VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Fredag 6. februar 2009 Tid: Kl 09:00 Sted: Møterom 3. Etg. Herredshuset MERK TID OG STED! De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Forvaltningsrevisjonsrapport Opplæringstilbudet til barn som har et annet språk enn norsk som morsmål oppfølging av sak 018/08 002/09 Referatsaker 003/09 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2008 004/09 Kontrollutvalgets årsrapport 2008 til kommunestyret 005/09 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgang av barneverntjenesten 006/09 Orientering fra sekretær Verdal/Steinkjer, 02.02.09 Lasse Hegge Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf. 74 11 14 78 90 95 04 40 E-post: paul.stenstuen@komsek.no
SAK 001/09 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OPPLÆRINGSTILBUDET TIL BARN SOM HAR ET ANNET SPRÅK ENN NORSK SOM MORSMÅL OPPFØLGING AV SAK 018/08 Kontrollutvalget 06.02.09 Paul Stenstuen 001/09 412-1721-5.3 Kommunestyret Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar den gitte informasjon til orientering Brev fra Verdal kommune datert 16.12.08 Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 028/08 2. Kontrollutvalgets sak 018/08 3. Kontrollutvalgets saker 015/07 og 02/08 4. Plan for forvaltningsrevisjon 5. Kommunestyrets sak 112/05 - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 6. Kontrollutvalgets sak nr. 027/05 7. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksfremstilling Kontrollutvalget behandlet rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt Opplæringstilbudet til barn som har et annet språk enn norsk som morsmål i møte den 04.03.08, sak 018/08. Ved behandlingen av saken ba kontrollutvalget om en orientering om hvorledes rapporten blir fulgt opp. Kommunestyret behandlet rapporten i møte 27.03.08, sak 28/08, og gjorde slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om en orientering om status om opplæringstilbudet til barn som har et annet språk enn norsk som morsmål etter kontrollutvalgets desembermøte.
I rapporten, under revisors vurderinger, heter det bl.a.:.ny læreplan i grunnleggende norsk fra 2007 krever at skolene i Verdal blir mer bevisst på kartlegging av behov hos den enkelte elev. Dette vil deretter danne grunnlaget for tilbudet om særskilt norskopplæring og morsmålsopplæring samt når tilbudet skal opphøre. Revisjonen ser også behovet for at kommunen tar en prinsipiell diskusjon om hvor ressursene skal settes inn, og hvorvidt tilbudet med særskilt norskopplæring er nok differensiert (skal noen ha mindre, andre mer)..skolene har videre utfordringer når det gjelder å få til en fleksibel timeplanlegging for den enkelte elev. Dette gjelder spesielt barneskolene der elevene risikerer å gå glipp av verdifulle undervisningstimer i trinn /klasse, når de har særskilt norskopplæring. Langt på vei kan det synes som at tilgjengelige læreressurser har vært styrende for timeplanen for den enkelte elev..på bakgrunn av hva som har kommet fram gjennom vår informasjonsinnhenting, skal vi her skissere ulike løsninger for skolene i Verdal framover: Et alternativ er at barneskolene viderefører sitt opplegg med et visst antall timer i særskilt norskopplæring hver uke, men at de i tillegg ved behov setter inn ekstra assistanse direkte i klasse/trinn når en ny minoritetsspråklig elev starter på skolen. Dersom antallet nyankomne minoritetsspråklige elever hvert skoleår er veldig lavt, vil antagelig dette alternativet kreve mindre ressurser enn innføring av såkalte mottaksgrupper. At barneskolene innfører modell utarbeidet av koordinator som innebærer opprettelse av to basisgrupper for minoritetsspråklige i barneskolen, der elevene deltar i basisgruppe og i ordinær undervisning på trinn etter behov. Målsettingen med denne modellen er både å sikre begynneropplæring i norsk og samtidig gi eleven fra starten av tilhørighet med jevnaldrende på sitt trinn. Innføring av en felles mottaksgruppe eller felles innføringskurs for alle skolene. NAFOs veileder gir konkrete føringer i retning av at særskilt norskopplæring bør gis på elevens nærskole. Det henvises til opplæringsloven 8-1, som omhandler elevers rett til å gå på sin nærskole. Felles innføringsgruppe må i så fall være et kortvarig tilbud og være en frivillig ordning. Flere av de vi har intervjuet er kritiske til en slik løsning..en viktig suksessfaktor for videreutvikling av opplæringstilbudet til minoritetsspråklige er et nært og godt samarbeid mellom skolene og Flyktningetjenesten. Fra 01.01.08 ble Flyktningetjenesten innlemmet i NAV. Det er avgjørende at denne omorganiseringen ikke står til hinder for fortsatt gode samarbeidsløsninger. Vi registrer at NAV har vært lite representert på nettverksmøtene for minoritetsspråklige i løpet av denne prosjektperioden. Her synes det å være et forbedringspotensial.
Ressurssenter oppvekst har på bakgrunn av ovennevnte rapport utarbeidet et notat hvor det gjøres rede for status, se vedlegg. Her heter det bl.a.:.kommunen v/ressurssenter oppvekst er i gang med et omfattende arbeid når det gjelder barnehage- og skoletilbudet til barn og elever fra språklige minoriteter. Ved Ressurssenteret er det en rådgiverstilling knyttet opp mot skole og en 10% stilling, knyttet opp mot barnehage. Intensjon er å kartlegge, utprøve og iverksette tiltak opp mot barn/elever/unge med innvandrerbakgrunn når det gjelder: Organisering av undervisningen Undervisningsmetoder Samarbeidstem, nettverk Kartlegging Inkludering ikke segregering Kartlegging av fritidsinteresser Fokus på ressursorientering mot språklige minoriteter, både barn og unge. Oversikt over barn og elever som har to og en utenlandsfødt foreldre Kompetanseheving for personale Samarbeid med NAV Samarbeid med videregående skole Tiltakene som iverksettes er i nært samarbeid med den enkelte enhet, det vil si at ledere og personale er involvert og er nære samarbeidspartnere i det arbeidet som pågår. For Ressurssenter Oppvekst er det viktig at de det anrører er de viktigste medspillerne for at dette utviklingsarbeidet skal lykkes, samtidig som forankring i ledelsen er av overordnet betydning Det vises for øvrig til notatet i sin helhet. Rådmannen vil også gi en orientering i møte. Vurdering Det er mange ulike språkgrupper representert på skolene i Verdal - med få elever i hver gruppe. Jf. notatets vedlegg nr. 3. Tabellen synes derfor å gi et godt bilde på noen av de utfordringer kommunen har innenfor dette området. Administrasjonen synes å ha grepet tak i rapportens anbefalinger. SAK 002/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 06.02.09 Paul Stenstuen 002/09 412-1721-5.3
Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet 16.01.09 2 Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord- Trøndelag 3 Verdal kommune Rapport fra tilsyn med barnevern, helse- og sosialtjenester i Verdal kommune Melding om vedtak: Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2009 Ikke vedlagt Vedlagt Ikke vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 003/09 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2008 Kontrollutvalget 06.02.09 Paul Stenstuen 003/09 412-1721-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen innskjerpe rutinene, slik at saker som får konsekvenser for fremtidige budsjetter legges frem for kommunestyret. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2008. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden 01.07.08 31.12.08 for kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har merknader til 4 saker, hvorav en gjelder protokollering av driftskomiteens sak 77/08. De tre øvrige gjelder saker i formannskapet hvor revisor mener sakene burde ha gått videre til kommunestyret.
Revisor finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er bra, og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Revisor anbefaler imidlertid at administrasjonen innskjerper sine rutiner, slik at saker som får betydning for fremtidige budsjetter legges frem for kommunestyret Vurdering En slutter seg til revisors konklusjon og anbefaling. SAK 004/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2008 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget 06.02.09 Paul Stenstuen 004/09 412-1721-5.3 Kommunestyret 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2008. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyre. Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen.
I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2008 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2008. SAK 005/09 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET Gjennomgang av barneverntjenesten Kontrollutvalget 06.02.09 Paul Stenstuen 005/09 412-1721-5.3 1. Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgang av barneverntjenesten 2. Eventuelle endringer i problemstillinger mv. for prosjektet skal godkjennes av kontrollutvalget. 1. Revisors brev til kontrollutvalget i Verdal kommune datert 26.01.09 2. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgang av barneverntjenesten 3. Kopi av revisors brev til Verdal kommune datert 26.01.09 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 037/08 2. Kommunestyret 29.09.08, sak 101/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 3. Kommunestyret 25.06.08, sak 74/08 4. Kontrollutvalget 14.11.07, sak 026/07 5. Forskrift om kontrollutvalg 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 7. Kommuneloven
Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet prioriteringer vedr. forvaltningsrevisjon under sak 037/08 Forvaltningsrevisjon, og gjorde slikt vedtak: 1. Prosjektet Rusomsorg flyttes ned under prosjektet Plan og byggesak med ny prioritering 4. 2. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan ut fra signaler gitt i møte 3. Forslaget til prosjektplan fremmes som egen sak i neste møte. Revisor har nå utarbeidet forslag til prosjektplan som følger vedlagt. Her skisserer revisor følgende problemstillinger for prosjektet: Hvordan har utviklingen i barneverntjenester i Verdal kommune vært siden 2001 sammenliknet med gjennomsnitt av andre kommuner? Hvordan har utviklingen påvirket vilkårene for samarbeid og barneverntjenestens forebyggende arbeid? Revisor opplyser i brev, datert 26.01.09, til kontrollutvalget at administrasjonen vil bli gitt anledning til å komme med innspill til problemstillinger for prosjektet, og at ovennevnte problemstillinger derfor vil kunne bli endret. Revisor ønsker også innspill fra kontrollutvalget på aktuelle vinklinger av prosjektet. Revisor anslår prosjektets totale tidsforbruk internt hos seg til 400 timer. Vurdering Kontrollutvalgets eierskap til vedtatte prosjekter, sikres normalt best ved at det enkelte prosjekt har fått en solid forankring i utvalget. Kontrollutvalget opptrer videre på vegne av kommunestyret og skal sikre kommunestyret objektiv og uavhengig informasjon. SAK 006/09 ORIENTERING FRA SEKRETÆR Kontrollutvalget 06.02.09 Paul Stenstuen 006/09 412-1721-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Oppsummering etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Verdal. Unntatt off. Deles ut i møte.
Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I forskrift om kontrollutvalg 6 heter det bl.a: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor." Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet på vegne av kontrollutvalget avtalefestede møter med revisjonen der sekretariatet mottar muntlig orientering om fremdriften i revisjonsarbeidet. Det er avholdt et møte den 26.01.09 mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet. Steinkjer 02.02.09 Paul Stenstuen Kontrollsekretær