Referat fra styremøte i Apenesfjellet Velforening Tid: Onsdag 21.05.08 Sted: Tilstede: Fravær: Berggaten 19, Paal Fischenich Paal Fischenich, Ingrid Stenstadvold Ross, Regina A. Brovold og Camilla Bjørnson Rune Fingarsen Dagens agenda: 1. Avklaring av forventninger i forhold til styrearbeid i Apenesfjellet Vel 2. Handlingsplan for 2008/2009 3. Aktivitetsplan for 2008/2009 4. Innsamling av kontingent 5. Eventuelt Sak 1/ Avklaring av forventninger i forhold til styrearbeid i Apenesfjellet Velforening Styremedlemmene presenterer seg nærmere for hverandre og avklarer sine forventninger til egen deltagelse og aktivitetsnivå i styrearbeidet i Apenesfjellet Velforening. Camilla liker å engasjere seg, ønsker å ta i et tak, utføre ordinære sekretæroppgaver, men understreker samtidig at hun ikke ser på dette arbeidet som noen heltidsjobb. Paal ønsker å bidra med historikk og har sagt seg villig til styremedlemskap i ett år. Han har lang erfaring hva angår organisasjonsarbeide generelt og kjenner historien til Apenesfjellets styrearbeid gjennom siste 12 år. Paal er glad for at det nå kommer nye krefter til og minner om at vi må være flinke til å fordele oppgaver også til Velets medlemmer forøvrig. Regina er et veldig engasjert menneske og vil gjerne bidra. Ingrid er et organisasjonsmenneske, både av utdanning og arbeidserfaring, og ønsker å bidra med påvirkning i kommunen. Ingrid er handlings- og målorientert og liker å få ting gjort. Ingrid representerer også Apenesfjellet i lokalsamfunnsutvalget. Sak 2/ Handlingsplan for 2008/2009 Enighet om Ingrids forslag og utkast til handlingsplan for 2008/2009, samt at den er et fint arbeidsverktøy. Utarbeidelse av vedtekter tilføyes, da disse mangler. Paal lager et utkast til vedtekter. 2.1 Parkeringshuset i Apenesfjellet Enighet om å be om et nytt møte med kommunen vedr. de allerede foreliggende skader, fremdrift videre, rystelsemålerne (hvordan kan vi følge målingene?), samt Multiconsult, som nå er engasjert av kommunen for nye besiktigelser av eiendommene. Forslag om å fremsette et krav om at sprengningene må tilpasses de
skjøreste delene på husene våre, de som faktisk gjør området verdt å verne. Enighet om dette. Ingrid tar ansvar for å be om et møte med kommunen. Regina vil sette seg inn i hvordan rystelser forplanter seg videre gjennom fjellet, samt oppdatere seg på relevant lovverk i saken. 2.2 Grøntområde i Badehusbakken Paal forteller at det en gang var en lekeplass i Haakonsgate, men at denne ble demontert av kommunen for ca. 10 år siden, av hensyn til nye EU-regler for lekeplass. Velet fremmet da et ønske om en ny lekeplass og tegnet det inn som et forslag å anvende grøntarealet i Badehusbakken, noe St. Croix-huset også støttet. Velet fikk økonomisk støtte av lokalsamfunnsutvalget til dette (70.000,-), men disse pengene er tilbakeført da prosjektet strandet som følge av at en privateier igangsatte en prosess med å få endret reguleringsplanen, med det formål å bygge boliger der. Enighet i styret om at denne saken har høy prioritet. At lekeplass er inntegnet i planer, samt at vi ikke har noen andre steder å samles lokalt her oppe er gode argumenter for vår del. Paal forteller at Ivo har vært engasjert i saken. Ingrid tar kontakt med ham, får opp status, videresender informasjon til oss andre, også følger Rune opp saken derfra. 2.3 Kabler i grøft og lik belysning i Enghaugsgaten Det er fremmet ønske fra flere om å få lagt strømkabler i bakken, samt erstatte lysstolpene med tilsvarende lamper som finnes ellers på fjellet, i Enghaugsgaten. Paal informerer om at det tidligere styret hadde flere møter med Fredrikstad Energinett i anledning denne saken, da kommunen la om vann- og kloakkrørene for noen år siden, og gatene lå åpne og tilrettelagt. FEN var ikke interessert og begrunnet avslaget økonomisk. Enighet om å bringe klarhet i denne saken (de må jo gjøre det før eller siden), men at vi venter med den til nyåret. 2.4 Historielag Enighet om at vi forsøker å blåse liv i historielaget. Det skal være flere interesserte. Ingrid informerer om at prosjektmidler er mulig å søke fra lokalsamfunnsutvalget innen 10/9. Det hadde vært flott med en publikasjon om Apenesfjellets historie! Paal tar ansvar for å finne en som kan lede laget. Enighet om at styret kan bistå med eventuelle prosjektsøknader og at laget bør ha konstituert seg innen 15/8. 2.5 Parkering på fjellet Det er fremmet ønsker fra beboere om fast gjestekort for parkering. Enighet i styret om at vi ber om et møte med Lars Øyvind Nilsen i Parkeringsetaten, men saken får prioritet først til høsten. 2.6 Vedlikeholdsansvaret på fjellet Vedlikeholdsansvar for rabatter er en sak for flere enn oss på Apenesfjellet. Ingrid informerer om at avklaringen av et slikt vedlikeholdsansvar vil taes videre gjennom lokalsamfunnsutvalget. 2.7 Aktiviteter i regi av Apenesfjellet Vel 2.6.1 Rusken Den tidligere ordningen med Ruskenaksjon vår og høst, der det fra kommunal side ble utplassert 2 containere på fjellet, fungerte fint og var en god ordning, forteller Paal. Alle benyttet seg av anordningen. Enighet om at Ingrid tar
saken opp i lokalsamfunnsutvalget i september, med ønske om å påvirke kommunen til gjenopptagelse av tradisjonen. Enighet om at Regina søker Plan&Miljø ved Terje Heen om finansiering av èn container for forsinket vårdugnad her på fjellet før St. Hans, da kommunen allikevel har funnet å kunne avsette 250.000,- til dette formål. Regina kommer tilbake med svar og dato. Idè om å møblere det offentlige rommet på fjellet fremmes, med benker, blomsterurner som også kan fungere dempende på trafikken, samt en gateansvarlig for hver gate. Ikke flertall for sistnevnte, men enighet om å danne en miljøgruppe som kan jobbe med utsmykking og utemiljø på fjellet. Interesserte bes snarest melde seg. Ønskelig også med pene søppelkasser, noe vi må ta med kommunen (for å sikre tømming) etter hvert. 2.6.2 Minirusken med krokusaksjon høst Enighet om å ta en liten rusken, med plukking av søppel og planting av krokus høsttid her på fjellet. Camilla tar ansvar for å få klarhet i når kommunen har planlagt sin årlige krokusaksjon, for å samordne vår med denne. Camilla innbyr og arrangerer fjellets krokusaksjon. 2.6.3 Sommerfest Enighet om å arrangere sommerfest. Regina tror hun kan få låne to store griller på jobben. Regina avgjør dato og tar ansvar for denne. 2.6.4 Andre aktuelle saker FOBBL har sendt ut nabovarsel vedr. planleggingen av nytt bygg ved siden av nåværende. De tar utgangspunkt i SAS-hotellet med 7 etasjer. Nærmeste naboer (på bysiden av Enghaugsgaten) har engasjert seg og forfatter et brev til kommunen. Enighet i styret om at Ingrid signerer brevet på vegne av styret. Dette er også et prinsipielt spørsmål, hvordan ønsker man seg utviklingen av denne byen? Regina presiserer at vi bør bruke og være mer i pressen. Hun anbefaler også Ordførerens spørretime hver tirsdag mellom 15 og 16, ved oppmøte på Servicetorget i Rådhuset, eventuelt pr. telefon. Enighet i styret om å bruke presse og politikk som virkemidler. Ingrid har fått henvendelser fra beboere vedr. katter. Katter respekterer og aksepterer beklageligvis ikke nabogrensene, og mange beboere er frustrerte over at kattene bruker deres eiendom som avtrede. Det finnes også hjemløse katter som har tatt opphold i diverse usikrede kjellere og takrom. Paal informerer om at det tidligere fantes en egen kattegruppe. Camilla tar ansvar for å høre med tidligere medlem av gruppen Tone Beate Windingstad, om muligheten for revitalisering av gruppen, samt avklaring av problemstilling og mulige løsninger. Sak 3/ Aktivitetsplan for 2008/2009
Enighet om styremøte tre ganger pr. halvår, og da også som et formøte til lokalsamfunnsutvalgets møter. Møter vedr. enkeltsaker enes vi om å avtale etter behov. Aktuelle datoer: Regina kommer tilbake med dato for forsinket vårdugnad og etterfølgende sommerfest. Camilla kommer tilbake med dato for minirusken og krokusaksjon på fjellet til høsten. Datoene for styremøter i 2008: onsdag 3. september, onsdag 21. september og onsdag 26. november. Neste styremøte hos Ingrid, Enghaugsgaten 11, onsdag 3. september kl. 20. Sak 4/ Innsamling av kontingent Kontingenten for medlemskap i Velforeningen ble på årsmøtet satt til 100,- pr. år. Regina ordner med giroer snarest. Paal og Ingrid meldte seg frivillig til utdeling i postkassene. Ingrid lager et utkast til brev som tenkes vedlagt kontingenten, der hun presenterer det nye styret, samt handling- og aktivitetsplanen. Sak 5/ Eventuelt Reginas hus har blitt påført flere skader som følge av sprengningsarbeidene med P-huset. Et blyglassmaleri er sprengt i stykker, en kakkelovn har slått sprekker og det lukter kloakk i kjelleren. Skademeldinger er sendt kommunen etter prosedyre. Regina er spesielt interessert i å vite om flere har oppdaget sistnevnte. Enighet i styret forøvrig om å oppfordre medlemmene til å sende kopi av skademeldinger til Ingrid, slik at styret får innsikt i det totale skadeomfanget. E-postadresser. Ønske fra styret om å kunne formidle informasjon pr. e-post. Meld i fra om adresser. De som trenger informasjon pr. papirpost bes ta kontakt. Camilla lager oppdatert liste over navn, adresser og telefonnumre. Reguleringsplanen. Ønskelig med innsikt i gjeldende reguleringsplan. For hvor lenge gjelder en reguleringsplan og når ble den sist oppdatert? Enighet i styret om å få innsikt i reguleringsplanen. Camilla fremskaffer og setter seg inn i den til å begynne med. Lokalsamfunnsutvalget. Ingrid informerer fra møtet i lokalsamfunnsutvalget i dag, om at den økonomiske situasjonen i lokalsamfunnsutvalget er god. Utvalget disponerer 160.000,- pr. i dag. Utvalget skal få klargjort hvilke prosjekter som er fullført og ikke, eventuelt bestemme å sette strek og be om nye søknader. Frist 10/9. Videre kommer web-redaktøren fra kommunen på neste møte i lokalsamfunnsutvalget, for å informere om Velenes tilbud om egne hjemmesider på kommunens. Paal har erfaring med at det er vanskelig å få de oppdatert slik en selv ønsker, og fremmer forslag om egen webredaktør fra fjellet som kan samarbeide med kommunens. Enighet om dette. Ingrid tar kontakt med Tom Helge Berglie i den anledning. Apenesfjellet 22.05.08
Camilla Bjørnson