Arbeide med : Faktura i Fenistra Eiendom

Arbeide med : Faktura i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003

Innhold 1. Forutsetninger... 3 2. Hensikt... 3 3. Faktura... 3 3.1 Beskrivelse av fakturadialogen... 3 3.1.1 Beskrivelse av de enkelte deler i fakturadialogen:... 4 3.1.2 Høyre museknapp i fakturadialogen... 6 3.2 Egenskaper... 8 3.2.1 Grupperingsoppsett... 9 3.2.2 Fakturaoppsett... 10 3.2.3 Regnskapsoppsett... 14 4. Fakturere i Fenistra Eiendom... 15 4.1 Utvelgelse av fakturaer for fakturering - Fliken Hente... 15 4.1.1 Flagg... 15 4.2 Ferdigstille fakturagrunnlaget - Fliken Ordne... 17 4.2.1 Rapporter før fakturakjøring... 18 4.2.2 Endre fakturahode og fakturalinje... 18 4.3 Kjøre fakturering - Fliken Gjøre... 20 4.4 Manuell faktura... 22 4.5 Kreditnota... 24 5. Overføring til regnskap... 26 Side 2 av 28

1. Forutsetninger Forutsetningene for at det kan faktureres i Fenistra Eiendom er: Det må være registrert Firma, Selskap, Eiendom, Eiendomobjekt, kontrakt og kontraktsobjekt. Transaksjonstyper må være registrert på alle nivå og kontering må være satt opp. Behandlingsmetode må være registrert for alle transaksjonstyper. 2. Hensikt Hensikten med faktura modulen, er å foreta korrekt fakturering av alle kontrakter fra de begynner å løpe til de avsluttes. Videre utstedes fakturaer fra avregning omsetningsleie, avregning felleskostnader, etterfakturering samt manuelle fakturaer og kreditnotaer i modulen, samtidig som overføring til regnskap finner sted. 3. Faktura 3.1 Beskrivelse av fakturadialogen Fakturering i Fenistra Eiendom foregår i faktura applikasjonen. Snarvei til denne ligger på knapperaden i de andre applikasjonene eller på klient menyen under Faktura. Ved å klikke Faktura i klient menyen, kommer følgende dialog opp. Side 3 av 28

2 4 1 3 5 Dialogen er delt opp i fem deler 1 ) 4 ikoner helt til venstre i dialogen 2) Valg av perioder for fakturering 3) Vindu som viser alle tilbydere av fakturaer i systemet 4) Vindu som viser fakturahodet 5) Vindu som viser de enkelte fakturalinjer. 3.1.1 Beskrivelse av de enkelte deler i fakturadialogen: 3.1.1.1 Del 1: Fire ikoner Hvert ikon gir bruker forskjellige valg som det kan arbeides med i dialogen. Nedenfor er hvert enkelt ikon beskrevet: Faktura: Dette ikonet er aktivert når applikasjonen startes. Alt som ligger klart til fakturering finnes her. Side 4 av 28

Reskontro: Dette ikonet viser reskontroen, samt at innbetalinger på de enkelte fakturaer kan registreres. Arkiv: Ikonet viser alle fakturaer som er fakturert og kreditert. Til overføring: Ikonet viser alle poster som ligger klare til overføring til regnskap. 3.1.1.2 Del 2: Periode Når faktura applikasjonen starter, vil den måneden der den første fakturaen ligger klar for fakturering, være merket i øverste rekke av måneder. Samtidig vil året vises i det hvite feltet til høyre i dialogen. Merking består i at det vil være en liten innsunket firkant rundt mnd navnet. På samme måte vil perioden for den siste fakturaen være merket i nederste rekke av måneder og år. Perioden som det ønskes fakturert for, kan velges ved å klikke i de to måneds radene. Den øverste raden definerer fra og nederste raden viser til. År kan velges ved å klikke på pilene til høyre for års feltet. 3.1.1.3 Del 3: Tilbydere I denne delen legges alt opp som ligger klart til fakturering. Som det fremkommer av dialogen, er det flere ikoner som kommer frem i bildet. Hvert ikon representer en tilbyder. En tilbyder representerer en del av systemet som genererer en faktura. De enkelte tilbyderne er skilt ut under egne ikoner, slik at det skal bli lettere for bruker å arbeide med dem. Det kan variere hvor mange tilbydere som finnes i vinduet. Nedenfor er omtalt de forskjellige tilbyderne og hvilke typer fakturaer som vil finnes under den enkelte. Faktura manuelle fakturaer Kontraktsobjekt fakturaer som er generert på basis av et kontraktsobjekt Felleskost fakturaer generert som følge av avregning av felleskostnader Etterfakturer regulering fakturaer som er generert som følge av at reguleringsindeksen ikke var kjent på fakturatidspunktet. Omsetningsavregning fakturaer som er generert som følge av avregning av omsetningsbasert leie. Side 5 av 28

3.1.1.4 Del 4: Fakturahodet Når det er valgt hva som ønskes fakturert på et selskap eller eiendom, vil de enkelte fakturaene dukke opp i denne delen. Se under. Vinduet er som normalt i Fenistra, der kolonner kan velges på vanlig måte for å velge ut hvilken informasjon man vil se vedrørende den enkelte faktura. 3.1.1.5 Del 5: Fakturalinjene I dette vinduet dukker de enkelte linjene på hver faktura opp. Dvs fakturaenes enkelte poster. Også dette er et vindu der kolonner kan velges for den informasjon man vil ha om den enkelte linje. 3.1.2 Høyre museknapp i fakturadialogen Ved å stå i fakturadialogen og klikke høyre museknapp, vil det dukke opp en minidialog. Denne vil være forskjellig avhengig av hvilket ikon i del 1 i dialogen som er aktivert. Dersom faktura ikonet er aktivt, vil følgende minidialog komme opp: Side 6 av 28

De enkelte menyvalgene er beskrevet under: Ny Vis fakturaposter Vis betalinger Vis Bilagseksporter Egenskaper Rapporter Fra denne menyen kan det utstedes manuelle fakturaer. Er ikke aktiv her. Blir aktiv i reskontro, arkiv og til overføring, forutsatt at det ligger utfakturerte poster under ikonet. Her kan man få en visning av hvilke poster som er knyttet til de enkelte fakturaene. Er ikke aktiv her. Blir aktiv i reskontro, arkiv og til overføring, forutsatt at det ligger utfakturerte poster under ikonet. I linjedelen av dialogen vises innbetalinger som er registrert på den enkelte faktura. Er ikke aktiv her. Blir aktiv i reskontro, arkiv og til overføring, forutsatt at det ligger utfakturerte poster under ikonet. Her vil fremkomme hvordan den enkelte faktura blir kontert i regnskapet i linjedelen av dialogen. Denne blir nærmere beskrevet under. Kan ta ut prøvefakturaer, konteringslister og reguleringsbrev Når arkiv ikonet er aktivt gjelder følgende på høyre museknapp: De enkelte menyvalgene er beskrevet under: Vis fakturaposter Vis Betalinger Vis Bilagseksporter Gjenskap overføringsdata Registrer betaling Veksler mellom å vise fakturaposter og betalinger. I linjedelen av dialogen vises fakturaposter som er registrert på den enkelte faktura. Veksler mellom å vise fakturaposter og betalinger. I linjedelen av dialogen vises innbetalinger som er registrert på den enkelte faktura. Her vises hvordan den enkelte faktura blir kontert i regnskapet i linjedelen av dialogen. Denne tilbakestiller tidligere overføringer slik at de kan overføres på nytt. Her kan man registrere betalinger manuelt på den enkelte faktura. Side 7 av 28

Når reskontro ikonet er aktivt gjelder følgende på høyre museknapp: De enkelte menyvalgene er beskrevet under: Vis fakturaposter Veksler mellom å vise fakturaposter og betalinger. I linjedelen av dialogen vises fakturaposter som er registrert på den enkelte faktura. Vis Betalinger Veksler mellom å vise fakturaposter og betalinger. I linjedelen av dialogen vises innbetalinger som er registrert på den enkelte faktura. Vis Bilagseksporter Her vises hvordan den enkelte faktura blir kontert i regnskapet i linjedelen av dialogen. GoTo Snarvei til Firmakortet for den aktuelle kunde. Egenskaper Denne blir nærmere beskrevet under. Rapporter Kan ta ut prøvefakturaer, konteringslister og reguleringsbrev. 3.2 Egenskaper Grupperingsoppsett Hvordan fakturaene skal grupperes Vis knappetekst Legger til navnet under knappene Knapperad Tar bort eller henter fram knapperaden øverst i skjermbildet. Vis heading Tar bort eller henter fram hode i skjermbildet. Fakturaoppsett Valg av bl.a. fakturablanketter og fakturatekst Regnskapsoppsett Valg av regnskap. Side 8 av 28

3.2.1 Grupperingsoppsett Under menyen egenskaper finnes valget Grupperingsoppsett. Med dette skal forstås hvordan de enkelte poster som skal faktureres skal grupperes Ved å klikke på valget grupperingsoppsett, kommer følgende dialog opp: For å velge hvilke felt som fakturaene skal grupperes på, markeres valgene i venstre del av dialogen og legges over til høyre del. Marker felt og klikk Legg til. De enkelt felt som kan velges, forklares under: Selskaps ID Fra Firmaid Fakturadresse id Intern post Terminer Forfallsdato Forskuddsleie Kan ikke overstyres. Hver faktura vil kun inneholde ett fakturerende selskap. Kan overstyres. Når dette feltet er valgt vil fakturaposter som har ulik fradato bli gruppert opp på ulike faktura. Kan ikke overstyres. Hver faktura vil kun inneholde en fakturamottager. Kan ikke overstyres. Hver faktura vil kun inneholde en fakturamottager. Kan overstyres. Brukes ved internpostering. Settes opp i samråd med Fenistra. Kan overstyres. Hver faktura vil kun inneholde en termin. Kan overstyres. Hver faktura vil kun inneholde fakturalinjer med samme forfallsdato. Kan overstyres. Hver faktura vil enten inneholde Forskuddsleie eller Etterskuddsleie. Side 9 av 28

3.2.2 Fakturaoppsett Ved å klikke fakturaoppsett under egenskaper, kommer følgende dialog opp: I venstre del av dialogen kommer alle selskap opp. Fakturaoppsettet foretas pr selskap. Det selskap innstillingen skal gjøres for, markeres. I høyre del av vinduet finnes tre fliker. FakturaRapprtOppsett FakturaOppsett Faktura tilbydere. 3.2.2.1 FakturaOppsett fliken Når dialogen åpnes kommer man inn i fakturaoppsett delen. I denne delen settes opp hvilken tekst fakturaen skal inneholde, Om OCR Kid skal brukes mv. De enkelte valgene er forklart i det følgende: Fakturaintervall Varsel før fakturering (antall dager) Minste forfallsdager Øre avrunding Bruk OCR Kid OCR Modulus Bruk periodisering Skriv fakturaens topptekst Står default med 12, dette betyr at systemet legger opp månedsfakturering. Endres denne eksempelvis til 3 vil systemet foreslå kvartalsfakturering. Antall dager før fakturering som fakturaene legges opp klar til fakturering i fakturadialogen. Her defineres antall dager til forfall fra fakturadato. Settes denne til 15, vil følgende eksempel illustrere effekten. Dersom forfall er 1. i måneden og det faktureres 15 dager før månedskiftet, blir den 1. i måneden forfallsdag. Faktureres den 20. i måneden, blir forfall den 5. i måneden etter. (Avhengig av antall dager i måneden avvikende forfall satt på kontraktsobjektet og bankdatoer. Se eget punkt under.) Velg nivå på øreavrunding ved å klikke på ikonet med tre prikker til høyre for feltet. Kryss av dersom dette skal brukes for dette selskap. Modulus må velges ihht til avtale med BBS. Kryss av dersom dette skal brukes for dette selskapet. Krysses av dersom det ikke benyttes ferdige trykte blanketter. Side 10 av 28

Skriv fakturaens mottaker Sett bilagsdato lik periodestart Krysses ikke av ved fortrykte giroer. Dvs at posteringsdato i regnskapet blir satt lik periodens start på fakturaen. ( Dvs posterings perioden vil ikke bli basert på fakturadato.) 3.2.2.1.1 Avvikende forfall Minste antall dager til forfall (som settes opp i fakturaoppsettet) kan ikke overstyres. Avvikende forfall kan tre i kraft, så lenge denne regelen overholdes. (Gjelder forskuddsvis leie) Feltet for avvikende forfall settes inn som antall dager. Dette gjøres fra Fenistra (BRA) Explorer, tabeller, konto og kontoinfo. (Kan også gå i fra tabeller, transaksjonstyper) Bla ut Transaksjon Typerktr og marker det aktuelle kontraktsobjeketet. Avvik Forfall kommer opp som et felt på høyre side. Her registreres avviket. Avvikende forfall avviker fra den 1. i mnd (periodestart for fakturering). Default verdi er 0 som ikke gir noen avvik. -1 gir forfall 30./31. (kommer ann på antall dager i en mnd.) -2 gir forfall 29./30. (kommer ann på antall dager i en mnd.) 1 gir forfall 02 2 gir forfall 03 Regelen om at minste antall dager til forfall ikke må overstyres, vises med eksempler her: Fakturadato Minste antall Avvik Forfall Forfallsdato forfallsdager 10.12.2003 10-1 31.12.2003 17.12.2003 10-1 31.12.2003 25.12.2003 10-1 04.01.2004 Side 11 av 28

Faktura dato er 10.12.03. Minste dager til forfall er 10. Forfall på fakturaen blir da 20.12.03. Siden det her er satt opp avvik på 1 (ønsker forfall 31.12.03), overstyres ikke minste antall dager. (Det er mer enn 10 dager til forfall) Avvikende forfall får lov til å gjelde, så i dett tilfelle blir forfallet 31.12.03 Faktura dato er 17.12..03. Minste dager til forfall er 10. Forfall på fakturaen blir da 27.12.03. Siden det her er satt opp avvik på 1 (ønsker forfall 31.12.03), overstyres ikke minste antall dager. (Det er mer enn 10 dager til forfall) Avvikende forfall får lov til å gjelde, så i dett tilfelle blir forfallet 31.12.03 Faktura dato er 25.12.03. Minste dager til forfall er 10. Forfall på fakturaen blir da 04.01.04. Det er også her satt opp avvik på 1 (ønsker forfall 31.12.03). Avvik forfall vil ikke bli brukt, da minste dager til forfall vil bli mindre enn 10. Minste antall dager til forfall overstyrer og resultatet blir derfor 04.01.04. 3.2.2.1.2 Ikke bankdatoer Systemet kan holde rede på hvilke dager forfallsdatoen ikke skal komme på såkalte ikke bank datoer. Eksempler på ikke bank datoer i Norge er 17. 05, 25.12, 26.12. Er det registrert ikke bank datoer i systemet, og forfallsdato havner på en slik dato, vil forfall flytte seg frem til første gyldige dato. Gå inn i Fenistra (BRA) Explorer, tabeller, konto og kontoinfo. Marker bank dato (feil tekst dao) og klikk på kalender knappen for å registrere ikke bank datoer. Brukeren kommer nå inn i en veiviser som registrerer og sletter datoer. 3.2.2.2 Fakturarapportoppsett fliken Under denne fliken ligger alle fakturablanketter. Her velges hvilke rapporter som skal komme frem på høyre museknapp i fakturadialogen. Disse valg settes opp av Fenistra konsulenter og må ikke endres uten konsultasjon med Fenistra. Side 12 av 28

3.2.2.3 Fakturatilbydere fliken Viser aller aktuelle tilbydere i systemet. Se dialog under. Det er kun tilbyderen Kontraktsobjekt som kan endres av den enkelte bruker. Marker denne og klikk oppsett og følgende valg kommer opp: Fakturatekst oppsett Autokontering Ved å klikke fakturatekst oppsett kommer følgende dialog opp: Dialogen viser tilgjengelige felter fra systemet som kan benyttes på fakturalinjene på fakturaen. Felt som skal komme med på fakturaen, velges fra venstre og over til høyre. Marker og klikk Legg til. Rekkefølgen på utskriften bestemmes av rekkefølgen fra øverst og nedover i Valgte felter. Side 13 av 28

I eksemplet over vil følgende tekst komme ut på de enkelte linjer på fakturaen. Kontraktnummer, Kontraktobjekt navn, og eiendom. Ved å klikke autokontering, kommer dialogen opp som vist under: Alle dimensjoner som er lagt opp i tabell for dimensjoner i Fenistra Eiendoms global tabeller kommer frem her på venstre side. På høyre side fremkommer felter som kan kobles mot den enkelte dimensjon. Mest vanlig er å koble avdeling mot eiendomsobjektnr. Koblinger settes opp pr. selskap og i samråd med konsulenter fra Fenistra. Den enkelte bruker skal ikke sette disse valg på egen hånd. 3.2.3 Regnskapsoppsett Dette oppsettet blir satt første gang i samråd med Fenistra. Hvis endringer ta kontakt med Fenistra. Side 14 av 28

4. Fakturere i Fenistra Eiendom For å fakturere må ikonet faktura i venstre del av dialogen være aktivert. (Som nevnt er denne default aktivert når man går inn i dialogen) 4.1 Utvelgelse av fakturaer for fakturering - Fliken Hente Det første valget som skal foretas er å velge hvilken periode som det skal faktureres for. Dette gjøres ved å markere måned fra og til og årstall. Fra i øverste rekke og til i nederste rekke. Når man går inn i dialogen vil den perioden være markert som det ligger fakturaer klare for. Dernest velges hvilke (n) tilbyder som skal faktureres. Den vanligste tilbyder er kontraktsobjekt. Det kan gjøres utvalg på det (de) selskap og eiendommer som man ønsker å fakturere på. For å få frem de enkelte selskap og eiendommer markeres en tilbyder og det kommer frem en + på venstresiden som viser at det finnes fakturaer klare på ett eller flere selskap. Klikk på + og alle selskap som har noe til fakturering kommer frem. Klikk på + til venstre for selskap og alle eiendommer som har noe til fakturering vil komme frem. Klikk på eiendom og man får opp alle eiendomsobjekter. Det kan velges forskjellige nivåer som det skal faktureres på. Ved å merke av i firkant for aktuelt nivå kommer alle kontrakter opp i fakturahodet. Velg et av følgende nivå. Eiendomsobjekt Eiendom Selskap Eller totalt for alle kontrakter, (marker i ikonet for selve kontraktsobjektet) Etter at det er krysset av på valgt nivå, vil alle kontraktsobjekter som ligger klare til fakturering dukke opp i fakturahodet på høyresiden under fliken Hente. I eksempelet under er det krysset av på eiendomsnivå. ( Askerveien 3, Mølleveien 2 og Sandakerveien 93) Ved å markere en kontrakt i fakturahodet, vil alle kontraktsobjekter (linjer) vises i dialogens nederste del (del 5 fakturalinjer) med den informasjonen som hører til hvert enkelt kontraktsobjektet. 4.1.1 Flagg Fakturaene kan enten være nye, løpende, utgåtte eller fakturaer som skal reguleres. Side 15 av 28

Ved å sette opp kolonnen Flagg i fakturahodedelen vil det dukke opp et flagg ved enkelte kontrakter. Dette er kontrakter som det er knyttet noe spesielt til. Det kan være: Første gang det faktureres på denne kontrakten Siste gang Eller at kontrakten skal reguleres. Flagget ser ut som vist i dialogen under: I fakturalinje delen er det et ikon foran linjen som gir nærmere informasjon om hvilken hendelse som gjelder for kontraktslinjen. Blå pil som peker diagonalt oppover Dersom det er en blå pil som peker diagonalt oppover, skal kontraktsobjektet reguleres. Blå pil som peker vannrett Dersom det er en blå pil som peker vannrett, er det første gang kontraktsobjektet faktureres basert på startdato på kontraktsobjektet. Side 16 av 28

Rød pil som peker vannrett Dersom der er en rød pil som peker vannrett, er det siste gang dette kontraktsobjektet skal faktureres basert på sluttdato på kontraktsobjektet. Avkryssing av fakturaer for fakturering For at en kontrakt skal bli fakturert, må den krysses av i boksen til venstre for kontrakten i fakturahodet. Ofte vil det være mange fakturaer som ønskes fakturert på en gang. Da kan det være tungvint å krysse av for alle fakturaene. Hurtigtaster kan da med fordel benyttes. Markert den øverste kontrakten i fakturahodet. Ved å klikke Ctrl+A vil alle kontraktene bli markert blå. Ved å klikke på Space knappen (mellomromtasten) vil alle kontraktene få en hake ved siden av seg og være klare til fakturering. Dersom det er noen kontrakter som ikke skal faktureres fjernes disse ved å klikke i den lille boksen. Haken blir borte. 4.2 Ferdigstille fakturagrunnlaget - Fliken Ordne Etter denne markering vil det dukke opp en fane ved siden av Hente fanen som heter Ordne. Ved å klikke på denne vil alle markerte objekter legge seg opp i ett fakturagrunnlag. Under fliken Ordne vises fakturagrunnlaget med faktisk antall fakturaer for perioden. I eksempelet under ser vi at kunden Kaffe og Krem AS ligger med 6 fakturaer fra 1.7 til 1.12. (Under foregående flik, Hente, vises kun den første av disse seks fakturaene.) Under fliken Ordne kan det gjøres endringer i fakturahode og på fakturalinje, se pkt. 3.2.5. Side 17 av 28

4.2.1 Rapporter før fakturakjøring Ved å markere en faktura, høyre klikke og klikke rapporter, gis det mulighet til å se en prøvefaktura, konteringsliste eller reguleringsbrev. 4.2.2 Endre fakturahode og fakturalinje Det er også muligheter til å gjøre endringer på fakturahodet og fakturalinje. For å endre i fakturahodet, markeres aktuell faktura i fakturahodet og klikk F2 eller høyre klikk. Da kommer dialogen opp som vist under. Side 18 av 28

For å endre i feltene i venstre del av dialogen klikkes ikonet til høyre for feltet. Som det fremkommer av dialogen over kan følgende endres: Fakturerende selskap Faktura mottaker Faktura adresse Ikonene til venstre i bildet: Diskett ved lagring av endringer Tryllestav ved opprettelse av ny fakturalinje Rød X ved sletting av fakturalinje Endringer i felt til høyre i dialogen gjøres ved å skrive rett i feltet. Når alle endringer er foretatt klikkes disketten til venstre for feltet fakt. Selskap Endring i fakturalinje gjøres ved å markere den aktuelle fakturalinje og klikk F2 eller høyre museknapp. Dialogen som vist under kommer da frem: I dialogen kan følgende endres: Fakturatekst Transaksjonstype Konto Beløp Avdeling Dimensjoner Fra og til Terminer NB! Ingen av disse endringer får innflytelse på kontraktsobjektet, men kun for den aktuelle fakturaen. Side 19 av 28

Når endringene er foretatt, klikkes diskett øverst til venstre for fakturatekst i dialogen som vist over. Det finnes også en mulighet til å endre fakturateksten permanent. Høyre klikk i dialogen og velg Egenskaper og Fakturaoppsett Da kommer man inn i dialogen faktura oppsett og kan gå videre for å endre tekst på fakturaen permanent. Se avsnitt 3.2.2 Fakturaoppsett. 4.3 Kjøre fakturering - Fliken Gjøre Er alt kontrollert og sjekket kan det faktureres. Trykk på fanen Gjøre, se under, og man får nå et siste spørsmål om man virkelig vil fakturere. Svarer man ja, så får man opp en statusboks som viser hvordan de enkelte status i faktureringsprosessen. Når man kommer til pkt. Skriver fakturaer, se dialog over; vil fakturaene komme opp på skjermen i PDF format. Her kan man se hvor mange fakturaer det er totalt og Side 20 av 28

man kan enkelt gå ned på den enkelte faktura ved å navigere i trestrukturen på venstre side av dialogen. Se bildet under: Dersom man ønsker å skrive ut alle fakturaene, klikkes print og fakturaene blir skrevet ut på den skriver som er satt opp i systemet. Det bør alltid være en fast dedikert skriver til fakturaene da utskrift på bankgiroer har lett for å endre seg litt fra skriver til skriver. Det er også mulig å vente med å skrive ut fakturaene. Da legger de seg i arkiv og må skrives ut herifra senere. Når alle fakturaene er skrevet ut lukkes bildet med X øverst i høyre hjørne. Da vil en liste kalt konteringsliste komme fram og man skriver også ut denne hvis ønskelig. Etter utskrift lukkes også det bildet med X i høyre hjørne. Dersom kjøringen hadde inneholdt kontraktsobjekter som skulle reguleres, vil et reguleringsbrev dukke opp til slutt. Klikk på OK på fakturastatus dialogen når alle rapportene er skrevet ut, og faktureringen er ferdig. Side 21 av 28

4.4 Manuell faktura Faktura ikonet i venstre del må være aktivert. Ved utarbeidelse av manuelle fakturaer velges først den perioden fakturaen skal gjelde for. Velg mnd. fra og til og årstall fra og til Marker tilbyderen Faktura og klikk høyre museknapp og Ny ( eller hurtigtast CTRL+N) Da kommer registreringsbildet som vist under opp: Velg fakturerende selskap, faktura mottaker og faktura adresse ved å klikke ikonet til høyre for de respektive felter. Fyll inn feltene for terminer og datoer. Et diskett ikon vil komme til syne når alle feltene til venstre er fylt ut (legger seg foran feltet for fakturerende selskap). Når alt er registrert klikkes dette ikon for å gå videre. Da kommer dialogen som vist nedenfor opp. Side 22 av 28

Her er lagt opp fakturahodet med informasjon om dette. I tillegg kommer opp fakturalinje dialogen nederst i dialogen. Se dialog under: Her legges inn det antall linjer som ønskes fakturert, med de nødvendige detaljer. Trykk tasten F2 og skriv inn den fakturateksten som ønskes, velg transaksjonstype, sett inn korrekt beløp mv. Dersom det mangler noen kolonner som f.eks. avdeling og prosjekt kan disse legges opp via kolonneoppsettet. Dette gjøres ved å klikke ikonet nederst til venstre på høyre side av feltene. Når all informasjon er registrert klikkes på disketten ( lagre) og den manuelle fakturaen legger seg klar til fakturering. Resten av fakturaprosessen gjennomføres på samme måte som normal fakturering. NB! Det er viktig å huske at en manuelle faktura forsvinner hvis man lukker ned faktura applikasjonen eller velger en ny periode. De manuelle fakturaene har ingen relasjon videre i systemet og programmet klarer da heller ikke å lagre noen relasjoner. En god huskeregel er derfor at en manuell faktura som utstedes, bør faktureres med en gang. Side 23 av 28

4.5 Kreditnota Når en kreditnota skal utferdiges aktiveres arkiv eller reskontro ikonet, se under. Deretter velges den periode som det skal krediteres for. Fra og til, måned og år. Alle selskap legger seg nå opp, og man kan bla ut de enkelte selskap for å finne den leietakeren som skal krediteres. Se under. Det finnes følgende muligheter for krediteringer: Kreditere hele fakturaen Krediter enkeltlinjer på fakturaen ( Kan under fliken ordne plukke opp linjer) Kreditere del av enkeltlinjer ( Under ordne, markere en fakturalinje, klikker F2 og kommer inn på egen dialog. Her kan beløp justeres.) Velg den leietaker som skal krediteres, og marker (huk den av) den faktura som skal krediteres. Ved å klikke på fanen Ordne vil fakturaen komme opp på nytt, men beløpene på de enkelte linjer vil fremkomme med snudd fortegn. Dersom kun enkelte linjer skal krediteres, fjernes haken i den hvite boksen for de linjer som ikke skal krediteres. Dersom kun del av en linje skal krediteres markeres linjen og det klikkes F2. Man kommer da inn på en dialog i linjedelen som vist under: Side 24 av 28

I denne dialogen kan man foreta endringer i beløp eller andre felt. Klikk diskett når endringer er ferdig. Når valgene er foretatt, kan brukeren se en prøve av kreditnotaen ved å høyre klikke, velge rapport og prøvefaktura. Er kreditnota ok, kjøres den ut som ved vanlig fakturering (velge gjøre). Kreditnotaen kommer opp på skjermen. Når den skrives ut, følger en konteringsliste deretter. Krediteringen er nå fullført. Side 25 av 28

5. Overføring til regnskap Velg ikonet Til overføring i venstre del. Alle selskap som har noe til overføring vil da legge seg opp i midterste del se dialog under: Klikk høyre museknapp i bildet, Send til og Export vegviser. Dialogen Overføring til regnskap kommer da opp og viser hvilke selskap som har fakturaer klar til overføring. Se under. Huk av hvilke selskap som skal overføres og klikk på neste. Side 26 av 28

Dialogen under kommer da frem. I denne dialogen velges hvilke år og perioder som man ønsker å overføre. Ved å fylle ut disse feltene, kan man trykke fullfør og overføringen er gjennomført. Nærmere beskrivelse av feltene i dialogen. Fra hvilket år Til hvilket år Fra Periode Bil. Dato (tidl./sen.) Her kommer opp den tidligste datoen som det er noe å overføre for. Ligger det for eksempel noe igjen fra året før så vil programmet foreslå å overføre det. Det foreslåtte valget kan overstyres. Årstall kan skrives rett inn i feltet eller man kan klikke i de tre prikkene til høyre for feltet. I nedtrekksmenyen som da fremkommer får man opp alle de år som det ligger fakturaer i klar til overføring. Her kommer den seneste datoen som det er noe å overføre fra. Endringer foregår som beskrevet over. Her kommer den tidligste perioden frem som det ligger fakturaer klare for i det aktuelle året. Dette kan også overstyres ved å bruke nedtrekksmenyen. Til Periode: Her kommer den seneste perioden som det ligger fakturaer klare for i det aktuelle året. Endringer som over. Disse datoene styrer i hvilken periode(r) posteringer vil bli foretatt i regnskapet. Bil.dato tidligst: vil være den datoen man tidligst vil ha postert overføringene i regnskapet. Det er naturlig å endre Bil.dato tidligst, dersom det kommer opp fakturaer til overføring fra perioder som nå er stengt i regnskapet. Da kan tidligst dato endres til den første perioden som er åpen og fakturaene vil bli bokført i denne måneden. Bil.dato senest: vil være den datoen man senest vil ha postert overføringene i regnskapet. Bil.dato senest bør i utgangspunktet aldri endres. Dersom denne viser perioder langt frem i tid, betyr det at det er fakturert fakturaer med bilagsdato langt frem i tid. Normalt vil man ha disse fakturaer postert i den perioden som samsvarer med bilagsdatoen. Dette vil skje automatisk dersom Bil.dato senest blir stående som foreslått av systemet. Dersom denne datoen endres frem i Side 27 av 28

tid, vil bilagene tvangstyres inn i en tidligere periode. Dette får konsekvenser for resultatregnskapet og kan også innvirke på MVA som skal betales dersom perioden tilhørere en annen termin. Det skal derfor være gode og gjennomtenkte grunner før Bil.dato senest endres. Det er viktig å forstå hvilke konsekvenser det vil ha for bokføringen i regnskapet hvis man endrer på de foreslåtte bilags datoene. Dersom overføring til regnskap er basert på filoverføring vil filene ha lagt seg på det området hvor man har bestemt at de skal hentes inn i regnskapsprogrammet. Stien kan man finne i regnskapsoppsettet. Dette settes opp i samarbeid med konsulenter fra Fenistra. Alle endringer som vedrører dette må avstemmes med disse. Side 28 av 28