Referat fra Generalforsamling i Væretrøa Grendelag

Transkript

1 Referat fra Generalforsamling i Væretrøa Grendelag Tid: Sted: Folkets Hus, Ranheim Velkommen! Før oppstart av punktene i sakslista, ble det fra styrets leder informert om innkomne forslag som ikke var medtatt i dagsorden: Oppstillingsplass/fundament for container ved Malvik-grensa Kostnadsoverslag må foreligge før saken kan fremlegges for godkjenning. Asfaltering av parkeringsplass øst for rundkjøringa (endeholdeplass buss) Kostnadsoverslag må foreligge før saken kan fremlegges for godkjenning. Hull i veidekke i busstrase Anses som styresak. Busstrase er forfallen, midtrabatt/rundkjøring er ødelagt. Styret har vært i kontakt med Trondheim kommune ang. hull i veidekke. Dette vil bli utbedret i løpet av april. Oppgradering av parkeringsplass ved rekkehusene ved den store lekeplassen Kostnadsoverslag må foreligge før saken kan fremlegges for godkjenning. Oppgradering av gangsti v/nr. 44 Anses som styresak. Følges opp videre. Pkt 1 OPPROP, GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent uten kommentarer. Pkt 2 KONSTITUERING, VALG AV MØTELEDER, REFERENT, PROTOKOLLUNDERSKRIVERE OG TELLEKORPS Møteleder: Referent: Protokollunderskrivere: Tellekorps: Lars Åge Nysæter Gry Skrove Alf Kåre Karoliussen og Bjørn Gunnar Redergård Markus Føleide og Runar Myhren Side 1

2 Pkt 3 ÅRSBERETNING Kommentarer til årsberetning: Belysning/strømtilførsel Styret har vært i kontakt med Kåre Høyem. Innen 2017 skal eksisterende lys skiftes ut. Styret bør legge en plan for utskifting av lys i feltet Septiktømming I kommunalt vedtak står det at septik skal tømmes 2 ganger i året. På et tidspunkt ble det enighet i styret om at tømming var tilstrekkelig hver 9. måned. Styret fremmer forespørsel ang frekvens for tømming mht tidsforbruk/kostnad Parkering Uregistrert bil har stått parkert utenfor nr. 140 (gjesteparkering v/rekkehus) over lenger tid. Styret har tidligere vært i kontakt med Trondheim kommune vedr borttauing av feilparkerte biler. Det må settes opp skilt før borttauing kan iverksettes. Muligheten for å sette opp skilt vil bli vurdert av styret. Generelt mye parkering ute i gata i Væretrøa. Beboerne oppfordres igjen til å parkere innenfor egen tomt Grendelagsavgift Bergstua Styret har vært i dialog med kontaktperson for Bergstua. Oversikt over nye beboere i feltet vil bli oversendt for innkreving av grendelagsavgift (50 % av ordinær avgift). Beboerne i Bergstua har ikke stemmerett i Væretrøa Grendelag, men kommer til å ha sitt eget grendelag. 3.2 Oppgradering vei nedre del og fjerning av fartsdump Fartsdump fjernes da denne forårsaker stor vannansamling. Dette viser seg å være et problem også ved andre fartsdumper. 3.3 Miljøpakke for transport og bom på Væretrøa Det ble sendt brev til politikerne i Trondheim kommune vedr punkt 4.7 i tilleggsutredningen for Miljøpakkens fase II, hvor det foreslås å fjerne fritaket vårt i bommen på Væresletta. Styret har etter flere purringer fått svar på henvendelsen om at det framgår av rådmannens innstilling at det ikke blir aktuelt å fjerne fritak fra bomavgift for beboerne på Være og Klett. Alf Kåre Karoliussen har gitt styret bistand i denne saken. 3.8 Avtale med utbygger i øvre felt Kommer tilbake til dette under Pkt 5, Sak Fotballbanen Det ble stilt spørsmål ang regler for bruk av banen. Det er observert bl.a. sykling og lek med hunder ute på banen. Side 2

3 Gjerde ble bygget for å forhindre gjennomgangstrafikk på banen, bl.a. av gående og syklister. Det bør ikke være tillatt for hunder! Det er viktig å holde banen fri for grus, jord o.l. Styret vil vurdere nødvendigheten for etablering av regler. Det er avtalt med Trondheim Parservice om vedlikehold av banen. Det er imidlertid ønskelig å kunne gjennomføre mye av dette på dugnadsbasis Økonomi Fjerning av kabelbokser. Arbeidet ble ferdigstilt i Burde vært satt opp som eget punkt i årsberetningen, men var kommentert under regnskap. Styrets sammensetning. Burde vært satt opp som første punkt i årsberetningen. For øvrig ingen kommentarer til årsberetningen. Årsberetning ble enstemmig godkjent. Pkt 4 REGNSKAP Det konstateres at egenkapitalen er blitt betydelig dårligere gjennom årene. Ang kostnad ifbm styrearbeid: Det er gjort vedtak om at styremedlemmer får kr i kompensasjon. I perioden har det vært 4 aktive styremedlemmer. Regnskapet for 2011 ble enstemmig godkjent. Pkt 5 Sak 1 INNKOMNE FORSLAG/STYRETS FORSLAG Videreføring av mandat til forhandlinger med utbygger av Øvre Væretrøa om bruk av felles lek og fotballareal /forbindelse med planlagt utbygging av Øvre Være (se bilde under) har styret vært i dialog med utbygger og Trondheim kommune i forhold til eventuelt sambruk av grendelagets fellesarealer. Styrets motivasjon har vært at det nye feltet ligger inntil våre lekeplasser og at det påregnes at beboere også vil benytte våre felles lek og fotballareal uavhengig av en eventuell fremforhandlet avtale. Styret ser det derfor som hensiktsmessig å få etablert en avtale om bruk og fordelinger av kostnader for våre fellesarealer. SignalenefraTrondheim kommune er at en slik avtale vil kunne påvirke kommunens krav til utbygger for opparbeidelse av grøntareal i Øvre Være, og kan være med på å sikre et mer helhetlig tilbudfor hele Væretrøas beboelse. En slik avtale vil kunne gi gj-endelaget en engangskompensasjon samt bidra til årlig vedlikeholdsutgifter på felles lek og fotballareal. Verdien på en slik engangskompensasjon vil etter all sannsynlighet være avhenging beskaffenhet til lek og fotballarealene. Styret har kommet frem til at det bør kreves et engangsvederlag og en form for årlig bruks- og vedlikeholdsavgift. Styret er fremdeles noe usikker på størrelsesorden av kompensasjonen. Side 3

4 Advokat Erik Fjeld har sagt seg villig til å delta i forhandlingsmøter og utarbeidelse av avtale vederlagsfritt for grendelaget. Det nye feltet blir ikke tilknyttet grendelagets vei-, vann- og kloakk-anlegg. Avtalen gjelder kun bruksrett til fellesarealer. Bjørn Smedsrud har vært i kontakt med arkitekt (utsender av nabovarsel). Oppstartstidspunkt ennå uklart. Det presiseres at veien må være utbedret før bygging kan startes. Styret vil være aktiv i prosessen fremover, både i forhold til utbedring av vei og utbyggingen for øvrig. Styret kommer ikke til å svare på nabovarsel på vegne av nærmeste naboer. Hver enkelt må besørge dette. Forslag 1: Videreføring mandatet til forhandlinger med utbygger av Øvre Væretrøa om bruk av felles leke- og fotballareal. Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å fremforhandle et utkast til avtale med utbygger i Øvre Væretrøa for bruk og kompensasjon for Væretrøa grendelags felles lek og fotballareal. Avtaleutkastet skal godkjennes av generalforsamlingen i grendelaget. Forslag 1 ble enstemmig vedtatt. Sak 2 Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal Som beskrevet under årsberetningen, ble ikke alle de prioriterte områdene helt ferdigstilt. Områder som fortsatt gjenstår er: Fullføre Område 2 og Område 3. Rydding av undervegetasjon i tidligere prioriterte områder. Tiltakene skal iverksettes i dialog med Risstad og nærmeste naboer. Nærmeste naboer blir informert i forkant for å kunne påvirke hva som skal gjøres i feltet. Avtalen med Risstad innebærer at han tar ned trær, kvister og tar med seg det virket han ønsker. Kvistene skal samles og kastes av grendelagets beboere. Det ligger igjen mye kvist både i område 3 og 4 etter skogryddingen. Det betyr mye arbeid som må gjøres på dugnadsarbeid. Det foreslås å kontakte Risstad for å sjekke muligheten for å få fjernet det meste med maskiner. Styret tar dette videre. Styret hadde også til hensikt å gjennomføre skogrydding i område 2 i løpet av Arbeidet ble forskjøvet pga kapasitet. Håper å kunne videreføres i Forslag 2: Videreføring av forvaltningsplan for grøntareal Side 4

5 Generalforsamlingen ber styret om å videreføre forvaltningsplanen ihht prioriterte områder innenfor en budsjettramme på kr Kostnadene dekkes over driftsbudsjettet i Sak 3 Forslag 2 ble enstemmig vedtatt. Feltkontakter For år siden var feltkontaktene ansvarlig for hver sin del av fellesområdene, samt å kalle inn til dugnad i sitt felt når det var behov. Dette ble etablert ved oppstarten av Grendelaget og har tidvis fungert bra. I løpet av de senere årene har viljen til dugnad svunnet hen i Væretrøa. Alt for ofte er det få, og gjerne de sammen mennesker som går igjen på dugnader. Videre er det ikke dugnader i feltkontaktregi, men mer i regi av styret. Situasjonen er slik at Feltkontaktene ikke har noen reelle oppgaver i dag. Den enkelte beboer henvender seg ikke til feltkontakten, men til styret ved behov. Styret er etter lang tids diskusjon kommetfremtil følgende forslag; Ordningen medfeltkontakter avvikles i sin helhet. I stedet for foreslås det at styret utvides med en representant, for å dekke opp arbeidsoppgaver knyttet mot fellesareal. Samtidig må punkt 5.1 i vedtektenefra2006 tas ut; For å bistå styret i dets arbeid og som kontaktpersoner for de enkelte felt, velges en representantfrahvert felt. Dersom ordningen rundt feltkontakter fungerer så er dette et godt tiltak ifht dugnadsinnsats, sosialt, og fremmer godt naboforhold. I løpet av de senere årene har det imidlertid vist seg å være vanskelig å gjennomføre. Forslag 3: Avvikling av feltkontakter Styret anbefaler at feltkontaktordningen avvikles, styret utvides med en representant og at punkt 5.1 i vedtektene tas ut. Punkt 4.1 i vedtektene endres til: Til å administrere de oppgaver som er av felles interesse for beboerne i grendelaget velges et styre. Styret består av leder, sekretær, kasserer og tre styremedlemmer. Styret kan hvis spesielle forhold tilsier det, utvides med en eller flere medlemmer. Forslag 3 ble vedtatt med 15 stemmer for, 7 stemmer mot. Sak 4 Reasfaltering i øvre felt Vegsløyfen fra nr 62 til nr 72, er den som har mest behov for å bli reasfaltert. Spesielt ved nedkjøringen ved nr 72 har den gamle asfalten blitt brutt opp. Det er satt opp en kostnadsramme på. kr for gjennomføring av dette tiltaket. Styret har innhentet tilbud fra to entreprenører som ser ut til å være ganske likelydende. l Side 5

6 Etter befaring anses sløyfa v/nr. 72 som mest kritisk og vil evt. bli tatt i løpet av sommeren. Arbeidet inkluderer nedsunket kum v/71. Det anmodes om å ta med hull i vei v/78 samtidig. Forslag 4: Reasfaltering i øvre felt Generalforsamlingen gir styret mandat til få foreta reasfaltering av veibanen i øvre del: Væretrøa innenfor en budsjettramme på NOK. Reasfalteringen finansieres over driftsbudsjettet 2012 Forslag 4 ble enstemmig vedtatt. Sak 5 Økning av grendelagsavgiften Budsjettforslaget for 2012 er stilt opp med to alternativer, ett med videreføring av samme årsavgift som for 2011, og et med høyning av årsavgiften med kr 500. Begrunnelse: Vi registrerer en stadig økning i kostnadene ved drift av grendelagets aktiviteter, spesielt ved sommer- og vintervedlikeholdet, ellers også, for eksempel ved innkreving av grendelagsavgiften, ved tømming av septik, ved endring av margin på Nibordilknyttede lån, ved leie av containere, ved eiendomsskatt, ved forsikring, ved postboksleie osv, osv. Den viktigste grunnen til forslaget om økning, ligger i ønsket om å få styrket grendelagets egenkapital, spesielt på fondskontoen, slik at vi kan stå bedre rustet i forhold til akutte hendelser som knyttet til kloakknettet, samt forventet nødvendig utskifting av lysarmaturer langs hele veinettet, ved gradvis overgang til ledlys. Dernest er en kontinuitet i reasfalteringen av de veiene som står igjen med på å begrunne forslaget. Vegsløyfen fra nr 62 til nr 72 ser ut til å. være den som har mest behov for å bli reasfaltert. Det er satt opp en kostnadsramme på kr for gjennomføring av dette tiltaket. Styret har ikke tilrådd ekstraordinær ovenstående punkter nedbetaling av lån blant annet ut fra Det vises til oppsett av budsjettforslag for 2012 med merknader. For styret har operatørsiden ved vintervedlikeholdet vært et vanskelig område. Styret regner med at en ny avtale med ny operatør vil gi en bedre løsning, men det fører til en merkbar kostnadsøkning i budsjettforslaget for Ut over dette legger styret fram et budsjettforslag for 2012 basert på regnskapet for 2011, se også noter knyttet til framlegget.

7 Ingen kommentarer. Forslag 5: Økning av grendelagsavgiften Grendelagsavgiften økes fra dagens 3500pr.år til 4000 pr.år Forslag 5 ble enstemmig vedtatt. Sak 6 Budsjett 2012 Styret har lagt fram et forslag til budsjett som punkt 6 på dagsorden. Nummereringen av noter til regnskapet er blitt feil i sakspapirene. Det henvises til å lese overskrifter for å følge punktene. Inntekt Grendelagsavgift for beboere i Bergstua som har kommet tilflyttende i 2011 er ikke medtatt da antallet ennå ikke er kjent for styret. Dersom tippemidler ikke mottas i løpet av 2012 vil budsjettet ende opp med et resultat på Signalene som nå er mottatt er at det vil ta noe tid før tippemidlene kommer. Regnskapsmessig blir det riktig å la posten ligge som en fordring i inneværende år. Forslag 6: Budsj ett 2012 Generalforsamlingen vedtar styrets budsjettforslag for 2012 Forslag 6 ble enstemmig vedtatt. Pkt 7 VALG Generalforsamlingen vedtok at feltkontaktordning og styresammensetning opprettholdes dette året. Feltkontakter avvikles således fra neste år og styresammensetning utvides først fra neste år. Vedtak i pkt 3 trer i kraft i Forslag 7: Valgkomiteens innstilling Styret Styreleder: Kasserer: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Anne Lee Mjøsund Kjell Jensen Bjørn Gunnar Redergård Gry Skrove Bjørn Magne Smedsrud (lår) (G) (ny) (lår) (lår) Revisorer Arnfinn Volden Knut Petter Haugdal (lår) (ny) Side 7

8 Feltkontakter: A-Felt : Stig Arve Haugen 15 (lår) B-Felt Odd Moen 60 (G) C-Felt Frode Tønne 27 (G) D-Felt : Wenche Stålby 38 (G) E-Felt Ole Strand 22 (G) F-Felt: Ola Vestby 65 (ny) G-Felt : Jøm Engberg 84 (G) H-Felt : Arne Otto Vedvik 96 (G) I-Rekkehus/Enebolig: Gunn Wold 137 (ny) J-Felt: Lars Åge Nysæther 159 (ny) Valgkomite: Bjørn Mjøsund 63 (lår) Ivar Lauritzen 32 (G) Stig Arve Haugen 15 (lår) Forslag 7 ble enstemmig vedtatt. Trondheim, Trondheim, / C, OY, /l Alf Kåre Karoliussen Bjørn Gunnar Redergård Side 8