INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 2 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2 2.1 Formål. 2 2.2 Problemstillinger. 2 2.3 Avgrensning. 2 3. METODE OG GJENNOMFØRING 3 4. REVISJONSKRITERIER. 3 4.1 Generelt om revisjonskriteriene. 3 4.2 Nærmere om revisjonskriteriene 3 5. FUNN, VURDERINGER/KONKLUSJONER.. 5 5.1 Anskaffelser der det foreligger protokoll i henhold til forskriftens 3-2..5 5.2 Revisjonens vurdering av kvaliteten i protokollene 5 5.3 Oversikt over kontrollerte anskaffelser og protokollføring 7 6. ANDRE FORHOLD AVDEKKET I PROSJEKTET..... 16 7. REVISJONENS ANBEFALINGER. 16 8. FYLKESRÅDMANNENS KOMMENTARER. 16 REFERANSER 18 VEDLEGG 18 Arendal, 17.02.2010 Prosjektet er utført av fylkesrevisjonen i Aust-Agder ved: Jan Erichsen Øistein Strømsland Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 1
1. INNLEDNING Som et resultat av revisjonens risikovurdering og planlegging av revisjonsåret 2009, ble prosjektet Rutiner og opplegg for innkjøp m.v. (formkrav) godkjent av kontrollutvalget i møte 10.06.2009 (sak nr. 11-09). Revisjonen har senere endret tittelen på prosjektet til Anskaffelser i Aust-Agder fylkeskommune - bruk av protokoll i henhold til 3-2 i forskrift om offentlige anskaffelser. Prosjektet er gjennomført etter RSK 001, Standard for forvaltningsrevisjon. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Formål Formålet med dette prosjektet har vært å undersøke om Aust-Agder fylkeskommune følger forskrift om offentlige anskaffelser, 3-2 Protokollføring, i forbindelse med anskaffelse av varer og tjenester. 2.2 Problemstillinger I forbindelse med innføring av ny forskrift om offentlige anskaffelser, gjeldende fra 01.01.07, ble det innført nye krav til protokollplikt for alle anskaffelser over 100.000 kroner eks. mva., jfr. forskrift om offentlige anskaffelser, 3-2. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, kapittel 5.3, begrunnet denne protokollplikten med følgende: Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette bidrar til at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. Hovedproblemstillingen i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om virksomhetene og tjenestene i fylkeskommunen anvender protokoll ved anskaffelser større enn 100.000 kroner eks. mva. I tillegg har revisjonen vurdert kvaliteten i de framlagte protokollene ved å gjennomgå protokollføringen i forhold til de formelle kravene som framgår av 3-2 i forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Avgrensning I drifts- og investeringsregnskapet til Aust-Agder fylkeskommune er det i perioden 01.01.08 til 31.12.09 registrert anskaffelser av varer og tjenester med verdi over 100.000 kroner eks. mva. på til sammen ca. 460 millioner kroner eks. mva. Anskaffelsene er registrert på art 0/11-kjøp av varer og tjenester, som inngår i kommunens tjenesteproduksjon, og art 0/12-kjøp og finansiell leasing av driftsmidler. Revisjonen har tatt stikkprøver på anskaffelser av varer og tjenester større enn 100.000 kroner eks. mva. foretatt av virksomhetene og tjenestene i tidsrommet 01.01.08 31.12.09. Vi har kontrollert både anskaffelser fra leverandører som fylkeskommunen har rammeavtale med og anskaffelser fra leverandører som fylkeskommunen ikke har rammeavtale med. De enkelte anskaffelser er kontrollert med hensyn til problemstillingene i kapittel 2.2. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 2
3. METODE OG GJENNOMFØRING Revisjonen har tatt utgangspunkt i regnskapsrapporter for perioden 01.01.2008 til 31.12.2009. Vi har valgt ut enkelte anskaffelser foretatt av virksomhetene og tjenestene på grunnlag av beløpsstørrelse, bilagstekst og leverandør. Hvilke virksomheter og tjenester og anskaffelser vi har valgt ut for kontroll, framgår i kapittel 5.3. Revisjonen har gjennomgått bilag og regnskapsrapporter, og har hatt muntlig og skriftlig kontakt med virksomhetene og tjenestene for å avdekke eventuelle brudd på bestemmelsene om protokollføring i forskrift om offentlige anskaffelser, jfr. problemstillingene i kapittel 2.2. 4. REVISJONSKRITERIER 4.1 Generelt om revisjonskriteriene I forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekter brukes begrepet revisjonskriterier, jfr. RSK 001, Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonskriterier, også kalt foretrukket praksis, er uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriteriene legges til grunn i revisjonens vurdering opp mot de funnene som er gjort. Revisjonen foretar altså sammenligninger av krav/forventninger med hva som faktisk er utført. Det er derfor av vesentlig betydning at revisjonskriteriene er pålitelige, reelle og operasjonelle slik at avvik/svakheter innenfor det kontrollerte området blir avdekket. Revisjonskriteriene framskaffes vanligvis fra lovverk, politiske vedtak, fylkeskommunens retningslinjer, anerkjent teori på området m.m. I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er følgende kilder utgangspunkt for revisjonskriteriene og legges til grunn for våre vurderinger og konklusjoner: Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser, 3-2 Protokollføring Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 4.2 Nærmere om revisjonskriteriene Et sentralt revisjonskriterium i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet framgår av 3-2 i forskrift om offentlige anskaffelser. Denne paragrafen har følgende ordlyd: Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 3
3-2 Protokollføring (1) Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger 100 000 kroner eks. mva. (2) Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Vedlegg 3 og 4 i forskrift om offentlige anskaffelser inneholder protokoll for henholdsvis anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 kroner eks. mva og for anskaffelser som overstiger 500 000 kroner eks. mva. Disse to protokollene følger som vedlegg nr. 1 og vedlegg nr. 2 til denne forvaltningsrevisjonsrapporten. Av forskrift om offentlige anskaffelser framgår at protokollen minst skal omfatte de opplysningene som framgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Det framgår videre at oppdragsgiver kan benytte andre typer protokoller eller ha vedlegg til protokollen så lenge samtlige punkter besvares i den protokollen som benyttes. I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen undersøkt om det er utarbeidet protokoll for anskaffelsen (jfr. kapittel 5.1). Ved de anskaffelsene der det foreligger protokoll har revisjonen i tillegg undersøkt og vurdert om protokollføringen er foretatt i henhold til de formelle krav som framgår av 3-2 i forskrift om offentlige anskaffelser(jfr. kapittel 5.2). Offentlighetsloven (lov av 19. juni 1970 nr. 69) er avløst av ny offentleglov (lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd). Den nye offentleglova med forskrift ble gjort gjeldende fra 01.01.2009. Den nye offentleglova inneholder i 23, tredje ledd, følgende bestemmelse om unntak fra innsyn i tilbud og protokoll knyttet til offentlige anskaffelser: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Denne bestemmelsen i offentleglova er ett av revisjonskriteriene som revisjonen har benyttet i tilknytning til vurderingen av kvaliteten av protokollene. Denne bestemmelsen i offentleglova angir på hvilket tidspunkt protokollen for anskaffelsen må være signert. I henhold til bestemmelsen i offentleglova må protokollen være signert før kontrakten med valgt leverandør signeres da tilbud og protokoll er offentlige allerede i tidsrommet mellom valg av leverandør og signering av kontrakt. Dokumentene skal med andre ord være offentlige i den fristperioden som gjelder for de andre tilbyderne til å fremme klage eller komme med innvendinger vedrørende valget av leverandør. Regelen sikrer også at allmennheten, herunder politikere og presse, kan få mulighet til å kontrollere anskaffelsesprosessene. Det vises i denne sammenheng også til Justisdepartementets Rettleiar til offentleglova (publisert 11.01.2010), kapittel 8.8.4. Dersom tilbudene eller protokollen inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, for eksempel forretningshemmeligheter, skal det ikke på noe tidspunkt gis innsyn i slike opplysninger, jfr. offentleglova 13, første ledd, og forvaltningsloven 13, første ledd nr. 2. For å verne om konkurransen vil det fortsatt, slik som det er redegjort for foran, være adgang til å unnta tilbud og protokoller fra innsyn frem til tidspunktet for valg av leverandør. Dette gjelder hele dokumentet. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 4
Spørsmålet om offentlighet knyttet til protokoll for anskaffelser foretatt før 01.01.09 er regulert av offentlighetsloven av 19.06.1970. Denne loven inneholdt andre bestemmelser om unntak for offentliggjøring (jfr. 8, 9, 11 samt forskrift av 14.02.1986 nr. 351, pkt. V nr. 12) som innebærer at det ikke foreligger et klart revisjonskriterium for hvilket tidspunkt protokoll for anskaffelser foretatt før 01.01.09 skulle ha vært signert. Etter revisjonens vurdering er det imidlertid logisk at protokoll for anskaffelser bør være signert før kontrakt med valgt leverandør signeres. Dette framgår imidlertid ikke klart av dagjeldende regelverk slik at revisjonen, for anskaffelser foretatt før 01.01.09, ikke kan hevde at det er brudd på regelverket dersom protokoll ikke er signert før kontrakt. For anskaffelser foretatt før 01.01.09 har revisjonen i dette prosjektet kun konstatert om protokoll er signert før kontrakt for anskaffelsen. 5. FUNN, VURDERINGER/KONKLUSJONER 5.1 Anskaffelser der det foreligger protokoll i henhold til forskriftens 3-2 I perioden 01.01.08 31.12.09 har virksomhetene og tjenestene i fylkeskommunen foretatt ca. 170 anskaffelser som krever føring av protokoll i henhold til 3-2 i forskrift om offentlige anskaffelser. Av disse 170 anskaffelsene har revisjonen kontrollert 38 anskaffelser. 30 av disse anskaffelsene krever separate/særskilte protokoller. Det vises til tabellen i kapittel 5.3 som viser resultatet av undersøkelsen. Revisjonens undersøkelse viser at 15 anskaffelser er foretatt fra 7 leverandører som fylkeskommunen har inngått rammeavtale med. I forbindelse med inngåelse av disse 7 rammeavtalene er det ført protokoll for 6 rammeavtaler. Det framgår videre av revisjonens undersøkelse at 23 anskaffelser er foretatt fra leverandører som fylkeskommunen ikke har inngått rammeavtale med. I forbindelse med disse 23 anskaffelsene er det foretatt 5 anskaffelser der protokollføring har funnet sted. Det foreligger med andre ord brudd på bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser om protokollføring ( 3-2) ved 18 av disse 23 anskaffelsene dvs. manglende protokoll ved 78 % av anskaffelsene. Revisjonens undersøkelse viser at det i hovedsak blir ført protokoll i forbindelse med inngåelse av rammeavtaler. Dette skyldes sannsynligvis at prosessen rundt inngåelsen av slike rammeavtaler blir håndtert av personer ved fylkesrådmannens kontor som innehar god kompetanse på innkjøpsområdet. Enkeltanskaffelser av varer og tjenester som ligger utenfor rammeavtalene, blir etter det revisjonen kan se imidlertid ofte foretatt av personer ved virksomheter og tjenester som ikke har den nødvendige kunnskapen om lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dette kan være en medvirkende årsak til at regelverket i mange tilfeller ikke blir fulgt når det gjelder protokollføring. 5.2 Revisjonens vurdering av kvaliteten i protokollene Forskrift om offentlige anskaffelser inneholder i 3-2 bestemmelser om protokollføring for anskaffelser over 100.000 kroner eks. mva. Bestemmelsene viser til forskriftens vedlegg 3 og vedlegg 4 som viser protokoller for anskaffelser mellom 100.000 kroner og 500.000 kroner eks. mva og for anskaffelser over 500.000 kroner eks. mva. Det vises her til vedlegg nr. 1 og vedlegg nr. 2 samt kapittel 4.2 i rapporten. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 5
I forskriften framgår at oppdragsgiver kan benytte andre typer protokoller eller vedlegg til protokollene enn dem som framgår av vedlegg 3 og 4 i forskriften. Forutsetningen er at protokollene minst omfatter de opplysningene som framgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. I forbindelse med de anskaffelsene som det er blitt framlagt protokoll for, har revisjonen vurdert kvaliteten ved protokollene. Revisjonen har gått igjennom protokollene og sammenholdt opplysningene med de formelle kravene til opplysninger som forskriften fastsetter. Revisjonens merknader til kvaliteten framgår i tabellen i kapittel 5.3 (jfr. kolonne 7 i tabellen). En oppsummering av revisjonens vurdering av kvaliteten ved de kontrollerte protokollene viser at det er framlagt 11 protokoller. 10 protokoller er signert etter tidspunktet for signering av kontrakt med valgt leverandør. I kapittel 4.2 er det nærmere redegjort for på hvilket tidspunkt signering av protokollen skal foretas. 10 av de 11 protokollene gjelder anskaffelser som er foretatt før 01.01.09 slik at signering av protokoll etter kontraktssignering ikke innebærer et brudd på bestemmelsene som følger av den nye offentleglova som trådte i kraft 01.01.09. Etter revisjonens vurdering er det imidlertid logisk at protokoll for anskaffelser bør være signert før kontrakt med valgt leverandør blir signert. I henhold til bestemmelsene om protokollføring i anskaffelsesforskriften (jfr. 3-2) skal kontraktens anslåtte verdi vurderes ved begynnelsen av anskaffelsesprosessen og angis i protokollen. I forskriftens 2-3 er det nærmere redegjort for beregning av anskaffelsens anslåtte verdi. I 7 av de 11 framlagte protokollene er ikke den anslåtte verdien av anskaffelsen oppgitt. Fire av disse protokollene gjelder for inngåelse av rammeavtaler (jfr. anskaffelse nr. 6/16, 25, 28 og nr. 33). I henhold til 3-2 i anskaffelsesforskriften er det også krav om at kontraktsverdien til den valgte leverandøren skal angis i protokollen. I 7 av de 11 framlagte protokollene er kontraktsverdien til den valgte leverandøren ikke oppgitt. 6 av disse protokollene gjelder for inngåelse av rammeavtaler. Etter det revisjonen kan se innebærer dette brudd på forskrift om offentlige anskaffelser. Imidlertid hevder innkjøpsansvarlig i fylkeskommunen at det er vanskelig å oppgi kontraktsverdi til valgt leverandør for rammeavtaler da en ikke kjenner framtidig omfang. Én av protokollene, som mangler kontraktsverdi til den valgte leverandøren, gjelder anskaffelse utenom rammeavtale (jfr. anskaffelse nr. 26). Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 6
5.3 Oversikt over kontrollerte anskaffelser og protokollføring Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 1 Blakstad vgs Statoil Norge AS Drivstoff - diesel. 103.606,- 22.04.2008 ikke protokoll. 2 Blakstad vgs Nanset Standard AS Brukt gravemaskin. Hitachi. 311.000,- 28.01.2009 ikke protokoll. 3 Bakstad vgs Volvo Maskin AS Beltegraver. Volvo. 357.756;- 26.03.2009 ikke protokoll. 4 Blakstad vgs Volvo Maskin AS Hjullaster. Volvo. 424.224,- 26.03.2009 ikke protokoll. 5 Blakstad vgs Byggmester Asle Thorsen AS Byggeprosjekt nr. 255212: Ombygging av nye linjer 175.000,- 410.000,- 125.000,- 03.06.2008 03.07.2008 04.08.2008 ikke protokoll. Disse fire fakturaene gjelder samme kontrakt og derved samme anskaffelse. 132.242,- 04.08.2008 6 Møglestu vgs YIT Building Systems AS Ombygging av klasserom 104.024,- 11.12.2008 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (03.09.08) (30.07.08). - Uklart hvem som er protokollfører. rammeavtale for entreprenørtjenester - elektro med YIT Building Systems AS. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 7
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 7 Dahlske vgs BS Norli Skole AS Prosjektnr. 256644: Gratis læremidler 8 Dahlske vgs BS Norli Skole AS Prosjektnr. 256644: Gratis læremidler 475.006,- 28.07.2009 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). 242.193,- 31.07.2009 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). rammeavtale med Norli Gruppen AS som B.S. Norli Skole AS er tilsluttet. rammeavtale med Norli Gruppen AS som B.S. Norli Skole AS er tilsluttet. 9 Dahlske vgs Metall-Maskin AS Dreiebenk 232.600,- 12.12.2008 ikke protokoll. 10 Dahlske vgs Metall-Maskin AS Dreiebenk 408.000,- 09.04.2008 ikke protokoll. 11 Dahlske vgs Beck Maskin AS Mini gravemaskin 169.000,- 03.07.2009 ikke protokoll. 12 Dahlske vgs Metall-Maskin AS Verktøy fresemaskin 216.440,- 11.03.2009 ikke protokoll. 13 Strømsbu vgs Østereng & Benestad AS Bærbare PC er til ansatte 340.251,- 27.08.2009 protokoll. rammeavtale for kontormaskiner med Østereng & Benestad AS. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 8
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 14 Strømsbu vgs BS Norli Skole AS Prosjektnr. 246714: Gratis læremidler 421.982,- 29.06.2009 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). rammeavtale med Norli Gruppen AS som B.S. Norli Skole AS er tilsluttet. 15 Strømsbu vgs Malermester Gundersen AS Flislegging av kjøkken - avd. Fløyheia 102.775,- 17.08.2008 ikke protokoll. 16 Arendal vgs YIT Building Systems AS Montering av nytt adgangskontrollanlegg 134.000,- 27.06.2008 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (03.09.08) (30.07.08). - Uklart hvem som er protokollfører. rammeavtale for entreprenørtjenester - elektro med YIT Building Systems AS. 17 Arendal vgs NorliGruppen AS Prosjektnr. 256822: Gratis læremidler 308.312,- 08.07.2009 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). rammeavtale med Norli Gruppen AS Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 9
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 18 Arendal vgs NorliGruppen AS Prosjektnr. 256822: Gratis læremidler 301.700,- 08.07.2009 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). rammeavtale med Norli Gruppen AS 19 Tvedestrand vgs Ragnar Engesvik, Tvedestrand Brukt minibuss. Ford Transit 145.000,- 27.05.2009 ikke protokoll. 20 Tvedestrand vgs Lindstøl Bokhandel AS Læremidler 187.537,- 31.08.2009 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). rammeavtale med Bok og Kontorkjedene Norge AS (tidligere Libris) som Lindstøl Bokhandel AS er tilsluttet. 21 Setesdal vgs Setesdalen Libris Læremidler 124.277,- 15.08.2008 protokoll. - Protokoll signert (20.08.07) (16.08.07). rammeavtale med Bok og Kontorkjedene Norge AS (tidligere Libris) som Setesdalen Libris er tilsluttet. 22 Setesdal vgs Agder Bilsenter AS Brukt minibuss. Mercedes Benz Sprinter 225.000,- 02.06.2008 ikke protokoll. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 10
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 23 Fylkestannlegen Technomedics Norge AS Tannmedisinsk utstyr (mikroskop) 228.000,- 27.01.2009 ikke protokoll. 24 Maxis tannklinikk GK Norge AS Vedlikehold tekniske anlegg (kjøling) 148.656,- 26.06.2008 ikke protokoll. 25 Valle tannklinikk Dental Sør AS Ny unit 225.232,- 06.02.2009 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (17.09.08) (03.09.08). rammeavtale for medisinsk teknisk utstyr med Dental Sør AS. 26 Fylkesrådmannen, økonomiavdelingen Dale + Bang Reklame AS Prosjektnr. 500405: Informasjonsarbeid (profilprosjektet grafisk profil) 150.000,- 235.125,- 22.06.2009 02.01.2009 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. leverandør mangler. - Protokoll signert (13.01.09) (18.12.08). - Uklart hvem som er protokollfører. Disse to fakturaene gjelder samme kontrakt og derved samme anskaffelse. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 11
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 27 Fylkesrådmannen, økonomiavdelingen FARA ASA Prosjektnr. 850508: Nytt billetteringssystem 3.434.795,- 31.08.2009 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (04.11.09) (26.06.09). ** 28 Fylkesrådmannen, økonomiavdelingen Siv.ing. PK Ubøe AS Konsulentstøtte til regional forsikringsordning 153.462,- 09.12.2009 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (31.07.07) (18.06.07). rammeavtale for forsikringsrådgivning med Siv.ing. PK Ubøe AS. 29 Fylkesrådmannen, organisasjonsavdelingen Atea AS Prosjektnr. 505202: IKT videregående skoler (IT-utstyr - installasjonskostnader ) 202.367,- 06.04.2009 ikke protokoll. rammeavtale for IT maskinvare - nettverkselektronikk med Atea AS. **I følge innkjøpsansvarlig i Aust-Agder fylkeskommune ble denne anskaffelsen administrert av Møre og Romsdal fylkeskommune. Opprinnelig valgt leverandør ble imidlertid forkastet i forbindelse med kontraktsforhandlingene. På grunn av disse spesielle forholdene ble protokollen utarbeidet av Aust-Agder fylkeskommune i ettertid. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 12
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 30 Fylkesrådmannen, planavdelingen Utviklingskompetanse AS Prosjektnr. 5053012: Kurs i prosjektledelse i kursutvikling (Kurspakke i prosessledelse i stedsutvikling ) 194.000,- 100.000,- 100.000,- 06.01.2009 06.01.2009 06.01.2009 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (10.07.09) (10.12.08). - Virksomhetens navn er ufullstendig angitt Disse tre fakturaene gjelder samme avtale (datert 10.12.2008) og derved samme anskaffelse. 31 Fylkesrådmannen, planavdelingen Railconsult AS Prosjektnr. 5053004: Jernbanekonferanse (Kurs og konferanseadministrasjon mm.) 334.291,- 145.179,- 31.03.2009 28.02.2009 ikke protokoll. Disse tre fakturaene gjelder samme anskaffelse. 104.435,- 31.01.2009 32 Internservice, informasjon og service Atea AS Prosjektnr. 851002: Videokonferanseutstyr 125.000,- 18.02.2009 ikke protokoll. rammeavtale for IT maskinvarenettverkselektronikk med Atea AS. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 13
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 33 Bygge- og eiendomstjenesten Ragnar Aas AS Nytt radiatoranlegg til hovedbygning ved Setesdal vgs, avd. Hornnes 400.000,- 21.08.2009 protokoll. - Anslått kontraktsverdi mangler. - Protokoll signert (14.08.08) (11.07.08). - Uklart hvem som er protokollfører. rammeavtale for entreprenørtjenester - rør med Ragnar Aas AS. 34 Bygge- og eiendomstjenesten Byggmester Roy Paulsen Prosjektnr. 02680802: Arendal vgs avd. Tyholmen utskifting av vinduer 234.510,- 119.656,- 216.206,- 29.06.2009 03.03.2009 30.01.2009 protokoll. - Protokoll signert (03.12.08) (18.11.08). Disse fire fakturaene gjelder samme kontrakt og derved samme anskaffelse. 503.793,- 27.11.2008 35 Bygge- og eiendomstjenesten GHV Montasje AS Prosjektnr. 12520802: Blakstad vgs solavskjerming 146.966,- 24.09.2008 ikke protokoll. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 14
Anskaffelse nr. Virksomhet som anskaffelsen er bokført på Leverandørnavn Beskrivelse av anskaffelsen Fakturabeløp (kroner eks. mva) Fakturadato Protokollføring (jfr. forskr. 3-2) Fylkesrevisjonens merknader til protokollføringen Revisjonens kommentarer 36 Bygge- og eiendomstjenesten Klausens Leggeservice AS Prosjektnr. 12590902: Risør vgs vedlikehold fasader C blokk (malerarbeid m.v.) 140.150,- 09.06.2009 protokoll. - Protokoll signert (10.11.09) (11.12.08). Bygge- og eiendomstjenesten ble forespurt om protokoll 05.11.09 og revisjonen mottok denne samme dag som den er signert, 10.11.09. protokoll for hovedentreprenør Trebyggeriet AS, Hornnes. Klausens Leggeservice AS er underentreprenør. 37 Bygge- og eiendomstjenesten Byggmester Asle Thorsen AS Prosjektnr. 02680801: Arendal vgs, avd. Tyholmen 675.000,- 30.09.2009 ikke protokoll. 38 Vedlikeholdsfondet Byggmester Asle Thorsen AS Prosjektnr. 510304: Ombygging av kantine i fylkeshuset m.m. 492.500,- 26.08.2009 ikke protokoll. * Vedlegg 3 og vedlegg 4 i forskrift om offentlige anskaffelser krever at kontraktsverdi til valgt leverandør oppgis. Imidlertid hevder innkjøpsansvarlig i fylkeskommunen at det er vanskelig å oppgi kontraktsverdi til valgt leverandør knyttet til rammeavtaler da en ikke kjenner framtidig omfang. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 15
6. ANDRE FORHOLD AVDEKKET I PROSJEKTET I forbindelse med revisjonens innhenting av informasjon knyttet til forvaltningsrevisjonsprosjektet om protokollføring, har vi konstatert at Blakstad videregående skole foretar innkjøp av drivstoff fra Statoil Norge A/S. Etter det vi kan se i fylkeskommunens regnskap, foretar Blakstad videregående skole innkjøp av drivstoff fra Statoil Norge A/S som årlig overstiger 500.000 kroner eks. mva. I henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal anskaffelser i denne størrelsesorden foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller ved konkurranse med forhandlinger (jfr. forskrift om offentlige anskaffelser, 2-1 og 5-1). Revisjonen er ikke kjent med at noen av forannevnte prosedyrer er anvendt i forbindelse med innkjøp av drivstoff ved Blakstad videregående skole og anskaffelsene innebærer i så fall brudd på forskriften. 7. REVISJONENS ANBEFALINGER i. I forbindelse med anskaffelser som overstiger 100.000 kroner eks. mva. forutsetter revisjonen at fylkeskommunen følger bestemmelsene i 3-2 om protokollføring i forskrift om offentlige anskaffelser. Dette innebærer at det skal foreligge protokoll ved disse anskaffelsene. ii. iii. iv. I forskrift om offentlige anskaffelser (jfr. 3-2) framgår det i vedlegg 3 og vedlegg 4 hvilke opplysninger som minst skal framgå av protokollen. Revisjonen forutsetter at fylkeskommunen anvender protokoller i tråd med bestemmelsene i forskriften. Revisjonen vil anbefale at fylkesrådmannen sørger for at medarbeidere ved virksomheter og tjenester, som har ansvar for anskaffelser, får tilstrekkelig opplæring på innkjøpsområdet. Revisjonen ber fylkesrådmannen sørge for at Blakstad videregående skole følger forskrift om offentlige anskaffelser i forbindelse med innkjøp av drivstoff. Dette innebærer at skolen må legge til grunn anskaffelsesprosedyrene i forskriftens 5-1 ved anskaffelser av drivstoff. 8. FYKESRÅDMANNENS KOMMENTARER I brev fra fylkesrevisjonen til fylkesrådmannen, datert 05.02.2010, ber revisjonen fylkesrådmannen gi uttrykk for sitt syn på de forhold som framgår av denne rapporten. I brev fra fylkesrådmannen til fylkesrevisjonen, datert 10.02.2010, har fylkesrådmannen gitt følgende kommentarer til revisjonens rapport: Fylkesrådmannen har følgende kommentarer i forhold til revisjonens anbefalinger i rapportens pkt. 7: i. Fylkesrådmannen vil innskjerpe protokollplikt for alle anskaffelser som overstiger kr. 100.000,- eks mva. ii. Fylkesrådmannen vil innskjerpe at det anvendes protokoller som er i henhold til LOA m/forskrift. Dog vil det understrekes at hovedformålet med å anslå en antatt verdi på kontrakten tidlig i anskaffelsesprosessen er å sikre at korrekt innkjøpsprosedyre blir brukt i Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 16
iii. iv. henhold til forskriftens Del II eller Del III. Opplysning om antatt verdi av kontrakten er ikke obligatorisk i utlysningsskjemaet til DOFFIN. Fylkesrådmannen vil iverksette konkrete tiltak for å øke kompetansen blant medarbeidere som ha ansvar for anskaffelser. Dette vil gjøres gjennom informasjonsmøter, enklere tilgang til relevant informasjon om innkjøpsregler på fylkeskommunens intranett, samt innskjerping av pålegget om at fylkeskommunens sentrale innkjøpsmiljø eventuelt fylkeskommunens Bygge- og eiendomstjeneste skal konsulteres når dette er nødvendig for å sikre at LOA m/forskrift følges. Fylkesrådmannen vil sørge for at nødvendig rammekontrakt på innkjøp av drivstoff etableres. Vennlig hilsen Arild Eielsen fylkesrådmann Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 17
REFERANSER: Forskrift 14. februar 1986 nr. 351 til offentlighetsloven. Delegering av myndighet Forskrift 7. april 2006 nr. 0402 til lov om offentlige anskaffelser Forskrift 17. oktober 2008 nr. 1119 til offentleglova (offentlegforskrifta) Lov 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Rettleiar til offentleglova, Justisdepartementet, 11.01.2010 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, Fornyings- og administrasjonsdepartementet, november 2006 VEDLEGG: Vedlegg nr. 1 Vedlegg nr. 2 Vedlegg 3 Protokoll for anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner eks. mva. Vedlegg 4 Protokoll for anskaffelser som overstiger 500 000 kroner eks. mva. Fylkesrevisjonen i Aust-Agder Side 18