MØTEINNKALLING DEL 3 Møtetid: 22.09.2014 Kl. 16:15 INVITASJON Kl. 18:00 INNKALLING Møtested: Møterommet "Fraunar", Frogn rådhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes. Møtedokumenter legges til gjennomsyn på Frogn rådhus (servicetorget). Dokumentene publiseres på www.frogn.kommune.no. Saksliste Side Orienteringer Saker til behandling 108/14 Oppnevnelse av saksforberedende komité - evaluering av politisk organisering i kommunestyreperioden 2011-2015 109/14 Sak fra kontrollutvalget - konkurransegrunnlaget for anbudskonkurransen om revisjonstjenester 110/14 Interpellasjon fra Frogn Venstre - opprettelse av register over godkjente serveringslokaler 4 8 12 111/14 Interpellasjon fra Frogn Høyre angående lærlinger 14 112/14 Interpellasjon fra Frogn kristelig folkeparti til kommunestyremøtet 22. september vedr. el-sykler 15 Frogn, 12.09.2014 Thore Vestby Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 90 64 26/64 90 60 0 00 eller e-post politisketjenester@frogn.kommune.no Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 13/00340
Orienteringer Program FMOAs kontaktmøte den 2. 3. september 2014 Side 2 av 16
Saker til behandling Side 3 av 16
KS-108/14 Oppnevnelse av saksforberedende komité - evaluering av politisk organisering i kommunestyreperioden 2011-2015 Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/03244-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 108/14 22.09.2014 Rådmannens innstilling: t nedsetter en komité for evaluering av den politiske organiseringen i kommunestyreperioden 2011-2015, med vekt på følgende områder: Utvalgsstruktur. Fordeling av myndighetsområder mellom utvalgene. Møtetidspunkt og møtefrekvens Folkevalgtopplæring Samhandling De folkevalgtes arbeidsvilkår, herunder godtgjøring Komiteen består av følgende medlemmer: (fylles ut av kommunestyret selv). t skal sluttbehandle komiteens rapport med anbefalinger før sommeren 2015. Vedlegg: Samlet saksfremstilling ks 89-11.pdf, Evalueringsrapport 020811.pdf Side 4 av 16
SAKSUTREDNING: Sammendrag: I 2011 ble det nedsatt en gruppe som utarbeidet en rapport om den politiske organiseringen i foregående periode. Ordfører har bedt rådmannen om å legge frem en sak om mandat og sammensetning av en komité som skal gjennomføre evaluering av kommunestyreperioden 2011-2015. Bakgrunn for saken: Den 11. april 2011 tok ordfører Thore Vestby opp følgende under eventuelt i kommunestyret Hvert kommunestyre bør etterlate seg en evaluering av utvalgsstruktur, delegering, samhandling, arbeidsvilkår og betingelser. Jeg har i samråd med rådmannen kommet til at det bør nedsettes en hurtigarbeidende komité av politikere som foretar denne. Jeg ser det som formålstjenlig at den består av ordførerne pluss utvalgslederne - med rådmannen som sekretær. Evalueringen skal legges fram senest 5. september. t diskuterte saken og det var enighet om at alle partier burde være representert i komitéen. Gruppelederne, samt varaordfører, ble invitert til å møte, samt utvalgslederen for MPB. Komiteen hadde 4 møter og avleverte sin rapport den 2. august 2011 og behandlet i kommunestyret den 5. september 2011. En ny kommunestyreperiode nærmer seg slutten, og i forbindelse med arbeidet med delegeringsreglementet i kommunestyret saksforberedende komité har spørsmålet om en ny evaluering kommet opp. Ordfører har derfor bedt rådmannen om å fremme en sak om etablering av en ny komité for dette formålet, samt utforme et forslag til mandat for komiteen. Det er rådmannens forståelse at det er ønskelig at komiteen opprettes allerede så snart som mulig, slik at kommunestyret har mulighet til å behandlet komiteens rapport før sommeren 2015 og dermed i forkant av valget neste høst. Lovgrunnlaget for komiteen: Av kommuneloven 10 nr. 5 fremgår det følgende: «t og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv». I kommunelovens kommentarutgave fremgår det at kommunestyret står fritt til å bestemme sammensetning av komiteen. Hvis kommunestyret ikke fastsetter egne regler for sammensetning av komiteen, gjelder kommunelovens generelle regler saksbehandling, herunder fremgangsmåten ved valg. Komiteens formelle myndighet: Når det gjelder en komiteens formelle myndighet, står det i kommentarutgaven til kommuneloven at komitéer av denne typen først og fremst er tiltenkt en rådgivende funksjon. Loven bestemmer likevel at komiteen kan få myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. Side 5 av 16
Møtenes form: Med mindre kommunestyret bestemmer noe annet, gjelder kommunelovens ordinære saksbehandlingsregler også for denne komiteen. Dette gjelder for eksempel prinsippet om møteoffentlighet. Rådmannens tilstedeværelse i komiteer av denne typen har vært diskutert. Rådmannen forutsetter at en komité av folkevalgte som oppnevnes av kommunestyret regnes som et folkevalgt organ. Det følger dermed av kommuneloven 23 nr. 3 at rådmannen har møte- og talerett i komitéen, enten personlig eller ved en av sine underordnede. Alternativer: 1) Som innstillingen 2) t nedsetter en komité for evaluering av den politiske organiseringen i kommunestyreperioden 2011-2015, med vekt på følgende områder: (fylles ut av kommunestyret selv) Komiteen består av følgende medlemmer: (fylles ut av kommunestyret selv). t skal sluttbehandle komiteens rapport med anbefalinger før sommeren 2015. 3) Det nedsettes ingen komite for evaluering av politisk organisering i kommunestyreperioden 2011-2015. Økonomiske konsekvenser: I utgangspunktet utbetales det ikke møtegodtgjørelse for møter av denne typen. De økonomiske konsekvensene av vedtaket vil være små. Vurdering: Rådmannen er bedt om å legge fram en sak om opprettelse av komite for evaluering av politisk organisering i kommunestyreperioden 2011-2015. Dette inkluderer også et forslag til mandat for komiteen. Det ligger utenfor rådmannens område å vurdere i hvilken form kommunestyret velger å arbeide inn mot vedtak i en sak. Dersom det antas at det er mest hensiktsmessig å opprettes en komité vil kommunestyret selv avgjøre antall medlemmer, sammensetning og ledelse. Det følger av kommuneloven at rådmannen har møte og talerett i komitémøter. Ved en slik prosess vil rådmannen kunne besvare spørsmål og rydde uklarheter og misforståelse av veien underveis. Rådmannen vil måtte bistå med nødvendig sekretariatsfunksjon. Det vil være naturlig at det utarbeides referat fra møtene der eventuelle uenigheter og avvikende forslag kommer klart frem. Side 6 av 16
Rådmannen i Frogn 05.09.2014 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 7 av 16
KS-109/14 Sak fra kontrollutvalget - konkurransegrunnlaget for anbudskonkurransen om revisjonstjenester Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/02679-6 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 109/14 22.09.2014 Kontrollutvalgets innstilling: 1. t slutter seg til forslaget til konkurransegrunnlag for regnskapsrevisjonen i Frogn kommune. 2. t slutter seg til forslaget om å konkurranseutsette regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon hver for seg. 3. Dersom resultatet av konkurransen blir slik at tilbudet om felles revisjon med Vestby kommune blir det mest fordelaktige tilbudet, er kommunestyret innstilt på å velge dette alternativet. Vedlegg: Særutskrift sak 34-14 til kommunestryet fra KU.pdf, Vedlegg - KU-sak 34-14 Konkurransegrunnlaget for anbudskonkurransen om revisjonstjenester.pdf, Merknad fra rådmannen.pdf Side 8 av 16
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kontrollutvalget behandlet den 9. september sak om konkurransegrunnlaget for anbudskonkurransen om revisjonstjenester. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret slutter seg til forslag til konkurransegrunnlaget for regnskapsrevisjon i Frogn kommune og at kommunestyret slutter seg til forslaget om å konkurranseutsette regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon hver for seg. Dersom det resultatet av konkurransen blir slik at tilbudet om felles revisjon med Vestby kommune blir det mest fordelaktige tilbudet, anbefaler kontrollutvalget at kommunestyret er innstilt på å velge dette alternativet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalgets innstilling, behandling og saksfremlegg er som følger. «Frogn kontrollutvalgs behandling 09.09.2014: Revisjonsjefen fikk anledning til å kommentere saken. Han orientert blant annet om representantskapet i Follo distriktsrevisjon sin holdning til utredelsestidspunktet for Frogn. Revisjonssjefen fratrådte deretter møtet. Sekretæren redegjorde for arbeidet med konkurransegrunnlaget og bakgrunnen for det endelige forslaget. Sekretariatets innstilling om at saken sendes kommunestyret, begrunnes med at konkurransegrunnlaget åpner for felles revisjon med Vestby. Dette spørsmålet er prinsipielt og bør behandles av kommunestyret. Bjelland viste til at Frogn kommune sendte sin oppsigelse til FDR 30.5.14 med virkning fra 1.6.2015. Han framholdt videre at Frogn kommune etter tre måneder ennå ikke har fått noen tilbakemelding fra FDR på oppsigelsen, og en regner derfor med at den gjelder. Rådmannen har blitt bedt om å avklare de juridiske forholdene vedrørende utredelsestidspunktet fra FDR. Utvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling og sender saken til kommunestyret. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak 09.09.2014: Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til konkurransegrunnlag for regnskapsrevisjon i Frogn kommune. Sekretariatet gis fullmakt til å foreta redaksjonelle og tekniske endringer i forslaget. 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. t slutter seg til forslaget til konkurransegrunnlag for regnskapsrevisjonen i Frogn kommune. 2. t slutter seg til forslaget om å konkurranseutsette regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon hver for seg. Side 9 av 16
3. Dersom resultatet av konkurransen blir slik at tilbudet om felles revisjon med Vestby kommune blir det mest fordelaktige tilbudet, er kommunestyret innstilt på å velge dette alternativet. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har tidligere behandlet saken om konkurranseutsetting av revisjonstjenestene i Frogn i møte 10. februar 2014 (sak 6/14), 31. maris 2014 (sak 11/14) og 17. juni 2014 (sak 22/14). t behandlet saken 26. mai 2014 (sak 66/14). Vedlagt følger sekretariatets forslag til konkurransegrunnlag for regnskapsrevisjon i Frogn kommune. Forslaget er drøftet i en arbeidsgruppe ledet av FIKS, og har bestått av representanter fra administrasjonene i Frogn og Vestby, kontrollutvalgets leder, samt Felles innkjøpskontor. Forslaget legges allikevel frem for sekretariatets regning. Hovedpunkter: 1. Tjenester for regnskapsrevisjon og forvaltningstjenester utlyses hver for seg. Sekretariatet ønsket en felles utlysning av dette, men arbeidsgruppen lykkes ikke med å finne fram til tilbudskriterier som alle var enige i. Konkurransegrunnlaget som nå legges frem, avgrenses derfor til regnskapsrevisjon. Konkurranseutsetting av forvaltningsrevisjon blir behandlet som en egen sak om legges frem for utvalget på et senere tidspunkt. 2. Sekretariatet har jobbet ut fra en antakelse om at et samarbeid mellom Vestby kommune og Frogn kommune vil gi en gunstigere avtale som følge av større volum. Dette kan vi ikke garantere på forhånd, og i konkurransegrunnlaget bes derfor tilbyderne levere tre tilbud; ett fellestilbud om regnskapsrevisjon til både Frogn og Vestby, og to separat tilbud til hver av kommunene. 3. Det inviteres hovedsakelig til å gi en fastpris på regnskapsrevisjon mv., jf vedlegg D, og timepris på enkelte rettledningsoppdrag. 4. Kontrakten foreslås tildelt den/de leverandører som har det mest fordelaktige tilbudet på pris og kvalitet (jf. kap 8 i konkurransegrunnlaget). Mht. kvalitet vil det legges vekt på tilbyders egen prosess- og arbeidsbeskrivelse i henhold til kravspesifikasjon i vedlegg A. Beskrivelsen skal også synliggjøre tilbyders tilgjengelighet og servicenivå. Dersom resultatet av konkurransen blir slik at felles revisjon blir det mest fordelaktige tilbudet basert på pris og kvalitet, vil kommunestyret være bundet til å velge dette alternativet (jf. pkt. 1.3 i konkurransegrunnlaget). 5. Kontrakten foreslås å gjelde fra 1. mai 2014, og to år fremover med opsjon til forlengelse i 1+1 år. Rådmannen har vært representert i arbeidsgruppen jf. ovenfor. Konkurransegrunnlaget er i tillegg sendt rådmannen på høring med uttalefrist 8. september. Rådmannens svar blir ettersendt eller lagt frem i møtet. Side 10 av 16
Vedlegg: Konkurransegrunnlag for regnskapsrevisjon med vedlegg A-F per 2-9-14». Rådmannen i Frogn 11.09.2014 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 11 av 16
KS-110/14 Interpellasjon fra Frogn Venstre - opprettelse av register over godkjente serveringslokaler Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/03105-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 110/14 22.09.2014 Interpellasjon: Ordfører, Amta har meldt at driverne av nattklubben Perlen har bestemt seg for å ikke drive stedet videre. Dette er en sak med mange tapere. Unge voksne i Drøbak mister et utested, de ansatte mister jobben, driverne av stedet har tapt sine investeringer. Saken har også ført til betydelig kritikk mot kommunen. Vi er ikke uten videre enige i at denne kritikken er berettiget. Slik vi oppfatter det har det vært tydelige politiske signaler om at saken skal gis prioritet for å finne en løsning, og vi oppfatter at rådmannen har tatt dette signalet. Det har også vært politisk vilje til å finne løsninger slik at stedet kunne drives inntil de nødvendige tillatelsene er på plass. Og ansvaret for at offentlige tillatelser er i orden ligger primært hos søker og gårdeier. Samtidig har det vært stilt klare krav om at permanent drift ville kreve tiltak som ga naboene trygghet for nattesøvn og sikkerhet mot hærverk, søppel og truende adferd. I offentligheten har det vært et svarteperspill der ulike parter skylder på driverne, kommunen og naboene, mens lokalets eier som den egentlige ansvarlige for at lokalet egner seg til bruken har lykkes ualminnelig godt med å ligge lavt og unngå kritikk og ansvar både i avisen og på Facebook. Venstre mener det er mulig å unngå slike situasjoner i fremtiden med enkle midler. Kommunens arkiver inneholder all informasjon som er nødvendig for at både gårdeiere, drivere og myndigheter kan vite hva slags bruk et lokale er godkjent for. Det kan umulig være en omfattende jobb å få full oversikt over dette for alle lokaler i kommunen som brukes til servering i dag, og skal et lokale man ikke har oversikt over ha serveringsbevilling senere, kan kostnadene med å undersøke regulerinsstatus og andre tillatlelser dekkes av søker gjennom saksbehandlingsgebyr. Venstre mener derfor at det bør opprettes et offentlig register over serveringslokaler og godkjent bruk. Et slikt register bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider, og informasjonen bør rutinemessig innhentes ved behandlig av søknad om serverings- og skjenkebevilling. Er ordfører enig i at et slikt register bør opprettes, for å støtte saksbehandlingen i serverings- og skjenkesaker, og for å gjøre etableringsprosessen mer forutsigbar for de næringsdrivende? Vi vil også anmode ordfører om at følgende forslag til vedtak tas opp til votering: t ber rådmannen komme tilbake med en sak om opprettelse av et offentlig register for serveringslokaler i kommunen, der det også redegjøres for Side 12 av 16
ressursbruk og kostnader ved etablering og drift, og om hvordan kostnader ved løpende drift kan dekkes. Frogn Venstre v/erik Lundeby Side 13 av 16
KS-111/14 Interpellasjon fra Frogn Høyre angående lærlinger Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/03180-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 111/14 22.09.2014 Interpellasjon Et godt verktøy i utdanningen av håndverkere og andre fagarbeidere har tradisjonelt vært lærlingeordningen. En fagarbeider med gjennomført læretid hadde et slags kvalitetsstempel; dette var en fagarbeider som kunne sitt fag. Det er de siste årene blitt vanskelig for ungdom å få seg en lærekontrakt. Dette gjelder generelt for hele landet. Situasjonen er svært vanskelig også i Follo. For lærlinger innen byggfag er det spesielt vanskelig. Høyre er opptatt av at Frogn kommune tar sin del av ansvaret angående lærlingplasser og ønsker derfor svar på følgende spørsmål: Hvor mange lærlingplasser har Frogn kommune? Stiller Frogn kommune noen krav til bedrifter som vinner anbudsrunder i anbud som blir lagt ut når Frogn kommune legger ut prosjekter på anbud? Frogn Høyre v/eva Anderssen Side 14 av 16
KS-112/14 Interpellasjon fra Frogn kristelig folkeparti til kommunestyremøtet 22. september vedr. el-sykler Saksbehandler: Anne Lise Larsson Saksnr.: 14/03202-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 112/14 22.09.2014 Interpellasjon: Frogn KrF er som mange andre opptatt av Klima, miljø og energibruk. Kanskje er det en av de viktigste sakene i vår tid, både nå og i fremtiden. Vi er tilfreds med at kommunen nå har behandlet kommunestyremeldingen om klima og miljø. Meldingen er ment som en verktøykasse for klimatiltak som skal følges opp i kommunens handlingsprogram, virksomhetsplaner og framtidige arealplaner. Så langt har ikke meldingen resultert i konkrete endringer eller medført økonomiske omprioriteringer. KrF fikk dessverre ikke flertall i kommunestyret for å starte utfasingen av kjøretøy med fossilt brensel, og innfasing av elbiler(eller mer miljøvennlige kjøretøyer) etter hvert som leasingavtalene fornyes, da de to største partiene i kommunestyret ikke støttet forslaget. Sykkel og sykling er viet oppmerksomhet i planen. Også el-sykler. Det fremgår av Klima/Energiplanen at Frogn kommune har kjøpt inn 2 el-sykler til utleie. En skal stå på Sjøtorget, og en i Gjestehavna. Vår erfaring er at dette tilbudet er svært lite kjent for kommunens innbyggere og besøkende. Det fremgår videre av meldingen at kommunene kan søke støtte via Transnova til prosjekter og tiltak som bla. bidrar til å erstatte fossilt drivstoff med alternativt drivstoff som gir lavere CO2 utslipp. (s.14 i meldingen) KrF har innhentet informasjon fra sykkelbransjen. De forteller om stor interesse for elsykler, og kan også informere om at bla. Oslo kommune har kjøpt inn el-sykler til bruk i kommunal virksomhet. Etter KrFs syn bør Frogn kommune ta mål av seg til å gjøre Drøbak, ikke bare til sykkelbyen, men til el-sykkelbyen i Follo. Økt bruk av el-sykler i kommunen, med for eksempel utleiestasjoner på Drøbak City, Seiersten og Drøbak sentrum vil kunne styrke folkehelsen, avhjelpe parkeringsutfordringene i sentrum og være et godt alternativ for dem som av ulike grunner ikke kan eller ønsker å kjøre bil. Ikke minst vil det bidra til å komme nærmere kommunens klimamål om reduserte utslipp av CO2. Spørsmål til ordføreren: 1. Hva er kommunens erfaringer med de to innkjøpte el-syklene? 2. Vil ordføreren ta initiativ til å reise en sak knyttet til økt bruk av el-sykler i Frogn kommune, også til internt bruk for kommunens ansatte, gjerne med utgangspunkt i prosjektstøtte fra Transnova? Bente Bjerknes Frogn KrF Side 15 av 16
Side 16 av 16