Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50.

Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt utvalg Tidspunkt: 17.03.2015, kl 13:30 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 10/3-2015 Christin Kristoffersen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte 27.1.2015 PS 2/15 SNU 1 - tjenestegjennomgang: Status pr. mars 2015 Side 2

PS 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte 27.1.2015 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/680-13-030 Elin Dolmseth 06.03.2015 SNU 1 - tjenestegjennomgang: Status pr. mars 2015 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 2/15 17.03.2015 Anbefaling: PU ønsker at følgende tjenester vies ekstra oppmerksomhet i arbeidet som skal gjennomføres i april / mai: PU kan ikke se at det er forhold i innbyggerundersøkelsen som tilsier at aktivitets-/milepælplanen bør justeres. PU foreslår ingen justeringer av aktivitets-/milepælplanen. (Alternativt: PU foreslår følgende justeringer av aktivitets-/milepælplanen:..) For øvrig tar PU informasjonen om status i prosjektet til orientering. Saksopplysninger: I hht aktivitets-/milepælplanen for SNU 1 skal PU i uke 12 få presentert en oversikt over hvilke tjenester LL tilbyr til ulike brukergrupper. Vedlagte dokument oppsummerer arbeidet som er gjort så langt. Arbeidet er utført ved at det i januar og februar er gjennomført møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært tema: Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig) Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag Omtale hvorfor vi tilbyr tjenesten, definere hva som er lovpålagt og ikke lovpålagt I hht aktivitets-/milepælplanen for SNU 1 skulle også følgende punkter vært kommentert i arbeidet som nå er gjennomført: Omtale vår vurdering av tjenestens kvalitet Beskrive konsekvensen av å endre / ikke tilby en tjeneste Dette er ikke gjort, da det virker mer hensiktsmessig å ta disse vurderingene sammen med det arbeidet som skal skje i april og mai (jfr aktivitets-/milepælplanen). I hht aktivitets-/milepælplanen for SNU 1 skulle den enkelte enhetsleder presentert enhetens tjenester for sine ansatte senest i uke 10. Ettersom dokumentet ikke er ferdig før nå, har ikke enhetslederne hatt mulighet til å gjøre det. For enkelte enheter har imidlertid mange / alle de ansatte vært med i de møtene hvor tjenesteoversikten er laget (gjelder enhetene økonomi/ikt, personal/organisasjon, barn/unge, kultur/idrett og havn, samt stab). Side 4

2014/680-13 Side 2 av 3 Eiendom sine ansatte fikk informasjon om arbeidet i møte 3.3.15. Brann og redning sine faste heltidsansatte og teknisk enhet sine ansatte får informasjon i uke 11. Barnehagenes ansatte får informasjon i løpet av mars måned. Energiverkets ansatte får informasjon i møte 26.3.15. Evt tilbakemeldinger fra disse møtene kan gi justeringer i dokumentet. Pga andre presserende oppgaver har Longyearbyen skole ikke hatt mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. Målet er at tjenesteregistreringen ferdigstilles rett etter påske. Når det gjelder vg. avdeling har Oppvekst- og kulturutvalget i møte 26.8.14 fattet følgende vedtak: «Longyearbyen lokalstyre ber administrasjonssjefen evaluere videregående opplæring på Svalbard med fokus på omfang, organisering, forutsigbarhet og kvalitet. Et videregående tilbud med kvalitet og muligheter for valg er en viktig del av grunnlaget for et robust familiesamfunn. Tilbudet bør også sees opp mot behovene til næringslivet i Longyearbyen og være i samarbeid med næringslivet. Evalueringa skal lede frem til en modell som gjøres gjeldende fra skoleåret 2016/2017». Kreativ Industri AS er engasjert for å gjennomføre utredningen. Rapport leveres innen utgangen av mars. Videregående avdeling er en ikke lovpålagt tjeneste, lokalstyret avgjør selv omfanget. Arbeid i SNU vedr. vg avd vil bli avventet inntil ovennevnte rapport er behandlet politisk. I hht aktivitets-/milepælplanen har enhetsledere og stab i ledermøte 7.1.15 og 4.2.15 fått anledning til å undre seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon. I møte 7.1.15 ble følgende gruppeoppgave gitt: 1. Hva er bra i min enhet / vår sektor, og som omgivelsene ser? 2. Hva er mindre bra / rart i min enhet / vår sektor, som omgivelsene snakker om? 3. Hva mener vi / jeg er bra i xx enhet / sektor? 4. Hva mener vi er rart / vi ikke forstår i xx enhet / sektor? I møte 4.2.15 ble det gitt anledning til å svare anonymt (skriftlig) på følgende spørsmål: 1. Hva i LL bør vi se nærmere på i SNU? (Områder, tjenester, praksiser, rutiner osv). 2. Hva er bra i LL og som ikke bør rører ved / endres? Gjengivelse av svarende finnes i vedlagte dokumenter. Vedlagt finnes også en oversikt over styringsdokumenter og utredninger som finnes, er under arbeid eller som mangler. Rapport fra innbyggerundersøkelsen er ferdigstilt. Rapporten finnes på lokalstyrets nettsider. Lokalstyret ble orientert om resultatet av innbyggerundersøkelsen i møte 10.2.15. TMU vil i møte 13.3.15 få seg forelagt samme informasjon og spørsmål som PU får i denne saken. Referat fra TMU sitt møte legges fram i PU sitt møte. Administrasjonssjefen ønsker at PU gir tilbakemelding på: Inntrykk av prosessen så langt Veivalg for arbeidet videre i prosjektet: Hvilke tjenester mener PU det bør gjennomføres et dypdykk i i april/mai (jfr. aktivitets- /milepælplanens beskrivelse av hvilke oppgaver som skal gjennomføres i uke 15 21. Det vil ikke være mulig å gå i dybden på alle tjenestene som LL produserer, så her må det prioriteres. Er det forhold i innbyggerundersøkelsen som tilsier at aktivitets-/milepælplanen bør justeres (tidsmessig eller oppgavemessig)? Er det forhold i det arbeidet som hittil er utført som tilsier at aktivitets-/milepælplanen bør justeres (tidsmessig eller oppgavemessig)? Vedlegg: 1 SNU 1 Tjenesteregistering - Statusrapport pr mars 2015 Side 5

2014/680-13 Side 3 av 3 2 Aktivitets-/mileplæplan 3 Oppsummering fra ledermøte 7.1.15 4 Notat fra ledermøte 4.2.15 5 Oversikt over styringsdokumenter og utredninger som finnes, som er under arbeid eller som bør utarbeides Side 6

SNU1 Tjenesteregistrering Statusrapport pr mars 2015 Historikk I 2012 ble det vedtatt at det skulle gjennomføres en vurdering av Longyearbyen lokalstyre sine tjenester. Kvalitet og omfang på både de lovpålagte og de ikke lovpålagte tjenestene skulle vurderes. Prosjektet ble delt i 2: Del én var en tjenestegjennomgang (Snu 1), del to var en evaluering av dagens politiske og administrative styringsmodell (Snu 2). Snu 2 har resultert i ny organisasjonsmodell fra 1.1.14, der lokalstyret vedtok å endre Longyearbyen lokalstyres organisering fra en foretaksmodell til en to-nivå organisasjonsmodell. Tjenester, tilbud og aktiviteter fortsetter som før, men innlemmes i Longyearbyen lokalstyre. Høsten 2014 startet arbeidet med tjenestegjennomgangen (Snu 1). Prosjektplan ble utarbeidet og følgende skal foreligge i juni 2015: Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr til ulike brukergrupper. En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre. På sikt er det forventet at prosjektet skal gi følgende resultat: Sikre at Longyearbyen lokalstyre har en god, robust offentlig drift og produksjon Tydelige, forutsigbare politiske føringer på tjenesteomfang og kvalitet. En bedriftskultur der lederne har kjennskap til og forståelse for alle enheter og er solidariske med hverandre. Den enkelte enhetsleder har fått enda bedre innsikt i egen enhets ressursbruk og tjenesteproduksjon. Bruk av Kostra-tall til å sammenligne Longyearbyen lokalstyre med fastlandskommuner. Det er besluttet at prosessen for Snu 1 skal gjennomføres med bruk av interne ressurser, fordi det er vi selv som best kjenner tjenesteområdene, organisasjonen og de ansatte. Det er også ønskelig at organisasjonen beholder den kompetansen som opparbeides i slike prosesser. Lokalstyret er prosjekteier. Det er lokalstyret som fatter endelig vedtak om endringer som foreslås som følge av prosjektet. Partssammensatt utvalg er styringsgruppe for prosjektet. Prosjektansvarlig er administrasjonssjef Lars Ole Saugnes og prosjektleder er Elin Dolmseth som også jobber som økonomisjef. Administrasjonssjefens gruppe, tillitsmannsutvalget (TMU) og enhetsledere er rådgivende grupper / bidragsytere til prosjektet. Hva er en tjeneste? Tjeneste kan beskrives som en måte å levere noe av verdi til en kunde. Organisasjonen som leverer tjenesten kan definere verdioverføringen på flere måter, men helt grunnleggende så skjer det en verdioverføring når tjenesten stilles til disposisjon for kunden. I regnskapet til Longyearbyen lokalstyre brukes begrepet tjeneste om et avgrenset område som det føres regnskap for, heretter kalt regnskapstjeneste. Regnskapstjenestene springer ut fra regelverket om KOSTRA. KOSTRA (KOmmunal STatlig RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Om registreringsarbeidet I januar og februar 2015 er det gjennomført registrering av tjenester som ytes av Longyearbyen lokalstyre. Arbeidet er utført ved at det er gjennomført møter med enhetsledere og tillitsvalgte / ansatte der følgende har vært tema: Lage oversikt over dagens tjenestetilbud (stikkordsmessig): 1 Side 7

Her er det tatt utgangspunkt i regnskapstjenestene som er knyttet til hver enhet. Det er bedt om opplysninger om deltjenester for å utdype den enkelte regnskapstjenesten. Ved registrering av deltjenestene var det ikke mulig å registrere deltjenestene på «samme nivå» for alle enhetene. Deltjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks: gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Det er brukt skjønn i registreringen, der målet har vært å gjennomføre en registrering som kan gi et bilde av tjenesten. Det er vurdert viktigere å få enheten til å sette egne ord på hva som blir utført og levert enn å kjøre et strengt regime i registreringsarbeidet. Det er ikke slik at alle regnskapstjenester / deltjenester som presenteres er like ressurskrevende å produsere. Tjenestene har også ulikt intervall: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert 4. år. I arbeidet er det ikke vurdert om det er en direkte sammenheng mellom mengden tjenester og deltjenester som er registrert på en enhet og enhetens totale arbeidsbelastning. Det er heller ikke nødvendigvis slik at en kan ta bort en deltjeneste, da den kan være en forutsetning for å kunne levere en helhetlig tjeneste. Hvilket omfang og pris (inntekter og utgifter) har tjenestene i dag: Regnskapstall for 2014 er lagt til grunn for den enkelte tjeneste. Det finnes ikke regnskapstall for deltjenestene. Omtale hvorfor vi tilbyr tjenesten / deltjenesten, og om den er lovpålagt eller ikke lovpålagt Dagens tjenestetilbud er registrert pr enhet i hht tjenester definert i regnskapet, samt deltjenester som tilbys under den enkelte regnskapstjeneste. Hver tjeneste / deltjeneste er etter beste evne plassert i en av følgende grupper: Lovpålagte tjenester: Her plasseres tjenester der LL via lov er tillagt ansvaret for å yte tjenesten, og der tjenesten LL yter samsvarer med hva loven sier at tjenesten skal være. Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov: Her plasseres tjenester der LL via lov er tillagt ansvaret for å yte tjenesten, men der omfanget av tjenesten ikke er lovpålagt. LL kan altså selv påvirke omfang (med omfang menes mengde, kvalitet og måten å utføre tjenesten på). Ikke lovpålagte tjenester: Her plasseres tjenester LL yter som ikke er hjemlet i lov. LL bestemmer selv om tjenesten skal tilbys eller ikke, samt omfang av tjenesten. Under «Lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet målgruppen for tjenesten har (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Målgruppe: Private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot Under «Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov» er følgende registrert: Lovhjemmel Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet målgruppen for tjenesten har (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Målgruppe: Private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppe tjenesten retter seg mot Årsaken til at omfanget av tjenesten tilbys. Her har valgene vært: o Vedtak i lokalstyret o Vedtak i OKU o Vedtak i TU o Vedtak i foretaksstyret o Administrasjonssjefens beslutning 2 Side 8

o Enhetsleders beslutning o Nødvendig for annen tjenesteproduksjon o Videreføring av tidligere praksis Under «Ikke lovpålagte tjenester» er følgende registrert: Omfang (her varierer det hva som er registrert. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer) Hvilken nasjonalitet målgruppen for tjenesten har (Norske statsborgere, utenlandske statsborgere eller begge gruppene) Målgruppe: Private, næring, intern tjeneste eller kombinasjoner av disse Hvilken aldersgruppen tjenesten retter seg mot Årsaken til at ikke lovpålagt tjeneste tilbys. Her har valgene vært: o Vedtak i lokalstyret o Vedtak i OKU o Vedtak i TU o Vedtak i foretaksstyret o Administrasjonssjefens beslutning o Enhetsleders beslutning o Nødvendig for annen tjenesteproduksjon o Videreføring av tidligere praksis Enhetsleders oppgaver Fra 1.1.14 har LL følgende enheter: Enhet Årsverk 2014 Kostnader 2014 Inntekter 2014 Netto kostnader 2014 Politisk virksomhet 2 130 000-42 000 2 088 000 Administrasjonssjef m/stab 4,8 16 275 000-9 531 000 6 744 000 Økonomi og IKT 8,0 9 337 000-2 133 000 7 204 000 Personal og organisasjon 7,2 6 576 000-2 702 000 3 874 000 Eiendom 5,0 27 381 000-13 586 000 13 797 000 Barn og unge 8,3 7 596 000-2 460 000 5 136 000 Longyearbyen skole 44,0 36 495 000-3 455 000 33 040 000 Polarflokken barnehage 13,4 8 196 000-2 014 000 6 181 000 Kullungen barnehage 10,4 6 130 000-1 415 000 4 715 000 Longyearbyen barnehage 10,4 6 366 000-1 494 000 4 872 000 Kultur og idrett 13,8 19 448 000-8 333 000 11 116 000 Brann og redning 7,2 8 166 000-2 575 000 5 590 000 Energiverket 22,0 80 250 000-78 295 000 1 954 000 Longyearbyen havn 3,0 11 589 000-11 589 000 0 Tekniske tjenester 6,0 58 869 000-54 915 000 3 954 000 Finans 50 971 000-161 236 000-110 265 000 Totalt 163,5 355 775 000-355 775 000 0 Alle enhetsledere, uavhengig av størrelsen på enhetene, har det faglige ansvaret innen sin enhet og er generelt delegert fullmakt fra administrasjonssjefen til å treffe enkeltvedtak innen sine fagområder. Enhetsleder har fullmakt til, og ansvar for, kvalitet, internkontroll, HMS (helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne arbeider for Longyearbyen lokalstyre) innen eget fagområde. Personalsaker: Enhetsleder ansetter medarbeidere innenfor egen enhet og årsbudsjett og tar avgjørelser i personalsaker som ikke er av prinsipiell art i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, hovedavtaler, hovedtariffavtale og reglement. 3 Side 9

Økonomi: Enhetslederne har det økonomiske ansvaret innenfor egen enhet. Anvendelse av vedtatt driftsbudsjett innenfor netto budsjettramme og vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme for det enkelte investeringsprosjekt for egen enhet skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Har fullmakt til å utarbeide forslag til budsjett og økonomiplan innen enhetens ansvarsområde. Budsjettkorrigeringer innenfor eget driftsbudsjett og nettoramme. Har fullmakt til å inngå avtaler innenfor gjeldende års driftsbudsjett. I tjenesteoversikten er ikke oppgaver som følge av enhetslederfunksjonen spesifisert, da de følger av at enheten eksisterer. Størrelsen på enheten (antall årsverk og omsetning) vil imidlertid påvirke hvor mye av enhetsleder tid som går med til disse oppgavene. Parallelle prosesser Samtidig som arbeidet med tjenesteregistrering har pågått jobbes det i organisasjonen også med følgende prosesser: Evt flytting av bibliotek og galleri til næringsbygget/kulturhuset. Hva skal framtidig vg tilbud være Ved ledige stillinger, spesielt i enhetene økonomi/ikt, personal/organisasjon og stab, vurderes det hvilken kompetanse nyansatte bør ha. I møte 9.12.14 ba Partssammensatt utvalg (PU) bl.a. om at det i forbindelse med SNU 1 ble vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse i egen organisasjon. Administrasjonssjefen ser at bl.a. innkjøp er et område som organisasjonen kan bli bedre på. Sammen med Sparebanken Nord-Norge (SNN) er det satt i gang et analysearbeid som på sikt kan bidra til bedre rutiner på området. Resultat av registreringsarbeidet Nedenfor omtales foreløpig resultat av registreringsarbeidet. På grunn av andre presserende oppgaver har Longyearbyen skole ikke hatt mulighet til å prioritere arbeidet med tjenesteregistrering. Målet er at skolens tjenesteregistrering ferdigstilles rett etter påske. AU har besluttet at det ikke skal gjennomføres tjenesteregistrering innenfor det politiske området. Dette ble begrunnet med at AU ikke kan se at det er ytterligere effektiviseringsgevinster å hente innenfor politisk virksomhet. I vedlegg 1 vises inntekter og kostnader pr regnskapstjeneste i 2014, sortert pr enhet. En del av tjenestene finansieres helt eller delvis ved gebyr- og fakturainntekter. Detaljert oversikt over gebyr- og fakturasatser finnes i gebyr- og fakturaregulativet til LL. I vedlegg 2 vises oversikt over tjenester som er registrert på den enkelte enhet. Disse er sortert på gruppene «lovpålagt», «lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov» og «ikke lovpålagt». Tjenestens omfang omtales også. Det er prøvd å gi et bilde av hva tjenesten innebærer, men det varierer hva som er registrert under omfang. I vedlegg 3 vises oversikt over lovhjemler for de «lovpålagte tjenestene» og for de «lovpålagte tjenestene der omfang ikke er hjemlet i lov». Om vi grupperer alle registrerte tjenester etter ikke lovpålagt lovpålagt lovpålagt der omfang ikke er hjemlet i lov, får vi følgende bilde: 4 Side 10

Registrerte tjenester Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Figuren uttrykker at LL yter en god del tjenester som ikke er lovpålagt, noe som indikerer et handlingsrom. Flere av de ikke lovpålagte tjenestene er imidlertid nødvendig for annen (lovpålagt) tjenesteproduksjon, men ikke nødvendigvis i dagens omfang. Målgruppe nasjonalitet Registreringen viser at tilnærmet alle våre tjenester retter seg mot alle nasjonaliteter. De eneste tjenestene som ikke retter seg mot alle nasjonaliteter, er norsk for fremmedspråklige (ikke lovpålagt tjeneste) og tolketjenester i barnehagene (lovpålagt tjeneste der omfang ikke er hjemlet i lov) som kun retter seg mot utenlandske statsborgere, samt utredningsarbeid fra fastlandet vedrørende barnevernssaker og forhåndsstemmemottak til Stortings- og kommune/fylkeskommunevalg (delegert oppgave fra SMS) som kun retter seg mot norske statsborgere. Målgruppe alder Figuren nedenfor viser hvilke aldersgrupper tjenestene retter seg mot: 300 250 200 150 100 50 0 Barn Voksne Alle Ikke aktuelt Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Lovpålagte tjenester Figuren er inndelt i voksne (personer over 18 år), barn (personer under 18 år), alle (barn + voksne) og ikke aktuelt (her ligger tjenester som i hovedsak ikke er rettet direkte mot personer, eks: tjenester som er nødvendig for annen tjenesteproduksjon). Figuren viser at det er få tjenester som retter seg kun til voksne og at lovpålagte tjenester utgjør en forholdsvis liten andel av tilbudte tjenester. Målgruppe privat næring intern tjeneste Figuren nedenfor viser om målgruppen for tjenestene er private, næring (bedrifter + offentlige virksomheter) eller om tjenesten ytes internt i LL, samt kombinasjoner av disse. 5 Side 11

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Ikke lovpålagte tjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Lovpålagte tjenester Ved registrering av tjenestene var det ikke mulig å registrere tjenestene på «samme nivå» for alle enhetene. Figuren gir derfor kun et bilde av antall tjenester som tilbys private, næring og internt i LL, og kombinasjoner av disse. Tjenestene i seg selv er forskjellige: noen er veldig konkrete og avgrenset (eks: gjennomføring av en brukerundersøkelse), mens andre tjenester er sammensatt av mange forskjellige arbeidsprosesser / oppgaver for å kunne leveres (eks: avløp). Tjenestene er også ulik i fht hvor ressurskrevende de er å produsere og hvor ofte de produseres: noen ytes f.eks. månedlig mens andre f.eks. ytes hvert 4. år. Figuren gir uansett ett bilde av at de fleste tjenester ytes til private og/eller næring, og at en god del av disse tjenestene ikke er lovpålagt. Hvorfor tilbyr LL tjenesten? I fbm registreringsarbeidet er det for ikke lovpålagte tjenester og for tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov foretatt en vurdering av hvorfor tjenesten tilbys. Årsakene til at tjenester tilbys glir over i hverandre, og det har vist seg vanskelig å foreta en ensartet gruppering for alle tjenestene. Generelt vil det være slik at ett politisk vedtak vil generere flere administrative beslutninger knyttet til tjenesten. Det vil bli foretatt en ny gjennomgang av disse registreringene. Avslutning Det er gjort en omfattende registreringsjobb. Det er grunn til å tro at den registreringsjobben som er utført vil bidra til at organisasjonen blir bedre kjent med og får et mer bevisst forhold til organisasjonens tjenesteproduksjon. Denne rapporten er ment å gi et bilde av LL sin tjenesteproduksjon. Registreringsarbeidet har vist at det er vanskelig å foreta en ensartet registrering/gruppering som følge av at tjenestene er så forskjellige. Dette må imidlertid ikke hindre oss i å se det store bildet som viser at lokalstyret har et handlingsrom i forhold til tjenestetilbudet, jfr figurene foran i dokumentet som viser at lokalstyret tilbyr en del ikke lovpålagte tjenester og lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov. Det er stor bredde i tjenestene som Longyearbyen lokalstyre yter, og brukerne er både privatpersoner og næringsliv. Grupperingen nedenfor kan bidra til å vise at en kan forvente at interessen og engasjementet for tjenestene vil være forskjellig: Tjenester der LL utøver myndighet (eks: byggesaker, skjenkebevilling) Tjenester som brukerne selv avgjør om de vil benytte seg av (eks: kultur) Tjenester som brukerne er tett på i en gitt livssituasjon (eks: skole, barnehage, ungdomsklubb) Tjenester som brukerne, uavhengig av livssituasjon, forventer er en del av samfunnsstrukturen (eks: vei, vann, brann/redning) 6 Side 12

Dette er en statusrapport for arbeidet i SNU 1 tjenesteregistrering pr mars 2015. Målet med rapporten er å gi en status på arbeidet så langt. Tilbakemeldinger på denne rapporten vil påvirke utformingen av endelig rapport. Arbeidet fortsetter fram til sommeren 2015, med fokus på følgende tema (jfr. aktivitets- /milepælplanen): Dypdykk i omfang og utgifter med tjenestene LL produserer sett opp mot kostratall i rapporten fra KS-K Enhetene beskriver hva som er bra med egne tjenester og hvor det er forbedringspotensiale Beskrive alternative måter å løse egen tjenesteproduksjon på Beskrive mulighetene for økt produksjon og/eller bedre kvalitet innen de samme eller lavere økonomiske rammer Foreslå alternative måter å løse tjenesteproduksjonen på Forslag til justering av nåværende organisasjonsmodell Enhetslederne undrer seg over andre enheters økonomi og tjenesteproduksjon Arbeidet skal resultere i et dokument som ferdigstilles til strategikonferansen i juni 2015. Dokumentet skal vise: Oversikt over hvilke tjenester Longyearbyen lokalstyre tilbyr En beskrivelse av om tjenesteproduksjonen kan gjennomføres på annen måte. Kan vi jobbe lettere og / eller smartere? Forslag på endring i omfang, kvalitet og pris på tjenestene våre Det er lokalstyret som vedtar hvordan foreslåtte tiltak skal behandles videre. PU sa i sitt møte 9.12.14 bl.a. at arbeidet våren 2015 ikke skal omfatte vurdering av out-sourscing av tjenester. SNU 1 bør imidlertid vurdere om LL bør ha juridisk kompetanse og kompetanse innen håndtverksfagene i egen organisasjon. For øvrig vurderes in-sourcing av tjenester i fbm at FDV-avtaler og avtaler om drift av tjenesteområder innen teknisk sektor går ut. Dette vil være førende for videre arbeid i prosjektet. 7 Side 13

Vedlegg 1: Oversikt over inntekter og kostnader 2014 pr enhet for den enkelte regnskapstjeneste Regnskapstjenester pr enhet: Inntekter Kostnader Netto resultat Administrasjonssjef m/stab -9 530 942 16 274 901 6 743 959 Administrasjonssjefens team -25 343 3 706 861 3 681 518 Bokproduksjon -300 000 108 000-192 000 Informasjon -4 522 315 104 310 582 Korkpenger -8 698 418 8 698 418 - Kulturminnevern -100 000 100 000 - Kvalitet, internkontroll, beredskap - 892 341 892 341 Næringsmiddeltilsyn - - - Plansaksbehandling -54 889 535 222 480 333 Politisk sekretariat - 701 623 701 623 Skjenkekontroll - 54 765 54 765 Tilrettelegging og bistand til næringslivet -347 770 1 162 567 814 797 Barn og unge -2 460 278 7 596 295 5 136 017 Barnevernstiltak (barn ikke omplassert) - 6 930 6 930 Barnevernstiltak (barn omplassert) -1 634 932 1 533 895-101 037 Barnevernstjenester -24 404 1 188 084 1 163 680 Camp Svalbard -217 200 368 013 150 813 Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus - 131 916 131 916 Felles barnehageaktivitet -103 422 529 349 425 927 Fellesgrunnskoleaktivitet -13 917 416 898 402 981 Kiosk ungdomsklubb -41 986 38 332-3 654 PPT førskolebarn - 140 326 140 326 PPT grunnskole -4 588 653 945 649 357 Råd, veiledn, sos foreb. arb. - 10 716 10 716 Selvstyrt ungdomshus -49 064 67 937 18 873 Støttepedagog/tospråklig assistent -80 320 903 896 823 576 UKM -52 097 87 323 35 226 Ungdomsaktiviteter div -191 896 435 644 243 748 Ungdomsklubb -46 452 1 057 122 1 010 670 Ungdomsråd - 25 969 25 969 Brann og redning -2 575 149 8 165 508 5 590 359 Ambulanse -471 996 200 655-271 341 Brannberedskap -633 480 6 927 285 6 293 805 Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt -1 469 673 1 037 568-432 105 Oljevernberedskap - - - Eiendom -13 586 305 27 382 230 13 795 925 Drift/vedl.hold adm.lokaler -1 309 053 2 460 288 1 151 235 Drift/vedl.hold avfallsanl -454 365 454 365 - Drift/vedl.hold boliger, eksternt utleid -1 021 579 171 909-849 670 8 Side 14

Drift/vedl.hold brannstasjon - 197 317 197 317 Drift/vedl.hold bygg utenfor drift - 184 668 184 668 Drift/vedl.hold energiverket -2 160 985 2 160 985 - Drift/vedl.hold fyrhus -210 355 210 355 - Drift/vedl.hold galleriet - 210 962 210 962 Drift/vedl.hold havnebygg -450 367 450 367 - Drift/vedl.hold Kullungen barnehage - 1 499 402 1 499 402 Drift/vedl.hold kulturhus - 685 160 685 160 Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage - 1 184 879 1 184 879 Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage - 1 155 263 1 155 263 Drift/vedl.hold skole-og SFO-lokaler inkl vgs - 3 576 976 3 576 976 Drift/vedl.hold tjenesteboliger -7 936 024 10 559 517 2 623 493 Drift/vedl.hold ungdomsklubb/-hus - 251 122 251 122 Drift/vedl.hold vannrenseanlegg -41 928 41 928 - Forvaltningsutgifter bygg -1 649 1 926 767 1 925 118 Vaktmestertjenester inkl. bygg - - - Energiverket -78 295 403 80 249 723 1 954 320 Byggestrøm -518 944 109 992-408 952 Det lokale el-tilsyn - 6 382 6 382 El. distribusjon -282 891 4 659 842 4 376 951 Energiadministrasjon -3 550 5 031 214 5 027 664 Inntekter energi -64 314 114 153 810-64 160 304 Produksjon energi -358 716 38 069 303 37 710 587 Reservekraft - 1 036 643 1 036 643 Vedlikeholdsplan energiverk -11 565 853 26 079 143 14 513 290 Øvrig drift energiverk -1 251 335 5 103 394 3 852 059 Kullungen barnehage -1 415 081 6 130 218 4 715 137 Barnehagetilbud -1 415 081 5 898 728 4 483 647 Drift/vedl.hold Kullungen barnehage - 225 212 225 212 Støttepedagog / tospråkl. assistanse - 6 278 6 278 Kultur og idrett -8 332 590 19 448 357 11 115 767 17. mai-arr. - 69 922 69 922 Aktivitet i idrettshallen -363 708 59 105-304 603 Aktivitet i svømmebassenget -370 644 434 055 63 411 Aktivitet i trenings-/spinningrom -994 879 209 950-784 929 Bibliotek -389 243 2 403 854 2 014 611 Div arr. i kulturhuset -439 090 956 513 517 423 Drift/vedl.hold alpinanlegg - 24 085 24 085 Drift/vedl.hold div uteanlegg - 65 991 65 991 Drift/vedl.hold galleriet -297 205 392 021 94 816 Drift/vedl.hold kulturhus -342 238 2 138 418 1 796 180 Drift/vedl.hold skianlegg - 370 668 370 668 Drift/vedl.hold Svalbardhallen -1 576 000 3 558 831 1 982 831 Forebyggende helsearbeid -124 694 122 240-2 454 Forvaltningsutg Sv.hallen - 121 085 121 085 9 Side 15

Kino -536 887 924 455 387 568 Kioskdrift i Svalbardhallen -297 727 811 498 513 771 Kulturadministrasjon -7 494 1 001 282 993 788 Kulturaktiviteter div. -60 953 1 866 227 1 805 274 Kulturskoletilbud -528 515 1 584 261 1 055 746 Kulturutveksling -9 550 56 415 46 865 Kunstformidling Galleri Svalbard -1 388 227 1 789 012 400 785 Kunstpausearr. -122 200 205 103 82 903 Solfestarr. -483 336 283 366-199 970 Longyearbyen barnehage -1 493 688 6 366 015 4 872 327 Barnehagetilbud -1 493 688 6 174 915 4 681 227 Drift/vedl.hold Longyearbyen barnehage - 191 100 191 100 Støttepedagog / tospråkl. assistanse - - - Longyearbyen havn -11 589 410 11 589 411 1 Anløps- og myndighetsutøvelse -1 620 412 963 227-657 185 Drift/vedl.hold havnebygg - 370 592 370 592 Havne- og kaidrift -7 381 230 6 776 037-605 193 Havnebåtdrift - 2 281 547 2 281 547 Los-tjeneste -2 587 768 1 198 008-1 389 760 Longyearbyen skole -3 457 163 37 411 507 33 954 344 Drift/vedl.hold skole-/sfo-lokaler - 3 146 256 3 146 256 Grunnskoletilbud -1 286 520 24 992 561 23 706 041 Ikt-tjenester skole -2 000 1 396 460 1 394 460 Norskkurs utenlandske voksne, inkl. lokaler -118 509 576 952 458 443 SFO-tilbud -1 506 564 2 103 772 597 208 Tilbud om skoleskyss - - - Vg. avdeling -541 570 5 056 373 4 514 803 Vg.avd IKT-tjenester -2 000 139 133 137 133 Personal og organisasjon -2 702 397 6 576 121 3 873 724 Arkivtjenester -63 829 803 708 739 879 Felles HMS-/velferdstiltak -126 650 978 278 851 628 Personal- og lønnstjenester -2 231 030 2 804 905 573 875 Servicetorgtjenester -280 888 1 989 230 1 708 342 Polarflokken barnehage -2 014 383 8 195 766 6 181 383 Barnehagetilbud -2 014 383 7 814 325 5 799 942 Drift/vedl.hold Polarflokken barnehage - 380 241 380 241 Støttepedagog / tospråkl. assistanse - 1 200 1 200 Tekniske tjenester -54 914 597 58 868 807 3 954 210 Avløpsnett/innsamling avløpsvann -3 902 724 3 902 724 - Avløpsrensing - - - Byggesaksbehandl, eierseksjonering -320 183 493 271 173 088 Distribusjon av vann -6 781 310 3 420 807-3 360 503 Elveforebygging - 383 175 383 175 Fjernvarmeanl., nett - FH - HS -22 168 712 19 149 121-3 019 591 Fjernvarmeanl., rørkasser under hus -4 837 1 130 997 1 126 160 10 Side 16

Fjernvarmeanl., undersentraler -4 445 1 897 876 1 893 431 Gang- og sykkelveier - 5 613 5 613 Gatelys -1 774 567 086 565 312 Husholdningsavfall -5 161 442 6 010 566 849 124 Kart- og oppmålingstjenester -248 769 781 895 533 126 Kirkegård - - - Næringsavfall -10 866 023 10 016 899-849 124 Nærmiljøtiltak (rydding) - 299 743 299 743 Personell teknisk infrastruktur (til fordeling) - - - Produksjon av vann -5 991 3 366 494 3 360 503 Scooterløyper - 15 691 15 691 Skred - 10 050 10 050 Veier Gruve 3 og 6-2 157 979 2 157 979 Veier Gruve 3 og 7 - - - Veier Longyearbyen -5 448 387 5 258 820-189 567 Økonomi og IKT* -2 132 755 8 659 696 6 526 941 IKT-tjenester -40 545 5 233 334 5 192 789 Revisjonstjenester - 207 363 207 363 Økonomitjenester -2 092 210 3 218 999 1 126 789 Totalsum -194 500 141 302 914 555 108 414 414 *: Kostnader som gjelder ikt skole er i denne tabellen flyttet fra Økonomi og ikt til Longyearbyen skole. 11 Side 17

Vedlegg 2 Oversikt over tjenester med omfang som er registrert på den enkelte enhet. Enhet Regnskapstjeneste Tjeneste Omfang Administrasjonssjef m/stab Lovpålagte tjenester Administrasjonssjefens team Plansaksbehandling Politisk sekretæriat Administrasjonssjefstilling (adm.leder LL) Admsjef skal sørge for arealplan Barnehagemyndighet og barnehageeier Bistå og forberede tilsyn / revisjon i LL Skoleeierrollen Utarbeide og forvalte arealplan Utarbeide og forvalte delplaner til arealplan Forhåndsstemmemottaking Stortings- og kommune-/fylkestingsvalget Gjennomføring av lokalstyrevalg Saksbehandling av skjenkesaker Tilrettelegging og bistand til næringslivet Saksbehandling av transportløyver Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Administrasjonssjefens team Admsjef skal sørge for at det som legges fram for politisk behandlinger er forsvarlig utredet og vedtak iverksatt Admsjef skal sørge for drift i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser Rullering med 10 års horisont Rullering med 10 års horisont Hvert 2. år Hvert 4. år 66 søkn om skjenkebevilling enkeltanledn., 23 "faste" skjenkebevillinger gjeldende til 30.6.16, 5-6 saker årlig vedr endringer skjenkebestyrer, skjenketid, skjenkeområde Gis for 4-års periode. Hovedtyngden når nye løyver lyses ut. 53 løyver pr 2014 1 admsjef + 2 sektorsjefer 1 admsjef + 2 sektorsjefer Korkpenger Admsjef skal sørge for tilstrekkelig internkontroll Admsjef skal sørge for økonomiplan 1 admsjef + 2 sektorsjefer Rullering årlig Forvaltning av korkpengeordningen Saksbehandling og oppfølging av 50-60 søknader. Arbeidsmengde anslås til ca 1 månedsverk pr år. Kvalitet, internkontroll, beredskap Beredskap: planlegging, øvelse, opplæring 3 øvelser pr år 12 Side 18

Barn og unge Næringsmiddeltilsyn Politisk sekretæriat Skjenkekontroll Lovpålagte tjenester Implementere og drifte kvalitetsstyringssystemet, inkl. opplæring (TQM) Kontaktperson for LL mot Mattilsynet Sekretær for politiske utvalg og styrer Årsberetning Inngå avtaler med og oppfølging av kontrollører i hht tobakkskadeloven, samt oppfølging av saker etter kontroller Barnevernstiltak (barn ikke omplassert) Hjelpetiltak (f.eks. støttekontakt, avlastning, aktivitetsgruppe, råd/veiledning) Barnevernstiltak (barn omplassert) Oppfølging av beredskaps- /fosterheim/institusjoner Oppgaven er en del av én stilling til beredskap, men det jobbes også på de enkelte enhetene med kvalitetssysringsystem og implementering av TQM Liten aktivitet Ca antall årlige møter: 8 i lokalstyret, 10 i AU, 6-8 i TU, 6-8 i OKU, 4 PUmøter. Varierende saksmengde. Det produseres tekst ut over det som er lovpålagt tekst i årsberetningen. 4-6 kontroller i året. 5-10 årlig 4 besøk i året minimum for hvert barn Barnevernstjenester Tilsyn i beredskaps-/fosterheim Adopsjonssaker Fremme sak for rettsvesenet Godkjenning av foster-/beredskapshjem Henvisning til BUP Felles barnehageaktivitet Saksbehandling etter barnevernloven Barnehage-eier-funksjon Barnehagemyndighet 4 årlige besøk i hvert hjem 1-3 årlig 1-3 årlig 1-3 årlig 1-5 årlig 8-15 saker årlig i gjennomsnitt Barnehageopptak Ett hovedopptak er lovfestet. 2 opptak i året, løpende opptak. PPT førskolebarn PPT grunnskole Råd / veiledning (rettet mot foreldre og ansatte) Sakkyndighetsarbeid (utredning av barn) Systemrettet arbeid (observasjon i barnehagen, gjøre barnehagen bedre i sin måte å yte tjenesten på) Råd / veiledning grunnskole og vg avd (rettet mot foreldre og ansatte) 13 Side 19

Brann og redning Energiverket Sakkyndighetsarbeid grunnskole og vg avd (utredning av barn) Systemrettet arbeid (observasjon i grunnskole og vg avd, gjøre skolen bedre i sin måte å yte tjenesten på) Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnevernstjenester Råd, veiledn, sos foreb. arb. Lovpålagte tjenester Brannberedskap Rekruttering av oppdragstakere Forebyggende arbeid Råd og veiledning Bistand ved andre ulykker 14 5-10 i året Løpende drift Løpende drift Ved behov Brannutrykning (på adresse innen 10 minutter) 181 utrykninger håndtert i 2014 Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Branntilsyn Direktevarsling til 110-sentralen Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Brannberedskap Brannberedskap - vakttordning Brannøvelser Brannforebygging inkl. br.øvingsfelt Oljevernberedskap Informasjons- og motivasjonstiltak Oljevernberedskap Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Det lokale el-tilsyn 5 på vakt: brannsjef, røykdykkerleder, 2 røykdykkere, sjåfør/pumpemann. 5 vaktlag. 24 ansatte: 3 fast ansatte, 21 deltidsansatte. Ca 2 øvelser i året med samtlige nødetater. 10 øvelser pr brannmann pr år. 5 skal være relatert til røykdykking ihht forskrift. Fellesøvelser (ca 2 pr år) i regi av eksterne (f.eks. Syssselmannen, Røde Kors) Tilbud om kurs (f.eks. i varme arbeider, brannvernlederkurs, brannvernkurs), ca 10 arrangement vedr brannvernundervisn. skole/barnehage, 1 åpen dag pr år(arrangert på dugnad) Omfang i hht avtale mellom Sysselmannen og SSD fra 2003: 5 personer. Brann og redning har for tiden 3 av disse. Brann og redning forvalter avtalen. Brannvernsjef er p.t. leder for depotstyrken. Bistår politi og brannvesen Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og Side 20

eksterne Kontroll av alle nyanlegg Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Kontroll av elektro installastører Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Kortroll etter tilsynsplan og risikoklasse Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Rapportering til DSB årlig på hva som er gjennomført ihht plan + fortløpende på alle kontroller Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Stedlig tilsynsmyndighet Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Til enhver tid definere risikoklasse på sluttbrukere (pr abonnent) Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne Utarbeie tilsynsplan Ressursbruk i kr 300 000, 6 månedsverk- utføres av egne og eksterne El. distribusjon Befaring Behandle gravemelding Beredskapsavtale Elvakt JM.H Beregninger av spenning, strøm og kortslutningsverdier, anleggsbidrag Ivaretas med egne ressurser, FDVavtale J.M. Hansen og eksterne ca 50-100 pr år FDV avtale JMH Løpende drift Energiadministrasjon Drift og vedlikehold av høgspent distribusjonsnett Drift og vedlikehold av lavspent forsyningsanlegg Drift og vedlikehold av Målepark (alle strømmålerne i byen og på lager) Forberede og følge opp årlige tilsyn (DSB) Kontakt med installatører Kontroll og ettersyn Kundebehandling ift forespørsler, nytilknytninger, endringer, avslutninger, klager Utarbeidelse av relèplan (vern) Beredskap HMS-arbeid Drifter eget nett + driftsleder avtaler SvalSat, Eiscat og King`s Bay. FDVavtale med J.M. Hansen. Løpende drift. FDV-avtale med J.M. Hansen 1857 aktive målere pr 05.02.15 Ett tilsyn pr år Løpende drift Ivaretas med egne ressurser, FDVavtale J.M. Hansen og eksterne Løpende drift Ivaretas med egne ressurser, FDVavtale J.M. Hansen og eksterne Beredskap ift drift, håndtere farlige hendelser, beredskapsøvelser, årlig ROS-analyse. Bl.a intern vernerunde hvert kvartal, personal, prosedyrer, holdningsarbeid 15 Side 21

Inntekter energi Produksjon energi Håndtering av utslippstillatelse Røykgassmålinger (applica), ca kr 150 000. Gjøres beregninger på årlig utslipp. Mndlig datainnhenting fra SNSK. Rapporting til SSB/Miljødir/Avinor/internt. Må forhålde oss i de krav som settes. Inngåelse og oppfølging av avtaler (kunder og leverandører) Kvalitetssikring ift IKT/fagsystemer Oppfølging og etterlevelse av forskrifter Kundebehandling Salg av fjernvarme Salg av strøm Stenging av abonnement Gjennomføring av prosjekter ihht Tilstandsanalysen 1 874 aktive målepunkt. Ca 6000 fakturaer pr år. Mange endringer på abonnement pr år. Elwin, ISY, TQM, Elprosess Løpende drift Saksbehandling ift klager, avtaleinngåelser og avslutninger Salg til teknisk enhet (fjernvarme) ihht stipulert pris ca faktura 6000 pr år ca 10 pr år Løpende drift Innkjøp av forbruksmateriell Kompetansedeling (elektrisk, mekanisk,mm.) Løpende vedlikehold utover VHP Overvåking, kontroll og styring 24t i døgnet Produksjon energi Vedlikeholdsplan energiverk Rehab nettstasjoner Vedlikehold El-distribusjon Vedlikehold Spisslastdiesel Vedlikehold Bunkringsanlegg Vedlikehold Damp/kondensat Vedlikehold Fjernvarmeanlegg Vedlikehold kjeler Vedlikehold Reservediesel Vedlikehold Røykgassanlegg Vedlikehold Sjøvannsanlegg Vedlikehold Turbintog Vedlikehold Øvrige komponenter Kullungen barnehage Lovpålagte tjenester Løpende drift Løpende drift Løpende drift Løpende drift, døgnkontinuerlig 13 faste årsverk + 6 ferievikarer(3 maskinister og 3 assistenter) Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte Mye kjøp av tjenester og materiell. Noe utføres av egne ansatte 16 Side 22

Barnehagetilbud Foreldreråd, samarbeidsutvalg Pedagogisk tilbud Årsplan Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnehagetilbud 3-4 møter pr år Åpningstid 07.30-16.30 (vedtak i OKU) Ihht barnehageloven 2 opptak i året, løpende opptak Ett hovedopptak er lovfestet. Tilvenning hele tiden. 2 opptak i året, løpende opptak 6-åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. 1 dag pr uke i januar og februar klasse januar - februar Kultur og idrett Eksterne samarbeidspartnere Foreldresamarbeid Fysisk miljø inne Fysisk miljø ute Turer i nærmiljøet Støttepedagog / tospråkl. assistanse Samarbeid med hjelpetjenestene og tverrfaglig team Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Tolketjenester Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Aktivitet i idrettshallen Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen Aktivitet i svømmebassenget Bibliotek Tilbud av et komplett anlegg med utstyr til skolen Bibliotektilbud Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Vedtak i LL om større areal enn lovkrav. Avdelingsbarnehage. Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkj., jnr 2013/851. Oppgradert lekepl. m/god standard, klatretårn, fangsthytte, grillhytte, ute-/inneområder. F.eks. PPT, helsetjenester, Barne- og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Varierende omfang Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov 17 Side 23

Bibliotektilbud: Fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom aktiv formidling og ved å stille bøker og andre medier gratis til disposisjon Besøk i 2014: 7 971 barn og 11 674 voksne, totalt 19 644 Fjernlånstjeneste (det sømløse bibliotek) ca 300 i 2014 Legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet (f.eks. fokusere på Polarsamlingen som er spesielt for Longyearbyen, gi en bredde i faglitteraturen og tilby ny litteratur, spesielt siden det ikke finnes bokhandel i Longyearbyen) Polarsamlingen er den mest utlånte samlingen Kulturskoletilbud Uavhengig møteplass og debattarena Egne konserter og forestillinger Innslag av elever på ulike arenaer (møter, lunsjkonserter, 17.mai, gudstjenester, Kulturutveksling i Barentsburg, julekonsert, solfestuke, Polarjazz) Konsterter/opplegg i samarbeid med biblioteket, skolen, barnehager, kirka, galleriet, kulturhuset, lokale aktører Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Kulturskolens barn med på minimum to arrrangement pr år Longyearbyen barnehage Lovpålagte tjenester Barnehagetilbud Opplæring i dans Opplæring i drama Opplæring i kunst Opplæring i musikk Foreldreråd, samarbeidsutvalg Pedagogisk tilbud Årsplan Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnehagetilbud 9 barn 21 barn 10 barn 77 barn 3-4 møter pr år Åpningstid 07.30-16.30, vedtatt i OKU. Ihht barnehageloven 2 opptak i året, løpende opptak Ett hovedopptak er lovfestet. Tilvenning hele tiden. 2 opptak i året, løpende opptak 6-åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. 1 dag pr uke i januar og februar klasse januar - februar Eksterne samarbeidspartnere Foreldresamarbeid Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene 18 Side 24

Personal og organisasjon Fysisk miljø inne Fysisk miljø ute Turer i nærmiljøet Støttepedagog / tospråkl. assistanse Lovpålagte tjenester Arkivtjenester Samarbeid med ulike hjelpetjenester Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) Tolketjenester Arkivplan Eldre arkiv/avslutta arkiv Journalføring/Arkivdanning ephorte Offentlig postjournal Personal- og lønnstjenester Oppfølging journalføring/arkivdanning Lønn - Årsavslutning Personal/lønn -Offentlig rapportering (Aordningen, Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Arkivtjenester Opplæring/brukerstøtte/veiledning Systemadm Felles HMS-/velferdstiltak Overordnet HMS Personal- og lønnstjenester Lønn - Lønnsbilag inkl reiseregninger/utlegg og fravær Lønn - Lønnskjøring Lønn -Refusjoner -reg/ oppfølging Vedtak i LL om større areal enn lovkrav. Avdelingsbarnehage + ekstra avdeling i Rypa Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2013/836. Oppgraderte lekeplasser m/god standard, lekeskur, klatretårn, grillhytter Bl.a. reinsjakt F.eks. PPT, helsetjenester, Barne- og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Varierende omfang Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov 909 nye saker, 7 569 journalposter, totalt 12 400 dokumenter i arkivsystemet i 2014 1 gang pr uke Løpende drift 1 gang pr år, ca 470 lønns- og trekkoppgaver Bl.a.månedlig rapportering av lønnsog trekkoppgaver, AA-register, sykefravær, terminoppgave Daglig, løpende drift Daglig, løpende drift Vernerunder, avvikshåndtering, bedriftshelsetjeneste, overordnet opplæring hovedverneombud Månedlig- registrering og kontroll Månedlig, ca 270 lønnsmottaker pr måned Månedlig 19 Side 25

Lønn -Utvikling systemer og rutiner/brukerveiledninger Personal - Rekruttering Personal -Avslutning arbeidsforhold (oppsigelser, avskjed, permisjoner m.m.) Løpende arbeid Hele tilsettingsprosessen fra behov, utlysning til tilsetting. Turnover på 15-20 % pr år. Ca 50 pr år ekskl timevikarer. Polarflokken barnehage Lovpålagte tjenester Barnehagetilbud Personal -Lønnsforhandlinger (lokale og sentrale) Personal -Sekretærfunksjon - TMU,AMU,AKAN Pedagogisk tilbud Årsplan Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Barnehagetilbud årlig Minimum 4 møter pr år i TMU og AMU. AKAN ved behov. Åpningstid 07.30-16.30, vedtatt i OKU. Ihht barnehageloven 2 opptak i året, løpende opptak Ett hovedopptak er lovfestet. Tilvenning hele tiden. 2 opptak i året, løpende opptak 6-åringer 1 g/uka på skolen sammen med 1. 1 dag pr uke i januar og februar klasse januar - februar Eksterne samarbeidspartnere Lokalt næringsliv, andre lokale virksomheter, frivillige organisasjoner Foreldreråd, samarbeidsutvalg Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Foreldresamarbeid Ukeplan, månedsplan, månedsrapport, foreldresamtaler, foreldremøter, daglig foreldrekontakt og foreldresammenkomster. Barnehagen som sosial arena for foreldrene Fysisk miljø inne Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2010/1218-3. Oppgradert lekepl. m/god standard, grillhytte, ute- /inneområder. Fysisk miljø ute Bruker mer ressurser på å være ute med barna enn på fastlandet (klær). Uteareal godkjent, se jnr 2010/1218-3. Oppgradert lekepl. m/god standard, grillhytte, ute- /inneområder. Turer i nærmiljøet Eks. Søppeltokt, reinsjakt - foreldredugnad, ansattes innsats skjer innenfor ordinær arbeidstid. Ansatte også på dugnad ifm søppeltokt. 20 Side 26

Støttepedagog / tospråkl. assistanse Samarbeid med ulike hjelpetjenester Spesialpedagogisk tilbud til barn med enkeltvedtak Styrking av grunnbemanning (som følge av behov hos barn uten enkeltvedtak) F.eks. PPT, helsetjenester, Barne- og familietjenesten, Enhet for barn og unge, tverrfaglig team, logoped, BUP, Statsped. Varierende omfang Varierende omfang Varierende omfang, men tendens til flere flerspråklige barn Tekniske tjenester Lovpålagte tjenester Tolketjenester Byggesaksbehandl, eierseksjonering Forhåndskonferanse Klagebehandling Thaitolk til stede 2 ganger pr år, telefontolking ved behov ca 40-60 pr år ca 2 pr år Saksbehandling 44 saker i 2014 Ulovlighetsoppfølging Kart- og oppmålingstjenester Ajourføre register for grunneiendom, adresse og bygninger (matrikkel) Foreta plassering- og beliggenhetskontroll etter plan- og bygningsloven 3-4 saker pr år Kirkegård Forhåndskonferanse Forvalte og oppdatere tekniske grunnkart Gjennomføre kart- og delingsforretninger Grensejustering Produksjon av nabolister Produsere situasjons- og temakart Sammenføyning av eiendommer Seksjonering Tildele offisielle adresser Vedlikehold av kors, tilrettelegging for urnenedsettelse, generelt vedlikehold 2-4 pr år Innleid oppmåler fra Store Norske, resten løses internt ca 20-30 pr år ca 10 pr måned 5-10 pr år 1 gang pr år Lovpålagte tjenester der omfang ikke er hjemlet i lov Avløpsnett/innsamling avløpsvann Avløpsrensing Drift og vedlikehold og oppfølging av serviceavtaler av pumper Frostsikring Kontinuerlig automatisk overvåkning med 24- timers vaktutkalling Spyling og vedlikehold av avløpspumpestasjoner Vedlikehold av ledninger Prøvetakingsplan med oppfølging av utslipp Kontinuerlig 2 gang / år Kontinuerlig 12 gang/ år Kontinuerlig ikke bestemt ennå 21 Side 27