QUO VADIS TRONDHEIM? Fagdag i Riksarkivet 10.03.2015 Jean-Philippe Caquet
Ikke paragrafer, men intensjoner Journalføring, Dokumentfangst,Arkiv vs Record Management Arkivlov: Journalføringsplikt og Arkivplikt Arkivlov: Forskningsmessig og kulturelt Forvaltningslova: Alt er ettersporbart og har gått riktig for seg Offentleglova: Alt er gjennomsiktig Offentleglova: unntatt alt som SKAL holdes skjult Egne behov
Men vi lever i en setting der dokumentasjonen finnes i bulk og ikke enkeltdokumenter og må behandles deretter i arkivdanningen. Vi har ikke noe valg dersom ikke resten av Norge skal bli arkivarer
Derfor Teknologiske trender løper fortere enn vi kan løpe etter dem, og dokumentasjonen fins i mange former. Vi kan aldri fange opp alt, men skal vi komme nært må vi slutte å tenke kilden (SM, epost, SMS, Chat osv) eller formatet (bildet, lydfilen, PDFen osv), men fokusere på informasjonsobjektenes innhold og kontekst (metadata) Ting spores, fanges opp, settes i rett kontekst og skjermes, åpnes riktig fra begynnelsen (Record management) Kan vi stole på at 6000 saksbehandlere gjør dette? Prosessen må automatiseres og forhåndsdefineres (BK, saksprossesser) Arkivarene må få tilbake faget, og ikke sitte kontrollere postlister
RECORD MANAGEMENT
For at dette skal fungere Transparente og enkle arkivstrukturer Åpne standarder og APIer Tilknytninger til offentlige registre En mer overliggende sikkerhetsarkitektur (PKI) Felles databaser (datavarehus) hvorav arkiv er en av de største/viktigste Sakarkiv er ikke løsningen
Minside CRM Offentlig Journal Fagmodul Fagmodul Generell fagmodul Fagmodul Generell fagmodul Registreringmodul DiaLOGGEN LDAP Arkiv SN 1-2 Arkiv Blandet Arkiv SN 3-4 Kunderegister Sentrale registre Dokumentlager Webservices Henvendelser, innsyn Sikre henvendelser/innsyn Dokumentlager sensitivt
Prosjekter Små prosjekter på fagområdene (Kultur, Helse, Oppvekst) MinSide, Henvendelse, CRM og Kunderegister Registreringsløsning Reggae NOARK 5 uavhengig, åpen arkivløsning Arkivkjerne: Tornerose
Registrering
Førstelinje MinSide: Henvendelse og Registreringer Saksbehandler Henvendelsesmottak Kunde Fagapplikasjon Henvendelse saksbehandler/fagapplikasjon, ikke journalføringspliktig svar PostJournal/Henvendelseslogg 1. Registrering -------------1 2. Basisregistrering--------2 3. Møteregistrering-------3 4. Journalføring-------------3 Journal-/adressedata MinSide Svar Arkivering Kunde/Adresseregister Offentlig journal Arkiv -Alle henvendelser registreres, uavhengig av journalførings og arkivplikt -Minimumsregistrering er (tidfesting) -Minimumsregistreringer kan utvides (registrering- basisregistrering-journalpost) -Skjermede data og registreringer<journalpost kommer ikke på offentlig journal
IPO-modell av arkivering
Arkivløsning En del av en helhet Forenklet, objektbasert NOARK Funksjoner, ikke arkivdeler Klasser (aggregeringer & kategoriseringer) Tid og stedfesting (timestamps og geolokasjoner) Kartlegging av metadata Elektronisk skapte dokumenter (informasjonsobjekter), ren tekst? Begreper: Dokumenter informasjonsobjekter?
NOARK også for fagsystem?
Fagsystemenes fremtid? Saksbehandling som tjeneste? Applikasjoner? Hva er forenklet saksbehandling? CRM-systemer? G-mail? icase? Casedroid? Google Glasscase? Casestation 4 I TK: Krav til nyanskaffelser skal anpasses etter ny arkitektur Naturlig avgang eller utvikling av gamle systemer Systemanskaffelsene vil fokusere på brukernes arbeidsprosesser med arkiv / record management, journalføring og utsendelse tatt hånd om
Målbilde: NOARK-basert standard for dokumenter, uavhengig om det er arkiv eller records? Nøkkel Signering Partsdata GEOdata Funksjon Annet Timestamp Kontekst Bruker
VÆR SÅ GOD, OSLO!