AKAN I LARVIK KOMMUNE

AKAN I LARVIK KOMMUNE (ARBEIDSLIVETS KOMITÉ MOT ALKOHOLISME OG NARKOMANI ) Retningslinjer for håndtering av rusmiddelmisbruk på arbeidsplassen Vedtatt av Hovedarbeidsutvalget 06.09.2004. Revidert 30.03.05

1. FORMÅL... 3 2. OMFANG... 3 3. MÅLGRUPPE... 3 4. DEFINISJONER... 4 4.1 Rusmidler... 4 4.2 Høyt rusmiddelkonsum... 4 4.3 Forseelse med hensyn til rusmiddelbruk... 4 5. AKTØRER I AKAN-ARBEIDET... 4 5.1 Ledere på alle nivåer... 4 5.2. Alle ansatte... 4 5.3 Personkontakt... 5 5.4. Tillitsvalgt... 5 5.5 Verneombud/ AKAN-kontakt på arbeidsplassen... 5 5.6 HMS-tjenesten... 5 5.7. AKAN-hovedkontakt... 5 6. ADVARSELSSYSTEM... 5 6.1 Ved mistanke om høyt rusmiddelbruk... 5 6.2. Forseelse med hensyn til rusmiddelbruk... 5 6.2.1. Første gangs forseelse... 6 6.2.2. Annen gangs forseelse... 6 6.2.3. Tredje gangs forseelse... 6 7. STØTTEAPPARAT... 7 7.1. Hovedkontakter... 7 7.2. Personkontakt... 8 7.3. HMS avdelingen... 8 8. AKAN-UTVALG... 9

1. Formål Formålet med AKAN-avtalen er å forebygge rusproblemer blant kommunens ansatte, opprettholde et rusfritt arbeidsmiljø og på et tidligst mulig tidspunkt tilby hjelp til ansatte som har/får problemer med rusmidler. Formålet med retningslinjene er å vise hvordan rusproblem på arbeidsplassen skal håndteres og hvordan rusforebyggende arbeide i forhold til ansatte er organisert. 2. Omfang Kommunens arbeid i forhold til rusmidler består av: Rusforebyggende arbeid Oppfølging av medarbeidere med rusproblem. Koordinering av det rusforebyggende arbeidet er lagt til AKAN-utvalget. Det skal hvert 2. år utarbeides handlingsplan for AKAN- arbeidet. Disse retningslinjene for håndtering av rusmidler på arbeidsplassen omhandler hvordan medarbeidere med rusproblemer skal følges opp. Retningslinjene omtales som AKANretningslinjer. AKAN- retningslinjene er hjemlet i en avtale som er inngått mellom arbeidstakerorganisasjonene og Larvik kommune. Avtalen slår fast at det skal være et AKANsystem. Avtalen innebærer at det skal være forpliktende regler for hvordan tilfeller av rusmiddelbruk som påvirker arbeidssituasjonen skal håndteres. AKAN-systemet består av følgende: Advarselsystem Støtteapparat o AKAN-kontakter på hver arbeidsplass(verneombudene) o Personkontakter (velges av den som skal inn i et AKAN-opplegg) o Ansatte i HMS (medisinskfaglig ansvar) o AKAN-utvalget, som har ansvar for informasjon og tilrettelegging o Tillitsvalgte skal se til at ansatte får det tilbudet de trenger o Alle ansatte er ansvarlig for et rusfritt og godt arbeidsmiljø 3. Målgruppe AKAN-avtalen gjelder for samtlige medarbeidere på alle nivåer og er et ledd i arbeidet med å utvikle og besvare en sunn bedriftskultur som fremmer de ansattes trivsel og fysiske og psykiske helse. Retningslinjene skal gjøres kjent for alle med lederansvar, tillitsvalgte, verneombud og ansatte.

4. Definisjoner 4.1 Rusmidler Med rusmidler forstår vi: Alkohol Vanedannende medikamenter Illegale narkotiske stoffer 4.2 Høyt rusmiddelkonsum Med dette forstås et forbruk av alkohol eller vanedannende medikamenter som er slik at det påvirker, eller på sikt vil påvirke, helse, sosialfunksjon eller arbeidsevne/funksjon. 4.3 Forseelse med hensyn til rusmiddelbruk Med forseelse med hensyn til rusmiddelbruk forstår vi: Bruk av rusmidler i arbeidstiden Rusmiddelpåvirkning i arbeidstiden Fravær på grunn av rusmiddelbruk Fremmøte i bakrus (redusert arbeidsevne, lukt av rusmiddel eller lignende) Kravet er 0 promille i arbeidstiden. Det er heller ikke tillatt å bruke alkohol på en slik måte at det går ut over arbeidsevnen, for eksempel ved at en møter i bakrus. Dersom det ved arrangementer i Larvik kommune skal serveres alkoholholdige drikkevarer skal dette godkjennes av leder. Ved slike arrangementer gjelder ikke de to første strekpunkter som nevnt ovenfor. Synlig beruselse ved slike arrangementer godtas ikke. Retningslinjer for alkoholbruk gjelder både ved reiser i Larvik kommunes regi og ved deltakelse på seminarer, kurs etc. Retningslinjene gjelder ikke når den faglige del av programmet er avsluttet for dagen. 5. Aktører i AKAN-arbeidet 5.1 Ledere på alle nivåer Ledere er nøkkelpersoner og viktige signalgivere i arbeidsmiljøet. Ledere har derfor et spesielt ansvar for å påse at rusmiddelpolitikken etterleves i praksis. De har ansvar for å informere alle ansatte, og spesielt nytilsatte, om kommunens rusmiddelpolitikk, AKANavtalen og kommunens AKAN-arbeide. I samsvar med AKAN-retningslinjene er nærmeste overordnede ansvarlig for at medarbeidere som møter beruset/påvirket på jobb blir sendt hjem og at saken følges opp. Ledere skal samarbeide med HMS-tjenesten vedr. individuelle opplegg for ansatte. I arbeidet med individuelle AKAN-opplegg er nærmeste overordnede med på utforming, oppfølging og evaluering sammen med verneombud og AKAN-hovedkontakten 5.2. Alle ansatte Alle ansatte er ansvarlig for et rusfritt og godt arbeidsmiljø. Det betyr at alle ansatte må sørge for å være rusfrie på jobb. Det betyr også at ansatte må si fra om slitasjer og belastninger på

arbeidsmiljøet. Det er usolidarisk å late som man ikke ser, bagatellisere eller kanskje aktivt skjule rusmiddelproblemer på jobb. Det kan føre til at problemer vokser seg store over tid uten at noen bryr seg. Det kan søkes hjelp hos AKAN-kontakten (verneombud) eller hos AKAN-hovedkontakten. Alle ansatte har et ansvar for å melde fra dersom noen møter beruset/påvirket på jobb. 5.3 Personkontakt Personkontakt er en støttespiller i et individuelt AKAN-opplegg. Personkontakten velges av den som skal inn i et AKAN-opplegg. Valg av personkontakt må aksepteres av AKANhovedkontakt og nærmeste overordnede. Personkontaktens ansvar og oppgaver avtales særskilt, i samsvar med den det gjelder, nærmeste leder og AKAN hovedkontakt. 5.4. Tillitsvalgt Tillitsvalgte skal bidra til å støtte kommunens AKAN-arbeide, sørge for at ansatte får saklig bistand og motivere ansatte til selv å søke hjelp. 5.5 Verneombud/ AKAN-kontakten på arbeidsplassen Verneombudene skal være en vaktbikkje for arbeidsmiljøet og sikkerheten på arbeidsplassen. Det innebærer et medansvar for et rusfritt arbeidsmiljø. Verneombudet er AKAN-kontakt på arbeidsplassen og skal være tilgjengelig for kolleger og ledere som ønsker å drøfte eget og andres rusproblem. 5.6 HMS-tjenesten Har det medisinskfaglige ansvaret for AKAN-arbeidet og har gjennom AKAN hovedkontakten ansvaret for oppfølging av personalsaker innenfor AKAN-systemet. 5.7. AKAN-hovedkontakt Kommunen har egen AKAN hovedkontakt. AKAN-hovedkontakt fungerer som sekretariat for AKAN-utvalget. AKAN-hovedkontakt er ansatt i HMS-tjenesten. AKAN hovedkontakt bistår i enkeltsaker. 6. Advarselssystem 6.1 Ved mistanke om høyt rusmiddelbruk Dersom ledere i Larvik kommune får mistanke om at medarbeidere har et høyt rusmiddelkonsum skal lederen gjennomføre en samtale med den aktuelle medarbeider. Formålet med samtalen skal være å gjøre medarbeideren oppmerksom på at kolleger eller andre har registrert at her foreligger det et mulig rusproblem. Det er viktig at slike samtaler gjennomføres tidlig, før det oppstår evnt. problemer på arbeidsplassen. Høyt rusmiddelkonsum gir ikke grunnlag for advarsel i forhold til AKAN- retningslinjene dersom det ikke også foreligger en forseelse med hensyn til bruk av rusmidler (jfr. Pkt.3) 6.2. Forseelse med hensyn til rusmiddelbruk Dersom det foreligger en forseelse med hensyn til rusmiddelbruk (se ovenfor) så skal nærmeste overordnede varsles. Både arbeidskolleger, verneombud og tillitsvalgte har ansvar for å varsle leder. Nærmeste leder skal, evt sammen med AKAN-kontakten på arbeidsplassen, gjennomføre samtale med medarbeideren, konfrontere ham/henne med den aktuelle forseelse og gi vedkommende en advarsel i forhold til det system som er beskrevet under.

Dersom arbeidstaker har brukt rusmidler på jobb eller møtt frem i bakrus skal arbeidstaker sendes hjem og leder skal ha en samtale med den ansatte påfølgende arbeidsdag. 6.2.1. Første gangs forseelse Ved første gangs forseelse gir nærmeste overordnede (med personalansvar) en muntlig advarsel til arbeidstakeren. Dersom den ansatte ønsker det skal tillitsvalgt (evt. verneombud for den som ikke er fagorganisert) være tilstede når leder gir denne advarselen. I samtalen skal det orienteres om kommunens AKAN retningslinjer. Muntlig advarsel dokumenteres skriftlig i et notat med angivelse av tidspunkt, dato, sted og beskrivelse av episoden samt hvem som var til stede da muntlig advarsel ble gitt. Notatet arkiveres i vedkommendes personalmappe på arbeidsplassen. Følgende skal orienteres om at muntlig advarsel er gitt: AKAN-hovedkontakten AKAN-kontakten på arbeidsplassen (verneombudet) RE-leder, hvis dette ikke er nærmeste overordnede Dersom den ansatte ønsker det vil AKAN-hovedkontakten orienterer ytterligere om AKAN tilbud og hva det innebærer og ta initiativ for å iverksette et AKAN opplegg. Nærmeste overordnede avgjør om arbeidstakerens stilling er av en slik art at utestengning fra arbeidsoppgavene må iverksettes. 6.2.2. Annen gangs forseelse Ved andre gangs forseelse gir nærmeste overordnede en første skriftlig advarsel med pålegg om å følge et AKAN-opplegg. Leder og AKAN-hovedkontakt lager i samråd med den ansatte en AKAN-avtale med et støtte-, oppfølgingsopplegg (AKAN-opplegg). Det inngås en skriftlig forpliktende avtale om at opplegget skal følges. Dersom avtalen brytes skal nærmeste overordnede varsles. Nærmeste overordnede avgjør om arbeidstakerens stilling er av en slik art at utestenging fra arbeidsoppgavene må iverksettes eller om evt. endring av arbeidsoppgaver er nødvendig. Følgende skal ha kopi av AKAN-avtalen AKAN-hovedkontakten Personkontakten RE-leder, hvis dette ikke er nærmeste overordnede Fastlegen Hvis den ansatte ikke ønsker et AKAN-opplegg er alternativet en ordinær personalsak.. 6.2.3. Tredje gangs forseelse Ved tredje gangs forseelse vurderes det om det er hensiktsmessig å videreføre et internt AKAN opplegg, med ny skriftlig advarsel.

Denne vurdering skal foretas i møte der følgende stiller: Nærmeste overordnede AKAN-hovedkontakten AKAN-kontakten på arbeidsplassen (verneombudet) Eventuell personkontakt RE-leder, hvis dette ikke er nærmeste overordnede Det er RE-leder som avgjør om arbeidstaker kan fortsette i stillingen i Larvik kommune. Iverksettelse av personalsak/avskjedssak Når det etter 3. gangs forseelse konkluderes med at ingen videre oppfølging er hensiktsmessig, oversendes saken tjenestevei til Personalavdelingen med anmodning om at det blir vurdert å fremme avskjedssak. Det er først på dette nivå i AKAN-prosessen at Personalavdelingen/Hovedtillitsvalgt skal orienteres. Bortfall av advarsler Dersom det har gått mer enn 2 år siden siste forseelse, anses samtlige advarsler som bortfalt. Dersom det da begås en forseelse starter advarselsystemet på nytt. Taushetsplikt AKAN-hovedkontakt, personkontakt, verneombud og representanter fra HMS-avdelingen har taushetsplikt om personlige forhold som de får kjennskap til. Uavhengig av dette skal de grupper som er nevnt over, rapportere til leder dersom den ansatte bryter avtale om AKANbehandlingstilbud. Fastlegen vurderes som en nødvendig samarbeidspartner. 7. STØTTEAPPARAT Støtteapparatet består av: AKAN-hovedkontakt Verneombud/lokale AKAN-kontakter Personkontakter HMS-tjenestens ansatte 7.1. Hovedkontakt AKAN- hovedkontakt er oppnevnt av RE-leder i HMS-tjenesten Oppgaver/ansvar: Hovedkontakten er sammen med verneombud og den ansattes leder ansvarlig for at det sammen med den aktuelle ansatte utarbeides et AKAN-opplegg. Hovedkontakten er ansvarlig for å tilse at avtaler om AKAN opplegg blir fulgt opp Hovedkontakten skal sammen med plassverneombudet og leder være et støtteapparat for personkontaktene.

Hovedkontakten skal ha rapport fra leder om de tilfeller av rusmisbruk som blir registrert, advarsler som blir gitt etc. 7.2. Personkontakt Personkontakten er en kollega som utpekes av den enkelte rusmiddelmisbruker. Personkontakten bør være av samme kjønn og ha et avklart/bevisst forhold til rusmidler. Personkontakten skal godkjennes av nærmeste leder og AKAN-hovedkontakt. Oppgaver/ansvar: Personkontakten har som oppgave å være en støtte for den som er i et AKAN-opplegg Personkontakten kan ha en oppfølgings - og støttefunksjon også i fritid. Bistand til å etablere sosiale nettverk og bistand til å utvikle positive mestringsstrategier vil være viktige oppgaver for personkontakten. Opplæring: Personkontakten skal ha veiledning/undervisning fra HMS-enheten/AKAN hovedkontakten. Spesielt vil veiledning om hvordan en kan yte støtte i de enkelte tilfeller være viktig. Personkontakten har, uavhengig av løfter om taushetsplikt, adgang til å søke råd og veiledning hos personell ved HMS-enheten eller AKAN hovedkontakt. 7.3. HMS-tjenesten Oppfølging av enkeltsaker: HMS-tjenesten har oppfølgingsansvar for medarbeidere med rusproblem. Evt. AKAN opplegg utformes i samarbeid med den ansattes nærmeste ledere, den ansatte og AKANhovedkontakten og dokumenteres i en AKAN avtale. Dersom det avtales med den enkelte at blod eller urinprøver skal kunne benyttes som stikkprøve eller ved mistanke om forseelse (undersøkelse med hensyn til om det er rusmidler i blod eller urin) så skal det inngås skriftlig avtale om dette. Det er utarbeidet egne retningslinjer for prøvetaking og analyse. Rådgivning/opplæring: HMS-tjenesten har funksjon som rådgiver overfor ledere, hovedkontakt, verneombud og personkontakter vedr. rusmiddelproblem og håndtering av disse. 7.4 Leders ansvar Saker vedrørende rusmiddelmisbruk bør håndteres av misbrukerens nærmeste overordnede. Den nærmeste overordnede til misbrukeren kan både søke råd og orientere sin overordnede om det aktuelle problemet. Dersom personaladministrative tiltak som utestenging fra arbeid eller vesentlige endringer i arbeidsoppgaver, evt. bytte av arbeidsplass vurderes, må overordnet instans informeres. Dersom det konkluderes med at videreføring av et AKANopplegg ikke er hensiktsmessig, skal Personaltjenesten vurdere å fremme avskjedssak.

8. AKAN-UTVALG AKAN-utvalget er et underutvalg under Hovedarbeidsmiljøutvalget (AMU). AKAN-utvalget er et partsammensatt utvalg og har følgende sammensetning: 1. Hovedverneombudet 2. Hovedtillitsvalgt (velges av organisasjonene) 3. Kommunens AKAN-hovedkontakt 4. En ansatt fra HMS-tjenesten 5. Rådmannen peker ut en representant fra ledelsen 6. Kommunalt ansatt som er mellom 18 og 25 år. Funksjonstiden for AKAN-utvalget er fire år, med mulighet for gjenvalg. Utvalget velger selv leder. AKAN-utvalget avgir årsrapport til Hovedarbeidsmiljøutvalget. AKAN-utvalgets hovedoppgaver: AKAN-utvalget skal organisere og tilrettelegge AKAN-arbeidet i Larvik kommune. AKAN-utvalget skal være en pådriver i det forebyggende og holdningsskapende arbeidet. AKAN-utvalget skal sørge for at ledere og AKAN-kontakter får nødvendig opplæring og gis mulighet for oppfrisking og fornying av kunnskaper. AKAN-utvalget skal ikke delta i behandlingen av enkeltpersoner. AKAN-utvalget utarbeider årsrapport og sender denne til Hovedarbeidsmiljøutvalget.