Universitetstilsynene er en del av Arbeidstilsynets nasjonale prosjekt Arbeid for helse.

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /16942 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Jan Norman Bjørkmo tlf NTNU v/rektor 7491 TRONDHEIM TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Tilsyn ved Norges teknisk - naturvitenskapelige universitet i Trondheim (NTNU) høsten 2010, med tema organisatoriske arbeidsbetingelser, psykososialt arbeidsmiljø og lovpålagt HMS - arbeid. Universitetstilsynene er en del av Arbeidstilsynets nasjonale prosjekt Arbeid for helse. Vi viser til følgende møteaktivitet ved NTNU sommer og høst 2010, i forbindelse med tilsynsprosessen: Forberedende møte med universitetsledelsen og hovedverneombudet Åpningsmøte med virksomhetens ledelse og hovedverneombud. Her deltok og redegjorde lederne for de utvalgte deler av virksomheten (dekan, leder for de tre stabsavdelingene) i tillegg til representanter fra NTNUs sentrale ledelse Tilsynsintervju basert på tillempet fokusgruppemetodikk med grupper av ledere, verneombud og arbeidstakere uten lederansvar, til sammen 9 grupper, i tillegg eget møte med hovedverneombud. Tilsynene ble gjennomført ved det Humanistiske fakultet (HF - fakultetet), hvor representanter for de fleste institutter ble intervjuet, samt alle nivå. Instituttledere i egen gruppe, kontorsjefer i egen gruppe, verneombudene ved fakultetet samlet i egen gruppe, samt gruppe av arbeidstakere med ulike stillinger (forskerstilling, stipendiat, administrasjonen/konsulent). Videre ble det gjennomført tilsyn med samme metodikk ved Økonomiavdelingen, Studieavdelingen og Informasjonsavdelingen ved den sentrale staben. Også her valgte Arbeidstilsynet å gjennomføre tilsyn ved å ha egen gruppe som samlet majoriteten av lederne ved de tre avdelingene, egen gruppe som samlet verneombudene, og egen gruppe bestående av arbeidstakere uten lederansvar, men ulike stillingskategorier Sluttmøte med virksomhetens ledelse og hovedverneombud. Hovedsaklig samme deltakere som ved åpningsmøtet, med tillegg av lokale hovedverneombud. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Arbeidstilsynet innhentet i tillegg skriftlig dokumentasjon, noe av denne ble presentert under åpningsmøtet, mens noe er blitt innhentet i ettertid eller lastet ned fra NTNUs internettsider. Blant den innhentede informasjonen er dokumentasjon på systematisk HMS -arbeid ved de tre nevnte stabsavdelingene, samt dokumentasjon fra instituttnivået ved to fakulteter, HF - fakultet og Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse (SVT). Sistnevnte fakultet ble inkludert for å sikre større bredde i innhentet skriftlig dokumentasjon slik at vi med større sikkerhet vet at den er representativ for NTNU som helhet. Vi gjør oppmerksom på at tilsynet er med NTNU som virksomhet, men Arbeidstilsynet har måttet gjøre et utvalg av hensyn til egen kapasitet. Ved gruppeintervjuene har Arbeidstilsynet oppsummert hovedpunkter fra gruppeintervjuet og presentert for hver enkelt gruppe på slutten av intervjuet. Gruppen fikk så kommentere og eventuelt nyansere disse, samt komme med ønske om å tilføye andre punkter til oppsummeringen. Dette gjør at vi med større sikkerhet kan være trygg på at vi har forstått gruppens synspunkter/ budskap. Hensikten med tilsynet Universitetstilsynene er en del av Arbeidstilsynets prosjekt Arbeid for helse, en nasjonal satsing for å bidra til forebygging av uheldige psykiske belastninger i arbeidslivet. I forbindelse med denne satsingen gjennomføres det en rekke tilsyn i ulike private og offentlige virksomheter, deriblant i de fleste universitetene i Norge. Arbeidstilsynets hovedmål er å bidra til å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade, samt å arbeide for et sikkert og inkluderende arbeidsliv med trygge tilsettingsforhold og en meningsfylt arbeidssituasjon for den enkelte. Det er arbeidsgivers plikt å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon. For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet (HMS) blir ivaretatt, skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk HMS arbeid på alle plan i virksomheten. Arbeidsgiver skal, i samarbeid med arbeidstakerne og deres verneombud (tillitsvalgte), arbeide systematisk og forebyggende med arbeidsmiljøet, for på den måten å minimere risikoen for uheldige belastninger. Universitetene er store organisasjoner og mange er preget av omstilling som vi vet kan innebære mange ulike utfordringer. Undersøkelser (Siste Levekårsundersøkelse og NOAs kartlegging av norsk arbeidsmiljø) har videre påvist at bransjen har utfordringer i sitt arbeidsmiljø når det gjelder ledelse, medvirkning, store kvantitative krav/arbeidsmengde for arbeidstakere, manglende tilbakemeldinger, samt rollekonflikter, andre konflikter og varsling. Universitetene har ofte egne HMS avdelinger og høy ekspertise. Tidligere erfaring med store virksomheter viser likevel at dette i seg selv ikke er noen garanti for et fullt fungerende HMS - arbeid som fyller lovens krav og sikrer et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det har ikke vært noen felles nasjonal tilsynssatsning i universitetene fra Arbeidstilsynets side tidligere med dette tema.

3 VÅR REFERANSE 3 Hensikten med tilsynet er å sikre at lovverket blir fulgt på de inspiserte områdene, samt å bidra til at det settes i gang gode prosesser knyttet til psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold ved NTNU og relevansen i virksomhetens HMS - arbeid. Vi gjør oppmerksom på at tilsynet ikke er en fullstendig gjennomgang (revisjon) av virksomhetens utfordringer og HMS -system, da det blant annet omfatter bare deler av arbeidsmiljøloven. Arbeidstilsynet har fokusert på de områdene og utfordringene som arbeidstakerne har formidlet til oss gjennom møtene. Således kan det forekomme ulike utfordringer i virksomheten som vi ikke har berørt. Dog har Arbeidstilsynet også gjennomgått deler av virksomhetens skriftlige HMS - dokumentasjon på virksomhetsnivå og delvis på lokalt nivå (institutter og fakultet) og denne vil ved noen tema legges til grunn i denne rapporten. Arbeidsgiver har, uavhengig av tilsynet, ansvar for å sørge for at arbeidsmiljøet til enhver tid er forsvarlig gjennom et systematisk og relevant helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Representanter for virksomhetens ledelse har sammen med verneombud valgt ut arbeidstakere til intervjuene, med basis i at Arbeidstilsynet ba om å få representative grupper. Arbeidstilsynet har ikke ukritisk lagt vekt på enkelt - utsagn i gruppeintervjuene, men har foretatt en helhetsvurdering basert på alle gruppene, skriftlig dokumentasjon og arbeidsgivers presentasjon. Generelt: Norges teknisk - naturvitenskapelige universitet er en av Midt-Norges største virksomheter, med ca 4000 arbeidstakere. NTNU er organisert i 7 fakultet samt Vitenskapsmuseet og en sentral stab som inkluderer sentral ledelse av virksomheten. Hvert fakultet er videre organisert i institutter, som kan variere i antall fra 5 til 12. Arbeidstilsynet har blitt møtt av NTNU på en profesjonell og god måte i denne tilsynsprosessen. Det vil føre for langt å liste opp alle ledere, verneombud og øvrige arbeidstakere som Arbeidstilsynet har intervjuet i denne tilsynsprosessen. Til sammen utgjør dette omtrent 70 personer, og det vises til oversikt over hvilke deler av virksomheten Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn ved og hvilke arbeidstakergrupper vi har valgt ut. Funn som ansees som positive i arbeidsmiljøet og HMS - arbeidet: Arbeidstakerne, og spesielt de vitenskapelig ansatte, fremhever den høye grad av frihet man har, og at man er privilegert som får fordype seg og forske i det man brenner for. Det nevnes ofte at det er høy grad av trivsel. Det er videre en gjennomgående tendens til at arbeidstakere og verneombud beskriver ledelsen/ lederfunksjonen som mer profesjonell enn tidligere. Når det gjelder oppfølging av sykmeldte, er det gjennomgående at man opplever å få god bistand fra fakultetet og ikke minst fra HMS - avdelingen sentralt, og at dette har bidratt til generelt bra oppfølging av sykefravær (bedre enn før). Det nevnes de fleste steder at man har gode ergonomiske tiltak med sikte på å motvirke sykefravær/ helsevansker.

4 VÅR REFERANSE 4 Organisatoriske arbeidsbetingelser (rammebetingelser/strukturelle faktorer) Ledelse, ansvar og arbeidets organisering (tidspress mv). Hvordan lederfunksjonen utøves beskrives å være klart personavhengig, selv om det fortelles at det har vært en bevegelse i retning mer profesjonell ledelse. Instituttlederne på sin side oppgir at de anser at de har liten mulighet for å ta og gjennomføre upopulære avgjørelser, men på dette punktet er det noe ulike oppfatninger. Instituttstyrene oppleves av instituttlederne som lite funksjonelle og lite representative, og flere uttrykker skuffelse over hvordan dette ble. Det fremkommer også at til tross for mer profesjonell ledelse enn før, er det fortsatt kjent at det ved en del institutter i praksis er mangelfull lederutøvelse, og noen steder faller mye ansvar/ oppgaver på kontorsjef (kontorsjef er administrativ leder og er underlagt instituttleder). Det fremkommer også at verneombud generelt ser ordningen med valgt instituttleder for 4 år som en faktor som fører til at vanskelige personalsaker / HMS - saker skyves på, man lar det ligge. Noen verneombud forteller at "hver gang det skjer noe problematisk i arbeidsmiljøet, er det vi som må ta det opp - men det er ingen som tar ballen fra ledelsens side." Det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 2, samt begrunnelse til varsel om pålegg 3. Det fremkommer at kontorsjef er en stilling som generelt er i en sårbar posisjon i forhold til arbeidets krav og den støtte man får. Kontorsjefene har tidvis opplevd å bli sittende med et følt ansvar som overstiger stillingens reelle ansvar ("vi driver butikken") og med få arenaer hvor man kan hente støtte i sin ledergjerning, dog er det selvsagt variasjoner. Det fremkommer også at kontorsjefene opplever at den administrative funksjonen har lite status blant vitenskapelig ansatte og ofte opplever å få høre frustrasjoner siden det må registreres, planlegges, avholdes møter mv, noe flertallet av vitenskapelig ansatte synes å opplever som plunder og heft og lite meningsfylt. Det fortelles at administrasjonene ved instituttene (adm ansatte) har fått stadig flere oppgaver. Tilsynsintervjuene viser at noen av de intervjuede kontorsjefene opplever arbeidsmengden som tidvis for stor for stillingen. Det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 1, samt begrunnelse for varsel om pålegg 3. Opplæring Det fremgår av gruppene fra stabene at man savner tid til nødvendig opplæring i nye systemer /verktøy, og at det gjør at man ikke nyttiggjør seg nye systemer slik man burde, og dermed ikke får tatt ut det potensiale for effektivisering som trolig ligger i disse verktøyene. De som har administrative funksjoner ved instituttene forteller at de lager egne systemer/it-verktøy ved hvert enkelt institutt, og at det tar mye tid. Det nevnes for eksempel i et intervju at det er 20 forskjellige e-postsystemer på NTNU. Noen anser at dette skyldes mangel på tydelige beslutninger. Det stilles spørsmål ved effektiviteten som konsekvens av dette. Arbeidstilsynet vil påpeke at dagens organisering er valgt av NTNU. Det følger av arbeidsmiljøloven at kravet til opplæring er skjerpet når arbeidstakere får endret oppgaver eller

5 VÅR REFERANSE 5 nye måter å løse disse på som følge av omstilling/ endring pålagt av virksomheten. Det er forøvrig også et generelt krav til nødvendig opplæring, jf aml 4-2. Nødvendig opplæring vil påvirke i hvilken grad arbeidstaker opplever mestring av sine oppgaver og er dermed også av betydning for opplevd balanse mellom oppgaver og ressurser. Det vises til begrunnelse for varslet pålegg nr 1, samt begrunnelse for varslet pålegg 3. Ved de fleste tilsynsintervjuer forteller arbeidstakerne at de vet at en del folk "jobber seg syke" som følge av for mye å gjøre / tidspress over tid. Dette kan være både vitenskapelig ansatte og arbeidstakere med administrative oppgaver. Det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 1, samt begrunnelse for varslet pålegg 3. Det fremkommer at det er ulike oppfatninger /uklarhet når det gjelder ansvar for HMS - arbeid på nivå lavere enn instituttleder, og det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 2. Merknader "Lufting" av midlertidig ansatte Det fremgår at mange av de intervjuede utrykker at de er kjenner til at det foregår "lufting" av midlertidig ansatte ved NTNU. De fortelles at dette skjer ved at man ikke får forlenget vikariat når man nærmer seg 4 år i midlertidig stilling, til tross for at behovet for arbeidskraften er til stede. Og videre at personene får nye vikariat når de har vært "luftet". Det følger av lov at hovedregelen er at arbeidstaker skal ansettes fast senest etter 4 års midlertidig ansettelse. Varsling om kritikkverdige forhold Hovedverneombud forteller at varslingssaker ofte er dårlig håndtert av NTNU og at det kan se ut for at det i ettertid går dårlig med den som varsler. Arbeidstilsynet vil bemerke at det fremgår av arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5 at arbeidstaker har rett til å varsle internt om kritikkverdige forhold, og at arbeidstaker er vernet mot gjengjeldelse. Arbeidstilsynet har kun tilsynsmyndighet med arbeidsmiljøloven 3-6, som sier at virksomheter skal tilrettelegge for intern varsling når forholdene tilsier at det er nødvendig (vil være nødvendig i alle større virksomheter). Såfremt virksomheten har tilrettelagt/rutine for intern varsling av kritikkverdige forhold som ivaretar lovens minimum, kan ikke Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan virksomheter forholder seg til varslere, men lovens bestemmelser om dette gjelder like fullt. HMS - kunnskap Det fremkommer i noen av tilsynsintervjuene at arbeidstakerne generelt har lite kunnskap om HMS og arbeidsmiljøloven. Enkelte visste ikke hva forkortelsen HMS viste til, og mange forteller om forhold i sin arbeidssituasjon, slik som tidspress eller utydelige ansvarsforhold, uten

6 VÅR REFERANSE 6 at vi kan se at man har sett dette i lys arbeidsmiljøloven og lovpålagt HMS - arbeid. Det synes derfor som arbeidstakerne har behov for å øke sin kunnskap om HMS -arbeid. Verneombud og arbeidstakere som har en dedikert rolle i forhold til HMS - arbeid synes å ha mer kunnskap om arbeidsmiljølovgivning. Bygningsmessige forhold Tilsynet omfatter i utgangspunktet ikke slike forhold, men vi velger å nevne at arbeidstakerne som arbeider i Hovedbygget på Gløshaugen viser til at den vernede bygningen gjør det vanskelig å få til ønskede/ hensiktsmessige kontorløsninger samt at manglende fleksibilitet kan påvirke inneklimaet. Vi har ikke funnet å kunne gi noen konklusjon på det som tas opp her ut fra foreliggende opplysninger, og ber arbeidsgiver og vernetjenesten, eventuelt bedriftshelsetjeneste, vurdere om det er grunnlag for ytterligere kartlegging og tiltak. Psykososialt arbeidsmiljø Psykososialt arbeidsmiljø omhandler mellommenneskelig interaksjon, og inkluderer både forholdet til kolleger, ledere og kunder/brukere - i dette tilfelle hovedsaklig studenter. Gjennom intervju med omtrent 70 personer, herunder også ledere og verneombud, har Arbeidstilsynet fått informasjon om psykososiale arbeidsmiljøforhold ved NTNU. De fleste forteller at de opplever overveiende godt sosialt miljø og trives med sin jobb. Det er imidlertid en del forhold som må vurderes opp mot lovens krav. Trakassering og utilbørlig opptreden Generelt om trakassering og mobbing Arbeidsmiljøloven slår fast i 4-3 at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Forskning fra Universitetet i Bergen (Einarsen et al) finner at omtrent 5 % av norske arbeidstakere blir mobbet. I virksomheter med mange hundre eller over tusen arbeidstakere må man statisk sett forvente at det forekommer trakassering og mobbing. Mobbing kan gi alvorlige helsevansker, blant annet viser forskning (UiB, Glasø et al) at mange av de som mobbes over tid vil utvikle posttraumatisk stresslidelse, som vanligvis forbindes med personer som har vært utsatt for situasjoner med fare for eget liv. Lidelsen kan vare i mange år. Kartlegging av norsk arbeidsmiljø viser at ansatte som underviser i høyere utdanning er blant de som hyppigst opplever konflikter på jobben (SSB), og at gruppen som underviser og selv har høyere utdanning, er overrepresentert når det gjelder forekomst av opplevd mobbing. Arbeidstilsynet vil påpeke at arbeidsmiljøloven 4-3 (3) setter forbud mot trakassering og utilbørlig atferd, og dermed favner bredere enn den faglige definisjon av begrepet mobbing (hvor det er krav til varighet og gjentakende krenkelser uten at personen klarer å forsvare seg). Det kan altså foreligge brudd på lov selv om atferden/hendelsen ikke fyller de faglige kriteriene for mobbing.

7 VÅR REFERANSE 7 Trakassering ved NTNU Det fremkommer av tilsynsintervjuene at spesielt verneombudene kjenner til det man beskriver som trakassering, og det bekreftes at man vet om tilfeller hvor dette ledet til sykefravær. Utskjelling av arbeidstaker med sterk ordbruk var kjent av verneombud og enkelte ledere, som hadde opplevd at enkelte av sine medarbeidere ble utsatt for dette. Det fremkom videre at et verneombud ga uttrykk for å kjenne til pågående trakassering. Dette har Arbeidstilsynet tatt opp med arbeidsgiver og vernetjenesten i sluttmøte, hvor arbeidsgiver ga uttrykk for at dette ville undersøkes og at trakassering er helt uakseptabelt ved fakultetet. Arbeidstilsynet vil forøvrig bemerke at vi ikke har holdepunkter for at trakassering og utilbørlig atferd er mer utbredt ved NTNU enn ellers i norsk arbeidsliv, eller at det er mindre utbredt ved NTNU enn ellers i norsk arbeidsliv. Det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 4. Trusler, truende situasjoner og vold Arbeidstaker skal, så langt som mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jf aml 4-3 (4). Gjennom tilsynsintervjuene fremkom at noen arbeidstakergrupper har utstrakt studentkontakt, og i enkelte tilfeller har vært i situasjoner som oppleves som truende. Det fremheves at slik studentkontakt generelt er givende og interessant, men at det kan forekomme studenter med atferd som oppleves uforutsigbar eller truende. Det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 5. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS - arbeid) Arbeidstilsynet vil bemerke at med begrepet "arbeidsmiljø" forstår vi alt som påvirker, eller kan påvirke, arbeidstakerne i arbeidssituasjonen, jf arbeidsmiljøloven 4-1. Systematisk HMS - arbeid på lavere nivå ved NTNU Arbeidstilsynet har i denne tilsynsprosessen innhentet en betydelig mengde informasjon om utøvelsen av lovpålagte HMS - arbeidet ved NTNU, jf tidligere omtale i denne rapporten. Det følger av internkontrollforskriften at arbeidsgiver skal kartlegge faktorer i arbeidssituasjonen (arbeidsmiljøet) som kan føre til helsevansker, deretter skal disse vurderes i forhold til konsekvenser på kort og lang sikt (risikovurderes) og det skal settes inn relevante tiltak for å motvirke at arbeidssituasjonen fører til helsevansker. Verneombud skal tas med på råd og få medvirke. Tiltakene må evalueres etter en tid, og så starter hele syklusen på nytt. Vår informasjon viser at det gjennomgående er betydelige mangler ved det systematisk HMS -arbeid på lavere nivå (institutt, avdelinger). Våre tilsynsintervju viser at det gjennomgående er en oppfatning om at sykmeldte følges opp bedre enn før og ofte meget bra, og man får hjelp fra virksomhetens stabsfunksjoner og NTNUs bedriftshelsetjeneste i den forbindelse. Samtidig fremkommer av tilsynsintervjuene at virksomheten gjennomgående mangler det systematiske fokus på forebygging som følger av lov og forskrift, og da spesielt med hensyn til organisatoriske

8 VÅR REFERANSE 8 betingede arbeidsmiljøfaktorer og psykososialt arbeidsmiljø, som er tema for dette tilsynet. Som tidligere nevnt fremkommer av tilsynene at virksomheten ved mange enheter har satt inn ergonomiske tiltak for å forebygge sykefravær med slik årsak, for eksempel heve-/senkebord og ergonomisk gjennomgang av arbeidsplassen sammen med arbeidstakerne. Våre tilsyn viser at arbeidstakere synes å ha relativt lite kunnskap om HMS - lovgivning og krav til et relevant HMS -arbeid. Det er forøvrig virksomheten (ledelsen) som skal sørge for at HMS - arbeidet er relevant og tilstrekkelig, dvs omfatter de reelle utfordringene i arbeidsmiljøet, mens verneombudet er arbeidstakernes representant og "vakthund" når det gjelder arbeidsmiljøet. Det fremgår at det er ulikheter mellom enhetene når det gjelder i hvilken grad verneombud blir involvert, og ved noen enheter berettes det om mangler mht lovpålagt medvirkning fra verneombud. Det vises til begrunnelse for varsel om pålegg 3. Våre tilsyn viser at verneombudene oppfordres av arbeidsgiver til å gjennomføre lovpålagt opplæring, men ikke er pålagt dette. Det ble opplyst at enkelte verneombud ikke har gjennomført lovpålagt opplæring, og det vises til varsel om pålegg 6. Beredskapsplan for håndtering av vold og trusler/truende situasjoner. Det fremgår av tilsynsintervjuene at vold og/eller trusler fra studenter er en reell risiko for en del arbeidstakere ved NTNU. For arbeidstakere som opplever dette vil det ofte oppleves som en stor belastning og kan gi vansker i ettertid, selv om for eksempel trusler ikke fører til noe mer. I virksomheter/enheter med slik risiko i arbeidsmiljøet, krever Arbeidstilsynet at det skal foreligge en beredskapsplan for håndtering av slike situasjoner og oppfølging av arbeidstaker (e) i etterkant, og den skal være kjent av berørte arbeidstakere. Det vises til varsel om pålegg 5. Merknader NTNUs arbeidsmiljøundersøkelse Det fortelles gjennomgående fra arbeidstakerne at NTNUs arbeidsmiljøundersøkelse (medarbeiderundersøkelse) oppleves lite meningsfylt. Det fortelles at man vet at mange har latt være å besvare denne fordi man blir spurt om alder og kjønn, og det gjør at man frykter å kunne bli identifisert. Noen steder oppgis svarprosenten til å være langt under 50 %. I tillegg fortelles det om, og gis eksempler på, varierende oppfølging i etterkant av undersøkelsen, og at mange enheter kun har gitt en presentasjon av resultatet og ikke har gjennomført noen prosess i etterkant med sikte på å få satt mål med tiltak. Noen verneombud og hovedverneombudet gir uttrykk for at undersøkelsen har lite konkrete spørsmål og er for "snill". Noen ledere er positive til undersøkelsen, da den gir en åpning for å sette arbeidsmiljøet på dagsordenen i en strukturert form. Det er også ledere som etterlyser en helhetlig vurdering etter arbeidsmiljøundersøkelsen. På grunn av disse gjennomgående kritiske holdningene til undersøkelsen, har Arbeidstilsynet lagt lite vekt på denne. Arbeidstilsynet vil på generelt grunnlag påpeke at skal en slik kartlegging bli et bidrag i arbeidsmiljøarbeidet, må den omfatte relevante utfordringer i arbeidsmiljøet, og den

9 VÅR REFERANSE 9 må følges av en prosess i etterkant som gjør at den blir relevant for arbeidstakerne og arbeidsmiljøarbeidet, noe som vanligvis betyr en prosess som ender med konkrete tiltak for de utfordringer som man anser bør vektlegges. Som ved alt øvrig HMS -arbeid, skal vernetjenesten medvirke/ tas med på råd. Vurdering På bakgrunn av all tilgjengelig informasjon, er det Arbeidstilsynets vurdering at arbeidsmiljøet ved NTNU viser seg å være mer "utrygt" enn vi hadde forventet, og det viser seg spesielt når det kommer til utfordringer i det psykososiale arbeidsmiljøet. Den lave svarprosent på arbeidsmiljøundersøkelsen begrunnes gjennomgående med at arbeidstakere ikke har turt å svare fordi man ble spurt om alder og kjønn og fryktet at man kunne identifiseres. En annen begrunnelse som nevnes for manglende oppslutning er manglende tro på at medarbeiderundersøkelsen vil føre til noe. Ved flere intervju nevnes at det ikke er noen tradisjon for - eller mulighet for - sanksjoner når ansatte tar seg til rette på et eller flere områder. Flere verneombud forteller at det generelt er slik at innspill angående arbeidsmiljøspørsmål fra vernetjenesten ikke tas tak i av arbeidsgiver ("ingen fra arbeidsgiver som tar ballen"). Arbeidstilsynet anser at i det minste noe av denne utryggheten må forstås i lys av at lederfunksjonen ved universitetene ofte har vært lite prioritert og generelt har utvist lite handlingskraft i slike spørsmål. I enhver organisasjon er det en sentral lederfunksjon for enhver leder med personalansvar å sette grenser for hva som er akseptabelt og vise vilje til å håndheve disse grensene. Dersom viljen eller evnen til nødvendig grensesetting er svak, vil enkeltarbeidstakere med tendens til å "gå over grenser" kunne ta seg til rette og spre utrygghet i miljøet. Arbeidstilsynet finner at risikovurdering av organisatoriske og psykososiale faktorer i arbeidsmiljøet, og iverksetting av relevante tiltak for å forebygge negative helsekonsekvenser på kort og lang sikt, i altfor liten grad gjennomføres ved enheter på lavere nivå i virksomheten. Vi finner at virksomheten i mye større grad må sørge for å gjøre gode intensjoner om arbeidsmiljø på virksomhetsnivå om til konkret handling på lokalt nivå i virksomheten. Dette til tross for at det synes å ha vært en positiv utvikling når det gjelder sykefraværsoppfølging og ergonomiske tiltak. Vi stiller spørsmål ved om forventningene til ledere i organisasjonen når det gjelder lovpålagt HMS - arbeid er uttrykt tydelig nok, og i hvilken grad dette blir etterspurt/kontrollert gjennom virksomhetens interne styringsdialog. Virksomheten har en bedriftshelsetjeneste som ledes av virksomhetens HMS -sjef. Det følger av lov og forskrift at bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling. Selv om vi ikke finner konkrete eksempler på at dette har ført til problemer ved NTNU, vil vi påpeke dette kravet til uavhengig stilling. Siden dette og lignende forhold gjelder flere store virksomheter i landet vil vi avvente eventuell reaksjon til nærmere avklaring foreligger.

10 VÅR REFERANSE 10 Begrunnelse for varsel om pålegg 1. Balanse oppgaver - ressurser Lovkrav Arbeidsmiljøloven 4-1 (1) krever at arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakerne fysiske og psykiske velferd, og av 4-1(2) fremgår at det ved planlegging og utforming av arbeidet skal legges vekt på å forebygge skader og sykdommer. Arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse, arbeidstidsordninger, teknologi, lønnssystemer mv. skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at sikkerhetshensyn ivaretas. Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid I følge arbeidsmiljøloven 3-1 (2) innebærer systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid at arbeidsgiver skal c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen, d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c, Arbeidstilsynet vil bemerke at det er normalt å ha det travelt i perioder, men det er viktig at arbeidssituasjonen ikke er slik at den medfører opplevelse av vedvarende negativ stressbelastning knyttet til tidspress/arbeidsmengde for arbeidstakere. Dette vil kunne føre til at arbeidet virker uoverkommelig, og arbeidstaker vil kunne utvikle stress - relaterte psykosomatiske symptomer (uro, muskelsmerter, søvnvansker mv) og det som i dagligtalen kalles " å møte veggen" eller bli "utbrent", og dette vil kunne gi relativt langvarige sykmeldinger. Det må være en balanse mellom oppgaver og ressurser som helsemessig sett er bærekraftig over tid for arbeidstakere. Den sosiale støtte man får fra leder og kolleger har forøvrig vist seg å være viktig for helhetssituasjonen (sosial støtte kan i noen grad fungere som en "buffer" mot helsevansker). Det fremkommer under tilsynene at mange, i noen grupper de fleste, kjenner til arbeidstakere som man opplever har "jobbet seg syke", dvs blitt sykmeldt pga vedvarende stor arbeidsmengde og derav stressbelastning. Slike sykmeldinger nevnes både for ansatte i stabene, ansatte i administrative funksjoner og for vitenskapelig ansatte, til tross for at den sistnevnte gruppen har større frihet i sin stilling. Det er også noen ledere som forteller at de kjenner til at arbeidstakere på egen avdeling har blitt syk som følge av arbeidspress. Arbeidstakere i vitenskapelige stillinger er i stor grad enig om at undervisning, møter og byråkrati tar så mye tid at man ikke får tid til å forske tilsvarende det stillingen tilsier, og man gjør ofte forskning utenom arbeidstid, i helger, mv. Det fortelles at dette er et tema som opptar forskningsmiljøet.

11 VÅR REFERANSE 11 Videre nevnes at ved deler av Økonomiavdelingen går arbeidspresset "på helsa løs" og slik har det vært i flere år, samtidig som det fortelles at det er vanskelig å få tak i kvalifiserte vikarer ved sykefravær. Lignende belastninger nevnes av flere tilsynsgrupper for kontorsjefer ved instituttene, spesielt dersom instituttleder i mindre grad ønsker å ta lederansvar. Også ved deler av Studieavdelingen og ved flere institutt ved HF - fakultetet beskrives arbeidsmengde som kjent årsak til sykefravær. Arbeidstilsynet vil videre påpeke at nødvendig opplæring for arbeidstaker er en viktig forutsetning for å øke mestring og minske stressbelastning, også ved at man eventuelt kan ta i bruk mer effektive måter løse oppgavene på. Det fremkom i intervjuene at det flere steder ikke anses å være tid til å sette seg inn i nye verktøy/datasystemer som trolig har potensiale til å effektivisere løsningen av arbeidsoppgavene, og videre at ansatte ved instituttene opplever å sitte å lage egne systemer for å løse sine oppgaver. Vi finner at det tidvis har vært ubalanse mellom oppgaver og ressurser for noen grupper arbeidstakere ved NTNU med den konsekvens at arbeidsmiljøet da ikke er fullt forsvarlig for disse arbeidstakerne, jf arbeidsmiljøloven 4-1. Gjennomgang av innsendt HMS - dokumentasjon fra instituttene ved HF - fakultetet og ISV - fakultetet viser at det i svært liten grad kan dokumenteres et systematisk HMS - arbeid som inkluderer forebygging av helsevansker som følge av opplevd ubalanse oppgaver vs ressurser. Tilsynsintervjuene viser også at verneombud og øvrige arbeidstakere nesten uten unntak ikke kjenner til at denne risikofaktoren i arbeidsmiljøet har vært systematisk risikovurdert og planer for å motvirke slike helsevansker iverksatt på sin arbeidsplass. Arbeidstilsynet vil bemerke at begrepet risikovurdering kan virke noe teknisk når det anvendes på dette området. Internkontrollforskriftens krav innebærer at Arbeidsgiver er ansvarlig for å kartlegge arbeidsmiljøet, blant annet hvor mange av arbeidstakerne som opplever slik belastning i sin arbeidshverdag. Deretter skal arbeidsgiver i samråd med verneombud vurdere sannsynlige helsekonsekvenser på kort og lang sikt, og vurdere hvilke tiltak som kan settes inn for å motvirke negative helsekonsekvenser. Arbeidsgiver er så ansvarlig for å iverksette tiltak, slik at arbeidsmiljøet for alle blir/er fullt forsvarlig. Tiltakene skal etter en tid evalueres. Vi viser til varsel om pålegg Klargjøre HMS -ansvar og roller og gjøre det kjent i virksomheten Det følger av arbeidsmiljøloven 3-1 (2) pkt b at arbeidsgiver skal ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS -arbeidet er fordelt, og det følger av internkontrollforskriften 5 annet ledd pkt 2 at arbeidsgiver må sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper i HMS -arbeidet. Det fremkommer av intervjuene at minst en gruppe med lederfunksjoner på nivået under instituttleder ikke anser å ha noe HMS - ansvar, da dette oppfattes å ligge helt og fullt hos instituttleder. Man anser at man kan få delegert oppgaver innenfor HMS, men anser ikke å ha selvstendig ansvar. Av dialogen med NTNUs ledelse fremgår at ledere på nivået under instituttleder har HMS - ansvar. Det fremgår videre av tilsynsintervjuene at HMS - koordinator rollen anses som uklar. Det vises spesielt til HMS - koordinator ved sentraladministrasjonen, hvor det fremgår av intervju at praksis er uklar,

12 VÅR REFERANSE 12 oppgavene er uklare, og at det ikke har vært utvikling av rollen etter at sentraladministrasjonen har økt i størrelse. Det nevnes at rollen mangler klare arbeidsoppgaver. Som det fremkommer av disse eksemplene, er det åpenbart uklarhet i organisasjonen i forståelse og praksis, uavhengig av om dette synes å være formelt sett vedtatt. Det vises til varsel om pålegg Evaluering av virksomhetens systematiske HMS -arbeid og tiltak for å sikre gjennomføring av lovpålagt HMS -arbeid på alle nivå i virksomheten Det følger av arbeidsmiljøloven 3-1 at for å sikre at arbeidstakers helse og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver skal sørge for at det utøves systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS - arbeid) på alle plan i virksomheten. Det følger videre av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften, best. nr 544) at internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, risikoforhold og størrelse. Det følger av interkontrollforskriften 4 at arbeidstaker skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. Det følger av arbeidsmiljøloven 6-2 (4) at verneombud skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder utøvelse av virksomhetens HMS - arbeid. Det fremgår av våre tilsynsintervju, samt av skriftlig innhentet dokumentasjon, at det systematiske HMS - arbeidet er mangelfullt på lokalt nivå (institutter/stabsavdelinger). Det foreligger skriftlige tiltak på fakultetsnivået, blant annet et tiltak som setter fokus på instituttledernes ansvar for psykososialt arbeidsmijø. Men vi ser ingen risikovurdering. Når det gjelder instituttnivå, er det svært få verneombud som kjenner til noen forebyggende HMS - tiltak, blant annet når det gjelder uforsvarlig arbeidsbelastning/tidspress, harde personkonflikter og trakassering. I den grad man kjenner til noe, er det stort sett tiltak etter at sykmelding er et faktum. De fleste verneombud kjenner heller ikke til at det foreligger handlingsplan for HMS med risikovurdering og tiltak for å motvirke helsevansker og sykmelding. Kun to av 8 intervjuede verneombud ved HF - fakultetet kjente til at noe slikt eksisterte på eget institutt. Gjennomgang av skriftlig dokumentasjon mhp organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer ved instituttene under HF - fakultetet, bekrefter at noen institutt ikke har noen tiltak i det hele tatt, mens mange har et veldig generelt mål (mer som en visjon) og tiltak kun i form av møtearena eller sosiale tiltak, uten at det foreligger noen systematisk vurdering av arbeidsmiljøutfordringer og helsekonsekvenser på kort og lang sikt (risikovurdering). Skriftlig HMS - dokumentasjon fra instituttene som ligger under Fakultet for Samfunnsvitenskap og Teknologiledelse viser det samme generelle bildet, nærmere halvparten av de 13 instituttene er helt blanke når det gjelder helse-, miljø og sikkerhet, de øvrige har stort sett svært vage formuleringer om HMS og ingen av instituttene kan dokumentere gjennomført risikovurdering. Vi ser at et institutt (IØT) har satt tidspress/arbeidspress på planen og foreslått tiltak da "dette er det område som flest av våre ansatte opplever som problematisk, og her har utviklingen har gått gal vei siden undersøkelsen i 2004". Ved de tre avdelingene i den sentrale staben som er omfattet av tilsynsintervju, var det ingen verneombud som kjente til noen HMS - handlingsplan med tiltak

13 VÅR REFERANSE 13 for motvirke helsevansker. Det er likevel sendt inn skriftlig dokumentasjon som viser en del tiltak fra noen av de tre stabene, og et sted også en kortfattet risikovurdering av noen av de arbeidsmiljøfaktorer som er tema for dette tilsynet. For at tiltak i arbeidsmiljøet skal være målrettet mot det som faktisk fører/ kan føre til helsevansker, må arbeidsgiver skaffe seg oversikt over arbeidsmiljøsituasjonen og deretter gjennomføre en systematisk risikovurdering av arbeidsmiljøet, dette skal dokumenteres skriftlig. Arbeidstilsynets gjennomgang viser at en slik risikovurdering ikke kan dokumenteres /ikke finnes ved et overveldende flertall av de institutter hvor vi har innhentet dokumentasjon. Det viser seg også at tiltakene - i den grad de finnes - sjelden omfatter det som fremkommer som de største risikofaktorene ved dette ganske omfattende tilsynet. Arbeidstilsynet finner at lovpålagt HMS -arbeid når det gjelder organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer i stor grad ikke gjennomføres ihht lov og forskrift ved NTNU. Arbeidstilsynet vil bemerke at siden verneombud skal medvirke og tas med på råd i spørsmål som angår arbeidsmiljøet, herunder det systematiske HMS -arbeidet, skulle verneombud ha kjent til dette dersom medvirkningen var ihht lov. Det vises til varsel om pålegg Prosedyre for håndtering av harde personkonflikter, trakassering og utilbørlig atferd Arbeidstilsynets tilsynsintervjuer viser at det er mange arbeidstakere som kjenner til harde personkonflikter med negative konsekvenser for de involverte og andre i miljøet, inkludert sykmelding. Blant annet ved Økonomiavdelingen ble en hard/ fastlåst konflikt beskrevet, samtidig som det fremgikk at arbeidsgiver her nylig har satt i gang en prosess med ekstern bistand for å finne tiltak som kan sikre forsvarlig arbeidsmiljø for arbeidstakerne. Det nevnes at noen personkonflikter har fått pågå i årevis uten at man kjenner til tiltak for å bedre situasjonen. Det uttales av enkelte instituttledere at man må la slike harde personkonflikter mellom vitenskapelig ansatte "pensjonere seg ut". Som forventet i en stor virksomhet som NTNU, er det betydelige variasjoner i hvordan slike belastninger i arbeidsmiljøet er håndtert. Arbeidstilsynet vil bemerke at konflikter i seg selv ikke representerer brudd på arbeidsmiljøloven, og at en viss grad av saklig konflikt er helt naturlig og må forventes som ledd i utvikling av fag eller virksomhet. Det er først når konflikten medfører så stor stressbelastning for involverte parter at den ikke lenger er forenelig med kravet til fullt forsvarlig arbeidsmiljø både fysisk og psykisk, jf aml 4-1, at det foreligger krav til at arbeidsgiver må sette inn aktivitet/ tiltak for å sikre at fullt forsvarlig arbeidsmiljø gjenopprettes. Dette vil stort sett være når konflikten har fått utvikle seg til en hard personkonflikt. Dog kan arbeidsgiver av egen interesse ha god grunn til å involvere seg på et tidligere stadium, da det generelt er mye enklere å håndtere begynnende konflikter enn fastlåste konflikter. Harde personkonflikter kan utvikle seg til trakassering /utilbørlig atferd, og det vil i så tilfelle også foreligge brudd på arbeidsmiljølovens 4-3 (3). Prosedyren /rutinen må derfor bidra til at slike harde personkonflikter håndteres slik at uforsvarlige arbeidsmiljøforhold unngås/tiltak iverksettes slik at arbeidsmiljøet blir forsvarlig for alle. Arbeidstilsynet ser at NTNU har skrevet noe om konflikter på sine hjemmesider, men dette sier stort sett bare at man må snakke sammen og nevner hvem man kan henvende seg til, forøvrig

14 VÅR REFERANSE 14 fremgår at NTNU tilbyr kurs i konflikthåndtering. Arbeidstilsynet finner at dette ikke er tilstrekkelig til å kunne godkjennes som rutine, og det fremkommer heller ikke i våre tilsynsintervju at dette blir henvist til. Utilbørlig atferd, og spesielt trakassering som fortsetter over tid (mobbing), er en stor belastning for arbeidstakere og kan føre til alvorlige helsevansker. Det følger av arbeidsmiljøloven 2-3 (1) pkt d at arbeidstaker skal underrette arbeidsgiver eller verneombud så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering på arbeidsplassen. Det fremkommer av tilsynsintervjuene at en stor andel av de intervjuede verneombud kjenner til et eller flere tilfeller av det som beskrives som trakassering, og de tilfeller man kjenner til har ofte ført til sykmelding. Dette gjaldt hovedsaklig kjennskap til arbeidsmiljøforhold som ikke forekom pr. dato for intervjuet, men hadde forekommet tidligere. Det fortelles av verneombud og av enkelte ledere at arbeidstaker(e) med administrative funksjoner har opplevd å bli grovt utskjelt i åpent møte (andres påhør) med ordbruk som beskrives som "hinsides", og at dette også har skjedd ved andre anledninger. Arbeidstilsynet finner at trakassering og utilbørlig atferd forekommer på NTNU, noe som statistisk sett må forventes i en virksomhet med så mange arbeidstakere. Det følger av arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav e at arbeidsgiver skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av denne lov. Dette skal dokumenteres skriftlig i henhold til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften, best.nr 544) 5 annet ledd nr. 7. Vi finner at NTNU har etiske retningslinjer, men ingen rutine for håndtering og forebygging av trakassering og utilbørlig atferd som fyller de krav vi setter til en slik rutine. Vi kan heller ikke se at noen rutine blir nevnt ved tilsynsintervjuene. Det vil bli knyttet vilkår til rutinen når det gjelder hva den minimum skal inneholde. En rutine for håndtering av trakassering, utilbørlig atferd og harde personkonflikter bør slik vi ser det inneholde følgende elementer: Hva rutinen omfatter (definisjoner) Hvordan melde fra og til hvem Hvem som skal ha ansvar for håndtering av de meldte avvik (et viktig prinsipp er at den som har ansvar for håndteringen ikke selv anses som deltaker i trakassering eller hard konflikt). Ivaretakelse av personvernet Sikre at begge parter blir hørt Muligheter for ekstern bistand, f.eks bedriftshelsetjeneste En skriftlig rutine som er et ledd i virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres verneombud (gjerne også tillitsvalgte fra fagforeninger), jf arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd. Virksomheten må for øvrig vurdere hvilke andre opplysninger en rutine må inneholde for å oppnå formålet med rutinen.

15 VÅR REFERANSE 15 Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se varsel om pålegg nr. 4 Siden vi ser at arbeidsgiver har satt i verk tiltak for de konkrete foreliggende harde personkonflikter som vi har blitt kjent med, vil Arbeidstilsynet her begrense seg til å varsle pålegg angående virksomhetens prosedyre/rutine. Virksomheten må se til at det iverksettes relevante og tilstrekkelige tiltak når man blir kjent med trakassering og harde personkonflikter slik at arbeidsmiljøet blir fullt forsvarlig. 5. Beredskapsplan for håndtering av vold og/eller trusler Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Under tilsynet fremkom det at ansatte med utstrakt studentkontakt har blitt utsatt for trusler og situasjoner som oppleves truende, for disse er det en reell risiko for å bli utsatt for vold og/eller trusler/truende situasjoner. Dette gjelder blant annet Studieavdelingen, og det ble fortalt fra lederhold at Studentservice ikke har skriftlig beredskapsplan for dette. Skriftlig dokumentasjon viser at Studieavdelingen er i ferd med å etablere alarmknapp, og det foreligger noen instrukser om hva man skal gjøre i tilfelle truende situasjoner. Dette var imidlertid ikke kjent av arbeidstakerne, og vi ser ikke at det foreligger plan som i tilstrekkelig grad ivaretar dette, inkludert hvordan medarbeidere skal følges opp i etterkant. Arbeidstilsynet forventer at virksomheter som har arbeidstakere som kan utsettes for dette, har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Det er videre nødvendig at arbeidstakerne får nødvendig opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2), 3-2 (1) a) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine som ivaretar det ovennevnte. Arbeidstilsynet vil påpeke at denne risikofaktoren vil kunne være til stede for alle arbeidstakere med utstrakt studentkontakt, og altså ikke bare på Studieavdelingen. Virksomheten, i samråd med vernetjenesten, må vurdere hvor risikoforholdene tilsier at det må foreligge beredskap for håndtering og oppfølging av vold og trusler. Det vises til varsel om pålegg nr Opplæring av verneombud Det følger av arbeidsmiljøloven 6-5 at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte. Det fremkom under tilsynene at det er noen verneombud som ikke har gjennomført lovpålagt opplæring, til tross for oppfordringer fra arbeidsgiver om å gjøre det. I henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best. nr. 321) 12 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på en forsvarlig måte. Se varsel om pålegg nr. 6

16 VÅR REFERANSE Omstilling - rutine som sikrer konsekvensvurdering og medvirkning Omstillinger /planlagte endringer i virksomheter fører ofte til merbelastninger for arbeidstakerne, noe som kan være knyttet til både økt reell arbeidsmengde under omstillingsprosessen og knyttet til usikkerhet om egen stilling, rolle og kompetanse. Forskning (se for eksempel Saksvik, Nytrø & Tvedt, NTNU) viser videre at hvordan selve omstillingsprosessen gjennomføres er av betydning for arbeidstakernes arbeidsmiljø og helse, og at viktige faktorer for sunne omstillinger blant annet er knyttet til forståelse for lokale normer, tidlig rolleavklaring og tilgjengelige ledere samt konstruktiv konflikthåndtering Det følger av arbeidsmiljøloven at alle planlagte endringer som påvirker arbeidsmiljøet i betydelig grad (arbeidssituasjonen) til en eller flere arbeidstakere i virksomheten, skal konsekvensvurderes (risikovurderes) med hensyn til arbeidstakernes arbeidsmiljø, og det må gjøres såpass tidlig at konklusjonene av konsekvensvurderingen kan tas til følge i utførelsen av omstillingen/endringene, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 annet ledd pkt d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Risikovurderingen vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringene, både fysiske og psykososiale faktorer. For å sikre at virksomhetene gjennomfører risikovurdering ved slike omstillinger/endringer, er det påkrevd med skriftlig rutine som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Verneombud skal tas med på råd ved planlegging og gjennomføring av endringstiltak med betydning for arbeidsmiljøet, jf arbeidsmiljøloven 6-2 (4). Det må derfor fremgå hvordan rutinen sikrer dette. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har gjennomført omstillinger, og virksomheten er av en slik størrelse og kompleksitet at dette må forventes å være nødvendig også i fremtiden for grupper av arbeidstakere i virksomheten. NTNU har en del prinsipper angående medvirkning og informasjon som følger av HMS - håndbok, og det vises også til hovedavtale og tilpasningsavtale, samt at slike spørsmål ofte vil drøftes i lokale samarbeidsorgan. Vår erfaring er at dette ikke er tilstrekkelig for å sikre det nødvendige fokus på arbeidsmiljølovens bestemmelser samt sikre at verneombud tas med på råd ved omstillingsprosesser i virksomheter. Vi vil derfor kreve en egen rutine/prosedyre som ivaretar arbeidsmiljølovens krav ved omstilling. Arbeidstilsynet vil forøvrig påpeke at verneombud ikke skal overta rollen til fagforeningstillitsvalgte (f.eks forhandlinger enkeltarbeidstakere) ved omstillinger, men har en annen rolle rettet mot arbeidsmiljølov og arbeidsmiljøkonsekvenser. Videre at omstillinger her ikke bare gjelder nedbemanning, men alle planlagte endringer i virksomheten som i betydelig grad påvirker arbeidsmiljøet til arbeidstakere. Det vises til varsel om pålegg nr. 7.

17 VÅR REFERANSE 17 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Ledelse organisering arbeidsbelastninger /press Virksomheten må sørge for å sette i verk tiltak for å kartlegge og redusere de negative arbeidsbelastningene blant de ansatte, som det er vist til i rapporten. Arbeidsgiver må sørge for at arbeidsplanene til de ansatte ikke fylles opp med mer arbeid enn at det kan gjennomføres på avtalt tid. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1(2), 4-1(2) Frist for gjennomføring og tilbakemelding til Arbeidstilsynet: 1. desember 2011 Vilkår: Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt dokumentasjon som viser hvilke arbeidstakergrupper som virksomheten anser har betydelig risiko for ubalanse mellom ressurser og oppgaver, og hvilke tiltak som er satt i verk. Virksomheten må i innsendt dokumentasjon vise hvilken effekt tiltakene er tenkt å ha for de arbeidstakerne hvor det er konstatert ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Tilbakemeldingen skal blant annet omfatte kontorsjefer ved alle fakultetene, Økonomiavdelingen, samt arbeidstakere i Studieavdelingen som arbeider i studentdemokratiet. Tilbakemeldingen må inkludere en vurdering av om det er nødvendig med opplæringstiltak eller andre tiltak for arbeidstakere med administrative oppgaver ved NTNU. Virksomheten må, i samråd med vernetjenesten, vurdere hvilke andre arbeidstakergrupper hvor risikovurdering tilsier at forebyggende tiltak for å motvirke uforsvarlig ubalanse mellom oppgaver og ressurser er påkrevd, og inkludere disse i det ovennevnte arbeid samt i tilbakemelding til Arbeidstilsynet. 2. Klargjøring av HMS -ansvar i virksomheten Virksomheten må klargjøre hvordan HMS - ansvar er fordelt i virksomheten, og informere i virksomheten slik at dette blir kjent for alle berørte arbeidstakere/ledere, jf arbeidsmiljøloven 3-1 (2) pkt b samt internkontrollforskriften 5 annet ledd pkt 2. Frist for gjennomføring: 15. september 2011 Vilkår: Arbeidstilsynet skal ha tilbakemelding som beskriver klargjøring og hvordan informasjonstiltak er gjennomført for at pålegget skal anses oppfylt. 3. Evaluere virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid med hensyn til organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer og sørge for at systematisk HMS -arbeid gjennomføres på alle plan i virksomheten.

18 VÅR REFERANSE 18 Virksomheten skal evaluere sitt systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid med hensyn til organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer, og sørge for at det utføres systematisk HMS - arbeid på alle plan i virksomheten som omfatter organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer. Virksomheten må påse at verneombud gis medvirkningsmulighet ved alle verneområder. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, jf arbeidsmiljøloven 3-1 annet ledd pkt h) samt pkt a), pkt c) og pkt d), jf internkontrollforskriften 5 annet ledd, samt arbeidsmiljøloven 6-2 fjerde ledd. Frist for gjennomføring: 1. desember 2011 Vilkår: Virksomheten må påse at alle plan i hele NTNU kan dokumentere HMS -plan som inkluderer kartlegging av organisatoriske og psykososiale risikofaktorer, risikovurdering, tiltak med tidsfrist, samt evalueringstidspunkt. Virksomheten må påse at det lokale HMS -arbeidet er relevant og tilstrekkelig med hensyn til organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer (tilpasset lokale risikoforhold og med tilstrekkelige tiltak for å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø). For at pålegget skal lukkes, skal Arbeidstilsynet ha mottatt skriftlig tilbakemelding som beskriver de viktigste resultater av evalueringen. Tilbakemeldingen skal også beskrive hvordan virksomheten har sikret seg at HMS -arbeidet på alle plan i virksomheten inkluderer organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer, samt beskrive hvordan dette vil bli fulgt opp i fremtiden. Vedlagt tilbakemeldingen skal det være kopi av dokumentasjon på systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid fra to lokale institutt eller avdelinger (verneområder) som virksomheten anser viser et godt og relevant HMS - arbeid med hensyn til organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer. Tilbakemeldingen skal være undertegnet av arbeidsgiver og hovedverneombud. 4. Rutine for håndtering av trakassering, utilbørlig atferd og harde personkonflikter Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte ved håndtering av trakassering, utilbørlig atferd og harde personkonflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 15.september 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Det må fremgå når rutinen kommer til anvendelse, hvordan og til hvem dette skal meldes og hvordan man sikrer at alle involverte parter blir hørt. Verneombud skal gis medvirkningsmulighet under utarbeidelsen. Virksomheten må, sammen med vernetjenesten, vurdere om man ønsker å skille håndtering av trakassering og håndtering av harde personkonflikter i to ulike rutiner.

19 VÅR REFERANSE Beredskapsplan for håndtering av vold og/eller trusler Virksomheten må vurdere hvilke arbeidstakere som kan bli utsatt for vold eller trusler, og påse at det utarbeides skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp i berørte enheter, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 15. september 2011 Vilkår: Arbeidstilsynet skal ha tilsendt skriftlig tilbakemelding. I tilbakemeldingen skal det fremgå ved hvilke institutt/avdelinger/enheter det ble funnet at vold og/eller trusler utgjør en risikofaktor for arbeidstakerne. Virksomheten må i samråd med vernetjenesten vurdere hvilke enheter hvor man anser at det må foreligge beredskapsplan med lokale tilpasninger. Arbeidstilsynet skal ha kopi av en beredskapsplan som virksomheten anser gir godt grunnlag for håndtering av vold og/ eller trusler og oppfølging av arbeidstaker i etterkant. Det må fremgå av tilbakemeldingen hvordan berørte arbeidstakere har blitt gjort kjent med beredskapsplanen. 6. Opplæring Arbeidsgiver må sørge for at alle verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte, jfr. forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12. Frist for gjennomføring: 15.september 2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding hvor arbeidsgiver og hovedverneombud bekrefter at alle verneombud i virksomheten har fått lovpålagt opplæring. 7. Omstillingsrutine Virksomheten skal etablere skriftlig prosedyre/ rutine for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/ omstillinger i virksomheten som påvirker arbeidsmiljøet i betydelig grad, og dette må gjøres tidlig nok til at resultatet av konsekvensvurderingen kan tas hensyn til i selve omstillingen, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 15. september 2011 Pålegget anses som oppfylt når følgende vilkår er fylt : Arbeidstilsynet skal ha tilsendt kopi av rutine som fyller lovens krav innen fristen. Det må fremgå av rutinen hvordan virksomheten sikrer at verneombud tas med på råd under planlegging og gjennomføring av endringstiltak med betydning for arbeidsmiljøet.

20 VÅR REFERANSE 20 Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 1. april Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/16942 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Jan Norman Bjørkmo seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombud NTNU NTNU 7491 TRONDHEIM Det Humanistiske Fakultet v/dekan NTNU 7491 TRONDHEIM