REFERAT FRA ÅRSMØTE I VÅLAND KOLONIHAGE 5. NOVEMBER 2008 Formann Svein Haaland ønsket alle de 52 fremmøtte hjertelig velkommen til årsmøte. En spesiell hilsen til formann i kommunens tilsynskomite, Inger Johanne Bergslien, formann i Norsk kolonihageforbund, John Ove Tolleshaug og æresmedlemmene Alf og Amy Thuv. Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling og av dagsorden. Vedtak: Innkalling og dagsorden ble vedtatt. 2. Valg av møteleder. Vedtak: Ivar Fett ble valgt som møteleder ved akklamasjon. 3. Valg av referent. Vedtak: Siri Eidissen ble valgt som referent ved akklamsajon. 4. Referat fra Fellesstyret. Svein Haaland gjennomgikk fellesstyrets årsberetning. Fellesstyret har hatt 4 møter i 2008. Følgende saker ble nevnt spesielt: - Ny maksimalpris ved salg av parsell er kr. 275. 000,- fra 01.04.2008. - Nordisk kolonihagekongress ble arrangert i august med deltagelse fra alle de nordiske landene. - Det er laget ny brosjyre om kolonihagene. Denne ligger bla. på kommunens hjemmeside. - Det ble foretatt befaring i hagen sammen med kommunens tilsynskomite den 25.06.2008. 5. Regnskap fra Fellesstyret. John Ove Tolleshaug orienterte om regnskapet: - Kr. 15,- pr. parsell går til fellestyret, tot. kr 6. 698,- i året. - Fellestyre bruker lite penger. I år er det brukt kr. 3. 221 på advokathjelp for å tolke avtalen med Stavanger kommune. - Fellesstyret har nå i overkant av kr. 86. 000,- på konto. 6. Referat fra Norsk Kolonihageforbund. John Ove Tolleshaug informerte om at Norsk Kolonihageforbund i 2008 har jobbet med spørsmål knyttet til drift og økonomi av kolonihagene. Styret i forbundet er redusert. Styresammensetning og fremtidig drift av forbundet vil bli drøftet på landsmøtet i januar 2009. 7. Årsmelding fra hagen. Årsmeldingen ble gjennomgått punkt for punkt. Det kom følgende kommentarer/spørsmål til årsmeldingen: 1
Spyling av drensrør: Svein Haaland presiserte at alle rør som det har vært mulig å spyle, er spylt i år. Basar 27. september: Et flott arrangement, med god deltakelse. Svein Haaland berømmet Gro Iversen for stort engasjement og innsats, og oppfordret møtedeltakerne til å se på de flotte bildene hun har laget fra konkurransen. Kolonihageeiere som bor utenfor Stavanger kommune: Det ble presisert at dette vedtaket kun gjelder kolonister som ikke har fått dispensasjon. Personer som har parsell i Stavanger kommune og flytter ut av kommunen har anledning til å søke styret om dispensasjon. Endelig vedtak fattes av kommunens tilsynskomite. Maksimalpris: Vil maksimalprisen ble indeksregulert ihht. byggevareindeksen? Justering av maksimalpris er vedtatt av fellesstyret. Innspillet tas derfor med til fellesstyret. Styret støtter vedtaket om maksimalpris. Hyttene må ikke bli for dyre slik at folk med stor interesse for parsell ikke har råd til å komme inn i hagene. Vedtak: Årsmeldingen ble enstemmig vedtatt. 8. Regnskap fra hagen. Gaute Roaldsøy kommenterte en del av postene i regnskapet, og informerte om at resultatet for 2008 vil bli ca. kr. 68.875 når det er justert for påløpte utgifter som hagen ennå ikke har mottatt faktura for. Regnskap og budsjett ble gjennomgått samlet og følgende ble påpekt: Inntektsposten, parselleie settes noe ned på grunn av at en del parselleiere yter en stor ekstrainnsats for hagen og til gjengjeld får dekket parselleien. Inntektsposten, støttemedlemskap er ny. Denne skilles ut fordi den har blitt stor de siste årene. Inntektsposten, innbetalt pliktarbeid er høy. Det er ønskelig med en reduksjon i denne budsjettposten fordi totalkostnadene for hagen blir lavere hvis flere gjør sitt pliktarbeid. Det budsjetteres derfor med lavere inntekter i 2009. Inntektsposten, salg kafe ble høy i år, noe som antagelig skyldes det gode været. Vi stoler ikke på at det blir like fint vær i 2009 og reduserer derfor posten noe. Inntektsposten, utleie hagehus har i år vært svært høy og har gitt hagen gode inntekter. Vi kan ikke forvente like mye utleie neste år og reduserer derfor posten noe i budsjettet for 2009. Utgiftsposten, strøm settes noe opp på grunn av økte strømutgifter. Utgiftsposten, grusing vedlikehold veier var lav i 2008 fordi det ble gjort lite med veiene. Det må gjøres mer neste år, og posten økes derfor i budsjettet for 2009. Utgiftsposten, andre utgifter hageanlegg er høy på grunn av innkjøp av traktor. I budsjettet for 2009 er denne redusert noe, men er høyere enn tidligere år på grunn av at hagen må montere vannmåler i 2009. Denne budsjettposten må også justeres opp i hht. resultat av behandlingen av sak 10 og 11. Vedtak: Regnskapet ble enstemmig vedtatt. 9. Budsjett for 2009. Vedtak: Budsjett for 2009 ble enstemmig vedtatt. 2
10. Parkingsplass, asfaltering Svein Haaland orienterte om at det var innhentet tilbud på kr. 65.000.- for asfaltering av parkeringsplass. Det er i dag mye arbeid med å holde plassen fin og fri for ugress. 11. Utskifting av Berberishekk Svein Haaland orienterte om problemene med berberishekken. Det er både vanskelig å klippe og å frakte bort avfall fra denne hekken. Nye vintergrønne planter vil koste totalt ca. kr. 44. 000,-. I tillegg kommer fjerning og planting av ny hekk. Det er vanskelig å anslå de totale kostnadene med å skifte ut hele hekken. Kostnadene vil i alle fall overstige kostnaden for asfaltering, men det er mulig å skifte ut hekken over flere år. Da hagen ikke har råd til både å legge asfalt på parkeringsplassen og å skifte ut berberishekken, må årsmøte bestemme hva som skal gjøres. Det ble stemt over følgende: 1. Det legges inn en ekstra utgift i budsjettet for 2009 på kr. 65. 000,- til enten asfaltering eller til å starte arbeidet med utskifting av berberishekken. Vedtak: Det ble enstemmig vedtatt å legge inn en ekstra utgift i budsjettet på kr. 65.000,- 2. Kr. 65.000,- går til dekking av: a) asfaltering av parkeringsplass: 1 stemme b) utskifting av berberishekk: 34 stemmer Vedtak: Med 34 mot 1 stemme ble det vedtatt å starte arbeidet med å skifte ut berberishekken. 12. Trær og busker på parsellen. Svein Haaland informerte: Det gror godt i hagen og parsellene vokser til. Kolonistene må passe på at hekk og trær ikke vokser over til naboen eller over veien. Trær skal ikke være over 4 meter. Dette skyldes at høye busker og trær tar sol og næring fra naboene. Styret vil ved befaringene neste år passe på å gi en påminnelse (rød lapp) til de som har for høye trær. Tuja vokser fort og må holdes nede. Plantes den som hekk, skal den ikke være høyere enn 0.6 m. NB: Klipp trær og busker i den tiden det er mulig å legge fra seg grener på brennplassen. Plassen er åpen fra 01.11-01.05. Spesielt om brennplassen : Greinene som legges på denne plassen skal senere kuttes opp til flis. Det er derfor svært viktig at kolonistene deler opp grenene i håndterlige deler før de legges på plassen, og at det ikke legges ting på brennplassen som ikke kan kuttes opp. Eksempel på dette er tykke stammer og store røtter. Potentillahekken er spesielt vanskelig å flise. Denne må derfor ikke legges på brennplassen. Det anbefales at denne graves ned i hagen i stedet. (Denne hekken klippes nå. Pass på å rake den opp med en gang.) 3
De som har ansvar for brennplassen setter opp skilt med anvisning om hvor det kan/ikke kan hives greiner. I år har noen hevet grener rund et skilt med info. om at det ikke skulle hives greiner innenfor sperringen der dette skiltet sto. Hvis kolonistene ikke kan forholde seg til reglene og anvisning for hiving av grener på brennplassen, må denne legges ned. Kolonistene må da selv bli kvitt grenene. Vedtak: Saken tas til etteretning 13. Dugnad Svein Haaland informerte: Frivillig dugnad: Svein takket for godt oppmøte på frivillig dugnad både til de utearbeidende og til kjøkkenpersonalet som lagde god mat. Den frivillige dugnaden, som arrangeres en gang i året, kommer i tillegg til pliktdugnaden. Pliktdugnad: Alle kolonistene har 10 timer pliktdugnad pr. parsell. Mange gjør en god dugnadsinnsats og jobber mer enn de 10 pålagte timene, men for mange gjør ikke sin plikt. Det er svært viktig at alle utfører pliktdugnaden. Det er på den måten hagen holder parselleien nede. Styrearbeidet er også dugnadsarbeid og styret har ikke mulighet til å påta seg mer arbeid. Til neste år vil alle som ikke har ført seg opp på pliktdugnad innen 30.06. få tilsendt regning på kr. 300.- pr. time. Dugnadssjef Ingvar Matland informerte om at det går greit med de faste dugnadsoppgavene som for eksempel drift av kafeen. De som ikke har en fast dugnad, må selv ta kontakt for å få tildelt dugnadsjobb og selv passe på at de jobber minimum 10 timer. 14. Informasjon Svein Haaland informerte om følgende: Minigraver/større maskiner: På grunn av at vi må ta vare på det gamle dreneringssystemet i hagen (steinveitene), er det ikke tillatt for kolonister å ta minigraver eller andre større maskiner inn i hagen. Det er mulig å søke styret om dispensasjon ved helt spesielle behov. Ansvar for drenering og vanntilførsel: Hagen har ansvar for vannrør og drenering inn til parsellene. Parselleier har ansvar på egen parsell. Dvs. hvis det er vannlekkasje på egen parsell, må parselleier selv ordne denne. Rørleggeren vår har sluttet som kolonist. Svein vil gjerne ha tips hvis noen andre kan overta/kjenner noen som kan overta. Kurs i 2009: Det ble sendt rundt en liste med forslag til 2 forskjellige kurs. De som var interessert skrev seg på listen. Invitasjon vil bli sendt ut senere. 4
Dameforeningen: May Tove Hansen informerte om dameforeningens arbeid og inviterte flere til å delta. De har ansvar for en del arrangementer, bla. julekafe som arrangeres siste helg i november og blomstersalg. Dameforeningen har sine møter i hagehuset og møtetidspunktene henger på oppslagstavlen ved inngangsportene. I år har dameforeningen hatt en inntekt på kr. 40. 000. Inntektene skal komme hagen til gode. I år vil det bli brukt en del penger til å kjøpe ny industrioppvaskemaskin til kjøkkenet. Web-side: Våland kolonihage har egen web-side som oppdateres av Liz Christensen. Svein ga ros til Liz for fin side med mye bra stoff. Siden har følgende adresse: www.vaalandkolonihage.com Utleie av hagehuset: Hagehuset er ofte utleid, og kolonistene må ta hensyn til dette. For eksempel må toalettene inne ikke brukes når huset er utleid, kun de på utsiden. Byggebestemmelser: Det er egne bestemmelser for bygging i hagen. Alle nye kolonister får informasjon om disse bestemmelsene ved kjøp av parsell. Maksimal bygningsmessig utnyttelse, inkludert veranda og terrasse, skal under alle omstendigheter aldri utgjøre mer enn 50 m 2 av parsellens areal. Frittstående drivhus kommer i tillegg. Kolonister som ønsker å bygge på sin parsell skal søke styret og Stavanger kommune om godkjenning før bygging påbegynnes. (Uttalelse fra styret legges ved byggesøknaden til Stavanger kommune.) Bruken av parsellene - avtale med kommunen: I avtalen med kommunen står det bla. at parsellene skal nyttes til pryd og/eller nyttevekster og drives som godt hagebruk. Parsellene må til en hver tid holdes fri for ugress og alt som virker skjemmende for anlegget. Opplag av hyttemateriell er bare tillatt etter styrets anvisning. Leier må anlegge å stelle sin hage slik at det hele anlegg virker som en tiltalende enhet. Styret har ansvar for å påse at dette blir fulgt, og vil påpeke avvik ved befaring. De aller fleste parsellene er fine. Gro Iversen oppfordret alle til å sette ennå mer farge på parsellen ved å plante sommerblomster som for eksempel ringblomster, erteblomster, småkrager og løvemunn. 15. Kaffepause. Svein Haaland takket Solfrid Birkedal for god servering. 16. Økologiseringsplan. Svein Haaland orienterte om at Våland kolonihage har en egen økologiseringsplan. Det skal ikke sprøytes eller brukes kunstgjødsel i hagen. Hagen kjøper inn naturgjødsel og selger dette videre til kolonistene. I år er det kjøpt inn god hestegjødsel. Denne kan kjøpes av Poul Petersen, parsell nr. 49. Ved planting av jordbær anbefales god avstand mellom plantene for å hindre angrep av sopp og midd. Solbærplanter må sjekkes for gallmidd. 5
17. Nummerering av parsell. Svein Haaland orienterte om at alle må merke sin parsell med nummerskilt. Styret kan hjelpe til med å skaffe skilt. 18. Utdeling av diplomer fra tilsynskomiteen. Inger Johanne Bergslien fra tilsynskomiteen i Stavanger Kommune delte ut diplomer for fine parseller til: Anita Strand, parsell 67 og Elise Bilstad, parsell 85 19. Utdeling av diplomer fra hagen. Svein Haaland delte ut diplomer fra hagen for fine parseller til: Randi Tangen, parsell 104 og Oddvar Høiland, parsell 94 20. Årets kolonister. Svein Haaland delte ut krus til kolonister som har gjort en ekstra innsats for hagen i 2008. Følgende kolonister fikk krus: Arne I. Byberg (For klipping av alle plenene) Laila Jørgensen (For stelling av blomster på Thuvs plass) Liz Christensen (For oppdatering av web-siden) Gro Iversen (For arbeidet med den årlige konkurransen.) Jorunn Matland ( For utleie av hagehuset) Tove Molle ( For arrangement av den årlige basaren.) Kirsten Storøy (For arbeid med kafeen) Guro Flokketvedt ( For arbeid med kafeen) Harry Bakker (For klipping av hekkene langs gangveiene) Bjørn Moller (For klipping av hekkene langs gangveiene) Per I. Sveinsvoll (For vedlikehold av veier og traktor) Knut Reidar Hansen ( For mange forskjellige arbeidsoppgaver ) Josè Gonzàlez (For beplantning) Jon Ove Halvorsen ( For maling av Thuvs plass.) Poul L. Petersen (For salg a gjødsel og daglig åpning av porten i sesongen) Håkan Carlsen (For vedlikehold av deler av Mosvannsveien) 21. Valg. Ivar Fett gjenomgikk forslaget fra valgkomiteen. Vedtak: Forslag fra valgkomiteen ble enstemmig vedtatt. Nytt styre for 2008/2009: Formann: Svein Haaland Nestformann: Hans Woldmo Sekretær: Greta Westvik Kasserer: Gaute Roaldsøy Styremedlem: Ingvar Matland Varamedlem: Arne Aanensen Varamedlem: Solfrid Birkedal 6
Andre: Representanter i fellesstyret for kolonihagene: Varamedlem: Ingvar Matland Revisor: Bjørn Kåre Bryn Revisor: Arne Revheim Valgkomite: Randi Tangen Valgkomite: Laila Jørgensen Valgkomite: Bjørn Kåre Bryn Referent til kolonihageblandet: John Ove Halvorsen og Svein Haaland Sveinung Dydvig Svein Haaland overrakte blomster til styremedlemmer som går ut av styret etter årsmøtet. 22. Eventuelt Drenering av hagen spørsmål fra salen: Det er problemer med dreneringen flere steder i hagen. Vil det bli gjort noe med dette? Svein Haaland bekreftet at styret har vurdert å gjøre noe med dette, og at det bør lages en helhetlig plan for dreneringsarbeidet. Det undersøkes om kommunen kan bidra med kompetanse og midler til dette arbeidet. Det gis informasjon om arbeid på halvårsmøtet i 2009. Svein Haaland delte ut blomster til Inger Johanne Bergslien og takket Ivar Fett for god møteledelse før han ønsket alle god tur hjem. STYRET I VÅLAND KOLONIHAGE ØNSKER ALLE EN RIKTIG GOD JUL OG ET GODT NYTT ÅR! 7