Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 04.02.13 Kl.: 12.00 14.15 Stad: Formannskapsalen Saknr.: 01/13 11/13 MØTELEIAR Wilhelm Engelsen (Ap) DESSE MØTTE Jens Arne Stautland (Krf) Kristin Ankervold (Ap) Peggy Husevik Bærøy (V) FORFALL Johan Inge Særsten (Frp) meldte forfall til møte. Vara kunne ikkje møta. DESSUTAN MØTTE Else Holst-Larsen og Birte Bjørkelo v/ Deloitte AS var med i heile møtet. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 01/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/13 Godkjenning av protokoll frå møte 3.12.12 03/13 Rådmannen orienterer 04/13 Orienteringssaker 05/13 Meldingar 06/13 Møteplan 2013 for kontrollutvalet 07/13 Oppstart av forvaltningsrevisjon av fysisk miljø ved skulane 08/13 Oppstart av forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid 09/13 Selskapskontroll av Business Region Bergen Invitasjon til deltaking 10/13 Standard atterhald om kontroll ved innvilga kommunal tilskot til verksemder, aktiviteter, selskap og foreiningar mv. 11/13 Gjennomgang av møteprotokollar Eventuelt 1
01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 03.12.12 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 03.12.12. Protokollen frå møte 03.12.12 vart samrøystes godkjend. 03/13 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kommunalsjef Knut Gram informerte kontrollutvalet om status vedrørande innføring av samhandlingsreformen i Stord kommune og svarte på spørsmål frå utvalet. Presentasjonen som kommunalsjef Gram hadde vart delt ut i papirversjon til kontrollutvalet. Kontrollutvalet tok orienteringa til vitande. 04/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Revisor sin plass i kommunestyremøta. 2 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. Eventuelt FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Revisor sin plass i kommunestyremøta. Notat i saka vart delt ut i møtet. Sekretariatet informerte om saka. Notat i saka vert vidaresendt til ordførar for orientering. 2 Utvalsleiar Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka. 2
KUV medlemmene som sit i kommunestyret og er vara i kommunestyret har fått lesebrett. Det er to medlemmer i KUV som framleis ikkje har motteke lesebrett. Sekretariatet tek saka opp på ny med administrasjonen. Orientering nr. 1.: Revisor sin plass i kommunestyremøta: Notat i saka vert sendt til ordførar til orientering. Orientering nr. 2.: Lesebrett til politiske utval i Stord kommune Status i saka: Sekretariatet tek saka om lesebrett til alle kontrollutvalsmedlemmane opp på nytt med administrasjonen og ordførar. Kontrollutvalet tok elles orienteringssakene til vitande. 05/13 MELDINGAR Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Estimerte kostnader. Ny handsaming. 2 Kommunestyret Vedtak i KST Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2013 3 Kommunestyret Årsbudsjett 2013, Økonomiplan 2013-2016 4 Stord Hamnestell Årsbudsjett 2013, økonomiplan 2013 2016 Stord Hamnestell 5 Fylkestinget Selskapskontroll av Sunnhordland lufthavn AS Revisjonsrapport. Vedtak. 6 Kommunestyret Sak i KST RS 46/12 Handlingsplan Oppfølging av rapport SIM 7 SKE KF Godkjenning av budsjett for SKE KF for 2013 Eventuelt FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Melding vedr.: 2 Kommunestyret Vedtak i KST Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2013 Notat som syner kontrollutvalet sine reelle rammer for 2013 vart delt ut i møtet. : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 3
06/13 MØTEPLAN 2013 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2013: Dato: Merknad: 04.02.2013 Under avvikling 10.04.2013 03.06.2013 09.09.2013 02.12.2013 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2013: Dato: Merknad: 04.02.2013 Under avvikling 10.04.2013 03.06.2013 09.09.2013 02.12.2013 07/13 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJON AV FYSISK MILJØ VED SKULANE FORSLAG TIL Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert utsett til eventuell sak om økonomisk fullfinansiering vert avklart. Kontrollutvalet konstaterer at kommunestyret har vedteke ei budsjettramme for 2013 på kr. 684 653,- for 2013. Dette er monaleg mindre enn for 2012, der ramma var kr. 769 000,-. Det er såleis ikkje rom for å gjennomføra utvalet sine prioriterte prosjekt, forvaltningsrevisjon av fysisk miljø ved skulane og forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid. Å få gjennomføra desse forvaltningsrevisjonane vil krevja ei budsjettering på om lag kr. 500 000,- øyremerka dei to prosjekta. Kontrollutvalet manglar såleis kr. 330 000,- til å gjennomføra begge forvaltningsrevisjonane i 2013. For å gjennomføra forvaltningsrevisjon av fysisk miljø ved skulane åleine manglar det om lag kr. 80 000,-. Kontrollutvalet vil såleis prioritera forvaltningsrevisjon av fysisk miljø ved skulane som det første prosjektet, med ei ekstraløyving som fullfinansierer revisjonen. Kontrollutvalet ynskjer gjennomføra prosjektet innan september 2013. Alternative er at kontrollutvalet må gjennomføra det eine prosjektet over to år, med ferdigstilling i 2014, sjølv om det etter forskrift om kontrollutval skal vera minst ein forvaltningsrevisjon for året. Kontrollutvalet har utsett prosjekt nr. 2. forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid til 2014. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan til forvaltningsrevisjon av fysisk miljø ved skulane. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å i gang setja forvaltningsrevisjon innan fysisk miljø ved skulane. Forvaltningsrevisjonen skal ikkje ferdigstillast før det føreligg avklaring i høve sak om fullfinansiering av prosjektet i 2013. Sak om fullfinansiering vert oppretta til kontrollutvalsmøtet 10.4.2013, for vidare avgjerd i kommunestyret. 4
Under føresetnad av fullfinansiering vert godkjend av kommunestyret, vert Deloitte beden om å levera forvaltningsrevisjonsrapport innan 19. august. 08/13 OPPSTART AV FORVALNINGSREVISJON AV FØREBYGGJANDE HELSEARBEID FORSLAG TIL Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert utsett til eventuell sak om økonomisk fullfinansiering vert avklart. Kontrollutvalet konstaterer at kommunestyret har vedteke ei budsjettramme for 2013 på kr. 684 653,- for. Dette er monaleg mindre enn for 2012, som hadde ei ramme på kr. 769 000,-. Det er såleis ikkje rom for å gjennomføra utvalet sine prioriterte prosjekt, forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid. Jf. kontrollutvalssak nr. 07/13. Forslag til vedtak var samrøystes. Prosjektplan av forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid vart godkjent. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert utsett til 2014, men utvalet tek iverksetting av prosjektplanen opp til ny handsaming i des. møtet 2013. 09/13 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN INVITASJON TIL DELTAKING FORSLAG TIL Kontrollutvalet drøftar forslag til vedtak i møtet for utforming av endeleg vedtak. Kontrollutvalet drøfta saka, men ynskjer ikkje å prioritera utvalet sine økonomiske midlar til dette prosjektet. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet ynskjer ikkje å delta i selskapskontrollen. 10/13 STANDARD ATTERHALD OM KONTROLL VED INNVILGA KOMMUNALT TILSKOT TIL VERKSEMDER, AKTIVITETAR, SELSKAP OG FOREININGAR MV. FORSLAG TIL 1 Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til: a Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b Stiftingar c Organisasjonar, aktivitetar og liknande. 2 I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. I saksframlegget er det brukt forslag til vedtak i saka. Det korrekte er innstilling i saka. 5
INNSTILLING 1 Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til: a Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b Stiftingar c Organisasjonar, aktivitetar og liknande. 2 I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. 11/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og drøfta. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. EVENTUELT Jens Arne Stautland delte ut dokument frå fylkesmannen, vedrørande «uttale etter offentleg ettersyn - Motsegn Stord Gnr. 38 Bnr. 50 og 86 mfl. Osenkvartalet Reguleringsplan». Dokumentet vart delt ut som ei orientering i saka, kring planar om å byggja høghus i Leirvik sentrum. Wilhelm Engelsen leiar Elin Molven sekretær 6