MØTEBOK 7/12 Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus Møte onsdag 5. desember 2012 fra kl. 9.00 12.45, Son. Til stede: Forfall: Fra rektoratet: Fra administrasjonen: Kari Toverud Jensen Bennedichte C.R. Olsen møtte for Anton Havnes (til kl. 12.30) Ragnar Audunson (til kl. 12.30) Mette Holme Ingeberg Morten Reksten Blanca Estela Braña de Hvidsten Øystein Fimland Agneta Bladh Kari Pahle Vidar Sannerhaugen Anette Marie Solli (til kl. 12.00) Anton Havnes Frode Eika Sandnes Olgunn Ransedokken Ann Elisabeth Wedø Torbjørn Eeg Larsen Anka Ødegaardshaugen Christen Krogh Geir Haugstveit Torill Erikson Anne Berit Faaberg Dagsorden: S-sak 53/2012 Instruks for internrevisjon (Jnr. 12/6501) S-sak 54/2012 Endringer i retningslinjer for opptak på grunnlag av realkompetanse ved HiOA (Jnr.12/5416) S-sak 55/2012 Årsrapport HMS 2011/2012 (Jnr.12/6253) S-sak 56/2012 Langtidsplan og langtidsbudsjett for perioden 2013-2015 (Jnr.12/4793) S-sak 57/2012 Meldinger til styret Sak behandlet i lukket møte (B-kart): Sak B-8/2012 Midlertidig tilsetting i 20 % stilling som professor II (kallelse) i sykepleie tilknyttet forskningsgruppen Livskvalitet Fak. HF (Jnr.12/6036) Konstituering Det var ingen merknader til innkallingen eller dagsorden.
2 Til dagsorden Oppsatt diskusjonssak om evaluering av adminstrasjonens tilrettelegging overfor styret ble utsatt av tidsmessige årsaker. S-sak 53/2012 Instruks om internrevisjon (Jnr.12/6501) Leder i enhet for internkontroll, Tore Dæhlin, orienterte innledningsvis. Styremedlem Ragnar Audunson mente ordning med internrevisjon ville bli et ekstra og overflødig ledd i tillegg til eksisterende rapporteringssystemer, uten at risikovurderinger ville bli noe bedre. Han ønsket å utsette behandlingen av saken til neste styremøte, for bedre å kunne diskutere grunnlaget for saken. Han fikk støtte for dette av Bennedichte C.R. Olsen. Rektor pekte på at beslutning om å opprette en enhet for internrevisjon var fattet av de tidligere styrene ved HiO og HiAk i mars 2011. Om man skulle ha en slik enhet var derfor ikke et tema for drøfting nå. Instruksen skal danne grunnlag for revisjonsplanen som styret skal vedta senere. Rektor fikk støtte fra flere av styrets medlemmer, som også pekte på internrevisjonens funksjon som styrets verktøy, slik at svakheter kan synliggjøres og bli fulgt opp. Audunson mente at man likevel måtte kunne se kritisk på det tidligere vedtaket, og ønsket votering over utsettelsesforslaget. Styremedlem Anette Solli ønsket et tillegg til forslaget til instruks, til nest siste avsnitt i punkt 8: «Høgskoledirektøren melder videre til styret dersom internrevisjonen mener at gjenværende risiko er for høy.» Høgskoledirektøren opplyste om, etter spørsmål fra styret, at det finnes regler for varsling ved HiOA, og at det er etablert en varslingsnemnd, ledet av ekstern jurist. Votering: Utsettelsesforslaget ble først tatt opp til votering. Forslaget falt med 9 mot 2 stemmer. Forslaget til vedtak, justert med ett tillegg til instruksens pkt. 8 som referert, ble deretter vedtatt med 9 mot 2 stemmer. Styret gjorde vedtak i samsvar med tilrådingen, med ett tillegg: Styret gir tilslutning til utkast av 15. november 2012 som «Instruks for internrevisjon HiOA», med følgende tillegg til pkt. 8, nest siste avsnitt: «Høgskoledirektøren melder videre til styret dersom internrevisjonen mener at gjenværende risiko er for høy.»
3 S-sak 54/2012 Endringer i retningslinjer for opptak på grunnlag av realkompetanse ved HiOA (Jnr.12/5416) Et justert forslag til vedtak i saken ble delt ut av administrasjonen. Enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens justerte tilråding: 1. Styret vedtar de foreslåtte endringene i retningslinjer for opptak på grunnlag av realkompetanse ved Høgskolen i Oslo og Akershus. 2. Administrasjonen får fullmakt til å foreta endringer i punkt 4, som følge av eventuelle endringer i forskrift om opptak til høyere utdanning. S-sak 55/2012 Årsrapport HMS for 2011/2012 (Jnr. 12/6253) Assisterende direktør Torbjørn Eeg Larsen gjorde innledningsvis rede for de største utfordringene på HMS-området, og hvilke tiltak som er planlagt for 2013, inkludert bl.a. tydeliggjøring av lederansvar på HMS-området. Dette gir en utfyllende beskrivelse til saksdokumentene som gjelder studieåret 2011/2012. Styremedlem Anette Solli mente dette var viktig og utdypende informasjon, men hadde likevel et tilleggsforslag til vedtaket. Fra styremedlemmene Solli, Pahle, Sannerhaugen og Ingeberg ble det deretter lagt fram følgende forslag til nye punkt 2 og 3 til vedtaket: «Styret ber om at det videre HMS-arbeidet intensiveres. Styret ber også om en tilbakemelding om hvilke tiltak som enten er iverksatt eller som skal iverksettes.» Høgskoledirektøren trakk deretter administrasjonens forslag til vedtak. Det var også spørsmål til ressursen som er avsatt til hovedverneombud ved HiOA. Høgskoledirektøren stadfestet at det var gitt tilsagn om nøyaktig den ressursen som tjenestemannsorganisasjonene hadde bedt om til dette. Enstemmig vedtak i samsvar med den endrede tilrådingen: 1. Styret tar høgskolens HMS-rapport 2011/2012 til etterretning. 2. Styret ber om at det videre HMS-arbeidet intensiveres. 3. Styret ber også om en tilbakemelding om hvilke tiltak som enten er iverksatt eller som skal iverksettes.
4 S-sak 56/2012 Langtidsplan og langtidsbudsjett for perioden 2013-2015 (Jnr. 12/4793) Høgskoledirektøren innledet om sammenhengen mellom de ulike dokumentene og vedleggene i saken. Selve tallgrunnlaget i saken følger av HiOAs budsjettfordelingsmodell, fastsatt av styret. Det arbeides med å få fram bedre analyser av resultatoppnåelse. Når resultatene for 2012 foreligger i februar-mars, vil det bli gjennomført analyser som grunnlag for fastsetting av forslag til resultatmål for 2013. Dette forslaget vil bli lagt fram for styret når Rapport og planer skal behandles i mars 2013. Administrasjonen korrigerte tallene i vedtaksforslaget for hhv. Fak. HF og Fak. LUI, der beløpene i utsendt saksframlegg skal økes med hhv. kr 337 000 og 189 000 for de to fakultetene. Flere av styrets medlemmer kommenterte eksplisitt den ekspansive satsingen på FoU-området, men understreket samtidig behovet for resultatbasert tildeling av FoU-tid, som en viktig del av strategien for universitetssatsingen. Dette er insitamenter som må tillegges stor vekt. Fra studentrepresentant Øystein Fimland ble det lagt fram forslag om å styrke Studentparlamentets budsjett for 2013. Studentparlamentets leder Tuva Wettland fikk også ordet til dette forslaget, og utdypet styrkingsbehovene man ser fra parlamentets side. Styrets medlemmer samlet seg deretter om en økning av rammen på posten «Felles» med kr 100 000, til styrking av Studentparlamentets ramme for 2013, for å kunne videreføre en halv stilling som økonomikonsulent for Studentparlamentet. Enstemmig vedtak i samsvar med den justerte tilrådingen: 1. Styret godkjenner høgskolens årsplan 2013 og langtidsplan for perioden 2013-2015 med resultatmål i samsvar med administrasjonens forslag. 2. Styret fastsetter at 3 % av rammen brukes til strategiske tiltak. 3. Styret oppretter professor II-stilling på Fakultet for helsefag. 4. Styret fastsetter følgende rammer for budsjett 2013: I kr tusen Fak HF 346 070 Fak LUI 282 156 Fak SAM 174 157 Fak TKD 177 018 SPS 18 494 PUS FA 217 845
5 Felles 50 122 Infrastruktur 413 243 Styre/rektorat 4 613 Strategi 52 869 Fordeling 1 736 588 Små driftsmidler Vitenskapelig utstyr 3 000 Bundet - udisponerte studieplasser Bundet udisponert rekrutteringsstipend 8 175 Disponert 1 748 213 5. Styret fastsetter følgende foreløpig tilsagn om langtidsbudsjett 2014-2015: 2014 2015 Statstilskudd 1 781 696 1 820 252 Rammefordeling Fak HF 352 339 355 105 Fak LUI 293 562 299 952 Fak SAM 177 897 178 070 Fak TKD 181 889 185 443 SPS 17 273 15 548 PUS FA 226 672 231 481 Felles 51 887 52 849 Infrastruktur 414 420 415 061 Styre/rektorat 4 613 4 613 Strategi 53 739 54 608 Fordeling 1 774 291 1 792 730 Små driftsmidler Vitenskapelig utstyr 3 000 3 000 Bundet - udisponert studieplasser 7 100 17 040 Bundet udisponert - rekrutteringsstipend 11 990 19 075 Disponert 1 796 381 1 831 845 Differanse -14 686-11 593 S-sak 57/2012 Meldinger til styret: Referatsaker: a) Møtebok fra styremøtet 23. oktober 2012 b) Møtebok fra møte i Studieutvalget 16. okt. og 1. nov. 2012 c) Referat fra møte i FoU-utvalget 18. okt. 2012
6 d) Referat fra møte i Internasjonalt utvalg 12. okt. 2012 e) Møtebok fra sentralt IDF-møte 8. nov. og 18. okt., referat fra drøftingsmøte 18. oktober 2012 f) Orientering fra arbeidsutvalget i Studentparlamentet 9. nov. 2012 g) Retningslinjer for praktisering av meroffentlighet ved sakkyndige vurderinger h) Ansvar og oppgaver, inkludert delegert ansvar pr. 1. des. 2012 i) Utkast til forskrifter om rammeplaner for lærerutdanninger for trinn 8-13 - høring. Brev til KD 28. nov. 2012 (Delt ut i møtet) j) Utvalgsinnstillingen Langs lange spor, om samisk forskning og høyere utdanning høring. Brev til KD 30. nov. 2012 (Delt ut i møtet) k) Fullmaktssaker Orienteringssaker: l) Drøftingsmøte med tjenestemannsorg. 29. nov. - Orientering i møtet m) Høgskoledirektørens orienteringer til styret n) Orienteringer om HiOAs akkrediteringssaker i NOKUT Oppdatering i møtet (ph.d.-akkreditering masterstudier): - Brev fra KD 24. okt. 2012: Godkjenning av doktorgradsstudium i bibliotekog informasjonsvitenskap - Brev fra NOKUT 12. nov. 2012: Vedtak om akkreditering av mastergradsstudium i journalistikk (120 stp) o) Sammenstilling av tilbakemeldinger til fakultetene og SPS etter høstens styringsdialogmøter p) Foreløpig saksplan q) Andre meldinger Til pkt. m) Høgskoledirektørens orienteringer til styret Forskningsdirektøren orienterte kort om pågående arbeid knyttet til forslaget om virksomhetsoverdragelse av AFI og NOVA til HiOA. Det er dialog med Kunnskapsdep. om begrunnelsene for forslaget, der det har pågått arbeid med å utdype og supplere tidligere innsendt dokumentasjon. Det er særlig to forhold som nå er utdypet: Den faglig funderte argumentasjonen med bl.a. henvisning til overlappende faglige områder og virksomhet, der man styrker og utfyller hverandre, og synergier/læring knyttet til forskningsvirksomhet og organisering av denne. Til pkt. q) Andre meldinger Møtedatoer for 2013 ble tatt opp, med en justering av møtetidspunkt i juni, samt forslag til datoer for styremøter i høstesemesteret. Møtedatoer for vårsemesteret 2013 er nå fastsatt slik: 29. januar, 12. mars, 11. juni Oslo 18. desember 2012 Kari Toverud Jensen rektor Ann Elisabeth Wedø høgskoledirektør