Innkalling til Arbeidsmiljøutvalet

Transkript

1 FLORA KOMMUNE Møtedato: Møtestad: Flora rådhus, rettssalen Møtetid: 08:30 Innkalling til Arbeidsmiljøutvalet Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf , eller til organisasjonogpersonal@flora.kommune.no, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Alternative framlegg til vedtak i nokon av sakene kan du sende på e-post til framlegg@flora.kommune.no. Flora kommune Oscar Bergheim leiar Trond Ramstad Olsen sekretær

2 Saknr. Tittel Sakliste 009/18 Godkjenning av møtebok 010/18 Delplan HMS Flora kommune 2018/ BHT - og IA årshjul...side 8 011/18 Helse og arbeidsmiljøkartlegging ved Steinhovden skule og barnehage...side /18 Oppfølgingstiltak for reduksjon av sjukefråver i Flora kommune/ Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune...side /18 Sjukefråvær 1. kvartal 2018 Flora kommune...side 39 2 av 41

3 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 009/18 Arbeidsmiljøutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei K /1071 Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 3 av 41

4 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: 32T Protokoll - Arbeidsmiljøutvalet av 41

5 FLORA KOMMUNE Møtedato: Møtestad: Flora rådhus, rettssalen Møtetid: 09:00-10:00 Møteprotokoll for Arbeidsmiljøutvalet Desse møtte Bente Frøyen Steindal Oscar Bergheim Ingvill Førde Torvanger Anette Barlund Reidar Knapstad Vidar Grønnevik Trond Ramstad Olsen Jacob Nødseth Kari Vårdal Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Hovudverneombod HTV Sjukepl.forb. HTV Utd.forbundet Høgre Rådmannen Samlingslista Uavhengig Forfall meldt frå følgjande medlemar Britt Madsen Wenche Kvalvik Maj-Linn Selvik Parti HTV Delta HTV Fagforbundet HTV Fagforbundet Følgjande varamedlemar møtte Ingvar Hopland Parti HTV Delta Møteleiar: Merknad til innk.: Godkj. sakliste: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Spm./interpell.: Synfaring: Ymse: Oscar Bergheim Ingen merknader. Godkjent. Rådmann/personalsjef Trond Ramstad Olsen og seniorkonsulent Roald Leivestad. Om digital sjukemelding ved Roald Leivestad. Rune Ludvigsen frå Bedriftshelse1 var også til stades i møtet. 5 av 41

6 Sakliste Saknr. Tittel 008/18 Godkjenning av møtebok 6 av 41

7 008/18: Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre av 41

8 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/18 Arbeidsmiljøutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Roald Leivestad K /172 Delplan HMS Flora kommune 2018/ BHT - og IA årshjul Framlegg til vedtak: Saka vert teken til vitande Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 8 av 41

9 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Dette er ein overordna BHT- og IA-plan for Flora kommune. Innleiing: Planen tek utgangspunkt i at sentrale føringar, avtale- og lovverk er kjent og vert følgt opp. Dei konkrete måla og innsatsområda som er sett opp i planen er område vi ser på som spesielt viktige i Vurdering: Alle einingar skal konkretisere eigne tiltak i tråd med den overordna planen samt innarbeide eigne tiltak tilpassa særskilde satsingsområde lokalt, i samsvar med systematisk HMS-arbeid. Leiarar med personalansvar har ansvar for å følgje opp HMS- og IA-arbeidet på eige ansvarsområde. Verneombod og tillitsvalde er viktige støttespelarar i. arbeidet. BHT skal gjennomføre systematisk overvaking, kartlegge og redusere risikoforhold for Flora Kommune mellom anna ved: Skular, Barnehagar, Omsorgstenester, Kulturskulen, Teknisk avdeling. Ferdigstille tidlegare påbegynt arbeid og nye prosjekt. Oppfølging av sjukmeldte arbeidstakarar, bistå i sjukefråværsprosjekt. Bistå i vanskelege saker. Økonomiske konsekvensar: Innafor budsjett for område. Miljømessige konsekvensar: Skal bidra til betre miljø i Flora kommune. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 32T Handlingsplan BHT og IA av 41

10 BHT- og IA-Årshjul og PLAN FOR FLORA KOMMUNE 2018 Felles introduksjon: Dette er ein overordna BHT- og IA-plan for Flora kommune. Planen tek utgangspunkt i at sentrale føringar, avtale- og lovverk er kjent og vert følgt opp. Dei konkrete måla og innsatsområda som er sett opp i planen er område vi ser på som spesielt viktige i Alle einingar skal konkretisere eigne tiltak i tråd med den overordna planen samt innarbeide eigne tiltak tilpassa særskilde satsingsområde lokalt, i samsvar med systematisk HMS-arbeid. Leiarar med personalansvar har ansvar for å følgje opp HMS- og IA-arbeidet på eige ansvarsområde. Verneombod og tillitsvalde er viktige støttespelarar i. arbeidet. BHT skal gjennomføre systematisk overvaking, kartlegge og redusere risikoforhold for Flora Kommune mellom anna ved: Skular, Barnehagar, Omsorgstenester, Kulturskulen, Teknisk avdeling. Ferdigstille tidlegare påbegynt arbeid og nye prosjekt. Oppfølging av sjukmeldte arbeidstakarar, bistå i sjukefråværsprosjekt. Bistå i vanskelege saker. Overordna mål for Inkluderande arbeidsliv (IA): Å førebyggje og redusere sjukefråvær, styrke jobbnærværet, betre arbeidsmiljøet og hindre utstøyting og fråfall frå arbeidslivet. Delmål 1: Vi skal jobbe for eit nærvær på minst 92,5% Korttid og langtid Delmål 2: Vi skal strekkje oss langt i å inkludere eigne tilsette og personar utanfor arbeidslivet (arbeidstrening/språkpraksis/ia-plass) Delmål 3: Våre tilsette skal stå i jobb så lenge dei kan og vil (arbeide for at gjennomsnittlege pensjonsalder er stabil høg). TILTAK TID ANSVAR STATUS Møte om handlingsplan BHT Personalsjef/HR/HVO/BHT Utført (Forskrift om organisering, leiing og medverking, 13-3) Møte om handlingsplan IA HR/HVO/HTV/Arbeidslivssenter Utført 10 av 41

11 (Samarbeidsavtalen om eit meir inkluderande arbeidsliv) Systematisk HMS-arbeid (Forskrift om organisering, leiing og medverking ) Vernerunde Risikovurdering Systematisk HMS-arbeid AMU-møter HMS-møter Arbeidstilsynet Systematisk HMS-arbeid Hjelp med internkontroll, utarbeiding av rutinar, varslingsrutinar Implementereing av Rutiner ved sjukefråver i Flora kommune Arbeidshelse Systematisk oppfølging kvart 3 år: (Arbeidsmiljølova 3-1c, g, h til 3-3 og medverking 14-2) Arbeidsmiljøundersøking Helsekontroll Alle avdelingane skal ha vernerunde/risikovurdering Brosjyre ferdig før 10.mai Nepjarhaugen barnehage B&U Helsestasjon B&U PPT Økonomi IT Kultur og fritid Reinhald Flora Ungdomskule Steinhovden skule og barnehage Torvmyrane skule Heimetenestene Krokane Helse Tiltaksteam Brann og Beredskap?? May Britt sjekk ut Bu og Miljø Bedrifta inviterer BHT HVO, HR og BHT blir med på nokre vernerunder saman (Gro) Bedrifta inviterer BHT Bedrifta invitere NAS ved behov Bedrift Årlig (Kan komme med innspell og ønskjer når BHT informere ved kommunedag) Februar Ønsker at BHT skal komme til kommunedag og informere. NAS også Rutinar utarbeida og forslag til brosjyre ferdigstilt. 11 av 41

12 Adm i Omsorgstenesta fellesadministrasjon Flora omsorgsenter IA-arbeid og sjukefråvær systematisk Rådgjeving, samarbeidsmøter, nærversarbeid Fråvær/sjukefråvær/prosjekt/Omsorgsavd. IA-arbeid og sjukefråvær individretta Oppfølging Sykefråvær ved digitalt sjukfråvær Oppfølging enkeltsaker Tilrettelegging, funksjonsvurdering Rådgjeving Akan oppfølging Attestar Røykdykkarattest Attest for arbeid med asbest Arbeidsmedisin Vaksinering Funksjonsvurderingar Tilvisingar Ergonomi Kartlegging og risikovurderingar Arbeidsplassvurderingar Rådgjeving Fysisk, kjemisk, biologisk arbeidsmiljø (Arbeidsmiljølova kap 3 og 4.) Støy Lys Biologiske faktorar Mekanisk Vibrasjon Inneklima BHT og NAS kan bidra Oppfølgingsrutiner Ved behov: NAS + BHT i prioriterte avdelingar Bedrift Ved behov: BHT og/eller NAS Webinar Bedrift Ved behov: BHT og/eller NAS Attestar kvart år Bedrift Etter avtaler Bedrift BHT ved behov Bedrift/BHT Bedrift BHT ved behov Vinter Etter avtaler Etter avtaler 12 av 41

13 Kjemikalier Datablad Utarbeiding av årsrapport BHT Januar 2018 Kurs 40-timars arbeidsmiljøkurs 1 dags arbeidsmiljøopplæring for leiarar/amu Førstehjelpskurs HMS dag Andre kurs i tenestene etter behov Informasjon og kurskalender, sjå Halvdagssamling for verneombod For alle verneombod i Flora kommune HMS-/IA-dag For alle leiarar, tillitsvalde og verneombod i Flora kommune. Tema:? Kommunedagar HMT/IA skal vere fast tema på alle kommunedagar (15 minutt, eller meir ved behov). IA-webinar I løpet av 2018 skal gruppene under delta på og rapportere tilbake til HR om gjennomføring av følgjande webinar: Leiarar: VO: TV: Pensjonskurs Alle medarbeidarar over 60 år blir invitert til pensjonskurs. BHT Forsommar 2018 HR/HVO inviterer BHT/NAS 8. juni Mars/september 29. mars 19. september Bedrifta bestiller etter behov Sjå heimeside Vår 2018 HR inviterer BHT/NAS Under planlegging Dei avtalte datoane for HR inviterer BHT, NAS ved behov kommunedagar 15.01,22.03,03.05,15.06,30,31.09, 08.11, Leiar må sette av tid for dei tilsette til dette. Annan kvart år Bedrift Dei fleste webinar vert helde to-fire gonger i løpet av 2018 I løpet av 2018 Medarbeidersamtaler Årleg Leiarar med personalansvar kallar inn. I løpet av av 41

14 Alle tilsette skal årleg delta på medarbeidersamtale. Medarbeidersamtaler med tilsette over 55 år skal ha seniorperspektiv. Personalmøter HMT/IA skal vere (eitt av fleire) tema på minst eit personalmøte i alle einingar. Avvik Fokus på avvikshandtering og lik praksis. Trivselstiltak Fag og fest Årleg Korleis ha fokus på dette nå før samanslåing. Årleg Ved behov: HR inviterer NAS/BHT til å utarbeide mal for medarbeidersamtale. Leiarar med personalansvar. I løpet av 2018 Ved behov: invitere med HR, BHT og/eller NAS HR/HVO? I løpet av 2018 HR/leiarar med Feb 2018 personalansvar/tillitsvalde/verneombod HR: HR-avdeling / HVO: Hovudverneombod / HTV: Hovudtillitsvald / BHT: Bedriftshelse1 / NAS: NAV Arbeidslivssenter Sogn og Fjordane 14 av 41

15 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/18 Arbeidsmiljøutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Roald Leivestad K /172 Helse og arbeidsmiljøkartlegging ved Steinhovden skule og barnehage Framlegg til vedtak: Saka vert teken til vitande Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 15 av 41

16 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Rutinemessig kartlegging av helse og arbeidsmiljø i samsvar med internkontrollforskrifta, Arbeidsmiljølova kap. 2 "Arbeidsgiver og arbeidstakers plikter" og kap. 4 "Krav til arbeidsmiljøet". Flora kommune er tilmedt Bedriftshelse1 og kvar teneste har kvart 3. år systematisk oppfølging på dette vis. Innleiing: Metode: Helsesamtale, ei kartlegging gjennom samtale med sjukepleiar, med mål om å avdekke samanheng mellom arbeidsmiljø og sjukefråver. I tillegg til samtale får kvar tilsett høve til å velje å måle hørsel, lungefunksjon og blodtrykk. Dersom det blir avdekka arbeidsrelaterte helseplager, blir dette tatt opp som sak etter avtale med den einskilde Vurdering: Målingar: Lungefunksjon : 0. Hørsel: 0. Samandrag: Ingen statistikk lagt ved av personvernomsyn. 7 tilsette møtte. Fysisk arbeidsmiljø: Rot på arbeidsplassen i form av gamalt inventar og utstyr.gamle papir og liknande hopa seg og opp. Ønske om at dette vert retta på. Pauserom og fellesrom er gamalt og slete og eit oppussingsløft her kan betre trivselen. Det å kunne skaffe nytt utstyr til bruk i undervisning opplevast som nedprioritert i ein stram økonomi. Inneklima kan bli betre, anten er det for kaldt eller så er det for varmt. Vaktmestertenesta involvert utan at at det er gjort noko som betrar situasjonen. Ønske om at Bedriftshelse1 kartlegg inneklimaet ved skulen. Psykososialt arbeidsmiljø: Bedriftshelse12 opplever det psykososiale arbeidsmiljøet som "meget godt." Ingen mobbing eller trakassering avdekka. Arbeid og helse: Noen utfordringer med muskel og skjellettplager. Her prøver ein å legge til rette og forebygge at dette skal forverrre seg. Her tar de tilsette sjolv og leiar ansvar for at arbeidet kan fungere greit for dei fleste. Ikkje avdekka skade på jobb som er oppstått i arbeidstida. Økonomiske konsekvensar: Inneklimakartlegging er innafor budsjett med Bedriftshelse1 avtalen. Rydding på skule burde tenesta greie innafor sitt budsjett. Huseigar Flora Bygg og Eigedom kan sjå nærare på varme/kuldeproblematikk utan å gå utover sine budsjett. Nytt utstyr søkast neste budsjettrunde, Miljømessige konsekvensar: Orden som følge av rydding og betre temperaturstyring kan gje positive bidrag til miljøet. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 16 av 41

17 FLORA KOMMUNE 32T Steinhovden skule og barnehage 17 av 41

18 Helse og arbeidsmiljøkartlegging 2018 Steinhovden Skule og Barnehage Bedriftshelse1 Sunnfjord Medisinske senter Tlf: Hans Blomgt 39 Nettside: Florø Epost: 18 av 41

19 TilSteinhovden Skule og Barnehage v/ rektor Synnøve Herstad Kopi: Verneombud Helse og arbeidsmiljøkartlegging 2018 Bedriftshelse1 utførte helsekontroller / samtaler med tilsette fra Steinhovden Skule og Barnehage 7 tilsette har vært til helsekartlegging. Rapporten bygger på de tilsette sin egen vurdering av arbeidsforhold og nåværende helsetilstand. GENERELL INFO OM HELSE OG ARBEIDSMILJØKARTLEGGINGA: Relevante lover: Internkontrollforskrifta Arbeidsmiljøloven Kap 2. «Arbeidsgiver og arbeidstakars plikter» og Kap 4. «Krav til arbeidsmiljøet» Arbeidsmiljølova (AML) kap. 2 og 3 omhandlar arbeidsgjevar og arbeidstakar sine plikter i forhold til arbeidsmiljøet. Arbeidsgivar har med dette sytt for kartlegging av helse og arbeidsmiljø som Arbeidsmiljølova 3-1 krev, og arbeidstakarane har medverka til dette. Arbeidsmiljølova 3-3 Arbeidsgivars bruk av godkjent bedriftshelseteneste Helsesamtalen: Helsesamtalen er en kartlegging ved sykepleier. Helsekartleggingen tar utgangspunkt i hver enkelt tilsett sin arbeidsplass og arbeidssituasjon. Formålet er å avdekke sammenheng mellom arbeidsmiljø og eventuelle helseproblem, samt å følge opp symptom og tegn på sykdom eller skade, som ut fra erfaring kan opptre i forbindelse med den enkelte arbeidstaker sitt yrke, eksponering og arbeidssituasjon. I tillegg til helsesamtalen får alle tilsette tilbud om å måle hørsel, lungefunksjon og blodtrykk. Arbeidsrelaterte helseplager: Dersom det blir avdekka arbeidsrelaterte helseplager, blir dette tatt opp som sak etter avtale med den enkelte. Helseproblem som ikke er arbeidsrelaterte, blir og tatt opp hos oss, men her blir oppgaven vår å være rådgiver. Vi formidler ofte kontakt videre til fastlegen. Utstyr som ble brukt: Til måling av lungefunksjon: Spirometer type Mikrolab Kalibrert etter gjeldande prosederer. Audiometer: GSI 66, kalibrert av 41 2

20 Målinger som vart utført: Lungefunksjon: 0 tilsette har målt lungefunksjon. Hørsel: 0 tilsette har målt hørsel. Det blir gitt tilbud om en vurdering av bedriftslege hos de som har hørselstap. Det blir også gitt tilbud om etterkontroll. Kjennetegn på et godt arbeidsmiljø kan være: Høy trivsel og lavt sykefravær, ingen/få skader eller ulykker. Andre viktige faktorer: God opplæring, informasjon, kommunikasjon, motivasjon og erfaringsutveksling. «Arbeidsmiljø kan beskrives som summen av det som omgir et sted der det utføres et arbeid. Arbeidet defineres vanligvis som lønnet arbeid, og miljøet blir ansett å være viktig i den forstand at det påvirker det arbeidet som utføres og den eller de som utfører det, i positiv eller negativ retning. Et arbeidsmiljø består både av fysiske faktorer og psykiske faktorer. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har interesse av at arbeidsmiljøet er utformet/tilrettelagt slik at arbeidet lar seg utføre på en best mulig (kvalitetsmessig) måte innenfor de gitte økonomiske og tidsmessige rammene som finnes uten å belaste arbeidstakeren unødig.» Utdrag fra regelverk om arbeidsmiljø: Arbeidsmiljølova 10-2 slår fast at arbeidstidsordninger skal være slik at arbeidstakarane ikkje vert utsette for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og at det muleg å ivareta sikkerheitshensyn. Internkontrollforskrifta 5-6 seier at bedrifta skal Kartlegge farer og problemer og på bakgrunn av denne vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforhold I Arbeidsmiljølova 5-1 står det at alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid registreres, det samme gjeld sjukdom som antas ha sin bakgrunn i arbeidet eller forhold ved arbeidsstedet Arbeidsmiljø: Bakgrunn for at kartleggingen kom nå, var at bedriften er tilmeld Bedriftshelse1 og skal ha systematisk oppfølging hvert 3. år med helse- og arbeidsmiljøkartlegging av de tilsette. Sammendrag: Det ikke lagt ved statistikk fra Helse - og arbeidsmiljøkartleggingen. Dette er på grunn av personvern. Bedriftshelse1 vil gi en generell vurdering av kartleggingen. Helsekartleggingen er gjennomført på Steinhovden skule og barnehage. Det var 7 tilsette som møtte. Fysiske arbeidsmiljø: På spørsmål som omhandler det fysiske arbeidsmiljø, kom det frem at noen opplevde at det var generelt mye rot på arbeidsplassen. Dette var i form av at det hopet seg opp mye gammelt inventar og utsyr. I tillegg var det også en del gamle papirer og lignende som hopet seg opp. Dette opplevde de var et problem som en ønsket at det ble tatt tak i. 20 av 41 3

21 Noen mente pauserom og fellesrom var så gammelt og slitt, at trivselen ville blitt vesentlig forbedret om man hadde pusset opp disse lokalene. Det kom videre frem at det burde vert lettere å kunne kjøpe inn nytt utstyr som kunne brukes i undervisningen. Opplevelsen var at når en trengte nytt utsyr og hjelpemidler til undervisning ble dette lite prioritert i en stram økonomi. Flere av de ansatte mente at inneklimaet kunne bli bedre. De opplevde at det ofte var enten svært kaldt, eller så var det svært varmt. I følge de ansatte hadde dette vert prøvd å gjøre noe med, og vaktmester hadde blitt involvert uten at det ble gjort noe som bedret dette. For høy temperatur kan redusere den mentale prestasjonsevna merkbart. Ved temperaturer på o C kan prestasjonsevna bli redusert med 20-30% i et kontormiljø. Det kan være svært ubehagelig når det er for varmt eller for kaldt på arbeidsplassen. En finner ikke grenseverdier for temperatur i lovverket, men arbeidstilsynet anbefaler at temperaturen blir holdt under 22 o C ved lett fysisk innearbeid i perioder med oppvarmingsbehov. Temperatur under 19 o C eller over 26 o C skal en unngå, jf. Folkehelseinstituttet sine Anbefalte faglige normer for inneklima. Høg temperatur øker avdamping fra bygningsmaterialet. Dette medfører økt forurensing av innelufta. Reaksjonen på forurensing øker ved høg temperatur ved direkte innvirkning på slimhinner. Når det er for varmt, kjennes lufta tørr og ufrisk. En blir lett trøtt og uopplagt, og evnen til å arbeide effektivt og rett blir nedsett. Temperaturforskjell over 3-4 o C mellom føtter og hode gjev ubehag, det gjør også daglig eller periodisk temperaturvariasjon utover ca. 4 o C. Om ønskelig kan Bedriftshelse1 bistå med å kartlegge inneklimaet ved skulen. Psykososialt arbeidsmiljø: bedriftshelse1 opplever ar det psykososiale arbeidsmiljøet ved Steinhovden skule og barnehage som meget godt. Ut i fra karleggingen ser en at de aller fleste svarer at de har det bra på jobb, og at de trives godt sammen med både kollegaer og leder. Det kommer frem at flertallet av de ansatte opplever at arbeidsoppgavene er interessante og utfordrende, og det er mulig og se resultatet jobben de gjør. De ansatte gir utrykk for at de har medbestemmelse og innflytelse på arbeidsdagen. De aller fleste ansatte utrykker at organiseringen og fordelingen av arbeidsoppgaver oppleves rettferdig, men samtidig føler de ansatte at ved sykefravær blir det ikke alltid leid inn vikar. Dette kan til tider oppleves som belastende og stressende, og fører til økt belastning for dem som er igjen. Det er ikke avdekka mobbing eller trakassering i bedriften. 21 av 41 4

22 Arbeid og Helse: Noen ansatte har utfordringer knyttet til muskel og skjelettplager i varierende grad. På dette området prøver man å tilrettelegge og forebygge at dette skal forverre seg. Plager i rygg/korsrygg, hofte og knær er mest utalt. BHT får inntrykk av at de ansatte selv, sammen med sin leder er flinke å finne gode tilretteleggingsløsninger som gjør at arbeidet kan fungere greit for de fleste. Årsakene til muskel og skjelettplager er ofte sammensatte og utvikler seg over tid. Vi vet at en del av disse plagene forårsakes av yrkesarbeid, men vi vet ikke nøyaktig hvor stor denne andelen er. Helseskader og helseplager kan oppstå når kroppens toleransegrenser overskrives. Dette er en normal reaksjon på for høy belastning. Årsaken kan være at arbeidet er for tungt, for ensformig, uheldige arbeidsstillinger eller varer for lenge. Flere enkelt operasjoner som hver for seg ikke betraktes som tunge, kan til sammen over tid forårsake for høy total belastning. Siden Skulen er en barneskole kombinert med barnehage, vil faren for å bli eksponert for støy være tilstede. De ansatte sier at det er opp til dem å holde på et akseptabelt nivå. Siden risikoen er tilstede er det viktig å være innforstått med følgende: Det er risikofaktorer i bedriften som tilsette er eksponert for t.d. støy. Det er viktig at det jamt vert gitt informasjon og opplæring om utføring av arbeid med risiko. Jf 8-1, 8-2, 9-1,9-2 og 15-5, i forskrift (best. nr. 701) om organisering, leiing og medverking. Det er ikke avdekka skade på jobb som er oppstått i arbeidstida. Bedriftshelse1 vurdere Steinhovden skule og barnehage som en god arbeidsplass, med god trivsel blant de tilsette. En er kjent med at bedriften har fokus på HMS-arbeid og prøver så godt de kan å skape en trygg og god arbeidsplass. Bedriftshelse1 kan om ønskelig gå gjennom rapporten med ledelsen og verneombud. Bedriftshelse1 kan òg være med og gi informasjon om resultat fra rapporten til de tilsette Rapporten skal legges fram i AMU Er det spørsmål til rapporten, kan undertegnede kontaktes. Med Vennlig hilsen Rune Ludvigsen Områdeleiar/bedriftssykepleier Tlf Rune.erling.ludvigsen@bedriftshelse1.no 22 av 41 5

23 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato Administrasjonsutvalet PS 012/18 Arbeidsmiljøutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Roald Leivestad K /172 Oppfølgingstiltak for reduksjon av sjukefråver i Flora kommune/ Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune Framlegg til vedtak: 1. Flora kommune har som mål å redusere sjukefråværet i samsvar med intensjonen IA-avtalen. (20%) 2. Flora kommune har som mål å får refundert alle sine rettmessige utgifter i samband med sjukefråvær, nyttiggjere tilgjengelege støtte- ordningar, som til dømes tilrette- leggingstilskot og fritak for arbeidsgjevarperioden. 3. Tiltak: a. Krav til oppfølging ved sjukefråvær, arbeidsgjevar, tilsett, andre aktørar. Jmf. Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune, vedlegg 1. b. Personalavdelinga har starta gjennomføringa av informasjon og opplæring for leiarar og tilsette, gjennom informasjonsskriv, internett, kommunedagar, ATO-møte, nettverksmøte, avdelingsmøte og direkte kontakt etter behov. Dette vil halde fram i heile 2018, der også lønsavdelinga og andre aktørar bidrar. c. Det blir utvikla kontrollrutinar for at oppfølging skjer. Dette gjeld både faktisk oppfølging og god dialog mellomleiar og sjukmeld, og for å sikre rettmessige refusjonar. Sjå vedlegg 2 Prosessen sjukmelding i Flora. d. Personalavdelinga vil gje støtte til tenesteleiinga. Vi vil i 2018, ha særskild merksemd på langtidssjukefråværet. Dette gjer vi ved registering og oppfølging av alle sjukefråværtilhøva i perioden, i nært samarbeid med leiar og andre eksterne ressursar, for å bidra til gode løysingar for å få tilsette tilbake i arbeid, fullt eller delvis, eventuelt avklare andre tiltak. Dette blir basert på eigen aktivitetsplan i samråd med tenestene. e. Målretta kompetanseutviklingstiltak for leiarar og tilsette innanfor avsette økonomiske rammer. Introduksjonstiltak, oppfølging i prøvetid, verneombodsdag i samarbeid med Bedrifthelse1. f. Vurdere gjenninnføring av Fysioterapimenyen eller anna liknande tiltak, som vi har gode røynsler med. 23 av 41

24 FLORA KOMMUNE Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 24 av 41

25 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Flora kommune har høgt sjukefråvær, nær gjennomsnitt for kommune-norge. Rådmannen ønskjer å legge fram ein tiltaksplan for å redusere det samla sjukefråveret i Flora kommune. Innleiing: Det er lagt ned betydeleg arbeid over fleire år, i tråd med avtalen om Inkluderande arbeidsliv, i samarbeid med Arbeidslivssenter, Bedriftshelseteneste, dei tilsette sine organisasjonar og andre aktørar. Vi har hatt ulike nærværsprosjekt, men den største aktivitetet har gått føre seg i omsorgstenesta. Til tross for dette arbeidet, har vi, til liks med KS-området, ikkje lukkast med delmål frå IA-avtalen om ein reduksjon på 20% i sjukefråveret. Vurdering: Rådmannen har drøfta situasjonen med arbeidstakarorganisasjonane og samarbeidspartane våre, der stikkorda er førebygging og tett oppfølging. Ein tilleggsutfordring no er også den nasjonale innføringa av den NAV-leia digital sjukmelding. På den eine sida er dette ein god reiskap i kommunikasjon mellom tilsett og leiar, lege-pasient, arbeidsgjevar-nav. På den andre sida er dette ei krevjande og rigid plattform å fase inn i ein stor kommuneorganisasjon, og sikre rett refusjon ved sjukefråver. At all informasjon om den einskilde sitt sjukefråvær vert tilgjengeleg på ein sikker plattform, (nav. no), og at kommunikasjon knytt til oppfølging går føre seg same stad. Dette er eit gode i den generelle oppfølgingsarbeidet. Oppfølgingsrutinene som vert nytta i omsorsgtenesta i dag, blir brukt som mal for heile i verksemda, men med ein del justeringar og nye tiltak og tilpassa det nye digitale sjukemeldingssystemet. Rådmannen sitt framlegg: 1. Flora kommune har som mål å redusere sjukefråværet i samsvar med intensjonen IA-avtalen. (20%) 2. Flora kommune har som mål å får refundert alle sine rettmessige utgifter i samband med sjukefråvær, nyttiggjere tilgjengelege støtte- ordningar, som til dømes tilrette- leggingstilskot og fritak for arbeidsgjevarperioden. 3. Tiltak: a. Krav til oppfølging ved sjukefråvær, arbeidsgjevar, tilsett, andre aktørar. Jfr. Rutinar ved sjukefråver i Flora kommune, vedlegg 1. b. Personalavdelinga har starta gjennomføringa av informasjon og opplæring for leiarar og tilsette, gjennom informasjonsskriv, internett, kommunedagar, ATO-møte, nettverksmøte, avdelingsmøte og direkte kontakt etter behov. Dette vil halde fram i heile 2018, der også lønsavdelinga og andre aktørar bidrar. c. Det blir utvikla kontrollrutinar for at oppfølging skjer. Dette gjeld både faktisk oppfølging og god dialog mellomleiar og sjukmeld, og for å sikre rettmessige refusjonar. Sjå vedlegg 2. Prosessen sjukmelding i Flora. d. Personalavdelinga vil gje støtte til tenesteleiinga. Vi vil i 2018, ha særskild merksemd på langtidssjukefråveret. Dette gjer vi ved registering og oppfølging av alle sjukefråver i 25 av 41

26 FLORA KOMMUNE perioden, i nært samarbeid med leiar og andre eksterne ressursar, for å bidra til gode løysingar for å få tilsette tilbake i arbeid, fullt eller delvis, eventuelt avklare andre tiltak. Dette blir basert på eigen aktivitetsplan i samråd med tenestene. e. Målretta kompetanseutviklingstiltak for leiarar og tilsette innanfor avsette økonomiske rammer. Introduksjonstiltak, oppfølging i prøvetid, verneombodsdag i samarbeid med Bedrifthelse1. Jmf. BHT og IA årshjul. f. Vurdere gjenninnføring av Fysioterapimenyen eller anna liknande tiltak, som vi har gode røynsler med. Økonomiske konsekvensar: Annafor ramma Miljømessige konsekvensar: Skal bidra til betre miljø Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 32T Rutiner ved sjukefråver i Flora kommune Prosessen sjukmelding i Flora 26 av 41

27 Rutinar ved fråver: Kontakt næraste leiar snarast råd. Leiar kan vurdere tilrettelegging for å unngå sjukemelding. Ved fråver: Ringar til næraste leiar og meldar frå.(dersom ikkje kontakt send sms slik at avdelingsleiar kan ringe tilbake.) Gje melding om kor lenge fråveret vil vare. Levere eigenmelding første friske arbeidsdag. Digital sjukmelding leverast så raskt som mogeleg. Arbeidsgjevar pliktar å ta opp moglegheiter for tilrettelegging. Bruk mobiltelefonen til å nå NAV.no sine tenester, eller møt NAV.no på andre digitale plattformar som brett, pc. For å kunne behandle sjukmeldinga digitalt, må du ha BankID eller BankID på mobil. Hjå legen Du må sei ifrå til legen om du jobbar fleire stader. Det må skrivast ei sjukemelding for kvar arbeidsplass (t.d: ein for Florø barneskole, ein for Florø barneskole SFO eller ein for Flora omsorgssenter og ein for Flora kommune Krokane heimeteneste). Har du ein timelønsstilling - i tillegg til fastlønsstilling må ein og få sjukmelding for desse stillingane. Fyll ut skjemaet i folderen her for dine arbeidsforhold og gi til legen din. Dersom sjukmeldinga gjeld behandlingsdagar, reisetilskot må du fortsatt be om sjukmelding på papir. ( sjukehus, spesialisthelsetenesta, kiropraktor m.v nyttar førebels berre papirsjukmelding) Kontroll av sjukmeldinga Du får tilsendt ei melding på SMS eller e-post frå NAV. Der står det at du må logge inn på Ditt NAV eller følge lenka som står i meldinga. Her får du opplysningar du må bekrefte (eller ev. endre) - Arbeidsgjevar - Sjukmeldingsperiode (er perioden feil, må du kontakte legen for å endre den) - Sjukmeldingsgrad (er sjukmeldingsgrad feil, må du kontakte legen for å endre den Du skal framleis melde frå til leiar første dag om at du er borte frå arbeidet grunna sjukdom. Tett kontakt med leiar og arbeidsstaden er framleis svært viktig. Søknad om sjukepengar Dette punktet MÅ utførast for å ha rett til sjukepengar/lønn under sjukefråvær. Du får tilsendt ei melding på SMS eller e-post frå NAV på slutten av sjukmeldingsperioden eller ved månadsslutt. Der står det at du må logge inn på Ditt NAV eller følgje lenka som står i meldinga. Her må du svare på spørsmåla for at sjukepengane skal bereknast riktig: - Opplysningar om ev. eigenmelding i forkant av sjukmelding (inntil 16 dagar tilbake i tid) - Om du starta å jobbe før sjukmeldingsperioden var ferdig - Om du har vært student i løpet av sjukmeldingsperioden - Om du har avvika ferie eller permisjon i sjukmeldingsperioden - Om du har vært i utlandet i sjukmeldingsperioden - Om du har jobba (ev. kor mykje) i sjukmeldingsperioden 27 av 41 -> Husk å trykk <Send> før du avsluttar! Rutiner ved sjukefråver i Flora kommune I Flora kommune skal det vere godt å jobbe. Det skal vere klåre, tydelege rammer for korleis arbeidet skal utførast og korleis fråver skal handterast. Difor har vi laga desse rutinane som skal følgjast av tilsette og leiarar.

28 Når du er blitt sjuk DETTE MÅ DU HUGSE: Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for førebygging og oppfølgjing av sjukefråver. Arbeidsgjevar kan ofte tilrettelegge slik at sjukemelding kan unngåast. Du bestemmer sjølv om du vil bruke sjukmelding eller avbryte den. Du kan også jobbe i kombinasjon med sjukmelding. Det kjem an på kva sjukdommen din tillet og kva det er praktisk høve å få til på arbeidsplassen. Føler du deg klar til å begynne å jobbe igjen før sjukmeldinga går ut, gjer du berre ein avtale med arbeidsgjevaren din. Greit å vite: Arbeidsgjevaren har plikt til å legge til rette for at du kan jobbe heilt eller delvis sjølv om du er sjuk. Husk at du alltid kan vurdere gradert sjukmelding. Veit du at fraværet blir kort, kan det vere like greitt med eigenmelding, så slepp du gå til lege. Namn på teneste Organisasjons nr Snakk med arbeidsgjevaren din Du har vore sjukmeld ei stund, og no er det tid for at du og leiaren din fyller ut oppfølgingsplanen saman med mindre det er openberre grunnar til å la vere. Oppfølgingsplanen skal gjøre det lettere å tenke gjennom: Er det noen arbeidsoppgaver jeg kan gjøre selv om jeg er syk?er det noe som kan gjøres for at jeg kan få det til? Oppfølgingsplan (innan 4 veker) Føremål; finne gode løysingar for å komme attende i arbeid og sikre dialog mellom deg og arbeidsgjevar Deltakarar; Du og arbeidsgjevar Ansvar; Arbeidsgjevar saman med arbeidstakar Digital plan tilgjengeleg på NAV.no der begge partar kan og skal bidra. Dialogmøte 1 (innan 7 veker) Føremål; finne gode løysingar, sikre dialog og oppdatere plan. Deltakarar; Du og arbeidsgjevar. I tillegg kan du eller arbeids-gjevar be om at bedriftshelsetenesta eller NAV blir med. Du kan også be om at sjukmeldar/legen og/eller tillitsvald deltek. Ansvar; Arbeidsgjevar har ansvar for å kalle inn til møtet. 7 veker Oppfyller du aktivitetsplikta? Reglane seier at du har plikt til å vere i aktivitet medag du er sjukmeld om mogeleg. Målet er å unngå at sjukefråveret blir for langt. Ved alvorleg sjukdom er det sjølvsagt unntak. Når du har vore sjukmeld i 8 veker, er det NAV si oppgåve å vurdere 28 om av aktivitetsplikta 41 er oppfylt. 8 veker Tid for dialogmøte med NAV Det kan hende du snart blir innkalt til dialogmøte med NAV hvis du ikkje allereie har vore der? I dette møtet kjem du saman med arbeidsgjevaren, av og til blir og den som har sjukmeldt deg invitert. Meninga er å kome fram til noko som kan hjelpe deg vidare. Rettleiaren frå NAV leiar møte og er ein nøytral deltakar som stiller spørsmål til alle som er til stades. Du fortel om jobben og situasjonen din: Kva som går bra og kva som er vanskeleg. Arbeidsgjevaren din fortel om arbeidsplassen, kva som er forsøkt og kva for muligheiter som finnes. Vi ser på oppfølgjingsplanen som du og arbeidsgjevaren allereie har laga saman. Ser vi nokre fleire muligheiter på arbeidsplassen? Treng du nokre helsetenester, eller er det noko NAV kan bidra med? Til slutt oppsummerer NAV-retteleiaren møte og avklarer kven som skal gjere kva og kva tid det skal skje. 39 veker Etter 52 vekers sjukefråver er retten til sjukepengar brukt opp. Du får et brev om dette når du har vært sjukmeld i 39 veker. Du kan kva tid som helst be om eit nytt dialogmøte eller ein individuell samtale med ein rettleiar på NAV-kontoret.

29 Prosessen: Sjukmelding i Flora Mai 2018 Prosesstyring med kvantitativ måling mellom delprosessar: Vi skal gjer kvarandre bedre, ved å legge til rette for neste ledd i kjeden (prosessen). Ei lang rekke forslag til målepunkt (kontrollpunkt) der størrelsen på utfordringa vil bestemme antallet og kva punkt ein vel å måle. 29 av 41

30 Prosesskart 1 Sjukmelding i Flora kommune og Norge (Kilde: NAV) 30 av 41

31 Mange aktuelle målepunkt i prosessen: 31 av 41

32 Måling av HR- og lønn: Kor mange er ikkje sendt vidare til næraste leiar. Tall frå 0 til x pr. veke og pr. månad. 32 av 41

33 Måling av næraste leiar/einingar: Kor mange sjukefråvær er ikkje registrert i «timefangst»? Tall frå 0 til x pr. veke og pr. månad. 33 av 41

34 Måling av lønnsavdelingen: Kor mange mottatte søknader om sjukepenger er det ikkje videreformidla inntektsopplysningar om. Pr. uke, Pr. månad. 34 av 41

35 Måling av einskildtilsette: Kor mange har ikkje sendt vidare til arbeidsgivar sjukmeldinga si. Tall frå 0 til x pr. veke og pr. månad. 35 av 41

36 Måling av einskildtilsette: Kor mange har ikkje vidaresendt søknad om sjukepengar til arbeidsgjevar. Tall frå 0 til x pr. veke og pr. månad. 36 av 41

37 Måling av leger: Kor mange leger nektar å skrive fleire sjukmeldingar (meir enn 1). Pr. uke, Pr. månad 37 av 41

38 Måling av NAV: Kor mange søknader om sjukepengar nektar NAV å akseptere. Pr. månad. Pr. kvartal. 38 av 41

39 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 013/18 Arbeidsmiljøutvalet PS Administrasjonsutvalet PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Trond Ramstad Olsen K /606 Sjukefråvær 1. kvartal 2018 Flora kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsmiljøutvalet og Administrasjonsutvalet tek sjukefråværet i Flora kommune, for 1. kvartal 2018, til orientering. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 39 av 41

40 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Kvartalsvis rapportering på sjukefråværsutviklinga i Flora kommune, fordelt på kjønn, tenester, samla, eigenmeldt fråvær, arbeidsgjevarperiode, langtidsfråvær og samla. Innleiing/vurdering For samanlikninga har vi teke med tilsvarande sjukefråværsoversikt frå 1. kvartal Det samla fråværet 1. kvartal 2018, er ørlite lågare enn tilsvarande periode i Sentraladministrasjonen og teknisk sektor har ein nedgang, medan den største auken er innan tenestene for helse og NAV. Langtidsfråværet har gått litt ned, medan det har vore auke i fråværet i arbeidsgjevarperioden. Elles vil vi syne til anna sak om handtering av det høge sjukefråværet i Flora kommune. Økonomiske konsekvensar: Vil bli kommentet i eiga sak om handtering av det høge sjukefråværet. 40 av 41

41 FLORA KOMMUNE Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: Arbedismiljølova, Internkontrollforskrifta. 41 av 41