GENERALFORSAMLING I VÆRETRØA GRENDELAG

Transkript

1 GENERALFORSAMLING I VÆRETRØA GRENDELAG Onsdag kl Folkets hus Ranheim DAGSORDEN: 1. Opprop, godkjenning av innkalling og dagsorden. 2. Konstituering, valg av møteleder, referent, protokollunderskrivere og tellekorps. 3. Årsberetning 4. Regnskap for Innkomne forslag/styrets forslag 6. Budsjett Valg Det blir en kaffepause i løpet av møtet. Fullmakter kan medtas, men generalforsamlingen er beslutningsdyktig med det antall medlemmer som er representert. VEL MØTT! Styret

2 3. ÅRSBERETNING 2011 Det er i 2011 gjennomført 12 styremøter, flere befaringer og en ordinær generalforsamling. 3.1.GENERELL DRIFT OG VEDLIKEHOLD Vintervedlikehold Styret har valgt å si opp avtalen med Arild Engan om vintervedlikehold etter vedvarende mangel på kontakt over telefon og mangel på brøyting og strøing. Det er en utfordring å finne brøytere som holder til i området og som vil påta seg vintervedlikeholdet på Væretrøa. Styret ble derfor veldig glad for at Arne Støre sa seg villig til å skrive kontrakt med oss. Den største fordelen med ham er at han holder til i umiddelbar nærhet og dermed kan komme på kort varsel. Det er skrevet kontrakt med ham for vintersesongen 2012/2013. Grendelaget betaler Arne Støre et fast beløp på kr ,- + mva for brøyting, strøing og beredskap. Med mindre en av partene sier opp avtalen, vil den være gyldig frem til sesongen Styret ber igjen beboerne om å ikke parkere på fortauet siden det vanskeliggjør brøyting og strøing. Henvendelser om brøyting og strøing skjer fortsatt gjennom styret og ikke til brøyter Arne Støre Sommervedlikehold Avtalen med Trondheim Parkservice om sommervedlikehold ble videreført også i På grunn av oppgraderingen av Traktorgarasjen og fotballbanen får vi en prisøkning på sommervedlikeholdet. Plener som kom i tillegg til vanlig rutiner i 2011 er nå innbakt i det forrige tilbudet og konsumprisindeksen for 2011/20012 er justert. Ny pris på sommervedlikeholdet blir da for sesongen 2012 kr mva. Kosting av kunstgressbane pr.gang kr mva. Pr.gang pga forballsesongens varighet. Styret har ikke registrert tilbakemeldinger om mangelfullt utført arbeid og har en årlig gjennomgang av avtalen med Trondheim Parkservice for å sikre at begge parter er inneforstått med omfanget av avtalen Dugnader Det ble på vanlig måte avholdt vårdugnad i april med påfølgende utplassering av konteinere for hageavfall ved grensen mot Malvik, nedenfor Leketrøa og ved fotballbanen. Kristin Nervik organiserte dugnad på kvistrydding etter trefellingen ved Bostadveien. Styret bistod arbeidet med en kontainer for å håndtere biomassen etter ryddingen. 1

3 I tillegg er det gjennomført flere dugnader bl.a. på Traktorgarasjen, oppsett og flytting av skilt og i forbindelse med oppsett av gjerde rundt fotballbanen og ved Leketrøa Belysning og strømtilførsel Lyspærer i mange gatelyspunkter i Væretrøa ble skiftet høsten 2011 av beboerne og styret i grendelaget. Medlemmene har blitt oppfordret til å ta kontakt med styret i de tilfeller hvor lyspunktene ikke har virket. Styret disponerer fortsatt en del lyspærer så hvis noen kan eller vil, har vi mulighet for å skifte lyspærer selv! Dette sparer grendelaget for kostbar utskifting ved innleid hjelp. Ut fra kostnadshensyn har styret hatt som norm, at 4 til 5 spredte lyspunkter må være falt ut før bestilling av utbedring blir satt i kraft. I forhold til denne rammen ser det ut til at belysningen har fungert tilfredsstillende, etter utskiftningene som ble foretatt i høst. Trønderenergi har nå tatt over ansvaret for det offentlige el-nettet i Trondheim, og vi må henvende oss til dem hvis skader oppstår på grendelagets nett. Jordfeil kan være skadelig for elektronikk i apparatur. F.eks. hvis varmepumpene begynner å koble seg ut kan det være tegn på jordfeil i huset, hos noen i nabolaget eller på gatelysnettet. Trønderenergi påviste i høst jordfeil i nedre del av Væretrøa ut fra en slik hendelse. Feilen ble utbedret Septiktømming Septiktømming er bestilt 1 gang hos Trondheim Bydrift i 2011, og ble utført i november måned. Kostnadene varierer i forhold til tidsbruk da det er timepris for arbeidet. På grunn av faktureringsfeil hos utfører ble korrekt faktura betalt i januar 2012 med kr Vi regner med ny tømming i august 2012, og vil da få en tilsvarende faktura på høsten Forvaltning av fellesarealer Også i 2011 ble Torbjørn Risstad engasjert til å felle skog på fellesareal i henhold til vedtaket på Generalforsamlingen På grunn av frafall i styret har det vært nødvendig å prioritere i forhold til antall saker på dagsordenen. Skogforvaltningen har derfor blitt satt noe på vent, men vi har fått gjennomført uttynning av skogen mot Malvikgrensen. Arbeidet med skogforvaltningen og samarbeidet med Risstad vil videreføres i Risstad gjør arbeidet gratis mot at de får beholde det meste av veden. Hele prosjektet er et kommunalt tiltak rettet mot sysselsetting av personer som har sosiale utfordringer. Følgelig kan ikke grendelaget legge de samme krav til gjennomføring til grunn for dem som ved innleie av profesjonelle skogryddere Bekkenedløp/sandfangkummer Befaring gjennomført ved bekkenedløpet i øvre felt hvor sluket var begravd av sand og jord. Gravemaskin ble leid inn for utbedring av avløpet. 2

4 3.1.8 Parkering Det er satt opp et parkeringsskilt på Traktorgarasjen med følgende tekst: Gjesteparkering for Væretrøa grendelag. Uregistrerte kjøretøy vil bli borttauet for eiers regning. Det kom sommeren 2011 meldinger om hærverk og bensintyveri av bilene som var parkert på Traktorgarasjen. Etter meldingen ble det iverksatt dugnad hvor vi kuttet ned hekken i området for å bedre innsynet til parkeringsplassen. Det ble ikke mottatt flere henvendelser om hærverk etter tiltaket. Parkeringsplassen er primært en gjesteparkering for biler. Tilhengere parkeres på eget ansvar. Til informasjon fikk styret melding om at en henger hadde blitt stjålet fra Traktorgarasjen vinteren Styret mottar fortsatt henvendelser om feilparkering av biler på fortauet og gjentar derfor parkeringsbestemmelsene for Væretrøa grendelag: Det er ikke tillatt med parkering på fortau eller slik at det hindrer ferdsel på fortauene. Det er ikke tillatt med parkering langs veiene annet enn midlertidig, dvs. ikke vedvarende og jevnlig parkering. Beboere og leietakere oppfordres til ikke å bruke felles parkeringsplasser til fast eller vedvarende parkering av egne private kjøretøyer etc. Beboere som mener at de likevel må ha parkering slik som nevnt under pkt. 2, henstilles til å kontakte styret for å inngå avtale om hvordan dette kan håndteres best mulig. Det gis ikke unntak fra pkt Grendelagsavgift Bergstua Beboerne på Bergstua har nå etablert egen velforening, men styret mangler fortsatt oversikt over flere husstander som har mottatt ferdigattest på sin bolig. I henhold til tidligere inngått avtale skal det sendes ut faktura for halv grendelagsavgift for 2011 til disse husstandene St.Hans-feiring Invitasjon til St.Hans feiring 23. juni på Leketrøa ble sendt ut til alle beboere med barn. Etter henvendelse ble det i år også invitert til voksenfeiring på Traktorgarasjen 24.juni. Både barne og voksenferiringen var en ubetinget suksess og vil bli videreført også i år Hjemmeside for grendelaget Websiden fungerer godt, og styret benytter siden til å legge ut aktuell informasjon. På siden finnes også link til grendelagets vedtekter, og det er anledning til å benytte siden til å kontakte styret Mottak av informasjon på e-post Etter en rekke oppfordringer til å registrere sin e-post adresse for mottak av diverse infoskriv fra styret har nå i overkant av 70 husstander registrert seg. Styret vil fortsatt oppfordre beboere til å registrere seg ved å sende en henvendelse til styret@grendelaget.com. 3

5 TrøaNytt Det er gitt ut to utgaver av TrøaNytt i Oppgradering av vei i nedre del og fartshump Etter oppgraderingen av veien i nedre felt ble det anlagt flere fartshumper. En av disse medførte dessverre problemer om vinteren i forhold til at vannet ble ledet inn i garasjen til en av beboerne i feltet ved snøsmelting. Styret har vært på befaring og har vedtatt å fjerne fartshumpen. 3.3 Miljøpakke for transport og bom på Væresletta I tilleggsutredningen for miljøpakken fra vegvesenet( kan det i punkt 4.7 se ut til at det åpnes for at fritaket for beboerne på Være/Klett skal tas bort og erstattes av et maksimalt tak på passeringer (eller beløp). Argumentasjonen som benyttes er at dersom det vedtas et nytt system med mange nye bomstasjoner vil flere av byens beboere få samme utfordringer som oss. Styret har vært i kontakt med Rita Ottervik og gruppeleder fra Ap som hevder at det ikke er et politisk drøftingstema å fjerne fritaket vi er innvilget i bommen på væresletta. Styret vil uansett følge opp saken dersom det foreslås endringer som vil berøre beboerne på Væretrøa. 3.4 Grensejustering ved nedkjøringen til Bergstua Oppmålingene som ble gjennomført ifbm makeskifte mellom grendelaget og Kjetil Wæhre vedr. støttemur mot VT 16, viser at grunnen ikke er grendelagets eiendom men tilhører VT 16. Saken er trukket og avsluttet fra grendelagets side. 3.5 Tiltak for økt trafikksikkerhet Bilene kjører med relativt høy hastighet på Bostadveien på tross av 50 sonen, noe som medfører høy risiko for bussreisende/ skolebarn som må krysse veien på vei hjem. Styret har vært i kontakt med Beate Sjåland, Trondheim kommune, som arbeider med aksjon skolevei. Hun sier at det er avsatt midler og at arbeidet med dobbel busslomme på Bostadveien, buss stoppen til nedre felt, vil starte i Gjerde på nedre del av Leketrøa Generalforsamlingen i 2010 ga styret mandat til å benytte kr ,- til etablering av gjerde på nedsiden av Leketrøa. Gjerdet ble satt opp i sammenheng med gjerdet på fotballbanen og har allerede vist sin nytte og nødvendighet i årets akesesong. 4

6 3.7 Furutrær ved fotballbanen Styret har fra en beboer mottatt henvendelse om å felle noen av furutrærne ved fotballbanen. Styret har vært i kontakt med beboerne i området hvor ingen er negative til felling. Styret vil i løpet av våren/ sommeren blinke ut de aktuelle trærne og gjøre en formell befaring sammen med beboerne i området. Styret er av den oppfatning at det må være beboerne i nærhet til trærne på fellesområdene sammen med den vedtatte forvaltningsplanen som må være bestemmende for eventuell felling. Generalforsamlingen ønsket også at slike saker ble avgjort av styret i samråd med forvaltningsplanen og beboerne i nærhet til trærne på fellesarealene : Kommentar fra generalforsamlingen om at man generelt ikke ønsker å behandle felling av enkelttrær som en sak på generalforsamlingen, men forholde seg til forvaltningsplanen. I en vurdering av felling av enkelttrær som en del av forvaltningen, skal styret legge stor vekt på naboers innstilling. (Referat fra generalforsamlingen ) 3.8 Avtale med utbygger i øvre felt Styret har vært i kontakt med Nidaros nye hjem i forhold til en avtale om bruk av vår fotballbane og lekeplass. Nidaros nye hjem er positive til å utforme en privatrettslig avtale hvor beboerne i øvre felt får tilgang til våre lekeplasser og kunstgressbane mot en engangssum og en årlig kompensasjon for vedlikehold. Styret arbeider nå med å få detaljene omkring en slik avtale på plass. Utbygger kunne forøvrig informere om at de fra sommeren 2012 vil starte utbedringen av Bostadveien i øvre del av Væretrøa. 3.9 Fotballbanen På generalforsamlingen i mars 2011, vedtok Grendelaget å etablere en kunstgressbane. Rammen var på ,-, med en forhåndsgodkjenning fra kommunen om tildeling av kommunal støtte samt tippemidler. Forhåndsgodkjenningen kom en uke før arbeidet startet, noe som skyldtes ferieavvikling og lang saksbehandling i kommunen. Kunstgressbanen ble ferdigstilt i løpet av august, og det ble satt opp gjerde i løpet av september. Banen ble kjempefin, og er et flott tilskudd til grenda vår. Mest gledelig er det å se alle barna som er aktive på banen, noe som har økt betraktelig etter at kunstgresset kom. Totalkostnaden ble på ,-, hvor også gjerde rundt banen og ved lekeplassen ble satt opp. Styret takker Bjørn Mjøsund og Lars-Even Hauge for ledelsen av dugnaden på oppsett av gjerdet rundt banen og lån av verktøy. Søknaden om tippemidler ble sendt i desember, og vil bli behandlet i departementet i løpet av året. Det kan imidlertid hende at utbetaling av tippemidler ikke skjer før i løpet av 2014/15. Dette skyldes mange søknader på landsbasis, og avhenger av når vår sak behandles. Tilskuddet fra kommunen på ,- kan vi vente i mars/april

7 En stor takk til alle som har bidratt på avholdte dugnader, noe det etter hvert ble ganske mange av. Innsatsen og humøret til de som har stilt opp har vært fantastisk bra. Spesielt ønsker styret å takke Lars Even Hauge og Arnt Solli som har vært delaktig i prosessen fra start til slutt Økonomi Innkrevingen av grendelagsavgiften har gått stort sett som forventet i For å styrke egenkapitalen, er det budsjettert med fondsavsetting for 2012, se budsjettforslag. Den største utgiftsposten for grendelaget var opparbeidelse og legging av kunstgress på fotballbanen. Ut fra saksframlegget i sak 2a for 2011, som ble vedtatt, ser en at kostnadsrammen er stipulert til kr og ikke som vist i framlegg til budsjett for Dette betyr at avviket er på kr , 15, og ikke kr ,15. Etter behandling i generalforsamlingen av sak 4, Fjerning av kabelbokser, ble rammen endret fra kr 15000,00 til kr 30000,00. Endringen av beløpene i sak 2a og sak 4, er tatt inn i budsjettet for 2011, og synliggjort i regnskapet. For øvrig vises det til notene (merknadene) knyttet til regnskapet. Styret har ikke fått melding om nye ferdigattester i 2011 fra velforeningen i Bergstua. I henhold til avtale skal beboerne i Bergstua svare halv grendelagsavgift. 6

8 4. REGNSKAP Årsregnskapet skal gi informasjon til grendelagets medlemmer om den økonomiske utviklingen. Regnskapet for 2011 viser at vi disponerer eiendeler for kr ,09. Av dette er kr ,33 egenkapital og kr ,76 er gjeld per Av gjelden er kr ,76 kortsiktig gjeld. Regnskapet ble revidert av grendelagets valgte revisorer Kristin Bekken og Arnfinn Wolden den 13.februar 2012, se velegg med noter. 7

9 4.1 Noter til regnskapet 2011 Regnskapet er avsluttet per Tilskudd fotballbanen I redegjøringen under sak 2 i generalforsamlingen 2011 ble det vist til at tippemidler og kommunal støtte vil utgjøre om lag kroner ved innvilget søknad. Søknad om støtte er sendt. Gjelder for budsjett Ekstraordinære inntekter og lån Styret tok opp et lån på kr iht vedtak i sak 2a, GF 2011 Kr 5000 ble trukket direkte som omkostninger til banken Per er lånet på kr Kr 216 er kundeutbytte fra Gjensidige forsikring 2. Grendelagsavgift Under utestående fordringer er kr 3500 ubetalt grendelagsavgift 3. Kommunale avgifter Kommunale avgifter har blitt tidsmessig forskjøvet da Trondheim kommune innkrever avgiften 3 ganger per år mot tidligere 2 ganger. Siste avgiftsdel for 2011 forfalt i Styrearbeid Styremedlem Hans Christian Helgesen sluttet i styret sommeren Drift el-anlegg Styret har fått hjelp av medlemmer til å skifte ut pærene i lyktestolpene og har dermed redusert kostnadene for arbeidet 6. Fakturaer fra 2011 med forfall januar ) Septiktømming kr ( Tilsvarende beløp forventes å forfalle i oktober ) Containerleie Retura kr 5958,76 3) Eiendomsavgift trondheim kommune kr Sum = 72495,76 7. Utestående fordringer 1) Grendelagsavgift kr ) Deling av regning fra Trondheim kommune kr 3500/2 = kr ) Dobbelfakturering kr 3010,88 Sum = kr 8260, 88 Væretrøa Kjell B. Jenssen 8

10 STYRETS FORSLAG SAK 1: SAK 2: SAK 3: SAK 4: SAK 5: SAK 6: Videreføring av mandat til forhandlinger med utbygger av Øvre Være om bruk av fellesområder Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal Feltkontakter Asfaltering i øvre felt Økning av grendelagsavgiften Budsjett 9

11 SAK 1: Videreføring av mandat til forhandlinger med utbygger av Øvre Være om bruk av felles lek og fotballareal I forbindelse med planlagt utbygging av Øvre Være (se bilde under) har styret vært i dialog med utbygger og Trondheim kommune i forhold til eventuelt sambruk av grendelagets fellesarealer. Styrets motivasjon har vært at det nye feltet ligger inntil våre lekeplasser og at det påregnes at beboere også vil benytte våre felles lek og fotballareal uavhengig av en eventuell fremforhandlet avtale. Styret ser det derfor som hensiktsmessig å få etablert en avtale om bruk og fordelinger av kostnader for våre fellesarealer. Signalene fra Trondheim kommune er at en slik avtale vil kunne påvirke kommunens krav til utbygger for opparbeidelse av grøntareal i Øvre Være, og kan være med på å sikre et mer helhetlig tilbud for hele Væretrøas beboelse. En slik avtale vil kunne gi grendelaget en engangskompensasjon samt bidra til årlig vedlikeholdsutgifter på felles lek og fotballareal. Verdien på en slik engangskompensasjon vil etter all sannsynlighet være avhenging beskaffenhet til lek og fotballarealene. Forslag 1: Videreføre mandatet til forhandlinger med utbygger av Øvre Være om bruk av felles lek og fotballareal Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å fremforhandle et utkast til avtale med utbygger i Øvre Væretrøa for bruk og kompensasjon for Væretrøa grendelags felles lek og fotballareal. Avtaleutkastet skal godkjennes av generalforsamlingen i grendelaget. Det stemmes «JA» eller «NEI». Styrets innstilling er «JA». SAK 2: Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal Som beskrevet under årsberetningen, ble ikke alle de prioriterte områdene helt ferdigstilt. Områder som fortsatt gjenstår er: Fullføre Område 2 og Område 3. Rydding av undervegetasjon i tidligere prioriterte områder. Tiltakene skal iverksettes i dialog med Risstad og nærmeste naboer. 10

12 Forslag 2: Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal Generalforsamlingen ber styret om å videreføre forvaltningsplanen ihht prioriterte områder innenfor en budsjettramme på kr Kostnadene dekkes over driftsbudsjettet i Det stemmes «JA» eller «NEI». Styrets innstilling er «JA». SAK 3: Feltkontakter For år siden var feltkontaktene ansvarlig for hver sin del av fellesområdene, samt å kalle inn til dugnad i sitt felt når det var behov. Dette ble etablert ved oppstarten av Grendelaget og har tidvis fungert bra. I løpet av de senere årene har viljen til dugnad svunnet hen i Væretrøa. Alt for ofte er det få, og gjerne de sammen mennesker som går igjen på dugnader. Videre er det ikke dugnader i feltkontaktregi, men mer i regi av styret. Situasjonen er slik at Feltkontaktene ikke har noen reelle oppgaver i dag. Den enkelte beboer henvender seg ikke til feltkontakten, men til styret ved behov. Styret er etter lang tids diskusjon kommet frem til følgende forslag; Ordningen med feltkontakter avvikles i sin helhet. I stedet for foreslås det at styret utvides med en representant, for å dekke opp arbeidsoppgaver knyttet mot fellesareal. Samtidig må punkt 5.1 i vedtektene fra 2006 tas ut; For å bistå styret i dets arbeid og som kontaktpersoner for de enkelte felt, velges en representant fra hvert felt. 11

13 Forslag 3: Avvikling av feltkontakter Styret anbefaler at feltkontaktordningen avvikles, styret utvides med en representant og at punkt 5.1 i vedtektene tas ut. Punkt 4.1 i vedtektene endres til : Til å administrere de oppgaver som er av felles interesse for beboerne i grendelaget velges et styre. Styret består av leder, sekretær, kasserer og tre styremedlemmer. Styret kan hvis spesielle forhold tilsier det, utvides med en eller flere medlemmer. Det stemmes «JA» eller «NEI». Styrets innstilling er «JA». SAK 4: Reasfaltering i øvre felt Vegsløyfen fra nr 62 til nr 72, er den som har mest behov for å bli reasfaltert. Spesielt ved nedkjøringen ved nr 72 har den gamle asfalten blitt brutt opp. Det er satt opp en kostnadsramme på kr for gjennomføring av dette tiltaket. Styret har innhentet tilbud fra to entreprenører som ser ut til å være ganske likelydende. Forslag 4: Reasfaltering i øvre felt Generalforsamlingen gir styret mandat til få foreta reasfaltering av veibanen i øvre del : Væretrøa innenfor en budsjettramme på NOK. Reasfalteringen finansieres over driftsbudsjettet 2012 Det stemmes «JA» eller «NEI». Styrets innstilling er «JA». SAK 5: Økning av grendelagsavgiften Budsjettforslaget for 2012 er stilt opp med to alternativer, ett med videreføring av samme årsavgift som for 2011, og et med høyning av årsavgiften med kr 500. Begrunnelse: Vi registrerer en stadig økning i kostnadene ved drift av grendelagets aktiviteter, spesielt ved sommer- og vintervedlikeholdet, ellers også, for eksempel ved innkreving av grendelagsavgiften, ved tømming av septik, ved endring av margin på Nibor-tilknyttede lån, ved leie av containere, ved eiendomsskatt, ved forsikring, ved postboksleie osv, osv. Den viktigste grunnen til forslaget om økning, ligger i ønsket om å få styrket grendelagets egenkapital, spesielt på fondskontoen, slik at vi kan stå bedre rustet i forhold til akutte hendelser som knyttet til kloakknettet, samt forventet nødvendig utskifting av lysarmaturer langs hele veinettet, ved gradvis overgang til ledlys. Dernest er en kontinuitet i reasfalteringen av de veiene som står igjen med på å begrunne forslaget. Vegsløyfen fra nr 62 til nr 72 ser ut til å være den som har 12

14 mest behov for å bli reasfaltert. Det er satt op en kostnadsramme på kr for gjennomføring av dette tiltaket. Styret har ikke tilrådd ekstraordinær nedbetaling av lån blant annet ut fra ovenstående punkter Det vises til oppsett av budsjettforslag for 2012 med merknader. For styret har operatørsiden ved vintervedlikeholdet vært et vanskelig område. Styret regner med at en ny avtale med ny operatør vil gi en bedre løsning, men det fører til en merkbar kostnadsøkning i budsjettforslaget for Ut over dette legger styret fram et budsjettforslag for 2012 basert på regnskapet for 2011, se også noter knyttet til framlegget. Forslag 5: Økning av grendelagsavgiften Grendelagsavgiften økes fra dagens 3500 pr.år til 4000 pr.år Det stemmes «JA» eller «NEI». Styrets innstilling er «JA» SAK 6: Budsjett 2012 Styret har lagt fram et forslag til budsjett som punkt 6 på dagsorden. Forslag 6: Budsjett 2012 Generalforsamlingen vedtar styrets budsjettforslag for 2012 Det stemmes «JA» eller «NEI». Styrets innstilling er «JA». 13

15 6. BUDSJETT

16 NOTER TIL REGNSKAPET 2011 OG BUDSJETT 2012 Regnskapet er avsluttet per Tilskudd fotballbanen I redegjøringen under sak 2 i generalforsamlingen 2011 ble det vist til at tippemidler og kommunal støtte vil utgjøre om lag kroner ved innvilget søknad. Søknad om støtte er sendt 8. Ekstraordinære inntekter og lån Styret tok opp et lån på kr iht vedtak i sak 2a, GF ) Kr 5000 ble trukket direkte som omkostninger til banken Kr ble utbetalt til grendelagets fondskonto Kr ble overført til driftskonto Per er lånet på kr ) Kr 216 er kundeutbytte fra Gjensidige forsikring Sum lån og utbytte kr er ført opp som ekstraordinære inntekter 9. Grendelagsavgift Det er satt opp to alternative forslag til budsjett for 2012 Alternativ 1 med kr 3500 per husstand, alternativ 2 med en økning til kr 4000 for Ved å øke grendelagsavgiften vil vi styrke egenkapitalen med kr Kommunale avgifter Kommunale avgifter har blitt tidsmessig forskjøvet da Trondheim kommune innkrever avgiften 3 ganger per år mot tidligere 2 ganger. Siste avgiftsdel for 2011 forfalt i Styrearbeid Styremedlem Hans Christian Helgesen sluttet i styret sommeren Drift el-anlegg Styret har fått hjelp av medlemmer til å skifte ut pærene i lyktestolpene og har dermed redusert kostnadene for arbeidet 13. Fakturaer fra 2011 med forfall januar ) Septiktømming kr ( Tilsvarende beløp forventes å forfalle i oktober ) Containerleie Retura kr 5958,76 6) Eiendomsavgift trondheim kommune kr Sum = 72495, Utestående fordringer 4) Grendelagsavgift kr ) Deling av regning fra Trondheim kommune kr 3500/2 = kr ) Dobbelfakturering kr 3010,88 Sum = kr 8260, Reasfaltering 15

17 Se saksutredning 16. Vedlikehold av fotballbanen Grendelaget binder seg i søknaden om tippemidler til et minimumsbeløp på kr per år til vedlikehold av kunstgressbanen 17. Avsetning til fond Grendelagets fondskonto bør styrkes i forhold til kommende oppgaver som reasfaltering, skifting til nye lysarmaturer og vedlikehold av avløpsystem 18. Lån Beløpet, kr er basert på prognose fra banken. Usikkerheten ligger i renteutviklingen. Grendelaget har ikke fastrente. For ikke å svekke egenkapitalen har ikke styret foreslått ekstraordinær tilbakebetaling på lånet Væretrøa Kjell B. Jenssen 16

18 7. VALG FORSLAG TIL GENERALFORSAMLINGEN FRA VALGKOMITEEN 28. MARS 2012 Som tidligere år oppfordrer valgkomiteen beboerne å melde sin interesse for verv i Grendelaget. Grendelaget er privat, og i den forbindelse er det mange felles oppgaver som må løses. Det forventes av beboerne i Væretrøa at de er med og bidrar til styre og stell av Grendelaget. Vi er alle avhengig av at dette skjer. Hvis noen skulle få inspirasjon eller klare å inspirere andre til å ta et verv, ta kontakt med valgkomiteen. Valgkomitèen vil benytte anledningen til å takke det sittende styret for godt utført jobb siste året. I år stiller ikke Kristin Bekken til gjenvalg. Vi takker for innsatsen gjennom flere år som revisor for grendelaget, og ønsker den nye representanten lykke til med arbeidet. Hans Christian Helgesen ba sommeren 2011 om å tre ut av styret. Vi takker for innsatsen hans og ønsker det nye styret lykke til med arbeidet. Valgkomiteens innstilling: Ordstyrer på årsmøtet: Lars Åge Nysæther Styret Styreleder: Anne Lee Mjøsund 63 (1 år) Kasserer: Kjell Jenssen 12 (G) Sekretær: Gry Skrove 21 (1 år) Styremedlem: Bjørn Gunnar Redergård 86 (ny) Styremedlem: Bjørn Magne Smedsrud 89 (1 år) Revisorer: Arnfinn Volden 135 (1 år) Knut Petter Haugdal 145 (ny) Feltkontakter: A-Felt: Stig Arve Haugen 15 (1 år) B-Felt: Odd Moen 60 (G) C-Felt: Frode Tønne 27 (G) D-Felt: Wenche Stålby 38 (G) E-Felt: Ole Strand 22 (G) F-Felt: Ola Vestby 65 (ny) G-Felt: Jørn Engberg 84 (G) H-Felt: Arne Otto Vedvik 96 (G) I-Rekkehus/Enebolig Gunn Wold 137 (ny) J-Felt: Lars Åge Nysæther 159 (ny) Valgkomite: Bjørn Mjøsund 63 (1 år) Ivar Lauritzen 32 (G) Stig Arve Haugen 15 (1 år) Valgt tid i styret er normalt 2 år. G er gjenvalg for 2 år. På vegne av valgkomiteen: Bjørn Mjøsund, Ivar Lauritzen og Stig Arve Haugen. 17

19 VÆRETRØA GRENDELAG GENERALFORSAMLING 2011 FULLMAKT Navn:... Adresse:... gir fullmakt til: Navn: Adresse:... Jeg gir min stemme slik (sett kryss i hver sak som fullmakten gjelder): SAK 1 Jeg stemmer JA... NEI... Fullmektigen kan bruke min stemme fritt... SAK 2 Jeg stemmer JA... NEI... Fullmektigen kan bruke min stemme fritt... SAK 3 Jeg stemmer JA... NEI... Fullmektigen kan bruke min stemme fritt... SAK 4 Jeg stemmer JA... NEI... Fullmektigen kan bruke min stemme fritt... SAK 5 Jeg stemmer JA... NEI... Fullmektigen kan bruke min stemme fritt... SAK 6 Jeg stemmer JA... NEI... Fullmektigen kan bruke min stemme fritt... Dato og underskrift av fullmaktsgiver:... Det kan avgis stemme via fullmakt, begrenset til maksimalt 6 fullmakter per medlem. Slike stemmer godkjennes kun gjennom eget fullmaktsskjema som er fullstendig utfylt. Fullmaktsskjemaet kan inneholde opplysninger om hvordan stemmegiveren ønsker å stemme i hver enkelt sak. 18