ KOMMUNALE ARBEIDSPLASSER Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Forslag til vedtak fremmes i møtet. Saksutredning: I AMU-møtet i juni d.å.ble følgende merknad protokollført: «Røyking ved kommunale bygg: -AMU ber om å få fremlagt: Tidligere utarbeidet sak: «Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri » til drøfting til neste møte.» Litt historikk vedrørende denne saken: 1995 Kommunestyret vedtok at arbeidsplassen skulle være røykfri innen Prosjektet Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri innen ble opprettet i mai Formålet med prosjektet var å fremme helsen til alle som arbeider i Alta kommune, og gi flere leveår med god helse. Målgruppen for prosjektet var alle som arbeidet i Alta kommune, og alle offentlige bygg og lokaler som kommunen eier. Kommunen mottok tilskudd fra Helsedirektoratet til prosjektet. Fra var det innført røykeforbud i arbeidstiden for hele kommunen. Dette skapte en del uro, som beskrives i sluttrapporten fra utvalget Sluttrapporten fra utvalget tas opp i AMU, og tas til orientering Kommunestyret gjør følgende vedtak: «Alta kommune tar sluttrapport i prosjektet Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen til orientering. Alta kommune skal fortsatt ha visjon om å bli røykfri og bedre folkehelsa i Kommunen. Prosjektet har ikke tidligere vært politisk forankret i kommunestyret. Konklusjon med totalforbud er for streng. Alta kommune bes dempe på restriksjonene og de kommunale enhetene bes finne et egnet sted ved enheten der røyking tillates. Hovedinnganger skal fortsatt være røykfrie områder.»

30 AMU kommer med innspill til kommunestyrets vedtak. Våren 2014 har det kommet flere innspill til verneombud, om at ansatte og brukere klager på at de plages med røyklukt fra de tillatte røykeplassene. Dette var bakgrunn for at saken kom opp i AMU i juni. Fra 1. juli 2014 har det skjedd en innstramming i Tobakksskadeloven, Utdørs inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter skal være røykfrie. Det er også forbud mot å legge til rette for røyking i nærheten av inngangsparti. Forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler sier at disse arbeidsplassene skal være røykfrie, også på uteområdene. Forbudet gjelder hele døgnet. Vurdering: Hva er situasjonen nå? På rådhuset har det kommet klager på røyklukt fra røykeplassen ved Brann. På helsesentret har det flere ganger kommet klager på at det siver inn røyk via vinduer og dører som ikke er utganger. Dette har vært problematisk for ansatte og pasienter blant annet ved føden og sykestua. Saken legges frem for AMU til åpen drøfting på hvordan vi skal arbeide videre med saken. Møtet bør ende ut med vedtak om veien videre. Vedlegg: Sluttrapport Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen Vedtak AMU Brev fra rådmannen Vedtak kommunestyret Vedtak AMU Oppslag Alta, Bjørn Atle Hansen Rådmann Kirsten B. Toft Saksbehandler

31 Ref: 08/3854 Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri innen Sluttrapport Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

32 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Informasjon om Alta kommune Bakgrunn for prosjektet: Kampanje arbeidsliv - Ansatte i Alta kommune som målgruppe: Kampanje arbeidsliv - Formål og målsetting: Kampanje arbeidsliv, organisering og styring: Metode for gjennomføring - De ulike tiltak - evaluering av tiltak Resultatvurdering i forhold til mål Økonomi Oppsummering Planer for videreføring Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

33 1. Informasjon om Alta kommune Alta kommune ligger i Finnmark fylke og har pr innbyggere. Kommunen er den mest folkerike kommunen i fylket og vi er en kommune i vekst. Statistikken viser at vi har en ung befolkning med en gjennomsnittsalder på år. Alta kommune er organisert etter sektormodellen - en trenivåmodell hvor avdelingene rapporterer til sektorledelsen. Kommunen har en organisasjonsmodell med fire sektorer, en sentraladministrasjon, samt en avdeling for samfunnsutvikling direkte underlagt rådmannen. Under hver sektorleder ligger det flere virksomheter. Det er ca 80 personer som har lederansvar i kommunen. Totalt har kommunen rundt 1600 ansatte, fordelt på 1300 årsverk. Majoriteten av antall ansatte arbeider innenfor helse og sosial og barn og ungesektoren. Så å si alle ansatte er i dag registrert med en egen kommune e-post adresse. Ved oppstart av prosjektet hadde ikke ansatte i hjemmetjenesten, ansatte i barnehager, assistenter i skole/sfo og ansatte i ulike boliger innenfor bistandsavdelingen egen e-post konto. Kommunens administrasjon har sitt arbeidssted i flere ulike bygg, og virksomheter drives i et stort geografisk område. Dette gir en utfordring i forhold til kommunikasjon. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

34 2. Bakgrunn for prosjektet: Alta kommune er en folkehelsekommune som ønsker å legge til rette for at innbyggerne i kommunen skal kunne ta aktive helsevalg, både gjennom tiltaksutvikling og kommunal planlegging. Et område kommunen har hatt fokus på i en lengre periode er røyking og helseskadene som følger i kjølvannet av dette. Det ble allerede i 1994 gjennomført undersøkelse om hvordan sektorene praktiserte/gjennomførte tiltak for at det ikke skulle røykes på kommunale arbeidsplasser. Blant annet på bakgrunn av undersøkelsen fattet kommunestyret følgende vedtak i 1995: I bygninger med flere enn ett røykerom reduseres antallet til ett fra og med Røyking skal ikke tillates på andre rom i den enkelte bygning. Ansvar for tilrettelegging av røykerom tillegges etatssjefene. Ved nybygg/ombygging settes det ikke av særskilte arealer til røykerom. Det gjøres unntak for aldersinstitusjoner og sykestua der det skal etableres eget røykerom for beboerne. Holdningsskapende arbeid blant ungdom gjennom skoler og barnehager skal ha høy prioritet. Ansvarlige for holdningsskapende arbeid ovenfor den ansatte tillegges arbeidsgruppa og fagforeningene i AMU-AKF og AL. Ansatte i Alta kommune som ønsker å slutte å røyke, bør tilbys røykeavvenningskurs- Dette fremmes som egen sak for kommunestyret høsten 95. Kommunens arbeidsplasser skal være røykfrie innen På bakgrunn av dette ble alle røykerom i kommunale bygg fjernet, og kommunen tilbød ansatte røykeavvenningskurs. I etterkant har røykfri arbeidstid og røykfrie arbeidsplasser vært diskutert i ulike fora med jevne mellomrom. I løpet våren 2007 ble det opprettet en arbeidsgruppe bestående av helse og sosialsjef Aina Olsen, Unni Tollefsrud (UNIO), Nils Arne Skum (Hovedverneombud) og Sylvi Bellika (kultursektoren). Arbeidsgruppen ble oppnevnt av Arbeidsmiljøutvalget i kommunen (AMU). Arbeidsgruppen begynte å se litt hen til det arbeidet som var gjort i kommunen tidligere i forhold til røykfrihet, og det som var gjort i Levanger kommune. Dette resulterte i dokumentet Arbeid med tobakksforebygging i Alta kommune av I dette dokumentet ble det fremmet forslag om innføring av tobakksforbud innen 1. januar Dokumentet ble fremmet som orienteringssak for AMU våren 08. I dokumentet framkom det noe om hvordan man så for seg at forbudet skulle overholdes, hvilke tiltak man skulle iverksette og hvordan arbeidet skulle handteres videre. I mai 2007 ble det vedtatt at kommunen skulle delta i prosjektet Partnerskap for folkehelse med liv og lyst i lys og mørke (folkehelseprosjektet). Alta kommune var en av totalt 11 kommuner i fylket som deltok i prosjektet. Målet med prosjektet var å få en varig forankring av folkehelsearbeidet lokalt og regionalt. Folkehelseprosjektet hadde 5 innsatsområder: 1. fysisk aktivitet og friluftsliv 2. røyk- og rusforebygging 3. matkultur 4. kultur 5. fysisk planlegging som helsefremmende tiltak Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

35 Administrativ og politisk ledelse hadde over tid sett at Alta hadde en del utfordringer i forhold til levekårsindeksen. Innsatsområde nummer to skulle som utgangspunkt ta for seg både røykog rusforebygging for hele befolkningen i kommunen. Antallet røykere var over 40 % og man ønsket å gjøre noe med dette. Kommunen ble på nyåret 2008 gjort kjent med at Helsedirektoratet hadde en kampanje kalt Røykfrie arbeidsplasser. Fokuset i kampanjen skulle være røykfrie arbeidsplasser. I møte med helsedirektoratet i april 2008 ble kommunen informert nærmere om prosjektet. Under møtet var administrativ og politisk ledelse representert. Alta kommune ble som eneste kommune bedt om å søke på disse prosjektmidlene. På bakgrunn av dette ble det laget en søknad fra kommunen som ble sendt direktoratet Søknaden ble innvilget Organisatorisk ble prosjektet, som fikk navnet Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen , plassert som et innsatsområde i forbindelse med folkehelseprosjektet. 3. Kampanje arbeidsliv - Ansatte i Alta kommune som målgruppe: Kommunen valgte i prosjektet å fokusere på Alta kommune som organisasjon fordi man ønsket at kommunen skulle være en frontfigur for andre arbeidsplasser i Alta. Vi valgte å fokusere på røykekutt på arbeidsplassen fordi erfaringer fra andre steder viste oss at når kulturen for å røyke forsvinner på en arbeidsplass, så blir det lettere for de enkelte å slutte. Dette gir klare helsegevinster for arbeidstaker, og på sikt trolig også økonomisk gevinst for arbeidsgiver i form av lavere sykefravær. Målgruppen for prosjektet var alle som har Alta kommune som arbeidsgiver, samt alle offentlige bygg og lokaler som eies av kommunen. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

36 4. Kampanje arbeidsliv - Formål og målsetting: På bakgrunn av det arbeidet og de konklusjoner som framkom av dokumentet Arbeid med tobakksforebygging i Alta kommune ble prosjektet gitt følgende formål og målsetting: Overordnet målsetting: For å fremme helsen til alle som arbeider i Alta kommune og gi flere leveår med god helse, har kommunen vedtatt å være røykfri innen Formål: Alta kommune ønsker å fremstå som en helsefremmende arbeidsplass Alle arbeidstakere skal gis mulighet til å ta sunne valg. Målgruppe: alle som jobber for Alta kommune som arbeidsgiver alle offentlige bygg og lokaler som eies av Alta kommune. Delmål: 1. Alle offentlige bygg og inngangspartier skal være røykfrie 2. Alle skoler og barnehager skal ha røykfritt uteområde. 3. Ved nybygg/ombygginger settes det ikke av særskilte arealer til røykerom. 4. Alle avdelinger / enheter skal legge til rette for et godt fysisk, faglig og sosialt arbeidsmiljø. 5. Alle som tilbyr tjenester direkte til befolkningen skal ha kunnskap og kompetanse om tobakk. 6. Røykfrihet skal bli ett tema i kommunens forebyggende arbeid, og skal inngå i kommuneplanens samfunnsdel Det ble ved oppstart av arbeidet ikke sagt noe om hvilke konsekvenser en eventuell overtredelse av forbudet ville medføre. Dette på bakgrunn av at administrativ ledelse ønsket at fokuset først og fremst skulle være på fordelene med forbudet, og ikke på reaksjoner. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

37 5. Kampanje arbeidsliv, organisering og styring: Kampanje arbeidsliv har vært ett innsatsområde i Folkehelseprosjektet som har pågått i Alta kommune. Nedenfor følger en oversikt over hvordan Folkehelseprosjektet har vært organisert: Organisering Medlemmer Oppgaver Styringsgruppe Rådmannens ledermøte Prosjektets overordnede beslutningsorgan. Er viktig for å synliggjøre folkehelse i samfunnsplanlegging Arbeidsutvalg Arbeidsgrupper for de ulike innsatsområdene Folkehelsekoordinator og ledere for hhv arbeidsgruppe for FYSAK, Kultur, Matkultur, Kampanje arbeidsliv og kommuneplanlegger Arbeidsgruppene har vært tverrfaglig representert. Er bindeleddet mellom styringsgruppe og arbeidsgruppene Ansvar for å koordinere tiltak som iverksettes Ansvar for å tildele midler til fysisk aktivitet og friluftsliv til lag og foreninger (Alta kommune mottar kr årlig) samt andre midler i prosjektet. Folkehelsekoordinator har ansvar for å rapportere til styringsgruppe v/ HS- sjef Gjennomføre minst to tiltak innenfor eget innsatsområde Rapportere til folkehelsekoordinator om arbeid som utføres Da kommunen fikk tilsagn om tilskudd var første skritt å engasjere en prosjektleder i 20 % stilling. Vedkommende som ble engasjert hadde også 35 % stilling som hovedverneombud i Alta kommune. Prosjektleder har vært organisatorisk plassert i helse og sosialsektoren, og arbeidet i begynnelsen tett med leder for helse og sosial samt folkehelsekoordinator. I august 08 ble det avholdt et første møte mellom leder for helse og sosial, prosjektleder, folkehelsekoordinator og helsekonsulent. I møtet ble man enige om at det skulle nedsettes en arbeidsgruppe bestående av representanter fra personalavdelingen og de enkelte sektorer. Hver av sektorlederne ble bedt om å finne egnede representanter til gruppen. Prosjektgruppen har hatt følgende medlemmer: INNSATSOMRÅDE NAVN PÅ DELTAKER ARBEIDSSTED, STILLING RØYK OG RUS Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri arbeidsplass Nils Arne Skum (leder) Prosjektleder Magni Breivik Rådgiver, Barn- og ungesektoren Grethe Hansen Juridisk rådgiver, Helse- og sosialsektoren Bjørn Tore Andersen Hovedverneombud barn og unge 2009: Linda Pedersen 2008: Andreas Hellesø Personalrådgiver- lønn og personal Personalrådgiver-lønn og personal 2009: John Harald Skum Bibliotekmedarbeider -Kultur og landbruk 2008: Gøril Einarsen Naturforvalter, Drift- og utbygging Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

38 Prosjektgruppen har hatt jevnlige møter siden oppstart, og prosjektleder har orientert styringsgruppen (rådmannens ledergruppe) om det arbeid som er gjort/planlagt. Styringsgruppen og rådmannen har vært involvert for å få diskutert og avklart veivalg i prosessen. Fra styringsgruppens side har det ikke vært stilt krav om jevnlig skriftlig rapportering. Prosjektleder har i siste del av prosjektperioden vært sykemeldt fra stillingen. Da det ikke har vært mulig å skaffe vikar har det medført at det har vært utfordringer i forhold til å ha nok fokus på prosjektet. Arbeidsgruppens øvrige medlemmer har i fraværsperioden fordelt arbeidet mellom seg. Det har likevel ikke vært mulig å utføre arbeidet på samme vis som når prosjektleder var i funksjon. I forbindelse med prosjektet og oppstarten ble det avholdt et møte mellom representanter for Alta kommune, politisk og administrativ ledelse, helsedirektoratet og fylkesmannen i Finnmark den Formålet med dette møtet var å komme i gang med prosjektet, samt få til en god forankring av prosjektet i organisasjonen og da særlig politisk. Det ble ansett som viktig at tilnærmingen til røykfri arbeidsplass ble positiv og at man burde fokusere på at røykfritt miljø vil ha stor betydning for kommunens brukere, pasienter, barn og unge. AMU fikk orientering om prosjektet forut for igangsettelsen. Forut for dette møtet hadde prosjektleder orientert både rådmannens ledergruppe, administrasjonsutvalg og hovedutvalg for helse og sosial om arbeidet. Tilbakemeldingene fra medlemmene i disse fora var udelt positive. Formannskapet er orientert om prosjektet fra rådmannens side. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

39 6. Metode for gjennomføring - De ulike tiltak - evaluering av tiltak Prosjektets arbeidsgruppe hadde sitt første arbeidsgruppemøte i oktober 08. I tillegg til de faste medlemmene deltok også helsekonsulenten og to ansatte i kommunen som skulle utdannes til røykesluttveiledere. På dette møtet ble det lagt strategi for det videre arbeidet med røykesluttkurs, mandat for arbeidet, kartlegging av røykevaner og informasjonsstrategi. Det var enighet om at man i første omgang skulle prioritere ressurser i forhold til skoler og barnehager. Oversikt over aktuelle tiltak som ble gjennomført i perioden : Utarbeidelse av logo Kartlegging av røykevaner Informasjon til ansatte og kommunens innbyggere Bedriftsbesøk Bedriftspakker for røykfrihet, permer fra Helsedirektoratet Utdanning av to røykesluttveiledere i kommunen Røykesluttkurs Røykesluttpreparater Innføring av røykfrie inngangspartier Trimkonkurranser for alle ansatte i Alta kommune KOM IGJEN DA! Trim i hall Under følger en gjennomgang av de enkelte tiltak: Utarbeidelse av logo: Arbeidsgruppen ble tidlig enige om å bruke en eller annen form for logo i alt arbeid med prosjektet. Det var ikke satt av tid eller penger til å utvikle en egen logo, men gruppen ble enig om å bruke følgende tegning som som symbol på prosjektet. Bakgrunnen for at tegningen ble valgt er at man ønsket en positiv vinkling, og man ville signalisere at man ønsket at ansatte skulle hoppe over røykepausene og røyken mens de var på arbeid, ikke at de absolutt skulle slutte helt. TA SATS - HOPP OVER RØYKEN! Kartlegging av røykevaner: Arbeidsgruppen ønsket tidlig i prosjektet å kartlegge omfanget av røyking på arbeidsplassene i kommunen. På bakgrunn av dette ble det sendt ut en felles e-post til alle ansatte der man ba de om å svare på noen spørsmål angående deres røykevaner. Hovedsakelig var man interessert i å vite om den ansatte røkte på jobben, samt om ansatte var interessert i røykesluttkurs. Dette for å best mulig kunne tilrettelegge tiltakene. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

40 De ansatte skulle besvare undersøkelsen via nettet og tilgangen var enkel. Totalt var det 406 ansatte som besvarte undersøkelsen, dvs. ca.25 % av de ansatte. Undersøkelsen viste at ca. halvparten av de som oppga at de røkte også røkte mens de var på jobb. Av disse var det 80 % som oppga at de ønsket å slutte. Røyker du? Røyker du? Røyker på Røyker på Hvor mange Hvor mange Hvor mange Hvor mange JA NEI Jobb, JA Jobb, NEI 1-2 røyk 3-4 røyk 5-6 røyk Flere enn 6 røyk Ønsker å Ønsker å Slutte med Slutte med Slutte med Slutte med slutte, JA Slutte, NEI kurs? JA Kurs, NEI Prep. JA Prep. NEI Evaluering: Til tross for purringer så var det ikke mer enn 25 % som besvarte undersøkelsen. Undersøkelsen sa dermed lite om hvor mange som røyker, og eventuelt røyker på jobb, og hvilken hjelp de ønsket for å slutte å røyke. Til tross for manglende oppslutning om undersøkelsen var det arbeidsgruppens konklusjon at vi trolig hadde en god del ansatte som røyker i arbeidstiden, og som ønsket å slutte. På bakgrunn av stort arbeidspress har det dessverre ikke vært mulig å gjennomføre en ny undersøkelse i slutten av prosjektperioden. Arbeidsgruppen vet derfor ikke om tallene har endret seg etter at prosjektet ble i gangsatt. Det er imidlertid gjennomført en undersøkelse der lederne har gitt en tilbakemelding til prosjektgruppen. Se mer under pkt 8. Informasjon ut til ansatte og kommunens innbyggere. Helt fra starten laget arbeidsgruppen en strategi for hvordan informasjonen om prosjektet og det kommende forbudet skulle nå ut til alle ansatte og befolkningen før øvrig. Informasjon til ansatte Sektorlederne fikk tidlig informasjon om prosjektet via rådmannens ledermøte. Informasjonen ble forutsatt gitt videre til de ansatte via ordinær tjenestevei. Kommunen brukte også e-post for å sende ut informasjon om prosjektet og prosjektets ulike tiltak. Det ble tidlig i 2008 sendt ut egen e-post til alle ansatte der man informerte om prosjektet og den elektroniske spørreundersøkelse vedrørende den ansattes røykevaner. Mailen ble sendt alle ansatte med e-post, dvs. rundt 1600 brukere. Det ble så laget egne informasjonssider på kommunens hjemmeside og på kommunens intranettside. Ny informasjon om prosjektet ble lagt ut som nyheter på forsiden under aktuelt og ellers var informasjonen plassert under fanen helse- partnerskap for folkehelse. Informasjonen ble fortløpende oppdatert. Kommunen informerte også om at vi skulle være røykfri kommune på lønnslippen til alle ansatte høsten 09. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

41 Prosjektleder har også vært ute og besøkt enkelte virksomheter, se nedenfor under virksomhetsbesøk I løpet av 2009 ble rådmannens ledergruppe og øvrige ledere informert om prosjektet og arbeidet i prosjektet via ledermøter i de ulike sektorer. Informasjon til og involvering av ledere I september 2009 gikk det ut informasjon fra rådmannen til alle ledere i kommunen. Bakgrunnen for at informasjonen ble sendt ut nå var at 1.1 begynte å nærme seg, og tilbakemeldinger fra blant annet tillitsvalgte indikerte at en del virksomheter ikke hadde forberedt seg så godt til denne datoen. Kommuneledelsen og prosjektgruppen ønsket at lederne skulle snakke med sine ansatte om forbudet, og hva som skulle til for at den enkelte ansatte skulle kunne overholde forbudet. Det var viktig å få virksomhetslederne til å ta et større ansvar for gjennomføringen av røykfri kommune. I brevet ble det på ny gitt informasjon om prosjektet og forventningene til lederne ble poengtert. Informasjon til befolkningen Prosjektleder la ut informasjonsmateriale om tobakk ved rådhuset, biblioteket og Altas tre legesenter. I tillegg var både helsekonsulent og prosjektleder ute i lokalavisene og på radio og informerte om prosjektet. Det ble også informert om prosjektet på lokal TV i forbindelse med Verdens tobakksfrie dag i I denne forbindelse ble det også gitt ut blomster og informasjon til ansatte på ulike virksomheter. Arbeidsgruppen deltok også under markeringen i I tillegg ble det avholdt et informasjonsmøte om prosjektet ved Kultursenteret SISA. Det ble avholdt et åpent folkemøte om røyk og røykfrihet Møtet var annonsert både via e-post, annonser i lokalavisen, internett og intranett. Her møtte det opp ca 20 personer inklusive en del ledere tilsatt i kommunen. Møtet ble avholdt i samarbeid med kreftforeningen. Under møtet ble det orientert om folkehelseprosjektet, om kampanje arbeidsliv og om røyk/farene ved røyking og bruk av tobakk produkter. Fra høsten 2009 har kommunen informert om at vi er røykfri i våre utlysningstekster. Informasjonsmøte for tillitsvalgte og verneombud. Hovedverneombudene ble informert via AMU i forbindelse med oppstart av prosjektet. Øvrige verneombud ble informert via verneombudssamling. Den ble det avholdt et eget informasjonsmøte med tillitsvalgte. Her møtte tillitsvalgte fra Bibliotekarforbundet, Fagforbundet, Juristforbundet, Delta og Sykepleierforbundet. Det ble informert om formålet, hva som var gjort tidligere og hva man tenkte om veien videre fram mot 1.1, samt om arbeidet etter at forbudet trådte i kraft. Informasjon og samarbeid med eksterne parter I juni 2009 var statssekretær Ellen B. Pedersen fra Helse- og omsorgsdepartementet i Alta for å gjennomføre en markering av det tobakksforebyggende arbeidet i Finnmark. Ett av formålene med møtet var å finne ut hvordan Alta kommune jobbet fram til innføringen av røykfri arbeidstid i Møtet var i tillegg representert ved Nasjonalt råd for tobakksforebygging, Fylkesmannen i Finnmark, Finnmark Fylkeskommune, Kreftforeningen Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

42 seksjon nord, Alta kommune (politisk og administrativt) og Altaposten. Alta kommune informerte om status i prosjektet Kampanje arbeidsliv, det ble gitt informasjon fra to arbeidsplasser (Breidablikk barnehage og Hjemmesykepleien sone øst). Det ble i tillegg gjennomført et besøk ved trafikkontoret/parkeringsetaten i kommune. I møtereferatet ble det oppsummert følgende momenter: Det er mange spennende lokale elementer innenfor røykfritt arbeidsliv som en burde forske på. En burde søke om forskningsmidler på dette. Det er et paradoks at det er røykeforbud på serveringssteder, mens det er tillatt å røyke i offentlige institusjoner som har ansvar for barn og unge, slik som barnehager og skoler. Det bør være forbud mot bruk av tobakk der hvor barn og unge er tilstede. Med samhandlingsreformen er det ønskelig at fastlegene vil bruke mer tid på forebygging det fungerte bedre med kommunelegene i sin tid enn det gjør i dag med fastlegeordningen. Nasjonalt råd for tobakksforebygging oppfordres til å drøfte røykfritt arbeidsliv og røykfrie barnehager. Det er viktig å understreke at det er røykinga en vil til livs, ikke røykeren. Evaluering: Basert på noen tilbakemeldinger fra de ansatte etter , ser vi at vi burde lagt en klarere og mer detaljert strategi for informasjonsflyten slik at vi sikret oss at alle ansatte fikk nødvendig informasjon. Informasjon ble hovedsaklig gitt til sektorlederne via rådmannens ledermøte. Disse videreformidlet informasjon til virksomhetslederne ute. I etterkant ser arbeidsgruppen at informasjonen ikke nådde ut til alle, og at det var veldig varierende hvor mye de ulike virksomhetslederne engasjerte seg i prosjektet og målsettingen. Mange ansatte i kommunen som arbeider deltid/vikarer har ikke egen e-post /sjekker den ikke jevnlig, det antas at en del ansatte derfor ikke har fått all nødvendig informasjon. Det er også begrenset med PC-er ute på virksomhetene, noe som gjør at ansatte ikke er inne på internett/intranett ofte. På bakgrunn av at mange ansatte arbeider turnus er det også vanskelig for den enkelte virksomhetsleder å nå ut til disse. Basert på innspill fra ansatte, ledere og tillitsvalgte er Arbeidsgruppen av den oppfatning at største delen av ansatte likevel har fått informasjon om prosjektet og målet, men at det har vært usikkerhet i forhold til hva forbudet egentlig innebar for den enkelte. Se mer om dette under pkt 8. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

43 Bedriftsbesøk: Som ett tiltak for å få prosjektet kjent innad i kommunens virksomheter ble det i 2009 besluttet å gjennomføre kåringer av Månedens bedrift. Hver måned skulle Kampanje arbeidsliv besøke en virksomhet der de ansatte skulle få en overraskelse. Overraskelsen var utdeling av ett fruktfat fra AKSIS. Med fruktfatet ville Kampanje arbeidsliv vise at pauser kunne brukes til gode og sunne vaner. I tilegg ville man hedre de ansatte for å ha startet arbeidet med å bli røykfri. Besøket skulle også brukes til å snakke med de ansatte om hva de ønsket av tiltak for å nå målet om at kommunen skulle bli en røykfri virksomhet innen Virksomheter /bedrifter som ble besøkt, var: Breidablikk barnehage Omsorgsavdelingen, Sone Øst Bossekop skole Sandfallet ungdomskole Alta Bibliotek Ekornsvingen sykehjem Evaluering: I følge prosjektleder og prosjektmedarbeider Andersen ble de godt mottatt på de ulike bedriftene og flere ansatte var positive til tiltaket. En del ansatte ga imidlertid utrykk for skepsis, og man fikk noen diskusjoner omkring forbudet og innholdet i dette. Bedriftspakker for røykfrihet, permer fra Helsedirektoratet 5 virksomheter fikk Bedriftspakke for røykfrihet som Kampanje arbeidsliv bestilte fra Helsedirektoratet. Permen inneholdt faktaopplysninger om tobakk samt en del tips og råd for å bli en røykfri bedrift. Virksomhetene tok selv kontakt med prosjektleder for å få utdelt disse. Utdanning av to røykesluttveiledere i kommunen I regi av fylkesmannen fikk vi utdannet to av våre ansatte som røykesluttveiledere, Thorbjørn Berntsen og Solveig Jensen. Disse to hadde kompetanse til å avholde røykesluttkurs i henhold til kursopplegg fra helsedirektoratet. Det ble avtalt at veilederne skulle forplikte seg til å holde 3 røykesluttkurs hver i regi av kommunen, og det ble fastsatt et fast honorar for hvert kurs Røykesluttkurs Fra februar 2009 tilbød kommunen røykesluttkurs for ansatte i barn og ungesektoren. Kursene var basert på opplegg utarbeidet av direktoratet, og våre to utdannede røykesluttveiledere var satt opp som kursholdere. Bakgrunnen for at denne sektoren ble valgt var at de selv hadde bestemt at de skulle være røykfri innen 1. januar 2009, og prosjektet ønsket å stimulere til at 13 Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

44 dette målet kunne overholdes. Egenandelen var satt til kr. 1500,-. Vi mottok ingen påmeldinger til dette kurset. Nytt kurs med oppstart i slutten av februar ble annonsert for hele kommunen. Egenandelen var nå satt til kr. 600,- etter en omdisponering av prosjektmidlene. Det var satt egenandel på kursene da man ønsket at de ansatte skulle bidra noe selv, for dermed føle seg mer forpliktet til å delta når de først meldte seg på. Våre to røykesluttveiledere holdt første kurs sammen, og det var 8 påmeldte på kurset. I løpet av våren og høsten 09, samt vår 2010 ble flere kurs annonsert både via e-post, oppslag på internett og intranett, samt i lokalavisen. På bakgrunn av manglende/lite påmeldinger fra ansatte ble kursene først åpnet for ansatte og eventuell familie, før kurset så ble åpnet for øvrig befolkning. Egenandelen var fortsatt på kr 600,-. I mai 2009 ble det avholdt et nytt kurs der 8 stykker deltok. Etter dette ble det annonsert flere kurs, men på grunn av få påmeldte ble disse avlyst. Evaluering: Det er ikke foretatt noen evaluering om hvorfor det ikke har vært særlig interesse for røykesluttkurs til tross for at flere hadde signalisert at de ønsket røykesluttkurs. Uformelle tilbakemeldinger fra enkeltpersoner har vært at man syntes kursene burde vært gratis, og at man på grunn av egenandel ikke deltok. Andre tilbakemeldinger gikk på at de ansatte ikke ønsket å slutte akkurat nå, fordi de følte at kommuneledelsen ville tvinge de til røykeslutt. Basert på antall utskrevne fullmakter på røykesluttpreparater, kan det synes som om noen heller valgte å benytte seg av dette tilbudet. Røykeslutt preparater: Prosjektet gjorde i 2009 avtale med et av våre apotek om rabatter på røykesluttprodukter og preparater. Det ble vedtatt at den enkelte ansatte skulle kunne få inntil kr 800,- til dekning av slike produkter. Alle ansatte fikk fra våren 2009 tilbud om rabatt på røykesluttpreparater via e-post, intranett og informasjon fra ledere. Etter dette er det delt ut ca 30 fullmakter. Halvparten av de som har ønsket fullmakt har bedt om å få benytte medikamentet Champix, de øvrige har ønsket å benytte ordinære røykesluttpreparater som nikotintyggegummi og røykeplaster. Evaluering: Det er ikke foretatt noen evaluering dette tiltaket. Innføring av røykfrie inngangpartier På bakgrunn av tilbakemeldinger gitt fra vaktmestertjenesten og tilbakemeldinger fra deltakere under røykemøtet i ble det bestemt at kommunen skulle innføre forbud mot å røyke ved inngangspartiene ved kommunale bygg allerede fra Det ble sendt ut skriv om dette fra rådmannen til alle ansatte og ledere i kommune, i tillegg ble det informert om dette på internett og intranett. Inngangspartiene ble merket med røykfritt inngangsparti. Alle askebegre ble fjernet. Det ble også sendt ut et brev til leietakere i kommunale bygg, der man informerte om forbudet, og man ba også disse ta hensyn til dette. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

45 Evaluering: Ved de fleste innganger er det hengt opp skilt som viser at inngangspartiet skal være røykfri. I henhold til tilbakemeldinger fra lederne kan det synes som om forbudet har hatt en effekt ved at mange unnlater å røyke ved inngangspartiene. Enkelte virksomheter har likevel fortsatt en del utfordringer på dette området. Dette gjelder både fordi ansatte ikke overholder forbudet, men også fordi forbudet ikke overholdes av besøkende. Fra enkelte ledere er det foreslått at det bør være skilt allerede på parkeringsplassene slik at røyk kan stumpes før man kommer fram til inngangspartiet. Dette for å forhindre at folk stumper røyken rett utenfor døren. Trimkonkurranser for alle ansatte i Alta kommune- KOM IGJEN DA!! I starten av prosjektet ble det framhevet at det var viktig at røykfrihet ikke bare ble gitt et negativt fokus der man kun fokuserte på røykfrihet, uten å gi noe igjen. På bakgrunn av dette, samt at man ønsket fokus på aktivitet, ble det besluttet å kjøre i gang en trimkampanje. Kampanjen fikk navnet KOM IGJEN DA! Kampanjen var basert på at ansatte fikk ett trimpoeng for all fysisk aktivitet som varte en time. For at ikke terskelen skulle blir for stor bestemte man at all aktivitet skulle telle med. I tillegg til dette hadde vi plassert ut Trimbøker tre steder der man kunne registrere seg og være med i trekningen av gavekort. Toppene ble valgt ut fra at de skulle være lett tilgjengelig for de fleste, og ligge på kjente steder. Premiene for KOM IGJEN DA! var store gavekort på opptil kr 7500,-. Kampanjen varte fra 1. oktober til 20. desember Totalt hadde vi ved kampanjens slutt 1534 registreringer i bøkene og 122 ansatte hadde sendt inn trimskjemaene med registreringer av aktivitet. Vinnerne ble trukket ut av arbeidsgruppen og presentert etter kommunens nyttårskonsert i januar Responsen og tilbakemeldingene var særdeles gode, og på bakgrunn av dette ble det satt i gang ny konkurranse fra 15. februar med varighet til 30. juni. Denne gangen ble kravene høynet noe ved at man for å være med i konkurransen om premiene nå måtte ha mer enn 15 poeng, mot 1 under den tidligere konkurransen. Også ordningen med trimbøker ble videreført. Ved kampanjens slutt hadde vi mottatt 81 trimskjema, og 1399 hadde registrert seg i bøkene. Premiering vil denne gang skje under Alta kommunes VI VIL arrangement i slutten av oktober. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

46 Evaluering: Tiltaket har fått god respons fra de ansatte og det synes som om enkelte virksomheter har fått med mange av de ansatte. Antall deltakere var noe lavere enn sist, noe som kan skyldes at det allerede fra mai var mange som hadde ferie. Tiltaket vil trolig videreføres etter at prosjektperioden er utløpt da man fortsatt ønsker at ansatte skal ha fokus på aktivitet og sunne vaner. Trim i hall: I regi av Kampanje Arbeidsliv startet vi i februar et nytt trimtiltak i Alta kommune trim i hall. Kommunen tok kontakt med Idrettslinja på Høgskolen i Finnmark og fikk formidlet 3 studenter som skulle ha praksis i løpet av studiet. Informasjon om tiltaket ble sendt ut til alle ansatte, og videreformidlet via tjenestevei. Dette skulle være et lavterskeltilbud og opplegget skulle tilpasses de som ble med. Her skulle det være plass for alle, og primært de som ikke drev med så mye trim fra før. Det skulle være et variert opplegg med bøy/tøy, lettere styrketrening, ballspill, massasje med ball osv. Treningene foregikk to dager i uken på to ulike skoler. Det var satt av 1,5 time til hver økt, og tilbudet var gratis. Listene ble raskt fylt opp, og til sammen deltok i underkant av 40 ansatte. 8 av disse deltok kun en gang. Noen deltok 1 gang pr uke, mens andre var med begge gangene. Selv om vi opererte med ventelister ved oppstart, hadde vi av ulike årsaker en del frafall underveis. Evaluering: Deltakerne foretok en skriftlig evaluering i etterkant og hadde også en sosial avslutning i kantina på Rådhuset i mai. Deltakerne (20 besvarelser) var veldig fornøyd med opplegget. Selv om vi hadde frafall er tilbakemeldingene fra deltakerne altså positive. Samtlige mener at vi bør fortsette med slikt opplegg, og 18 av 20 som har svart på evalueringen vil i så fall delta. Alta kommune fikk ros fra flere for å ha satt i gang slike trimtilbud for ansatte. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

47 7. Resultatvurdering i forhold til mål Prosjektets formål Alta kommune ønsker å fremstå som en helsefremmende arbeidsplass, og alle arbeidstakere skal gis mulighet til å ta sunne valg. Kommunen har siden høsten 2008 hatt sterkt fokus på røykfrihet, og muligheten til å ta sunne helsevalg. Prosjektet har vært mye omtalt i media, både lokalt og nasjonalt, og temaet har vært mye omtalt i lokalsamfunnet. Kommunen omtaler også dette i en del av våre utlysningstekster og informasjon finnes på nettet. Via uformelle tilbakemeldinger er det arbeidsgruppens oppfatning at mange nå vet at kommunen skal være en røykfri kommune. Kommunen har videre hatt fokus på aktivitet og bevegelse, og ansatte er gitt mulighet til å delta i trim i hall, trimkonkurranse, og det er satt fokus på sunne pausevaner. I tillegg har en del virksomheter engasjert seg sterkt i konkurranser som DYTT.no der man via skritt-teller konkurrerer om å gå lengst. Sett i henhold til dette er det arbeidsgruppens vurdering at kommunen i større grad framstår som en helsefremmende arbeidsplass enn tidligere. Hovedmålet - Alta kommune røykfri innen For å fremme helsen til alle som arbeider i Alta kommune og gi flere leveår med god helse, har kommunen vedtatt å være røykfri innen Høsten 2010 ble lederne bedt om å gi en tilbakemelding på hvordan ordningen med røykfri kommune fungerte på deres arbeidsplass. 37 av rundt 70 ledere ga tilbakemelding. Dette utgjør ca halvparten av våre virksomheter. Virksomhetslederne ble spurt om hvordan ordningen fungerer i virksomheten, om røykeforbudet overholdes, hvilke utfordringer man ser, om det er ansatte som fortsatt røyker på jobb, hvor det røykes og om hvilken oppfølging de ansatte har fått fra leder. En svarprosent på rundt 50 % gir ikke tilstrekkelige signaler til at man kan trekke en endelig konklusjon i forhold til prosjektet og resultatene av innføring av forbudet. Arbeidsgruppen har likevel valgt å ta svarene med i betraktning da de gir oss et lite bilde på hvordan forholdene er ute, og hvordan man kan arbeide videre med overholdelse av forbudet. Spørsmål 1: Hvordan fungerer ordningen med røykfri kommune og røykfri arbeidsplass i din virksomhet? Svar: 18 bra, 15 middels, 2 dårlig Av kommentarene synes det som om det er nedgang i antall røykepauser, selv om noen røyker i bilen til og fra møter og lignende. Det beskrives at det er noe vanskeligere å overholde forbudet i helger og høytidsdager. Det er vanskelig for leder å følge opp forbudet uten å oppfattes som røykepoliti. Både røykere og ikke-røykere har sett positive endringer etter at forbudet ble innført. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

48 Spørsmål 2: Overholdes røykeforbudet? Svar: 16 ja, 4 nei, 16 delvis Noen oppgir at ansatte ikke er enig i ordningen og at de utfra avisoppslag er overbevist om at ordningen ikke er lovlig. Noen har problemer med å overholde forbudet en hel dag. Det oppleves som forskjellsbehandling at noen kan røyke i løpet av dagen, eks de som har ubetalt lunsj. Det oppstår gnisninger mellom de som røyker og de som ikke gjør det. Spørsmål 3: Er det ansatte som fortsatt røyker i arbeidstiden Svar: 22 ja, 12 nei. Det oppgis at ansatte røyker i lunsjpauser utenfor virksomhetens område, ellers at det røykes utenfor kommunal eiendom. Det røykes fortsatt på røykerom forbeholdt pasienter, samt på turer med brukere. Utenfor helsesenterets kapell og utenfor enkelte boliger røykes det også. Hvilken oppfølging har disse fått fra deg som leder etter 1. januar? Det beskrives at lederne har hatt ulike innfallsvinkler, eks; individuelle samtaler, informasjon på fellesmøter, fokus på nedtrapping, tilbud om nikotinerstatningsprodukter, konkurranser mellom de som røyker, Spørsmål 5: Har du noen forslag til hvordan ordningen med røykfri kommune og røykfri arbeidsplass skal følges opp videre? Lederne har her gitt flere innspill og forslag: - Det må være klare retningslinjer for hva som er tillatt og ikke tillatt. - Det bør komme inn folk utenfra den enkelte virksomhet og snakke om forbudet og de tilbud kommunen har for de som røyker. - Den enkelte leder må stramme inn, dette er ett ledelsesansvar. Viktig å ta menneskelige hensyn. Brukerne skal ha en røykfri verden. Det er viktig at man fortsetter å motivere, kanskje bør individuelle samtaler brukes mer. - Det må ikke være forskjellsbehandling, dvs. at noen kan røyke og andre ikke. Forslag om at alle bør kunne røyke i lunsjpause uavhengig av om den er betalt eller ikke. - Kommunen bør fortsette med tilbud om røykesluttpreparater, kurs og treningstilbud. Delkonklusjon: Tilbakemeldingene viser klart at forbudet ikke overholdes av alle, og at det er ulik oppfatning av forbudets innhold. Slikt sett kan ikke kommunen sies å ha nådd hovedmålet om å være en røykfri kommune. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

49 Delmål: I prosjektet var det videre satt følgende delmål for å oppnå hovedmålet. 1. Alle offentlige bygg og inngangspartier skal være røykfrie 2. Alle skoler og barnehager skal ha røykfritt uteområde. 3. Ved nybygg/ombygginger settes det ikke av særskilte arealer til røykerom. 4. Alle avdelinger / enheter skal legge til rette for et godt fysisk, faglig og sosialt arbeidsmiljø. 5. Alle som tilbyr tjenester direkte til befolkningen skal ha kunnskap og kompetanse om tobakk. 6. Røykfrihet skal bli ett tema i kommunens forebyggende arbeid, og skal inngå i kommuneplanens samfunnsdel. Delmål 1: Alle offentlige bygg og inngangspartier skal være røykfrie Det er satt opp skilt med røykfritt inngangsparti ved alle kommunale bygg, og askebegre er fjernet fra inngangspartiene. Det er sendt ut brev til våre leietakere der man ber om at også de overholder dette. Det er ikke gjort noen ytterligere grep for å sikre at alle offentlige bygg i kommunen virkelig har røykfritt inngangsparti. Kommunen ser at det røykes utenfor enkelte bygg selv om disse er merket og askebegrene er fjernet. Det er observert at det både er ansatte og besøkende som røyker. Delmålet må derfor kun anses delvis oppfylt. Se for øvrig også kommentarer av delmål 3 og 5. Delmål 2: Alle skoler og barnehager skal ha røykfritt uteområde. Alta har totalt 22 grunnskoler (21 kommunale og 1 privat) og 34 barnehager (20 kommunale og 14 privat). I virksomhetsplanen for barn- og ungesektoren ble det allerede i 2008 stilt krav om at alle kommunale barnehager og skoler skulle være røykfrie innen 1. januar I en e- post til alle grunnskoler og barnehager i Alta gir alle virksomhetene tilbakemelding om at de har røykfritt uteområde. Noen private barnehager informerer også om at virksomheten er helt røykfri Delmålet er oppfylt. Delmål 3: Ved nybygg/ombygginger settes det ikke av særskilte arealer til røykerom. Det er ikke satt av areal til røykerom i noen offentlige bygg siden kampanjen ble satt i gang. Delmålet er oppfylt. Delmål 4: Alle avdelinger / enheter skal legge til rette for et godt fysisk, faglig og sosialt arbeidsmiljø Dette delmålet er ikke målbart / vanskelig å måle. Det er likevel en forutsetning at alle avdelinger / enheter i kommunen har dette som fokusområde. Gjennom de tiltakene som er gjennomført i prosjektet, spesielt trimtiltakene og VI VIL arrangementene i kommunen, så vil dette ha bidratt til å legge til rette for et godt fysisk, faglig og sosialt arbeidsmiljø. Delmålet er delvis oppfylt. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

50 Delmål 5: Alle som tilbyr tjenester direkte til befolkningen skal ha kunnskap og kompetanse om tobakk. Arbeidsgruppen i Kampanje arbeidsliv har kun tatt utgangspunkt i de ansatte i Alta kommune. I oktober 2009 ble det igangsatt en tverrfaglig arbeidsgruppe innen tobakk, Forum for tobakk i Alta. Arbeidsgruppens deltakere var representert ved helsesøstertjenesten, jordmor, miljørettet helsevern, rådgiver skoler/barnehager samt Astma og allergiforeningen. Bakgrunnen for opprettelse av forum for tobakk er å forsterke det gode arbeidet som allerede gjøres innen tobakksforebyggende arbeid (røyk og snus). Arbeidsgruppen så for seg felles arbeid i forhold til markering av Verdens Tobakksfrie dag, fokusere på tiltaket FRI i ungdomsskole, fokus på røykfrie inngangsparti ved offentlige bygg, forebygge tobakkstart. På grunn av lite ressurser i en knapp hverdag, ble arbeidsgruppen lagt på is. Delmålet er delvis oppfylt. Delmål 6: Røykfrihet skal bli ett tema i kommunens forebyggende arbeid, og skal inngå i kommuneplanens samfunnsdel. Røykfrihet er ett tema i kommunens forebyggende arbeid, både i regi av helsesøstertjenesten, ved skoler og barnehager, tilsyn av miljørettet helsevern, tema blant ansatte i Alta kommune. I Alta Vil, kommuneplanens samfunnsdel , står det pr. nå ikke noe om røykfrihet. Kommunestyret i Alta vedtok i april 2010 en strategi for videre arbeid med folkehelse i Alta kommune. Strategien skal blant annet bidra til at folkehelsesatsingen i Alta kommune synliggjøres som fokusområde i kommuneplanens handlingsdel for Delmålet er delvis oppfylt. Hovedkonklusjon: Kommunen har i prosjektperioden hatt sterkest fokus på prosjektets formål og hovedmål. Vi anser disse som delvis oppfylt, men ser at vi fortsatt har en vei å gå i forhold til å oppnå formål og mål fullt ut. Arbeidsgruppens arbeid vil derfor videreføres også etter at prosjektperioden er utløpt. I forhold til delmålene så er det fleste av disse oppfylt, men vi ser også her at vi bør fortsette arbeidet på noen områder, og på andre innføre tiltak som gjør målene lettere å overholde. Dette gjelder særlig delmålet om røykfri inngangsparti. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

51 8. Økonomi Inntekter: Helsedirektoratet ,- Inntekter fra Røykesluttkurs i Alta kommune ,- Totalt: ,- Utgifter, fra regnskapet: 2008 Lønn prosjektleder ,- Kontormateriell 100,- Bevertning møter 1.085, Lønn prosjektleder ,- Godtgjørelse for røykesluttkurs ,- Kontor- og undervisningsmateriell 782,- Utvidet hjelp til røykeslutt, røykesluttpreparater 8.176,- Frukt til virksomhetsbesøk 2.280,- Arbeidstøy 918,- Annet forbruksmateriell 692,- Annonsering 2.479, Utvidet hjelp til røykeslutt, røykesluttpreparater ,- Bevertning/matvarer 600,- Gavekort trimkampanje 2009 (velferdstiltak) 9.500,- Arbeidstøy 995,- Annonsering 1.349,- Totalt ,- Samlede kostnader for hele prosjektperioden: Tiltak Kostnader Lønn prosjektleder ,- Kontor- og undervisningsmateriell 882,- Bevertning møter 1.685,- Godtgjørelse for røykesluttkurs ,- Utvidet hjelp til røykeslutt, røykesluttpreparater ,- Arbeidstøy 1.913,- Annonsering 3.828,- Frukt til virksomhetsbesøk 2.280,- Gavekort trimkampanje ,- Annet forbruksmateriell 692,- Totalt: ,- Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

52 Økonomisk oversikt pr Kostnader pr ,- Ubrukte gavekort trimkampanje ,- Gavekort trimkampanje ,- Totalt brukt i prosjektet ,- Minus kursavgift fra røykesluttkurs i Alta kommune ,- Totalforbruk av prosjektmidler pr ,- Totalt gir dette følgende økonomisk oversikt: Prosjektmidler fra Helsedirektoratet ,- Utgifter i prosjektet ,- = Resterende midler i prosjektet ,- Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

53 9. Oppsummering For arbeidsgruppen har dette vært et spennende prosjekt med mange ulike utfordringer. Dette med røykfri arbeidsplass og røykfri arbeidstid var noe vi visste kom til å engasjere mange, ikke bare røykerne, og vi visste at prosjektet ville skape debatt. For prosjektgruppen var det likevel noe overraskende at det både i starten av og i sluttfasen før var såpass lite støy omkring innholdet og konsekvensene av forbudet. For medlemmene av prosjektgruppen kan det synes som om ansatte valgte å ikke ta inn over seg prosjektet og dets innhold før forbudet trådte i kraft. Hovedutfordringen for arbeidsgruppen har vært knyttet til det faktum at forbudet ikke har vært så godt forankret politisk som man skulle ønske, samt det at det har vært uklart for ansatte hva som lå i forbudet. Det har også vært knyttet utfordringer til at det ikke har vært avklart om/hvilke reaksjoner et forbud ville medføre. Gruppen anser at dette kan være noe av årsaken til at enkelte velger å ikke overholde forbudet. På bakgrunn av at dette har vært en stor utfordring har arbeidsgruppen valgt å sette stort fokus på denne problemstillingen også i vår oppsummering. Hva var målet.. egentlig? I kommunestyrevedtaket fra 1995 ble det vedtatt at kommunens arbeidsplasser skulle være røykfrie innen Det ble ikke problematisert nærmere hva dette innebar. Arbeidsgruppen som utarbeidet dokumentet Arbeid med tobakksforebygging i Alta kommune fremmet forslag om at det skulle innføres et tobakksforbud i kommunen innen Arbeidsgruppen foreslo at det ikke skulle være anledning til å bruke tobakksprodukter i arbeidstiden. Dette skulle gjelde i og rundt kommunalt eide og leide lokaler, med tilhørende tomtearealer og i den kommunale bil- og maskinpark. På bakgrunn av at man anså dette å allerede være vedtatt i kommunestyret i 1995 ble det ikke satt opp som noen ny sak for kommunestyret, saken ble kun gitt som orientering i ulike fora. Det vises her til informasjon gitt ovenfor. Under denne delen av prosessen ble ikke innholdet i forbudet diskutert eller problematisert. I informasjon gitt til rådmannens ledermøte ble det informert om at kommunen skulle være røykfri innen Denne informasjonen ble videreformidlet tjenestevei, se ovenfor. Utover å informere om delmålene, ble det ikke diskutert hva røykfri kommune egentlig innebar. I e-post sendt i forbindelse med spørreundersøkelsen ble det skrevet at kommunen skulle være røykfri arbeidsplass. I senere informasjon er begrepene røykfri arbeidsplass, røykfri kommune, røykfri arbeidstid brukt om hverandre, uten at det er definert hva dette betød. Først etter at forbudet trådte i kraft ble det fra ansatte, tillitsvalgte og ledere stilt spørsmål i forhold til hva som egentlig var ment, og forståelsen av forbudet. Det var tydelig at noen mente det var innført et forbud mot å røyke på arbeidsplassen og også i biler og andre maskiner, mens andre mente at det skulle være en helt røykfri arbeidstid(uavhengig av hvor du befant deg) I media ble det problematisert at de ikke kunne være tillatt med et totalforbud som også omfattet de som har sitt arbeidssted utenfor kommunal eiendom/kommunal bilpark. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

54 Rådmannens ledermøte gjorde et forsøk på å avklare dette i referat av Fra referatet siteres: I forbindelse med at Alta kommune har innført røykeforbud i arbeidstiden gjøres følgende presiseringer i henhold til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sitt svar til Levanger kommune og Alta kommunes arbeidsnotat av 11. januar 2008 Arbeid med tobakksforebygging i Alta kommune : Røykeforbudet har følgende begrunnelse og gjelder for følgende områder: Av hensyn til medarbeidernes helse, arbeidsmiljøet og kommunens tjenestemottakere er Alta kommune som arbeidsplass røykfri. Det er derfor ikke anledning for ansatte i arbeidstiden å røyke i og rundt kommunale lokaler med tilhørende tomtearealer, eller i den kommunale bilmaskinpark for øvrig. Ansatte som oppholder seg på andre steder enn nevnt i pkt a, vil kunne røyke i arbeidstiden. Avklaringen medførte dessverre ytterligere frustrasjoner både hos ansatte og ledelse fordi noen nå følte at innholdet i forbudet (slik de oppfattet det) ble uthult. På bakgrunn av dette ble det innkalt til et fellesmøte mellom fagforeningene og rådmann/prosjektgruppe. Dette resulterte i en ny e-post med avklaringer. AMU hadde forut for utsendelsen godkjent innholdet. Fra e-posten av siteres: I den informasjon dere har fått tidligere har det framkommet at Alta kommune skal være en røykfri kommune, og at det i praksis vil innebære at det ikke er anledning til å røyke i arbeidstiden. Hensikten var todelt: fremme helsa for våre ansatte (jfr. 1 i Arbeidsmiljøloven om helsefremmende arbeidsplasser) hensynet til våre brukere, kollegaer og andre vi samhandler med Det har vært lagt opp til en demokratisk og tidsmessig lang prosess, slik at ansatte skulle hatt god anledning til å forberede seg på røykfri arbeidstid. Ikke uventet så kommer det reaksjoner og diskusjoner nå når vedtaket er iverksatt. Vedtaket til rådmannen innebærer at man ikke er så kategoriske på røykfri arbeidstid for de som har mye av sin arbeidstid utenfor kommunale bygg og eiendommer. Bakgrunnen er sak fra Levanger kommune. Fylkesmannen konkluderte her med at et totalforbud overfor alle i arbeidstiden er å gå for langt i de tilfeller der man ikke kunne begrunne totalforbudet i hensynet til å verne andres helse. Intensjonen om røykfrie arbeidsplasser og arbeidstid står fortsatt ved lag, og vedtaket innebærer ikke en åpning for å røyke i arbeidstida for andre enn de som arbeider utenfor kommunale bygg /eiendommer. Mao. er det ikke meningen at man kan ta seg røykepauser i løpet av dagen ved kun å gå rett utenfor en kommunal bygning/eiendom. I etterkant av at denne e-posten ble sendt ut har det innkommet få reaksjoner fra ansatte vedrørende forbudet. Politikere i kommunestyret har imidlertid tatt opp temaet i interpellasjon til rådmannen både i januar og februar. Det har vært stilt spørsmålstegn ved den manglende involvering av dagens kommunestyre, om lovlighet, gjennomføring og innhold. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

55 Fra KS advokatene er det sendt ut et skriv der det konkluderes med at arbeidsgiver i stor grad kan forby røyking i arbeidstiden i medhold av styringsrett og andre kompetansegrunnlag. Det er imidlertid sagt at styringsretten neppe er tilstrekkelig grunnlag for å vedta et generelt røykeforbud uten hensyn til hvor ansatte oppholder seg, eks om man er på tjenestereiser, har ubetalte matpauser og man ikke røyker på arbeidsgivers eiendom. Det sies videre at andre relevante hensyn eller kompetansegrunnlag kan medføre en annen løsning. I henhold til fylkesmannen i Nord- Trøndelag så vil hensyn til andre eks. elever og pasienter kunne medføre at man kan innføre et forbud som går lengre enn det man kan etter styringsretten. Fra enkelte ansatte og ledere har det kommet tilbakemeldinger på at det er vanskelig å oppfordre til overholdelse av forbudet når man ikke vet hvilke reaksjoner en overtredelse vil medføre. Fra rådmannen og hans ledergruppe har det vært klart at man ikke ønsker fokus på reaksjoner, men heller vil ha fokus på holdning og holdningsendring. Kommunen ser at vi må gjøre et arbeid i forhold til denne problemstillingen også framover, og vi er bevisst det forhold at det å bli en røykfri kommune er en modningsprosess og at det å endre holdninger tar tid. Vi ser at en del ansatte tydelig har endret holdninger, og dette er positivt. Samtidig ser vi at enkelte nok benytter uklarhetene i forhold til begrepsbruken som en unnskyldning for ikke etterkomme forbudet. Kommunen ønsker å drive dette arbeidet videre ved å bruke positive virkemidler, og ha fokus på sunnhet og de helseeffektene både ansatte og våre brukere vil oppnå med en røykfri arbeidsdag. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

56 10. Planer for videreføring Kommunestyret i Alta kommune har vedtatt strategi for videre arbeid med folkehelse i Alta kommune. Tobakksforebygging er ett av innsatsområdene. Strategien skal bidra til følgende: a) at Alta kommune jobber helhetlig, strategisk og systematisk for å bedre folkehelsen i lokalsamfunnet b) at folkehelsesatsingen i Alta kommune synliggjøres som fokusområde i kommuneplanens handlingsdel for c) at man innen 2011 sikrer at folkehelse forankres i kommunale virksomhetsplaner d) at innbyggerne i Alta tar valg som fremmer gode levevaner for egen helse. Strategien vil være et viktig redskap i arbeidet med røykfrie arbeidsplasser, Alta kommune som organisasjon, men også for hele Altasamfunnet. Når det gjelder videreføringen av Alta kommune som røykfri kommune, så ser arbeidsgruppen at det vil være nødvendig med en endelig avklaring av hva som ligger i begrepet, samt sikre en bedre politisk forankring i forhold til prosjektet. Det anses også viktig å ha et positivt fokus, og fortsatt tilby røykesluttpreparater/kurs, samtaler og mulighet for å ta sunne valg i pauser og lignende. Kommunen ønsker også å fortsatt ha fokus på aktivitet og mosjon via ulike tiltak. Med bakgrunn av erfaringer i prosjektet ønsker Alta kommune å gjennomføre følgende: Det skal settes ut skilt om at man ankommer et røykfritt område allerede på parkeringsplassene/ adkomstveien til ulike kommunale bygg slik at røyken kan stumpes før ansatte og publikum ankommer inngangspartiet. Ved skiltene er det også ønskelig med askebegre slik at man forhindrer at røyken stumpes og kastes på bakken. I første omgang vil dette gjøre utenfor de kommunale bygg som er mest besøkt. De som røyker skal tilbys individuelle samtaler med leder der fokus er holdningsendring, tilbud om røykesluttpreparater, trening og lignende. Kommunen vil fortsette med ulike former for aktivitetstiltak både for røykere og ikke røykere. Kommunen vil følge opp virksomheter der flere ansatte har utfordringer mht å overholde forbudet. Alta kommune har nylig etablert et nærværsteam med 3 ansatte. Nærværsteamets hovedmål er å få økt nærvær blant kommunens ansatte. Arbeidet med Inkluderende Arbeidslivs (IA) skal styrkes og videreutvikles. Det skal også utvikles verktøy for målrettet veiledning av ansatte som har redusert arbeidsevne. Nærværsteamet skal ivareta og utvikle HMS-verktøy innenfor ulike arbeidsmiljøområder, og de skal være mye ute på virksomhetene. Det anses naturlig at teamet er med på å drive prosessen vedrørende røykfri kommune videre sammen med sektorledere og folkehelsegruppen i kommunen. Postadresse: Besøksadresse: Helse og sosialsektoren Org.nr Markveien Markveien Telefon: Bankgiro: ALTA ALTA Telefaks:

57

58

59 Saksfremlegg Saksnr.: 08/ Arkiv: J07 Sakbeh.: Grethe Hansen Sakstittel: KAMPANJE ARBEIDSLIV- ALTA KOMMUNE RØYKFRI SLUTTRAPPORT Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for helse- og sosial Hovedutvalg for drift og miljø Hovedutvalg for barn og unge Hovedutvalg for kultur og næring Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Alta kommune tar sluttrapport i prosjektet Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen til orientering. Saksopplysninger: Vedlegg: Sluttrapport av Kampanje arbeidsliv, Alta kommune røykfri innen Andre saksdok.: Bakgrunn: Prosjektet Kampanje arbeidsliv Alta kommune røykfri innen ble opprettet i mai Formålet med prosjektet har vært å fremme helsen til alle som arbeider i Alta kommune, og gi flere leveår med god helse. Målgruppen for prosjektet var alle som arbeidet i Alta kommune, og alle offentlige bygg og lokaler som kommunen eier. Kommunen har mottatt tilskudd fra Helsedirektoratet til prosjektet.

60 I rapporten gis det en beskrivelse av prosjektets målsettinger og delmål, organisering og styring, hvilke metoder som ble valgt for gjennomføring, og hvilke tiltak som er gjennomført. I tillegg er det utarbeidet en resultatvurdering i forhold til målene for prosjektet, samt en oppsummering der også mulighetene for videre arbeid drøftes. Rapporten er send Helsedirektoratet i henhold til retningslinje for tildeling av tilskudd. Rapporten er gjennomgått og godkjent av rådmannens ledermøte, som er styringsgruppe for prosjektet. Høring/merknader: Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Alta kommune har fått ett tilskudd på kr ,- fra Helsedirektoratet. For oversikt over hvordan pengene er brukt vises det til kap 8 i sluttrapporten. Som det fremkommer av rapporten, så har ikke kommunen brukt opp alle midlene i prosjektet. Vi har derfor søkt om å få overført de gjenstående midlene, slik at de kan brukes på tiltak i løpet av 2010/2011. Kommunen har pr. nå kr ,- gjenstående i prosjektet. Kommunen har bedt om å benytte de resterende midlene i prosjektet til følgende tiltak: Tiltak Kostnader Skilting ved parkeringsplasser, offentlige ,- bygg Stimulere til sunne pauser og trimkampanjer ,- Informasjon om røyk og røykeforbud til ansatte og øvrig befolkning Hvorvidt det skal brukes midler utover dette må diskuteres. Vurdering: Alta kommunes deltakelse i prosjektet har etter arbeidsgruppens vurdering medført at vi i dag framstår som en helsefremmende arbeidsplass for mange. Kommunen har gjennom prosjektets hovedmål og de ulike tiltak fått satt fokus på en sunnere livsstil og gode aktivitetsvaner. Arbeidsgruppen ser imidlertid også at dette med å bli røykfri kommune er et arbeid som krever holdningsendringer, både blant ansatte, ledere og andre, og at dette er en prosess som vil ta tid. Det arbeidet som skal gjøres er etter arbeidsgruppens oppfatning et svært viktig arbeid som tydelig viser at Alta kommune er en framtidsrettet arbeidsplass. Utfra ovenstående er det derfor ønskelig at enkelte av tiltakene videreføres og at kommunen arbeider videre for å nå de mål som er satt for prosjektet.

61 Alta 30. september 2010 Bjørn- Atle Hansen Rådmann Per Prebensen Leder for helse- og sosialsektoren Grethe Hansen Juridisk rådgiver

62 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: PS 79/10 Resultat: Innstilling m/ tillegg vedtatt Arkivsak: 08/2554 Tittel: SP: KAMPANJE ARBEIDSLIV- ALTA KOMMUNE RØYKFRI SLUTTRAPPORT Kommunestyrets behandling: Behandling: Innstillingen vedtatt enstemmig. Følgende forslag fremmet: Forslag fra Ap v/ Monica Nielsen: Tillegg til innstillingen: Alta kommune skal fortsatt ha visjon om å bli røykfri og bedre folkehelsa i Kommunen. Prosjektet har ikke tidligere vært politisk forankret i kommunestyret. Konklusjon med totalforbud er for streng. Alta kommune bes dempe på restriksjonene og de kommmunale enhetene bes finne et egnet sted ved enheten der røyking tillates. Hovedinnganger skal fortsatt være røykfrie områder. Forslaget vedtatt 23 mot 5 stemmer. Forslag fra Kyst v/rut Olsen: Restrerende sum på kr bevilges på gratis kurs og røykeslutt preparater for de som ønsker dette på frivillig basis. Forslaget falt 15 mot 13 stemmer. Forslag fra Krf v/ Solveig Andersen: Tiltak: kr til informasjon om røyk og røykeforbud. Kr til skilting av offentlige bygg/parkeringsplasser. Forslaget falt 25 mot 3 stemmer. Kommunestyrets vedtak: Alta kommune tar sluttrapport i prosjektet Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen til orientering. Alta kommune skal fortsatt ha visjon om å bli røykfri og bedre folkehelsa i Kommunen. Prosjektet har ikke tidligere vært politisk forankret i kommunestyret. Konklusjon med totalforbud er for streng. Alta kommune bes dempe på restriksjonene og de kommmunale

63 enhetene bes finne et egnet sted ved enheten der røyking tillates. Hovedinnganger skal fortsatt være røykfrie områder. Postadresse: Besøksadresse: Postboks 1403 Sandfallveien 1 Telefon: ALTA ALTA Telefaks:

64 Saksprotokoll Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Sak: PS 11/10 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 08/2554 Tittel: SP: KAMPANJE ARBEIDSLIV- ALTA KOMMUNE RØYKFRI SLUTTRAPPORT Arbeidsmiljøutvalgets behandling: Behandling: Innstillingen vedtatt enstemmig. AMU vil komme med følgende innspill på Kommunestyrets vedtak den : Prosjektet Kampanje Arbeidsliv var forankret i Kommunestyret selv om del tiltak ikke har vært til behandling Det store flertallet av kommunalt ansatte har lojalt rettet seg etter vedtaket, og har opplevd det som positivt Målsettingen i prosjektet ble ansett som oppnådd, noe som i stor grad har vært oppfattet som banebrytende i forhold til folkehelse, helsefremmende arbeidsplasser og hensynet til våre brukere Det råder usikkerhet omkring praktisering av vedtaket, og vedtaket kan medføre kostnader dersom det innebærer lokalitetsmessige endringer Det stilles spørsmål ved om vedtaket også omfatter skoler og barnehager som har særskilt vedtak om å være røykfri fra Prosjektet oppleves som bortkastet, og Kommunestyrets vedtak har tatt bort grunnlaget for videre arbeid med helsefremmende arbeidsplasser AMU ser at dersom dette innebærer å legge til rette for røyking i form av skjermede utearealer, så vil dette for det første medføre kostnader for kommunen både ved nybygg og ellers. I tillegg vil dette trolig medføre at kommunen kommer i konflikt med bestemmelser i tobakkskadeloven. I vedtaket fra Kommunestyret står det følgende: At de kommunale enhetene bes finne egnede sted der røyking skal tillates. AMU ber om at kommunestyret konkretiserer hva dette innebærer. Vedtatt enstemmig Arbeidsmiljøutvalgets vedtak: Alta kommune tar sluttrapport i prosjektet Kampanje arbeidsliv- Alta kommune røykfri innen til orientering.

65 AMU vil komme med følgende innspill på Kommunestyrets vedtak den : Prosjektet Kampanje Arbeidsliv var forankret i Kommunestyret selv om del tiltak ikke har vært til behandling Det store flertallet av kommunalt ansatte har lojalt rettet seg etter vedtaket, og har opplevd det som positivt Målsettingen i prosjektet ble ansett som oppnådd, noe som i stor grad har vært oppfattet som banebrytende i forhold til folkehelse, helsefremmende arbeidsplasser og hensynet til våre brukere Det råder usikkerhet omkring praktisering av vedtaket, og vedtaket kan medføre kostnader dersom det innebærer lokalitetsmessige endringer Det stilles spørsmål ved om vedtaket også omfatter skoler og barnehager som har særskilt vedtak om å være røykfri fra Prosjektet oppleves som bortkastet, og Kommunestyrets vedtak har tatt bort grunnlaget for videre arbeid med helsefremmende arbeidsplasser AMU ser at dersom dette innebærer å legge til rette for røyking i form av skjermede utearealer, så vil dette for det første medføre kostnader for kommunen både ved nybygg og ellers. I tillegg vil dette trolig medføre at kommunen kommer i konflikt med bestemmelser i tobakkskadeloven. I vedtaket fra Kommunestyret står det følgende: At de kommunale enhetene bes finne egnede sted der røyking skal tillates. AMU ber om at kommunestyret konkretiserer hva dette innebærer. Postadresse: Besøksadresse: Postboks 1403 Sandfallveien 1 Telefon: ALTA ALTA Telefaks:

66

67 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/535-3 Arkiv: 440 Sakbeh.: Kirsten Brita Toft Sakstittel: REVIDERING AV HMS-SYSTEMET Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Forslag til HMS-plan med handlingsplan og forslag til årshjul vedtas. Saksutredning: Vedlagt legges nå forslag til mal for HMS-plan og handlingsplan. Hovedpunktene i HMSplanen følger stort sett de punktene som var i den gamle malen. Første side (pkt.1) i HMSplanen vil være felles for alle nivå, det er de overordnede føringene og målsettinger. Fra pkt.2 handler det om den avdeling/virksomhet/tjenesteområde som beskrives. HMS-planen skal være 4-årig, og følge kommunestyreperioden. Det betyr at vi i år ikke skal utarbeide noen ny plan. Handlingsplanen er inndelt etter de overordnede målsettingene som er definert først. Denne planen skal revideres hver høst, i henhold til resultat av kartlegginger og medarbeiderundersøkelse. I løpet av våren 2014 har ny mal for årsrapport HMS vært utprøvd. Avdelinger, virksomheter og tjenesteområder har levert HMS- årsrapport for 2013 etter den nye malen. Tilbakemeldingen på malen har vært positiv, med enkelte forslag til justeringer som er tatt til etterretning. Vedlagt legges også forslag til årshjul for HMS-arbeidet. Det er ønskelig at AMU kommer med innspill til dette. HMS-arbeidet fremover vil da bli som følger: Høsten 2014: Justere handlingsplanen etter kartlegginger og medarbeiderundersøkelse. HMS-planen for 2014 prolongeres til Våren 2015: Høst 2015: Aktiviteter i følge årshjulet. Den første 4-årsplanen for HMS utarbeides. Administrasjonen vil fortsette revisjonsarbeidet, som innebærer følgende_ Lage alle malene ferdig for hvert nivå, mer profesjonell utforming som kan fylles ut via nettet.

68 Få ut tydelig informasjon til ledere om endringene, og hvilke aktiviteter de skal gjennomføre i høst. Revidere den store HMS-brosjyren i forhold til endringer i organisasjonen, endringer i lovverket og endringer i vårt HMS-system. Vedlegg: Gammel mal for årsrapport og HMS-pan Årsrapport HMS HMS-plan med handlingsplan Forslag til årshjul Alta, Bjørn Atle Hansen Rådmann Kirsten B. Toft Saksbehandler

69

70 ÅRSPAPPORT HELSE, MILJØ OG SIKKERHET FOR tjenesteområde FAKTA OM VIRKSOMHETEN (pr ) 1.1 Endringer i virksomheten (jfr. Pkt.2 i HMS-planen):. 1.2 Antall årsverk/antall ansatte Antall seniorer (58+): 1.4 Nærværsprosent:. 1.5 Skader:. 1.6 Avviksbehandlinger :. 1.7 Leder og HMS-ansvarlig: 1.8 Verneombud: Kommentarer: 2. HVILKE KARTLEGGINGSVERKTØY ER BRUKT (kryss av de verktøy du har brukt) 2.1 ROS- analyse: 2.2 Vernerunde: 2.3 Medarbeiderundersøkelse, bedre kommune: 2.4 Medarbeidersamtale (antall):

71 2.5 Seniorsamtale (antall): 2.6 Arbeidsmiljøundersøkelse: 2.7 Annet (spesifiser): Kommentarer: 3. HMS-OG PERSONALMØTER (Antall møter, tema/saker som har vært behandlet/drøftet siste år).. 4. AKAN ARBEID (Antall møter, tema/saker i forhold til det forebyggende arbeidet) Individuell oppfølging: Ja Nei 5. IA-ARBEID (Forebygging, tilrettelegging, oppfølging, samarbeid Nærværsteamet, IA-kontakten, tilretteleggingstilskudd osv.) 6. BEDRIFTHELSETJENESTEN (Har dere brukt BHT, hvis ja på hvilke områder).. 7. EKSTERNE TILSYN: Tilsyn: Ja Nei

72 Kommentarer:(hvem kom på tilsyn, fokusområder) OPPLÆRING INNENFOR TEMAET HMS (Type opplæring) Verneombudet: Leder: Brannvernleder: Andre: 9. VI-VIL-ARRANGEMENTET: 10. KOMMENTAR OM STATUS I HANDLINGSPLAN (hva er gjennomført og resultat) (Handlingsplan for 2013 vedlegges) 11. AVSLUTTENDE KOMMENTARER. Alta den / Leder Verneombud

73 HMS-PLAN Tjenesteområde/virksomhet:.. 1. INNLEDNING Vi må si noe om hva som er styrende for HMS arbeidet hos oss, både på forebyggende plan og hva som gir oss handlingsrom.?? 1.1FØRINGER Våre verdier: Åpenhet, trygghet og respekt Alta vil Arbeidsgiverpolitisk dokument Virksomhetsplaner Overordnet IA-plan Lover og forskrifter 1.2 OVERORDNEDE MÅLSETTINGER Alta kommune skal fokusere på HMS, inkluderende arbeidsliv og nærvær. Alta kommune skal på både kort og lang sikt opptre inkluderende overfor medarbeiderne. Dette innebærer fokus på forebyggende HMS-arbeid og mulighetene for tilrettelegging rundt livets ulike faser. Ytre miljø, sikkerhet og organisatoriske/psykososiale faktorer i arbeid må ha nødvendig oppmerksomhet i vårt totale HMS og IA-arbeid. I Alta kommune skal alle ledere og ansatte medvirke til at bestemmelsene i gjeldende lov- og avtaleverk innen HMS- og IA-avtalen oppfylles. HMS-systemet skal bidra til: - At alle arbeidsplasser og lokaler innrettes slik at arbeidssituasjonen er helsefremmende, sikker og meningsfylt. - At medarbeiderne trives og tar medansvar for helse, miljø og sikkerhet. - At nærvær skal være på minst på 92,5 %. - Å sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS - Vern av ytre miljø - Et positivt omdømme 1.3 ØKONOMI Kommunen kan søke om hjelp og støtte til HMS-arbeid fra våre forsikringsselskaper, og om tilretteleggingstilskudd fra NAV arbeidslivssenter. Bedriftshelsetjeneste er budsjettert med kr XXX Nærværsteamet har en attføringspott som skal brukes til utprøving av våre ansatte. Seniormidler: en sentral pott på som skal brukes til tilrettelegging.

74 2. FAKTA OM VIRKSOMHETEN/TJENESTEOMRÅDET 2.1 Kort beskrivelse av virksomheten/tjenesteområdet. *I beskrivelsen av virksomheten må det framkomme oppbygningen/totalbildet av denne. Som f.eks. Bistand som består av flere avdelinger, boligene, rus/psykiatri, DOAS, miljøarbeidertjenesten osv. 2.3 HMS-organisering Leder og HMS-ansvarlig: Verneombud: Hovedverneombud: 2.4. Andre fakta som har betydning for HMS arbeidet. 3. VIRKSOMHETENS MÅLSETTINGER I PERIODEN 4. KARTLEGGINGSVERKTØY I denne perioden skal vi bruke følgende kartleggingsverktøy: 5. HVORDAN SKAL HMS ARBEIDET IVARETAS I PERIODEN? HMS - møter: IA-arbeid: AKAN arbeid: Senior arbeid: Medarbeiderundersøkelse: Vi Vil: 6. ØKONOMI *Virksomheten/tjenesteområdet må si noe om hva de forventer å bruke av eget budsjett kommende periode. Behov for overordnet bistand. 7. OPPLÆRINGSBEHOV

75 4-ÅRIG HANDLINGSPLAN FOR HMS Revisjon:2017. Revisjon:2018 Virksomhet: Utarbeidet av: Dato: Fysisk abeidsmiljø Overordnede Mål Virksomhetens mål Status Handling/tiltak Ressurs Ansv Frist At alle arbeidsplasser og lokaler innrettes slik at arbeidssituasjonen er helsefremmende, sikker og meningsfylt Psykososialt arbeidsmiljø At medarbeiderne trives og tar medansvar for helse, miljø og sikkerhet

76 Seniorpolitikk AKAN Overordnede Mål Virksomhetens mål Status Handling/tiltak Ressurs Ansv Frist Nærværet skal være på 92,5 % Tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne Øke den reelle pensjonsalderen Alta kommune Skal ha et rusfritt arbeidsmiljø Å sikre at alle innehar nødvendig kompetanse for å utøve sin jobb. Vern av ytre miljø Aktivitetene skal skje innenfor naturens bæreevne i et rent, ryddig og trivelig miljø. Nærvær og IAarbeid. Kompetanse Omdømme

77 VIDERE ARBEID 1. Snakk med Rådmannen om målformuleringer. 2. Møte med res.gruppa i august. Gjennomført! a. Evaluering av årsrapport, endringer. b. Handlingsplanen, gjennomgang. c. Evnt. Ta opp manglende målformuleringer. 3. Praktisk jobbing, ferdigstille dokumentene 4. Rådmannens ledermøte aug/sept. 5. AMU 10.september.

78 UTKAST: ÅRSHJUL FOR HMS-ARBEIDET I ALTA KOMMUNE. 31.Januar: 15.februar: Virksomhetene får inn årsrapporter fra underliggende avdelinger. Årsrapport fra virksomheter sendes kommunalleder 01. mars: Årsrapport fra kommunalleder 15.mars: Vårhalvåret: Overordnet årsrapport ferdigstilles og sendes AMU. Alle avdelinger og virksomheter gjennomfører aktuelle kartlegginger Medarbeiderundersøkelse 2. hvert år. 40-timers grunnkurs HMS. Tjenesteområdenes møte med DU og rådmannen om prioriteringer i større HMS-tiltak. Høsthalvåret: Verneombudsamling. HMS-kurs for ledere 15. oktober: Virksomhetens frist for levering av revidert handlings-plan for neste år. Hvert 4. år lages ny HMS-plan ( ) 15. november: Kommunalleders frist for levering av revidert handlingsplan for neste år. 15. desember: Frist for utarbeidelse av overordnet handlingsplan.

79 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: J74 Sakbeh.: Kirsten Brita Toft Sakstittel: OPPRETTELSE AV NYTT VERNEOMRÅDE Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonens innstilling: Det opprettes et eget verneområde for virksomheten Renhold. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Renhold ble etter ett politisk vedtak en egen virksomhet , tidligere var de en avdeling under Bygg og eiendom. Det er ca. 50 kommunale renholdere som utfører renholdet på 45 kommunale bygg. De så behov for å bli ett eget verneområde, etter at de ble en egen virksomhet. I dag organiseres renholderne som utfører sitt arbeid på ett bygg, under verneombudet på bygget/del av bygget de til en hver tid utfører renhold på. Eksempel: når en renholder utfører sitt arbeid på legevakta, skal de ved behov kontakte verneombudet for Alta helsesenter 1som omfatter: hjelpepersonell alle 3 legesentrene, Alta legevakt, flyktninghelsetjenesten Når de etterpå utfører renhold på helseadministrasjon, må de ved behov kontakte verneombudet Alta helsesenter 5 som omfatter: administrasjon bistand, helse, omsorg, HS adm/stab. Dette betinger at de må være oppdatert på hvem og hvor verneombudene er, og hvordan de kan kontaktes. Ved at de blir ett eget verneområde, kontakter de da sitt eget verneombud ved behov, som også kjenner mer til utfordringene for denne yrkesgruppen. Kostnad: Verneombudet skal lovmessig ha opplæring, som 40 timers grunnkurs i Helse, miljø og sikkerhet, for å utføre sitt verv på en forsvarlig måte. Personen som allerede har takket ja, har tidligere tatt kurset, men da det er noen år siden må behovet for en oppfriskning vurderes. 1 gang i året deltar verneombudet på en dagssamling for verneombud, i regi av hovedverneombudet. Disse skal foregå i verneombudets arbeidstid

80 Lovkrav: 6-1.Plikt til å velge verneombud (1) Ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten. Hvis ikke annet er fastsatt om tiden for avtalens gyldighet, anses den som sluttet for 2 år, regnet fra den dagen den ble underskrevet. Direktoratet for arbeidstilsynet kan, etter en konkret vurdering av forholdene i virksomheten, fastsette at den likevel skal ha verneombud. Ved virksomhet med mer enn 10 arbeidstakere kan det velges flere verneombud Alta, Bjørn Atle Hansen Rådmann Kirsten B. Toft Saksbehandler

81 SAKSFREMLEGG Saksnr.: 14/ Arkiv: 460 Sakbeh.: Wenke Nilsen Sakstittel: SAMARBEIDSAVTALE OM ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV 4.MARS DESEMBER 2018 Planlagt behandling: Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Saken tas til orientering. Saksutredning: Vedlegg: Alta kommunes praktisering av sykefraværsoppfølgingen Oppfølging av sykemeldte- brosjyre fra NAV Bakgrunn: Sentralt ble partene enige om ny IA-avtale i mars Avtalen har en varighet fram til Alta kommune skal underskrive ny IA-avtale i løpet av De viktigste endringene: Forenkling i regelverket for oppfølging av sykmeldte, mer oppmerksomhet på forebygging og mer målrettet innsats for å få unge personer med nedsatt funksjonsevne ut i jobb. Den nye avtalen bærer preg av større tillit til arbeidslivet og en mer forpliktende innsats fra myndighetenes side. Rapporterings- og sanksjonssystemet oppheves. Hovedfokuset i oppfølgingen skal være på samhandlingen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på den enkelte arbeidsplass, og ikke på skjemaer og sanksjoner. Kravet om obligatorisk dialogmøte når arbeidstaker bare er gradert (delvis) sykmeldt oppheves. I slike tilfeller skal møtet kun avholdes når partene mener det er behov for det. Kravet om at sykmelder og bedriftshelsetjeneste alltid skal delta i dialogmøtet oppheves. Møtet skal være en arena for arbeidsgiver og arbeidstaker, og andre aktører (bl.a. leger) skal bare delta dersom partene har behov for det.

82 Nytt forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for IA-virksomhetene: Når hensiktsmessig og nødvendig tilrettelegging for en arbeidstaker fører til merutgifter eller merinnsats, kan IA-virksomheter søke om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd. Ordningen gjelder bare ansatte i IA-virksomheter. NAV kan gi tilskudd til blant annet: opplæring i nye arbeidsoppgaver, tilrettelegging, kurs, kortere opplæringstiltak eller arbeidstrening transport til og fra arbeidsplassen når tilrettelagt arbeid bare er mulig på en annen arbeidsplass innenfor virksomheten enn der arbeidstaker arbeider til daglig dekning av merutgifter til ekstrapersonell når arbeidstaker må avlastes eller endre oppgaver uten å være sykmeldt eller ved siden av gradert sykmelding kjøp eller leie av gjenstander, arbeidshjelpemidler eller annet fysisk utstyr som ikke dekkes etter folketrygdloven 10-5 dekning av utgifter til funksjonsvurdering i attføringsbedrift bistand fra godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT-honorar) til tidlig avklaring, oppfølging eller tilrettelegging for arbeidstakere som står i fare for å bli eller allerede er blitt sykmeldt kartlegging av risikofaktorer, behov for forebyggende tiltak og til tilrettelegging av arbeidsplassen for inkludering av personer med nedsatt funksjonsevne i arbeidslivet opplæring av ansatte, ledere og tillitsvalgte i forebyggende sykefraværsarbeid arbeidsplassvurdering av kvalifiserte fysioterapeuter/ergoterapeuter i IA-virksomheter som ikke har bedriftshelsetjeneste Arbeidsgiver kan få forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for tiltak for arbeidstakere som står i fare for å bli sykmeldt eller som er sykmeldt og mottar sykepenger eller arbeidsavklaringspenger. BHT-honorar og tilskudd til arbeidsplassvurdering gis som timesats tilsvarende takst L20*2, det vil si 648 kroner per time fra 1. juli Det gis tilskudd for inntil fire timer per oppdrag til arbeidsplassvurdering og inntil seks timer per oppdrag til BHT-honorar (inkludert to timer for eventuell deltakelse i dialogmøte). IA-avtalens overordnede mål er: å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet.

83 IA-avtalens tre delmål på nasjonalt nivå er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. 2. Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Denne samarbeidsavtalen erstatter tidligere samarbeidsavtaler. Mål for virksomhetens IA-arbeid Virksomheten skal på grunnlag av de tre delmålene i IA-avtalen fastsette egne mål for IAarbeidet. Mål utarbeides i fellesskap av arbeidsgiver, tillitsvalgt, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Den nasjonale IA-avtalen understreker at de ulike delmålene må ses i sammenheng for å oppnå intensjonen om et mer inkluderende arbeidsliv. Virksomheten skal så langt det er hensiktsmessig sette mål på alle tre delmål. Delmål 1: Sykefravær Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Delmål 3: Avgangsalder Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lenger i arbeid Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. Forankring i hele organisasjonen Det utarbeides en langsiktig IA- plan for hele perioden ( ) som evalueres og revideres hvert år. (Dette gjøres på overordnet- og virksomhetsnivå.) Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av: 2 Hovedtillitsvalgte, Hovedverneombud, Nærværsteamet og en fra rådmannens ledergruppe. Arbeidsgruppens mandat: Utarbeide forslag til IA-mål for kommunen. Forslag til satsingsområder og utviklingsmål for hvert år. Forslag til innhold i den årlige evaluering av planen.

84 IA-planen behandles i rådmannens ledergruppe, i AMU og i Administrasjonsutvalget. Implementering: 1. «Kick-off» samling der den øverste adm. og politiske ledelsen og alle virksomhetsledere HVO og HTV`ene deltar. Ansvar: Rådmannen, Nærværsteamet, IAkontakten fra NAV Arbeidslivssenter og HTV Fagforbundet. Fokus på lederrollen i IAarbeidet. 2. Samling for arbeidsplasstillitsvalgte og verneombud med fokus på deres rolle og ansvar i IA-arbeidet på virksomhetene. Ansvar: Nærværsteamet, IA-kontakten, HTV Fagforbundet. Det utarbeides en egen IA-kursplan for Alta kommune som inneholder helsefremmende arbeid, sykefraværsoppfølging med rutiner, tilrettelegging, ansvar og plikter for alle parter. «Verktøyskurs»: hvordan rapportere på nærvær, rutine, sykemelding, tilretteleggingstilskudd osv.(her tenker vi på opplæring/kurs med ca 15 deltakere, varighet et par timer. Ansvar: Nærværsteamet og IA-kontakten. Alta, Bjørn Atle Hansen Rådmann Wenke Nilsen Saksbehandler

85 Slik forenkles sykefraværsoppfølgingen Forrige avtale Ny avtale OPPFØLGINGSPLAN Frist Utarbeides innen 4 uker Videreføres. Omfang For både helt- og delvis sykmeldte Først og fremst for helt sykmeldte. Presisering Unntak når det er «åpenbart unødvendig» Det skal presiseres tydeligere i hvilke tilfeller det er «åpenbart unødvendig» å utarbeide oppfølgingsplan. Det er ikke formelle krav til utforming av oppfølgingsplanen. DIALOGMØTE 1 Frist Innen 7 uker Videreføres. Omfang For både helt og delvis sykmeldte Som hovedregel kun for helt sykmeldte. Bedriftshelsetjenesten må delta på møtet Det er ikke et krav at Bedriftshelsetjenesten skal delta på møtet. Presisering Unntak når det er «åpenbart unødvendig» I hvilke tilfeller dialogmøte 1 er «åpenbart unødvendig», skal presiseres tydeligere. DIALOGMØTE 2 Frist Avholdes innen 26 uker etter starten på sykemelding med arbeidsgiver, sykemeldte, NAV og sykemelder. NAV innkaller til møte. NAV har fremdeles ansvar for innkalling til møte. Presisering Arbeidsgiver, arbeidstaker, sykemelder eller Arbeids- og velferdsetaten kan be om å fremskynde dialogmøte. At arbeidsgiver, arbeidstaker, sykemelder eller Arbeids- og velferdsetaten kan fremskynde dialogmøte presiseres tydeligere. Arbeids- og velferdsetaten skal innarbeide rutiner for dette. DIALOGMØTE 3 Mulighet for å be om dialogmøte 3 Videreføres. Arbeidsgivers rapporteringsplikt 1. Oppdatert oppfølgingsplan sendes NAV innen ni uker 1. Fjernes 2. Melding om oppfølgingsarbeidet sendes NAV innen ni uker 2. Fjernes 3. Oppfølgingsplan sendes sykmelder senest etter fire uker 3. Beholdes, men ikke krav om hvordan innsendingen 4. Oppfølgingsplan til NAV innen uke 26 skal gjøres. 4. Beholdes Sanksjoner 1. NAV kan straffe arbeidsgivers brudd på oppfølgingsplikt 2. NAV kan straffe leger som ikke deltar på dialogmøte 3. NAV kan straffe leger som ikke gjennomfører obligatorisk kurs i sykemeldingsarbeid 4. NAV kan straffe sykmeldte som ikke medvirker for å komme tilbake i jobb 1. Fjernes 2. Fjernes 3. Fjernes 4. Beholdes

86 Alta kommunes praktisering av IA-avtalen. FORRIGE AVTALE NY AVTALE HVA GJØR VI? OPPFØLGINGSPLAN F Ny avtale Frist Utarbeides innen 4 uker Videreføres. Viderefører Omfang For både helt- og delvis sykmeldte Først og fremst for helt sykmeldte. For både helt og delvis sykemeldte Presisering Unntak når det er «åpenbart unødvendig» Det skal presiseres tydeligere i hvilke tilfeller det er Viderefører «åpenbart unødvendig» å utarbeide oppfølgingsplan. Det er ikke formelle krav til utforming av oppfølgingsplanen DIALOGMØTE 1. Frist Innen 7 uker Videreføres. Viderefører Omfang For både helt og delvis sykmeldte Som hovedregel kun for helt sykmeldte. For både helt og delvis sykemeldte Bedriftshelsetjenesten må delta på møtet Det er ikke et krav at Bedriftshelsetjenesten skal delta på møtet. Nærværsteamet skal være med, evnt ha dialog i forkant Presisering Unntak når det er «åpenbart unødvendig» I hvilke tilfeller dialogmøte 1 er «åpenbart Viderefører unødvendig», skal presiseres tydeligere. DIALOGMØTE 2 Frist Presisering Avholdes innen 26 uker etter starten på sykemelding med arbeidsgiver, sykemeldte, NAV og sykemelder. NAV innkaller til møte. Arbeidsgiver, arbeidstaker, sykemelder eller Arbeids- og velferdsetaten kan be om å fremskynde dialogmøte. NAV har fremdeles ansvar for innkalling til møte. At arbeidsgiver, arbeidstaker, sykemelder eller Arbeids- og velferdsetaten kan fremskynde dialogmøte presiseres tydeligere. Arbeids- og velferdsetaten skal innarbeide rutiner for dette. Viderefører Viderefører DIALOGMØTE 3 Mulighet for å be om dialogmøte 3 Videreføres. Viderefører Arbeidsgivers 1.Oppdatert oppfølgingsplan sendes NAV innen ni uker 5. Fjernes rapporteringsplikt 2.Melding om oppfølgingsarbeidet sendes NAV innen ni 6. Fjernes uker 3.Oppfølgingsplan sendes sykmelder senest etter fire 7. Beholdes, men ikke krav om hvordan innsendingen skal gjøres. uker 4.Oppfølgingsplan til NAV innen uke Beholdes Sanksjoner 1NAV kan straffe arbeidsgivers brudd på oppfølgingsplikt 2NAV kan straffe leger som ikke deltar på dialogmøte 3NAV kan straffe leger som ikke gjennomfører obligatorisk kurs i sykemeldingsarbeid NAV kan straffe sykmeldte som ikke medvirker for å komme tilbake i jobb 5. Fjernes 6. Fjernes 7. Fjernes 8. Beholdes Enig i ny avtale, men kopi sendes Nærværsteamet etter Dialogmøte 1. Enig i ny avtale. NB: Kun sanksjoner overfor den sykemeldte.

87

88 Oppfølging av sykmeldte Oppfølgingsplan Ofte er det mulig å være helt eller delvis i arbeid hvis arbeidet blir tilrettelagt. Jo tidligere man kommer i gang, desto større er sjansen for å komme raskt tilbake til arbeid. En oppfølgingsplan er arbeidstakers og arbeidsgivers verktøy, men skal også fungere som en informasjonskanal for sykmelder, NAV og eventuelle andre støttespillere som trekkes inn i oppfølgingsarbeidet. Oppfølgingsplanen skal inneholde: Vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne Aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt med bistand fra NAV Plan for videre oppfølging Arbeidsgiver skal formidle oppfølgingsplanen til sykmelder, og NAV skal ha den hvis den etterspørres eller det er behov for bistand fra NAV. Arbeidet med planen skal være dynamisk, den skal oppdateres løpende med informasjon i sykefraværsløpet. Viktige milepæler Senest innen 4 uker skal arbeidsgiver lage en oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, bortsett fra i tilfeller hvor det er åpenbart unødvendig. må sykmelder dokumentere at det foreligger tungtveiende medisinske grunner som hindrer at arbeidstaker kan være i arbeidsrelatert aktivitet. Senest innen 7 uker skal arbeidsgiver innkalle arbeidstaker som er helt sykmeldt til et dialogmøte, med mindre det er åpenbart unødvendig. Møtet skal avholdes for arbeidstakere som er gradert sykmeldt hvis arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er hensiktsmessig. Ved behov kan andre aktører, som for eksempel sykmelder, bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller tillitsvalgt/ verneombud delta. Arbeidstaker må samtykke dersom sykmelder innkalles. Senest innen 26 uker skal NAV-kontoret innkalle arbeidstaker og arbeidsgiver til dialogmøte 2. Begge parter har møteplikt. Sykmelder skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Arbeidsrettede tiltak skal vurderes. Alle parter kan be om at dialogmøte 2 blir gjennomført tidligere. Innen 8 uker: For fortsatt å ha rett til sykepenger med 100 prosent sykmelding, Ved behov kan alle parter be om at NAV innkaller til et dialogmøte 3. Senest innen 1 år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Er dere en IA-virksomhet? Da har dere tilgang til: Egen kontaktperson ved NAV Arbeidslivssenter Kontaktpersonen kan hjelpe med å komme i gang med det systematiske IA-arbeidet, bistå i vanskelige enkeltsaker og bidra til å utløse økonomiske virkemidler. Dette er en gratis bistand til å få på plass en systematikk bedriften er lovpålagt å ha. Gratis kurs Som IA-virksomhet får bedriften tilgang på en rekke gratis kurs fra NAV Arbeidslivssenter. Se for mer info. Økonomiske tilskudd til forebygging og tilrettelegging IA-virksomheter kan søke om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for å dekke utgifter i forbindelse med forebyggende tiltak for å forhindre sykefravær eller for å tilrettelegge ved sykdom. Utvidet rett til egenmelding Ansatte i IA-virksomheter har mulighet til å benytte inntil 24 dager egenmelding i løpet av 12 måneder med en grense opptil 8 dager per fraværstilfelle. Hensikten er å øke oppmerksomheten på fravær som en del av et tillitsforhold mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og redusere besøk hos og sykmelding fra lege når det åpenbart er unødvendig. IA-arbeid kan bidra til: Bedre arbeidsmiljø og redusert sykefravær Systematisk IA-arbeid innebærer tett samarbeid og god dialog med de tillitsvalgte, med stor vekt på forebygging og god oppfølging av de som blir sykemeldte. Dette bidrar ofte også til et bedre arbeidsmiljø og lavere sykefravær. Bedre omdømme Det å være IA-virksomhet og ha et godt arbeidsmiljø er viktig for omdømmet, ikke minst i forbindelse med rekruttering. Ikke IA-virksomhet ennå? Ta kontakt med NAV Arbeidslivssenter i deres fylke eller NAVs arbeidsgivertelefon: Unntak fra oppfølgingsplan Arbeidsgiver og arbeidstaker skal i fellesskap utarbeide en oppfølgingsplan, dersom det ikke er åpenbart unødvendig. De mest åpenbare situasjonene hvor en plan ikke vil ha noen hensikt, er når det er klart at den sykmeldte ikke kommer tilbake til arbeid, eller når det er klart at arbeidstaker vil komme tilbake uavhengig av eventuelle tilretteleggingstiltak. Det kan også være åpenbart unødvendig med en oppfølgingsplan når arbeidstakeren er gradert sykmeldt og kan ha en dialog om oppfølging og tilrettelegging på arbeidsplassen. Dialogmøter Dialogmøtene er samtaler med arbeidstaker, arbeidsgiver og eventuelt sykmelder og etter hvert også NAV til stede. Andre aktører som bedriftshelsetjenesten og tillitsvalgt/verneombud kan også delta i dialogmøter. Målet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre at sykefraværet blir unødig langvarig. Sammen skal man se på muligheter og begrensninger. I dialogmøtet oppdateres oppfølgingsplanen. Hvis tidsmangel eller lange avstander gjør det vanskelig å være samlet i samme rom, er det mulig å gjennomføre dialogmøtene som en telefon- eller videokonferanse, Antall dialogmøter er avhengig av hva som er hensiktsmessig og sykefraværets lengde. Dialogmøte 1 er arbeidsgivers ansvar og skal avholdes innen 7 ukers sykefravær. Dialogmøte 1 er i utgangspunktet et møte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, men andre aktører kan innkalles dersom det er hensiktsmessig. Dialogmøtet skal omhandle innholdet i oppfølgingsplanen og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Det er ikke krav om å avholde dialogmøter ved gradert (delvis) sykmelding, med mindre arbeidstaker, arbeidsgiver eller sykmelder mener det er hensiktsmessig. Dialogmøte 2 skal avholdes innen 26 ukers sykefravær, og det er NAV som har ansvar for å innkalle til møtet. Hvis én av partene ønsker å framskynde møtet, er det fullt mulig. Dialogmøte 3 kan avholdes i regi av NAV hvis en av partene ønsker det. Unntak fra dialogmøte 1 Det er ikke krav om at dialogmøte 1 skal gjennomføres dersom det er åpenbart unødvendig. Eksempler på tilfeller hvor møtet kan være åpenbart unødvendig er: Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet. Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten tilretteleggingstiltak. Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb. Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet avholdes på et senere tidspunkt, hvis mulig.). For gradert sykmeldte skal møtet avholdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det hensiktsmessig. Hvis pliktene ikke overholdes Arbeidstilsynet fører tilsyn med virksomhetenes systematiske HMS-arbeid og hvordan virksomhetene jobber med å redusere sykefravær gjennom oppfølging og tilrettelegging av sykmeldte arbeidstakere. Dersom Arbeidstilsynet avdekker brudd på disse pliktene, kan tilsynet ta i bruk sine ordinære sanksjonsmidler. Statens helsetilsyn fører tilsyn med at bestemmelsene etter helsepersonelloven overholdes, og vil derfor kunne bruke lovens alminnelige reaksjonsmidler mot leger og andre sykmeldere som ikke bidrar slik loven krever. NAV kan stoppe arbeidstakers sykepenger dersom arbeidstaker ikke medvirker i henhold til lovverket. Oppdatert juli Opplag: Trykk: 07 Gruppen AS. Design: Ludens Arbeidsgiver har hovedansvaret for å tilrettelegge og følge opp sykmeldte på arbeidsplassen, og arbeidstaker plikter å medvirke til å finne løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær. Sykmelder og NAV har også roller i oppfølgingsarbeidet. Oppfølging av sykmeldte Oppdatert juli 2014

89 Oppfølging av sykmeldte Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for forebygging og oppfølging av sykefravær. Arbeidsmiljøloven og folketrygdloven fastsetter noen plikter, møtearenaer og tidsfrister i oppfølgingsarbeidet. Målet er å unngå unødig langvarige sykmeldinger. Fra 1. juli 2014 er regelverket endret for å gjøre sykefraværsoppfølgingen enklere og mer målrettet. Tidsfrister, roller og oppgaver Egenmelding 1-3 dager For IA-virksomheter: 1-8 dager Sykmelding > 4 uker Sykmelding > 7 uker Sykmelding > 8 uker Sykmelding > 26 uker Sykmelding > 1 år Arbeidsgiver Har ansvar for tidligst mulig å legge til rette for at sykmeldt arbeidstaker kan være i aktivitet i virksomheten. Skal kunne dokumentere oppfølgingsarbeidet. Dokumentasjonen oppbevares i virksomheten. Ha skjema for egenmelding. Ta kontakt med arbeidstaker ved fravær over flere dager. Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Sørge for at oppfølgingsplanen formidles til sykmelder senest ved 4 uker. Planen sendes til NAV ved behov for bistand fra NAV. Ved 100 % sykmelding, avtale dialogmøte 1 med arbeidstaker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved gradert sykmelding avholdes møtet bare hvis det er hensiktsmessig. Ved behov kan andre aktører, for eksempel sykmelder, bedriftshelsetjenesten, NAV og/eller tillitsvalgt/ verneombud delta. Delta på dialogmøte 2 i regi av NAV. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. Sende inn revidert oppfølgingsplan til NAV senest 1 uke før møtet. Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. Arbeidstaker må samtykke dersom sykmelder innkalles. Arbeidstaker Skal samarbeide og medvirke aktivt til å finne løsninger for å komme tilbake i arbeid raskest mulig. Gi beskjed til arbeidsgiver om fravær. Si fra om tidsperspektiv. Delta i utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplan. Medvirke til å finne løsninger som bidrar til at du kan komme tilbake til arbeid, dersom dette er mulig. Delta på dialogmøte på arbeidsplassen hvis ikke medisinske grunner forhindrer det. Si fra til arbeidsgiver hvis du ønsker at sykmelder og/eller andre støttespillere skal være med på møtet. Hvis du ikke er i arbeidsrelatert aktivitet innen åtte uker, kreves en utvidet legeerklæring som dokumenterer at det er tungtveiende medisinske grunner som hindrer aktivitet. Delta på dialogmøtet, med mindre det er medisinske grunner som forhindrer det. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. Medvirke til å finne løsninger som gjør at du kan komme tilbake i arbeid raskest mulig. Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. Før utløpet av sykepengeperioden (52 uker) bør du og eventuelt sykmelder vurdere om det er behov for bistand fra NAV. Det kan også være aktuelt å søke om arbeidsavklaringspenger. Sykmelder Skal motivere til å være helt eller delvis i arbeid, hvis det er medisinsk forsvarlig. Hvis det er nødvendig med fravær utover egenmeldingsperioden, må det skrives sykmelding. Løpende vurdere gradert sykmelding. Fortøpende vurdere gradert (delvis) sykmelding. Motta oppfølgingsplan. Delta på dialogmøtet hvis du blir innkalt. Gi beskjed dersom det foreligger ekstraordinære forhold ved din arbeidssituasjon som gjør at du ikke kan delta i møtet. Hvis tungtveiende medisinske grunner hindrer at arbeidstakeren kan være i aktivitet, må du dokumentere dette i en sykmelding. Delta på dialogmøtet, hvis du blir innkalt. Du kan be NAV om et tidligere dialogmøte 2. Delta på dialogmøte 3 hvis du blir innkalt. Du kan selv be NAV om et dialogmøte 3. Vurdere om arbeidstakeren fortsatt er arbeidsufør med behov for andre ytelser fra NAV. NAV Er en støttespiller i oppfølgingsarbeidet. Utbetaler sykepenger. Har ulike arbeidsrettede virkemidler. Skal foreslå aktuelle virkemidler som kan bidra til arbeidsrelatert aktivitet IA-virksomheter får spesiell bistand fra NAV arbeidslivssenter. Tillitsvalgt/ Verneombud Bedriftshelsetjeneste Arbeidstilsynet NAV sender informasjonsbrev til alle sykmeldte. Vurdere om aktivitetskravet er oppfylt slik at arbeidstaker fortsatt har rett til sykepenger. Vurdere om om det er behov for arbeidsrettet oppfølging fra NAV. Avholde dialogmøte senest innen 26 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Vurdere om sykmelder skal delta. Innkalle til et tidlig dialogmøte 2 hvis aktørene ber om det eller NAV mener det er hensiktsmessig Forberede møtet slik at tiltak/framdrift kan iverksettes. Innkalle til et dialogmøte 3 hvis en av aktørene ber om det eller NAV mener det er hensiktsmessig. Vurdere om det er aktuelt med arbeidsrettede tiltak eller arbeidsavklaringspenger så tidlig som mulig, og senest før maksimums-grensen for sykepenger er nådd. Bidrar til å gjøre sykefraværsarbeid til en integrert del av HMS-arbeidet, gir råd og veiledning til arbeidstaker og bistår i dialogen med arbeidsgiver. Kan delta på dialogmøter dersom arbeidstaker ønsker det. Arbeider forebyggende og kan trekkes inn i oppfølgingsarbeidet. Skal delta på dialogmøter når arbeidsgiver eller arbeidstaker ønsker det. Veileder og fører tilsyn med at virksomheter arbeider forebyggende for å hindre sykdom eller skade og at de har en plan for oppfølging og tilrettelegging for langtidssykmeldte, herunder arbeidsgivers ansvar for oppfølgingsplan og dialogmøter.