GLOPPEN KOMMUNE ARBEIDSMILJØUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 ARBEIDSMILJØUTVALET MØTEBOK Møtedato: Møtetid: Kl. 08:15 09:10 Møtestad: Trivselshagen, videokonferanserommet Saksnr.: 014/16-018/16 Desse medlemmene møtte: Jan Kåre Fure Bjarte Gangeskar Anita Lothe Kristin Sælen Tone Morken Kåre Risholm Frå Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidstakarane Arbeidstakarane Arbeidstakarane Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Jan Kåre Fure Frå adm. møtte: Personalsjef Rita Lilletvedt Andre: Torill Midtgaard Gaustad frå bedriftshelsetenesta Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 15/16 Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Jan Kåre Fure Side 1

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 015/16 Referat og orienteringssaker 016/16 Orientering om sjukefråværet pr /16 Medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging - vurdering av nytt tidspunkt for gjennomføring 018/16 Endring av prosedyre for avviksregistrering og avvikshandtering Side 2

3 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet /16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/ Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå arbeidsmiljøutvalet sitt møte den 2. juni i år blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber leiaren i utvalet om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. LEIARE SI TILRÅDING: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 2. juni Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 22. september ARBEIDSMILJØUTVALET 014/16 VEDTAK: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 2. juni Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 22. september Vedtaket var samrøystes. Side 3

4 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet /16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Referat og orienteringssaker Refererte skriv og meldingar: Det er så langt ingen referatsaker. Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/1120 Orienteringssaker: Leiaren i utvalet vil kort orientere om arbeidssituasjonen for dei tilsette på heradshuset etter brannen i bygget den 11. august. Ordet fritt PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering ARBEIDSMILJØUTVALET Bedriftshelsetenesta orienterte om brannen i lokala på hovudkontoret i Måløy. Under ordet fritt Hovudverneombodet refererte til eit eigenvurderingstilsyn i heimetenesta Sandane, Åsateigen og Åsavegen bu- og avlastningsteneste, som viser at Gloppen har godt system for å ivareta sine brukarar. Anita Lothe orienterte om utgreiingsarbeidet for organiseringa av ei evt. miljøarbeidarteneste til menneske med utviklingshemming. Leiaren minte om neste møte i utvalet som er 1. desember i år kl 14:00. På dette møtet skal det takast stilling til årets arbeidsmiljøpris og det skal veljast ny leiar for /16 VEDTAK: t Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 4

5 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet /16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 033 Arkivsaknr.: 15/ Orientering om sjukefråværet pr Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Sjukefråvær pr Bakgrunn for saka: Sjå på utviklinga i sjukefråværet i kommunen, og vurdere evt. behov for tiltak. Totalt sjukefråvær: Totalt sjukefråvær pr. 31. august ligg på 4,6 %, ein nedgang frå 5,1 % for same tidspunkt i Det er også ein nedgang frå 1. kvartal som låg på 5,5 %, men 1. kvartal har normalt høgare sjukefråvær enn elles i året. Legemeldt sjukefråvær: Legemeldt sjukefråvær pr. 31. august ligg på 3,9 % ein nedgang frå 4,3 % for same tidspunkt i Personalsjefen si vurdering: Den positive utviklinga i sjukefråværet i 2015 har fortsatt så langt i Også mange av dei einingane som har hatt ein del høgare sjukefråvær enn snittet har hatt ein positiv framgang. Det er veldig bra. I samråd med HMS-gruppa føretek bedriftshelsetenesta ein grundigare gjennomgang av einingar som har hatt høgt sjukefråvær over tid, gjennom samtalar med einingsleiarane. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering ARBEIDSMILJØUTVALET 016/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 5

6 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet /16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 440 Arkivsaknr.: 16/173-4 Medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging - vurdering av nytt tidspunkt for gjennomføring Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Viser til tidlegare vedtak i AMU om gjennomføring av medarbeiderundersøking/ arbeidsmiljøkartlegging i 2016 (sak 007/16 og 012/16). Saksutgreiing: Etter oppsett plan skulle det gå ut informasjon veke 35/36, gjennomføring veke 37/38 og oppfølgingsarbeid veke Brannen ved heradshuset 11. august kom like før det skulle gå ut informasjon om undersøkinga. Då det var vanskeleg å sjå føre seg kva konsekvensar brannen ville få framover, vart leiargruppa i samråd med bedriftshelsetenesta einige om å utsette undersøkinga i første omgang fram til nytt møte i AMU, for der å ta ei vurdering om ei ytterlegare utsetting fram til våren Brannen ved heradshuset har medført at mange oppgåver er blitt sett på vent for å kunne handtere saker/konsekvensar i samband med brannen, noko ein også må forvente ei god stund framover. Blant anna vil etablering og flytting til nye kontorlokale på Søreide ta mykje tid dei næraste vekene framover Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ei utsetting til våren vil ikkje ha noko økonomiske konsekvensar for kommunen. Personalsjefen si vurdering: Forarbeidet med undersøkinga er klar, så det vil ikkje krevje så mykje å gjennomføre sjølve undersøkinga. Men det viktigaste arbeidet kjem når resultatet er klart og oppfølgingsarbeidet skal ta til. Målet med undersøkinga er å måle utvikling og oppnå forbetringstiltak. For å oppnå forbetringstiltak er det viktig å sikre tilstrekkeleg kapasitet og fokus til gjennomgang av resultat og utarbeiding av tiltaks- og handlingsplanar. Ei dårleg oppfølging vil medføre at ein ikkje oppnår målsetninga med undersøkinga, samt at tilsette ikkje ser verdi av å delta, noko som igjen vil få konsekvensar for deltaking i seinare undersøkingar. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Side 6

7 Arbeidsmiljøutvalet vedtek å utsette planlagt medarbeiderundersøking/ arbeidsmiljøkartlegging fram til våren 2017 for å sikre eit godt oppfølgingsarbeid i etterkant ARBEIDSMILJØUTVALET 017/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet vedtek å utsette planlagt medarbeiderundersøking/ arbeidsmiljøkartlegging fram til våren 2017 for å sikre eit godt oppfølgingsarbeid i etterkant. Vedtaket var samrøystes. Side 7

8 SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet /16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 440 Arkivsaknr.: 13/69-47 Endring av prosedyre for avviksregistrering og avvikshandtering Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Prosedyre for avviksregistrering og avvikshandtering Bakgrunn for saka: Overgang til nytt elektronisk avvikssystem våren 2016 har medført behov for endring av gjeldande prosedyre vedtatt i AMU i Saksutgreiing: Gjeldande prosedyre pr i dag: 1. Tilvisingar Arbeidsmiljølova Internkontrollforskrifta 2. Mål Sikre forsvarleg registrering og handtering av avvik. 3. Definisjonar Avvik: Feil, manglar og uønska hendingar ved brot på lover og forskrifter, etablerte prosedyrar og rutinar, skade på tilsette, materiell og bygningsmasse. Avvik har tre moglege årsaker: 1. Feil handling av ein person 2. Feil i det fysiske arbeidsmiljøet 3. Feil i - eller manglande rutine Strakstiltak: Gjere ei risikovurdering på grunnlag av tilmeldt avvik og velje korleis avviket skal handterast på ein best mogleg måte for å redusere fare og unngå helseskade på kort og lang sikt. Lukking av avvik = problemet løyst. 4. Ansvar Side 8

9 Einingsleiar har ansvar for handtering avvik i eiga eining. Alle tilsette kan melde avvik på meldingsskjema. Avvik skal meldast til næraste leiar. Einingsleiar har ansvar for - og myndet til - å lukke avvik i eiga eining. 5. Omfang Framgangsmåte ved melding av avvik: Avvik skal fortrinnsvis meldast skriftleg til næraste leiar omgåande. Skjema for avviksmelding skal brukast. Avvik blir fanga opp ved avviksmelding frå tilsette, i vernerunden, gjennom kartlegging av BHT eller etter tilsyn frå tilsynsmyndigheiter. Oppfølging av avviksmeldingar: Leiar set i verk tiltak. Avvik i det fysiske arbeidsmiljøet Avvik skal lukkast på lågast mogleg nivå. Leiar skal sørgje for at det blir utarbeidd handlingsplan for lukking av avvik. Saker som ikkje skal løysast internt, må meldast til den instansen som har ansvar for å løyse saka. Det blir meldt tilbake til einingsleiar om vidare behandling og tidfesting av tiltak (frist for utføring). Avvik i det psykososiale arbeidsmiljøet Om leiar saman med verneombod og LAG vurderer at eininga treng ekstern hjelp for å handtere avvik i det psykososiale arbeidsmiljøet, skal leiar kontakte BHT for å få hjelp til ei kartlegging og risikovurdering av avviket. Ved personskade skal leiar i fylle ut Nav sitt skjema for melding om yrkesskade. Dette blir sendt administrasjonen v/personalrådgjevar for vidaresending til Nav. Personalrådgjevar sender skjema frå forsikringsselskapet til den arbeidstakaren det gjeld. Vedkomande fyller ut skjemaet og returnerer det til personalrådgjevar som sender dette til forsikringsselskapet saman med kopi av meldinga til NAV. Alvorlege ulykker med personskade skal meldast arbeidstilsynet og politiet. Ved nestenulykke må det føretakast ei kartlegging og risikovurdering med påfølgande iverksetting av tiltak for å forhindre framtidig ulykke. 6. Målgruppe Prosedyre gjeld for alle tilsette på alle nivå i Gloppen Kommune. Arbeidstakarar har plikt og ansvar for å melde avvik i tråd med denne prosedyren. 7. Kompetanse For dei tilsette: ingen spesielle. For leiarar og verneombod: grunnkurs i arbeidsmiljø. 8. Hjelpemiddel Skjema for avviksmelding Enkel modell for risikovurdering Skjema for melding om yrkesskade (Nav) Skademeldingsskjema til forsikringsselskap HMS-gruppa sitt forslag til endringar: I tillegg til at framgangsmåte ved melding av avvik er endra i tråd med endra rutine som følgje av elektronisk handtering, er prosedyren forsøkt forenkla samt at det er ei tydelegare presisering av både dei tilsette og leiar sitt ansvar. Handtering av personskade som også omfattar barnehageborn, elevar og pasientar blir lagt til eiga prosedyre. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Side 9

10 Ingen. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet godkjenner prosedyre for avviksregistrering og avvikshandtering i samsvar med vedlegget i saka ARBEIDSMILJØUTVALET 018/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet godkjenner prosedyre for avviksregistrering og avvikshandtering i samsvar med vedlegget i saka. Utvalet ber om at det blir innarbeidd som fast rutine at den som behandlar avviket melder tilbake til avviksmeldar. Vedtaket var samrøystes. Side 10