MØTEINNKALLING. Utvalg: Fellesnemnd Møtested: Sigman Nord, Fjelldal. Oppmøtested Norges brannskole Møtedato: Tid: 08:30-00:00

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Fellesnemnd Møtested: Sigman Nord, Fjelldal. Oppmøtested Norges brannskole Møtedato: Tid: 08:30-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/18 17/1109 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FELLESNEMNDA /18 18/64 OPPFØLGING POLITISKE VEDTAK FELLESNEMNDA /18 17/1354 RETNINGSLINJER FOR OMSTILLING - TJELDSUND /18 17/988 POLITISK STRUKTUR - TJELDSUND HØRINGSUTKAST 5/18 17/1342 FASTSETTELSE AV DET SAMISKE NAVNET PÅ TJELDSUND KOMMUNE 6/18 18/65 PROSJEKT VIDEREGÅENDE SKOLETILBUD SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP 7/18 17/1002 BUDSJETT FELLESNEMNDA, REVIDERT 8/18 18/73 ORIENTERINGER/DRØFTINGER FELLESNEMNDA Evenskjer, Liv Kristin Johnsen leder

2 Sak 1/18 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FELLESNEMNDA Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/1109 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/18 Fellesnemnd Innstilling: Protokoll fra fellesnemndas møte godkjennes Vedlegg: Bakgrunn: Saksutredning: Rådmannens vurdering: Side 2 av 14

3 Sak 2/18 OPPFØLGING POLITISKE VEDTAK FELLESNEMNDA 2017 Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/64 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/18 Fellesnemnd Innstilling: Fellesnemnda tar oversikt over status vedtak gjort av fellesnemnda i 2017 til orientering Vedlegg: Oppfølging av vedtak i fellesnemnda perioden Bakgrunn: Saksutredning: For at politikere og andre skal være orientert om hva som skjer med gjennomføring av fattede vedtak, legges det opp til å gi tilbakemelding til politikere/politiske organ om status på vedtak som er gjort. For 2017 gjøres det for hele høstperioden, mens man for 2018 vil legge opp til en kvartalsvis gjennomgang. Rådmannens vurdering: Oversikt med status over saker behandlet i fellesnemnda i 2017 legges fram til orientering. Prosjektrådmannen fremmer følgende innstilling: Fellesnemnda tar oversikt over status vedtak gjort av fellesnemnda i 2017 til orientering. Side 3 av 14

4 Møtedato / Sakstittel Saksnr Oppfølging av vedtak i fellesnemnda Saksbeh. Arkivsaknr. Avslag/ Innvilget Status: Iverksatt/u. arbeid Videre oppfølging 1/17 KONSTITUERING AV FELLESNEMNDA LMT 17/870 OK Ingen videre oppfølging. Fellesnemnda er i godt SKÅNLAND OG TJELDSUND KOMMUNER gjenge og har hatt 5 møter i perioden. 2/17 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT LMT 17/ Med bakgrunn i fellesnemndas mandat punkt 3 UTVALG NYE TJELDSUND utarbeider PSU forslag til mandat for utvalget. Mandatet inneholder også hvordan øvrige tillitsvalgte skal involveres gjennom observatørstatus i utvalget, samt hvordan møte- og talerett i Fellesnemnda skal ivaretas. Forslagetil mandat legges fram til godkjenning i Fellesnemnda. 5. Rådmennene innkaller til felles drøftingsmøte med organisasjonene for uttalelse før første møte i PSU Ingen videre oppfølging. PSU er i godt gjenge og har hatt 3 møter i perioden. Ett møte bleavlyst pga saker som ikke var klar til behandling (Omstillingsavtalen) 3/17 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN LMT 17/870 OK Gjennomført. 4/17 PROSJEKTDELTAKELSE «FORNYELSE OG LMT 17/870 Saka utsatt Saken tatt til realitetsbehandling i møte UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET» 5/17 ANSETTELSESPROSESS SAMT MANDAT FOR PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I NYE TJELDSUND 6/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA LMT 17/889 Saka sendt PSU LMT 17/877 Hovedprosjektgrupper og behovet for prosjektmedarbeidere mm. Temaet ble drøftet. Saken tas opp senere i høst. Saken ble sluttbehandlet i Fellesnemnda Prosjektplanlegging og bemanning av prosjektgrupper og frikjøp ble iverksatt fra prosjektrådmannen tiltrådte Videre Rådmann i Skånland orienterte om: prosess Skånland Vekst- Lødigen Arbeidssamvirke Skånland Vekst og samarbeidsløsning som Tjeldsund følges opp av rådmannen i Skånland. 3. Saken tatt har med Lødingen Arbeidssamvirke. Det er ønske om opp til realitetsbehandling i møte , at repr fra Fellesnemnda og rådmennene kan møte prosjektgruppe er nedsatt og igang med prosjektet. Skånland Vekst og Lødingen Arbeidssamvirke. 4. Pga tidspress oppunder jul lot det seg ikke gjøre Rådmannen i Skånland følger dette opp. å gjennomføre samling/seminar for fellesnemnda Tilskudd til digitalisering. Saken tas opp i neste møte mfl. Samling er nå fastsatt gjennomført og Behov for felles samling kompetansedeling og sosialt program er under utarbeidelse. i Fellesnemnda. Gjennomføres når prosjektleder/rådmann er avklart.

5 Møtedato / Sakstittel Saksbehsaknr. Arkiv- Avslag/ Saksnr. Innvilget 7/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN LMT 17/870 OK Status: Iverksatt/u. arbeid Videre oppfølging 8/17 REGLEMENT FOR PARTSSAMMENSATTS 17/881 OK Reglement vedtatt og iverksatt. UTVALG (PSU) OG ANSATTES MEDVIRKNING - NYE TJELDSUND KOMMUNE 9/17 SAMLET SAKSFREMSTILLING - ANSETTELSE AV OG MANDAT FOR PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I NYE TJELDSUND LEM 17/ Det foretas en intern utlysning i hhv Tjeldsund og Skånland kommuner for å rekruttere prosjektleder/rådmann til den nye Tjeldsund kommune. 4. Utlysningsteksten tilpasses/justeres nye Tjeldsund og utlysningen gjennomføres snarest. 5. Ved vedtak om intern utlysning for øverste leder medfører dette at også øvrige lederstillinger skal utlyses internt. 6. Fellesnemndas leder og nestleder samt de to tillitsvalgte representantene i PSU utgjør intervjuutvalg, med sekretærstøtte av personalsjefen i Skånland. Saken ble sluttbehandlet i Fellesnemnda /17 POLITISK ORGANISERIN G I NYE TJELDSUND TS 17/988 Innstilling vedtatt 1. Fellesnemnda vedtar å sette ned et arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå dagens politiske organisering i Tjeldsund og Skånland og fremme et forslag til helhetlig politisk struktur/organisering for nye Tjeldsund, basert på Intensjonsavtalens mål og intensjoner for lokaldemokrati. 2. Arbeidsutvalget består av de samme medlemmene som er valgt som politiske representanter i PSU. Fungerende prosjektleder eller den han utpeker fungerer som sekretær for utvalget. 3. Arbeidsutvalget skal fremlegge sin anbefaling innen Prosjektgruppen ble etablert og igangsatt etter at prosjektrådmannen hadde tiltrådt. Første møte i prosjektgruppen ble avholdt og nytt møte Prosjektgruppen sluttbehandlet sitt høringsutkast i møte og foreligger til førstegangsbehandling i Fellesnemnda /17 INFORMASJONSSTRATEGI NYE TJELDSUND TS 17/1000 Innstilling vedtatt med tillegg Prosjektgruppe er nedsatt og har avviklet flere møter for mandatutforming og prosjektplan mv.etablering av hjemmeside "Tjeldsund2020" for kommunesammenslåingen har hatt førsteprioritet.

6 Møtedato / Sakstittel Saksnr. 12/17 INFRASTRUKTUR I KOMMUNER SOM SLÅR SEG SAMMEN Saksbehsaknr. Arkiv- Avslag/ Status: Iverksatt/u. arbeid Innvilget BTS 17/ Det nedsettes en gruppe på to ansatte fra hver kommune som utreder prosjektet nærmere og lager en prioritering/prosjektplan som legges fram for fellesnemnda. Rådmennene gis i oppdrag å nedsette arbeidsgruppe. 3. Etablering av en ideell organisasjon som følge av prosjektarbeidet i prosjektet «digitalt entreprenørskap» ses i sammenheng med digitaliseringsprosjektet. 13/17 PROSJEKTDELTAKELSE - FORNYELSE OG LMT 17/870 Fellesnemnda vedtar å søke Kommunal- og UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET moderniseringsdepartementet om deltakelse i «Prosjekt fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet Videre oppfølging Prosjektgruppe er nedsatt og har avviklet flere møter for mandatutforming og prosjektplan mv. Prosjektet vil gjennomføres todelt; bredbåndsutbygging og digitaliseringsstrategi/- tiltaksplan generelt. Søknaden ble raskt innvilget og nye Tjeldsund vil motta i prosjektstøtte fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet i Prosjektrådmannen deltok og presenterte nye Tjeldsunds prosjekt på nasjonal prosjektledersamling primo november. Prosjektgruppe er nedsatt jf prosjektplanen og arbeidet er er kommet fint i gang. Prosjektet vil bli invitert til å følge de nasjonales samlingene/nettverkene som gjennomføres for kompetansedeling. Prosjektleder for dette prosjektet vil være naturlig deltaker på nasjonale nettverk sammen med prosjektrådmann og leder Fellesnemnda. 14/17 BUDSJETT FELLESNEMDA BTS 17/1002 Gjennomført. Førsteutgaven generell, revidert versjon som fremlegges mer presis, og tar opp i seg vedtak og nye forutsetninger. 15/17 OPPNEVNING AV REPRESENTANT FRA FELLESNEMNDA TIL KIRKELIG FELLESNEMND 16/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA LMT 17/1006 LMT 17/ Fellesnemnda vil gi en positiv tilbakemelding til 2. Vedtaket videreformidlet. Fellesnemnda skal på Evenes om at en snarlig vil foreta en gjennomgang av samling/seminar drøfte og avklare samarbeidsordningene og er positiv til å finne internt fremtidig behov for interkommunale løsninger. samarbeidsløsninger. Dialog og avklaring om 3. Vedr henvendelser fra NAV Nordland og NAV Troms fremtiden med Evenes planlegges gjennomført så gir Skånland og Tjeldsund likelydende mars/april Se Fellesnemndas møte tilbakemeldinger: Lederne for NAV Skånland og NAV Evenes/Tjeldsund inviteres til møtet i fellesnemnda den 11 oktober

7 Møtedato / Sakstittel Saksbehsaknr. Arkiv- Avslag/ Status: Iverksatt/u. arbeid Saksnr. Innvilget 17/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN LMT 17/1109 OK FELLESNEMNDA /17 ORIENTERING PROSJEKT NAV LMT 17/1110 Rådmannen i Evenes inviteres med i styringsgruppe. Styringsgruppe utgjøres av fylkesdirektørene og prosjektleder samt rådmannen i Evenes. Prosjektleder følger opp Evenes og bidrar til å strukturere prosjektet og etablere prosjektorganisasjon. Videre oppfølging Styringsgruppen gjennomførte oppstartsmøte Prosjektgruppe ble da nedsatt og mandat avklart, og gruppen har startet sitt arbeid. Evenes skal avklare innen om de skal være med å etablere felles NAV-kontor med Tjeldsund. Nytt felles N AV-kontor søkes etablert fra /17 PROSESS FOR FASTSETTING AV DET SAMISKE NAVNET PÅ TJELDSUND KOMMUNE TS 17/870 Fellesnemnda viser til intensjonsavtalens punkt 3 og Saken har hatt sin gjennomgang med ber prosjektleder/rådmann i nye Tjeldsund igangsette høringsinstanser og saken fremlegges til prosess for å fastsette det samiske navnet som nye Tjeldsund kommune skal ha når den blir etablert Fellesnemndasluttbehandling og videreekspedering til Kommunal- og moderniseringsdepartementet i møte /17 REGLEMENT FOR MØTEGODTGJØRELSER I FELLESNEMNDA, PSU OG ARBEIDSGRUPPER NYE TJELDSUND KOMMUNE 21/17 DELTAKELSE I FINANSIERIN GSORDNIN GEN FOR DIGITALISERINGSPROSJEKTER LMT 17/870 Vedtatt med endringsforsl ag TS 17/ Fellesnemnda vedtar å delta i finansieringsordningen for digitaliseringsprosjekter som KS har invitert til. 2. Nye Tjeldsunds andel ca kr dekkes av innvilget tilskudd til digitalisering/infrastruktur Reglement vedtatt og iverksatt. Anmodning om deltakelse i ordningen ble meddelt KS Frist for kommunene om å søke deltakelse utløp i desember. Mottatt tilbakemelding om at vi vil høre nærmere fra KS når alt er klarlagt. Pt ikke mottatt noe informasjon. 22/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA /17 REKRUTTERINGSSAK PROSJEKTLEDER/RÅDMANN I NYE TJELDSUND /17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FELLESNEMNDA LMT 17/877 OK LEM 17/ Fellesnemnda nedsetter et forhandlingsutvalg bestående av leder og nestleder i Fellesnemnda som får fullmakt til å fremforhandle lønn og andre arbeidsbetingelser for ny prosjektleder/rådmann, som fremlegges Fellesnemnda for godkjenning. LMT 17/1109 OK Lederkontrakt signert Prosjektrådmann tiltrådte

8 Saksbehsaknr. Arkiv- Avslag/ Innvilget TS 17/1242 Innstilling vedtatt Møtedato / Sakstittel Saksnr. 25/17 UTKASTIL OMSTILLINGSAVTALE Status: Iverksatt/u. arbeid 2. Omstillingsavtalen sendes ut på høring, og tas opp til endelig behandling i desembermøtet. 3. Omstillingsavtalen forutsettes gjort gjeldende fra Videre oppfølging Tidsknapphet for avvikling av forsvarlig møter i PSU og Fellesnemnda medførte at det ble konkludert med å ta saken opp til sluttbehandling i PSU og Fellesnemnda i januar/februar Saken behandlet i PSU og foreligger til behandling i Fellesnemnda /17 PROSJEKTPLAN NYE TJELDSUND TS 17/1243 Innstilling vedtatt 27/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER LMT 17/877 Vedtak FELLESNEMNDA iverksatt /17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN LMT 17/1109 OK FELLESNEMNDA /17 ANVISNINGSMYNDIGHET BUDSJETT FELLESNEMNDA BTS 17/1002 Innstilling vedtatt 30/17 PROSJEKTORGANISASJON - FRIKJØP - TS 17/1002 Innstilling OVERFØRING AV OMSTILLINGSMIDLER vedtatt TIL KOMMUNENE 31/17 SØKNAD OM MIDLER TIL SAMMENSLÅING AV KIRKELIGE FELLESRÅD 32/17 MØTEPLAN 2018 FELLESNEMNDA OG PSU SKÅNLAN D OG TJELDSUND KOMMUNER 33/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA Fellesnemnda ber seg forelagt prosjektplan for statusgjennomgang i hvert møte. Det tas initiativ til at Ofoten og Sør-Troms regionråd kan slås sammen Samling/ seminar Fellesnemnd, prosjektledelse, rådmenn og tillitsvalgte. Det tas sikte på å få det til etter nyttår Etablere rutine for status oppfølging av fellesnemndas vedtak gjøres kvartalsvis, første gang i januar 2018 Orienteringene sendes ut til medlemmene i fellesnemnda på e-post Prosjektplanen vil bli gjennomgått i møtene under Orienteringer/drøftinger. 1. Felles møte mellom regionrådsledelsene gjennomført Samlingen er innkalt til Hurtigruta/Thon Hotel Lofoten. 3. Herværende gjennomgang av status på saker er nå etablert. Vedtak iverksatt. Melding om vedtak sendt Ingen videre oppfølging, formaliteter er nå etablert korrekt. 3. Fellesnemnda ber fremlagt et revidert budsjett tidlig Frikjøp mv er avklart i januar og øvrige forhold til 1. kvartal 2018 når endelig omfang av frikjøp beslutninger og forutsetninger gjør nå et reellt tillitsvalgte, prosjektmidler til kirkelig fellesnemnd mv grunnlag for å revidere budsjettet. Revidert er avklart. budsjett foreligger til behandling i Fellesnemnda /1297 Innstilling 3. Midler til reformstøtte tas det stilling til på en Saken er ekspedert. Løpende oppfølging. vedtatt senere tidspunkt i prosessen. Eventuelle restmidler på engangskostnadene vil avkorte behovet for eventuell reformstøtte. Kirkelig Fellesnemnd skal underveisredegjøre for økonomisk status. 17/870 OK Møteplan kunngjort på kommunenes hjemmesider og Tjeldsund PSU flyttet til ny dato /877 OK

9 Møtedato / Sakstittel Saksbehsaknr. Arkiv- Avslag/ Saksnr. Innvilget 34/17 FELLESNEMDENES HØRIN GSUTTALELSE 17/1002 Innstilling TIL BUDSJETT vedtatt Status: Iverksatt/u. arbeid Vedtak iverksatt, Melding om vedtak sendt fylkesmannen Videre oppfølging Ingen spesielle saker til videre oppfølging. Til orientering kan nevnes at Skånlands kontaktperson i rulleringen av Kystsoneplanen skal ivareta også Tjeldsund kommunes behov for informasjon og innspill.

10 Sak 3/18 RETNINGSLINJER FOR OMSTILLING - TJELDSUND 2020 Saksbehandler: Torbjørn Simonsen Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 17/1354 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/18 Partssammensatt utvalg /18 Fellesnemnd Innstilling: 1. Fellesnemnda vedtar Retningslinjer for omstilling slik de foreligger. 2. Retningslinjene gjøres gjeldende for perioden Vedlegg: Høringsbrev fra prosjektrådmannen Høringsutkast Omstillingsavtale Høringsuttalelse Skånland kommune Høringsuttalelse NITO Tjeldsund Høringsuttalelse Econa Høringsuttalelse Utdanningsforbundet Tjeldsund Retningslinjer for omstilling Tjeldsund Bakgrunn/saksutredning: Utkast til Omstillingsavtale ble behandlet i Fellesnemnda , og ble vedtatt sendt på høring til kommunene og organisasjonene. Invitasjon til høring ble sendt fra prosjektrådmannen Frist for høringsuttalelse Det foreligger 4 høringsuttalelser. Skånland kommune som påpeker forhold knyttet til punkt 1 (Parter), punkt 3.2 (Omstillingsutvalg), punkt 3.3 (Midlertidige stillinger), punkt 4.1 (Virkemidler for å beholde kompetanse lønnstilskudd), punkt 5.6 (kompensasjon for skifte av arbeidsplass) og til punkt 5.8 (Sluttvederlag). NITO Tjeldsund har innspill til punkt 5.8 (Sluttvederlag). Econa Tjeldsund påpeker forhold knyttet til mangelfull definering av kompetanse og utdanning spesielt; punkt 4.2b (Kompetanse), punkt 5.3, punkt 5.4, 5.7 og 5.8. Videre påpekes forhold knyttet informasjon, virksomhetsoverdragelse og hvem som berøres av omstillingen punkt 2, 5.1. Utdanningsforbundet Tjeldsund påpeker informasjonsansvaret punkt 2, punkt 5.7 (kompetansetiltak) og punkt 5.8 (Sluttvederlag) Side 4 av 14

11 Sak 3/18 Rådmannens vurdering: Prosjektrådmannen har vurdert alle innspill/høringsuttalelser og alle anfører relevante momenter. Informasjon er et lederansvar å skjøtte og tilligger prosjektrådmann og rådmenn å formidle. Dette er tatt opp av to arbeidstakerorganisasjoner. Presiseres i revidert forslag. Econas anførsler til kompetansespørsmålet og vurderingene til dette er litt tidlig å fastslå på dette tidspunktet. Et eget prosjekt med medvirkning og deltakelse skal gjøre kartlegging av kompetanse helhetlig, og hvor dette vil være naturlig grunnlag i den bemanningsplan som skal fastlegges for Tjeldsund Utdanningsforbundet har tilsvarende anmerkninger til beskrivelse av kompetansetiltak, ref punktene 5.7 og 5.8 og at det er behov for nærmere beskrivelser av hva som her menes. Tjeldsund 2020 er i Intensjonsavtalen beskrevet som å være en kompakt kommune, og at denne kompaktheten og oversiktligheten er et fortrinn. Fra kommunesenteret Evenskjer vil en nå alle kommunale lokasjoner/enheter innenfor en kjøretid på 30 minutter. Punkt 5.6. vurderes derfor ikke relevant å ha med i omstillingsdokumentet. Punktet tas derfor ut. Punkt 5.7 anses og ivaretatt av punkt 5.8 og innenfor den ramme og forutsetning av at alle andre muligheter er vurdert. Punkt 5.7. utgår i revidert omstillingsdokument. NITOs innspill om dubletter og forhold som kan knyttets til etterlønn når pensjonsalder er nær forestående er relevant og tas med i dokumentet, se punkt 5.8. Til innspill om sluttvederlagets lengde fastholdes opprinnelig forslag om omfang/varighet. Avslutningsvis oppsummert: 1. Dokumentets formellestatus endres fra Omstillingsavtale til Retningslinjer for omstiling. 2. Tungtveiende og tidsaktuelle innspill hensyntas i en viss utstrekning. 3. To punkter i høringsutkastet (5.6 og 5.7) tas ut. Med dette som bakgrunn fremmes følgende innstilling: 1. Fellesnemnda vedtar Retningslinjer for omstilling slik de foreligger. 2. Retningslinjene gjøres gjeldende for perioden Side 5 av 14

12 Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 17/ PRO//TS Saksbehandler:Torbjørn Simonsen tlf Arbeidstakerorganisasjonene i Tjeldsund og Skånland kommune Hovedverneombudene i Tjeldsund og Skånland kommune Tjeldsund kommune Skånland kommune EVENSKJER, HØRING: UTKAST TIL OMSTILLINGSAVTALE Utkast til omstillingsavtale var fremlagt for Fellesnemnda i møte og det ble fattet følgende vedtak: 1. Utkastet til Omstillingsavtale tas til orientering 2. Omstillingsavtalen sendes ut på høring, og tas opp til endelig behandling i desembermøtet. 3. Omstillingsavtalen forutsettes gjort gjeldende fra Tjeldsund og Skånland kommuner gjorde likelydende vedtak 21. juni 2017 om å slå seg sammen til én kommune fra 1. januar Sammenslåingen vil ha betydning for arbeidstakerne i begge kommunene, samt hvordan kommunene skjøtter sitt arbeidsgiveransvar i sammenslåingsprosessen og i den nye kommunen. Vedlagt ligger utkast til en omstillingsavtale som har som formål å sikre en forutsigbar omstillingsprosess for begge kommunenes ansatte. Prosessen skal kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene. Omstillingsavtalen skal sikre kapasitet og kompetanse for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne i begge kommunene i omstillingsperioden, og tilrettelegge for bemanning og kompetanse i Tjeldsund kommune etter 1. januar Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. De overordnede føringene vil supplere denne avtalen og gis forrang ved eventuell motstrid.

13 Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 17/ PRO//TS Saksbehandler:Torbjørn Simonsen tlf Avtalen inneholder føringer og prosesser om informasjon, innbemanning og håndtering ved ledighet/permisjoner i stillinger i perioden frem til 2020, virkemidler for å beholde kritisk kompetanse, hvordan virksomhetsoverdragelsen til ny kommune forutsettes å skje og hvordan overtallighet skal håndteres. Ditto blir det viktig å skaffe oversikt, terminere og etablere nye særavtaler dette gjelder i hovedsak innenfor personalområdet. Endelig er det slik at kommunesammenslåingen nå binder kommunene tettere sammen og at begrepet felles arbeidsmarked gis et tydelig innhold og hvor kjøreregler frem til 2020 omforenes. Med henvisning til ovennevnte sendes utkastet til Omstillingsavtale på høring med anmodning om innspill til avtalens innhold. Høringsfristen er satt til 7. desember Dette dokumentet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke håndskrevet signatur. Torbjørn Simonsen Prosjektrådmann nye Tjeldsund

14 Utkast til Omstillingsavtale Etablering av nye Tjeldsund fra Versjon

15 Innhold 1. Generelt Avtalens parter Formål Informasjon Innbemanning/håndtering av ledige stillinger/permisjoner Omstillingsutvalg/behandling av ledige stillinger Ansettelse av ledere i nye Tjeldsund kommune Midlertidige ansettelser Permisjoner Virkemidler for å beholde kompetanse Lønnstilskudd Kartlegging av kompetanse Virksomhetsoverdragelse/bemanningsplan/overtallighet Virksomhetsoverdragelse Bemanningsplan Overtallighet Rettskrav/fortrinnsrett Nye stillinger Kompensasjon for skifte av arbeidssted Kompetansetiltak Sluttvederlag Særavtaler Felles arbeidsmarked/lønns- og arbeidsvilkår Varighet...6 2

16 1. Generelt 1.1 Avtalens parter Følgende avtale er inngått mellom: Arbeidsgiver i Tjeldsund og Skånland kommuner; representert ved de to rådmennene, prosjektrådmannen, og ansattes representanter i de to kommunene; representert ved ansattrepresentantene i felles partssammensatt utvalg for nye Tjeldsund kommune. Når Nye Tjeldsund kommune er etablert som eget rettssubjekt, oppfordres den nye kommunen til å tiltre denne avtalen. 1.2 Formål Tjeldsund og Skånland kommuner gjorde likelydende vedtak 21. juni 2017 om å slå seg sammen til én kommune fra 1. januar Denne avtalen har som formål å sikre en forutsigbar omstillingsprosess for begge kommunenes ansatte som kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene. Denne avtalen skal sikre kapasitet og kompetanse for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne i begge kommunene i omstillingsperioden, og tilrettelegge for bemanning og kompetanse i Tjeldsund kommune etter 1. januar Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. Dette innebærer at disse overordnede føringene vil supplere denne avtalen og gis forrang ved eventuell motstrid. 2. Informasjon Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. arbeidsmiljøloven 4-2 (3). Ansatte som blir direkte berørt av omstillingsprosessen skal gis spesiell informasjon. I forbindelse med alle prosjekter som er vedtatt gjennomført, skal informasjon til berørte ansatte vies spesiell oppmerksomhet. For øvrig vises til vedtatt informasjonsstrategi for sammenslåingen. 3. Innbemanning/håndtering av ledige stillinger/permisjoner 3.1 Omstillingsutvalg/behandling av ledige stillinger Begge kommunene etablerer fra 1. januar 2018 et felles omstillingsutvalg. Felles omstillingsutvalg består av prosjektrådmannen, begge rådmennene og personalansvarlige fra arbeidsgiversiden. 3

17 Arbeidstakerrepresentantene i PSU velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansatte i omstillingsutvalget. De to kommunene skal ikke utlyse ledige nøkkel-/lederstillinger i de to kommunene før ledige stillinger er behandlet i felles omstillingsutvalg. Dette gjelder leder-/nøkkelstillinger innenfor administrasjon og ledelse, og innenfor ikke stedbundne tjenester i de øvrige tjenesteområdene/sektorene. Omstillingsutvalget skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de to kommunene eller eksternt. Ansettelser i den enkelte kommune skjer i henhold til den enkelte kommunes delegeringsreglement. 3.2 Ansettelse av ledere i nye Tjeldsund kommune Fellesnemnda ansetter ny rådmann. Ansettelse av den nye kommunens øverste ledelse, det vil si rådmannens ledergruppe, skal legges fram til folkevalgt behandling. Ansettelse i leder-/nøkkelstillinger utover toppledergruppen, kan først finne sted etter at nødvendige reglementer (delegeringsreglement, ansettelsesreglement osv) er etablert. Disse tilsettingene er delegert til prosjektrådmann å behandle. 3.3 Midlertidige ansettelser Den enkelte kommune kan innenfor rammen av arbeidsmiljøloven, ansette midlertidig for et tidspunkt frem til 31. desember Midlertidige avtaler som har en varighet utover dette tidspunktet, skal behandles i omstillingsutvalget, jf. punkt Permisjoner Dette punktet omfatter ikke lovbestemte permisjoner, som for eksempel svangerskapspermisjon osv. I avtaleperioden tilstås eventuell permisjon fra den respektive kommune og ikke den enkelte stilling. Ansatte som får innvilget permisjon kan ikke påregne å komme tilbake til samme stilling. Permisjon utover 1. januar 2020 kan ikke påregnes og slike søknader skal behandles i omstillingsutvalget jf. punkt Virkemidler for å beholde kompetanse 4.1 Lønnstilskudd Det kan gis et tidsbegrenset lønnstilskudd for å beholde sentrale nøkkelpersoner frem til 31. desember Dette er et lønnstilskudd for ikke å miste kritisk kompetanse i prosessperioden. Lønnstilskuddet gis selektivt, og er pensjonsgivende. Tilskuddet kan gis som et månedlig beløp eller som en bonus som utbetales etter for eksempel 1. januar Hvem som eventuelt skal omfattes av ordningen besluttes av prosjektrådmann og rådmennene. 4.2 Kartlegging av kompetanse Det er en prioritert oppgave å kartlegge kompetanse og kapasitet innenfor administrasjon og ledelse og ikke-stedbundne tjenester innenfor de øvrige tjenesteområdene/sektorene. Dette arbeidet bør starte så snart som praktisk mulig i 2018, ref prosjektplan for sammenslåingen. 4

18 5. Virksomhetsoverdragelse/bemanningsplan/overtallighet 5.1 Virksomhetsoverdragelse En kommunesammenslåing er å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler. De «gamle» kommunene opphører og det etableres en ny felles kommune. Ved etableringen av den nye kommunen, skjer det en virksomhetsoverdragelse hvor alle ansatte i de tidligere kommunene overføres til den nye kommunen. Ingen ansatte blir sagt opp i forbindelse med kommunesammenslåingen. De ansatte beholder sine lønns- og arbeidsvilkår. 5.2 Bemanningsplan Ny organisasjons- og bemanningsplan er en prioritert oppgave med tidsfrist Fristen er avhengig av at politisk struktur besluttes tilstrekkelig tidlig nok til at fristen er mulig. Ny organisasjons- og bemanningsplan bygges trinnvis fra toppen. 5.3 Overtallighet Overtallighet eksisterer i realiteten ikke før etter 1. januar 2020, med mindre en ny organisasjons- og bemanningsplan for aktuell virksomhet er implementert før dette tidspunktet. Dette kan ikke finne sted før etter at ny bemanningsplan er på plass. Straks en bemanningsplan foreligger og det er kjent at en ansatt vil være definert som overtallig etter 1. januar 2020, skal det gjennomføres en kartleggingssamtale med vedkommende. Formålet med kartleggingssamtalen er å identifisere annet egnet arbeid, basert på vedkommendes kompetanse og erfaring. Den ansatte kan la seg bistå av en tillitsperson ved gjennomføringen av samtalen. I de tilfeller hvor bemanningsplanen medfører dubletter sammenlignet med gjeldende organisasjonsstruktur (for eksempel to økonomisjefer) utarbeides det stillingsprofiler med kompetansekrav. Alle overtallige skal sikres tilbud om annet egnet arbeid i den nye kommunen. 5.4 Rettskrav/fortrinnsrett Når det gjelder topplederstillinger og lederstillinger innenfor administrasjon og ledelse følges ordinære rettskravprinsipper. Dersom en ledig stilling kan være annet, egnet arbeid for flere overtallige, legges kompetanse og personlig egnethet til grunn. Ansiennitet er avgjørende kun under ellers like vilkår. 5.5 Nye stillinger Det skal også utarbeides stillingsprofiler med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisterer i dagens to kommuner. 5.6 Kompensasjon for skifte av arbeidssted Ingen ansatte har i utgangspunktet krav på kompensasjon for å flytte arbeidssted. Ansatte som får betydelig økt arbeidsreise, det vil si at arbeidsreisen øker med minimum 40 minutter hver vei, kan innvilges særskilte tilrettelegginger eller kompensasjoner i en overgangsfase. 5

19 Særskilte tilrettelegginger tilpasses individuelt. Overgangsfasen er begrenset til utgangen av Kompetansetiltak Kompetansetiltak kan tilbys til ansatte som er definert som overtallige. 5.8 Sluttvederlag Dersom alle øvrige virkemidler er prøvd, uten at man har funnet en løsning for en ansatt som er definert som overtallig, og arbeidsgiver vurderer det som formålstjenlig, kan det tilbys sluttvederlag for å stimulere til bemanningsmessige tilpasninger. Sluttvederlag kan gis med et beløp som tilsvarer 6 måneders lønn. I spesielle tilfeller inntil 12 måneder. Sluttvederlag er betinget av at den ansatte selv sier opp sin stilling. Som alternativ til sluttvederlag kan tilbys støtte til studier/videreutdanning. Beslutning fattes av prosjektrådmannen/rådmannen. 6. Særavtaler Alle særavtaler i de to kommunene kartlegges. Utløpstidspunkt må harmoniseres og nye felles avtaler inngås i god tid før 1. januar Felles arbeidsmarked/lønns- og arbeidsvilkår De to kommunene sees på som et felles arbeidsmarked med virkning fra 1. januar Dette innebærer i praksis at kommunene ikke bør konkurrere unødig om arbeidskraften. Lønn og andre goder bør så snart som praktisk mulig harmoniseres. Kommunene har i tilknytning til kap 3 forhandlingene 2017 utvekslet informasjon om lønnsnivåer. I avtaleperioden vil kommunene samarbeide om lokale forhandlinger på en måte som gjør at lønns- og arbeidsvilkår på alle kapittelnivåer, kan harmoniseres så snart som praktisk mulig etter 1. januar Varighet Avtalen gjelder fra 1. januar 2018 til og med 31. desember

20 Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 17/ ADM/RDM/BTS Saksbehandler:Bjørn Tore Sørensen tlf Fellesnemda Tjeldsund v/prosjektrådmann EVENSKJER, HØRING: OMSTILLINGSAVTALE Det vises til oversendt utkast til omstillingsavtale , med høringsfrist Rådmannen i Skånland har følgende kommentarer til det oversendte dokumentet. Pkt. 1 Parter Avtalen er inngått mellom arbeidsgivere i Skånland og Tjeldsund kommune representert ved rådmennene og prosjektrådmann. Det bør kanskje endres slik at det ikke er en avtale, men som omstillingsdokument som skal danne grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen, jfr. mandat for fellesnemda kulepunkt 9. Pkt. 3.2 Omstillingsutvalg Slik bestemmelsen forstås legges det opp til at omstillingsutvalget beslutte om stillinger skal lyses ut internt i de to kommunene eller eksternt. Det forutsettes at hver kommunene selv gjør vurderinger av hvilke tilsettinger det er behov for, jfr. at tjenester i de eksisterende kommuner skal fungere tilfredsstillende og levere også i perioden fram til sammenslåingen. Ved intern utlysning kan man «risikere» å flytte problemet mellom kommunene. Omstillingsutvalgets behandling vil i praksis være en behandling om den andre kommune kan bidra til å løse behovet. Når det er vedtatt en detaljert bemanningsplan for den nye kommunen vil man ha oversikt over bemanningsbehov. Det vil da være ønskelig og viktig å unngå situasjoner der man gjennomfører tilsettinger som vil medfører overtallighet. Pkt Midlertidige stillinger Midlertidige stillinger fram til vil ikke berøre den nye kommunen, og punktet kan således utgå. Den kan framkomme situasjoner der man gjennom midlertidig tilsetting vil kunne ha rettskrav på tilsetting. Et slikt rettskrav vil overføres til den nye kommunen. Postadresse: Postboks Evenskjer Telefon: Telefax: e post: post@ skanland.kommune.no www. skanland.kommune.no Bankgiro: Foretaksreg.: NO MVA

21 Side 2 av 2 Pkt. 4.1 Virkemidler for å beholde kompetanse - Lønnstilskudd Det må avklares finansiering av lønnstilskudd. Dersom slikt tilskudd skal finansieres innenfor engangskostnadene så vil det være riktig at beslutningsmyndighet skal ligge hos rådmenn og prosjektrådmann i fellesskap. Tiltak som finansieres av hver kommune på ordninger som løper fram til vurderes å være innenfor den ordinære kommunale drift fram til utgangen av Pkt. 5.6 Kompensasjon for skifte av arbeidssted Dersom det skal vurderes bør det settes en km-avstand i stedet for reisetid. I hovedsak kan tiltaket få konsekvens på skifte av arbeidssted mellom Hov og Evenskjer. Dersom det fastsettes avstand større enn denne avstanden vil bestemmelsen være lite relevant. Dersom det gis slike tiltak bør disse være personlige og permanente, og ikke for en overgangsfase. Pkt. 5.8 Sluttvederlag Dette vil i hovedsak omfatte perioden etter 2020 dvs. i den nye kommunen. Videre følger det av pkt. 5.3 at alle overtallige skal sikres tilbud om annet egnet arbeid i kommunen. Bør derfor vurderes om pkt. 5.8 kan utgå. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke signatur. Med hilsen Skånland kommune Bjørn Tore Sørensen kst. rådmann

22

23 file:///h:/k2000tmp/_k2_ _31.htm Page 1 of Registreres p sak som hringsuttalelse. Med vennlig hilsen/best regards Torbjrn Simonsen Prosjektrdmann Telefon / Nye Tjeldsund Fra: Anita Aarsund [mailto:anita.aarsund@tjeldsund.kommune.no] Sendt: onsdag 6. desember :12 Til: Torbjrn Simonsen <Torbjorn.Simonsen@skanland.kommune.no> Emne: SV: Hring: Omstillingsavtale Hei. Omstillingsavtalen definerer ikke ordet kompetanse. I pkt. 4.2 br derfor i tillegg til kompetanse og kapasitet ogs utdanning kartlegges. Ved ogskartlegge utdanning, vil man f en bedre oversikt der flere vurderes likt i forhold til kompetanse og kapasitet, og ved overtallighet. I pkt. 5.3 avsnitt 3 br en i tillegg til basere seg p vedkommendes kompetanse og erfaring, ogs se hen til vedkommendes utdanning. Ogs i avsnitt 4 br en se hen til utdanning. I punkt 5.4 andre avsnitt br ogs utdanning kunne legges til grunn. I punkt 5.7 er ikke kompetansetiltak definert. Hva er det mer konkret man tenker p? Internopplring, kurs, studier, videreutdanning, hospitering? Det er vel ogs her tenkt i forhold til overtallige som skal gjennomfre disse kompetansetiltak for kunne bli vurdert i forhold til andre stillinger i den nye kommunen? Hvis ikke s havner man vel i pkt. 5.8 med en gang, og det er ikke ndvendig med pkt. 5.7, eller disse kan sls sammen? Nr det gjelder pkt. 2, skal ansatte som blir direkte berrt av omstillingsprosessen gis spesiell informasjon. I pkt. 5.1 fremgr at det skjer en virksomhetsoverdragelse hvor alle ansatte i de tidligere kommunene overfres til den nye kommunen. Det er nrliggende tro at alle ansatte blir berrt, men dersom det her for eksempel er tenkt p ansatte som i dag er ansatt i et ET samarbeid med ansettelse i begge kommuner, s vil de kanskje vre mer direkte berrt enn andre, da de i utgangspunktet ikke gr over til nye Tjeldsund med hele sin stilling. Disse vil ha behov for spesiell informasjon om hva som tenkes i forhold til deres ansettelse i nye Tjeldsund. Ha en fortsatt fin dag Med hilsen Anita Aarsund Tillitsvalgt

24 file:///h:/k2000tmp/_k2_ _31.htm Page 2 of Econa Tjeldsund kommune Fra: Torbjrn Simonsen [mailto:torbjorn.simonsen@skanland.kommune.no] Sendt: 20. november :55 Til: Bente Pettersen <delta.htv@tjeldsund.kommune.no>; 'anberg4@gmail.com' <anberg4@gmail.com>; 'eliasbalto1@gmail.com' <eliasbalto1@gmail.com>; Sandra Ranang <sandra.ranang@tjeldsund.kommune.no>; Anita Aarsund <anita.aarsund@tjeldsund.kommune.no>; 'aamarkussen@outlook.com' <aa markussen@outlook.com>; Fagforbundet <Fagforbundet@skanland.kommune.no>; Jan Hugo Olsen <JanHugo.Olsen@skanland.kommune.no>; 'Annett Flistad' <annettfloistad@outlook.com>; Ivar Hartviksen <Ivar.Hartviksen@skanland.kommune.no>; Mona Lilleng <Mona.Lilleng@skanland.kommune.no>; Marius Christensen <marius.christensen@gmail.com>; Vera Kingswick <vera.kingswick@skanland.kommune.no>; Postmottak <postmottak@tjeldsund.kommune.no>; Post <Post@skanland.kommune.no> Kopi: Monika Amundsen <monika.amundsen@tjeldsund.kommune.no>; Kristina Lindahl <kristina.lindahl@tjeldsund.kommune.no>; Bjrn Tore Srensen <bjorn.tore.sorensen@skanland.kommune.no>; Lars Edvard Moen <LarsEdvard.Moen@skanland.kommune.no>; Liv Kristin Johnsen <liv.kristin.johnsen@tjeldsund.kommune.no>; Helene Berg Nilsen <helene.nilsen@skanland.kommune.no> Emne: Hring: Omstillingsavtale Hei Vedlagt flger hringsbrev og utkast til Omstillingsavtale Avtalen tas sikte plegges frem for PSU og Fellesnemnda Merk hringsfrist som er 7. desember Med vennlig hilsen/best regards Torbjrn Simonsen Prosjektrdmann Telefon / Nye Tjeldsund

25 Registreres på sak som høringsuttalelse. Med vennlig hilsen/best regards Torbjørn Simonsen Prosjektrådmann Telefon / Fra: Anne Bergersen Sendt: onsdag 6. desember :14 Til: Torbjørn Simonsen Emne: Re: Høring: Omstillingsavtale Hei! Ang. Omstillingsavtalen. pkt. 2. Informasjon Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. arbeidsmiljøloven 4-2 (3). Ansatte som blir direkte berørt av omstillingsprosessen skal gis spesiell informasjon så tidlig som mulig. (hvem har ansvaret for å gi informasjon? nærmeste overordnet? rådmann? - gis informasjon skriftlig og/eller muntlig?) I forbindelse med alle prosjekter som er vedtatt gjennomført, skal informasjon til berørte ansatte vies spesiell oppmerksomhet. For øvrig vises til vedtatt informasjonsstrategi for sammenslåingen. pkt. 5.7 Kompetansetiltak Kompetansetiltak kan tilbys til ansatte som er definert som overtallige. (se pkt.5.8)

26 Kompetansetiltak kan tilbys til ansatte som er definert som overtallige. (se pkt.5.8) 5.8 Sluttvederlag Dersom alle øvrige virkemidler er prøvd, uten at man har funnet en løsning for en ansatt som er definert som overtallig, og arbeidsgiver vurderer det som formålstjenlig, kan det tilbys sluttvederlag for å stimulere til bemanningsmessige tilpasninger. Sluttvederlag kan gis med et beløp som tilsvarer 6 måneders lønn. I spesielle tilfeller inntil 12 måneder. Sluttvederlag er betinget av at den ansatte selv sier opp sin stilling. Som alternativ til sluttvederlag kan tilbys støtte til studier/videreutdanning. (Er dette ikke det samme som kompetansetiltak, pkt.5.7, så bør kompetansetiltak beskrives nærmere; hva som regnes som kompetansetiltak) Beslutning fattes av prosjektrådmannen/rådmannen. Mvh, Anne Bergersen HTV Utdanningsforbundet Tjeldsund 20. november 2017 kl. 13:55 skrev Torbjørn Simonsen <Torbjorn.Simonsen@skanland.kommune.no>: Hei Vedlagt følger høringsbrev og utkast til Omstillingsavtale Avtalen tas sikte på å legges frem for PSU og Fellesnemnda Merk høringsfrist som er 7. desember Med vennlig hilsen/best regards Torbjørn Simonsen Prosjektrådmann Telefon /

27 Retningslinjer for omstilling Revidert etter høringsinnspill. 1

28 Innhold 1. Generelt Avtalens parter Formål Informasjon Innbemanning/håndtering av ledige stillinger/permisjoner Omstillingsutvalg/behandling av ledige stillinger Ansettelse av ledere i nye Tjeldsund kommune Midlertidige ansettelser Permisjoner Virkemidler for å beholde kompetanse Lønnstilskudd Kartlegging av kompetanse Virksomhetsoverdragelse/bemanningsplan/overtallighet Virksomhetsoverdragelse Bemanningsplan Overtallighet Rettskrav/fortrinnsrett Nye stillinger Sluttvederlag Særavtaler Felles arbeidsmarked/lønns- og arbeidsvilkår Varighet

29 1. Generelt 1.1 Avtalens parter Følgende retningslinjer for omstilling er fastsatt av Fellesnemnda. Retningslinjene angir hvordan aktuelle arbeidsgiverpolitiske spørsmål under kommunesammenslåingen skal håndteres. Retningslinjene er forpliktende for Tjeldsund og Skånland kommune. 1.2 Formål Tjeldsund og Skånland kommuner gjorde likelydende vedtak 21. juni 2017 om å slå seg sammen til én kommune fra 1. januar Foreliggende retningslinjer har som formål å sikre en forutsigbar omstillingsprosess for begge kommunenes ansatte som kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene. Retningslinjene skal sikre kapasitet og kompetanse for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne i begge kommunene i omstillingsperioden, og tilrettelegge for bemanning og kompetanse i Tjeldsund kommune etter 1. januar Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. Dette innebærer at disse overordnede føringene vil supplere retningslinjene og gis forrang ved eventuell motstrid. 2. Informasjon Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. arbeidsmiljøloven 4-2 (3). Ansatte som blir direkte berørt av omstillingsprosessen skal gis spesiell informasjon så tidlig som mulig. Informasjonsansvaret tilligger prosjektrådmann/rådmenn å ivareta. I forbindelse med alle prosjekter som er vedtatt gjennomført, skal informasjon til berørte ansatte vies spesiell oppmerksomhet. For øvrig vises til vedtatt informasjonsstrategi for sammenslåingen. 3. Innbemanning/håndtering av ledige stillinger/permisjoner 3.1 Omstillingsutvalg/behandling av ledige stillinger Begge kommunene etablerer fra 1. januar 2018 et felles omstillingsutvalg. Felles omstillingsutvalg består av prosjektrådmannen, begge rådmennene og personalansvarlige fra arbeidsgiversiden. Arbeidstakerrepresentantene i PSU velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansatte i omstillingsutvalget. 3

30 De to kommunene skal ikke utlyse ledige nøkkel-/lederstillinger i de to kommunene før ledige stillinger er behandlet i felles omstillingsutvalg. Dette gjelder leder-/nøkkelstillinger innenfor administrasjon og ledelse, og innenfor ikke stedbundne tjenester i de øvrige tjenesteområdene/sektorene. Omstillingsutvalget skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de to kommunene eller eksternt. Helhetlige løsninger skal vektlegges og suboptimaliseringer og problemoverføringer mellom kommunene skal unngås. Ansettelser i den enkelte kommune skjer i henhold til den enkelte kommunes delegeringsreglement. 3.2 Ansettelse av ledere i nye Tjeldsund kommune Fellesnemnda ansetter ny rådmann. Ansettelse av den nye kommunens øverste ledelse, det vil si rådmannens ledergruppe, skal legges fram til folkevalgt behandling. Ansettelse i leder-/nøkkelstillinger utover toppledergruppen, kan først finne sted etter at nødvendige reglementer (delegeringsreglement, ansettelsesreglement osv) er etablert. Disse tilsettingene er delegert til prosjektrådmann å behandle. 3.3 Midlertidige ansettelser Den enkelte kommune kan innenfor rammen av arbeidsmiljøloven, ansette midlertidig for et tidspunkt frem til 31. desember Midlertidige avtaler som har en varighet utover dette tidspunktet, skal behandles i omstillingsutvalget, jf. punkt Permisjoner Dette punktet omfatter ikke lovbestemte permisjoner, som for eksempel svangerskapspermisjon osv. I avtaleperioden tilstås eventuell permisjon fra den respektive kommune og ikke den enkelte stilling. Ansatte som får innvilget permisjon kan ikke påregne å komme tilbake til samme stilling. Permisjon utover 1. januar 2020 kan ikke påregnes og slike søknader skal behandles i omstillingsutvalget jf. punkt Virkemidler for å beholde kompetanse 4.1 Lønnstilskudd Det kan gis et tidsbegrenset lønnstilskudd for å beholde sentrale nøkkelpersoner frem til 31. desember Dette er et lønnstilskudd for ikke å miste kritisk kompetanse i prosessperioden. Lønnstilskuddet gis selektivt, og er pensjonsgivende. Tilskuddet kan gis som et månedlig beløp eller som en bonus som utbetales etter for eksempel 1. januar Hvem som eventuelt skal omfattes av ordningen besluttes av prosjektrådmann og rådmennene i fellesskap. 4.2 Kartlegging av kompetanse Det er en prioritert oppgave å kartlegge kompetanse og kapasitet innenfor administrasjon og ledelse og ikke-stedbundne tjenester innenfor de øvrige tjenesteområdene/sektorene. Dette arbeidet bør starte så snart som praktisk mulig i 2018, ref prosjektplan for sammenslåingen. 5. Virksomhetsoverdragelse/bemanningsplan/overtallighet 4

31 5.1 Virksomhetsoverdragelse En kommunesammenslåing er å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler. De «gamle» kommunene opphører og det etableres en ny felles kommune. Ved etableringen av den nye kommunen, skjer det en virksomhetsoverdragelse hvor alle ansatte i de tidligere kommunene overføres til den nye kommunen. Ingen ansatte blir sagt opp i forbindelse med kommunesammenslåingen. De ansatte beholder sine lønns- og arbeidsvilkår. 5.2 Bemanningsplan Ny organisasjons- og bemanningsplan er en prioritert oppgave med tidsfrist Fristen er avhengig av at politisk struktur besluttes tilstrekkelig tidlig nok til at fristen er mulig. Ny organisasjons- og bemanningsplan bygges trinnvis fra toppen. 5.3 Overtallighet Overtallighet eksisterer i realiteten ikke før etter 1. januar 2020, med mindre en ny organisasjons- og bemanningsplan for aktuell virksomhet er implementert før dette tidspunktet. Dette kan ikke finne sted før etter at ny bemanningsplan er på plass. Straks en bemanningsplan foreligger og det er kjent at en ansatt vil være definert som overtallig etter 1. januar 2020, skal det gjennomføres en kartleggingssamtale med vedkommende. Formålet med kartleggingssamtalen er å identifisere annet egnet arbeid, basert på vedkommendes kompetanse og erfaring. Den ansatte kan la seg bistå av en tillitsperson ved gjennomføringen av samtalen. I de tilfeller hvor bemanningsplanen medfører dubletter sammenlignet med gjeldende organisasjonsstruktur (for eksempel to økonomisjefer) utarbeides det stillingsprofiler med kompetansekrav. Alle overtallige skal sikres tilbud om annet egnet arbeid i den nye kommunen. 5.4 Rettskrav/fortrinnsrett Når det gjelder topplederstillinger og lederstillinger innenfor administrasjon og ledelse følges ordinære rettskravprinsipper. Dersom en ledig stilling kan være annet, egnet arbeid for flere overtallige, legges kompetanse og personlig egnethet til grunn. Ansiennitet er avgjørende kun under ellers like vilkår. 5.5 Nye stillinger Det skal også utarbeides stillingsprofiler med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisterer i dagens to kommuner. 5.6 Sluttvederlag Dersom alle øvrige virkemidler er prøvd, uten at man har funnet en løsning for en ansatt som er definert som overtallig, og arbeidsgiver vurderer det som formålstjenlig, kan det tilbys sluttvederlag for å stimulere til bemanningsmessige tilpasninger. Sluttvederlag kan gis med et beløp som tilsvarer 6 måneders lønn. I spesielle tilfeller inntil 12 måneder. Sluttvederlag er betinget av at den ansatte selv sier opp sin stilling. 5

32 Evt sluttvederlag kan også ses i sammenheng med situasjon hvor pensjonsalder er nær forestående. Som alternativ til sluttvederlag kan tilbys støtte til studier/videreutdanning. Beslutning fattes av prosjektrådmannen/rådmannen. 6. Særavtaler Alle særavtaler i de to kommunene kartlegges. Utløpstidspunkt må harmoniseres og nye felles avtaler inngås i god tid før 1. januar Felles arbeidsmarked/lønns- og arbeidsvilkår De to kommunene sees på som et felles arbeidsmarked med virkning fra 1. januar Dette innebærer i praksis at kommunene ikke bør konkurrere unødig om arbeidskraften. Lønn og andre goder bør så snart som praktisk mulig harmoniseres. Kommunene har i tilknytning til kap 3 forhandlingene 2017 utvekslet informasjon om lønnsnivåer. I avtaleperioden vil kommunene samarbeide om lokale forhandlinger på en måte som gjør at lønns- og arbeidsvilkår på alle kapittelnivåer, kan harmoniseres så snart som praktisk mulig etter 1. januar Varighet Retningslinjene gjelder fra 1. januar 2018 til og med 31. desember

33 Sak 4/18 POLITISK STRUKTUR - TJELDSUND HØRINGSUTKAST Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/988 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/18 Fellesnemnd Innstilling: 1. Det vises til vedlagt høringsutkast for politisk organisering av Tjeldsund Dokumentet legges ut til offentlig høring i to uker, samt til høringsbehandling i kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland 3. Høringsuttalelsene fra kommunestyrene og allmenheten for øvrig legges fram for fellesnemnda i møtet 22. mars for endelig behandling. Vedlegg: Høringsutkast for politisk organisering av Tjeldsund Bakgrunn: Kommunestyrene vedtok i kommunestyremøter avholdt på Fjelldal samfunnshus henholdsvis sak 31/17 og 34/17 Kommunesammenslåing Skånland og Tjeldsund - Godkjenning av intensjonsavtale og valg av Fellesnemnd mv Fellesnemndas mandat: Fellesnemnda vil blant annet jobbe med å vedta politisk og administrativ organisering: Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering, samt godkjenne detaljerte bemanningsplaner og tilsette lederstillinger i den nye kommunen. Fellesnemnda kan delegere tilsettingsmyndighet til et eget ansettelsesutvalg for øvrige stillinger. Saksutredning: Fellesnemnda opprettet arbeidsutvalg for arbeidet i sak 10/17 POLITISK ORGANISERING I NYE TJELDSUND: 1. Fellesnemnda vedtar å sette ned et arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå dagens politiske organisering i Tjeldsund og Skånland og fremme et forslag til helhetlig politisk struktur/organisering for nye Tjeldsund, basert på Intensjonsavtalens mål og intensjoner for lokaldemokrati. 2. Arbeidsutvalget består av de samme medlemmene som er valgt som politiske representanter i PSU. Fungerende prosjektleder eller den han utpeker fungerer som sekretær for utvalget. 3. Arbeidsutvalget skal fremlegge sin anbefaling innen Medlemmer i arbeidsutvalget har vært Liv Kristin Johnsen, Helene Berg Nilsen, Einar Aune og Ove Berg, med personlige varamedlemmer: Gunhill Andreassen, Odd Are Hansen, Christine Killie og Lill Grete Bakkland Side 6 av 14

34 Sak 4/18 Arbeidsutvalget har hatt 3 møter og sett på alternative måter å organisere politisk hovedmodell på. På bakgrunn av dette er det utarbeidet et utkast til politisk organisering for Tjeldsund kommune Arbeidsutvalgets rammer for arbeidet samt vurderinger er beskrevet i vedlagt høringsutkast. For at fellesnemnda skal få et bredest mulig beslutningsgrunnlag før endelig behandling foreslår arbeidsutvalget at utkastet sendes ut på offentlig høring før de respektive kommunestyrene får uttale seg til forslaget. Høringsuttalelsene og vedtakene i kommunestyrene framlegges så for fellesnemnda før endelig beslutning fattes. Prosjektrådmannens vurdering: Skånland og Tjeldsund kommuner har forskjellig politisk organisering i dag. Når disse to kommunene skal bli en kommune er det viktig at den nye kommunen har en politisk struktur som legger forholdende til rette for en framtidsrettet organisasjon som i sin strategiske planlegging, økonomiforvaltning og tjenesteutvikling og -ytelse klarer å møte utfordringer og muligheter som ligger foran oss. Prosjektrådmannen fremmer følgende innstilling: 1. Det vises til vedlagt høringsutkast for politisk organisering av Tjeldsund Dokumentet legges ut til offentlig høring i to uker, samt til høringsbehandling i kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland 3. Høringsuttalelsene fra kommunestyrene og allmenheten for øvrig legges fram for fellesnemnda i møtet 22. mars for endelig behandling. Side 7 av 14

35 Politisk organisering Tjeldsund 2020 Høringsutkast av Fellesnemnda Tjeldsund 2020

36 Innhold 1. Innledning Gjeldende organisering: Rammer for organisering intensjonsavtalen og lovverket Framtidig organisering Hva skal særprege nye Tjeldsund - Hvordan bygge den nye kommunen? Formannskapet Kontrollutvalget Partssammensatt utvalg Levekårsutvalg Rådgivende organ Ungdomsråd Eldreråd Rådet for funksjonshemmede Aktivt lokaldemokrati / kommunedelsutvalg Kommunedelsutvalg Lokaldemokratiprosjektet Skisse til styringsmodell

37 1. Innledning Kommunestyrene i Skånland og Tjeldsund vedtok i kommunestyremøtene henholdsvis kstyresak 68/16 og 85/16 å slå seg sammen. Kommunestyrene vedtok i kommunestyremøter avholdt på Fjelldal samfunnshus henholdsvis sak 31/17 og 34/17 Kommunesammenslåing Skånland og Tjeldsund - Godkjenning av intensjonsavtale og valg av Fellesnemnd mv Fellesnemndas mandat: Fellesnemnda vil blant annet jobbe med å vedta politisk og administrativ organisering: Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering, samt godkjenne detaljerte bemanningsplaner og tilsette lederstillinger i den nye kommunen. Fellesnemnda kan delegere tilsettingsmyndighet til et eget ansettelsesutvalg for øvrige stillinger. Fellesnemnda opprettet arbeidsutvalg for arbeidet i sak 10/17 POLITISK ORGANISERING I NYE TJELDSUND: 1. Fellesnemnda vedtar å sette ned et arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå dagens politiske organisering i Tjeldsund og Skånland og fremme et forslag til helhetlig politisk struktur/organisering for nye Tjeldsund, basert på Intensjonsavtalens mål og intensjoner for lokaldemokrati. 2. Arbeidsutvalget består av de samme medlemmene som er valgt som politiske representanter i PSU. Fungerende prosjektleder eller den han utpeker fungerer som sekretær for utvalget. 3. Arbeidsutvalget skal fremlegge sin anbefaling innen Medlemmer i uvalget har vært Medlem: Fra Tjeldsund Liv Kristin Johnsen Ove Berg Fra Skånland Helene Berg Nilsen Einar Aune Varamedlem: Gunhill Andreassen Lill Grete Bakkland Odd Are Hansen Christine Killie Dessuten prosjektrådmann Torbjørn Simonsen. Liv Marit Torbergsen har fungert som sekretær for utvalget. Fellesnemnda legger frem høringsutkast med forslag til prinsipper for overordnet politisk struktur og skisse for hvordan organiseringen skal være for nye Tjeldsund for kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland. Etter at kommunestyrene i de to kommunene har behandlet saken, vil fellesnemnda få saken til ny behandling, slik at nemnda kan konkludere Gjeldende organisering: Kommunene har i dag forskjellig politisk og administrativ organisering. 3

38 Politisk organisering Tjeldsund kommune

39 Den største forskjellen i politisk struktur er at Skånland valgte å videreføre planutvalget etter endring i Plan og bygningsloven (PBL) i 2008 selv om utvalget ikke lenger var lovpålagt. Planutvalget behandler saker etter PBL, jordloven, konsesjonsloven og skogbruksloven. Tjeldsund valgte å la formannskapet behandle saker etter disse lovene. Utvikling i Plan-og bygningsloven PBL av 1985 Bygningsråd (lovpålagt organ for byggesaker). Behandling av søknader om byggetillatelse Kontroll med byggearbeider, besiktigelse. Utferdigelse ferdigattest PBL av 1992 Bygningsråd ikke lenger lovpålagt organ. Bygningsrådets oppgaver kan delegeres til rådmannen Planutvalg (lovpålagt organ for plansaker og dispensasjoner) PBL av 2008 Planutvalg ikke lenger lovpålagt organ. Planutvalgets tidligere oppgaver kan ivaretas av formannskapet eller rådmannen (ikke prinsipielle saker, jf. kl 23) 5

40 2. Rammer for organisering intensjonsavtalen og lovverket I intensjonsavtalen som Tjeldsund og Skånland inngikk er det gitt noen premisser for politisk organisering nedfelt under to punkter i avtalen (punktene 2 og 7). Arbeidet tar utgangspunkt i disse føringene. Under punkt 7. Lokaldemokrati er følgende intensjoner nedfelt: Intensjoner og prinsipper for politisk organisering: Nytt kommunestyre skal ha 21 representanter Formannskap med 7 medlemmer En videre politisk organisering som gjør at samtlige kommunestyrerepresentanter skal være involvert i politisk arbeid. Det skal etableres organer for nærdemokrati med kommunedelsutvalg etter modell slik Harstad/Bjarkøy gjennomførte sammenslåingen. Politisk ledelse og styring skal være brukerorientert, og fokuserer på beslutninger av prinsipiell betydning. Politisk nivå har ansvar for strategisk utvikling av den nye kommunen. Intensjonene for politisk organisering sikrer målsetting 2.3. Med unntak av formannskap, kontrollutvalg og administrasjonsutvalg er ikke politiske utvalg under kommunestyret obligatorisk, jf. kommuneloven. Begrunnelsen for å ha utvalg er: - Behov for arbeidsdeling og spesialisering for de folkevalgte - Mulighet for bred og dyp deltakelse i pågående politiske beslutningsprosesser - Behov for raskere og grundigere behandling på spesifikke områder Lovpålagte organ: Etter kommuneloven Formannskap KL 8 (alle må sitte i kommunestyret) Kontrollutvalg KL 77 (minst 1 må sitte i kommunestyret) Partssammensatt utvalg KL 25 (kommunestyret selv velger kommunens representanter) Ny bestemmelse i kommuneloven 10 b, sannsynligvis fra 2019: Råd for eldre og personer med funksjonsnedsettelse skal velges, jfr gjeldende lovverk i dag, råd for ungdom eller tilsvarende representasjonsordninger for ungdom kan opprettes Etter andre lover: Klageutvalg (forvaltningsloven) Valgstyre (valglova) Eldreråd (særlov) - lovhjemmel flyttes over til kommuneloven, tidspunkt for iverksettelse ikke vedtatt Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne (særlov) lovhjemmel flyttes over til kommuneloven, tidspunkt for iverksettelse ikke vedtatt 6

41 3. Framtidig organisering 3.1. Hva skal særprege nye Tjeldsund - Hvordan bygge den nye kommunen? Målsettinger i intensjonsavtalen: Den nye kommunen vil utnytte beliggenhet som ett av sine strategiske fortrinn. Den nye kommunen skal være det esentral foretrukne alternativet som bo-, arbeids- og service område mellom byene Narvik og igital Harstad. Skånland og Tjeldsund kommune har gode og desentraliserte tjenester i dag og disse skal videreutvikles og profileres som positivt grunnlag og virkemiddel for økt bolyst og næringsetableringer i hele kommunen. Den nye kommunen legger opp til høy grad av brukermedvirkning og innbyggerinvolvering, og det skal utvikles gode kommunikasjonsstrategier rettet mot innbyggerne. Den nye kommunen skal prioritere digitale tjenester og e- kommunikasjon. Den nye kommunen vil i tiden frem til kommunene blir slått sammen fra starte samkjøring av kommunal planstrategi og kommunalt planverk. ffektivt tjenestetilbud lektrisk Intensjonsavtalens punkt viser hvordan målsettingene foreløpig er konkretisert: 2.1 Yte gode tjenester til innbyggerne. a. Innbyggerne skal etter en sammenslåing ha gode tjenester fra kommunen. Folkehelseperspektivet skal ligge til grunn for all aktivitet administrativt og politisk. b. Kommunale tjenester skal sikres gjennom tilstrekkelig kapasitet innenfor de ulike tjenesteområdene, relevant kompetanse med større fagmiljøer, god ledelse samt god internkontroll. c. Kommunens tjenester skal oppfattes som naturlig tilrettelagt, gjennom objektivitet, nærhet og felles identitet. d. Kommunens tjenester skal harmoniseres gjennom felles kvalitets- og tildelingskriterier/ standarder. 2.2 Ha god tilgjengelighet til kommunen a. Nærhet til innbyggerne vil vektlegges. Innbyggerne skal oppleve et eierskap til den nye kommunen (legitimitet), få god service og det skal være korte beslutningsveier/-linjer. b. Tilgjengelighet vil i framtiden ha et annet innhold på grunnlag av teknologiske tjenester enn det som er i dag. Digitalisering blir et prioritert satsningsområde. c. Eksisterende bygningsmasse/infrastruktur skal utnyttes, hvilket innebærer at design og struktur på kommunens tjenester og funksjoner skal tilpasses dette. 7

42 d. Desentraliserte tjenester skal videreføres. 2.3 Ha et levende lokaldemokrati a. Høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer, herunder å etablere 4 kommunedelsutvalg (ref Harstad/Bjarkøy). b. Sikre innbyggerne god og reell innflytelse via valg. c. Korte beslutningsveier. d. Utvikle gode systemer og kulturer for innbyggerdeltakelse og brukermedvirkning. e. Sikre for et godt engasjement blant innbyggerne rundt kommune og lokalpolitikk. 2.4 Skape vekst og utvikling a. Sikre en god og hensiktsmessig kommunikasjon internt i kommunen. b. Legge til rette for bærekraftig utvikling og vekst i hele kommunen for å opprettholde bosetting og sikre arbeidsplasser og kompetanse. c. Legge til rette for spredt boligbygging i den nye kommunen. Tilrettelegging av kommunale tomtefelt må tilpasses og skje i forhold til vekst i næring/virksomheter og etterspørsel generelt. 2.5 Ha økonomisk sunn drift a. Effektiviseringsgevinster som oppstår når to kommuner blir til en skal benyttes til å gi bedre tjenester for innbyggerne, samt legge til rette for vekst og utvikling. b. Organisering og dimensjonering av de kommunale tjenestene skal skje innenfor den til enhver tid disponible økonomiske ramme. c. Skånland og Tjeldsund skal i fellesskap gjennomgå økonomiplanene med sikte på å omforene og gjennomføre hensiktsmessige investeringer som den nye kommunen kan bygge videre på. For å oppfylle målsettingene må vi bla: Utfordre organisasjonen, tørre og tenke nye tanker Bygge fleksibel løsninger Samfunns- og bygdeutvikling i hele kommunen Synliggjøre for innbyggerne i hele kommunen - at de får bedre løsninger i en større kommune Saksbehandle / utrede der innbyggerne er, og hvor produksjonen skjer saksbehandlerne drar ut og møter folk, innbyggerne slipper å kaste bort tid på reisevei. Saksbehandling preges av at saksbehandlerne ser muligheter og veileder dem som søker om tjenester / tillatelser til å omformulere søknaden slik at den kommer innefor regleverk og gitte dispensasjoner i stedet for å innstille på avslag på søknaden. Samhandling og brukerdeltakelse Desentralisert kommune struktur der tjenester og tilbud er der folk bor. Politisk og administrativ organisering må tilpasses for å gjøre det mulig. Hvilke premisser bør Tjeldsund kommunes politiske organisering bygges på fra for å nå vår visjon? 8

43 1. Videreføre / -utvikle Tjeldsund kommunes politiske struktur / organisering? 2. Videreføre/ -utvikle Skånland kommunes politiske struktur / organisering? 3. En alternativ organisering som tar opp i seg og er rigget til å møte den utviklingen vi ser komme og som ivaretar de intensjoner som kommunestyrene har lagt i Intensjonsavtalen? Fellesnemnda legger fram et forslag som tar utgangspunkt i tilnærming 3 av flere grunner: 1. Samfunnsutviklingen som Tjeldsund selv utgjør, kombinert med en besluttet og planlagt utbygging i næringsliv og offentlige arbeidsplasser og en storstilt utbygging av infrastruktur i regionen, øker behovet for en koordinert og helhetlig politisk styring innen økonomi, planlegging, næring og utvikling. Det nødvendig å legge forholdene til rette for at formannskapet kan være det styrings- og samfunnsutviklingsorganet som formannskapet bør og skal være. Formannskapet får dermed rollen som økonomiutvalg, planutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg og valgstyre. 2. Fellesnemnda ser behovet for et nytt fagpolitisk organ levekårsutvalg. Utfordringene vi skal møte er store og kompliserte innenfor folkehelse, oppvekst, tidlig innsats og forebygging tidlig i livsløpet. Innenfor helseområdet skal en betydelig økning av eldre ivaretas. Det vil da være nyttig å være politisk rigget slik at helhetlig og tverrfaglig innsats og tjenester kan møte en politisk arena som er tettere på og tidlig i politiske beslutningsprosesser. Et levekårsutvalg vil kunne avlaste formannskapet og kommunestyret. 3. Synliggjøre og tydeliggjøre de rådgivende organene, der ungdomsråd/ungdommens kommunestyre, i tillegg til eldreråd og råd for funksjonshemmede fortsatt har direktelinje inn i kommunestyret med møte-, tale- og forslagsrett.. 4. Utvikling av nærdemokratiet var et av premissene i intensjonsavtalen. Kommunedelsutvalgene vil kunne utgjøre viktige roller som høringsorganer på hele det kommunale samfunnsoppdraget og tjenestespekteret. Kommunedelsutvalgene vil også kunne være viktige som rekrutteringsarena for politisk deltakelse og engasjement. Nye Tjeldsund har utvikling av hele kommunen i fokus og kommunedelsutvalgene vil være særdeles viktig innenfor steds- og nærmiljøutviklingen Formannskapet I henhold til intensjonsavtalen skal formannskapet i Tjeldsund 2020 ha 7 medlemmer. Fellesnemnda foreslår at formannskapet fungerer som planutvalg etter PBLs 3-3, som i dagens Tjeldsund. Bygningsråd/planutvalg har ikke vært lovpålagt etter at Plan og bygningsloven ble endret i 1992 / 2008, og mange kommuner har som Tjeldsund valgt å la formannskapet fylle rollen som planutvalg. Fellesnemnda ser fordelen med at formannskapet gis et samlet ansvar for alle plansaker som behandles etter plan- og bygningsloven. Dette gjelder ikke bare kommunal planstrategi og 9

44 den overordnede kommuneplanens samfunnsdel og arealdel, men også kommunedelplaner og juridisk bindende reguleringsplaner (områdereguleringer og detaljreguleringer). I sin vurdering har fellesnemnda lagt vekt på muligheten dette gir for økt samordning og styringskraft for formannskapet som organ. Med i vurderingen er det også lagt vekt på at mange arealplaner har en ikke ubetydelig økonomisk side som bør ivaretas av formannskapet som har et lovpålagt ansvar for kommunens samlede økonomi. Formannskapet vil da være kommunestyrets økonomiutvalg, planutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg og valgstyre. Man vil få et uvalg med et helhetlig ansvar for strategisk planlegging for utvikling av Tjeldsund for framtida, og som behandler saker som vedrører økonomi, plan, utvikling, næring, og innstiller til KST. Ved at formannskapet kan benytte de verktøy som ligger i ansvar for økonomi, plan og næring har de mulighet for å være et strategisk og framtidsrettet utvalg. Det vil styrke mulighetene for å oppfylle intensjonsavtalens målsettinger om å utnytte beliggenhet som ett av sine strategiske fortrinn for å gjøre den nye kommunen til det foretrukne alternativet som bo-, arbeids- og service område mellom byene Narvik og Harstad Kontrollutvalget Kontrollutvalg skal forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalget er lovpålagt, jfr kommunelovens 77. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. Tjeldsund kommune har i dag tre medlemmer som fastsatt i lovens minstenorm, Skånland kommune har fra 2015 hatt 5 medlemmer. Intensjonsavtalen bygger på at kontrollutvalget i Tjeldsund 2020 skal ha 5 medlemmer. Fellesnemnda anbefaler at 2 av dem velges blant kommunestyrets medlemmer Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg (PSU) / administrasjonsutvalg opprettes av kommunestyret i medhold av kommuneloven 25, jf. Hovedavtalen del B 4, og behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Fellesnemnda opprettet eget PSU i sak 2/17 og vedtok reglement for utvalget i sak 8/17. Tjeldsunds administrasjonsutvalg består av formannskapets 5 medlemmer samt 2 medlemmer fra arbeidstakersiden. Skånlands administrasjonsutvalg har 5 medlemmer fra kommunestyret samt 2 representanter fra de ansatte. De ansattes medlemmer utpekes av og blant de ansattes organisasjoner i henhold til hovedavtalens bestemmelser. De politisk oppnevnte representantene er valgt for hele valgperioden. Fellesnemnda anbefaler hovedtrekkene for PSUs arbeidsområde videreføres: Utvalget skal foreslå og behandle overordnende retningslinjer for kommunens personalpolitikk. Eksempler kan være tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv, og kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak i kommunen. Utvalget skal også behandle reglementer innenfor personalområdet, og behandle enkeltsaker av prinsipiell karakter. 10

45 Fellesnemnda anbefaler at PSU skal ha 5 politisk valgte representanter fra kommunestyret, samt at 2 medlemmer utpekes av og blant de ansattes organisasjoner i henhold til hovedavtalens bestemmelser Levekårsutvalg Målsettingene i intensjonsavtalen framhever at Skånland og Tjeldsund kommune har gode og desentraliserte tjenester i dag og disse skal videreutvikles og profileres som positivt grunnlag og virkemiddel for økt bolyst og næringsetableringer i hele kommunen. For å videreutvikle våre desentraliserte tjenester, samt ha ansvar for driften av eksisterende tjenester anbefaler fellesnemnda at man oppretter et nytt utvalg - levekårsutvalget. «Kommunestyret kan selv opprette faste utvalg for kommunale formål eller for deler av den kommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer.» (kommuneloven 10 nr.1) «Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov.» (kommuneloven 10 nr.2). Levekårsutvalget kan avlaste formannskap og kommunestyre i saker som angår folkehelse, barnehage, skole, helse, helse- og omsorg, sosialtjeneste og kultur. Et eget utvalg for å håndtere driften av tjenestene gir større mulighet til fordypning i og grundig behandling av saker som vedrører områdene, noe som vil være en nødvendighet for å iverksette tiltak for å bedre oppvekstvilkår for barn og unge samt møte utviklingen med en stadig eldre befolkning. Arbeidsoppgaver for det nye utvalget kan bla være: være ansvarlig for tjenesteutvikling, samordning og planlegging av drift og forvaltning innen virksomhetsområdene folkehelse, skole, barnehage og kultur samt forebyggende, kurativt og rehabiliterende arbeid for fagenhetene helse, helse- og omsorg og sosial. legge forholdene til rette for kulturelle aktiviteter, friluftsliv og ivaretaking av kulturminner i kommunen. ha koordinerende ansvar for saker som behandles i eldreråd, rådet for funksjonshemmede, overformynderiet og andre råd, utvalg og stiftelser innenfor utvalgets ansvarsområde Utvalget bør ha beslutningsmyndighet innenfor budsjettets rammer for overstående sektorer, samt innstille til kommunestyret i saker innenfor eget ansvarsområde og til formannskapet i saker som innebærer økonomiske konsekvenser. Fellesnemnda anbefaler at utvalget har 7 medlemmer, valgt blant kommunestyrets representanter 11

46 3.6. Rådgivende organ Ny pargraf i kommuneloven, tilføyd ved lov 16 juni 2017 nr. 62 (ikr. fra den tid Kongen bestemmer) vil være styrende for lovpålagte, rådgivende organ. Vedtatt, ikke ikrafttrådt paragraf lyder som følger: 10 b. Råd for eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom 1. Kommunestyret og fylkestinget skal selv velge et eldreråd og et råd for personer med funksjonsnedsettelse. Flertallet av medlemmene i eldrerådet skal på valgtidspunktet ha fylt 60 år. 2. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv velge et ungdomsråd. Ungdomsrådet skal ha en valgperiode på inntil to år. Medlemmene i ungdomsrådet skal på valgtidspunktet ikke ha fylt 19 år. 3. Rådene er rådgivende organer for kommunen eller fylkeskommunen og har rett til å uttale seg i saker som gjelder henholdsvis eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom. 4. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv etablere en annen medvirkningsordning for ungdom enn et ungdomsråd. Andre ledd andre og tredje punktum og tredje ledd gjelder tilsvarende for funksjonstiden og oppgavene til en slik annen medvirkningsordning og valgperioden for representanter til ordningen. 5. Departementet gir forskrift om oppgaver, organisering og saksbehandling for rådene og en annen medvirkningsordning for ungdom Ungdomsråd Tjeldsund kommune har ungdomsråd med 2 representanter med møte- og talerett i kommunestyret. Ungdomsrådet har 7 faste medlemmer og 2 varamedlemmer. Barne- og ungdomslederen i kommunen er veileder for ungdomsrådet. Veilederen kaller inn til møter. Det gjennomføres faste møter i forkant av hvert kommunestyremøte og i tillegg har rådet møter som er tilknyttet prosjekter og arrangementer. Skånland kommune har hatt ungdomsråd, men det er ikke lenger aktivt. Ordningen fungerer godt i Tjeldsund, og anbefales videreført dersom det ikke framkommer nye former for medvirkningsordninger gjennom lokaldemokratiprosjektet. Ungdomsrådets representanter har møte-, tale- og forslagsrett i kommunestyret i saker som gjelder ungdom Eldreråd Skånland kommune har et eldreråd med en representant fra hver pensjonistforening, samt en representant oppnevnt av kommunestyret, totalt 5 representanter. Ordfører er representant oppnevnt av kommunestyret, og gir nødvendig politisk forankring. Eldrerådets leder/representant for eldrerådet har møte, tale og forslagsrett i kommunestyret. Eldrerådet i Tjeldsund har 5 faste medlemmer med varamedlemmer. Ordfører + 1 medlem + 3 medlemmer fra pensjonistforeninger/tilsvarende fora. Eldrerådet har møte- og talerett. Rådet er lovpålagt. Det anbefales at eldrerådet utvides med tre medlemmer, totalt 8, slik at alle pensjonistforeningene kan bære representert, og videreføres med møte-, tale- og forslagsrett i kommunestyret i saker som gjelder eldre. 12

47 Rådet for funksjonshemmede Skånland kommune har 3 medlemmer i Rådet for funksjonshemmede, to politisk oppnevnte og en fra NFPU. Tjeldsund har felles råd med Evenes, hvorav to representanter fra Tjeldsund. Tjeldsund kommune har 2 medlemmer i rådet for funksjonshemmede. Rådet for funksjonshemmedes leder/representant for rådet har møte, tale og forslagsrett i kommunestyret i Skånland, møte og talerett i Tjeldsund. Rådet er lovpålagt. Det anbefales at rådet for funksjonshemmede utvides med to medlemmer, 4 politisk oppnevnte representanter og 1 representant fra brukerforeninger, totalt 5 medlemmer. Også i Rådet for funksjonshemmede bør ordføreren være et av medlemmene. Ordningen med møte-, taleog forslagsrett i kommunestyret i saker som gjelder personer med funksjonsnedsettelse videreføres Aktivt lokaldemokrati / kommunedelsutvalg I henhold til intensjonsavtalens punkt 2.3 skal Tjeldsund 2020 ha a) Høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer, herunder å etablere 4 kommunedelsutvalg (ref Harstad/Bjarkøy). b) Sikre innbyggerne god og reell innflytelse via valg. c) Korte beslutningsveier. d) Utvikle gode systemer og kulturer for innbyggerdeltakelse og brukermedvirkning. e) Sikre for et godt engasjement blant innbyggerne rundt kommune og lokalpolitikk Kommunedelsutvalg I avtalen ligger det at nye nærdemokratiske ordninger skal etableres for å styrke lokaldemokratiet og sikre lokal påvirkning av innbyggere i deres bo-område. Opprettelse av kommunedelsutvalg kan bidra til: Opprettholde nærheten til politiske beslutningstakere Økt deltakelse Bedre lokalt tilpassede beslutninger Fremme stedstilknytning og lokal identitet Utforme et styringssystem som kobler mellom nærdemokratiske ordninger og kommunestyret Kommunedelsutvalgene kan navngis etter skolekretsene; Ramsund, Kongsvik, Skånland. I Tjeldsund nord vil det være to skolekretser Grov og Sandstrand, der begge inngår i navnet: Grov/Sandstrand. Representantene for kommunedelsutvalget velges for 4 år av gangen og følger kommunevalget. Representantene er direktevalgte, med like mange varamedlemmer i rekkefølge. Valgbar er alle personer over 18 år med bostedsadresse innenfor gjeldende kommunedel og som har bekreftet at de stiller til valg Det utarbeides egne valglister hvor organisasjoner, lag, foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner kan inngi forslag. Listene legges ut i valglokalene i kretsen det enkelte kommunedelsutvalget har. Alle listene legges ut i lokaler der det foregår sentral forhåndsstemming. Ved lokal forhåndsstemming medbringes kun listene for gjeldende krets. 13

48 Det tas sikte på at man ved sammensetning av utvalgene får en bred representasjon fra alle / de fleste bygdene i kretsen. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Hvert kommunedelsutvalg har 5 medlemmer. Kommunestyre- og vararepresentanter har ikke anledning til å være medlem i kommunedelsutvalgene. Kommunedelsutvalgene skal bidra til en helhetlig og koordinert samfunnsutvikling i nye Tjeldsund Hvilke oppgaver kan kommunedelsutvalget ha? Høringsinstans (rådgivende) Uttalelse/medvirkning tidligst mulig i en utrednings- /arbeidsprosess for plansaker og andre saker som spesielt berører kommunedelsutvalgets område Ivareta og fremme lokalområdets interesser overfor kommunens politiske organer. Være kontaktledd mellom den kommunale forvaltning og lokalmiljøet. Samfunnsutvikling utarbeide strategier og foreslå organisering for å bedre tjenestene, søke prosjektmidler til utvikling av lokalsamfunnet, etablere prosjekter. (initierende) Ordningen må evalueres jevnlig og videreutvikles. Suksesskriterier / forutsetninger: o Forankring og kobling til det representative demokratiet (folkevalgte; kommunestyre, formannskap og levekårsutvalg) o Tydelig ansvar og myndighet og ressurser til å forestå oppgavene o Ressurser: møtelokaler og sekretærressurs med rett kompetanse o Tydelige forventninger og rolleavklaringer o Deltakelse må ha en effekt og synliggjøres o Saker må være relevante for innbyggerne o Mange og åpne kanaler for kommunikasjon og medvirkning o Identitet: lokal stedsidentitet, o Stedsanalyse som utgangspunkt for rekruttering og arbeidsplaner o Samtidig ikke bidra til segmentering av gamle mønstre Kommuneutvalgsråd: Sammensatt av ledere i hvert kommunedelsutvalg, samt ordfører og rådmannen eller den han bemyndiger. Nestlederne er vararepresentant. Kommuneutvalgsrådet er en arena for utveksling av erfaringer, samordning og idemyldring. Rådet har møte minimum 2 ganger årlig, og ellers ved behov. Rådets medlemmer har møte og talerett i kommunestyret i henhold til reglementet. Rådet har ikke myndighet til å sile saker fra kommunedelsutvalgene. 14

49 Lokaldemokratiprosjektet Fellesnemnda vedtok høsten 2017 å søke Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) om deltakelse i «Prosjekt fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet». Nye Tjeldsunds lokaldemokratiprosjekt skal være rettet mot ungdom og medvirkning i lokaldemokratiet herunder etablering av ungdommens kommunestyre, ungdomsråd og digitalisering av kommunikasjonsformer og kommunikasjonsplattformer i et fremtidsperspektiv. KMD har godkjent prosjektet og gitt kr i prosjektstøtte til gjennomføringen. Prosjektgruppe er nedsatt og er nå i oppstartfasen. Prosjektgruppen består av barne- og ungdomsleder Tjeldsund Linn-Eva Sæther, kultur- og folkehelsekoordinator Tjeldsund Silje Elvenes Liseth, kultur- og folkehelsekoordinator Skånland Janne Johansen og fagsjef for oppvekst Skånland Trude Hagland. Gruppen skal utvides med ungdomsrepresentanter og representanter fra Fellesnemnda. Prosjektgruppen har gitt prosjektet følgende navn «Lokaldemokrati UNG». Prosjektet skal være en del av hovedprosjektet som går på å styrke lokaldemokratiet. Målet med dette prosjektet er å få ungdommens syn og perspektiver inn i kommunens samfunnsutvikling og drift, og dette vil være en stor styrke i fremtidens nye Tjeldsund. Det er overensstemmende med Intensjonsavtalens føringer. Prosjektgruppen ser og muligheten for å knytte ungdomsrådet opp mot kommunedelsutvalgene. 15

50 4. Skisse til styringsmodell Intensjonsavtalen legger føringer for at alle 21 representantene skal være involvert i politisk arbeid. Politisk organisering Styrende organ Rådgivende organ Kommunestyret 21 representanter Eldreråd Kontrollutvalg 5 repr., 2 fra KST Formannskapet 7 representanter Økonomiutvalg, planutvalg, næringsutvalg, klientutvalg, klageutvalg, valgstyre Råd for funksjonshemmede Ungdomsråd Ungdommens kommunestyre Partssammensatt utvalg representanter AMU Levekårsutvalg 7 representanter Nærdemokratiske organer (også rådgivende) Kommuneutvalgsråd Kommunedelsutvalg Kongsvik Kommunedelsutvalg Ramsund Kommunedelsutvalg Evenskjer Kommunedelsutvalg Grov/ Sandstrand Fellesnemndas høringsutkast gjelder bare hovedstrukturen i den nye kommunen. Det vil bli opprettet et påfølgende politisk delprosjekt som skal jobbe videre med politisk organisering, basert på den vedtatte hovedstrukturen. Dette prosjektet skal blant annet utrede følgende forhold: 16

51 - Reglementer, herunder godtgjøringsreglement - Øvrig utvalgs- og nemndsstruktur - Delegasjon av myndighet - Forberedelser til kommunestyrevalget

52 Sak 5/18 FASTSETTELSE AV DET SAMISKE NAVNET PÅ TJELDSUND KOMMUNE Saksbehandler: Torbjørn Simonsen Arkiv: 003 Arkivsaksnr.: 17/1342 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/18 Fellesnemnd Innstilling: 1. Fellesnemnda viser til endelig tilrådning fra Sametinget v/nordsamisk stedsnavnkonsulent dat Fellesnemnda vedtar at samiske parallellnavn på Tjeldsund skal være Dielddanuorri og på Tjeldsund kommune skal være Dielddanuori suohkan. 3. Fellesnemnda ber Kommunal- og moderniseringsdepartementet å godkjenne samisk parallellnavn på Tjeldsund og Tjeldsund kommune, jf punkt 2. Vedlegg: Prosjektrådmannens anmodning om tilrådning på det samiske navnet Tilrådning fra Kartverket, navneansvarlig for Nord-Norge Tilrådning fra Sametinget v/ nordsamisk stedsnavnkonsulent Bakgrunn/saksutredning: Fellesnemnda for sammenslåingen av Tjeldsund og Skånland kommuner til Tjeldsund kommune fra , vedtok i møte 11. oktober under sak 19/17 å igangsette prosess for å fastsette det samiske navnet på Tjeldsund kommune. Kommunestyrene har i felles intensjonsavtale vedtatt følgende: Navnet på kommunen skal være Tjeldsund kommune. Det skal være både norsk og samisk navn på den nye kommunen (punkt 3 i intensjonsavtalen). Kartverkets navneansvarlig for Nord-Norge har gitt sin vurdering og Sametinget v/ nordsamisk stedsnavnkonsulent har gitt følgende endelige tilrådning dat : Dárogiel namma Sámegiel namma Tjeldsund Dielddanuorri Navnet i nominativ Tjeldsund kommune Dielddanuori suohkan Dielddanuori i genitiv, brukes i sammensetninger som Tjeldsund kommune, Tjeldsunds ordfører, Tjeldsunds kommunestyre Side 8 av 14

53 Sak 5/18 Den videre prosess er at Fellesnemnda fatter endelig vedtak og at saken deretter oversendes Kommunal- og moderniseringsdepartementet for godkjennelse av det samiske parallellnavnet på Tjeldsund og Tjeldsund kommune. Prosjektrådmannens vurdering: Prosjektrådmannen viser til saksutredningen og foreliggende anbefalinger og foreslår at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Fellesnemnda viser til endelig tilrådning fra Sametinget v/nordsamisk stedsnavnkonsulent dat Fellesnemnda vedtar at samiske parallellnavn på Tjeldsund skal være Dielddanuorri og på Tjeldsund kommune skal være Dielddanuori Suohkan. 3. Fellesnemnda ber Kommunal- og moderniseringsdepartementet å godkjenne samisk parallellnavn på Tjeldsund og Tjeldsund kommun, jf punkt 2. Side 9 av 14

54 Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 17/ PRO//TS Saksbehandler:Torbjørn Simonsen tlf Sametinget Kartverket, att navneansvarlig Nord-Norge EVENSKJER, FASTSETTELSE AV DET SAMISKE NAVNET PÅ TJELDSUND KOMMUNE Fellesnemnda for sammenslåingen av Tjeldsund og Skånland kommuner til Tjeldsund kommune fra , vedtok i møte 11. oktober under sak 19/17 å igangsette prosess for å fastsette det samiske navnet på Tjeldsund kommune. Kommunestyrene har i felles intensjonsavtale vedtatt følgende: Navnet på kommunen skal være Tjeldsund kommune. Det skal være både norsk og samisk navn på den nye kommunen (punkt 3 i intensjonsavtalen). Med henvisning til dette anmodes stedsnavntjenesten for nordsamiske navn om tilrådning på det samiske navnet på Tjeldsund kommune. Undertegnede er bemyndiget til å koordinere sammenslåingsprosessen og eventuelle spørsmål rettes hertil. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke håndskrevet signatur. Torbjørn Simonsen Prosjektrådmann nye Tjeldsund Kopi til: Skånland kommune Tjeldsund kommune

55 Hei Kan dere arkivere dette på sak 17/1342? Torbjørn Fra: Aud Kirsti Pedersen Sendt: onsdag 22. november :20 Til: Torbjørn Simonsen Kopi: Finn ørnes Per Ove Røkke Eriksen, Ardis Ronte Emne: 12/ Fastsettelse av det samiske navnet på Tjeldsund kommune Fellesnemnda for sammenslåing av Tjeldsund og Skånland kommuner v/ Torbjørn Simonsen Navn på kommuner skal vedtas av Kongen i statsråd, så en søknad om nytt kommunenavn skal sendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Primærnavnet som kommunenavnet tar utgangspunkt i, er et naturnavn, som på norsk har navnet Tjeldsundet (skrivemåtestatusen er vedtatt etter lov om stadnamn i navnesak 2/1992, vedtaksdato , vedtaksorgan Statens kartverk). Det samiske parallellnavnet Dielddanuorri har også skrivemåtestatus vedtatt, og skrivemåten er fastsatt av Statens kartverk i navnesak 19/2012, vedtaksdato Lov om stadnamn 4, andre ledd sier at «Når det same namnet er brukt om ulike namneobjekt på den same staden, skal den skrivemåten som er brukt for det namneobjektet namnet opphavleg vart brukt om, som hovudregel vere retningsgivande for skrivemåten for dei andre namneobjekta.» Setninga sier altså at siden navnet Tjeldsundet fra først av blei gitt som namn på et sund, og at skrivemåten som er fastsatt for dette navneobjektet skal til vanlig legges til grunn om navnet blir brukt i en ny funksjon, altså her som kommunenavn. Av dette følger altså at navnet i ny og sekundær funksjon skal ha den samme skrivemåten som primærfunksjonen, dvs. Tjeldsundet kommune, altså bestemt form av navnet. Forskrift til lov om stadnamn 1 sier følgende: «Stadnamn som inneheld allment kjende ord eller namneledd, skal skrivast i samsvar med gjeldande rettskriving, når ikkje anna følgjer av reglane nedanfor. Stadnamn som inneheld utdøydde eller uklare språkelement, skal skrivast i samsvar med gjeldande rettskrivingsprinsipp. Har skrivemåten vore lenge i bruk og er vel kjend og innarbeidd, kan ein fråvike gjeldande rettskriving og rettskrivingsprinsipp.» (Kartverkets utheving.) Den siste setninga i denne paragrafen åpner for at man kan avvike fra hovedregelen i 4, første ledd, altså bruk av skrivemåten som er fastsatt med utgangspunkt i den nedarva lokale uttalen til navnet. Unntaksregelen (den kursiverte setninga) åpner for at en skrivemåte som har vært lenge brukt og er vel kjent og innarbeid, kan brukes trass i bestemmelsen i hovedregelen, dvs. at ubestemt form Tjeldsund kan ut fra dette fortsatt brukes om man ønsker det. På grunn av at samisk språk blir bøyd i kasus, må både nominativs form og genitiv-akkusativs form + ordet for kommune fastsettes for kommunenavnet. Nominativsforma Dielddanuorri er alt fastsatt med vedtaket i navnesak 19/2012, men genitiv-akkusativ form + ordet for kommune må fastsettes før

56 Nominativsforma Dielddanuorri er alt fastsatt med vedtaket i navnesak 19/2012, men genitiv-akkusativ form + ordet for kommune må fastsettes før kommunen sender søknad til departementet om navn på den nye kommunen. Sametingets stedsnavntjeneste (samediggi@samediggi.no; sekretær Ardis Ronte Eriksen) gir råd om skrivemåten av det nordsamiske kommunenavnet, og Stedsnavntjenesten for norske navn i Nord-Norge (post@sprakradet.no) gir råd om skrivemåten av det norske navnet om kommunen skulle trenge rettledning utover det som er nevnt i denne e-posten. Vennlig hilsen Aud-Kirsti Pedersen Aud-Kirsti Pedersen Navneansvarlig for Nord-Norge Kartverket Bodø, Tromsø, Vadsø Tlf E-post: aud.kirsti.pedersen@kartverket.no Fra: Torbjørn Simonsen [mailto:torbjorn.simonsen@skanland.kommune.no] Sendt: 21. november :48 Til: samediggi@samediggi.no; Kartverket <post@kartverket.no> Kopi: Post <Post@skanland.kommune.no>; Tjkom Postmottak (postmottak@tjeldsund.kommune.no) <postmottak@tjeldsund.kommune.no>; ardis.ronte.eriksen@samediggi.no Emne: Fastsettelse av det samiske navnet på Tjeldsund kommune Hei se vedlagte anmodning om samisk navn på Tjeldsund kommune. Med vennlig hilsen/best regards Torbjørn Simonsen Prosjektrådmann Telefon /

57 SÅMEDIGGI SAMETINGET Nye Tjeldsund Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen sg > w Skånland kommune o 3 Postboks 240 a 9439 EVENSKJER I. <S. ASSEMEANNUDEADDJI /SAKSBEHANDLER Ardis Ronte Eriksen, ardis.ronte.eriksen@samediggi.no MIN CUJ./VÅR REF. DIN CUJ./DERES REF. BEAIVI/DATO 17/ / Almmut go vålddåt oktavuoda/oppgis ved henvendelse Odda Dielddanuori suohkana såmegiel buohtalasnamma/nye Tjeldsund kommunes samiske parallellnavn Vuosehit Nye Tjeldsunda proseaktaråddeolbmo reivii beaivåduvvon odda suohkana såmegiel nama birra. Såmediggåi lea hui buorre odas ahte odda Dielddanuori suohkan dainna vugiin lea vuhtiivåldimin suohkana såmi gånsså ja seammås loktemin såmegiela årvvu guovllus gonnes såmegiella lea vuortnuhuvvon. W < D) (t> 3,< 5 Q. CO (Q to 3 Q. $ 3 ro g. o (Q (Q ' O o co <1 > ro "O ZJ ZJ o 1 Q. 1 ro CQ 3' cn co w o ji a CD ro n o_ CQ ro Dåt lea loahpalas råvven. Go vuoddonamma juo lea dohkkehuvvon, de ii leat dårbu bidjat nama gulaskuddamii. Davvisåmegiel båikenammakonsuleantta råvven lea nå: Dårogiel namma Såmegiel namma Tjeldsund Dielddanuorri Navnet i nominativ Tjeldsund kommune Dielddanuori suohkan Dielddanuori i genitiv, brukes i sammensetninger som Tjeldsund kommune, Tjeldsunds ordfører, Tjeldsunds kommunestyre Sihke båikenammalåhka ja suohkanlåhka stivrejit suohkannamaid. Suohkanlåhka 3 mielde Gonagas mearrida suohkannama mannjel go suohkan ies lea mearridan nammaåssi ja sihtan nammarievdama råddehusas. Cållinvuohki lea råvvejuvvon båikenammalåga 3, 4 ja 9 mielde. Mii sihtat proseaktaråddeolbmo bearråigeahccat loahppadohkkeheami Fellesnemdas ja såddet nammarievdanohcama departementii. Mielddusin cuovvu reivve suohkannamaid birra. Våldde åinnas aktavuoda jos lezzet eahpecielggasvuodat. Vi viser til brev fra Nye Tjeldsunds prosjektrådmann angående samisk paralellnavn på den nye kommunen. Sametinget er svært fornøyd med at den nye kommunen på denne måten både respekterer det samiske lokalmiljøet og samtidig løfter statusen til samisk språk i et område der språket virkelig er truet.

58 Dette er endelig tilrådning. Primærnavnet er allerede godkjent. Da behøver man ikke ytterligere høring. Tilrådninga fra nordsamisk stedsnavnkonsulent er slik: Dårogiel namma Såmegiel namma Tjeldsund Dielddanuorri Navnet i nominativ Tjeldsund kommune Dielddanuori suohkan Dielddanuori i genitiv, brukes i sammensetninger som Tjeldsund kommune, Tjeldsunds ordfører, Tjeldsunds kommunestyre Både stedsnavnloven og kommuneloven regulerer navn på kommuner. Kommuneloven 3 nr. 3 fastsetter at endring i en kommunes navn avgjøres av Kongen. Kommunen må selv vedta navnet først og be om endring i henhold til loven. Skrivemåten er tilrådd på grunnlag av 3, 4 og 9 i stedsnavnloven. Vi ber prosjektrådmann for den nye kommunen om å framlegge det samiske navnet til endelig vedtak i fellesnemda og deretter be departementet om å godkjenne samisk paralellnavn. Vedlagt følger brev om kommunenavn. Ta kontakt om det skulle være noe uklart. Dearvvuodaiguin/Med hilsen Lisa Monica Aslaksen fågajodiheaddji/fagleder - Terminologiijajuogus Ardis Ronte Eriksen seniorråddeaddi / seniorrådgiver Dåt reive lea elektrovnnalaccat dohkkehuwon ja såddejuvvo vuollåicållaga haga./ Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Hovedmottaker: Nye Tjeldsund Skånland kommune 9439 EVENSKJER Kopiija / Kopi til: Statens kartverk-navneansvarlig Nord Sentralt stedsnavnregister 3507 HØNEFOSS Stedsnavntjenesten for norske navn i Nord-Norge Språkrådet 32 Oslo Mielddus/Vedlegg KRD-om-kommunenavn

59 DET KONGELIGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMENT Statistisk sentralbyrå Seksjon for befolkningsstatistikk Otervegen Kongsvinger Deres ref. Vår ref. Dato 13/ Samiske navn på kommuner Vi viser til e-post av 14. februar 2013, der det stilles spørsmål i tilknytning til samiske navn på kommuner (att. hhe@ssb.no). De spørsmål som tas opp regulereres av kommuneloven og stadnamnlova. Kommuneloven 3 nr. 3 fastsetter: "Endring i en kommunes navn avgjøres av Kongen. Før navnespørsmålet avgjøres skal uttalelse innhentes fra den eller de berørte kommuner." Vanlig praksis i denne typen saker at et kommunestyrevedtak om kommunens navn stadfestes av Kongen i statsråd. Inntil denne stadfestingen har skjedd er ikke navnet å anse som kommunens offisielle navn. Reglene om fastsetting av kommunenavn gjelder også for kommuner i det samiske forvaltningsområdet. Det forhold at en kommune innlemmes i forvaltningsområdet vil i seg selv ikke ha betydning når det gjelder kommunens navn. Innlemmingen utløser således ingen plikt til å bruke samisk navn på kommunen. Når et samisk navn blir benyttet blant folk som bor fast på eller har næringsmessig tilknytning til et sted, skal imidlertid det samiske stedsnavnet til vanlig brukes av det offentlige, for eksempel på kart, skilt og i register, sammen med et eventuelt norsk navn, jf. stadnamnlova 9 andre ledd. Denne bestemmelsen gjelder også for kommunenavn. Bestemmelsen gjelder uavhengig av om kommunen er en del av forvaltningsområdet for samisk språk. Når det er vedtatt både et norsk og et samisk navn på en kommune i forvaltningsområdet, skal det samiske navnet stå først på skilt, Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Kontoradresse Akersg. 59 postmottak@krd. dep.no Kommunalavdelingen Sentral: Saksbehandler Steinar Dalbakk Org. nr

60 kart og lignende, jf. forskrift om skrivemåten på stadnamn 7 tredje ledd. Svaret er utarbeidet på grunnlag av innspill fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet og Kulturdepartementet. Vi kan for øvrig opplyse at følgende samiske navn på kommuner er stadfestet i medhold av kommuneloven 3 nr. 3, i tillegg til de som er nevnt i e-posten: Snåasen tjielte (Snåsa kommune) Håbmera suohkan (Hamarøy kommune) Divtasvuona suohkan (Tysfjord kommune) Med hilsen Jan Morten Sundeid (e.f.) fung. avdelingsdirektør Steinar Dalbakk rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, Same- og minoritetspolitisk avdeling Kulturdepartementet, Kulturvernavdelingen Sametinget

61 Sak 6/18 PROSJEKT VIDEREGÅENDE SKOLETILBUD SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP Saksbehandler: Torbjørn Simonsen Arkiv: A40 Arkivsaksnr.: 18/65 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/18 Fellesnemnd Innstilling: Fellesnemnda gir sin tilslutning til å opprettelse av prosjektrådgiverstilling over 1 år med mulighet til forlengelse. Stillingen lyses ut eksternt. Vedlegg: Prosjektplan. Utlysningstekst. Bakgrunn/ Saksutredning: I vedtatt Intensjonsavtale fremgår det at nye Tjeldsund skal prioritere og arbeide med opprettelse av videregående skoletilbud; Med bakgrunn i den forventede vekst i folketallet vil den nye kommunen arbeide aktivt for bygge opp et videregående skoletilbud på Fjelldal. Videregående opplæring innen yrkes-/studiespesialiserende fag/samfunnssikkerhet som utviklingstiltak utvikles i samarbeid med Norges brannskole på Fjelldal. Dette vil lettere kunne realiseres ettersom man vil tilhøre samme fylke. Det igangsettes et felles prosjekt i tidlig fase for dette og det søkes finansieringsstøtte» På denne bakgrunn er det igangsatt et prosjekt med prosjektgruppe ledet av leder Fellesnemnda, se prosjektplanen. Arbeidet er i startgropa og det har raskt blitt avklart at vi har behov for å styrke prosjektorganisasjonen for at dette prosjektet skal få den fremdrift og resultat som er forventet. Rådmannens vurdering: Prosjektrådmannen har i samråd med prosjektgruppas leder lagt et grunnlag i foreliggende prosjektplan og det er klargjort utlysningstekst for rask utlysning eksternt. I revidert budsjett er økonomi for oppstart lagt inn. Når prosjektrådgiver er på plass vil det bli en viktig innledende del av jobben å søke prosjektmidler eksternt, slik at prosjektet kan gis en bredest mulig plattform. Prosjektrådmannen anmoder Fellesnemnda om å slutte seg til tiltak og å vedta følgende: Fellesnemnda gir sin tilslutning til å opprettelse av prosjektrådgiverstilling over 1 år med mulighet til forlengelse. Stillingen lyses ut eksternt. Side 10 av 14

62 Kort beskrivelse Det etableres en fagskole for brann- og redningspersonell ved Norges brannskole på Fjelldal i Tjeldsund kommune. Det er etablert en Bachelor i Internasjonal beredskap, som gjennomføres ved Norges brannskole i samarbeid med UiT Arctic, Narvik og Harstad. Etter endt grunnskole fins det ikke et naturlig løp til disse to utdanningene, og spørsmålet er hvordan en kan tilby et videregående studietilbud, hvor studentene kan velge retning etter endt videregående skole samtidig som de også er kvalifisert for andre retningsvalg. Prosjektbeskrivelse Målet er å etablere et videregående skoletilbud på Fjelldal, som skal være landsdekkende. Hensikten er å tilby et videregående skoletilbud, hvor studentene er kvalifisert til å velge fagskole innen brann- og redning, samtidig som studentene vil være kvalifisert til Bachelor i Internasjonal beredskap eller andre høyere utdanninger ved å velge realfaglig kompetanseheving 3. år Utdanningen vil bidra til tidlig rekruttering av personell til fagskolen og til stillinger innen samfunnssikkerhet og beredskap. Kontaktopplysninger (skjema/tabell i regionalforvaltning) Spesifikasjon Bakgrunn Samfunnet er stadig i endring, det fokuseres på samfunnssikkerhet og beredskap, det å forberede seg på hvordan en skal håndtere ulike situasjoner/hendelser dersom de inntreffer. Narvik videregående skole samarbeider i dag med UiT Arctic for å tilpasse studieretninger som bidrar til rekruttering til ulike utdanninger på universitetet. Narvik videregående skole ønsker å bidra til å fylle gapet i den nye utdanningsretningen som etableres på Fjelldal i samarbeid med UiT Arctic, Norges brannskole og andre skoler som kan bidra i utdanningen. Den unike muligheten regionen har, ved at Norges brannskole er etablert i Tjeldsund, bør utnyttes til å tilby utdanninger som bidrar til kunnskap innen samfunnssikkerhet og beredskap for hele landet. Prosjektmål Avklare roller og bidrag i etablering av et videregående skoletilbud på Fjelldal. - Hvilke kompetansemiljøer vil kunne bidra til etableringen - Bør flere enn Narvik videregående skole bidra i etableringen - Bør andre praktiske fagskoler bidra i etableringen Arbeide frem et konsept for utdanningen. - Hvordan skal det videregående skoletilbudet bidra til rekruttering til fagskolen og bachelorutdanning innen samfunnssikkerhet og beredskap - Skal utdanningen gi generell studiekompetanse

63 - Skal studentene ha mulighet for å få fagbrev etter endt utdanning - Praktiske og teoretiske fag må vurderes - Grad av fysisk aktivitet - Digitale verktøy og mengdetrening må vurderes Det må utvikles et hovedprosjekt, hvor konseptet beskrives og hvor utdanningsmodulene utvikles faglig. Forankring Prosjektet er vedtatt av Fellesnemda, Tjeldsund Prosjektorganisering Narvik videregående skole står som prosjekteier. Rektor er prosjektansvarlig og prosjektleder inntil videre. Det forutsettes at det skal leies inn en prosjektleder. Samarbeidsparter Skånland og Tjeldsund kommuner Narvik videregående skole Norges brannskole Lokalt næringsliv (Sigma Nord, Forsvaret, m.fl) Kunnskapstrening IT og Stockholms Universitet Arktiske Universitet Narvik Aktiviteter Januar-Mars Rekruttere prosjektleder - Starte samarbeidet med de institusjoner som skal inkluderes, evt rekruttere flere samarbeidsparter etter hvert for å fylle inn evt gap i kompetansen - Koble sammen aktørene og fordele oppgaver - Etablere felles arena for å arbeide frem studietilbudet Mars-Juni Utarbeide forslag til konsept på utdanningen - Avstemme konseptet med etablerte utdanninger

64 - Avstemme mulige utdanningslokaler i samarbeid med Norges brannskole/tjeldsund kommune - Utarbeide Hovedprosjekt og søke finansiering for etablering Målgrupper - Grunnskoleelever fra hele landet Resultat Effekt - Utarbeide konsept for videregående utdanning som skal dekke gapet mellom grunnskolen og fagskole for brann- og redningspersonell eller en bachelorgrad innen eksempelvis Internasjonal beredskap. - Bedre rekrutteringsgrunnlag for Fagskolen innen brann- og redning ved Norges brannskole - Bedre rekrutteringsgrunnlag for Bachelor i Internasjonal beredskap - Økt kunnskap generelt innen samfunnssikkerhet og beredskap i hele landet Tidsplan - COA 1: IMPLEMENTERING AV 1. UTDANNINGSÅR AUG-18, Muligens for ambisiøst. - COA 2: IMPLEMENTERING AV 1. UTDANNINGSÅR AUG-19, Burde være fullt mulig. Avgjørelse må fattes snarest på COA 1 eller 2. Dernest vi tidsplan falle naturlig på plass med de forskjellige milepælene innfestet. Budsjett Budsjettet nedenfor baserer seg på 1 års løpetid på prosjektet. 1 års løpetid. Tittel Ny kostnad Godkjent Akkumulert Rest Drift ansatte (reise/ opphold, telefon, kontorkostn.) Ekstern administrativ prosjektbistand Belastes hver enkelt deltaker Eksterne kostnader faglig kompetanse Belastes samarbeidsparter Kostnader styringsgruppe Belastes TS kommuner Personalkostnader prosjektleder Personalkostnader prosjektmedarbeider Uforutsette kostnader SUM KOSTNADER Prosjektleder vil måtte få ansvar for å søke midler til videreføring og ferdigstillelse av prosjektet, samt sikre drift av skoletilbudet.

65 Prosjektrådgiver 100 % stilling Tjeldsund 2020 står ovenfor en situasjon hvor stor satsning i nærområdet høyst sannsynlig vil medføre økt tilflytting og økt etterspørsel etter alle tjenester og tilbud som finnes i en kommune. I lys av den utviklingen som skjer og vil skje i nye Tjeldsund, i våre nabokommuner Evenes og Harstad spesielt, og i regionen for øvrig, er behovet for å stå godt rustet viktigere enn noen gang. Med bakgrunn i den forventede vekst i folketallet vil den nye kommunen arbeide aktivt for bygge opp et videregående skoletilbud på Fjelldal. Videregående opplæring innen yrkes- /studiespesialiserende fag/samfunnssikkerhet som utviklingstiltak skal utvikles i samarbeid med bl.a Norges brannskole på Fjelldal og Narvik videregående skole. Det er vedtatt at det skal etableres en fagskole for brann- og redningspersonell ved Norges brannskole på Fjelldal i Tjeldsund kommune. Det er etablert en Bachelor i Internasjonal beredskap, som gjennomføres ved Norges brannskole i samarbeid med UiT Arctic, Narvik og Harstad. Målet er å etablere et videregående skoletilbud på Fjelldal, som skal være landsdekkende, og hvor studentene er kvalifisert til å velge fagskole innen brann- og redning, samtidig som studentene vil være kvalifisert til Bachelor i Internasjonal beredskap eller andre høyere utdanninger ved å velge realfaglig kompetanseheving 3. år. Utdanningen vil bidra til tidlig rekruttering av personell til fagskolen og til stillinger innen samfunnssikkerhet og beredskap. I kommunesammenslåingsprosessen, som nå pågår ønsker prosjektledelsen å knytte til seg en ressursperson som skal bistå prosjektledelsen i gjennomføringen med å bygge opp et videregående skoletilbud. Det er utarbeidet prosjektplan og stillingen vil inngå i etablert prosjektorganisasjon. Stillingen som er underlagt prosjektrådmannen er ei prosjektstilling på 1 år med mulighet til forlengelse. Arbeidsoppgaver: - Utarbeide forslag til konsept på utdanningen - Avstemme konseptet med etablerte utdanninger - Avstemme mulige utdanningslokaler i samarbeid med Norges brannskole/tjeldsund kommune - Utarbeide Hovedprosjekt og søke finansiering for etablering